Geberalidades

Una vez que sea determinado el tmaño mas apropiado para el proyecto de fabricación de
cuadernos,es necesario contar con el personal apropiado y suficiente para cada uno de los puestos
de la empresa.En este capitulo definiremos la estructura organizativa mas adecuada paa el
proyecto asi como el tipo de propiedad,tipo de sociedad y el tamaño de la empresa.

La organización y administración constituyen un factor muy importante que determina el éxito de

a empresa.por lo que conocer.respetar y ejecutar las funciones por parte del personal eviara la
confusiony/o perdida de tiempo ,además ayudara a la gerencia a un control efectivo y
personalizado del proceso.

La administración propuesta en el presene capitulo esta referida a la fase de operación del

proyecto,que se inicia con la puesta en marcha y se prolonga durante la vida útil.Se analiza la
administración durante este periodo operativo,por requerir personal mestable,de una estructura
organica permanente,nivees y funciones definidas.

Organización

Tipo de propiedad

El proyecto de fabricación de cuadernos,será ejecutado dentro del régimen de propiedad

privada,debido a que ninguna institución gubernamental aporta capital para su desarrollo.En este
tipo de propiedad el capital es de particulares,los accionistas y socios en general.En este tipo de
sociedad predomina el interés privado.

Tipo de empresa

Se propone constituir la nueva empresa bajo la modalidad de sociedad anónim a abierta,por ser la
que mas se adecua a los intereses delos accionistas en el momento de inversión.asi como de
acuerdo a sus expectativas futuras.

Una sociedad anónima puede sujetarse al régimen de sociedad anónima abierta cuanto tiene
maas de 500 accionistas y no tiene acciones inscritas en el registro publico del mercado de valores(
art 234

La denominación debe incluir la indicacion´´Sociedad aninima abiera´´ o las siglas SAA.

La sociedad anónima abierta se rige por las reglas de la sección séptima de formas especiales de la
sociedad anónima ,en forma suplementaria por las normas de la sociedad anónima en cuento le
sean aplicables(art 236).

Una sociedad anónima cerrada no debe cotizar en bolsa ,no es controlada por CONASEV ni esta
obligada a solicitar auditorias externas anuales en forma ob ligatoria.

La gestión de la empresa esta dirigida por los siguientes órganos;

Junta general de accionistas

El gerente

Tamaño de la empresa

De acuerdo a la magnitud del proyecto y a lo establecido en la ley N 28015(ley de promoción y

formalización de la micro pequeña empresa,este se clasifica como una pequeña empresa.Debido
a que el numero de trabajadores supera los 10 pero no exxcede los 50 y los niveles de ingresos por
la actividad no exxceden los 50 UIT(unidad impositiva tributaroa 4050

Organización

Inventarios de tareas las actividades con las que ciuenta una empresa son numerosas y complejas
por ello es importante la adecuada repaticion de actividades entre los distintos puestos de trabajo.

El onjetivo del inventario de actividades consiste en agrupar las tareas elementales con la finalidad
de determinar un puesto de trabajp necesario para la empresa y ocupando a estos con personal
idóneo.

El inventario de taresa hay que realizarlo partiendo del tipo y cantidad de actividades
adjudicadas.Hay que establecer la cantidad y el volumen de las tareas de cada puesto de trabajo
,de manera tal que las actividades de un ujnico cargo correspondan ala capacidad de una sola
persona.

Es muy importante que las atribuciones y las responsabilidades estén calculada de tal modo que el
titular de un puesto puede cumplir con sus actividades designadas eficientemente.

Tareas pro áreas

A continuación se muestra un listado con las tareas ,mas importantes par las diferentes áreas a
implementarse dentro de la organización

Junta general de accionistas

Definir la misión y la visom de la empresa

Formulacion de los objetivos a largo plazo

Formulacion de estgrategias generales

Formulacion de políticas generales

Aprobacion de estados financieros

Decisiones de inversión y financiamientp

Generncia general
Ejecutar acuerdos de la junta general de accionistas e informar periodicamene la marcha de la
empresa

Asistir a las sesiones del directorio y/o Asamblea sobre el esado de las obras de la
empresa,proponiendo,sugiriendo o explicando las poliiticas de pautas seguidas o a seguir por las
institución

Evluar y controlar los estados financieros

Evaluar y conrolar el cumplimietnp del presupuesto

Determinar la olitica de precios,créditos yh ´pagos

Determinar el planeamiento estratégico de la empresa

Establecer objetivo a largo,mediano, y corto plazo

Modificar manuales de funciones o proceimietos

Controla la correca ejecución de los planes y programas de la empresa

Puede realizar gestiones fuera de la empresa,representasa a esta,ante otras instituciones

Asignar recursos para el cumplimiento de objetivos

Asegurar la optima utiliacion de los recursos disponibles,promover y controlar las reservas

Supervisar permanentemente la marcha de la empresa

Lleva un archivo sistematiazdo de los documentos administrativos e la empresa

Archivar los comprobantes de caja

Atender el teléfono

Lleva y arquea la caja chica de la empresa

REdaccion de documentos

Elabora Facuras ,Guias de remisión,Notas de debito

Coordina reuniones con personal de la empresa u otras instituciones

Fiscalizar los ingresos y egresos de la empresa,revisando toda la documentación contable.

Interpretar los estados financieros

Elaborar los presupuestos de ingresos y egresos

Puede raliar otras tareas compatibles con la profesión.

Administracion de personal

Diseñar,implementar y dirigir rograms,proceimientos ,métodos de desarrollo de selección y

reclutamiento de personal.

Evaluar el desempeño de los trabajadores de cada área con el fin de m,ejorar el desempeño
realiado

Intevenir en asuntos relacionaos con lpersonal,comoevaluación,selección,contratación,promoción

y renuncias.

Establecer políticas de administración del personal

Pago de sueldos a los trabajadores

Atender y resolver problemas del personal de la empresa

Analizar y evaluar movimientos de personal

Aplicar sanciones y amonestaciones al personal

Aprobar y determinar escuentos ,aumentos,bonificaciones,incentivos,prestamos y adelantos

Determinar requrimientos de personal

Aprobar ceses y despidos ,tramitar liquidaciones

Realizar un análisis y evaluación de puesto

Elaborar el manual de funciones de la empresa

Ellaborar el manual de procedimientos de la empresa

Registrar las horas trabajadas pro el personal ausencias,retrasos,vacaciones y ermisos.

Elabora estasiticas de la fuera laboral.

Area producción

Planificaion y programación de la produccio,en los que se incluyan mejoras en los procesos

productivos

Elaborar reportes de producción mensuales

Instruir.dirigir y cintlar al personal técnico

Estudiar la distribución de la plana y sugerir la introducción de nuevas maquinas

Verfificar el estado de conservación de la maquinaria y del local.

Establecer los requerimieno de materiales ,equipos,reparaciones y mano de obra para cumplir con
los programas de producción

Informar a la Gerencia General sobre el estado de avance de los programas y demás actividades
del área a su cargo y los inconvenientes que afectaran el normal desarrollo de los mismos

Coordinar con el jefe de cpmtrol de calidad las medidas necesrias para obtener un producto de
calidad

Ejecución del sistema de control y aseguramiento de la calidad cumpliendo con los estándares
fijados con antelación en un marco de una filosofía de mejora continua

Registrar horas de ingreso y salida de personal que faciliten el control de tiempo trabajando

REcepcion de materia prima

Selección de materia prima

Pesado de materiales

Preparar la materia prima para su transformación

Cumplir con la reglas de la seguridad de la empresa

Asumir responsabilidades de producción y supervison en el proceso productivo

Limpriar y inspeccionar las maquinas para su correctp funcionamiento

Poner en funcionamiento las maquinas

Realiar el embalado de los paquetes de cuaderno

Transportar los lotes embalados al almacen

Almacenamiento del producto teminado

Controlara y asegurar el maxino rendimiento tanto en el costo y calidad de los productos

Corregir la calidad de la producción

Declara producto no conforme cuando sea el caso

Levar un ontervaalo de los costos de calidaddespoerdicios,reproceso)

Realiiazr reuniones periódicas para solucionar los problemas de las áreas de producción y
comercialiacion de las demás áreas de la empresa mediante los círculos de calidad

Calidad
Analizar las causas de las no conformidades

Controlar la calidad de los productos en procesos,productos trermionados,materia prima e

insumos.

Ejecucion del sistema de control y aseguramiento de la calidad cumpliendo con los estándares
fijados con antelación en ujn marco de una filosofía de mejora continua

Estructurar el plan de calidad integral para el proceso

Determinar los puntos críticos del control de la producción

Area marketing

Planear u diseñar iknvestigacion de mercados

Formular,dirigir y ejecutar estrategias e marketing mix(producto,precio,plaza y promoción

Brindar servicio post venta

REaliar un seguimiento de las ventas mensuales y anuales

Analiar la demanda de los productos ofertados

Elaborar u programa y proyeccio de ventas

Coordinar con el departamento de producción el programa de compras de materia prima y los

isumos requeridos en el proceso.

Establecer un optimo sistema de distribución de los productos en el mercado de consumo.

REaliar la asignación de recursos dentro del presupuiesto de marketing

Ifentificar los clientes objetivos

Aplicar un adecuado sistema de fijación de precios y lograr un margen de utilidad razonable.

Analiar todas las variables que influyen en el comportamiento del mercao

Evaluar a los distribuidoresy/o proveedores.

Areascomercializacion

Actividades de ventas y relación directa con los consumidores

Presentar el producto y sus condiciones ,modalidades de venta

Contabilidad y finanzas

Supervisar la confeccion de los asientpos diario

Revisar los registros en los libros principales y auxiliares de contabilidad

Control de ingresos y gastos

Elaborar los estao financieros y anexos respectivos

Informar a gerencia acerca de la posición financioera de la empresa

Cumplir con la presentación de declaraciones y pagos de impuetos

Registrar los créditos obtenidos,asi como las obligaciones pendientes de pago

Area logística

Establecer contacto con los proveedres,empresas de transporte ;y relacionándose

satisfactoriamente con ellos.

Clasificar y sitribuir los materilaes en el almacen

VErficar los controles de los materiale singresadps y egresados del almacen de materiales.