Temas del Conferencista Alejandro Quiceno,

profesor de Excel para Contadores y

Auditores dado en las Conferencias
Internacionales en La Paz, Bolivia Noviembre
de 2013

Introducción
Las hojas de cálculo son un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos
y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar
en una matriz bidimensional de filas y columnas)1.
En el mercado existen varias empresas que ofrecen una hoja de
cálculo, organizadas alfabéticamente entre ellas tenemos:
 Calc, OpenOffice.org
 Calc, integrada en LibreOffice
 Gnumeric, integrada en Gnome Office
 Hoja de cálculo, integrada en Google Apps.
 KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
 Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
 Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
 Numbers, integrada en iWork de Apple
 StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
 PlayMaker, integrada en SoftMaker Office.
 Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.

Dentro ellas se destaca Excel, de la compañía Microsoft, en gran parte debido a que el Windows es
el sistema operativo que viene preinstalado en la mayoría de las maquinas computadoras: Dell,
Hewlett packard, Ibm, etc. Excel es una aplicación de tipo hoja de cálculo que forma parte del
software de aplicaciones de Microsoft Office.

Esta aplicación ha sido subutilizada por las áreas contables y firmas de auditoría, muy
frecuentemente usándola tan solo como un aplicativo para hacer manualmente cuadros, reportes
y anexos. El cambio de pasar del registro en el papel al computador es muy poco, pues lo que antes
hacíamos a mano o en la máquina de escribir, pasamos a hacerlo digitando letras y números, usando
algunas funciones sencillas tales como la suma.

1
http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_Calculo
La hoja de cálculo Excel, así como los productos de las otras empresas, tiene herramientas fabulosas
que nos pueden ahorrar muchísimo trabajo, ya sea elaborando reportes o analizando información.

A continuación enumero tan solo dos de sus magníficos recursos.

El poder de las tablas dinámicas de Excel.

La tabla dinámica es una herramienta que sirve para reorganizar la información y totalizarla por
diferentes criterios. Se le dice dinámica ya que en contraposición al informé estático, se puede
reconfigurar en cuestión de segundos.

La tabla dinámica es una herramienta que todo contador y auditor debe aprender a explotar.
En Internet existe variedad de información gratuita sobre cómo funciona, e incluso gran cantidad
de técnicas muy útiles.

Por ejemplo: podemos usarla para:

 Crear reportes, anexos y cédulas sumarias en cuestión de pocos minutos.
 Hacer cruces de información.
 En combinación con otras técnicas, usarla para hacer trazabilidad a la información.
Por ejemplo, detectar las transacciones que fueron objeto de retención de impuestos y después,
verificar si en el resto de operaciones alguna transacción se quedó sin ser objeto de retención. Por
lo general, en las leyes y estatutos que rigen la profesión de la contaduría en los países, se hace
responsable al contador de esta situación.
 Crear estados financieros: si la tabla dinámica tiene los parámetros necesarios, puede
organizar muy rápidamente el balance general, el estado de resultados, e incluso el estado
de cambios en la situación financiera. Incluso, nos puede ayudar a realizar el flujo de
efectivo por el método directo. De todos es sabido que el flujo de efectivo por el método
directo es el estado financiero más difícil de abordar, pues incluso, el flujo de efectivo
 directo que genera automáticamente el software contable, puede ser manipulado y por lo
tanto encubrir desfalcos y fraudes.
Sin embargo, el auditor o el mismo contador desconoce que, en sus manos siempre ha
tenido una herramienta que le puede ayudar a hacer la trazabilidad a las operaciones, y con
esta herramienta no necesita de ningún equipo especial o “task force” –fuerza de trabajo
conjunto-, firma o consultora para realizar este trabajo: si conoce como usar la herramienta
tabla dinámica, podrá bajar tiempos de operación, costos, generar reportes y por lo tanto
apoyar efectivamente la toma de decisiones.

En el libro de mi autoría, que pueden descargar en este enlace:

https://dl.dropbox.com/u/84242760/ExAp.pdf

Pueden estudiar con más detalle cómo trabajar la tabla dinámica, así como técnicas útiles, tales
como los cruces de información.

El poder de las formulas matriciales de Excel en la elaboración de

anexos y cedulas sumarias
La formulación matricial es un tipo de fórmula especial que he encontrado muy útil en las tareas del
día a día contable. Es una fórmula que en sí, puede evaluar diferentes criterios, y si todos ellos son
correctos, traernos el valor buscado en una base de datos.

Para elaborar estados financieros

Por ejemplo, una base de datos contable que contiene la información de un balance de prueba,
puede ser “leída” por estas fórmulas e ir acumulando los valores que nosotros, cual arquitectos
deseemos colocar en las hojas anexas. Un buen ejemplo práctico acerca de cómo operan estas
fórmulas, lo puede encontrar en mi plantilla Excel que elabora los 5 Estados financieros, la cual
puede descargar una vez completado el registro de manera gratuita desde mi blog
http://alejandroquiceno.blogspot.com
En esta plantilla podrá ver casos curiosos: Por ejemplo, en el P y G o Estado de Resultados, puede
ver una función totaliza automáticamente todos los códigos de cuenta que comiencen por los
mismos dos dígitos. Es el caso de los Gastos de administración. Si los códigos de las cuentas que
definen los gastos de administración, todas ellas comienzan con los dígitos 51, podemos hacer una
función que revise cuales son los código de cuenta que comienzan por 51, y los valores netos que
cumplan esta condición, que los sume y los lleve al punto del informe de la hoja anexa en donde
deseamos poner dicho dato.

De igual manera, encontrará el tema explicado suficientemente en el libro cuyo enlace le he dejado
más arriba.

En las órdenes de importación

Como anécdota personal, quiero contarle que las funciones matriciales hace muchos años me
permitieron montar en Excel todo un aplicativo de liquidación de importaciones: con la información
en forma de bases de datos, podía enfrentar los costos estándar con los cuales ingresan los insumos
a un inventario, contra los costos reales. De tal manera que al formulario diseñado, solo bastaba
indicar el número de importación a liquidar y Excel se encargaba de la lectura de la información en
las dos hojas anexas: Costos reales (pasivos reales) contra costos estándar (pasivos estimados). Todo
fue conocer la técnica de la formulación matricial, preparar la información del mes y comenzar a
liquidar las importaciones: además de liquidar, aumentó la calidad del desempeño pues el trabajo
tuvo un mayor alcance al revisar correctamente todos los soportes y por lo tanto costos que los
intermediarios aduaneros cargaban en las carpetas de importación. En algunos casos, se
encontraban errores en el prorrateo de las órdenes de importación de un transportador, pues es
sabido que un camión puede traer varios pedidos, así que el flete total se prorratea, y este prorrateo
se distribuye en las importaciones. Sin embargo, cuando se maneja un volumen grande y sin el
debido control, es posible sobre costear las importaciones inflando el costo del flete y por lo tanto
defraudando a la compañía. El enorme volumen de operaciones procesado de manera ligera es un
buen canal para obtener pagos por servicios no realizados. Al eliminar la carpintería propia de la
digitación, se mejora el servicio pues ahora se revisa con lujo de detalles lo que se está cargando y
por lo tanto cobrando a la compañía.

En la explosión de la producción

Otro caso en el que es muy útil la formulación matricial, es para verificar la explosión de la
producción. Por esta vía, también es posible defraudar una compañía. Miremos detenidamente el
caso: Los componentes o ingredientes de un producto a nivel unitario, una vez establecidos por los
laboratorios de investigación tienen características casi de “sagrados”. Para nadie es un secreto que
existen ingredientes muy costosos, hablamos por ejemplo de bidones de 5 galones con valor de
miles de dólares, concentrados líquidos que sirven para varios lotes de producción o ingredientes
muy costosos tales como los componentes obtenidos por medio de la manufactura molecular. La
insulina humana es un buen ejemplo. Así que, alterar un componente en tan solo algunos
miligramos, hará que del almacén se saquen insumos que no se irán en su totalidad a la línea de
producción. Una pequeña pero costosísima fracción podría no emplearse, esconderse dentro de un
galón o recipiente y etiquetarse como “vencido” u “obsoleto” y extraerlo de la planta en cuanto
llega la compañía incineradora. Así que las tablas maestras del sistema que contienen los
ingredientes activos deben cotejarse cada cierto periodo de tiempo contra lo establecido por el
laboratorio de la compañía. Por otra parte, esto no asegura que no habrá fraude, pues también
habrá que revisar los permisos de los usuarios que tienen acceso a dichas tablas. Ellos podrían
modificar temporalmente, justo cuando el sistema realiza la explosión de la producción y con ella,
generar las ordenes y salidas de almacén al área de producción, e inmediatamente cambiar los
valores de los componentes a su cantidad original. Es por ello que las explosiones se deben revisar
con ayuda de la formulación matricial, pues en Excel, usted tiene la lista de componentes por
unidad, calcula la cantidad total a producir y con ella la cantidad de insumos teóricos necesarios.
Estos se cruzan contra lo generado por el sistema. Estas revisiones las hace personal de muy alto
nivel, con contratos de confidencialidad extrema, pues tener acceso a los ingredientes activos de un
producto terminado no es del agrado de los directores. Sin embargo, es un punto que se debe
evaluar, en cuanto se detectan faltantes preocupantes en la toma física de inventarios. En estos
casos no podemos descartar el concierto para delinquir, pues realizar un buen fraude necesita de
un buen equipo de trabajo.

Un ejemplo muy práctico sobre cómo hacer la explosión de la producción con Excel, con un ejemplo
muy sencillo, supremamente didáctico lo puede encontrar en mi canal de YouTube/alejoquiceno,
en este enlace:
https://www.youtube.com/watch?v=2Fvb2HZ3CP0

Anexos y reportes

La formulación matricial también es muy útil en la elaboración de anexos e informes, estas funciones
pueden “leer” información transaccional o información mayorizada en periodos mensuales en saldo
inicial, débitos, créditos, saldo final y llevar el dato al cuadro que necesitamos. De esta manera, cada
mes no necesitamos comenzar desde ceros los informes, sino que tan solo bastará adicionar un
nuevo bloque de información en la hoja datos base, y todos los anexos quedarán actualizados con
el corte al mes que se esté trabajando.

Conclusión

El Excel o cualquier hoja de cálculo es una herramienta que debe dejar de verse como de índole
“secretarial”. El poder latente en ellas es prodigioso. Con solo esta herramienta, es posible tener un
potencial literalmente arrasador. Es imperativo que Usted mejore sus competencias respecto a este
recurso, frecuentemente ocioso en la organización. Con ella es posible liberarse del trabajo bajo
presión, incluso automatizar procesos e incluso eliminar costos de mano de obra. La reducción de
tiempo en las organizaciones como fruto de un adecuado uso del Excel, no debe trasladarse en
despidos de personal. Por el contrario, ese tiempo disponible debe emplearse para darle mayor
alcance al servicio, ya se contable o de auditoría. Agregarle valor al cliente entregándole reportes e
informes de carácter gerencial y económico que normalmente otra firma no pudiera dar. El éxito no
viene de un mayor volumen en cartera de clientes. Viene de la fidelización en el largo plazo de esos
clientes, que nunca deben de tener reparos en el servicio y por el contrario apreciarlo en gran
medida, al punto que jamás cruce por sus mentes cambiar de firma auditora o contadora. Que
siempre sientan un gran acompañamiento y generen una gran atmosfera de opinión positiva ante
terceros y con ello ante la sociedad. A nuestro potencial solo le falta un buen escudero, ese escudero
y gran asistente se llama Excel. La Excelencia la alcanzamos con Excel.

Material del profesor Alejandro Quiceno para las Conferencias Internacionales en La Paz, Bolivia