Guía práctica

El uso de los
audivisuales en la
presentación
Manu Marañón
Formador y coach
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

ÍNDICE

I. Comunica visualmente ..................................................................... 4

1. Un buen apoyo y complemento. Funciones ....................... 4
2. La diapositiva. El documento. El guión ............................... 4
II. Fundamentos de diseño a contemplar .................................... 5
1. Proximidad ....................................................................................... 6
2. Alineación ....................................................................................... 6
3. Repetición ....................................................................................... 7
4. Contraste ........................................................................................ 8
III. Escribe textos legibles .................................................................. 9
1. Las fuentes ...................................................................................... 9
2. Poco texto y mensajes claros ................................................ 10
3. El título..............................................................................................12
4. El medio es el mensaje...............................................................13
5. L as tablas comunican información
cuantitativa de forma compacta.............................................13
6. Incluye citas para mayor credibilidad ................................. 16
IV. U
 na imagen de tu presentación dice
más que mil palabras .................................................................. 16
1. Las fotografías cautivan a la audiencia ............................. 17
2. El uso de los diagramas .......................................................... 18
3. El uso de los gráficos. Exponer datos ................................ 19
V. Sácale partido a la multimedias .............................................. 21
1. Crea movimiento con animaciones y transiciones ....... 22
2. Nada es tan ilustrativo como un vídeo ............................ 23
3. No confundas el sonido con el ruido ............................... 24
VI. La pizarra o el papelógrafo .................................................... 24
VII. Normas para el uso de los audiovisuales ......................... 25

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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

I. Comunica visualmente
1. Un buen apoyo y complemento. Funciones
- Destacan la esencia del contenido.
- Ordenan y enriquecen la presentación.
- Atraen la atención.
“Un buen audiovisual - Permiten recordar y memorizar más lo dicho.
da un valor añadido: lo
que se escucha más lo - Ilustran la exposición.
que se ve.” - Transmiten imagen de profesionalidad.
- Aclaran y refuerzan mensajes y datos complejos.
- Resaltan puntos clave, enfatizando lo esencial.
- Sintetizan, recapitulan y concluyen.
“Una presentación es
un taburete de 3 patas: - Dan seguridad a quién habla.
mensaje, historia visual “Antes de decidirnos por el uso de un audiovisual, quien habla,
y expresión.” debe tener en cuenta sus necesidades
Jim Endicott expresivas, y las condiciones ambientales y técnicas.”
Vamos a centrarnos sobretodo, en el audiovisual
más utilizado, es decir la diapositiva de Power Point,
Prezi... Las reflexiones y recomendaciones del uso de
los audiovisuales en este documento, se refieren a
la presentación con un auditorio que escucha a un
presentador/a una intervención en público.

Es distinto el caso de presentaciones en grupos reducidos de ­trabajo,

juntas directivas o comités ejecutivos, clientes,…en los que se utiliza­la
transparencia como herramienta de trabajo. Las transparencias­en este
caso incluyen planes estratégicos, informes, resultados de ­estudios,
planes de lanzamiento y de ejecución, y otro tipo de ­cuestiones. Son
documentos de trabajo de información, debate, toma de decisiones,...
Y por ello contienen mucha información.

2. La diapositiva. El documento. El guión

En muchas ocasiones hacemos diapositivas-documento, que a la vez
nos sirven de guión. Las diapositivas son diapositivas y los ­documentos
son documentos. Lo que se hace ahora son ­“diapositimentos” es
“¿Desde cuándo decir diapositivas-documento que a su vez sirvan de guión. Quien
p­ uede una audiencia­ ­prepara la intervención persigue cazar dos o tres liebres a la vez y no
leer y ­escuchar al consigue­ ninguna. Surge el deseo y a veces la necesidad de ahorrar
mismo tiempo?” tiempo. La gente cree que de esta manera está siendo eficiente y
Garr Reynolds simplifica las cosas. Pero:

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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

- Es más difícil para la audiencia procesar la información cuando “Los apoyos visuales­
se le presenta a la vez en forma oral y escrita. no están pensados para
- El Power Point no es una herramienta para crear documentos. ­incluir párrafos completos,­
sino titulares que resuman
- Quién presenta un “diapositimento”, diapositiva-documento, tiene­ o refuercen las palabras.”
tendencia a leer, y el resultado es aturullado, incomprensible,
­ilegible y poco atractivo.
- Atraen la atención
- Estamos obligando a la audiencia a buscar la aguja portadora de
la información, en el pajar de nuestras palabras, tablas y gráficos
con excesivo texto.
- Ante la “tortura” audiovisual, la audiencia se pierde y se da por
vencida.
Son tres cosas distintas con objetivos distintos:
- La diapositiva, o el refuerzo visual de mi intervención. Lo que la
audiencia ve.
- El esquema-guión, que me servirán de mapa y guía. Las notas
que veré solo yo.
- El documento o material, que se entrega al público y se llevará
a casa.
Algunas charlas regulares las han salvado unas buenas ayudas
­visuales y charlas excelentes se han malogrado por un inadecuado
uso de las mismas. Pueden servir de apoyo ó suponer un obstáculo.
Las transparencias no están para servirte a ti sino para servir a la
audiencia. Abandona el uso del Power Point como una muleta en la
que apoyarte y transfórmalo en una herramienta de amplificación de
tu mensaje.
“Mucho cuidado con las intervenciones en apariencia muy
­profesionales, con excelentes ayudas visuales, pero al mismo tiempo
muy frías y distantes.”
“El diseño es necesario­
porque ayuda a
II. Fundamentos de diseño a contemplar organizar­la ­información
y a ­mostrarla con más
El atractivo visual de una presentación influye en su capacidad claridad.­El diseño­
­persuasiva. Las transparencias que son fáciles de procesar generan no es en ningún­
más sentimientos positivos. caso decoración.”
Los 4 principios básicos del diseño (Robin Williams):
1. Proximidad “Diseñar diapositivas consiste en­
2. Alineación ­­proporcionar apoyos al presentador, en vez
de ú­ nicamente crear imágenes bonitas.”
3. Repetición
Nancy Duarte
4. Contraste

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 Guía práctica
“El objetivo no es que
las diapositivas tengan
“buen aspecto” sino que
sean claras.”
Garr Reynolds
“Aprendamos a ver
el espacio vacío y a
­utilizarlo de forma que
aporte mayor claridad.”
Garr Reynolds
“El espacio vacío
­proporciona armonía y
equilibrio. Provee el aire
para que respiren los
elementos de la
­transparencia. El
­espacio vacío es fértil.”
Gonzalo Alvarez
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Los audiovisuales en la presentación
1. Proximidad
El propósito básico del principio de proximidad es organizar la
­información. Acercar ó alejar las cosas con el fin de conseguir,
un ­aspecto más organizado. Los elementos relacionados, deben
agruparse.­ No forcemos a la audiencia a pensar... No les hagamos
“pensar” s­ oluciones incorrectas.
Nuestra mente agrupa los elementos similares en una unidad ­visual.
Los elementos conectados por líneas se perciben como formando
parte del mismo grupo. Los elementos encerrados por un borde se
ven como parte del mismo grupo.
El uso inteligente del espacio vacío permite conseguir el equilibrio
y claridad adecuados. Proporciona elegancia y claridad. Proporciona­
a un diseño el aire necesario y permite respirar a los elementos
positivos.­El espacio vacío puede ser de cualquier color.
El espacio vacío o en blanco, destaca los elementos positivos y
su relación. La simplicidad es preferible a la complejidad. Evitar la
­sensación global de confusión y abarrotamiento.
Entre diseños de funcionalidad equivalente debería seleccionarse­
el más simple. Es fundamental practicar y trabajar el ejercicio
de ­eliminación y simplificación. Los clipart de relleno no aportan
información­y restan profesionalidad.
“El espacio en blanco es como relajar­
la vista. Es un espacio tan importante­
en la diapositiva como el titular,
los destacados o los diagramas. La
­densidad es un fracaso del diseño.”
Nancy Duarte
2. Alineación
No ubiques nada en la transparencia arbitrariamente. Los elementos­
de la transparencia deben tener conexión visual entre sí. Que
parezcan­ unidos, conectados e interrelacionados. Aunque no estén
juntos ­físicamente se deben percibir como una unidad. La alineación
correcta­suministra ese vínculo.
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

“Unifica los elementos dentro de

la diapositiva. Que nada aparezca
como aleatorio. Le da limpieza.”
Gonzalo Alvarez

Aplica la regla de los tercios al componer texto y fotografías. La

regla de “los tercios” es una técnica básica de los fotógrafos para
encuadrar su toma ¿En que consiste?: “Técnica de composición en la
que el medio se divide en tercios vertical y horizontalmente”. Dividir
la diapositiva en nueve recuadros. Los cuatro puntos de cruce indican
las áreas en las que colocar el objeto principal, en lugar de hacerlo
en el centro. Esta regla se puede cambiar si el sujeto es simétrico y
es mejor que esté centrado.
Colocar los distintos elementos en función de su importancia.
­Empezamos a leer arriba por la izquierda de la transparencia.
También resulta útil el sistema de rejillas para estructurar
la ­información. Permite ajustar con precisión la alineación de los
­elementos y ubicar dónde va cada uno.

3. Repetición
“Cada transparencia individual y cada presentación deberían sentirse
como parte de un todo unificado.”
Garr Reynolds

Repite algún aspecto de diseño en toda tu transparencia. La

repetición­ de elementos visuales refuerza y unifica aspectos que
pasarían­ inadvertidos. La repetición ayuda a conseguir consistencia
interna. Da sensación de unidad, coherencia y cohesión. Asegura que
el diseño se contemple como un todo de mayor tamaño.

“Con una buena plantilla quienes presentan contribuyen a

la impresión que deja la marca. Son sus embajadores/as.”
Nancy Duarte

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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Una buena plantilla dota de coherencia a toda la presentación.

­Incluso para transmitir una imagen corporativa. Ello exige usar el
­mismo fondo, la misma tipografía, mismos colores, idéntica alineación,­
mismo estilo de imágenes y animaciones,... Se trata de dotar de un
marcado carácter personal al elemento visual de la presentación.
El objetivo de la plantilla corporativa es ayudar a quienes ­presentan,
en nombre de un colectivo, institución o empresa, a crear diseños
­elegantes y simples, sin constreñir su creatividad. Hacen que la marca
sea visible constantemente. Ayudan a dar explicaciones ­cohesionadas.
Crea una plantilla intemporal para evitar cansarte de ella. Si está bien
hecha, puede durar años.

“Una buena plantilla

dota de coherencia a
toda la presentación.”
Gonzalo Alvarez

4. Contraste
Contraste significa diferencia. Tenemos que hacer que los elementos­
que no sean iguales parezcan claramente diferentes. Destacar
­contrastes es una de las mejores formas de añadir interés y dotarle
de sentido a tu diseño. La diferencia está en oponer tamaño, forma,
tono o color, orientación y posición.
El contraste entre dos elementos, se crea cuando son verdaderamente­
diferentes. El contraste ayuda a crear jerarquías y a organizar la
“Sin contraste estás ­información en la presentación.
muerto.”
Paul Rand

“Transparencias simples, con prioridades de diseño

claras y con elementos que dirijan la mirada del público.”
Garr Reynolds
Maximiza la relación entre señal y ruido: la proporción entre­
i­nformación relevante e irrelevante en pantalla. Se trata de comunicar­
el mensaje con la mínima degradación posible. El mensaje se degrada­
con: gráficas inadecuadas, etiquetas e iconos ambiguos, proliferación­
de logos, cabecera, pie de textos no relacionados con el ­mensaje,

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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

i­mágenes y dibujos irrelevantes y decorativos,­

sobrecarga de información. Si algo puede­
­eliminarse sin comprometer el mensaje
­visual, mejor hacerlo o minimizarlo.
El fondo
Es un continente o superficie en el que
colocar elementos visuales. Está para acoger­ “A medida que la vida
elementos, no para ser un elemento en ­cotidiana es más compleja y
si mismo. Por si mismos no son una obra las opciones disponibles se
de arte. Deben producir una sensación de multiplican, la creación de
espacio:­abierto, amplio y sencillo. mensajes y diseños claros,
El fondo nunca debe competir con el contenido. Debe estar simples y concisos es más
s­ubordinado al mismo. Las decisiones que tomes, que reflejen tu importante.”
personalidad. El ojo humano necesita el contraste para poder ver, y el
blanco y el negro son los que más contraste ofrecen.
Color
Escoge colores que reflejen tu personalidad. Marca un tono y ayuda­
al público a saber que debe esperar. Los colores que escojas te deben
representar a ti o a tu empresa con fidelidad.
Escoge la gama buscando imágenes coloridas del sector al que te
refieres. Lo ideal es seleccionar de 3 a 5 colores básicos.

III. Escribe textos legibles

La mejor receta para el fracaso es que la audiencia sea incapaz
de leer el texto de tus transparencias. La tipografía posee un valor
­utilitario y otro estético. El impacto de la tipografía es tan elevado
que puede afectar al sentido de las palabras.
Si has pensado utilizar palabras grandes solas o combinadas con
imágenes, dedica tiempo a componer el texto tipográficamente. Con
la tipografía se pueden transmitir mensajes sutiles.

1. Las fuentes
“La tipografía es una
voz que va más allá de
la mera sintaxis.”
Ban Comic Sans
Manifiesto

“Consejo General: Utiliza una ­fuente

que se lea con facilidad, que refle-
je tu personalidad, y que os haga
­sentir a gusto a ti y a tu audiencia.”
Gonzalo Alvarez
9
 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Las fuentes varían en cuanto al tipo (verdana, times,...), estilo

(negrita­o cursiva), tamaño y color.
T amaño suficiente. Para ser leído sin esfuerzo. Estás creando­
­presentaciones, no documentos. Las imágenes son una
herramienta­­ de amplificación de tu mensaje, no una muleta. Tú
eres el p­ rotagonista.
Evita las mayúsculas. Parece que gritas.
No uses negrita o cursiva más que para 1 o 2 palabras. La cursiva
es difícil de leer en textos largos. La negrita resulta más difícil de
discernir que las letras normales.
Nunca subrayes. Para enfatizar mejor negrita, cursiva o cambiar
el color de fuente.
No cambies de color salvo para enfatizar o distinguir diferentes
clases de información. No cambies los colores caprichosamente
por motivos decorativos.
Maneja siempre la misma fuente cámbiala sólo cuando quieras­
señalar un cambio de importancia o de categoría. En una
­transparencia es mejor que no haya más de 2 fuentes distintas.
Utiliza fuentes fáciles de leer. Priorita al elegir la fuente, la claridad­
y legibilidad.
Usa fuentes sin serif. Evita fuentes con serif, que tienen pies y
ganchos (Times, Georgia, Courier, Garamond). Y usa sin
serif, rectilíneos (Tahoma, Arial, Verdana, Calibri, Trebuchet)
Que la audiencia pueda discriminar con facilidad el texto del fondo.

2. Poco texto y mensajes claros

“Si lees tus Ni el mejor orador/a del mundo puede dar una buena conferencia­
transparencias­ con transparencias llenas de viñetas. Para ello hay que evitar las
­pareces idiota.” plantillas predeterminadas, y sobretodo las basadas exclusivamente
Rick Altman en texto. El contenido denso de las diapositivas crea adicción. Se
convierten en un teleprompter, y estamos obligados a leerlo en lugar
de conectar con el público.
Escuchar y leer son dos actividades que se interfieren. Es más
­natural prestar atención de manera simultánea a estímulos verbales y
visuales. Las buenas diapositivas refuerzan el mensaje.

“Texto y voz repitiendo­

lo mismo no sólo no se
refuerzan,­sino que se anulan.”

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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Evita leer, dar la espalda al público. Nunca pierdas contacto visual

con el público. Si aparecen varios elementos de la lista en la pantalla,
mientras lees o explicas uno, el público tiende a leer los siguientes. Y
el público siempre es más rápido leyendo. Y cuando lee todo, ya no
sabe que hacer para entretenerse.
No pongas cada palabra de una frase, sino las palabras clave. Siem-
pre que puedas, elimina la lista de viñetas, segmentando el ­contenido
y usando la creatividad para enmascararlas. “Si todo está en las
transparencias, entonces
Segmentar el contenido. Puedes poner la tradicional con títulos ¿Para que estás tu?”
y viñetas e ir segmentando Una para el título y otras para cada
idea. También puedes presentarlo de manera visual. Por ej: Lista de
­patrocinadores poniendo sus logos, o lista de colaboradores con sus
fotografías. Segmenta las transparencias plasmando una sola idea en
cada una de ellas. Es decir visuales, con mensaje claro y poco texto.

“El valor de una transparencia no viene determinado por la cantidad

de información, sino por la claridad con que comunica su mensaje.”
Nancy Duarte
Usa la creatividad. Presenta las viñetas de forma creativa, ­combinando
motivos gráficos, fotografías y poco texto. Menos es más.
Consejos para el uso de viñetas. Son una forma de enumerar­
e­ lementos. Usarlas solo cuando tengo listas de elementos que mostrar,­
especificaciones de un producto, enumerar pasos de un ­proceso,...
Son el último remedio.

“Ponerlo todo en una

diapositiva es muestra
de pereza por parte del
presentador/a.”
Nancy Duarte

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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

¿Cómo presentar las viñetas de la lista? Mejor de una en una.

¿Cómo? Utiliza la repetición con los mismos símbolos de viñeta.
­Desvanece los elementos de la transparencia excepto de la que
­estamos hablando. Destaca con negrita o mayor tamaño de la que
hablas. Se trata de atraer la atención de la asistencia.
No más de 4 elementos en cada transparencia. Usa números para
las listas numeradas. La lista numerada, transmite sensación de
­plenitud. Hay 3 o 4 pasos y solo 3 o 4.
“Las listas de compra
son para el supermercado. ¿Cuántas palabras?
Cuántas menos viñetas en
una transparencia mejor.” No existe ninguna regla que establezca el número de palabras
máximo­en una diapositiva. No se exceda. Preferible elaborar el texto de
Gonzalo Alvarez
manera secuencial, para que el público no se adelante al ­presentador
y al saber que vamos a tratar, se aburrirá o pondrá nervioso.
“Nunca más de 6 palabras en una diapositiva.”
Seth Godin

3. El título
“El título es el elemento más importante porque dirige todas
las decisiones que tomarás sobre el resto de la transparencia”
“Las presentaciones ­deben Bruce Gabrielle
ser sencillas y ­respaldar
Si al primer golpe de vista la transparencia no orienta rápidamente,
la comunicación,­en lugar­
los asistentes se desorientan. Diseña transparencias que orienten con
de ser la comunicación.”
rapidez.
Nancy Duarte
Usa frases completas
Utiliza las palabras clave como título. A la vez resulta recomendable­
usar la frase completa con sujeto y predicado. ¿Porqué?:
L as palabras clave, identifican el tema, la frase completa añade
una perspectiva específica sobre él.
Reorientan inmediatamente a la audiencia y al ponente.
Permite centrarte en el mensaje principal
Veamos un ejemplo: Es lo mismo “N.º contratos enero–agosto” que
“En agosto se alcanzó el mayor n.º de contratos de la historia”.
Titula con el mensaje clave que deseas comunicar. Te ayudará a
centrarte en la idea central y a excluir lo demás. Un buen título,
una buena afirmación, te ayudará a seleccionar la evidencia y/o la
ilustración­más adecuada para apoyarlo.
“Pregúntate si tu mensaje se puede procesar de forma efectiva en
sólo 3 segundos. Las presentaciones son un medio que se basa en
el vistazo, más parecido a un cartel publicitario que a cualquier otro
medio.”
Nancy Duarte

12
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Consideraciones prácticas para títulos de impacto

Evita títulos como “Resultados del análisis” y en su lugar por ej.:
“Los resultados demuestran una mejora del 80% respecto a los
­métodos tradicionales” “Mejora del 80% respecto a los métodos
tradicionales”.
El titulo atrae la atención. Enfatiza lo que deseas e incluye la
i­nformación más relevante. Pueden ser afirmaciones, preguntas,...
Las preguntas involucran a la audiencia, hacen pensar,... Facilitan la
­discusión grupal. Dale tiempo a la audiencia para que forcejee con la
respuesta.
Haz que el título sea tipográficamente distinto (fuentes, colores,
tamaño, fondo). Presenta el título antes que el contenido sea visible.
Ayuda a la audiencia a captar y asimilar el mensaje clave. Sobretodo
sirve para transparencias muy elaboradas o gráficos muy complejos.

4. El medio es el mensaje
“El valor de una transparencia­ Asegúrate que el
no viene determinado por la título­responde a la
cantidad de información que pregunta:­¿Qué estas
contiene, sino por la claridad tratando­de contar con
con que comunica su mensaje.” esta ­transparencia?
Nancy Duarte
Buena imagen y un breve men-
saje. Las imágenes refuerzan
emocionalmente el contenido, apelando a la cabeza y al corazón.
Cuando texto e imagen se complementan y refuerzan se dispara la
comprensión­y el recuerdo.
El mensaje, el tipo de letra y la ubicación afectan totalmente­ al
­sentido de la fotografía. Del mismo modo que la historia de una imagen­
cambia acompañándola de textos diferentes, distintas imágenes­
­pueden cambiar radicalmente el sentido de un mismo texto.
El texto sobre el espacio en blanco
“¿Cuál es el mensaje?­
Pon el texto sobre el espacio en blanco de la imagen. Asegura ¿Por qué es importante?­
el contraste entre texto e imagen. Si no es posible recurre a una ¿Si mi audiencia
forma­de otro color que contraste. Y puede ser opaca o permitir un ­recordara una sola cosa
grado de transparencia variable. Sea cual sea úsalo en el resto de ¿Cuál ­debería ser esta?”
diapositivas­de la presentación (ppio repetición).
5. L as tablas comunican información cuantitativa de forma
compacta
Mostrar datos y estadísticas durante una presentación de forma­
cautivante y comprensible es siempre tarea difícil. Los números suelen­
estar reñidos con la asimilación visual.

13
 Guía práctica
“Ser fieles a un
principio­por encima de
todos: la claridad. Cada
dato debe transmitir­
un mensaje claro.”­
Gonzalo Alvarez
“A veces lo mejor es que
no haya un gráfico y es
suficiente un mensaje
clave ó que el mensaje
es sólo una cifra.”
14
Los audiovisuales en la presentación
Según Nancy Duarte, las 5 reglas para presentar datos con claridad
son:
1. D
 í la verdad. Lo más importante es la credibilidad. Ten a mano
el informe de datos completo
2. V
 ete al grano. Para comunicar los datos de manera eficaz,
­primero determina las conclusiones a las que quieres llegar.
¿Qué quiero que recuerden de estos datos? De mismos datos
se pueden sacar diferentes conclusiones
3. U
 tiliza la herramienta adecuada. Los gráficos más habituales
en las comunicaciones de datos son los gráficos de líneas, de
barras y circulares.
Los gráficos circulares sólo funcionan para mostrar grandes
­diferencias en la proporción, sobretodo porcentajes y deben
­tener pocas secciones. La suma debe dar 100.
Los gráficos de barras son
­visualmente más precisos
que­ los circulares y permiten
exponer­ grupos de datos más
amplios.
“Dí la verdad, vete al grano, utiliza
la herramienta adecuada, resalta lo
importante, hazlo fácil.”
Nancy Duarte
4. R
 esalta lo importante. El propósito de las diapositivas no es
exponer todos los datos, sino comunicar conclusiones o ideas.
Piense en un gráfico de datos en 3 capas: a) Fondo. La capa
del fondo proporciona el contexto, la escala y las referencias
de datos. b) Datos. El gráfico tiene que mostrar un contraste
suficiente. c)Énfasis. El énfasis diferencia el mensaje primordial
del general. El mensaje debe ser un aspecto de los datos que se
enfatiza o una conclusión de los mismos.
5. H
 ázlo fácil. Guárdate la decoración para Navidad. Ante todo
sencillez y evitar ornamentos innecesarios, que sólo sirven para
confundir y distraer.
Las tablas y los gráficos constituyen las 2 formas principales de
­estructurar y comunicar visualmente información cuantitativa. Ninguno
de los dos medios es superior al otro: simplemente son diferentes, cada
uno con sus fortalezas y debilidades y con distintas aplicaciones. A veces­
si sólo pretendemos informar de 1 o 2 números, el lenguaje escrito­lo
comunicará con eficacia. En una transparencia el público no puede
­examinar los datos de cerca, por ello la insistencia en la claridad.­
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

a. Tablas:
Los datos se expresan en forma de texto. Los datos se disponen en
filas y columnas. Sus ventajas:
F uncionan mejor cuando el objetivo es mostrar valores ­individuales
exactos o cuando es crítico mostrar con precisión valores
­cuantitativos
 demás de para mostrar información cuantitativa sirven para
A
comparar características entre dos o más entidades.
Las tablas no deben incluir demasiada información. Tu objetivo es
c­ omunicar el mensaje, no abrumar a la gente. Utiliza la tabla de números­
solamente cuando los valores sean relevantes. Organiza­y formatea la
tabla para enfatizarlo. Elimina filas y columnas ­innecesarias.
En tablas complejas incluye totales y sumarios o líneas horizontales
o verticales para ayudar a guiar la vista.
b. Gráficos:
“Las tablas superan en general a los
gráficos al informar sobre pequeños­
conjuntos de datos de 20 números
o menos. El poder especial de los
gráficos­aparece en la representación
de grandes conjuntos de datos.”
Edward Tufte

Los datos se expresan gráficamente (imagen). Los datos se muestran­

en relación con uno o más ejes a lo largo de los cuales unas escalas
asignan sentido a los valores. Ventajas:
F uncionan mejor cuando el mensaje que se quiere comunicar reside­
en la forma de los datos: patrones, tendencias y excepciones.­
Traen a la luz las relaciones con un solo golpe de vista.
Cuando los valores no son relevantes es mucho mejor utilizar una
gráfica.
Si lo importante es la tendencia o las interacciones es mejor la
gráfica, que transmitirá la información de manera más clara y
eficaz.
(ver más adelante el uso de gráficos)

“En un documento
i­mpreso debes mostrar
todos los detalles, en
una transparencia sólo
los relevantes.”
Paul Rand

15
 Guía práctica
“Las imágenes poseen un
poder único no solo para
comunicar información,­
sino­también para construir­
unidad­y consenso en
torno­a esa información
y promover­la acción y
la toma de ­decisiones.”
Alexis Gerrd y
Bob Goldstein
16
Los audiovisuales en la presentación
6. Incluye citas para mayor credibilidad
Las citas en una diapositiva, son una técnica muy potente. No
utilizar­demasiadas y que sean cortas y legibles. Añaden credibilidad
a la historia. El elemento gráfico ha de suscitar emociones, añadir
interés visual y mejorar el efecto.
Utiliza citas breves o muestra sólo un fragmento de la misma. Tres
enfoques:
E scribe el texto de la cita sin ninguna imagen en una trasparencia
vacía.
Acompaña el texto con la imagen del autor.
Ilustra el texto con una imagen alusiva al tema.
IV. Una imagen de tu presentación dice más que mil
palabras
Una imagen vale más que 1000 palabras. Las imágenes se recuerdan­
mejor que las palabras. Somos seres visuales. La vista es el sentido
dominante en el ser humano.. Emplea imágenes y palabras juntas y
asegúrate de que ambos elementos refuercen la misma información
para conseguir un efecto óptimo. Haz tus propias fotos. Confecciona
tus propias imágenes.
Utiliza el efecto de superioridad­
de las imágenes para mejorar­la
­retentiva y para que se ­recuerde
la información clave.”
Las imágenes son una potente forma natural de comunicación
­humana. La palabra clave es natural. Las imágenes son potentes,
eficientes y directas. Las presentaciones actuales cada vez tienen
más en común con una película documental que con una proyección
tradicional de transparencias.
Hay que incluir poco texto y más imágenes en las presentaciones,
porque:
Capturan antes la atención.
 yudan a recordar mejor el texto. Si se complementan texto e
A
imágenes el mensaje se recordará más.
Poseen la virtud de cautivar al público.
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Usar las imágenes con responsabilidad. El elemento visual tiene

que ser relevante. Si se añaden imágenes interesantes pero poco
irrelevantes, la eficacia de la comunicación se ve resentida. Añadir lo
irrelevante contribuye a sobrecargarla capacidad de procesamiento
reduciendo la eficacia de la comunicación.
1. Las fotografías cautivan a la audiencia
“Las imágenes hacen que la audiencia entienda­
mejor­lo que queremos decir y se establezca­
una ­conexión más visceral y emocional.”
Garr Reynolds
La buena fotografía posee una fuerza­
especial que puede transferirse a tu
­presentación. Las fotografías:
Ilustran los datos confiriendo vida a
las estadísticas.
 livian la carga de las transparencias
A
con texto.
Aportan credibilidad a tu historia.
La foto además de buena, se tiene que ver con claridad y para ello la
resolución mínima debe ser de 1024x768 pixeles. Otros elementos­a
tener en cuenta son la iluminación, composición, fondos no intrusivos­
y espacios vacíos. Huye del clipart como de la peste.
Atrévete a sangrar las imágenes
Las fotos que lo ocupan todo se dicen que van a sangre. Su ­impacto
es mayor que si existen márgenes en blanco alrededor y no digamos
si aparece dentro de un diminuto recuadro insertada en el texto.
Es decir imágenes de calidad a pantalla completa. Sangrar las
­fotografías evita los fondos de transparencia intrusivos y realza el
­impacto de las imágenes. El mensaje sobresale con más fuerza.
Confiere­ la ilusión de que la fotografía es más grande de lo que en
realidad es. Este efecto se acentúa si el sujeto de la imagen se sale
de la pantalla.

“Las fotografías apantalla­

completa realzan el ­impacto
de las imágenes.”

17
 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Sentimos preferencia por personas

Las imágenes concretas son superiores a las abstractas al hacer
que las ideas resulten comprensibles, memorables y persuasivas. Y
entre ellas nuestra atención se ve atraída por personas y sus rostros.
Selecciona imágenes de personas que:
 eflejen la cultura o el origen étnico del público
R
Sean apropiadas al contexto
No corten a los personajes a la altura del cuello
Representen al sector, a la experiencia del cliente y a las
­situaciones de la vida real
Sean representativas del momento actual
Considera reducir el realismo de las fotografías
A veces interesa reducir el realismo de las fotografías. Se puede­
j­ugar con las siluetas que implican anonimato o aislamiento. Transmiten­
sensación de misterio. También se pueden hacer otras manipulaciones
artísticas.
Elimina el fondo de las fotografías
Evita insertar fotografías con un fondo que entra en conflicto con
el fondo de la transparencia.
2. El uso de los diagramas
“Diseña cada transparencia de manera que su disposición refuerce
su mensaje principal.”
Andrew Abela
Son representaciones simbólicas,
­basadas en formas geométricas abstractas­
(círculos, cuadrados, líneas , triángulos,
flechas,…) que ayudan a esquematizar y
organizar la información. Los diagramas
contienen dos tipos de información:
 structural. Muestra como la información de la transparencia se
E
organiza en diferentes componentes y cuales son las relaciones
espaciales entre ellos.
Funcional. Debe leerse palabra por palabra para ser entendido.
¿Qué relacionan los diagramas?:
El proceso y la secuencia temporal
“Los diagramas son un
buen método para explicar­ El componente y parte de todo
como interactúan las ­partes Problema-solución y causa-efecto
de un todo.”
Comparación y contraste
Nancy Duarte

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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

“Los diagramas explican las

­interacciones entre las partes.”
Gonzalo Alvarez

3. El uso de los gráficos. Exponer datos

“La simplicidad consiste en eliminar todo lo obvio (y todo
aquello que no sirve a su propósito) y mejorar lo significativo.”
John Maeda

Los gráficos cuenta la historia de los datos. La información ­cuantitativa

es fundamental para cualquier negocio: miden el rendimiento,­identifican­
oportunidades y pronostican el futuro. Muchas veces están­pobremente­
diseñadas y lejos de informar, ­desinforman. Y pasa inadvertido,­ sin
­conciencia de que pueden presentarse mucho mejor.
En un intento de comunicar información cuantitativa, la verdadera
historia enterrada bajo los datos, rara vez llega a contarse. Nadie nos
ha preparado para diseñar gráficos para una comunicación eficiente.
El proceso que lleva desde los datos hasta el visual que mejor los
representa consta de 4 pasos:
1. Historia
2. Herramienta
3. Relación
4. Codificación
1. H
 istoria. Define tu mensaje e identifica los datos.
¿Cuál es tu mensaje? ¿Qué historia quieres contar? Visualízalo­en
tu mente. Considera y planifica la mejor manera de transmitirlo­.
“Lo importante de las
diapositivas con datos
no son los datos mismos,
sino el significado que
tienen.”
Nancy Duarte

19
 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

2. H
 erramienta. Determina si utilizar una tabla, un gráfico o
ambas.
Un gráfico no siempre es la mejor opción para presentar datos.
 Quieres facilitar la búsqueda y comparación de valores
¿
individuales?¿Es necesario el valor exacto de las cantidades?­
En tal caso utiliza la tabla
 Tu mensaje está contenido en la forma de los datos:
¿
­patrones, tendencias, comparaciones de varios valores? En
tal caso utiliza un gráfico.
 Necesitas ambas cosas? Utiliza ambos. El gráfico permitirá­
¿
de un vistazo captar la forma de los datos y la tabla encontrar­
los valores exactos.
3. Relación. Determina el tipo de relación entre los datos
Si te has decidido por un gráfico, tienes 4
­formas básicas de codificar visualmente valores
cuantitativos:
Puntos: cuadrados, círculos, triángulos,...
L íneas: Con o sin puntos para marcar los
“Hay que mostrar datos­ valores
sólo si nos ayudan­ Barras: Horizontales o verticales
a ilustrar­nuestras­
 reas: Formas 2D que codifican el valor en función de su
A
­conclusiones.”
área, como los gráficos circulares.
Nancy Duarte

4. Codificación. Determina la mejor manera de codificar los valores

Decidido el tipo de relación que quiero enfatizar, y elegido el tipo
de gráfico que mejor lo codifica, construye éste con la intención
de contar la historia de la mejor manera posible.
5. E
 limina de tus gráficos lo que distraiga o no cuente la historia
de los números
Muchos gráficos confunden más
que ilustran. Reduce al mínimo la
tinta que no sirve para mostrar
los datos. El mayor desastre es
incluir demasiada información en
una sola figura, porque confunde
y desanima a la audiencia.

20
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Distracciones frecuentes a evitar:

Imágenes de fondo. Solo sirven para decorar. Los gráficos
buscan comunicar con eficacia y los fondos intrusivos, hace
que la pierda. Utiliza fondos sencillos.
Fondos con degradados o rellenos de capricho
Cuadrículas prominentes y exceso de etiquetas
 olores caprichosos y texturas exóticas. Utiliza un solo
C
color­cuando no haya confusión ni desees enfatizar nada en
especial.­No utilices texturas extrañas ni degradados para las
superficies de los gráficos. Cíñete a colores sólidos de baja
saturación.
Sombras y efectos 3D. Es frecuente encontrarse con gráficos­ Los expertos en

­presentaciones
en 3D o sombras caprichosas que lejos de comunicar,­
visuales­­desaconsejan
­desinforman. Quedan muy vistosos, pero impiden contar la
completamente­el uso
historia de los datos.
de gráficos circulares, a
Los gráficos circulares transmiten peor los valores cuantitativos,­ favor de otros como los
y suponen mayor esfuerzo para comparar ­cantidades. Y de líneas o las barras,­
son sometidos a todo tipo de abusos: perspectivas­ en 3D, o incluso las tablas
­transparencias, brillos, colores similares,... de humilde texto.”
V. Sácale partido a la multimedia
“La alfabetización multimedia
(texto, audio, imágenes) es igual
de importante que la tradicional,
para el aprendizaje, la enseñanza­
y la comunicación de ideas tanto­
complejas como simples.”
Garr Reynolds
Destinar Power Point a crear transparencias con letras y letras no
es explotar la multimedia, sino masacrarla. Los elementos multimedia­
permiten amplificar y clarificar el contenido de una presentación. Te
ayudarán a conectar mejor con tu audiencia no solo a nivel intelectual­
(logos), sino también emocional (phatos) y bien orquestados te
­servirán de paso para aumentar tu credibilidad (ethos).
Los multimedia pueden ser un arma de doble filo: pueden ayudar
poderosamente a comunicar y a fomentar su atención o interés o
pueden convertirse en un enemigo si distraen la atención del mensaje
principal.

“El secreto del uso

eficaz de los multimedia
está en la simplicidad y
en la relevancia.”
Gonzalo Alvarez
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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

1. Crea movimiento con animaciones y transiciones

“Si se incorpora una animación sin un propósito o un
­significado concreto, el público deja de prestar atención al
presentador y se fija en el movimiento. Es inevitable.”
Nancy Duarte
Animaciones
De todos los malos hábitos en el uso de
Power Point, las animaciones mal usadas son la
“No dar animación­ ­característica más importante que se debe evitar.
al texto a menos
que añada­valor, Cuando las mariposas se mueven, atraen a la
­significado o ­emoción.” vista como la luz a las mariposas nocturnas. Es
tentador que todo zumbe como una
mosca o salga disparado como un
cohete. Procure no hacerlo.
Las animaciones afectan a la
­capacidad de concentración del
­público. La animación no es la
guinda­ del pastel; es una estrategia
“Deberían utilizarse
de c­ omunicación clave.
cuando ayuden al público
a procesar la información.”
Si decides utilizarla, tiene que ser natural y vivaz. La animación
utiliza el movimiento, la velocidad y la dirección con los siguientes
objetivos:
Un cambio en al relación: Cercanía, lejanía, jerarquía, comparación,...
Dirección. Salir, entrar, acerca o alejar,...
Un cambio en el objeto. Transformar, modificar, ampliar, reducir,...
Secuencia. Transición entre escenas, procesos,...
Énfasis. Controlar el movimiento de la vista, crear contraste,...
Otro objetivo de su uso puede ser dirigir y atraer la atención de la
audiencia. Por ejemplo:
Para explicar una secuencia de eventos representados ­gráficamente.
P ermiten pensar en la presentación como en una película, en
­lugar de un conjunto aislado de transparencias sin conexión
­visual. La transición produce la ilusión de movimiento.
 yudan a construir diseños complejos por partes. Por ejemplo
A
un diagrama muy complejo que puede abrumar al mostrarlo de
golpe, se puede asimilar mejor construyendo una parte cada vez
mediante la animación.

22
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Las animaciones tienen que ser compatibles con el objeto o evento­

representado. Por ejemplo si animas una fotografía de un coche,
haz que no caiga de arriba abajo o viceversa, sino que se deslice
­horizontalmente desde la derecha o la izquierda.
Esta mal utilizada cuando:
No es natural.
El ritmo es frenético, molesto o alocado.
No añade valor al objetivo o no tiene propósito. Se utiliza porque sí.
El público presta más atención a la animación que al presentador.
Son demasiadas y no permiten discernir el objetivo.
No es adecuado para el contenido.
De manera repentina, sorprende o asusta al público.
No pidas al público leer palabras en movimiento.

“Se nos presentan tantos estímulos visuales y a­ uditivos

en un espacio tan corto de tiempo, que terminamos­
­entendiendo poco y recordando aún menos.”
Garr Reynolds
Transiciones
En general desaconsejo su uso, salvo que persiga un propósito
específico y te ayuden a comunicar un mensaje. Siempre con mesura­
utiliza las transiciones para llamar la atención en determinadas
­circunstancias. Sirven para enfatizar un momento especial.
2. Nada es tan ilustrativo como un vídeo
“Utilizar videos relacionados con tus argumentos es una gran
manera de cambiar el ritmo y de cautivar el cerebro de una
audiencia, y sumirla más profundamente dentro de la presentación.”
Garr Reynolds

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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Los vídeos y fragmentos de película ilustran un proceso con claridad­

muy superior a una fotografía o una animación. Para explicar una
cadena­ de montaje, el drama humano de la droga, lo bueno que es
un/a deportista,...
Actúan como un recurso excelente para recapturar la atención,
aumentar­ el interés y cambiar el ritmo de tu intervención. Mejor­
­secuencias breves de 30 segundos…pues no es un documental.
­Intégralas en la trama de la historia, en el hilo de la presentación y
tienen que ser relevantes, no meter por meter. Mientras se reproduce
le vídeo tu pasa a un segundo plano.
Integra los vídeos sin costuras en tu presentación
No abandones Power Point o Prezi para reproducir tus vídeos. ­Insértalo
en las transparencias de manera que se reproduzcan ­automáticamente
cuando se llegue la diapositiva en cuestión. Lo ideal es reproducir ­vídeos
de alta definición, mínimo 720 pixeles para reproducirlo a ­pantalla
completa. Si el vídeo es de baja resolución, pon un fondo relacionado
con e vídeo y un tamaño de vídeo más pequeño.­
3. No confundas el sonido con el ruido
“Los efectos de sonido ostentosos no
tienen cabida en una presentación”.
Michael Alley
Usar los sonidos con moderación. Un sonido inesperado atrapa la
atención de la asistencia. No dirigen la atención a la pantalla, sino
que alertan de un cambio.
Los sonidos ayudan a definir el contexto…Por ejemplo contaminación­
del mar (sonido de las olas), contaminación acústica (tráfico y obras
en la ciudad).También proporcionan evidencias. Presentación sobre
biología (sonidos animales). Utiliza sonidos de alta fidelidad

VI. La pizarra o el papelógrafo

“Añade claridad,
­espontaneidad, frescura.”
que aconsejan su uso:
Es el apoyo visual más empleado. Razones
 ecurso asequible y fácil de manejar. Evitar
R
en lo posible no perder la cara al público.
 decuada para contenidos con
A
cálculo­­numérico ó la presentación­
secuencial paso a paso.
 uen complemento para la fijación y
B
­retención de determinados conceptos.
 yuda a ralentizar mi intervención.­
A
­Recomendable si hablo demasiado rápido.

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Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Facilita el proceso de aprendizaje, es más didáctica la exposición

Válido para audiencias reducidas ó de tamaño medio.
Ideal para reuniones de trabajo, al permitir exposiciones más
gráficas­y fáciles de entender. Y también para dinamizar y ­gestionar
la reunión.
S u uso es una perfecta excusa para levantarme de la mesa, ponerme­
de pie y aprovechar todas las ventajas de esta posición oral.
 e manera improvisada y no prevista inicialmente,...me acaba
D
­sacando del apuro. Por ejemplo:
Estoy atascado en algo difícil de explicar sólo con palabras.
 e siento un poco espeso y no soy capaz de atar distintos
M
­cabos.
Me cuesta explicar un organigrama complejo.
“Ampliemos y
Quiero interrelacionar distintas cosas pero me lío hablando. ­diversifiquemos el
T odos sentados, ambiente soporífero, casi nadie me hace caso... uso de la pizarra a
me levanto, cojo los rotuladores,…y todo el mundo se espabila reuniones, trabajos­
de equipo,...”
En definitiva, una gran herramienta a nuestra disposición,
infrautilizada­ a la hora de comunicar. Se identifica uso de la pizarra
con el aula y los docentes,... Nada más lejos de la realidad.

VII. Normas para el uso de los audiovisuales

“Son ayudas visuales y por tanto el complemento­
que “ayuda” y no sustituye al verdadero protagonista:­
la persona que se dirige al público.”

El dominio visual ingente hace que la atención se centre en las

imágenes y no en el presentador. Algunos creen que la calidad­de las
diapositivas equivale a su calidad personal. La principal preocupación­
debería ser la calidad de la comunicación, no la calidad de la
­apariencia.

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 Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

Las presentaciones son un medio muy humano y esto es la que los

diferencia: tu precisamente. Tú eres una persona única en cualquier­
lugar y tiempo. Tienes tu propia huella dactilar, tus propias experiencias­
y tu propia historia que nadie como tú puede contar. Tienes una
­pasión propia y uniforma personal de expresarte.
El protagonista es quién habla y los apoyos audiovisuales son un
complemento. ¿Cuándo y cómo las vamos a utilizar?:
Usarlas si son más rentables que las palabras.
Ofrecer poca información. El mínimo texto posible.
Una idea por imagen sin mezclar conceptos diferentes.
Número limitado. Sólo los esenciales.
Dar tiempo a su lectura y asimilación.
Hablar mirando al público y no a los materiales.
No ponerse entre el texto, la imagen,.... y el público.
 ostrar en el momento oportuno. A la vista sólo el tiempo
M
­necesario.
Retirarlo una vez usado.
Prever los aspectos técnicos.
Que no se nos vea manipulando el aparato.
L a tecnología debe ser lo más invisible posible. Usa el mando a
distancia.
“Transparencias claras, sencillas, nítidas, legibles,­
­simples, relevantes, atractivas, impactantes, bien
­construidas, variadas, con espacios vacíos...”

26
Guía práctica Los audiovisuales en la presentación

BIBLIOGRAFÍA
REYNOLDS, GARR. Presentación Zen. Ed. Pearson Educación.
DUARTE, NANCY. Slide:ology. Ed. Conecta.
ALVAREZ MARAÑÓN, GONZALO. El arte de presentar. Ed. Gestión 2000.

27
 Manu Marañón

Ser hacer decir

Licenciado en Derecho. Universidad de Deusto. Año 1983.

M aster de formación de comunicadores en radio y televisión.
Universidad del País Vasco y Euskal Telebista (UPV-EITB). Año 1994.
R esponsable técnico de la Asociación profesional agraria EHNE. Funciones de
coordinación, portavocía y relación con los mdios de comunicación. (1983-2002).
Imparto cursos de formación desde el año 2004
 aster-trainer en Programación Neurolinguística (PNL).
M
 oach en comunicación.
C
Mis clientes
Imparto formación entre otras, a las siguientes instituciones y entidades:
Gobierno Vasco.
— IVAP. Instituto Vasco de Administración Pública.
— Osakidetza/IRALE (Dpto. Educación)/EVE (Ente Vasco de Energía)
Gobierno Navarro
— INAP. Instituto Navarro de Administración Pública.
— Departamento de Educación.
Diputaciones Forales de Gipúzkoa y Alava. Asociación de concejos de
Alava (ACOA).

EUDEL. Asociación de Municipios del País Vasco.

Ayuntamientos de Iruña-Pamplona y Donostia-San Sebastián, Durango y
Arrasate-Mondragón.
Asociación de concejos de Alava (ACOA).
Cámara de Comercio, Club de Marketing y Federación Mercantil de Gipuzkoa.
Ikastolen Elkartea.
Cooperativas.
— Federación de Cooperativas ERKIDE.
— Ikerlan, Goiena, Ampo, Polo Garaia, Emun, Orkli.
 Ser hacer decir

Empresa:
— Asociación de Empresas de Durangaldea (DEE-AED)
— Debegesa. Sociedad para el Desarrollo Económico de Debabarrena
— Grupoi68, Layde Steel
Colegios Profesionales:
— Abogados de Alava, Bizkaia y Gipúzkoa. Consejo Vasco de la Abogacía.
— Ingenieros Industriales de Alava y Navarra.
— Ingenieros Técnicos Industriales de Bizkaia y Navarra.

Universidades.
—U niversidad de Deusto. Facultad de Derecho. Asociación Antiguos Alumnos.
Master en Abogacía y Práctica Jurídica.
—U PV-EHU. Facultad de Derecho. Master en Abogacía.
— UNED Bergara. Universidad a Distancia.

COAG. Coordinadora de Organizaciones de Agricultores y Ganaderos.

Sindicatos. Asociaciones empresariales. Partidos políticos. Fundaciones.

Centros de Enseñanza: Ikastolas (Ibaizabal, Zurriola, Pasaia, Orio).
Institutos (Ignacio Zuloaga, Iurreta, Ongarai, Juan Orobiogoitia).
Docentes, profesionales, políticos, líderes, cargos electos, directivos públicos
y privados,...

www.manumaranon.com
manu@manumaranon.com
Tef.: 650 470 251

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