Microsoft Excel

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que
permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para
ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

a primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos
numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación
de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft fue
obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y documentos
jurídicos.

Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que son
útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una aplicación
para la creación de presentaciones multimediales).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la
hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al año
1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho obstáculo
consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas inteligentes que
los traten como datos cronológicos.

Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo. Existen
otras opciones, de código abierto (“open source“, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse sin cargo y
que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google Docs. La
mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no ocurre lo mismo
en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).

Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de
cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las
necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las
opciones son dos: crear fórmulas en las mismas celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de
desarrollo en Visual Basic.

En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean suficientes
para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el código
en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios, entre otros tantos
elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel resulta
antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas limitaciones
estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una complejidad mayor al cálculo de
un promedio o de una comparación entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata
de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del lenguaje
de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel, funciona
por eventos(esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la ejecución del
programa).

Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera
puede superar el nivel de personalización y precisión posible a través de la creación de un programa desde
cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía, que no desee invertir el dinero y el
tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

10 características básicas sobre Excel

1- Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de
la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se
encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de izquierda a derecha—en la
fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—en la
columna guía a la izquierda.
De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le
corresponda.
Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir tanto letras
como números.

2- Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas
versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada
con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden
renombrarse a la necesidad del usuario.

3- Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para
cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la
pantalla del programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la
versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario es necesario
la instalación de un paquete de compatibilidad.

4- Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú tradicional por
cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se
mantienen abiertas.
Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo, la cinta de
“Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las
funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.

5- Fórmulas
Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel
una hoja de cálculo por excelencia.
Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas.
Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y
también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas involucradas cambien.
Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que haya en las celdas A3 y
B3 y mostrará el resultado en C3.
Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9 en la celda B3, el
resultado en C3 se actualizaría a 12.
Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus hojas de
trabajo.

6- Funciones
Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse
a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno;
financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener múltiples funciones.

7- Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área
y de dispersión XY.

8- Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas
que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.

9- Tablas dinámicas
También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de
trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.

10- Macros
Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic
for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo.
Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en las bases de datos,
hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.
Las 10 funciones de Excel más importantes
SUMA
Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el
símbolo + en medio.
La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve
para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.
Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo
anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5)para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5.
Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y
dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre
A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.

SI

Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la
respuesta que hayas configurado.
El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En
caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.
La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta
cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y
menor que.

BUSCAR

La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma
posición en una segunda fila o columna.

Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación;

[vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número,
texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un
intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo
desconocemos, a través del valor buscado.
Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y
muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV

Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.

La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el
número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o
Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).
COINCIDIR

Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento
en el rango que hemos indicado.

Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de
coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0
muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o
igual que el valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número
absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.

ELEGIR

Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.

En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente,

tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA

Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por
ese orden.

DIAS

La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.

Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico.
Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este caso, el
resultado será 2342 días.

ENCONTRAR y ENCONTRARB

Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado
obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto;

[núm_inicial]).
En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del
texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número
inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.
Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y
necesitas extraer una parte.

INDICE

Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango.

Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos
celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el
número de la columna donde devolver un valor.

10 fórmulas de Excel
La suma simple (SUMA)
Permite sumas varios datos numéricos, como en la escuela. Existen dos formas de hacerlo.

La primera permite sumar celdas contiguas (en un fila o en una columna):

Escribe =SUMA(primera_celda:última_celda) en la celda donde deseas que aparezca el resultado.

Variante: Esta fórmula también permite sumar todos los números contenidos en un área rectangular específica
(formada por varias filas y columnas), si consideras como primera celda a aquella ubicada en el vértice
superior izquierdo y como última a aquella que se encuentra en el vértice inferior derecho.

En los ejemplos siguientes, “primer_celda:última_celda” siempre será designado con el término “rango”.

El segundo método te permitirá sumar celdas individuales (no contiguas):

Escribe =SUMA(celda1;celda2;celda3;celda4) en la celda donde quieres que aparezca el resultado.

Sumar de acuerdo a un criterio determinado (SUMAR.SI)

Ten en cuenta que esta función sólo está disponible a partir de Excel 2007.

Una tabla puede presentarse en la forma de una lista con diferentes datos, aunque tú no desees trabajar con
todos ellos a la vez.

Si esta lista es larga, puede resultar tedioso seleccionar uno por uno los elementos idénticos para sumarlos.
En este caso, es posible ordenarle a Excel que los encuentre y a continuación los sume con la siguiente
fórmula:

=SUMAR.SI(rango;”criterio”;rango_suma).

El “criterio” es la condición a buscar en la tabla. El rango es el rango de celdas que contienen el criterio a
evaluar. Rango_suma es el rango de celdas donde se encuentran los números que deseas sumar.
Sumar de acuerdo a varios criterios (SUMAR.SI.CONJUNTO)
Una tabla puede brindar una amplia variedad de información. Excel te permite sumar datos numéricos que
cumplan con diferentes criterios, gracias a esta fórmula especial:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma;rango_criterios1;criterios1;rango_criterios2;criterios2;….).

Rango_suma es el rango de celdas donde se encuentran los números que deseas sumar.

Rango_criterios1 representa el rango de celdas que contienen los datos referidos al primer criterio,
rango_criterios2 se refiere al segundo criterio, etc.

Criterio1 es la primera condición a buscar en la tabla, etc.

Contar las celdas que cumplen un criterio (CONTAR.SI)

En lo que se refiere a las estadísticas, quizás quieras saber cuántas veces se repite una información a lo largo
de una columna. En este caso, empleamos la siguiente fórmula:

=CONTAR.SI(rango;”criterio”).

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar. Criterio es la condición a
buscar en la tabla.

Sumar las celdas que cumplen varias condiciones (SUMAPRODUCTO)

Esta fórmula te brinda una estadística exacta para responder a esta pregunta: Cuántas veces se cumplen una
serie de condiciones específicas en tu tabla. Esta fórmula te brindará la respuesta:

=SUMAPRODUCTO((rango_criterios1=”criterio1″)*(rango_criterios2=”criterio2″)).

Rango_criterios1 representa el rango de celdas que contienen los datos referentes al primer criterio,
rango_criterios2 se refiere al segundo criterio, etc. Criterio1 es la primera condición a buscar en la tabla, etc.

Sumar las celdas que verifican dos condiciones específicas (SUMAPRODUCTO)

Como ya hemos visto, SUMAPRODUCTO es principalmente una herramienta estadística capaz de determinar
cuántas veces se cumplen ciertas condiciones. Te permitirá conocer cuántas números están comprendidos
entre dos valores específicos, gracias a la siguiente
fórmula: =SUMAPRODUCTO((rango>=mínimo)*(rango<=máximo)).

Rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar. Mínimo y máximo son los
valores entre los cuales deben estar los números que buscamos.

El promedio (PROMEDIO)
Sería una pérdida de tiempo repetir la definición de promedio. Principalmente, porque es muy simple
calcularlo con la siguiente fórmula: =PROMEDIO(rango)

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.
Máximos y mínimos (MAX y MIN)
Buscar el valor más grande o más pequeño entre una gran cantidad de datos puede resultar un verdadero
fastidio. Felizmente, Excel brinda una fórmula que hace el trabajo por ti. Es muy fácil de utilizar y se escribe de
la siguiente manera:

=MAX(rango)

=MIN(rango)

El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.

Variante: Puedes aplicar la búsqueda a varios rangos de celdas. En ese caso, las fórmulas serían:

=MAX(rango1;rango2)

=MIN(rango1;rango2)

Bonus Track: Cómo calcular porcentajes en Excel

Antes de acabar vamos a realizar un breve repaso al mundo de los porcentajes en Excel. Este apartado no
pretende ahondar a fondo en el tema, pero os invitamos a dejarnos cualquier duda al respecto en los
comentarios. Si vemos suficiente interés nos plantearemos realizar un tutorial específico.

Si quieres obtener el porcentaje de cierta cantidad es tan fácil como hacer la multiplicación por el porcentaje
que queremos obtener.

Partes de la ventana de Excel

Barra de títulos

Es el encabezado o título de la hoja de cálculo ubicado en la parte superior de la ventana.

Presenta el nombre del software y del documento que se está utilizando en el momento.

Botones de control

Son aquellos símbolos de la superior derecha de la ventana que permiten modificar las
etiquetas, minimizar, maximizar, compartir y cerrar la hoja.

Barra de menús

Debajo del icono de diskette o guardar o del icono de Excel (ésto dependerá de la versión
que se tenga del programa); se visualizan unas etiquetas o barras que permiten modificar
la hoja. Estas son la barra de menús, y se componen de: archivo, insertar, diseño de la
página, fórmulas, datos, revisar, ver y una barra de búsqueda con un icono de bombillo.
Estos menús poseen subcategorías que te simplifican la distribución de la información y
los análisis de cálculos.
Barra de herramientas

Son una serie de elementos que forman parte de cada barra de menús. Dependiendo de
la barra seleccionada, se presentará una serie de opciones acorde su propósito. Por
ejemplo, si se presiona la barra “insertar”,
se apreciará tablas, ilustraciones, adicionales, gráficos recomendados, gráficos,
mapas, entre otros. Por otro lado, si presionamos la opción “fórmulas”. Se visualizará
insertar funciones, auto suma, usados recientemente, finanzas, lógico, texto, fecha y
hora, etc.

Cuadro de nombre

Demuestra la ubicación de la celda, fila o columna activa. Se puede hacer más de una
selección.

Barra de fórmulas

Es la barra que te permite observar y editar la información ingresada en la celda que se

encuentra activa.

Barras de desplazamiento

Son aquellas herramientas que te permiten movilizar tanto vertical como horizontal la
vista del documento. Se pueden accionar haciendo clic en la barra interna de su
plataforma, o en las flechas que posee en los costados. Además de que, se puede utilizar
la rueda del ratón para desplazarse automáticamente hacia arriba o hacia abajo; o utilizar
las direccionales del teclado.

Zona de trabajo

Constituye en su totalidad la hoja de cálculo con sus filas, celdas, columnas e información
incorporada. Mediante atajos, podemos realizar actividades de la barra de herramientas o
fórmulas de operaciones aritméticas (sumar, restar, multiplicar, etc).

Barra de hojas

En la parte inferior, se visualiza un texto que dice hoja1. Esta barra de hojas nos explica
la que hoja de cálculo que se está trabajando en el preciso momento. Por medio de ésta,
podemos alternar varias hojas a nuestra conveniencia o agregar una nueva.

Rótulo de columnas

Después de la barra de herramientas, se visualizará una serie de cuadros organizados

horizontalmente. Estos reciben el nombre de columnas. Las columnas se enumeran con
letras del abecedario. Se comienza con la letra A hasta llegar a la Z. Pero usualmente se
visualiza de la A hasta la R. Se pueden añadir o remover columnas dependiendo del
trabajo que se desea realizar.

Rótulo de filas

Es aquella parte izquierda de la hoja donde se expresa una secuencia de números. Inicia
con el número uno (1) y finaliza con el número treinta (30); pero si desplazamos el cursor
hacia abajo, automáticamente se agregarán más filas de manera infinita.

Celdas

Las celdas son aquellos paralelepípedos que dividen la hoja de cálculo en varios
segmentos que permiten separar las filas de las columnas. La primera celda de una hoja
de cálculo se representa por la letra inicial del alfabeto y el número uno (A1).

Barra de estado

Esta barra de la parte inferior de la ventana que nos indica si alguna información esta
errónea, o el documento está listo para ser entregado o impreso.

Vistas

Permiten ver el diseño de la página y la vista previa de cada una.

Barra de zoom

Es una herramienta que también forma parte de la zona inferior. Permite acercar o alejar
un área en particular de la hoja de cálculo. Se representa por iconos de lupa con los
símbolos de maximizar (+) o minimizar (-). En las versiones más modernas, consiste en
un segmento con los iconos de más, de menos y un elemento que separa ambas
opciones; que te permite manipularlos haciendo clic en cualquiera de éstos.

Por otro lado, también explica las veces que ha sido alejado o acercado el documento en
porcentajes (%). En la versión de Microsft Excel 2016, te permite alejar la hoja en un 10
% y acercarte hasta un 390 %.