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TEMA I.

AUDITORIA DE LOS DOCUMENTOS Y LA CUENTAS POR COBRAR.

CUENTAS POR COBRAR


Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de
una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos
o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría
de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar
según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama
generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no
solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo -
beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos
comprenden la determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de crédito,
las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

CLASIFICACIONES DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:

Cuentas por cobrar al cliente.- Esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la
empresa, debido al crédito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados.- Son los acuerdos que los funcionarios y
empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre
otros lo que se le descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar.- Estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo
a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después
del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto
aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa,
NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Se refiere a todos los derechos sobre otros convertibles en dinero, mercancías (correspondientes
a compras), servicios (gastos de Póliza de Seguro).

Se considera las cuentas que se cobran a los clientes como cuentas a cobrar más corrientes.

OBJETIVOS DEL AUDITOR EN LA VERIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR


COBRAR:
Hay ocasiones en que en la contabilidad de una empresa, los saldos que se presentan como
cuentas por cobrar al intentar recuperarlos su cobrabilidad se dificulta o prácticamente se hace
nula. Esto suele suceder debido principalmente a que no se revisan con la periodicidad debida la
autenticidad de las mismas.

Practicar una auditoria por lo menos una vez durante el ejercicio resulta ser muy beneficioso, con
ello se comprobará que lo que se tiene por cobrar es en realidad recuperable.

Para ello es bueno mantener en mente el objetivo de dicha revisión:

- Establecer la validez de las cuentas por cobrar.


- Si las cuentas a cobrar están clasificadas y descritas correctamente.
- Si las operaciones de venta han sido contabilizadas correctamente.
- Si en el Balance General está respaldado por cuentas valederas
- Establecer la validez de las cuentas por cobrar.
- Si las cuentas a cobrar están clasificadas y descritas correctamente.
- Si las operaciones de venta han sido contabilizadas correctamente.
- Si en el Balance General está respaldado por cuentas valederas.

1.- Verificar su existencia física. Es decir, la materialidad del documento que ampare el derecho
de cobro.

2.- Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo es un
derecho real a favor de la empresa.

3.- Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar que las cifras que se muestran
como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real, son recuperables en ese
importe.
4.- Determinar limitaciones del derecho de cobro. O sea, definir la existencia de algún
compromiso por el cual la empresa no pueda exigir ampliamente el cobro del derecho que
representan. (garantía, endoso, etc.)

5.- Cuidar su presentación adecuada en los estados financieros. Es decir, examinar si las
cuentas por cobrar están correctamente clasificadas en atención al origen (clientes, funcionarios
y empleados, etc.) y en atención al plazo. (Cuentas por cobrar a plazo mayor de un año deben
separarse del activo circulante y destacarse en un renglón especial).

QUÉ CONSTITUYE LAS CUENTAS POR COBRAR?


Los ingresos provenientes de ventas representan montos originados en transferencia de
productos.
Su cancelación definitiva de estos derechos se produce por su cobranza, o su anulación por
tratarse de una cuenta incobrable.

AUDITORÍA DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

OBJETIVOS.-
1. Comprobar si las cuentas realmente existen.
2. Determinar si los saldos son cobrables.
3. Determinar si existen restricciones sobre las cuentas por cobrar.
4. Determinar si es adecuado el registro y control de la existencia y exactitud de las cuentas
por cobrar y la suficiencia de la provisión para cuenta de cobranza dudosa.
5. Que las cuentas por cobrar se verifiquen, que sean propiedad del cliente.

PROCEDIMIENTOS.-
1. Solicitar el listado de clientes.
2. Determinar una muestra.
3. Verificar cumplimiento de las políticas de aprobación de crédito por la muestra
seleccionada.
4. Verificar el cumplimiento de pagos.
5. Circularización de saldos.
6. Resumir observaciones, precisando causas y efectos y conclusión final sobre el rubro a
examinar.
7. Revisión de papeles de trabajo por jefe de visita.
8. Comunicación a funcionarios responsables.
9. Revisar actas directorio, verificar si han sido cedidas en garantía. Confirmación Bancaria
o Comercial.
10. Verificar la Afectación Contable.

TIPOS DE EVIDENCIA.
1. Exámenes Físicos.
2. Declaraciones orales y/o escritas.
3. Documentos autorizados preparados fuera y dentro de la organización.
4. Cálculos.
5. Manifestaciones de Ejecutivos y Empleados.
6. Interrelación con otra información.

CÓMO SE OBTIENE LA EVIDENCIA DE AUDITORÍA.


La evidencia debe ser obtenida por medio de la inspección, observación o confirmación o
cualquier combinación de estos métodos.
Obtenida la evidencia el Auditor debe evaluar el grado de pertenencia y finalidad de ella y
determinar lo que debe aceptar o rechazar.

- Letras en descuento.- Financia capital de trabajo.


- Letras en cobranza.- El banco los va cobrando en la fecha de vencimiento.
-
CONTROL INTERNO
a) Separación de labores. Las personas que afectan los auxiliares, quienes reciben cobros,
realizan ventas, ejercen funciones de crédito, controlan mercancías o servicios y
facturación de los mismos, no deben ser las mismas.
b) Establecimiento de límites de crédito. Debe designarse funcionarios autorizados para
otorgarlos bajo ciertos límites.
c) También para el otorgamiento de bonificaciones, devoluciones, rebajas y descuentos.
d) Verificación independiente de la facturación. En cuanto a la revisión de cantidades,
precios, condiciones de venta y operaciones aritméticas, debe efectuarlo persona
diferente.
e) Autorización especial. En la cancelación de cuentas incobrables debe existir
autorización expresa para ello, y una política determinada para su tratamiento contable.
f) Uso de formas numeradas. Respecto a los pedidos los clientes, requisiciones al
almacén, notas de remisión y/o lista de embarque y facturas.
g) Conexión periódicas de los auxiliares contra mayor.
h) Envíos regulares por correspondencia de estados de cuenta y solicitudes de
confirmación de adeudo.
i) Formulación de relaciones de los adeudos por antigüedades y estudios periódicos de la
recuperabilidad de saldos vencidos.
j) Investigación periódica de saldos rojos.
k) Arqueos periódicos, de facturas, contrarecibos y documentos pendientes de cobro.

PROCEDIMIENTOS

I. Confirmación de Adeudo.
II. Cobros posteriores a la fecha de los Estados Financieros.
III. Arqueos de documentación.
IV. Análisis de saldos.
V. Conexión contra otras cuentas.
VI. Estudio de la recuperabilidad.

I. CONFIRMACIÓN DE ADEUDO

Este procedimiento, mejor conocido como circularización; consiste en enviar una carta al
deudor donde se le pide que conteste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a
su cargo; esta carta la envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el
Auditor.
Existen dos clases de confirmaciones:

a) POSITIVA: Cuando el deudor debe contestar ratificando por escrito su parecer sobre
la corrección del saldo.
b) NEGATIVA: Cuando se le pide que conteste únicamente si no está de acuerdo por ser
incorrecto el saldo. Al final se presentan modelos de cartas para una y otra clase.

Dentro de la confirmación positiva existen dos alternativas:

1era.: Que se le envíe el saldo para que el deudor pueda comparar con sus registros
(confirmación directa), y

2da.: Que no se le mencione el saldo que proporcione sus propias cifras (confirmación
indirecta o ciega).

El procedimiento más recomendable para las cuentas por cobrar es la confirmación positiva
directa. (Se le envía el saldo y se le pide que conteste, esté o no esté de acuerdo), aunque con
alguna frecuencia se utilizan los dos métodos en las misma auditoria, el método positivo para las
cuentas sobre las cuales se considera necesario obtener una respuesta y el método negativo para
las cuentas que no requieren tal cosa, pero también es aceptable este último en auditorias de
servicios públicos o de negocios que venden a menudeo, en que precisamente por la gran
cantidad de cuentas a cargo de clientes.

No es indispensable que la confirmación se realice precisamente sobre los saldos


correspondientes o la fecha del balance que ha de ser dictaminado. En algunos casos puede
aceptarse la confirmación antes o después de esta fecha, siempre que el auditor considere que el
período de diferencia no es demasiado largo teniendo en cuenta la rapidez de rotación de los
adeudos y el control interno en riesgo.
Para facilitar la respuesta del deudor se acostumbra preparar la carta en tal forma que muestra un
talón desprendible en el que lo único que debe hacer el deudor, en caso de estar conforme, es
firmar; también se acostumbra incluir un sobre timbrado y rotulado para facilitar y obtener una
respuesta inmediata. En los remitentes y en los sobres rotulados se imprime la dirección del
auditor que es quién deberá recibir las respuestas (o devoluciones), directamente.

En este procedimiento es común que se reciban respuestas que muestran inconformidad con su
saldo, y desde luego, son las que requieren de mayor atención por parte del Auditor. Deben ser
investigados cuidadosamente hasta satisfacerse de que efectivamente la inconformidad obedece a
errores de apreciación del deudor o de que ciertamente existe un error en libros que debe ser
corregido.

En este último caso la investigación de la causa del error es un trabajo adicional muy
conveniente.

También es frecuente recibir cartas devueltas por el correo; ellas pueden ser indicio de cuentas
incobrables, de saldos ficticios o simplemente de errores en el directorio de clientes de la
empresa, en todo caso deben aclararse satisfactoriamente y cuando proceda debe efectuarse un
segundo envío.

SUFICIENCIA DEL PROCEDIEMINTO

Una vez aclarados los circulares cuya respuesta era de inconformidad y las que haya devuelto el
correo, debe hacerse un recuento de las repuestas obtenidas conformes y de las propias
inconformes aclaradas para establecer el porcentaje que representan en relación con el total de
circulares enviadas.

Es difícil establecer plenamente qué porcentajes son suficientes y cuales son insuficientes, ya que
las características de los clientes, o sujetos circularizados, definen porcentajes notablemente
diferentes.
Por ejemplo, cuando se circulariza a los deudores de una institución de crédito es común alcanzar
un 70% de respuestas satisfactorias, debido a que normalmente los clientes de una institución de
créditos son empresas y gente que acostumbra (por propia conveniencia), llevar buena razón y
cuenta de sus operaciones y que en cualquier momento pueden confirmar sus deudos. En cambio,
cuando se circulariza a un grupo de clientes constituidos por gente del campo y las respuestas
tienden a ser bajas, ya que ciertamente la dificultad de su localización y su menor preparación
inciden necesariamente de esa manera. Es recomendable observar en cada empresa el
comportamiento específico, para definir el porcentaje de razonabilidad y posteriormente
generalizarlo a otras empresas semejantes. Se puede establecer, de cualquier manera que:

a) Cuando las respuestas conformes y las inconformes aclaradas exceden el 50% del total
de saldos circularizados, el resultado del procedimiento es satisfactorio (si no hubo
circulares inconformes pendientes de aclaración y circulares devueltas importantes).
b) Cuando dicha relación es menor al 50% conviene apoyar con argumentos suficientes la
razón de su aceptación como satisfactorio. (Clientes en zonas de difícil acceso, gran
cantidad de clientes con saldo semejante y generalmente menor, etc.)

Por su importancia, a continuación transcribimos la conclusión número 8 del boletín 6 de la


Comisión de Procedimientos de Auditoria.

El auditor no podrá declarar haber practicado el examen de los estados financieros "de acuerdo
con las normas de auditoría generalmente aceptadas" si no se recurrió al procedimiento de
confirmación directa de los deudores..."

II. COBROS POSTERIORES A LA FECHA DE LOS ESTADOS FINACIEROS

En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el Auditor permanece en las oficinas


del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros; consiste en verificar los
pagos o las entregas parciales a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días
inmediatos siguientes, cuidando de que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el
deudor para liquidar el saldo que se revisa.
El hecho de que una persona pague una deuda es prueba de que la reconoce, es decir, que la
cuenta por cobrar es real.

Este procedimiento es supletorio del anterior (confirmación) y se aplica, para no duplicar


procedimientos, a la verificación de cuentas por cobrar no confirmadas. Por otra parte, al estudiar
la recuperabilidad de los adeudos puede aplicarse en forma general con este propósito.

III. ARQUEOS DE DOCUMENTACIÓN

Procedimiento semejante al descrito para las inversiones, sirve para verificar la autenticidad del
derecho de cobro a favor de la empresa; los documentos motivos del arqueo son las letras de
cambio o pagarés que hayan suscrito los deudores y, en su caso, las facturas o contra recibos
pendientes de cobro.

Al efectuar el arqueo, es el recuento físico de los documentos, debe cuidarse que los documentos
estén a nombre de la empresa, fecha de vencimiento, autenticidad de la firma del aceptante, y
otros requisitos legales de los títulos de crédito; también se deben observar las precauciones
recomendables en todo arqueo y obtenerse la salvaguarda correspondiente.
En el caso de documentos en poder de terceros (al cobro, en garantía, etc.) debe complementarse
el trabajo de arqueo, solicitando la confirmación directa, de los depositarios de los mismos.

IV. ANÁLISIS DE SALDO


Consisten en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las
operaciones asentadas en ellas y consecuentemente del saldo que muestra. Se aplica al estudio de
los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no
provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y
determinar su presentación en el balance, y cuando no se presentan en un renglón separado las
cuentas y documentos con vencimientos anteriores, es conveniente verificar que ésta
circunstancia se haga constar en una nota.
V. CONEXIÓN CONTRA OTRAS CUENTAS

En este procedimiento se aprovechan los efectos de la partida doble (o dualidad económica) que
rige la contabilidad de las operaciones y así se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a
clientes en un período determinado correspondan con las ventas registradas en ese mismo
período, investigando ampliamente las diferencias que surjan; o que todos los créditos
correspondan a ingresos.

VI. ESTUDIO DE LA RECUPERABILIDAD

Como ya se comentó, las cuentas por cobrar que presenten dudas respecto de su recuperabilidad
deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable.
Este estudio se lleva a cabo como sigue:
- Comentando con los directivos las posibilidades de cobro de los adeudos más
importantes y/o más antiguos.
- Solicitando a los abogados de la Compañía su opinión en el caso de las
cuentas cuyo cobro se encuentren tramitando.
- Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes.
Con los resultados de la investigación se puede juzgar si el importe de la estimación para castigo
de cuentas malas es suficiente o insuficiente; en este último caso debe solicitarse el ajuste
relativo para incrementar dicha estimación hasta hacerla adecuada.

ESTIMACIÓN PARA CASTIGO DE CUENTAS MALAS (INCOBRABLES).

El estudio anterior define la razonabilidad del saldo de esta cuenta, pero de cualquier manera
debe hacerse un estudio específico de los movimientos contables que haya mostrado durante el
año. En los cargos, por cancelaciones de cuentas incobrables, debe vigilarse que exista
autorización adecuada para ello, y que además se hayan agotado los esfuerzos para lograr su
cobro. Los créditos, por nuevas estimaciones, deben ratificarse con el estudio de la
recuperabilidad mencionado antes.
Al juzgar también de acuerdo con las circunstancias, sobre la acumulación de la estimación o
provisión para cuentas incobrables, el auditor deberá cuidar en todo caso de la consistencia e con
el método seguido o de hacer notas en un dictamen las consecuencias de los cambios importantes
en su aplicación, cuando estas ocurran.

Para concluir, respecto a los resultados de los procedimientos aplicados, puede y debe formularse
en un cuadro que muestre los resultados parciales y el total verificado, como sigue:
Importe %

Saldo total por las cuentas por cobrar S/. 00.00 100

Confirmado Solicitudes conforme Solicitudes inconformes aclaradas


Cobros posteriores
De cuentas no confirmadas, que no contestaron o que se devolvieron.
Arqueo de documentos
De cuentas no verificadas por los procedimientos anteriores.
Total verificado

Este cuadro muestra objetivamente los resultados parciales de los procedimientos aplicados y la
suficiencia del trabajo total, dentro del grupo de cuentas por cobrar.

Presentación de lo estado financiero:

OBJETIVO

El objetivo de esta norma es prescribir las bases de presentación de los estados financieros
propósito general, para asegurar la comparabilidad con los estados financieros de períodos
anteriores, ya sea de la misma empresa o con estados de otras empresas.

Para lograr este objetivo se debe establecer consideraciones generales para la presentación de
estados financieros, orientación para su estructura y requerimiento mínimo para el contenido de
los estados financieros.
ALCANCE

Debe ser aplicada en la presentación de todos los estados financieros de propósito general
preparado y presentado de acuerdo con la NEC.

Los estados financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir las
necesidades de los usuarios que no están en posición de requerir informes a la medida para
cumplir sus necesidades.

Esta norma aplica a todos los tipos de empresa incluyendo bancos y vías de seguro.

PROPÓSITO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y las
transacciones realizadas por una empresa.

El objetivo de los estados financieros de propósito general, el proveer información sobre la


posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que será de
utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones económicas.

Los estados financieros proveen información relacionados a la empresa sobre:

- Activos - Patrimonio

- Pasivos - Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, pérdidas, y flujo de efectivos

Esta información ayuda a los usuarios a pronunciarse la oportunidad y certeza de la generación


de efectivo y equivalencia de efectivo.

La junta de directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa son responsables de la
preparación y presentación de sus estados financieros.

COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los componentes de los estados son:

 Balance general
 Estado de resultados
 Estados que presente todos los cambios en el patrimonio
 Estado de flujos de efectivos, y,
 Políticas contables y notas explicativas

Las empresas debieran presentar a más de estados financieros, una revisión financiera realizada
por la gerencia que describa y explique las principales características del resultado financiero y
posición financiera de la empresa y las principales incertidumbres que está enfrente.