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CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

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INFORME AA2
INFORMACIÓN DOCUMENTADA – ISO 9001:2015
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

JORGE ENRIQUE AYALA HERNANDEZ

INGENIERO AGROINDUSTRIAL – UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto,
debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

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1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,
modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios buscando la mayor comprensión por parte de ellos.

2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con
la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del área de calidad.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Director de
Calidad de la Empresa.

 Director de Calidad – Encargado del sistema de Gestión

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio. Es el encargado de revisar todos los formatos y/o
documentos propuestos por los líderes del proceso asegurándose que estos
cumplan con lo establecido, así mismo, es el encargo de mantener al día toda la
documentación y asegurarse que está este accesible para las personas que la
requieran.
 Auxiliar de Calidad
El auxiliar de calidad o practicante interviene en la adecuación de la presentación
de documentos antes de la revisión para su aprobación, así mismo, brinda
asesoramiento a los diferentes lideres de proceso para que tengan el conocimiento
adecuado a la hora de proponer o solicitar un documento en el sistema de gestión.
 Líderes de procesos
Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

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4. PRECISIONES

 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada

al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura,
en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance,
pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos -
Instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos - Fichas - Guías

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 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Se debe tener en
cuenta lo relacionado a documento controlado y documento no controlado,
asegurando tener todo identificado para evitar algún problema con copias no
autorizadas y que estas caigan en manos equivocadas.

 REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades
realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejada constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.
 Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en
forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y
guardados en estos medios.
 La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que,
si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente
cuando sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los
registros guardados de forma digital.
 Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el
caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar
constancia de quien y cuando lo hizo.
 Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte, la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).
Los registros apropiados deben garantizar que sean:

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 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz
o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
 Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del

documento y enviar por correo
Identifica la necesidad de
a la directora del
1 creación o mejora de
documento Líder del proceso Departamento de Biblioteca
con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo
para su respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía
y sintaxis se hacen de manera
directa en la documentación
Revisa la adecuación de en los casos donde la mejora
la documentación sea evidente. Sin embargo, en
los casos problemáticos para
2 Corrector de Estilo la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias
y comentarios al líder del
proceso para que intervenga
en el texto antes de su envío
como versión final al Sistema
de Gestión de la Calidad.
En caso de requerir ajustes en
SI
partes problemáticas para la
¿La interpretación el líder del
documentaci
ón requiere
proceso hará las
3 ajustes? Líder del proceso modificaciones en las partes
Modifica y envía indicadas por el corrector y le
nuevamente al enviará nuevamente el
corrector
NO documento modificado al
corrector de estilo.

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Solicita y justifica
creación, mejora o
anulación de documento
SI

NO Enviar por correo al encargado

del sistema de gestión el
4 FO-GCA-30 Líder del proceso formulario FO-GCA-30 para su
1
Solicitud de revisión y aprobación de los cambios
creación, mejora solicitados.
o anulación de
documentos

Profesional del Revisar la solicitud y evaluar la

Revisa solicitud y sistema de Gestión de necesidad de crear, modificar
5 verifica necesidad la calidad o Auxiliar o anular el documento.
designado por este.

Si es una solicitud de
NO anulación, se registra y el
Encargado del
¿Aproba
proceso termina
sistema de gestión de
da la
Solicitud la calidad. Cuando se considere
? necesario define la
intervención de un experto a
6 fin de retroalimentar el
SI
Informa al líder
documento antes de su
del proceso aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo Directivo
3 para que autorice la creación,
mejora o anulación.

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Se diligencia la Parte 2 del
Registra aprobación en la
Solicitud de creación, Mejora
registro Solicitud de Creación,
o Anulación de Documentos Mejora o Anulación de
Documento FO-GCA-30,
7
Auxiliar del marcando la casilla de
SG-QHSE aprobado, diligenciando la
fecha de implementación del
cambio.

Codifica y/o actualiza Encargado de Gestión

Para el caso de creación de
la versión de la Calidad
8 documentos se realiza la
respectiva codificación y para
Auxiliar del
mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se

deben registrar las firmas de
Emite y Aprueba
elaboró, revisó y aprobó, si
Documento
aplica. El Encargado del
Sistema de Gestión de la
Encargado del Calidad informa a Dirección
Sistema de Gestión General sobre la revisión del
9 de la Calidad documento.

Auxiliar SG-QHSE Una vez firmados los

documentos se identifican con
Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica
para formatos) y se adaptan en
el aplicativo disponible.

Encargado del
Retira de Intranet los Se publican los nuevos
10 Sistema de Gestión
documentos obsoletos documentos en la intranet
de la Calidad

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Al documento físico se le
coloca el sello de original, se
archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se
destruye la versión anterior.

Actualiza Listado
Maestro Control de
Documentos Auxiliar del Actualizar Listado Maestro
11 Listado Maestro de Control de Documentos FO-
Control de SG-QHSE
GCA-30
Documentos

F-SO-OH-013

Encargado del Se comunica a Dirección

12 Socializa con el líder del
Sistema de Gestión General que el documento se
encuentra liberado y se
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud autoriza su uso.

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los
proceso correspondiente
Líder del proceso participantes del proceso.
13 3

Socializa el contenido de los

FIN
documentos a fin de garantizar
su debida aplicación.

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 FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Los líderes de proceso

Identificar los con apoyo del
Encargado del Sistema
registros a controlar Encargado del Sistema
de Gestión.
de Gestión, identifican
2
los registros
incorporados en el
Líderes de procesos
sistema de gestión de
la Calidad

Enviar por correo al

NO Encargado del Sistema
Hay solicitud
o de Gestión el formato
1
necesidades Solicitud de Creación,
de registros
3 Líderes de procesos Mejora o Anulación de
SI
Documento FO-GCA-
30 junto con el
documento sometido a
consideración

Revisar solicitudes o Encargado del Sistema Revisar la solicitud y

necesidades de registros de Gestión. evaluar la necesidad
4
de crear, modificar o
anular el documento.
Si es una solicitud de
NO
anulación, se registra y
Aprobación de
solicitud o Encargado del Sistema el proceso termina.
5 necesidad de de Gestión. Cuando se considere
registros
Informa al
líder del
necesario define la
proceso intervención de un
SI experto a fin de
retroalimentar el

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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

documento antes de su
aprobación final.
Según corresponda se
presenta al Consejo
Directivo para que
autorice la creación,
mejora o anulación.
El Encargado del
Sistema de Gestión
Se autoriza y controla los actualiza los registros
registros que se generaron
Encargado del Sistema cambios y controla los
6 de Gestión. cambios o nuevos
documentos
relacionados con la
estructura de los
documentos del SG-
QHSE

El Encargado del
Establecer criterios de Sistema de Gestión
7 control de registros establece criterios de
Encargado del Sistema control sobre los
de Gestión. registros del SG-QHSE

Actualización del
listado maestro Encargado del Sistema Actualizar Listado
de Gestión. Maestro Control de
8
Listado Maestro Documentos FO-GCA-
de Control de
Documentos
14

Socializa con el líder del proceso

Encargado del Sistema Se comunica al líder
9 y/o funcionario que realizó de Gestión. que el documento se
solicitud encuentra liberado y se
autoriza su uso.
Libera Documento
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Informar los cambios

de la documentación a
Aplica documento
los participantes del
en el proceso Líder del proceso proceso.
11 correspondiente
Socializa el contenido
de los documentos a
FIN
fin de garantizar su
debida aplicación.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
SOLICITUD DE
CREACIÓN, Encargado del Proceso Gestión de
FO-GCA-30 MEJORA O Sistema de Gestión/ Calidad y Proceso que
ANULACION DE Líder del Proceso solicita el cambio
DOCUMENTOS
LISTADO Proceso Gestión de
Encargado del
MAESTRO Calidad
FO-GCA-14 Sistema de Gestión/
CONTROL DE
/Auxiliar de Calidad
DOCUMENTOS

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7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en

la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del
SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos
de un proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente,
Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario,
Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA
de las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra
debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la
Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-
9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas
a la Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del
trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los documentos del SG-. QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso
cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o
función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para
todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia
la Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso (NTC-ISO-9000)

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 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-
ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas
de la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación
y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos
establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición
de la palabra en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.

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