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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
INTEGRANTES GRUPO 7:
AE 4-1
Códig COOPCCP_O_AC_5
o: _01
Versió
Proceso: Aprobación de créditos
n
Página
:
Responsabl
Macro proceso Operativo
e: Gestión Operacional
Objetivo
Analizar la información acerca del historial crediticio, capacidad de pago y referencias del socio prestamista y llegar a una conclusión sobre el
otorgamiento del crédito
Infraestructura
Física: Oficina 15m2
Tecnológica: Red fibra óptica, computadoras, Sistema de comunicación Interna "Intranet", Sistema de Administración de Información
"Cronos"
Documental: Políticas de atención al cliente y crediticias de la cooperativa de ahorro y crédito
Recursos Humano
1 Supervisor del área operativa con capacidad de liderazgo, control y manejo de situaciones imprevistas
1 Empleado "N°8" con capacidad de atención al cliente y manejo de información
Límites
Límites Iniciales
Informe sobre el análisis del socio prestamista Documento Crediticio
Documentos Registros Formatos
Información análisis socio X Registro de Préstamos otorgados
Pagarés-letra de cambio Registro de socios activos en la cooperativa
Entradas ( INPUT) Tiempos (min) Salidas (OUTPUT)
Actividades (PHVA) Responsable Muert
Proveedores Efectivo Espera Clientes
o
1. Recibir el informe sobre el socio N°8
Informe sobre el prestamista 1 0,2 0,1
2. Revisar el informe sobre el historial Supervisor
análisis del socio crediticio 5 1 0,5
prestamista 3. Revisar las referencias de terceros Supervisor 5 1 0,5
4. Revisar la capacidad de pago del Supervisor
socio 5 1 0,5
5. Aprobar o denegar la solicitud de Supervisor
crédito 15 2,5 0,5
5.1. Si se deniega la solicitud pasar al N°8
punto 6
5.2 Si se aprueba la solicitud pasar al N°8
punto 7
6. Llamar e informar al socio sobre la N°8
decisión 2 0,6 0,1
7. Llamar al socio para que se acerca a N°8
nuestras 2 0,4 0,1
oficinas
8. Informar que el crédito fue aprobado N°8 2 0,25 0,1
9. Firmar los documentos respectivos Supervisor
para la constatación 20 3 1
del crédito otorgado
10. Definir el medio donde se entregará Supervisor
el crédito 5 2 0,7
11. Otorgar el crédito por el medio Supervisor
acordado 5 1 0,3 Documento crediticio
Total 67 12,95 4,4
Elaborado por: Luis Gómez Revisado por: Susana Horia
GESTIÓN OPERATIVA
Total Horas % 80-
Proceso Mal asignado Espera Muerto Inevitable Improductivas Acumulado Frecuencia acumulada 20
Recepción depósitos 114,96 61,96 24,79 0,00 201,71 38,46% 201,71 80%
Aprobación Créditos 108,42 10,38 3,53 0,00 122,32 61,78% 324,03 80%
Recepción solicitud 83,80 7,88 3,90 0,00 95,58 80,00% 419,61 80%
Orientación Cliente 0,00 17,93 10,15 51,69 79,77 95,21% 499,38 80%
Registro socios 0,00 18,80 6,32 0,00 25,12 100% 524,50 80%
524,50
400.00 80.00%
Material:
Mano de obra:
Equipos:
Desperdicio de la capacidad
Medio Ambiente:
Falta de comunicación
PROCESO APROBACIÓN DE CRÉDITOS
Falta de Demora en
comunicación otros procesos Informe atrasados de
otros procesos
Falla en toma
de decisiones
Horas
Improductivas
Sistema de
información
obsoleto
Desperdicio de la Sistema
capacidad del operativo
proceso inadecuado
Métodos Equipos
Análisis del Diagrama de Ishikawa – Proceso Aprobación de Créditos
Códig COOPCCP_F_OR_
o: 3_01
Versió
PROCESO: Obtención y aplicación de los recursos financieros
n
Págin
a:
Objetivo
Asegurar que la empresa pueda disponer de los recursos financieros necesarios para que pueda llevar a cabo el desarrollo de un proyecto a fin de
cada periodo mensual
Infraestructura
Física: Oficina de 15m2
Tecnológica: Red de fibra óptica, computadoras, GS Gestión pone a disposición de las empresas su plataforma de comunicación
bancaria (GA Banco.net) con la que importan los ficheros de los movimientos bancarios
Documental: Políticas internas de la empresa
Recursos Humanos
2 empleados: supervisor y un subalterno (N°2) manejo de información y distribución de recursos
Límites
Límites Iniciales
Estado de fuentes y aplicación de fondos Aprobación financiamiento
Documentos Registros Formatos
Estados Financieros del periodo
Materiales disponibles
Entradas ( INPUT) Tiempos (min) Salidas (OUTPUT)
Actividades (PHVA) Responsable
Proveedores Efectivo Espera Muerto Clientes
Plan de 1. Escuchar la realidad del cliente, sus Supervisor y
Aprovisionamiento problemas y necesidades Subalterno 2 20 6 4
junto con los 2. Detención y/o valoración de las
Estados Financieros Supervisor y
ideas que puedan originar un proyecto
del periodo Subalterno 2
de interés para la empresa 45 9 6
3. Elaborar una propuesta de proyecto
Supervisor y
concretando las especificaciones
Subalterno 2
iniciales 55 11 15
4. Determinar los agentes Supervisor y
participantes en el proyecto Subalterno 2 30 5 3
5. Delimitar actividades, metodología Supervisor y
y cronograma Subalterno 2 45 15 5
6. Planificar el proyecto tomando en Supervisor y
cuenta las necesidades de la empresa Subalterno 2 25 4 5
7. Elaborar los informes del
Supervisor y
presupuesto vigente y el porcentaje de
Subalterno 2
colaboración del mismo 10 2 4
7.1. Si obtengo el capital necesario Supervisor y
continuo paso 8 Subalterno 2 2 1 0
7.2. Si no obtengo el capital Supervisor y
necesario regreso al paso 6 Subalterno 2 2 3 0
8. Apruebo el financiamiento total del Supervisor y
proyecto Subalterno 2 10 4 2 Informe de
9. Compruebo el buen uso del Supervisor y aprobación
material puesto a disposición Subalterno 2 30 5 0 financiera
10. Realizo controles eventuales del Supervisor y
estado del proyecto Subalterno 2 25 10 3
Total 299 75 47
Elaborado por: Luis Gómez Revisado por: Susana Horia
GESTIÓN FINANCIERA
Total Horas % 80-
Proceso Mal asignado Espera Muerto Inevitable Improductivas Acumulado Frecuencia acumulada 20
Obtención y Aplicación 154,88 3,76 2,36 0,00 161,00 43,08% 161,00 80%
Accesorias Externas 54,86 15,10 8,27 0,00 78,23 64,01% 239,23 80%
Presentación Balances 34,67 14,23 7,77 0,00 56,67 79,17% 295,90 80%
Análisis y evaluación 8,94 19,07 23,05 0,00 51,06 92,83% 346,96 80%
Conciliación Clientes 11,43 11,43 3,95 0,00 26,80 100% 373,76 80%
373,76
El Análisis del diagrama de Pareto nos refleja que el 64.01% de las horas improductivas
en la Gestión Financiera proviene de dos procesos: obtención y aplicación de recursos
financieros y relación con asesorías externas. Para determinar las causas a este problema
realizaremos un diagrama de Ishikawa.
Lluvia de ideas:
Clasificación:
Material:
Mano de obra:
Maquinaria:
Medición:
Deshacerse de los
Generar informes de
presupuesto sobrevalorando bienes con
el costo de los bienes mucha facilidad
necesarios No realizar
controles
específicos
Horas Improductivas
Mala ponderación en el proceso
de las necesidades Tomar como
y problemas del necesarios No planificar
tomando en cuenta
cliente. artículos suntuosos
todos los
para la compañía
departamentos Utilizar artículos
Elaborar una para otra función
propuesta muy Compras extras para la que fueron
ambiciosa de artículos comprados
faltantes
Análisis del Diagrama de Ishikawa
Se recomienda reasignar el tiempo del proceso “no usados” a procesos que realmente lo
necesiten como es el caso del proceso de Análisis y evaluación de prestamistas ya que
este genera un cuello de botella para otros procesos.
GESTIÓN ESTRATÉGICA
Códi COOPCCP_E_E
go: P_1_01
Versi
Proceso: Elaboración de POA
ón
Págin
a:
Responsa
Macro proceso Estratégico
ble: Gestión Estratégica
Objetivo
Definir claramente las actividades, responsables y plazos a cumplir respecto al proceso de formulación, aprobación y seguido del
Programa Operativo Anual (POA) el cual se realiza una vez al año.
Infraestructura
Física: Sala de Trabajo 20m2
Tecnológica: Computadora, Red de fibra óptica, Sistema de comunicación interna ``intranet``, sistema de administración de información
``Cronos``.
Documental: Presupuesto para el próximo período.
Recurso Humano
Gerente encargado de llevar a cabo las actividades propuestas para generar la planificación estratégica.
Subgerente encargado de llevar a cabo actividades para la planificación estratégica encargada por el Gerente.
Límites
Límites Iniciales
Plan Estratégico de la COOPCCP Plan Operativo Anual
Documentos Registros Formatos
Políticas Financieras de la COOPCCP Registro de Personal de cada Área
Informes de actividades y recursos de cada Área Registro de Activos de la COOPCCP
Estatutos de la COOPCCP
Salidas
Entradas ( INPUT)
Tiempos (min) (OUTPUT)
Actividades (PHVA) Responsable
Efecti Muer
Proveedores Espera Clientes
vo to
Plan Estratégico de 1. Revisar Información general Subgerente 68 5 1
la COOPCCP 2. Analizar de situación general Subgerente 56 3 2
3. Analizar de los objetivos generales y Subgerente
específicos 114 2 2
4. Analizar de objetivos estratégicos de Subgerente
gestión. 102 5 2
5. Establecer de las metas. Gerente 250 5 1
6. Establecer Actividades para el logro Gerente
de metas. 198 1 4
7. Alinear las metas con la cultura Gerente
organizacional 95 8 5
7.1 Si la alineación de metas esta Gerente
correcta seguimos con el siguiente punto.
7.2 si la alineación es deficiente se Gerente
regresa al punto 7
8. Designar de responsables por cargo. Subgerente 135 10 5
9. Elaborar POA por unidad funcional. Subgerente 251 2 1
10. Revisar el contenido final del POA Gerente Plan Operativo
296 2 2 Anual
Total 883 29 17
Elaborado por: Luis Gómez Revisado por: Susana Horia
Costeo del Proceso N° 3 Elaboración de POA
GESTIÓN ESTRATÉGICA
Mal Esper Muert Inevitabl Total Horas % Frecuencia 80-
Proceso asignado a o e Improductivas Acumulado acumulada 20
Gestión Operativa 307,18 116,96 48,67 51,69 524,50 43,88% 524,50 80%
Gestión Financiera 264,77 63,60 45,40 0,00 373,77 75,15% 898,27 80%
Gestión Recurso H. 168,00 11,17 9,10 0,00 188,27 90,90% 1086,53 80%
Gestión
Tecnológica 80,00 13,75 15,00 0,00 108,75 100,00% 1195,28 80%
1195,28
GESTIÓN ESTRATÉGICA
Material:
Equipos:
Método:
Planificación estratégica obsoleta
Fallas en el POA
Fallas en la alineación organizacional
Medición:
Método Medición
Planificación
estratégica Falta de plan de
inadecuada Fallas en el POA aprovisionamiento
Deficiente
Fallas en la alineación auditoría
organizacional
Horas
Improductivas
Falta de
computadoras
Falta de Falta de para la
cubículos para ventanillas de recepción de Inestabilidad
la aprobación atención al depósitos de la Red de
de créditos cliente Fibra Óptica
Material Equipos
Análisis del Diagrama de Ishikawa
Horas
Costos del proceso al mes Horas del Proceso al mes
disponibles
PROCESOS Total % % Improductivo Improductivas
% % Product Mal
% Mal Inevita del proceso Espe Mue Inevita
Productivo Esper Muert ivas asignad
asignado ble ra rto ble
a o o
6. admisión de personal 24,15% 1,42% 1,70% 72,73% 0,00% 88 21,25 1,25 1,50 64,00 0,00
7. desarrollo del personal 24,89% 1,70% 0,68% 72,73% 0,00% 88 21,90 1,50 0,60 64,00 0,00
8. asignación del personal 37,95% 2,23% 2,68% 57,14% 0,00% 56 21,25 1,25 1,50 32,00 0,00
9. monitoreo del personal 76,52% 8,14% 6,25% 9,09% 0,00% 88 67,33 7,17 5,50 8,00 0,00
Total 40,87% 3,38% 2,83% 52,92% 0,00% 320 131,73 11,17 9,10 168,00 0,00
14,29
10. conciliación clientes 66,49% % 4,93% 14,29% 0,00% 80 53,20 11,43 3,95 11,43 0,00
11. obtención y aplicación de
recursos financieros 8,52% 2,14% 1,34% 88,00% 0,00% 176 15,00 3,76 2,36 154,88 0,00
13,68
12. presentación de balances 45,51% % 7,47% 33,33% 0,00% 104 47,33 14,23 7,77 34,67 0,00
13. relación con asesoría 11,80
externas 38,88% % 6,46% 42,86% 0,00% 128 49,77 15,10 8,27 54,86 0,00
14. análisis y evaluación de 12,55
prestamistas 66,41% % 15,16% 5,88% 0,00% 152 100,94 19,07 23,05 8,94 0,00
10,89
Total 45,16% % 7,07% 36,87% 0,00% 640 266 64 45 265 0
15. control de equipos 72,92% 5,21% 5,21% 16,67% 0,00% 144 105,00 7,50 7,50 24,00 0,00
tecnológicos
16. análisis y monitoreo de
equipos tecnológicos 60,37% 3,55% 4,26% 31,82% 0,00% 176 106,25 6,25 7,50 56,00 0,00
Total 66,64% 4,38% 4,73% 24,24% 0,00% 320 211 14 15 80 0
17. información y 11,21 32,30
orientación al cliente 50,15% % 6,34% 0,00% % 160 80,23 17,93 10,15 0,00 51,69
19,58
18. registro nuevos socios 73,84% % 6,58% 0,00% 0,00% 96 70,88 18,80 6,32 0,00 0,00
19. recepción depósitos 15,49
socios 49,57% % 6,20% 28,74% 0,00% 400 198,29 61,96 24,79 114,96 0,00
20. recepción solicitud de
crédito 25,33% 6,16% 3,05% 65,47% 0,00% 128 32,42 7,88 3,90 83,80 0,00
21. aprobación de créditos 30,50% 5,90% 2,00% 61,60% 0,00% 176 53,68 10,38 3,53 108,42 0,00
11,67
Total 45,88% % 4,83% 31,16% 0,00% 960 436 117 49 307 52