Recursos Informáticos Tercer y Cuarto Modulo

Edición de celdas
En el desarrollo de esta Una planilla de cálculo es una aplicación que forma parte del paquete
materia, se trabajará Microsoft Office. Esta nos permite ingresar y almacenar datos de diferentes
sobre las capacidades
de procesamiento que tipos y formatos, organizarlos al confeccionar planillas, realizar cálculos con
brinda el software de diferentes grados de complejidad, reflejar en gráficos los datos procesados,
aplicación Microsoft generar listados, consultar y ordenar gran cantidad de información según
Office. Este es una suite distintos criterios, entre otras actividades que dicha herramienta ofrece al
ofimática de tipo
administrativo, la usuario.
misma reúne
aplicaciones que se La hoja que ofrece la aplicación (en donde se va a trabajar) es bastante
utilizan en la oficina. particular: muestra una cuadrícula, ya que el área de trabajo se organiza en
En esta unidad, se va a numerosas filas y columnas, cada intersección de una fila con una columna
estudiar la planilla de es lo que se conoce como celda.
cálculo Microsoft Excel.
Se trabajará sobre los
En forma establecida de antemano, las filas se identifican con un número y
conceptos básicos de
cada las columnas se encuentran etiquetadas con una letra que van de la a a la z.
aplicación, lo que Al llegar a esta última letra, comienza a combinarlas, por ejemplo: aa, ab,
escapa puntualmente una vez que llega a az, comienza a colocar ba y así continúa sucesivamente
de la versión específica hasta llegar en la última versión a xfd.
y el nombre de la
aplicación de la que se Cabe destacar que, en las últimas versiones, cada hoja consta de 1.048.576
disponga.
filas por 16.384 columnas.
Figura 1: Ventana de Excel
Fuente: elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).
1
Al abrir una nueva hoja, por defecto, se denomina Libro1. La ubicación de la
celda en donde se posiciona se puede observar en el extremo izquierdo de
la barra de edición o de fórmulas. En esta versión, solo muestra una hoja, lo
que da la posibilidad al usuario de insertar las que necesite, renombrar,
eliminar, ocultar, proteger, colorear la etiqueta, entre otras opciones.
Las operaciones que permite realizar la aplicación se realizan generalmente

a través de cálculos entre las celdas, a las que se pueden ser referenciar a
través de la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo: B2).
Esto es lo que se denomina referencia relativa.
Cada celda tiene una dirección única. Es necesario introducir en las

fórmulas las direcciones de las celdas en donde se encuentran los valores
sobre los que se quiere calcular para indicar a Excel lo que se quiere
obtener, por ejemplo: =B2+C2. De lo contrario, si en la fórmula se utilizan
directamente los valores numéricos absolutos, por ejemplo, =1225+1550, si
estos últimos son modificados, los resultados no se actualizarán. Para que
esto suceda, se debe hacer referencia a las celdas en las fórmulas.
La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto,

editar una fórmula o función, insertar una imagen, un gráfico, una forma,
un SmartArt, entre otros objetos.
En una planilla de Excel, básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de

datos:
Numé ricos (en todos los formatos permitidos). Alfanuméricos:

números y letras (se utilizan en los rótulos de filas y
columnas, títulos, entre otros).
Fórm ulas: son expresiones que se utilizan para realizar cálculos.
Es el usuario quien las crea.
Funci ones: fórmulas que han sido programadas previamente al
momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en esta. El usuario
solo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios para que el Excel
pueda calcular el resultado.
En el manejo de la planilla, en reiteradas oportunidades se hace referencia

a un conjunto de celdas, ya sea al momento de calcular una función,
seleccionar los datos para realizar un gráfico, ordenar, entre otros, y surge
la necesidad de trabajar con rangos. Al conjunto de celdas consecutivas se
lo denomina rango y se escribe indicando las celdas extremos, es decir, la
primera y la última celda separadas por dos puntos (los que significan
desdehasta, por ejemplo: “=SUMA(B4:B10)”, en el caso que se desee sumar
2
los valores que se encuentran desde la celda B4 hasta B10, inclusive
ambas).
Hay tres tipos de rangos:
• Rango columna: es aquel que se conforma de la misma columna y

distinta fila, por ejemplo: A6:A19.
• Rango fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por
ejemplo: d3:f3.
• Rango matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo:
D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.
Creación de fórmulas
Las fórmulas son creadas por el usuario. Mediante estas expresiones, se le
indica a la aplicación los cálculos o el procesamiento de valores que se
desea realizar. El resultado que arroja se mostrará en la celda en donde se
ingresó la fórmula.
Mayormente, en las fórmulas se calcula sobre valores que se encuentran en

una o más celdas dentro de la misma hoja o en diferentes hojas del mismo
libro. A esto último se lo denomina vincular hojas. Por ejemplo: si se quiere
en la hoja 1 hacer referencia al valor que se encuentra en la celda B20 de la
hoja 2, se debe colocar primero el nombre de la hoja seguido del nombre
de la celda: =Hoja2!B20.
También pueden utilizarse valores que pertenecen a diferentes libros. Para

esto, debe hacerse referencia a valores ubicados en diferentes archivos. En
este caso, siguiendo con el mismo ejemplo, es decir, utilizar el porcentaje
que se encuentra en la celda B20 de la Hoja2 del archivo Porcentajes.xlsx,
se debe colocar lo siguiente: =[Porcentajes.xlsx]Hoja2!$B$20.
Se coloca desde lo general (nombre de archivo) a lo particular o específico

(nombre de la celda).
¿Cómo se conforman las fórmulas?
Las mismas integran:
3
 Operadores de cálculo: los operadores especifican el tipo de operación o
procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula.
Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos: +, -, *, /, ^
y %.
Operadores de cálculo
Figura 2: Operadores
Fuente: Ramírez, s. f., https://goo.gl/5uNUrS
• Referencias a las celdas. Anteriormente se comentó que no es

conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque, si
estos se modifican, los resultados en donde intervienen no se actualizan
automáticamente.
• Y, en algunos casos, por funciones.
Para introducir una fórmula en una celda, se debe colocar como primer
caracter el signo igual (el signo igual [=] le indica a Excel que los caracteres
que le siguen constituyen una fórmula) o también pueden ser los signos + o
-. Si directamente se escribe la fórmula y se omite el signo, el Excel
considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumérico. Por lo tanto, lo
muestra en forma literal como una cadena de caracteres, es decir, no
realiza el cálculo.
4
Cálculo de porcentajes
Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es

colocarlo en una celda con formato porcentual. Posteriormente, en la
fórmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y
la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener
este.
Ejemplo:
Figura 3: Fórmula de cálculo del porcentaje
(Microsoft, 2017).
Figura 4: Resultado del porcentaje
(Microsoft, 2017).
Referencias relativas y absolutas
 Referencias relativas. Al utilizar la referencia a celda en las fórmulas, si

esta se traslada de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se
modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda
destino. Por defecto, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan
referencias relativas.
Ejemplo práctico: en este ejemplo, cada empleado cobra un premio distinto

y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno.
5
Figura 5: Fórmulas realizadas utilizando referencia relativa
(Microsoft, 2017).
 Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada).

Una referencia absoluta de celda en una fórmula siempre hace
referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si
se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se
copia), la referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De
forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula, se utilizan
referencias relativas y, para cambiarlas a referencias absolutas, se debe
anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila
de la celda, por ejemplo $A$1.
Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otras celdas, la

referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que
contiene una referencia absoluta a la celda A1 se copia de la celda B2 a la
celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.
Ejemplo práctico: en este ejemplo, el premio ya se ha cargado en una celda

y es para todos los empleados el mismo valor.
Figura 6: Fórmula realizada utilizando referencia absoluta
6
Fuente: elaboración propia con base en el software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).
Figura 7: Hoja en la que se muestran los resultados
Fuente: elaboración propia con base en el software Microsoft Office Excel (Microsoft, 2017).
Creación y edición de funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel. Estas han
sido programadas e incorporadas en la aplicación, y ejecutan cálculos al
utilizar los valores especificados (denominados argumentos) en un orden
determinado para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente

manera: =Función( ) En donde:
• =: la celda contendrá una fórmula a través de una función.

• Función: expresión genérica de cualquier función de Excel.
 ( ): entre ellos, se coloca el argumento.
Cabe aclarar que, si en el argumento de cualquier función se observan dos

puntos (:), este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5) suma todos
los números comprendidos entre A1 y B5. Se puede decir que los dos
puntos significan: desdehasta.
Si, dentro del argumento, las celdas están separadas por punto y coma (;),
la función se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del
argumento, es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por
ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma de las celdas A1 y B5, que es igual a
hacer =A1+B5.
7
Estructura de las funciones incluidas en Excel
=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;…;argumento n)
• Nombre de función. Título o nombre que identifica a cada función

incorporada en el Excel. Está compuesto por una cadena de caracteres
alfabéticos, por ejemplo, la función CONTARA. En algunos casos, el
nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres
que lo conforman, como, por ejemplo, la función CONTAR.SI.
• Argumentos. Los argumentos son una lista de valores separados por
punto y coma (;). Estos pueden ser números, referencias de celda
(referencia relativa), texto entre comillas, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, rangos o valores de error como #N/A. Los
argumentos pueden ser también constantes (referencias absolutas),
fórmulas u otras funciones. Dependiendo de la función es la cantidad de
argumentos que deberán ingresarse. Cada uno de estos argumentos
debe ser del tipo de dato que sea requerido en la función como así
también válido para esta. A algunas funciones no se les debe colocar
argumentos, por ejemplo, la función HOY( ). Se debe destacar que,
aunque no tenga argumentos en forma obligatoria, se debe colocar
tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.
La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un

paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y
coma y un paréntesis de cierre.
Existen diferentes formas de insertar una función dentro de una celda.
Si lo que se desea es abrir la lista de funciones disponibles, se selecciona

una celda y se presiona el botón para insertar una función . Este puede
visualizarse en la barra de fórmulas . Si esta se encuentra activa,
otra alternativa es abrir la solapa o ficha Fórmula y a continuación se
selecciona la opción Insertar Función.
Figura 1: Ficha fórmulas. Comando Insertar Función
8
Fuente elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).
Al ejecutarse el comando Insertar función, se abre el siguiente cuadro de

diálogo:
Figura 2: Insertar función
(Microsoft, 2017).
Se debe seleccionar la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona
la función que se necesite.
En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, se pueden
visualizar las categorías de estas representadas con íconos que hacen
referencia a cada una. En cada uno de ellos, se puede desplegar una lista en
donde se puede seleccionar la función que se está necesitando emplear.
En el siguiente ejemplo, para calcular el total a abonar, se puede utilizar
una fórmula o una función:
Figura 3: Insertar función SUMA
9
(Microsoft, 2017).
Figura 4: Creación de la función SUMA
(Microsoft, 2017).
Al insertar una función, la ventana de esta mostrará el nombre de la

función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de
cada argumento y el resultado actual de la función.
Figura 5: Ventana de la función SUMA
(Microsoft, 2017).
10
Explicación y sintaxis de las funciones que se van a
utilizar en la materia
• SUMA: suma todos los números de un rango.
Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)
Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se sumarán o

acumularán los valores de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las
celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o
referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir
a números causarán errores.
Ejemplos:
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
=SUMA(A2:C2) es igual a 50
• PROMEDIO: devuelve el promedio (media aritmética) de los

argumentos.
Sintaxis
PROMEDIO(número1;número2; ...)
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que

contengan números.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o

celdas vacías, esos valores se pasan por alto. Sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:
=PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11.
• MIN: devuelve el valor menor de un conjunto de valores.

Sintaxis
MIN(número1;número2; ...)
Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores

lógicos o representaciones textuales de números. Los argumentos que son
11
valores de error o texto que no se puede traducir a números causan
errores.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:
=MIN(A1:A5) es igual a 2.
=MIN(A1:A5;0) es igual a 0.
• MAX: devuelve el valor mayor de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(número1;número2; ...)
Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores

lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos
que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números
causan errores.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
Ejemplos
Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:
=MAX(A1:A5) es igual a 27.

=MAX(A1:A5;30) es igual a 30.
• CONTARA: cuenta el número de celdas que no están vacías y los

valores que hay en la lista de argumentos.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1; valor2;... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que

se desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, lo
que incluye texto vacío (""), pero excluye celdas vacías. Si un argumento es
una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se
encuentran en la matriz o en la referencia.
En el ejemplo siguiente:
12
Figura 6: Función CONTARA
=CONTARA(A1:A7)es igual a 6
=CONTARA(A4:A7)es igual a 4
(Microsoft, 2017).
 CONTAR: cuenta el número de celdas que contienen solamente números

y los números en la lista de argumentos.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2; ...)
Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer

referencia a distintos tipos de datos, pero solo se cuentan los números.
En el ejemplo siguiente:
Figura 7: Función CONTAR
=CONTAR(A1:A7) es igual a 3
=CONTAR(A4:A7) es igual a 2
(Microsoft, 2017).
Calcular un valor basado en una condición
En algunas oportunidades, en Excel se necesita calcular un valor según si se

cumple o no una condición o criterio, es decir, dependiendo del resultado
de la validación de dicho criterio, condición o prueba lógica es la operación
13
que se va a ejecutar. Para esto, se deben utilizar las funciones
condicionales. En esta materia, se va a trabajar con las siguientes:
• CONTAR.SI: cuenta las celdas dentro del rango que no están en

blanco y que cumplen con el criterio especificado. En este ejemplo, la
función de hoja de cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos
hechos por cada vendedor.
Figura8: Función CONTAR.SI
(Microsoft, 2017).
La función CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe

comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).
Sintaxis
=CONTAR.SI(rango;criterio)
=CONTAR.SI(A2:A4;”JUÁREZ”)
La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda “JUÁREZ”

(el argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A4, el argumento
rango).
• SUMAR.SI: busca un valor dentro de un rango y después suma todos

los valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la función
de hoja de cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada
vendedor.
14
Figura 9: Función SUMAR.SI
(Microsoft, 2017).
La función de hoja de cálculo SUMAR.SI tiene tres argumentos: el rango que

debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio)
y el rango que contiene los valores que deben sumarse.
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:
=SUMAR.SI(A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)
La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la

lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las
cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el
argumento rango_suma).
 PROMEDIO.SI: busca un valor dentro de un rango y después promedia

todos los valores correspondientes en otro rango. En este ejemplo, la
función de hoja de cálculo PROMEDIO.SI calcula el promedio facturado
por cada vendedor.
Figura 10: Función PROMEDIO.SI
(Microsoft, 2017).
15
La función de hoja de cálculo PROMEDIO.SI tiene tres argumentos: el rango
que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el
criterio) y el rango que contiene los valores que deben promediarse.
=PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio)
Para “JUÁREZ”, la función de la celda C32 tiene esta forma:
=PROMEDIO.SI(A2:A26;”JUÁREZ”;B2:B4)
La fórmula busca el texto de la celda “JUÁREZ” (el argumento criterio) en la

lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después promedia las
cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B4 el
argumento rango_promedio).
Función de hoja de cálculo SI
 SI: la función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) una condición que

ha de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función
devuelve un valor y si, por el contrario, es falsa devuelve otro valor.
Imagina que la organización determina las bonificaciones por venta en una

escala variable que otorga un 10 o un 15 % según la cantidad facturada.
Para determinar cuál de los dos valores usar, basándose en una condición
que puede ser verdadera o falsa, utiliza la función de hoja de cálculo SI.
Figura 11: Función SI
(Microsoft, 2017).
La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10 o del 15 %

según la cantidad facturada.
16
Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar,
el valor que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se
devolverá si la condición es falsa.
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Para la facturación de 1200 de “JUÁREZ”, la función de la celda C2 tiene esta

forma:
=SI(B2<2000;10%;15%)
Si la cantidad facturada es inferior a $2000 (el argumento prueba_lógica),

la bonificación será del 10 % (el argumento valor_si_verdadero). Si la
cantidad facturada son $2000 o más, la bonificación será del 15 % (el
argumento valor _si_falso).
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO.
Utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica si el
valor de la celda A10 es igual a 100. Entonces, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.
Creación de gráficos
Cuando se trabaja en una planilla de cálculo, resulta muy útil reflejar los
datos en un gráfico. De esta forma, se pueden apreciar de forma más
intuitiva, rápida y comprensible los datos numéricos. Al representar en un
gráfico la información, esta se puede interpretar más fácilmente.
Al crear un gráfico en Excel, se puede insertar como un objeto dentro de la

hoja en la cual se está trabajando o en una hoja nueva de gráfico.
Al momento de crear un gráfico, se deberán seleccionar los datos primero

para luego elegir el tipo de gráfico. Es muy importante elegir el tipo de
gráfico adecuado para mostrar la información, ya que cada tipo de gráfico
visualizará la información de una manera diferente, así que utilizar el
17
gráfico adecuado a la situación ayudará a dar la interpretación correcta a
los datos.
Como se dijo anteriormente, es recomendable seleccionar los rangos de

datos y luego dirigirse a la solapa Insertar, grupo Gráficos. Al momento de
realizar la selección, también deben incluirse los rótulos de las columnas.
Figura 1: Insertar gráficos
(Microsoft, 2017).
Dentro de este panel se puede seleccionar, el tipo y, dentro de este, elegir

el subtipo.
Por ejemplo, en el tipo columnas se observan columnas en dos y en tres

dimensiones, cada uno con su variante.
Figura 2: Subtipos de gráficos del tipo columna
(Microsoft, 2017).
18
Figura 3: Nombre de los subtipos de columna en dos dimensiones
(Microsoft, 2017).
Una vez seleccionado el tipo y subtipo el gráfico, este se genera

automáticamente y aparece dentro de un marco sobre la planilla en la cual
se está trabajando. Se debe mover y ubicarlo en el lugar correspondiente
dentro de esta hoja o, como se dijo anteriormente, en el comando Mover
gráfico, dentro de la Barra de herramientas de gráfico, se puede optar por
dejarlo como un objeto o llevarlo a una hoja de gráfico.
Al estar el gráfico seleccionado en el borde superior de la pantalla, se puede
observar la Barra de Herramientas de Gráfico con sus dos pestañas
correspondientes: Diseño y Formato.
Figura 4: Solapas de Barra de herramientas de gráficos
(Microsoft, 2017).
Figura 5: Opciones en la pestaña Diseño
(Microsoft, 2017).
La opción Cambiar entre filas y columnas, permite invertir el gráfico, es

decir, en el siguiente ejemplo, agrupar por mes o sucursal.
19
Figura 6: Planilla de datos
(Microsoft, 2017).
Figura 7: Gráfico agrupado por

mes
(Microsoft, 2017).
Figura 8: Gráfico agrupado por sucursal
(Microsoft, 2017).
Tipos de gráficos
Gráficos de columna
Un gráfico de columnas muestra los valores y las series como conjuntos de

columnas agrupadas por categoría. Los valores se representan por el alto
de las columnas con relación al eje de coordenadas cartesianas
denominado Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los
gráficos de columnas suelen utilizarse para comparar valores de categorías.
20
Este tipo de gráfico hace hincapié en cómo varían los datos a través del
tiempo.
Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el

eje vertical. Este tipo se asemeja al de barras, pero se diferencia en que en
los gráficos de barra las categorías se visualizan en el eje vertical.
Gráficos de línea
Los gráficos de líneas muestran una serie de datos cargados en una planilla
como un conjunto de puntos que se conectan mediante una línea. Los
valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Los
rótulos de las categorías se presentan en el eje de coordenadas X. Los
gráficos de líneas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del
tiempo.
Existen dos tipos de gráficos de líneas: de líneas y de líneas suavizadas.
Un gráfico de línea muestra la variante de los datos en un periodo de

tiempo. Este gráfico se compara con los gráficos de área, pero los gráficos
de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que
en las cantidades, como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares
Los gráficos circulares muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes en relación con un total (círculo). Las categorías se representan
mediante sectores individuales. El tamaño del sector viene determinado
por el valor. Los gráficos circulares suelen utilizarse para mostrar
porcentajes.
Existen dos tipos de gráficos circulares: circulares y circulares seccionados.
También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel.

Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos, ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de barras
Los gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barras

horizontales agrupados por categoría. Los valores se representan por la
longitud de las barras con relación al eje X. Las etiquetas de las categorías
21
se presentan en el eje Y. Los gráficos de barras suelen utilizarse para
comparar valores de categorías.
Existen tres tipos de gráficos de barras: de barras, de barras apiladas y de

barras 100 % apiladas.
Un gráfico de barra hace hincapié en la comparación entre series de datos

en un periodo de tiempo específico
Gráficos de áreas
Los gráficos de áreas muestran las series de datos como un conjunto de

puntos conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la
línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al
eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de
áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.
Existen tres tipos de gráficos de áreas: de áreas, de áreas apiladas y de

áreas 100 % apiladas.
Gráficos XY (dispersión)
Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de

puntos. Estos valores se representan por la posición de los puntos dentro
del espacio del gráfico. Las categorías, por su parte, por diferentes puntos
del gráfico. Los gráficos de dispersión suelen utilizarse para comparar
valores distintos de las categorías.
Hay tres tipos de gráficos de dispersión: XY de dispersión, de dispersión con

puntos de datos conectados por líneas y de dispersión con puntos de datos
conectados por líneas suavizadas.
Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre

diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos
para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como
en los gráficos anteriores.
Gráficos de burbujas
Los gráficos de burbujas muestran las series como un conjunto de símbolos.

Los valores se representan por la posición del punto en el espacio del
gráfico y el tamaño del símbolo. Las categorías, por su parte, por diferentes
símbolos en el gráfico. Solo existe un tipo de gráfico de burbujas.
22
Gráficos de anillos
Los gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores
individuales. Los gráficos de anillos suelen utilizarse para mostrar
porcentajes. Son idénticos en cuanto a funciones a los gráficos circulares.
Existen dos tipos de gráficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados
Ficha Datos
La ficha Datos de la cinta de Opciones reúne a un conjunto de comandos
que permiten realizar diferentes operaciones sobre las listas de datos,
como, por ejemplo, analizar, administrar e interpretar los mismos.
Recuerda que las listas de datos son los bloques de datos conformados por
un conjunto de filas y columnas. En la fila superior, se visualizan los rótulos
de las categorías que son los nombres de campos que describen lo que
contiene cada columna y en las filas siguientes los datos que se desean
almacenar en dicho archivo. Cada fila es un registro dentro de la lista y
cada columna un campo.
Figura 1: Cinta de Opciones de la ficha Datos
Fuente: elaboración propia a base de captura parcial de pantalla del software Microsoft Office Excel
(Microsoft, 2017).
En esta lectura, se va a considerar a la expresión edición de datos como

aquella que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado y cálculo de
subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una planilla de
cálculo.
Ordenamiento por columnas y niveles
23
Cuando se está trabajando sobre un listado compuesto por muchos
registros, es muy útil ordenarlos según el contenido de una o más
columnas. Esto se puede realizar al definir criterios de ordenamiento.
Para poder ordenar, se debe, en primer lugar, seleccionar toda la lista de

datos o simplemente ubicarse en alguna celda que forma parte de aquella.
En este último caso, es la misma aplicación la que va a realizar la selección
y la extenderá a todas las celdas contiguas que contengan datos en su
interior a la celda que se encuentra activa. Ahí radica la necesidad de no
dejar filas ni columnas vacías en medio de las listas de datos.
Una vez seleccionada la lista, se debe ejecutar el comando Ordenar.
Figura 2: Comando Ordenar, cinta de Opciones de la ficha Datos
(Microsoft, 2017).
Figura 3: Ejemplo de lista de datos
(Microsoft, 2017).
Al pulsar el botón Ordenar, aparece el siguiente cuadro de diálogo, donde

se pueden seleccionar los campos que se quieren ordenar.
24
Figura 4: Cuadro de diálogo Ordenar
(Microsoft, 2017).
En la lista desplegable que muestra Ordenar por, se debe seleccionar la

columna que se va a utilizar como criterio para el ordenamiento de los
registros que componen la lista de datos.
Si la fila superior de la lista de los datos muestra los rótulos de las
columnas, la aplicación los mostrará. De lo contrario, en la lista se
visualizarán los nombres de columnas identificadas con letras, por
ejemplo: columna A, columna B.
En Ordenar según, se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación. Se

puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto
o fondo o su ícono.
El criterio de ordenación que se puede elegir puede ser ascendente (A a Z)

o descendente (Z a A). O bien, si se trata de un criterio personalizado
como: enero, febrero, marzo, etcétera.
Si se desea, se puede agregar nivel para elegir un segundo criterio de

ordenamiento, como se muestra en la imagen. De esta forma, se puede
ordenar, por ejemplo, por sector y, en caso de que dos o más empleados
trabajen en el mismo sector, el orden entre ellos es según el sueldo y, si
ocurre que existen empleados del mismo sector y que cobran el mismo
sueldo, solo en estos casos el orden es según el tercer nivel seleccionado
(nombre y apellido).
25
Figura 5: Lista de datos ordenada
(Microsoft, 2017).
Solo si algún dato perteneciente a la columna que se eligió como primer

criterio para ordenar se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo criterio y,
solo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio elegido, el
Excel considerará el tercer criterio de ordenación.
Utilización de filtros
El comando Filtro es una forma rápida y fácil de visualizar un subconjunto

de registros que forman parte de la lista de datos dependiendo de si
cumplen o no con diferentes criterios. Un listado que ha sido filtrado
muestra solo las filas que cumplen el criterio que se haya especificado
para una columna. Esta herramienta oculta temporalmente las filas que no
se desea visualizar.
Para activar la herramienta Filtro, se debe tener activa alguna celda que
componga el listado, es decir, hay que posicionarse en alguna de ellas. De
esta forma, el Excel muestra al lado del nombre de cada columna una
flecha que permite desplegar una lista.
Por ejemplo, si de acuerdo con este listado de empleados se desea

visualizar solo a aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer
lo siguiente:
26
Figura 6: Cómo se activa un filtro
(Microsoft, 2017).
Figura 7: Cómo muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el

filtro
(Microsoft, 2017).
Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se

activa un filtro en otra columna, el Excel solo tiene en cuenta estos tres
registros.
Cálculo de subtotal
La función Subtotales en Excel permite tener de forma sencilla y rápida

filas en donde se visualicen los totales de la información que forma parte
de la lista de datos.
27
En la siguiente ventana, se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para
explicar la herramienta. Lo primero que se debe realizar es ordenar la lista
por el campo que se desea cada corte de subtotal. Para resolver las dos
actividades, se debe ordenar por carrera.
Figura 8: Subtotales que se calcularán
(Microsoft, 2017).
Al igual que para ordenar, se debe seleccionar toda la lista de datos o

posicionarse en alguna celda del listado. Luego, dentro de la pestaña
Datos, se debe ejecutar el comando Subtotal y aparecerá un cuadro de
diálogo como el siguiente:
28
Figura 9: Ventana Subtotales para calcular la actividad 1
(Microsoft, 2017).
Como resultado, se observa que en la hoja de cálculo aparecen tres

cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja. Esto es porque
se ha agrupado la información del archivo en tres niveles: uno (la número
1), que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número 2 es por carrera
y, por último, la número 3, que nos muestra todos los datos que se tienen.
Figura 10: Resultado de la actividad 1
(Microsoft, 2017).
29
Figura 11: Ventana Subtotales para calcular la actividad 2
(Microsoft, 2017).
Figura 12: Resultado de la actividad 2
(Microsoft, 2017).
Creación de diapositivas
30
El software generador de presentaciones pertenece a la categoría
Software de Aplicación y se puede definir como una herramienta
informática que permite crear presentaciones gráficas que,
posteriormente, pueden ser proyectadas ante un auditorio.
En el desarrollo de esta
materia, se trabajará PowerPoint es la aplicación que nos ofrece Microsoft Office para crear
sobre las capacidades de presentaciones gráficas; las presentaciones son imprescindibles hoy en
procesamiento que nos
brinda el software de día, ya que permiten comunicar información e ideas de forma visualmente
aplicación Microsoft atractiva.
Office, el cual es una suite
informática de tipo
¿En qué casos podría proyectarse una presentación ante un auditorio?
administrativo.
En esta unidad vamos a • Como complemento a la explicación oral de nuevos temas, para
estudiar el software destacar los conceptos más importantes, resumiéndolos a través de
generador de esquemas, o bien de repaso por parte de un profesor ante su clase de
presentaciones Microsoft alumnos.
PowerPoint. En este
material de estudio se • Para presentar y exponer los resultados de alguna investigación.
desarrollan las versiones • Como complemento para presentar de forma visualmente
2007 y 2010 de esta atractiva la información importante en una reunión empresarial,
herramienta, pero es conferencia, congreso, entre otros eventos.
muy importante aclarar
• Para presentar un nuevo producto o servicio, resultados de
que siempre se trabajó
sobre los conceptos encuestas, investigación de mercado.
básicos de cada
aplicación, cuestión esta Como conclusión: siempre que se quiera presentar información de forma
que escapa visual, agradable, atractiva, cuando se pretende captar la atención del
puntualmente de la interlocutor reunido en un auditorio, es sumamente beneficiosa la
versión específica y el
utilización de presentaciones gráficas.
nombre de la aplicación.
Además, es importante
destacar, que la real Una presentación gráfica se compone de diapositivas que se diseñan con
potencia del producto se las diferentes herramientas y comandos que posee el PowerPoint, los
encuentra en el cuales nos permiten controlar el estilo de los textos y de los párrafos,
tratamiento de los datos
insertar gráficos, dibujos, imágenes, como así también, insertar efectos
para la resolución de
distintos problemas que
animados, películas y sonidos.
se presentan en las
actividades personales y
laborales.
Las diapositivas son los elementos que componen la presentación gráfica,
que se van proyectando en forma consecutiva, desplegándose a través de
imágenes sobre una pantalla.
31
Figura 1: Ventana de PowerPoint
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
PowerPoint (Microsoft, 2017a).
Referencias:
1. Barra de herramientas de acceso rápido.
2. Barra de título.
3. Cinta de opciones organizadas en pestañas.
4. Zoom.
5. Vistas de documento.
6. Barra de estado.
7. Ficha Archivo.
8. Área de trabajo (dispositiva).
9. Área de Esquema y Diapositiva en miniatura.
10. Área de notas.
Diapositivas
El grupo Diapositivas nos permite insertar nuevas dispositivas. Al

momento de hacerlo, permite también elegir el diseño o tema. Otra
opción que nos brinda es cargar una diapositiva en blanco.
32
Figura 2: Diseños de diapositivas
Inserción de objetos
En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Imágenes,

Ilustraciones, Vínculos, Texto, Símbolos y Multimedia.
Figura 3: Pestaña Insertar
33
Tablas
Dentro del grupo Tablas, el PowerPoint nos da la posibilidad de insertar

tablas.
Las tablas son estructuras organizadas en filas y columnas, cuya
intersección genera una celda, la cual nos permite organizar la
información que se desea transmitir. Las celdas pueden tener tamaño
irregular, es decir, una celda puede combinarse en varias filas o columnas
o a la inversa, dividirse aumentando el número de columnas o filas.
Ilustraciones
Dentro de la ficha Insertar se puede observar que existen dos grupos en la

cinta de opciones que reúnen los elementos gráficos. Ellos son:
 Grupo Imágenes: Imagen, Imágenes prediseñadas, Captura y Álbum de

fotografías (nos permite crear o editar una presentación que se base en
un conjunto de imágenes; a cada una se la coloca en una dispositiva
diferente).
Figura 4: Insertar imágenes
 Grupo Ilustraciones: Formas, SmartArt y Gráfico.
Figura 5: Insertar Ilustraciones
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del

software Microsoft Office PowerPoint (Microsoft, 2017a).
34
Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en

WordArt, encabezado y pie de página, fecha y hora, número de diapositiva
y objetos.
Figura 6: Insertar Texto
• Cuando se necesita escribir un texto dentro de una diapositiva, se

debe insertar previamente un cuadro de texto, en él aparecerá el
puntero de inserción (cursor) y recién en ese momento se puede
comenzar a escribir.
• Por defecto, al insertar un cuadro de texto, estos son
rectangulares, de fondo blanco y están vacíos de texto para que el
usuario pueda escribir en ellos.
• La herramienta WordArt nos permite insertar objetos de texto
independientes con formatos artísticos preestablecidos, los cuales
pueden ser editados y sufrir modificaciones por parte del usuario.
• La herramienta Número de diapositiva nos muestra en qué orden
se encuentra la dispositiva en la presentación.
• La opción insertar un objeto nos permite colocar elementos como
archivos de texto, audios, imágenes, etcétera.
Vistas de presentación
35
Mientras vamos creando la presentación, se pueden utilizar diferentes
vistas para visualizar la diapositiva, las cuales se encuentran en la pestaña
Ver tal como se muestra a continuación.
Figura 7: Tipos de Vistas
Fuente: Microsoft, 2017b, https://goo.gl/vy9K93
En la barra de tareas de la parte inferior derecha de la ventana de la

diapositiva, se pueden encontrar también las vistas que se usan con
mayor frecuencia, tal como se muestra en la siguiente figura:
Figura 8: Barra de tareas
Fuente: Microsoft, 2017b, https://goo.gl/vy9K93
Vista Normal
Permite editar, ver, diseñar y modificar los elementos que componen la

diapositiva. Generalmente, es la vista en donde se trabaja y la que se
muestra por defecto al abrir la aplicación.
36
Vista Esquema
Permite editar con facilidad el texto de las dispositivas y, a su vez, permite

verlo en todas las diapositivas al mismo tiempo.
Vista Clasificador de Diapositiva
Muestra en miniatura y en secuencia ordenada las diapositivas. En la

esquina inferior izquierda, muestra el número de orden de cada una.
Vista Página de Notas
Muestra a cada diapositiva en una página y un panel en donde se pueden

escribir anotaciones.
Vista de Lectura
Es similar a la vista Presentación, con la diferencia de que a la ventana, en

donde se muestra el contenido de la diapositiva con los efectos aplicados,
se la puede restaurar, maximizar o cambiar de tamaño.
Vista Patrón de diapositiva
Muestra la plantilla de diseño utilizada para facilitar su modificación.
Vistas Patrón de documentos y de Notas:
37
Ambas se refieren a la impresión, en el primer caso, de ambas diapositivas
por página y, en el segundo, de la impresión de las anotaciones.
Concepto de hipervínculo
Se denomina hipervínculo a aquella referencia o marcador que constituye
un elemento de navegación, el cual permite saltar de un documento
electrónico (cualquier archivo creado en alguna aplicación de
computadora) a otro o a diferentes lugares del mismo documento. Esta
característica, que puede también atribuirse a los textos, es lo que dio
origen en la década del 60 al concepto de hipertexto.
Si bien el hipervínculo es uno de los elementos más importantes de
Internet, son muchos los medios, las aplicaciones y los soportes
electrónicos que lo utilizan en un contexto externo a la gran red. Para que
pueda existir un hipervínculo, deben existir dos elementos que actúan en
los extremos: el primero denominado ancla origen y el segundo, ancla
destino.
Por lo general, el elemento que se va a utilizar como ancla origen posee un
formato especial, diferente del resto. Esto es para que el usuario lo
reconozca fácilmente y entienda que este le va a mostrar más información.
Otro elemento que sufre cambios es el puntero, el cual, generalmente,
tiene la forma de una flecha y, al posicionarlo sobre un hipervínculo,
adquiere la forma de una mano.
Una vez que se ha visitado el hipervínculo, dicho elemento marcador
muestra un formato diferente.
El hecho de ir activando los hipervínculos, es decir, los enlaces que van a ir
llevándolo por los diferentes elementos, le permite al usuario crear un
propio camino en el recorrido, en este caso, de la presentación.
Vínculos en PowerPoint
En PowerPoint, los hipervínculos se crean al momento de crear y editar las

dispositivas. Esto se puede hacer a través de dos herramientas llamadas
Hipervínculo y Acción; ambas se encuentran dentro del grupo Vínculos de
la pestaña Insertar.
38
Como se dijo anteriormente, un hipervínculo es el link o enlace de una
diapositiva a otra diapositiva, a una página web, a una dirección de correo
electrónico o a otro archivo.
Como objeto ancla (marcador), pueden utilizarse cajas de texto, textos o
bien diferentes objetos como imágenes y formas.
En PowerPoint, los hipervínculos se activan en la vista Presentación.
Figura 1: Insertar Hipervínculo
Fuente: Microsoft, 2017b, https://goo.gl/DwoBFT
Al seleccionar el elemento marcador y la herramienta Hipervínculo, se abre

el siguiente cuadro de diálogo:
Figura 2: Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Archivo existente)
39
En esta ventana, dentro de la estructura de carpetas creada en el medio de
almacenamiento seleccionado, se debe indicar cuál va a ser el archivo que
deberá abrirse al activar el hipervínculo dentro de la vista Presentación de
diapositiva.
3: Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (página web)
En la caja de texto Dirección, se debe colocar la dirección de la página web

que se desea abrir al activar el hipervínculo.
40
Figura 4: Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Colocar en este
documento)
Dentro de Insertar hipervínculo, se abre una ventana en donde se pueden

colocar enlaces a objetos en el mismo documento de PowerPoint. Al
seleccionar Colocar en este documento, se puede:
• establecer un vínculo a una diapositiva en la presentación actual;

• establecer un link a una presentación personalizada desde la
presentación actual.
Figura 5: Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Crear nuevo

documento)
41
En la caja de texto se escribe el nombre del nuevo documento que se desea

crear y con el que se desea establecer el enlace. Si la intención es crear un
archivo en un lugar diferente al que se encuentra activo, se debe indicar en
Ruta de acceso completa el lugar de destino.
6: Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Dirección de correo

electrónico)
En el cuadro Dirección de correo electrónico, se debe escribir la dirección

de correo electrónico con la que se desee establecer el vínculo.
Figura 7: Insertar Acción
42
La herramienta Acción permite asignar una acción a un objeto seleccionado
para especificar lo que debería suceder cuando se hace clic en él. Una vez
que se ha insertado el objeto, se debe seleccionarlo y elegir la herramienta
Acción; de esta forma, se abre la ventana que permite asignar la acción y el
objeto se convierte en un botón de acción. Como se observa, por defecto,
no tiene ninguna acción asignada.
Figura 8: Configuración de la acción
La aplicación PowerPoint, dentro de la ventana Formas, trae un conjunto de

Botones de acción predefinidos, los cuales, al ser insertados, hacen que se
abra en forma automática la ventana.
Si se selecciona la opción Hipervínculo a, en la lista desplegable, se

muestran las alternativas para indicar dónde se desea que salte el enlace.
43
9: Configuración de la acción (opciones superiores)
Como se observa en estas opciones, se puede saltar a distintas diapositivas

de la misma presentación.
Figura 10: Configuración de la acción (opciones inferiores)
44
Como se observa en estas opciones, se puede abrir una página web, otra
presentación de la misma aplicación o bien otro archivo.
Efectos que pueden aplicarse

Al realizar una presentación en PowerPoint, se pueden aplicar dos tipos de
efectos: transición y animación. La finalidad de su utilización es hacer más
atractiva y llamativa la proyección de la presentación, como así también
destacar aquellos conceptos más importantes.
Hay que tener en cuenta que si bien este recurso puede resultar
beneficioso para atraer al auditorio, la cantidad excesiva, la diversidad de
efectos aplicados o caer en el abuso de esta herramienta puede abrumar
al espectador y causar un efecto contrario al esperado.
Efecto transición
Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación, los cuales
muestran movimiento al momento de pasar de una diapositiva a la
siguiente, es decir, cuando aparece la nueva diapositiva. Estos efectos se
producen en la vista Presentación con diapositivas.
Cuando se selecciona el efecto de transición, este se aplica a la diapositiva
que se está editando en ese momento.
PowerPoint no permite controlar la velocidad de cada efecto de transición
de diapositiva y tampoco nos da la posibilidad de agregarle sonido
mientras se visualiza el efecto. En el caso de la primera diapositiva de la
presentación, la transición es el efecto que tiene en su aparición.
Las diapositivas pueden desplazarse en la pantalla de izquierda a derecha,
revelarse a través de persianas verticales u horizontales, desaparecer,
disolverse, entre otras formas de transición.
Las transiciones se aplican a la diapositiva en su totalidad y controlan la
forma en que esta se muestra en la pantalla.
A través de la ficha Transición, se puede seleccionar el tipo de efecto que

se desea aplicar.
45
Figura 1: Ficha Transición
En el panel Modo de avance, la aplicación le permite al usuario elegir la

forma en que va a ir avanzando la presentación mientras se vaya
proyectando en el modo Presentación.
Hay dos formas de avance:

• Manual: se activa por cada dispositiva al activar la opción Al hacer
clic con el mouse. La forma de avance es manual, es decir, la persona
debe dar la orden de pasar a la siguiente con el clic del mousse.
• Automática: cuando el usuario coloca el tiempo que tiene que
transcurrir para que la aplicación muestre la siguiente diapositiva en
forma automática.
Pueden activarse ambas formas a la vez: si se necesita pasar a la siguiente

diapositiva antes de que transcurra el tiempo estipulado, se hace clic, de
lo contrario, al llegar a cumplirse el tiempo, avanza automáticamente.
Figura 2: Avance de las dispositivas
De acuerdo con la intensidad del efecto de transición que se desea aplicar,

PowerPoint permite al usuario seleccionar entre tres categorías.
46
Tabla 1: Categoría Transiciones
Categorías
 Contenido
 Sutil  Llamativo
dinámico
Transiciones suaves y Transiciones fuertes e Transiciones intensas
leves. intensas. que afectan solo el
texto o imágenes.
Fuente: elaboración propia.
Figura 3: Tipos de Transiciones
Para aplicar la misma transición en todas las diapositivas de la

presentación, se debe hacer clic en Aplicar a todo en la ficha Transiciones.
Efecto Animación
Un efecto de animación le aplica un movimiento o le cambia la apariencia

a parte de una diapositiva, a diferencia del efecto de transición que se
aplica a toda la diapositiva. Por ejemplo, se puede aplicar animación a una
imagen, a un texto, a parte de un gráfico, SmartArt, entre otros. La acción
47
animar significa agregar un efecto visual o sonoro especial a un texto o a
un objeto. Un objeto en este contexto es cualquier elemento en una
diapositiva, como una imagen, un gráfico o un cuadro de texto. El objetivo
de esto es hacer la presentación más atractiva. Por ejemplo, puede hacer
que los puntos de las viñetas de texto vuelen desde la izquierda, una
palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso cuando se hace visible
una imagen.
A través de la ficha Animación, se puede seleccionar el tipo de efecto que

se desea aplicar.
Figura 4: Ficha Animación
Al momento de crear una presentación, uno se puede preguntar si es

necesario utilizar animaciones. La respuesta sería que mediante el uso de
animaciones se puede ayudar a la audiencia a absorber gradualmente la
información, en lugar de impactarlos con la información completa de la
diapositiva de una sola vez.
La animación puede hacer más dinámica una presentación de Microsoft
PowerPoint, al mismo tiempo que ayuda a memorizar la información
fácilmente.
Mientras se realiza la presentación, es importante tener en claro: ¿qué nos
puede llevar a utilizar animaciones? Este efecto nos ayuda a enfatizar, a
destacar un contenido específico, el flujo de información y, de esta forma,
aumentar el interés de la audiencia. La posibilidad de agregar sonidos
cuando se visualiza la animación aumenta la intensidad del efecto. Se
pueden aplicar efectos de animación a diapositivas individuales, al patrón
de diapositivas o a diseños de diapositivas personalizados.
Dentro de las opciones de Animación, existe una amplia gama de efectos

de animación, incluso, muchos son similares a los efectos que pueden
aplicarse en la ficha Transición.
48
Hay tres aspectos o momentos que pueden seleccionarse al aplicar
animación a algún objeto:
• Entrada: permite definir cómo avanza o aparece el objeto o

texto sobre la diapositiva.
• Énfasis: permite definir un cambio que ocurre después de que

el objeto o texto está completamente a la vista para destacarlo.
• Salida: permite definir cómo abandona o sale de la diapositiva

el objeto o el texto.
Se debe seleccionar el objeto o texto de la diapositiva que se desea animar

primeramente para luego aplicar una animación.
En la pestaña Animaciones de la cinta de opciones, se puede hacer clic en
Agregar animación y elegir un efecto de animación.
Figura 5: Agregar animación
Fuente: Microsoft, 2017b, https://goo.gl/isCYqf
Si ya hemos aplicado una animación a una y seleccionamos una nueva,

esta última reemplazará a la primera animación que se había elegido. Sin
embargo, PowerPoint 2013 ofrece la opción de agregar varias animaciones
a un solo objeto a través de la pestaña Animaciones, grupo Animación
avanzada, comando Agregar animación.
Para asegurarse de que las animaciones se reproduzcan en la
presentación, se debe verificar que en Configurar presentación con
diapositivas la casilla Mostrar sin animación esté desactivada. Si esta
casilla está activada, las animaciones se mostrarán en la vista previa de la
presentación de diapositivas, pero no al presentarla.
49
Dependiendo del tipo de objeto del que se trate, es decir, si es texto o
gráfico, son diferentes, en algunos casos, los efectos que se pueden
seleccionar. Por ejemplo, los efectos de entrada y salida (Soltar, Fusta y
Voltear) y algunos efectos de énfasis (como Color de pincel y Onda) solo
pueden elegirse si se trata de un objeto de texto.
El valor Duración que se encuentra en el panel Intervalos determina la
velocidad del efecto de animación, es por esto que se debe escribir el
número de segundos que se pretende que dure el efecto de animación.
Figura 6: Panel Intervalos
El inicio del efecto, es decir, cómo y cuándo se activa para darle

movimiento al objeto, se puede indicar dentro del siguiente panel:
Figura 7: Inicio de efecto
50
Figura 8: Tipos de Inicio de efecto
Diseño de presentaciones
Plantillas
Al momento de crear una presentación en PowerPoint, el usuario puede

optar por empezar a trabajar a partir de una diapositiva en blanco, una
diapositiva que ya contenga un diseño de distribución de los elementos
(algunos objetos creados en su interior: cajas de texto, imagen, gráficos,
SmartArt) o bien la tercera opción es seleccionar un plantilla dentro de la
biblioteca que posee la aplicación y trabajar a partir de un diseño
preestablecido que puede servir como punto de partida para crear nuestra
presentación.
51
Figura 1: Plantillas de diseño
Fuente: captura de pantalla del video extraído de Microsoft, 2017a, https://goo.gl/1rg9pX
Al seleccionar una plantilla, la aplicación abrirá una caja de diálogo donde

se pueden observar los diferentes temas, los cuales nos permiten cambiar
la paleta de colores y las tipografías de los elementos de la presentación
que vamos a crear.
Figura 2: Caja de diálogo que permite elegir los temas
Fuente: captura de pantalla del video extraído de Microsoft, 2017a, https://goo.gl/BVhxKw
Las últimas versiones de PowerPoint permiten descargar desde un

repositorio de Internet miles de plantillas en forma gratuita.
Dentro de las vistas de PowerPoint, tenemos la posibilidad de trabajar con
la vista Patrón de diapositivas, lo que permite al usuario crear su propio
modelo de diseño para utilizar como plantilla.
El Patrón de diapositivas es la imagen de diapositiva más grande que se
observa en la parte superior de la lista de miniaturas de diapositivas, a la
52
izquierda de ellas. Los diseños de diapositiva asociados se encuentran
debajo del Patrón de diapositivas.
Figura 3:Vista Patrón de diapositivas
Fuente:Microsoft, 2017
b, https://goo.gl/URDiL5
Si al momento de crear un diseño de diapositiva (tema) se desea guardarlo

como plantilla, al guardar la presentación, una vez que se colocó el nombre,
se debe elegir en Tipo la opción Plantilla de PowerPoint. De esta forma, el
archivo creado tendrá la extensión .potx.
Elementos multimedia
Para hacer más atractiva, amena y efectiva nuestra presentación,

PowerPoint nos da la posibilidad de insertar elementos multimedia como
audio (sonidos) y video (películas).
Insertar Audio
A través de esta herramienta, se puede insertar, desde nuestro equipo o

desde la galería multimedia online, un archivo de audio o sonido.
53
Figura 4: Opciones de Insertar Audio
PowerPoint (Microsoft, 2017c).
Otra posibilidad que el usuario tiene es grabar un nuevo sonido a través de

la herramienta que posee la aplicación: Grabar audio. En este caso, la
aplicación abre la grabadora de sonidos de Windows. Para empezar a
grabar, hay que hacer clic sobre el botón Grabar y, a partir de ese
momento, se graba cualquier sonido detectado por el micrófono. Para
finalizar la grabación, hay que hacer clic sobre el botón Parar. Para escuchar
el resultado, se hará clic sobre el botón Reproducir.
Figura 5: Ventana que permite grabar sonido
Una vez que se ha insertado el archivo, aparecerá en la diapositiva una

imagen de un pequeño altavoz.
Figura 6: Imagen en vista Normal
54
Las Herramientas de audio aparecerán cuando hagamos clic en el ícono,

con la imagen de altavoz, que representa al sonido en la diapositiva. En
dicha, ventana podemos modificar el volumen y la forma en que se va a
reproducir el sonido:
• automáticamente al aparecer la diapositiva;
• al hacer clic sobre el ícono;
• la opción Reproducir en todas las dispositivas hará que el sonido se
reproduzca a lo largo de toda la presentación.
Figura 7: Herramientas de audio
Acciones como recortar el audio o crear un efecto de fundido o atenuación

del audio pueden realizarse a través de un conjunto de herramientas
básicas de edición de sonido que posee la aplicación.
Figura 8: Edición de sonido
55
Insertar Video
A través de esta herramienta, se puede insertar un archivo de video o

película, desde nuestro equipo o bien desde Internet (online):
• desde One Drive;
• desde Youtube;
• pegando el código que algunas páginas web proporcionan para
reproducir sus vídeos
Figura 9: Opciones de Inserción de video
Figura 10: Video en línea
56
En la versión 2016 de PowerPoint, se puede realizar una grabación de todo
lo que ocurre en la pantalla de nuestro ordenador durante un periodo de
tiempo.
Figura 11: Grabación de pantalla
57

Recursos Informáticos Tercer y Cuarto Modulo

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Recursos Informáticos Tercer y Cuarto Modulo

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Edición de celdas

Figura 1: Ventana de Excel

Las operaciones que permite realizar la aplicación se realizan generalmente

Cada celda tiene una dirección única. Es necesario introducir en las

La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto,

En una planilla de Excel, básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de

Numé ricos (en todos los formatos permitidos). Alfanuméricos:

En el manejo de la planilla, en reiteradas oportunidades se hace referencia

Hay tres tipos de rangos:

• Rango columna: es aquel que se conforma de la misma columna y

Mayormente, en las fórmulas se calcula sobre valores que se encuentran en

También pueden utilizarse valores que pertenecen a diferentes libros. Para

Se coloca desde lo general (nombre de archivo) a lo particular o específico

¿Cómo se conforman las fórmulas?

Las mismas integran:

Fuente: Ramírez, s. f., https://goo.gl/5uNUrS

• Referencias a las celdas. Anteriormente se comentó que no es

Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es

Figura 3: Fórmula de cálculo del porcentaje

Figura 4: Resultado del porcentaje

Referencias relativas y absolutas

 Referencias relativas. Al utilizar la referencia a celda en las fórmulas, si

Ejemplo práctico: en este ejemplo, cada empleado cobra un premio distinto

 Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada).

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otras celdas, la

Ejemplo práctico: en este ejemplo, el premio ya se ha cargado en una celda

Figura 6: Fórmula realizada utilizando referencia absoluta

Figura 7: Hoja en la que se muestran los resultados

Creación y edición de funciones

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente

• =: la celda contendrá una fórmula a través de una función.

Cabe aclarar que, si en el argumento de cualquier función se observan dos

=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;…;argumento n)

• Nombre de función. Título o nombre que identifica a cada función

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un

Existen diferentes formas de insertar una función dentro de una celda.

Si lo que se desea es abrir la lista de funciones disponibles, se selecciona

Figura 1: Ficha fórmulas. Comando Insertar Función

Al ejecutarse el comando Insertar función, se abre el siguiente cuadro de

Figura 2: Insertar función

Figura 3: Insertar función SUMA

Figura 4: Creación de la función SUMA

Al insertar una función, la ventana de esta mostrará el nombre de la

Figura 5: Ventana de la función SUMA

• SUMA: suma todos los números de un rango.

Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...)

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se sumarán o

• PROMEDIO: devuelve el promedio (media aritmética) de los

Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que

Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o

• MIN: devuelve el valor menor de un conjunto de valores.

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

• MAX: devuelve el valor mayor de un conjunto de valores.

Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

=MAX(A1:A5) es igual a 27.

• CONTARA: cuenta el número de celdas que no están vacías y los

Valor1; valor2;... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que

 CONTAR: cuenta el número de celdas que contienen solamente números

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer

Figura 7: Función CONTAR