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2018

UNIVERSIDAD
NACIONAL DE
TRUJILLO
INGENIERÍA
AGROINDUSTRIAL

AUDITORIA DE SISTEMA DE ISO


9001-TRAZABILIDAD
CURSO:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

DOCENTE:
Ing. KARLA ZAVALETA GUZMAN

INTEGRANTES:
 MELÉNDEZ POLO ROSA
 PALMER MURGA KATHERIN
 RAMIREZ BENAVIDES LUCERO
 REYNA URQUIZA ANA
 ZAVALETA ZAVALETA EMILY
CICLO:
X
INFORME DE AUDITORIA

INDICE
I. RESUMEN ............................................................................................................................. 2
II. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ................................................................. 4
III. OBJETIVO ............................................................................................................................. 5
IV. ALCANCE .............................................................................................................................. 5
V. DOCUMENTACION DE REFERENCIA ............................................................................. 5
VI. ACTIVIDADES DESARROLLADAS .................................................................................. 6
VII. HALLAZGOS......................................................................................................................... 8
VIII. JUSTIFICACION DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA .......................................... 11
IX. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 12
X. RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 12
XI. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 13
XII. ANEXOS .............................................................................................................................. 14

I. RESUMEN

En este informe se consolidan los resultados del programa de auditoría interna en el


sistema de trazabilidad para la empresa América Alimentos S.R.L., registrando los
hallazgos encontrados por el equipo auditor. Así mismo, se retroalimentó al gerente
general, jefe de planta y supervisor de planta de los procesos auditados; la información
se suministró con el propósito de tomar acciones que garanticen la mejora y el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

El documento incluye en primera instancia información de la empresa, el objetivo,


alcance, plan y programa de auditoría, actividades desarrolladas y hallazgos en el
proceso institucional.

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INFORME DE AUDITORIA

Los resultados se presentan a partir de la clasificación de hallazgos de no conformidad,


desde los criterios establecidos por la norma ISO 9001:2015, adicionalmente se
muestran tablas adjuntas donde se identifica cada proceso evaluado, los aspectos
centrales de lo observado por los auditores referenciados.

Posteriormente se realizan comparaciones frente a los resultados de las auditorías


internas de años anteriores, permitiendo ver el avance y seriedad del Sistema de
trazabilidad.
Finalmente se registran las conclusiones y recomendaciones como insumo para la
mejora continua de los procesos de almacenamiento, orientados a la satisfacción de las
necesidades y expectativas de las partes interesadas.

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INFORME DE AUDITORIA

II. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA


2.1. DATOS GENERALES
 NOMBRE: América Alimentos S.R.L
 GERENTE GENERAL: Domingo Hugo Callan Sánchez
 RUC: 20482425616
 INICIO: 01/04/2010
 ESTADO: Activo
 TIPO: S.R.L
 DIRECCIÓN: JR. BERNARDO O’HIGGINS Lote. 1999 Dpto. A
P.J. Pueblo Libre
 REFERENCIA: parque Indoamericano
 DEPARTAMENTO: La Libertad
 PROVINCIA : Trujillo
 DISTRITO: La Esperanza

2.2. DEFINICIÓN
Es una empresa peruana formada desde el año 2010, dedicado a la comercialización
de productos alimenticios para el consumo humano. Nuestra empresa cuenta con un
equipo humano capaz, responsable y comprometido con el desarrollo.

2.3. COMPROMISO
 CLIENTES:
Brindar la satisfacción total a nuestros clientes generando la preferencia por
nuestras marcas.
 PRODUCTOS:
Asegurar la calidad de nuestros productos las cuales cumplan con las exigencias
establecidas en el mercado nacional e internacional.
 EQUIPO DE TRABAJO:
Fomentar en el equipo de nuestra empresa un buen clima laboral que asegure el
éxito.

2.4. MISIÓN
“Somos una empresa peruana con un crecimiento sostenido y rentable, encargada de
comercializar alimentos de excelente calidad a mercados cada vez más exigentes”

2.5. VISIÓN
“Ser una empresa líder reconocida a nivel nacional e internacional por la calidad e
innovación de los productos alimenticios, cumpliendo con los estándares exigidos y
brindando a nuestros clientes confiabilidad y garantía”

2.6. POLÍTICA DE CALIDAD


“América Alimentos SRL”, es una empresa que manifiesta un firme compromiso
hacia la satisfacción de nuestros clientes y todas las partes interesadas en nuestro
negocio, buscando permanentemente resultados que cubran sus expectativas y
orientados hacia la mejora continua de sus procesos soportado en la permanente
capacitación de su personal”.

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INFORME DE AUDITORIA

Organización: America Alimentos S.A


Fechas de auditoria: 06 y 07 de Noviembre de 2018
Auditor Lider: Ramirez Benavides Lucero
Equipo Auditor: Reyna Urquiza Ana Cecilia
Criterio: ISO 9001:2015

III. OBJETIVO
Verificar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas y documentadas con base
en los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

IV. ALCANCE
Aplica a todos los procesos, áreas dentro del alcance del Sistema implementado de
Trazabilidad.
Asegura de que la información utilizada sea útil para la dirección de la empresa América
alimentos.

V. DOCUMENTACION DE REFERENCIA
Planes de Trazabilidad de los diferentes procesos
Manual de Trazabilidad,
Procedimientos y demás especificaciones establecidas en la documentación del Sistema de
Gestión

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INFORME DE AUDITORIA

VI. ACTIVIDADES DESARROLLADAS


5.1. Inicio de la auditoria
Designación del líder del equipo auditor: Se designó un líder del equipo auditor
conformados por 2 personas que llevaron a cabo la auditoria específica para
trazabilidad ISO 9001:2015
Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría
Determinación de la viabilidad de la auditoría:
La viabilidad de la auditoría se determinó teniendo en consideración factores tales
como la disponibilidad de:
a) la información suficiente y apropiada para planificar la auditoría,
b) la cooperación adecuada del auditado
c) el tiempo y los recursos adecuado

Establecimiento del contacto inicial con el auditado: Se realizó por el líder del
equipo auditor teniendo la responsabilidad de gestionar el programa de
auditoría.

5.1.2. Revisión de la documentación: Antes de las actividades de auditoría in situ,


la documentación del auditado fue revisada para determinar la conformidad del
sistema, según la documentación, con los criterios de auditoría.

1. Documentacion del sistema de gestión implementado


2. Objetivos claves del sistema
3. Planes de trazabilidad manejados en la Empresa

5.2. Preparación de las actividades de auditoría in situ

5.2.1. Preparación del plan de auditoría: El líder del equipo auditor preparó un
plan de auditoría que proporcione la base para el acuerdo entre el cliente
de la auditoría, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización
de la auditoría. Este plan facilitó el establecimiento de los horarios y la
coordinación de las actividades de la auditoría.

5.2.2. Asignación de las tareas al equipo auditor: El líder del equipo auditor,
consultando con el equipo auditor, asignó a cada miembro del equipo la
responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o
actividades específicos.

5.2.3. Preparación de los documentos de trabajo: Los miembros del equipo


auditor revisaron la información pertinente a las tareas asignadas y
prepararon los documentos de trabajo que sean necesarios como
referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos de
trabajo pueden incluir:

⎯ Listas de verificación tipo formato check list de trazabilidad


⎯ Guia de preguntas para entrevistar al personal de trabaja
⎯ Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo,
hallazgos de auditoría y registros de las reuniones.

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INFORME DE AUDITORIA

5.3. Realización de las actividades de auditoría in situ


5.3.1. Realización de la reunión de apertura: Se realizó una reunión de apertura con la
dirección del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para
las funciones o procesos que se van a auditar. El cual se consideró lo siguiente:
o Confirmar el plan de auditoría,
o Un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de
auditoría
o Confirmar los canales de comunicación.
o Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

5.3.2 Comunicación durante la auditoría: dependiendo del alcance y de la complejidad


de la auditoría, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para la
comunicación entre el equipo auditor y con el auditado durante la auditoría.

5.3.3 Papel y responsabilidades de los guías y observadores: Los guías y observadores


acompañaron al equipo auditor, pero no formaron parte del mismo.

5.3.4 Recopilación y verificación de la información: Durante la auditoría, se


recopiló mediante un muestreo apropiado y donde se verificó, la información
pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo
la información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades
y procesos. Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de
la auditoría. La evidencia de la auditoría debería ser registrada.

5.3.5 Generación de hallazgos de la auditoría: La evidencia de la auditoría fue evaluada


frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos de la auditoría. Los
hallazgos de la auditoría indicar tanto conformidad como no conformidad con
los criterios de auditoría. Cuando los objetivos de la auditoría así lo
especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad
para la mejora.

5.3.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría: El equipo auditor se reunió antes


de la reunión de cierre para:
a) Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada
recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma,
b) Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre
inherente al proceso de auditoría,
c) Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la
auditoría, y
d) Comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la
misma.

5.4. Realización de la reunión de cierre:


La reunión de cierre, presidida por el líder del equipo auditor, se realizó para presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos
por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para
que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas en busca de una
mejora.

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INFORME DE AUDITORIA

VII. HALLAZGOS

6.1. Identificación de Hallazgos de no conformidad

Hallazgo 1
Se encontró en el almacén 8, 100 unidades de hojuelas de avena los cuales están vencidos; ante
este hallazgo el supervisor de planta respondió que recién habían detectado el estado de ese
producto y que lo iban a retirar al almacén de cuarentena hasta su incineración. Según el
procedimiento SECCIÓN X - Coordinación de la cadena de abastecimiento, se ha pedido al
encargado su procedimiento documentado en donde detalle cómo se retiran los productos no
conformes. Ante esto el supervisor responde que no tienen un procedimiento documentado de
como retirar los productos.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:
Se ha encontrado producto no conforme el cual no es documentado, porque no cuentan con un
procedimiento; así que incumple la SECCIÓN X - Coordinación de la cadena de abastecimiento
Producto no conforme encontrado: 100 unidades de hojuela de 1 kg que están vencidos.

Evidencia Objetiva:

No hay procedimiento documentado de producto no conforme (vencido).

Cláusula y requisito de la norma ISO 9001-2015:


8.7 Control de las salidas no conformes, cumplimiento legal de ISO 9001-2015
Cláusula 8.7.1.
REQUISITOS:
-La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no
conformidad y en su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe
aplicar también a los productos y servicios no conformes detectados después de la entrega de
los productos, durante o después de la provisión de los servicios
-La organización debe tratar las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras:
a) corrección; b) separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos
y servicios; c)información al cliente; d) obtención de autorización para su aceptación bajo
concesión. Debe verificarse la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas
no conformes.
Auditor:
 Ramirez Benavides, Lucero Yanet
 Reyna Urquiza, Ana Cecilia

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INFORME DE AUDITORIA

Hallazgo 2

Durante la revisión de los formatos F-HACCP-001 se encontró que no registraron la última


entrada de productos de la novena entrega el cual incumple la SECCIÓN VII - Requerimiento
de documentación

INFORME DE NO CONFORMIDAD

Descripción de la No Conformidad:
El encargado no ha actualizado el formato de trazabilidad F-HACCP-001, para algunos productos
de la novena entrega, el cual incumple la SECCIÓN VII - Requerimiento de documentación

Evidencia Objetiva:

Registros de trazabilidad no actualizados

Cláusula y requisito de la norma ISO 9001-2015:

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición en el sub item 7.5.3 que se trata del control de
la información documentada.
Que menciona lo siguiente : Para el control de la información documentada, la
organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) distribución,
acceso, recuperación y uso; b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de
la legibilidad; c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); d) conservación y
disposición.

Auditor:

 Ramirez Benavides, Lucero Yanet


 Reyna Urquiza, Ana Cecilia

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INFORME DE AUDITORIA

Hallazgo 3
En el momento de la entrevista con el Supervisor de la empresa América Alimentos, el auditor
preguntó cómo identifican las salidas de productos no conformes, el Supervisor contestó que
por medio de stickers rojo de producto no conforme. El auditor observa algunos productos que
no cumplían con los parámetros de calidad, al igual que las fechas redactadas en los kardex y
no contaban stickers de no conformidad.

INFORME DE NO CONFORMIDAD
Descripción de la No Conformidad:

El auditor observó que algunos productos que no cumplen con los parámetros de calidad, no
cuentan con el stickers rojo de no conformidad, y no son registrados en los kardex

Evidencia Objetiva:
Productos no conformes no estan identificados con stikers rojo y no estan registrado en el
kardex
Cláusula de la norma ISO 9001:2015
Cláusula 8.7 Control de las salidas no conformes

REQUISITOS

La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no


conformidad
y en su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe aplicar también a
los
productos y servicios no conformes detectados después de la entrega de los productos, durante o
después de la provisión de los servicios.

La organización debe tratar las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras:
a) corrección
b) separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos y servicios
c) información al cliente
d) obtención de autorización para su aceptación bajo concesión.
Debe verificarse la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes.
Auditor:

 Ramirez Benavides, Lucero Yanet


 Reyna Urquiza, Ana Cecilia

6.2. Acciones Correctivas de mejora

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INFORME DE AUDITORIA

VIII. JUSTIFICACION DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA


Hoy en día, la ISO 9001:2015 es una norma implementada con éxito en todos los sectores
de actividad, y por todo tipo de empresas además de las actividades que realizan en los
diferentes eslabones de la cadena del suministro alimentario.

El sistema de trazabilidad es fundamental para garantizar la protección de la salud del


consumidor final a través de la obtención de alimentos seguros y de buena calidad
higiénico sanitaria y esto es algo que no solo exige el consumidor. Su importancia estriba
en que si ocurre una incidencia o crisis alimentaria, la empresa tiene la capacidad de
identificar y localizar sus productos, retirar rápidamente y selectivamente del mercado,
permitiendo además a las empresas que pueden estar afectadas (Cuevas, 2006).
Además el control de todos los procesos de entrada y salida de los productos, inclusive
los datos recogidos cuando la trazabilidad es un requisito, se debe conservar la
información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.
Llevar una auditoría de primera parte en base Norma Internacional 19001:2011 nos
proporciona orientación sobre la auditoría específica de sistema de gestión ISO
9001:2015, incluyendo los principios de la auditoría, la gestión de un programa de
auditoría y la realización de auditoría de sistema de gestión, así como orientación sobre
la evaluación de la competencia de los individuos que participan en el proceso de
auditoría, incluyendo a la persona que gestiona el programa de auditoría, los auditores y
los equipos auditores.
El propósito de que la Empresa América Alimentos S.A ha decidido llevar la realización
de auditoría interna que permita verificar el seguimiento del Sistema de Gestión de
Calidad de trazabilidad implementado de acuerdo a los objetivos, alcance, criterios
tomados para la realización de este proceso, haciendo uso de formatos tipo check list
trazabilidad dado por 10 secciones (puntos de control y criterios de cumplimiento) en
base a la norma vigente internacional ISO 9001:2015, adaptándose tanto a los requisitos
de la norma vigente como a las características y actividades de la empresa.
También durante este proceso se identifican hallazgos dados no conforme respecto con
los requerimientos de la norma, cláusulas 7. Apoyo, apartado 7.5 Información
documentada, 8 operación, apartado 8.7.1 de la norma de control de salidas no
conformes, donde se debe tomar rápidamente las acciones correctivas, permitiéndole su
mejora continua y poder seguir siendo así una organización más competente.

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INFORME DE AUDITORIA

IX. CONCLUSIONES
- La Entidad cuenta con un Sistema de Gestión maduro y en permanente actualización.
Se evidencio un Sistema de Gestión de Calidad, respecto al criterio de trazabilidad
adecuado al tamaño y actividades de la organización, conveniente por cuanto se
gestionan controles suficientes para las actividades y eficaz en el cumplimiento de los
objetivos propuestos.
- Salvo las no conformidades reportadas, la Entidad ha abordado adecuadamente la
migración a la versión 2015 de la norma ISO 9001 por lo que, tomando las acciones de
mejora necesarias, se encuentra en disposición de evidenciar el cumplimiento de los
requisitos.
X. RECOMENDACIONES
- Seguir desarrollando el sistema de controles de la documentación en materia de
trazabilidad de los productos almacenados a fin de cumplir los requisitos establecidos
en la cláusula 7.5.3 Control de la información documentada (procedimientos
documentados e instrucciones).
- La Empresa debe registrar, ejecutar y reportar las acciones de mejora en su plan de
procedimiento de mejora.
- Es importante que el personal de la empresa sea constantemente capacitado,
retroalimentado en las acciones de medidas impartidas para evitar errores en los
procesos y cumplimiento de las normativa vigente ISO 9001:2015

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INFORME DE AUDITORIA

XI. BIBLIOGRAFÍA

Cuevas, V. (2006). Trazabilidad básico. Funcionamiento del sistema de trazabilidad


en una empresa. [En línea]. Ideas propias. Recuperado el 11 de Junio del 2013

ISO 9001:2015 Norma Internacional. Sistemas de Gestión de calidad. Requisitos.


Recuperado el 11 de Junio del 2013.

ISO 19011:2011 Norma Internacional, Directrices para la auditoría de los sistemas de


gestión. Segunda edición Noviembre del 2011.

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XII. ANEXOS

ANEXO 1. GENERALIDADES DE LA AUDITORIA

Distribuidas
durante todo el No de
Programa No. 1 Duración
año 2019, ver Auditorias 13
cronograma
Verificar si el SGC es conforme con las disposiciones planificadas
Objetivos y documentadas con base en los requisitos de la norma ISO
9001:2015 aplicable.

Aplica a todos los procesos dentro del alcance del Sistema


Alcance
implementado de Trazabilidad

Segun su forma Según su alcance

Únicas: X Internas X
Tipos de Combinadas Externas o de
Auditorias : segunda parte:
Externas de
Conjuntas: certificacíón o
de tercera parte:
INFORME DE AUDITORIA

ANEXO 2. PLAN DE AUDITORIA

PLAN DE AUDITORÍA

Oficina Equipo auditor:


Proceso a
Almacén Área administrativa/ Lider del proceso Jefe de Planta Ramirez Benavides, Lucero
auditar
almacén Reyna Urquiza, Ana
Objetivo Actividades desarrolladas
Alcance de la
de la Trazabilidad de los productos en toda la empresa en el Criterio de la auditoría Norma ISO 9001- 2015
auditoría
auditoría año 2019
Hora
Recursos
N Actividades Fecha Hora inicial final Lugar Equipo auditor
Reunion de Oficina de Ramirez Benavides, Lucero
Portatil/hojas
1 apertura auditoria 20/11/2018 08:00 08:40 Administración Reyna Urquiza, Ana
Revision de la Oficina de Ramirez Benavides, Lucero
Documentos Legales
3 documentacion 20/11/2018 08:40 09:30 Administración Reyna Urquiza, Ana
Oficina de
Rastreabilidad de
Administración/ Ramirez Benavides, Lucero Hojas
los productos
4 20/11/2018 09:30 10:30 almacen Reyna Urquiza, Ana
Acciones Oficina de Ramirez Benavides, Lucero
portatil
5 correctivas 20/11/2018 10:30 11:20 Administración Reyna Urquiza, Ana
REUNION DE Oficina de Ramirez Benavides, Lucero
portatil
7 CIERRE 20/11/2018 11:20 12:20 Administración Reyna Urquiza, Ana

FIRMA
Firma A. DEL
lider AUDITADO FECHA 20/11/2018

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INFORME DE AUDITORIA

ANEXO 3. PROGRAMA DE AUDITORÍA

Equipo MES
N° Requisitos Criterio
auditor 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Sistemas de gestión de calidad ISO 9001:2015 A
2 Requisitos de la documentación ISO 9001:2015 B
3 Manual de calidad ISO 9001:2015 C
4 Responsabilidad de la dirección ISO 9001:2015 A
5 Gestión de los recursos ISO 9001:2015 B
6 Provisión de los recursos ISO 9001:2015 C
7 Infraestructura ISO 9001:2015 A
8 Ambiente de trabajo ISO 9001:2015 B
9 Control de almacén ISO 9001:2015 A
10 Verificación de los productos comprados ISO 9001:2015 B
11 Trazabilidad ISO 9001:2015 C
12 Preservación del producto ISO 9001:2015 A
13 Medición, análisis y mejora ISO 9001:2015 B

EQUIPO AUDITOR
A A: Palmer Murga, Liz Katherine. - Meléndez Polo. Rosa
B A: Zavaleta Zavaleta, Emily. - Ramírez Benavides, Lucero
C A: Ramírez Benavides, lucero. - Reyna Urquiza, Ana Cecilia

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INFORME DE AUDITORIA

ANEXO 4.
PREGUNTAS EN LA AUDITORIA

Jefe de planta:

 ¿Se está realizando la determinación de los requisitos del cliente?


 ¿Se está analizando la satisfacción del cliente?
 ¿El informe de revisión contiene los resultados de satisfacción del cliente y sus
reclamaciones?
 ¿Dispone la organización de los recursos necesarios para mantener el sistema de gestión de la
calidad y aumentar la satisfacción del cliente?
 ¿Se registran los resultados de satisfacción del cliente y sus quejas?
 ¿Existe un procedimiento documentado para el control de los registros de los productos que
salen y entran a la planta? ¿Se realizan copias de seguridad de los registros informáticos?

Gerente general:
 ¿La alta dirección comunica a la organización la importancia de satisfacer los requisitos de los
clientes y los requisitos legales?
 ¿La alta dirección establece la política de la calidad? Asegura el establecimiento de objetivos
de la calidad?
 ¿La alta dirección realiza las revisiones por la dirección?
 ¿Se encuentran definidos los cargos o funciones de la organización en organigrama y fichas
de puesto?
 ¿Dentro de las responsabilidades del puesto de trabajo de representante de la dirección se
incluye la de informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema y de las necesidades
de mejora?

Jefe de almacén :

 ¿Existe un procedimiento documentado para el control del producto no conforme y el


tratamiento de las no conformidades?
 ¿El almacén cuenta con una relación de cargos y nombres de personas autorizadas a entrar en
el mismo, y delos nombres y firmas de funcionarios autorizados a solicitar productos u
ordenar ventas y despachos?
 ¿Realiza conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas del material?
 ¿Se le informa a tiempo sobre la existencia de mercancías deterioradas?
 ¿Realiza conteos físicos de los inventarios por lo menos una vez al año?
 Involucra al personal encargado del control de los materiales, concientizandolos con charlas e
informandoles sobre los resultados de los inventarios, en lo que pérdidas se refiere.
 ¿Realiza entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas?

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INFORME DE AUDITORIA

ANEXO 5. FORMATO CHECK LIST DE TRAZABILIDAD

EMPRESA: AMERICA ALIMENTOS S.A.


AUDITORIA DE SISTEMA DE TRAZABILIDAD/ RASTREABILIDAD
Auditor a Cargo:
Calificación Observacion/ Evidencia
Requerimientos o programas
SI NO
1 SECCION I - Objetivos del sistema de trazabilidad
implementado
2 La empresa conoce las regulaciones de trazabilidad del país a X
las que su producto está expuesto?
3 La empresa debe contar con una copia legible y aplicable de X
la regulación nacional correspondiente a su
país sobre trazabilidad
4 La empresa conoce cuáles son los requerimientos de los X
socios comerciales o sus clientes frente a la
trazabilidad? Cuentan con la informacion documentada
exigida?
5 La empresa identifica cuáles son los objetivos y el alcance del X
sistema de trazabilidad?. Revisión de un
documento anualmente y que esté al alcance de todos los
empleados.
6 Los objetivos de trazabilidad han sido incorporados al sistema X
de la empresa
7 SECCIÓN II - Definición de producto
8 Están los items distribuidos por la empresa identificados? X
9 Están todos los productos recibidos correctamente X
identificados con nombre y descripción
10 Están todos los almacenes correctamente identificados X
11 SECCIÓN III - Cadena de abastecimiento
12 Está todo el personal involucrado en la producción y X
distribución reconocidos e identificados con
identidad
13 Están todas las locaciones externas que requieren ser trazadas, X
identificadas y con número de
identificación.
14 SECCIÓN IV - Establecimiento de procesos
15 Existen documentos que describen a detalle cada artículo X Solo de metodos de
comercial que requiere ser trazado, la distribucion
descripción debe incluir: nombre del producto, composición,
empaque, método de distribución
16 Existe un procedimiento que alinie la data base con los socios X
comerciales? El procedimiento debe
incluir: partes, locaciones físicas, bienes, items trazables)
17 Existe un procedimiento que identifique los productos por X
lote
18 Existe un procedimiento que guarde la data en cada etapa del X
proceso de trazabilidad. El procedimiento

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INFORME DE AUDITORIA

puede estar en físico o digital que identifique el proceso y


personas responsables.
19 Existen mecanismos o herramientas claramente definidas en X
la operación que permiten recolectar la
data correctamente.
20 SECCIÓN V - Flujo de material
21 Existe un diagrama del proceso preparado que refleje la X
distribución del producto?. Desde la recepción hasta la
distribución del producto
22 El diagrama esquematiza la información entre el proceso con X
la cadena de abastecimiento en base al
sistema de trazabilidad
23 Están los productos distribuidos identificados con un lote y un X
único número de serie? Están
identificadas las unidades de distribución y existe un control
de los lotes enviados?
24 SECCIÓN VI - Requerimiento de la información
25 Para cada lote de producción, todos los procesos, los No aplica
reprocesos (si aplica) y las fechas de
transformación están correctamente documentados e
identificados.
26 Es posible identificar las fechas y responsables de la repción X
de los productos y sus proveedores?
27 Si el producto ha sido despachado, es posible identificar la X
siguiente información?: identificación, tipo,
de producto, cantidad, fecha de expiración, cliente, destino,
transportista, licencia, responsable,
documentos, despachador, día y hora de despacho
28 Existe un procedimiento de trazabilidad que defina, X
responsable y roles, sistema de comunicación,
identificación de la documentación.
29 Para cada batch despachado es posible identificar la X
información de control de calidad? Tipos de
control, responsable, mediciones, observaciones
30 Existe un reporte de trazabilidad realizado X
31 Es posible entregarle información de trazabilidad al cliente en X
caso de que lo requiera correctamente y a
tiempo?
32 SECCIÓN VII - Requerimiento de documentación
33 Existe un sistema manual de trazabilidad que describe X
objetivos, alcance, metdología que garantice la
trazabilidad? Están basados en las regulaciones, estándares y
objetivos claros?
34 Existe un documento que describa cada proceso al detalle X No procesan
desde la recepción hasta la distribución?
35 Están las responsabilidades descritas con respeto a la X
administración de la información de trazabilidad?
Organización, dependencia, roles, personal, infraestructura,
métodos de documentación.

19
INFORME DE AUDITORIA

36 La documentación es archivada durante la vida útil del X


producto que ha sido distribuido?. Esta
determinado un tiempo en el archivo?
37 La documentación archivada se encuentra en un lugar X Responsable la jefe de
reestringido y existen determinados responsables planta
para su uso?
38 El sistema de trazabilidad documentado es actualizado y X No han actualizado la
refleja los procedimientos que se están ultima entrega
usando actualmente?
39 SECCIÓN VIII - Estructura y responsabilidades
40 Hay un grupo o equipo con roles y responsabilidades X
definidas sobre el proceso de trazabilidad?
41 El equipo de trazabilidad tiene los recursos necesarios a fin de X
mantener un sistema de trazabilidad?
Como recurso humano, tecnología, etc.
42 El personal está conciente de los procedimientos e X
instructivos aplicables al sistema de trazabilidad?
43 Hay un instructivo que determina como administrar la X
información de trazabilidad?
44 SECCIÓN IX - Entrenamiento
45 Habido en la empresa un nivel de entrenamiento al personal X
responsible del sistema de trazabilidad? Existen
copias, detalle de cursos, evaluaciones y existe la lista de
asistencia respectiva?
46 SECCIÓN X - Coordinación de la cadena de abastecimiento
47 Es posible obtener la información de trazabilidad de los socios X
comerciales de todos los productos
recibidos? Como identificación de producto, cantidad, día de
elaboración, fecha de caducidad, día de
despacho, tipo de transporte, responsible
48 Existe documentación que defina anualmente e indique el nivel X
de trazabilidad que se requiere de cada
proveedor cuando lo requiera?
49 Existe un plan documentado en donde se detalle cómo se X No cuenta con
retiran los productos afectados? Debe procedimiento
indicar todas las acciones en función de controlar la crisis documentado donde
especifique las acciones
necesarias de productos
afectados
50 Existe un equipo de crisis alimentaria definido que determine X No hay
sus roles y responsabilidades?
51 En caso de una crisis alimentaria, existe un procedimiento de X No cuenta con plan de
comunicación definido y correcto? diagrama documentado
52 Existe un protocolo definido de advertencia a clientes y X
proveedores en caso de una emergencia
alimentaria? Acciones a ser tomadas, clausura de la crisis.
53 SECCIÓN XI - Monitoreo
54 Existe un plan de monitoreo para el sistema de trazabilidad? X

20
INFORME DE AUDITORIA

55 La empresa lleva a cabo revisiones del sistema de trazabilidad, X


acorde al plan de
monitoreo?

21
ANEXO 6. DOCUMENTACIÓN
ACTA DE REUNION DE APERTURA

ACTA DE LA REUNIÓN NÚMERO:


RSyM1-3

Fecha: Hora: Objeto: Trazabilidad de los Nueva reunión:


20/11/18 8:00 a.m. productos 27/11/18

Auditor Lider: Ramirez Benavides Lucero


Equipo Auditor: Reyna Urquiza Ana Cecilia
Participantes Gerente General: Palmer Murga Katherine
Jefe de Planta: Zavaleta Zavaleta Emily
Supervisor de Planta: Melendez Polo, Rosa
Orden del
06 y 07 de Noviembre del 2018
día
PUNTOSA REALIZAR EN LA REUNIÓN DE APERTURA
1°: Saludar
2°: Presentación del equipo auditor
Auditor Lider: Ramirez Benavides Lucero
Equipo Auditor: Reyna Urquiza Ana Cecilia

3°:Establecer el objetivo de la auditoría, alcance y criterios


4°:Definir la fecha y horario ( incluyendo reunión de cierre)
5°:Confirmar el Plan de auditoría
6°:Explicar la metodología de la auditoría (fuentes de la información, entrevistas,
revisión de documentación
7°:Resaltar los principios de confidencialidad y profesionalismo
8°:Definir los tipos de hallazgos
1. Fortalezas: Prácticas sobresalientes
2. Observaciones:Oportunidades de mejoramiento
3. No conformidades:Incumplimiento de un requisito
9°: Cómo se informarán los hallazgos
4. Durante proceso o cierre de auditoría
10°: Preguntar por las medidas de seguridad
11°: Dar oprotunidad a preguntas
12°: Reunión de cierre de auditoría

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NÚMERO:
LOGO DE LA
TRAZABILIDAD DEL SISTEMA DAT-CD-1
INSTITUCIÓN
FECHA:

INSTRUCCIONES/
ISO
PRODUCTO PROCEDIMIENTOS FORMULARIOS / DATOS
9001
LISTADOS

23
REUNIÓN DE CIERRE DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA: 20/11/18 HORA DE INICIO: 11:20 a.m.

LUGAR: Oficina de administración HORA DE TÉRMINO: 12:20 a.m.

1. ASISTENCIA:
AUDITORES FIRMA AUDITADOS FIRMA
Ramirez Benavides Palmer Murga
Lucero Katherine
Reyna Urquiza Ana Zavaleta Zavaleta
Cecilia Emily
Melendez Polo
Rosa

2. AGRADECIMIENTOS
Se agradece al equipo auditor y a los funcionarios de la empresa auditada, por la
disponibilidad de los recursos físicos que fueron solicitados para realizar el trabajo, y
por disposición del personal que fue requerido en las evaluaciones, que fueron
realizadas en el tema de trazabilidad.

3. HECHOS RELEVANTES O HALLAZGOS


Como hallazgos encontrados se suscitó 3 No conformidades que serán detalladas a
continuación:

Hallazgo 1:
Se encontró en el almacén 8, 100 unidades de hojuelas de avena los cuales están
vencidos; ante este hallazgo el supervisor de planta respondió que recién habían
detectado el estado de ese producto y que lo iban a retirar al almacén de cuarentena
hasta su incineración. Según el procedimiento SECCIÓN X - Coordinación de la cadena
de abastecimiento, se ha pedido al encargado su procedimiento documentado en donde
detalle cómo se retiran los productos no conformes. Ante esto el supervisor responde
que no tienen un procedimiento documentado de como retirar los productos.

Hallazgo 2:
Durante la revisión de los formatos F-HACCP-001 se encontró que no registraron la
última entrada de productos de la novena entrega el cual incumple la SECCIÓN VII -
Requerimiento de documentación.
Hallazgo 3:
En el momento de la entrevista con el Supervisor de la empresa América Alimentos, el
auditor preguntó cómo identifican las salidas de productos no conformes, el Supervisor
contestó que por medio de stickers rojo de producto no conforme. El auditor observa
algunos productos que no cumplían con los parámetros de calidad, al igual que las
fechas redactadas en los kardex y no contaban stickers de no conformidad.

De igual forma, se allegará el respectivo informe preliminar de auditoria el día 04 del

24
mes de Diciembre del 2018, para que los responsables del proceso auditado presenten
la réplica de acuerdo a los hallazgos evidenciados por el equipo auditor, y una vez
recepcionada la réplica se procederá a expedir el Informe final de auditoria a radicar
ante la Gerencia o gerente general de la entidad, para el diseño y suscripción del Plan
de mejoramiento.

4. PLAN DE MEJORA
Los responsables del proceso evaluado suscriben el plan de mejoramiento de acuerdo a
los hallazgos registrados en el informe final de auditoria, según el formato establecido
por la empresa (Plan de Mejoramiento).

5. INFORME DE AUDITORÍA
Finalmente se informó que se procederá a la entrega del informe final de la auditoria
interna el día 04 del mes de dicimembre del año 2018.

Auditor líder Gerente General

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INFORME DE AUDITORIA DE TRAZABILIDAD

Actividad que se audita:


Fecha inicio: NÚMERO: RAI1-
Realizado por: Trazabilidad de los
Fecha fin: 1
productos terminados
Participantes (nombre y cargo):

Objeto de la auditoría: Valoración1:


Recomendaciones: Responsable Fecha Ejecutado

Informe redactado por:


Fecha:

Recibido por: ___________________________________ Fecha: / Presentado


a:____________________________ Fecha
Responsable medioambiental

1 se toma de la lista de comprobación que se adjunta

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