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30 octubre, 2018 por Felice Rayces
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Excel es una de las herramientas más potentes que se pueden encontrar en la
suite ofimática de Microsoft Office. Se trata de un software de tablas que no sólo
permite realizar anotaciones, sino que cuenta con un amplio abanico de opciones
que no todos los usuarios conocen. Además, existen muchos atajos de teclado y
funciones que pueden ahorrar horas y horas de trabajo en un documento.
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Uno de los principales sectores en los que se hace uso de esta herramienta es el
sector empresarial que está relacionado con tareas económicas y estadísticas.
Excel es un imprescindible en el sector, y es que se pueden realizar una gran
variedad de operaciones distintas haciendo uso de su formato de celdas gracias a
su potente motor.
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Para poder sacar el máximo provecho de este software es necesario conocer esos
‘secretos’ que la mayoría de los usuarios no conocen pero realmente necesitan
saber para poder disfrutar de todo su potencial.
1. Atajos de teclado
En Excel, al igual que en cualquier otra herramienta, es importante conocer los
atajos de teclado existentes para poder acceder a las funciones del programa
desde el mismo teclado, sin tener que navegar por su interfaz.
Teclas de función
Las teclas de función pueden ser muy útiles con opciones simples del programa.
Las teclas de funciones son las que se comprenden entre el F1 y el F12, y cada
una cuenta con una función específica dentro del programa.
Los atajos de teclado, por lo general, no son únicamente de una única tecla.
Haciendo uso de combinaciones de teclas se pueden acceder a muchas funciones
interesantes, que pueden ser comunes en otros softwares pero también
específicas de la herramienta que se está utilizando. La tecla Control se puede
combinar con muchas otras para hacer uso de funciones muy útiles que permiten
ahorrar mucho tiempo.
Ctrl + A: Selecciona todas las celdas del documento
Ctrl + B: Cuadro de búsqueda
Ctrl + C: Copiar el contenido de las celdas seleccionadas
Ctrl + D: Añade el contenido de la celda superior a la celda seleccionada
Ctrl + E: Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo
Ctrl + G: Muestra el cuadro de diálogo “Guardar”
Ctrl + I: Cuadro de diálogo “Ir a…”
Ctrl + J: Copiar la fórmula hacia abajo en el rango seleccionado
Ctrl + K: Añadir o quitar la cursiva al texto seleccionado
Ctrl + L: Cuadro de diálogo “Reemplazar”
Ctrl + N: Añadir o quitar la negrita al texto seleccionado
Ctrl + P: Cuadro de diálogo de impresión
Ctrl + R: Cierra el libro activo
Ctrl + S: Añadir o quitar el subrayado al texto seleccionado
Ctrl + T: Convierte las celdas seleccionadas en una tabla
Ctrl + U: Crear un nuevo libro
Ctrl + V: Pegar el contenido del portapapeles
Ctrl + X: Cortar el contenido de las celdas seleccionadas
Ctrl + Y: Rehacer acción deshecha
Ctrl + Z: Deshacer acción
Ctrl + Barra espaciadora: Selecciona toda la línea y columna de la celda
seleccionada
Atajos de teclado con la tecla Mayúsculas
Hay ocasiones en las que, al importar datos en Excel, se llegan a colocar filas en
blanco que rellenan el documento pero no cumplen ninguna función. Pueden llegar
a ser muchas celdas y filas en blanco, afortunadamente la herramienta cuenta con
una función que permite eliminarlas de forma sencilla. Para realizarlo hay que
seguir este proceso:
Después hay que hacer clic derecho en la celda que se quiere pegar el
cuadro en el que aparecerá la información invertida. Dentro del menú se podrá
ver una opción denominada Pegado especial, junto a ella hay una flecha con
opciones adicionales donde hay que hacer clic para despegarlas. Entre las
distintas opciones especiales de pegado se puede encontrar, en la sección
“Pegar”, la opción de transponer, representada por una fila y una columna que
están señaladas por una flecha doble.
Tras hacer clic en la función de transponer se podrá ver, si se ha realizado todo
correctamente, cómo se pega la información con las columnas y filas modificadas.
Existen tres métodos distintos para cambiar el nombre de una hoja de cálculo
dentro del software de Microsoft Office:
Leche 12.000 €
Después de haber escogido las celdas base, hay que arrastrar el controlador de
relleno hacia las celdas que se quieren rellenar de forma automática. En el caso
de que sea necesario, se puede hacer clic en las Opciones de autorrelleno y
escoger entre las opciones que ofrece el programa.
13. Crear tablas de previsiones
La información que se coloca en las hojas de cálculo de Microsoft Excel no sólo se
puede ver en forma de números. Todos estos datos se pueden presentar de una
forma muy visual gracias a las opciones que ofrece el programa para crear
diversos gráficos.
Crear una tabla de previsión es una de las características más útiles que se
pueden encontrar para mostrar previsiones de una forma muy visual en la
herramienta, haciendo uso de los datos que aporta el usuario al programa.
Al momento de crear una previsión, Excel se encarga de crear una nueva hoja de
cálculo con una tabla que dispone de valores históricos, así como los
pronosticados y un gráfico que muestra toda la información.
Para poder añadir un comentario a una celda basta con hacer clic derecho
sobre la celda donde se desea colocar el mensaje y, en el menú que aparece en
pantalla, hacer clic en insertar comentario. Luego hay que escribir en el cuadro
de texto y pinchar fuera de él para finalizar con la nota.
Aquellas celdas que dispongan de un comentario tendrán un pequeño rectángulo
colorido en una esquina. Para poder acceder al comentario simplemente hay que
pinchar en dicho rectángulo para que se muestre la nota en pantalla.
Para poder dar con los valores duplicados, se puede dirigir a la opción Formato
condicional y, dentro de ella, seleccionar Resaltar reglas de celdas > Valores
duplicados. Aparecerá un nuevo menú emergente en el cual se ha de crear la
regla de formato que se desea para poder especificar el contenido duplicado que
se quiere resaltar en el documento. Tras crear la regla y aceptar el formato se
podrá ver cómo se resaltan los elementos duplicados para poder eliminarlos,
modificarlos o realizar las acciones que sean necesarias.
16. Búsqueda aproximada
Buscar un elemento, no solo en Excel sino en cualquier programa, es realmente
sencillo si se sabe con exactitud cuál es. El problema recae cuando no se conoce
con exactitud qué es lo que se va a buscar. En ese momento es cuando entra en
juego la función de búsqueda aproximadade la cual dispone el software de
Microsoft.
Haciendo uso de estas búsquedas aproximadas se puede encontrar cualquier
valor sin la necesidad de introducirlo de forma exacta. De esta manera todo lo que
hay que hacer es introducir un valor de forma aproximada y el programa se
encargará de dar con un resultado similar.