1
SISTEMAS DE GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO
José Méndez C.I: 23501764 <mendezjose019@gmail.com>, Lorena López C.I: 25511562
<lorenaemili019@gmail.com>Yolimar Medina C.I. 25084373<yolimar.cmg@gmail.com>
Departamento de Ing. Eléctrica - UNEXPO, Vicerrectorado Puerto Ordaz
Resumen— El presente documento describe
una breve explicación sobre mantenimiento
computarizado donde este permite la capacidad
para proporcionar una información oportuna a
la hora de tomar una decisión eficaz, al
momento de elaborar un informe mensual,
requiriendo evaluar varios módulos para que se
lleve a cabo este mantenimiento de manera
efectiva; el éxito se alcanzará en la medida en
que las organizaciones acompañen la
implementación del SGM, con la aplicación
previa ó paralela
de estrategias y herramientas que contribuyan
al desarrollo de nuevas y/o
mejores actitudes en el personal de
mantenimiento y en el personal de las
otras funciones organizacionales, lo que al final
redundará en beneficio de la organización, pero
principalmente en el desarrollo humano.
Palabras claves— Mantenimiento, gestión,
computarizado, sistemas, CMMS, SAP PM.
I. INTRODUCCIÓN
Para los sistemas de gestión de mantenimientos
se requieren requisitos específicos, se
desarrollaron en el entendido de que
la función mantenimiento, por su importancia
estratégica en las organizaciones, y por las nuevas
exigencias, nuevos escenarios y múltiples retos
presentes, debe asumir el reto de estructurarse en
forma sólida, eficiente y disciplinada
principalmente en aspectos de gestión, y en la
participación de forma activa y propositiva en la
consecución de los objetivos de la organización.
Se espera que los requisitos especificados, sean
implementados en las organizaciones, sin
importar el tamaño ni el tipo de organización, ni el
tipo de producto o servicio.
II. FUNDAMENTO TEÓRICO
A. DEFINICION:
Es una herramienta de software que ayuda en la
gestión de los servicios de mantenimiento de una
empresa. Básicamente es una base de datos que
contiene información sobre la empresa y sus
operaciones de mantenimiento. Esta información
sirve para que todas las tareas de mantenimiento se
realicen de forma más segura y eficaz. También se
emplea como herramienta de gestión para la toma
de decisiones.
B. IMPORTANCIA:
Un sistema de mantenimiento computarizado
es el encargado de llevar a cabo una buena gestión
de mantenimiento, siendo posible mantener
accesible y al día toda la información que se
requiera por lo que informa oportunamente sobre
los trabajos de mantenimiento que deben
realizarse, generando historiales que permiten
medir el desempeño de mantenimiento y tomar
acciones para mejorarlo.
C. TIPOS:
1. CMMS: Sistema Computarizado para la
Administración del Mantenimiento.
2. EAM: Planeación de los Activos de la
Empresa.
3. ERP: Planeación de los Requerimientos de
la Empresa.

4. ALM: Administración de la Vida de los
Activos.
5. AOM: Administración de la Operación de
los Activos.
III.ESTRUCTURA DESAGREGADA DE
EQUIPOS (UBICACION TÉCNICA)
La estructura de un sistema de mantenimiento
nos define como se ejecuta, supervisa, controla y
cierra un proyecto, dicha estructura dependerá del
proyecto que se vaya a elaborar, y esto permite que
la documentación cambie según sea el caso.
La estructura desagregada subdivide el trabajo
del proyecto en porciones de trabajos más
pequeñas y fáciles de manejar donde cada nivel
descendente presenta una definición cada vez más
detallada del proyecto. La desagregación consiste
en convertir un objeto general, en una serie de
objetivos específicos, los cuales “sumados” dan
como resultado del proyecto mismo, es decir se
trata de pasar de elementos generales que permitan
visualizar lo global, a unos elementos de detalles
que permitan la ejecución y control.
El método de desagregar proyectos se conoce
en la literatura como el WorkBreakdownStructure
(WBS). La razón de proceder por niveles, los
cuales pueden ser tantos o tan pocos, como lo exija
la empresa, es esta hecho con el fin de disponer de
elementos de control, elementos de cobertura y
elementos de detalles que mejoren el sistema día a
día. El proceso de desagregación es una actividad
crítica en la planeación, ya que los elementos
definidos en ella, serán la base sobre los cuales se
actuara. Para la desagregación no existen normas o
reglas fijas, el resultado dependerá del
conocimiento la experiencia y la habilidad del
programador, quien deberá considerar que no sean
tantas actividades que luego imposibilite su
control, ni tan pocas que no se pueda alcanzar el
2
nivel de detalle mínimo requerido para el trabajo
mismo.
Recomendaciones para desarrollar una
estructura desagregada de equipos:
 Identificar el producto final del proyecto.
 Identificar las entregables principales para
obtener elproducto principal.
 Incorporar niveles adicionales de trabajo
detallado yapropiado para el
mantenimiento de la administración y
control ingresado.
 Revisar y redefinir la estructura del
proyecto hasta que los participantes
acuerden que la planeación ha terminado y
que la administración, monitoreo y control
producirá los resultados deseados.
IV. EQUIPOS Y UBICACIONES TÉCNICAS.
A. EQUIPOS:
El equipo es un objeto físico e individual que
se debe mantener de forma independiente. Se
puede montar en un sistema técnico o en una parte
de un sistema técnico.
Se puede gestionar toda clase de dispositivos como
unidades de equipo (por ejemplo, utilidades de
fabricación, utilidades de transporte, instrumentos
de inspección, medios auxiliares de fabricación,
construcciones, Pcs).
Ya que muchos de estos objetos físicos se
gestionan como activos en la gestión de activos
fijos, el término unidad de equipo se seleccionó
para objetos definidos desde una perspectiva
técnica, para evitar confusiones con los activos
fijos y materiales activados.
Se define y gestiona cada unidad de equipo en
el Sistema de Mantenimiento (PM) en un registro
maestro separado y se puede fijar un historial de
mantenimiento individual para cada uno.
 3

B. UBICACIONES TÉCNICAS: Figura Nº 1.- Modificar vista indicador de

1. DEFINICIÓN: estructura para ubicación técnica.
La ubicación técnica SAP PM es la estructura
jerárquica de varios niveles que se organiza de Las ubicaciones técnicas permiten montar y
acuerdo a los siguientes criterios: desmontar los equipos sobre los que se realizarán
 Espaciales. los mantenimientos. También facilitan
 Técnicos o de procesos. la actualización de datos ya que se heredan de los
 Funcionales. niveles superiores a los inferiores.

En mantenimiento se utilizan ubicaciones técnicas 3. FICHA DE UNA UBICACIÓN

si: TÉCNICA EN SAP PM
 Se quiere reproducir la estructura La ficha de ubicación técnica se divide en dos
de sistemas técnicos de la empresa de partes. Unos datos de cabecera obligatorios y
acuerdo a criterios funcionales. varias pestañas para completar la información.
 Hay que realizar medidas de
mantenimiento sobre un área funcional
común.
 Se registran medidas de mantenimiento de
zonas homogéneas.
 Se deben guardar datos para su posterior
evaluación.
 Control de costes para supervisar parte del
sistema.

2. ALTA DE UNA UBICACIÓN TÉCNICA

EN SAP PM:
Para dar de alta una ubicación técnica primero
se debe tener definido por parametrización el
indicador de estructura.
Figura Nº 2.- Modificar ubicación técnica.
Este indicador especifica los siguientes factores:
 Cantidad de niveles jerárquicos de un sistema Los datos de cabecera son la identificación de
técnico. la ubicación técnica, de acuerdo a su posición en la
 Longitud de la clave de los niveles. jerarquía, el tipo, la denominación y el status del
 Carácter separador. sistema.
 Tipo de caracteres permitido, letras, números o  Después se completan los datos necesarios
ambos. de las diferentes pestañas: General, es la
pestaña donde se encuentran los datos
generales de la UT tales como peso,
tamaño, fecha de adquisición, datos de
fabricación.
 La pestaña de emplazamiento, es donde
están los datos referentes al emplazamiento
 4

físico de la ubicación técnica, así como la

dirección.

 Pestaña de organización donde se

encuentran los datos referentes a la
sociedad así como los diferentes elementos
sobre los que se pueden imputar los costes
referentes al mantenimiento de la UT, y de
los equipos que están montados en ella.
También se puede informar datos de
los responsables de planificación para la
UT.

 Estructura, se trata de la pestaña en la que

Figura Nº 3.- Presentación de estructura para
se ve la relación de la ubicación
ubicación técnica.
técnica respecto a otras de la misma
estructura, así como los posibles equipos
Esto muestra el listado jerarquizado con todas
que estén montados en ella.
las ubicaciones técnicas, equipos e incluso lista de
materiales que están montados en una ubicación
Para crear una nueva ubicación
técnica para tener una visión completa de la
técnica seguiremos la ruta:
estructura.
Logística -> mantenimiento -> Gestión de objetos
técnicos -> Ubicación técnica -> Crear.

A continuación, se muestra un pequeño listado

de las transacciones SAP relacionadas con las
ubicaciones técnicas SAP PM:

1. Crear la ubicación técnica; transacción

IL01 Figura Nº 4.- Repr. Estructura ubicación
2. Modificar una ubicación; transacción IL02 técnica.
3. Visualizar las ubicaciones
técnicas; transacción IL03. Con esto se podrá dar de alta ubicaciones
técnicas SAP PM y completar sus fichas.
Una vez creadas las ubicaciones técnicas
podremos visualizar la estructura mediante la
V. ORDEN DE TRABAJO Y AVISOS DE
transacción IH01.
MANTENIMIENTO.
Los sistemas de mantenimiento
computarizados deben tener un sistema completo
para la generación, administración y reportes de
órdenes de trabajo. Las órdenes de trabajo pueden

ser simples con un solo activo y un procedimiento
para definir trabajos de mantenimiento o más
flexible proveyendo múltiples activos / equipos /
unidades y procedimientos agrupándolos en una
sola orden de trabajo.
El módulo de órdenes de trabajo es muy
completo y flexible, sin embargo la mayoría de la
información es opcional. Cuando completamos
una orden de trabajo computarizado, es necesario
calcular automáticamente los costos, pero no
siempre es así, entre ellos podemos encontrar:
 Los costos reales de mano de obra.
 Partes y refacciones utilizadas.
 Servicios externos.
 Misceláneos.
 Tiempo de paro.
Genera alertas o alarmas y avisos de
mantenimiento.
Es en este módulo donde se controla todos los
trabajos planeados y no planeados, preventivos,
correctivos, predictivos, de mejora y otros. Esto se
define a través de la clasificación del tipo de
trabajo. A continuación en la figura 8, se presenta
un ejemplo de un software en donde se pueden
realizar órdenes de trabajos y se reflejan avisos de
mantenimiento.
Figura Nº 5.- Software para realizar ordenes de
trabajo.
5
Características de las órdenes de trabajo:
 Guardar y registrar los costos o de mano de
obra, piezas, y costos de servicios y
misceláneos utilizados en el
mantenimiento.
 Los reportes detallados del presupuesto
presentan el gasto real por centro de costo
comparándolo con el Presupuesto
Programado.
 La capacidad de planear gráficamente
presenta el trabajo del día, semana, o mes
y con solo arrastrar y colocar.
 Los usuarios pueden reprogramar órdenes
de trabajo, asignando mano de obra interna
o de contrato con sólo hacer clic.
 El usuario puede seleccionar predefinir o
calcular prioridad para organizar más
fácilmente las órdenes de trabajo a realizar.
 Los cambios son registrados para ser
auditados si una orden de trabajo es
cambiada después de creada.
 Automáticamente es marcada como
corregida y muestra el usuario, y la hora y
fecha que la orden de trabajo fue corregida.
 Si el almacén asignado no tiene las piezas
necesarias, seleccione otro almacén con
existencias y (requiere permisos) utilice las
piezas necesarias.
 El registro de tiempo fuera de servicio se
utiliza para producción y tiempo fuera de
servicio de mantenimiento.
 La página puede ser re-abierta con un
permiso especial en la seguridad, dejando
identificado en la bitácora que se reabrió,
para una necesidad para hacer correcciones
o agregar información.
 Registro de Proyectos con actualización de
costos reales desde las órdenes de trabajo.

Figura Nº 6.- Estado de la orden de trabajo y
avisos de mantenimiento.
VI. FUNCIONES Y BENEFICIOS
A. FUNCIONES:
Las funciones principales de un software de
gestión del mantenimiento son:
 La entrada, salvaguarda y gestión de toda
la información relacionada con el
mantenimiento de forma que pueda ser
accesible en cualquier momento de uno u
otro modo.
 Permitir la planificación y control del
mantenimiento, incluyendo las
herramientas necesarias para realizar esta
labor de forma sencilla.
 Suministro de información procesada y
tabulada de forma que pueda emplearse en
la evaluación de resultados y servir de base
para la correcta toma de decisiones.
 Las distintas aplicaciones comerciales
inciden más o menos profundamente en
cada uno de estos puntos, originando
productos adecuados para todas las
necesidades. Aunque conceptualmente un
software de gestión del mantenimiento es
un producto genérico, aplicable a cualquier
tipo de organización, existen desarrollos
específicos dirigidos a algunos sectores
industriales.
6
 Estas herramientas también deben ser
adecuadas independientemente de la
metodología o filosofía empleada para la
gestión del mantenimiento, si bien algunos
productos ofrecen módulos especiales en
este sentido para facilitar su implantación.
Otra tendencia muy importante en estos
momentos es la posibilidad de conectar estas
aplicaciones con los sistemas de gestión de la
organización ERP o bien integrarlos
completamente en estos, para facilitar el
intercambio de información entre los diversos
sectores implicados.
B. BENEFICIOS:
 Optimización de los recursos.
 Laborales: Mejora de la
planificación, seguimiento y
aplicación.
 Materiales: Mayor disponibilidad,
disminución de existencias, fácil
localización.
 Mejoras en la calidad y productividad de la
organización.
 Disminución de los tiempos de paro en
elementos productivos. Mayor fiabilidad y
disponibilidad.
 Información actualizada, inmediata de
todos los componentes del proceso.
 Mejora de los procesos de actuación
establecidos.
 Posibilidad de realizar estudios y anticipar
cargas de trabajo o consumo de piezas.
 Conocimiento inmediato de los gastos
originados por cualquiera de los elementos
controlados.
 Ajuste de los planes de mantenimiento a
las características reales.
 Permitir la participación en un TPM
 Trazabilidad del equipamiento.
 7

 Posibilidad de implementar cualquiera de [3] Sistemas De Mantenimiento, Planeación y

las metodologías de mantenimiento
existentes.
 Mejor control de actividades
subcontratadas.
 En general el control de cualquiera de los
procesos implicados en el mantenimiento.
VII. CONCLUSIONES
Tanto en forma de programa comercial como si
se diseña a medida, un CMMS aporta diversas
ventajas. El personal tiene que dedicar mucho
menos tiempo a la introducción de datos, el
seguimiento y la generación de informes de
mantenimiento; reduce al mínimo la posibilidad de
que se produzcan errores humanos; y permite un
control más eficaz de los indicadores del
desempeño y de la productividad del personal. El
CMMS proporciona documentación electrónica de
los inventarios, pruebas, reparaciones,
mantenimiento e historiales de los equipos.
Control; LIMUSA WEY México 2000; Autores:
Salih O. Duffuaa, A. Raouf, John Dixon Campbell.
https://es.slideshare.net/rusvel7/sistemas-
demantenimientoduffuayotros
[4] Gestión de mantenimientos asistido por
computadora;
https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_
mantenimiento_asistido_por_computadora#Mante
nimiento_basado_en_el_estado
[5] Ubicaciones técnicas SAP PM;
https://orekait.com/blog/ubicaciones-tecnicas-sap-
pm/
[6] SAP PM – Mantenimiento de Plantas;
https://unguaroconsultor.com.ve/2017/08/23/sap-
pm-mantenimiento-de-plantas/

Su uso se facilita en las empresas debido a que

mantiene un registro computarizado que facilita las
operaciones a niveles aceptables y permite
mantener las empresas en un buen estado debido al
buen monitoreo y mantenimiento de sus equipos.
Mediantes órdenes de trabajos impresas y
digitalizadas, se puede realizar el control de
actividades desarrolladas por cada uno de los
trabajadores, así como la atención al cumplimiento
de los programas de mantenimiento.

VIII. REFERENCIAS

[1] EasyMaint Software de Mantenimiento

Industrial;
https://easymaint.net/

[2] Gestión de mantenimiento asistido por

computadora;https://www.monografias.com/trabaj
os105/gestion-mantenimiento-asistido-
computador/gestion-mantenimiento-asistido-
computador.shtml