UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y

NEGOCIOS INTERNACIONALES

RACIONALIZACION ADMINISTRATIVA

Mg. ADOLFO CALENZANI FIESTAS

1
 MANUAL ADMINISTRATIVO

IMPORTANCIA
• Una de las características más importante del
presente Siglo es, sin lugar a duda la integración
del hombre en grandes organizaciones a las cuales
dedica gran parte de su tiempo en el desarrollo de
múltiples actividades.

• La imposibilidad práctica de utilizar

procedimientos “cara a cara” entre sus miembros,
hace imprescindible la sistematización.

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 MANUAL ADMINISTRATIVO

DEFINICIONES

1. Semánticamente: Manual significa, que es un libro

en que se resume la parte más elemental de una
determinada materia.

2. Académicamente: Es el texto que contiene un

compendio de normas o indicaciones que
informan al usuario, sobre qué es lo que se va
hacer, administrativa u operacionalmente.

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 FINES QUE SE PERSIGUE CON EL
MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos son

documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación, nos permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información y/o instrucciones
sobre: políticas, organización, funciones,
procedimientos, etc., los que se consideran
necesarios para la ejecución de las
actividades y tareas de una organización, que
permitan la consecución de los objetivos y
metas.
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 TIPOS DE MANUALES

Con fines metodológicos se puede considerar:

1. MANUAL DE POLÍTICAS.

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

3. MANUAL PARA ESPECIALISTAS.

4. MANUAL DEL EMPLEADO.

5. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF).

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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 ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL MOF?
· Permite superar la duplicidad y las superposiciones.

· Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el

CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia,
jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo
específico.

· Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el

control de las actividades de cada órgano.

· Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor

facilidad sus labores, conociendo con detalle las
operaciones.

· Es fuente de información básica para la gestión de los

recursos humanos de la INSTITUCION.
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¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y
FUNCIONES?

Proporcionar información de todas las funciones

específicas, requisitos, responsabilidades
comprendidas y las condiciones que el puesto
exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

Definir las competencias básicas y transversales

necesarias para cada puesto.

Permite conocer las funciones y a la vez la

relación de estos con los objetivos trazados por
la organización.
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 ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE
ORGANIZACION Y FUNCIONES?
1. Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de
realizar el análisis del cargo es constituir el equipo
técnico que va a elaborar el MOF.

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2. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo.-

La elaboración del perfil del puesto es un proceso

mediante el cual se busca determinar las
aptitudes, cualidades y capacidades que son
fundamentales para una adecuada ocupación, las
mismas que necesariamente deberán responder a
los objetivos institucionales.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente

tomar en cuenta elementos como la experiencia
laboral, el nivel de formación adquirida y las
condiciones de trabajo.

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3. Análisis de cargo.-
Luego de reunir la información requerida, se
revisa la estructura orgánica para determinar la
dependencia jerárquica del puesto y con qué
unidades orgánicas mantiene una relación
directa de coordinación.
EJEMPLO
La unidad de tesorería depende jerárquicamente
de la oficina de administración, pero tiene relación
directa de coordinación con la unidad de
contabilidad, unidad de personal, unidad de
presupuesto y otros derivados de su naturaleza
funcional.
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4. Análisis desde los Objetivos Institucionales.-

A partir de la información recogida se revisará si el

análisis de cargos realizado corresponde realmente al
perfil que la institución desea y necesita para mejorar los
servicios que presta a la comunidad.

¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?.

Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?

¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde

la expectativa de la comunidad?

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5. Elaborar la descripción del puesto.-

Con la información y el análisis realizado se elabora

una descripción y especificación del puesto:

La descripción del puesto incluye las actividades y

responsabilidades inherentes al mismo así como
sus características mas importantes.

La especificación del puesto resume las cualidades

personales necesarias para el desempeño del
puesto.

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6. Revisión del análisis con los participantes.-

El análisis realizado debe ser verificado con el

trabajador o su superior inmediato.

Esta verificación ayudará a determinar si la descripción

realizada del cargo es correcta, si está completa y si es
fácil de entender para todos los involucrados.

7. Llenar los formatos del MOF.-

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 EJEMPLO DE DOCUMENTO PARA SOLICITAR
“FUNCIONES BASICAS” DEL PERSONAL
MEMORANDUM Nro. ........
DEL : Jefe del Dpto. de Racionalización.
AL : ........................................................ ( a c/u de los
trabajadores)
ASUNTO : Detalle de las Funciones que realiza.
Referencia : Objetivo de la Empresa y CAP
Fecha : .........../........./............
Habiéndose aprobado por la Gerencia General, el Organigrama y
Cuadro de Asignaciones de Personal (CAP); como siguiente paso en la
organización de la Empresa, se requiere confeccionar el Manual de
Funciones respectivo.
Para tal fin, tomando como guía el formato de descripción de
funciones, adjunto, sírvase Usted formular detalladamente cada una de
las funciones o tareas que Usted realiza o que le correspondería cumplir
en el cargo (o puesto) que desempeña.
El trabajo solicitado deberá consolidado por los Jefes de las
diferentes reparticiones, para ser presentado al suscrito
indefectiblemente, el lunes....... de .............. del ..........., a las 10.00 Horas.
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 DEPENDENCIA :

GERENCIA
DIVISION
DEPARTAMENTO
SECCION

FUNCION GENERAL :
(Realizar, Atender, Preparar, Solucionar, etc.)
AUTORIDAD Y RELACION :
•Reporta a :
•Supervisa a:
•Coordina con :
•Interiormente :
•Exteriormente :
FUNCIONES BASICAS (ESPECIALES)
•Analizar
•Supervisar
•Coordinar
•Mantener
•Recibir
•Confeccionar
•Revisar
•Organizar etc., etc.
REQUISITOS :
•Ser Administrador de Empresas ( Ingeniero Civil, etc.)
•Tener experiencia
•Tener Post Grado
•Ser Titulado
OTROS DATOS
•Condiciones de trabajo
•Equipo que utiliza
•Periodo de adaptación
Vigencia ....................../.................../....................
Fecha ...................../.................../....................
APROBADO V O BO
.............................................................. .......................................... 16
RECOMENDACIONES PARA LA
ELABORACION DEL MOF

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• Para ejercer una mejor función de dirección , se
recomienda que no tengan más de 6 áreas subordinadas.

•Una unidad de mando se justifica cuando las funciones

asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas
y cuando depende de ésta más de un área subordinada.

•Es conveniente que los Manuales de Organización sean

elaborados con la participación de las unidades que son las
responsables de realizar las funciones.

•Una vez que se cuente con el proyecto de Manual, se

sugiere someterlo a una revisión final, al interior de la
organización, a efecto de verificar que la información
contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y
corresponda a la realidad.

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•Deberá numerarse cada página que integra el Manual.
Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado y
aprobado, debe ser difundido entre los funcionarios y
empleados responsables de su aplicación.

• La utilidad del Manual de Organización radica en la

veracidad de la información que contiene, por lo que es
necesario mantenerlo permanentemente actualizado a
través de revisiones periódicas y enviarlo a la Contraloría
General del Estado, para que ésta apruebe su actualización.

• El Manual de Organización deberá actualizarse cuando se

presenten modificaciones en las atribuciones, estructura
orgánica, funciones; o simplemente, en las revisiones que
se realicen.

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 CONTENIDO

1. Presentación
2. Marco Legal
3. Importancia
4. Organigrama Estructural
5. Manual de Organización y funciones

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 Presentación

El presente Manual de Organización y Funciones –

MOF, es entre otros, un documento de gestión
institucional de la Municipalidad Distrital de
Huancabamba, que tiene por objeto establecer las
funciones especificas de cada uno de los cargos
orgánicos establecidos y aprobados en el Cuadro
para Asignación de Personal-CAP .

21
 MARCO LEGAL

1. Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades

2. D.S. N° 043-2004-PCM, Aprueban lineamientos para la

elaboración del Cuadro para Asignación de Personal-CAP

3. Resolución Jefatural N° 095-INAP/DNR de fecha

10.07.95, normas para la formulación del Manual de
Organización y Funciones-MOF

4. Ley N° 26507, Declaración de la disolución del INAP

22
 IMPORTANCIA DEL MOF
1. Determina las funciones especificas por cada cargo y por
cada unidad orgánica.

2. Determina las responsabilidades y requisitos mínimos

por cada cargo.

3. Proporciona información a cada servidor sobre sus

funciones y su ubicación dentro de la estructura orgánica
de la empresa.

4. Permite profundizar procesos de simplificación

administrativa, evitando que se genere duplicidad de
funciones. Asimismo, permite conocer los el inicio y final de
los trámites administrativos.

5. Permite una mejor capacitación al personal respecto a

sus funciones.
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 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES-MOF
Título I
ORGANOS DE ALTA DIRECCION
Capítulo I: ALCALDIA
Capítulo II: GERENCIA MUNICIPAL
Título II
ORGANOS DE CONTROL
Capítulo I: ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Título III
ORGANO DE DEFENSA JUDICIAL
Capítulo I: PROCURADURIA MUNICIPAL
Título IV
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
Capítulo I: SUBGERENCIA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO
Capítulo II: SUBGERENCIA DE ASESORIA JURIDICA
Título V
ORGANO DE APOYO
Capítulo I: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL
Capítulo II: SUBGERENCIA DE ADMINISTRACION
Título VI
ORGANOS DE LINEA
Capítulo I: SUBGERENCIA DE INFRAESTRUCTURA
Capítulo II: SUBGERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
Capítulo III: SUBGERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS LOCALES
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Capítulo IV: SUBGERENCIA DE DESARROLLO ECONOMICO Y RENTAS
 CONTENIDO DE UNA HOJA DE FUNCIONES

1. FUNCIONES BASICAS

2. REQUISITOS ESENCIALES EXIGIBLES

3. RELACIONES INTERNAS

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 Municipalidad Distrital de Huancabamba
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
a) Representar a la municipalidad distrital de Huancabamba.
b) Defender y cautelar los derechos e intereses de la municipalidad y los
vecinos.
c) Convocar y presidir las sesiones del Concejo Municipal.
d) Ejecutar los acuerdos del Concejo Municipal.
e) Proponer al Concejo Municipal proyectos de Ordenanzas y Acuerdos.
f) Promulgar las Ordenanzas y disponer su publicación.
g) Dictar Decretos y Resoluciones de Alcaldía con sujeción al ordenamiento
legal.
h) Dirigir la formulación y someter a aprobación del Concejo Municipal, el Plan
Estratégico
del Distrito y el Programa de Inversiones Concertado con la sociedad civil.

REQUISITOS MINIMOS:
− Ser ciudadano de ejercicio.
− Haber sido elegido por voto popular.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

El Alcalde tiene responsabilidad política, por el ejercicio del gobierno municipal
y la dirección de la gestión municipal, así mismo asume responsabilidades
administrativas que se generan en virtud de su condición de representante
legal, conforme a ley.
26
- Da cuenta al Concejo Municipal.
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 Niveles
Jerárquicos
d

b
a
Cargo
c
a. Nivel jerárquico del cargo
b. Subordinación
c. Supervisión
d. Relaciones laterales
 Diseño del Cargo
CARGO.- Una unidad de la organización
queLastienepersonas trabajan
un conjunto en las
de deberes y
responsabilidades,
organizaciones aquetravés
lo vuelven
de los
separado y distinto de los otros.
cargos que ocupan.
Las personas trabajan en las organizaciones a
El cargo se fundamenta en las
través de los cargos que ocupan.
nociones de tarea, atribución y
función.
Son el nexo con la Organización.

Los objetivos y las metas están en relación directa a

a.las Tarea: actividades
funciones del cargo. que ejecuta el
ocupante del cargo.
El cargo se fundamenta en las nociones de tarea,
Atribución:
b.atribución es una tarea un poco mas
y función.
sofisticada por ejemplo: firmar
• cheques.
Tarea: Actividades que ejecuta el ocupante del
c. Función:
cargo. Conjunto de tareas o
•
atribuciones.
Atribución: Facultad, poder, capacidad. Es una
tarea un poco mas sofisticada, por ejemplo: firmar
cheques.
• Función: Conjunto de tareas y/o atribuciones. 29
 Cargo

Conjunto de funciones (tareas o

atribuciones) con una posición
definida en la estructura
organizacional, en el
organigrama.

Nace de la división del trabajo.

Determina el rol que las
personas juegan en las
organizaciones.

30
 Diseño del Cargo
 Concepto de Diseño del Cargo
Diseñar un cargo implica establecer cuatro condiciones
fundamentales.

1. Conjunto de tareas y atribuciones (contenido del cargo)

2. Como deberá cumplir esas atribuciones y tareas (métodos

y procesos de trabajo)

3. A quien deberá reportar el ocupante del cargo

(responsabilidad), relación con su jefe

4. A quien deberá supervisar o dirigir (autoridad), relación

con subordinados

31
a. Contenido del cargo: b. Métodos y procesos de
Tareas que deberá trabajo:
cumplir Cómo deberá cumplir sus
tareas

Diseño del
cargo

d. Autoridad:
c. Responsabilidad:
Relación con
Relación con su jefe
subordinados
Descripción y Análisis de Cargos

DESCRIPCIÓN DE CARGO

33
Descripción y Análisis de Cargos
Descripción del Cargo
BUROCRATICA
1.-Descripciones DIRECCION ARRIBA-ABAJO
especificas del cargo, es MUCHOS NIVELES JERARQUICOS

un resumen detallado de
TAREAS MUY ESPECIALIZADAS
DESCRIPCION MUY DETALLADA DE
las tareas, obligaciones y TAREAS

responsabilidades de un
trabajo.
Este tipo de descripción se
FRONTERAS RIGIDAS ENTRE TAREAS Y
UNIDADES
LOS INDIVIDUOS TRABAJAN
INDEPENDIENTES
LA CARRERA ES JERARQUICA DENTRO

asocia con estrategias de

DE UNA MISMA FUNCION

flujo de trabajo que

destacan la eficiencia, el
control y la planificación
detallada del trabajo. Se
ajusta mejor a una
estructura burocrática con
fronteras bien definidas
que separan las distintas
funciones y niveles de
dirección.
34
 Descripción del Cargo
PLANA
2.-Descripciones generales DIRECCION DESCENTRALIZADA

del trabajo, es un
POCOS NIVELES JERARQUICOS
TAREAS DEFINIDAS EN TERMINOS
descripción nueva, se GENERALES

asocia con estrategias de

DESCRIPCION GENERICA DE TAREAS
FRONTERAS FLEXIBLES ENTRE TAREAS Y
flujo de trabajo que UNIDADES

destacan la innovación, la
ENFASIS EN LOS EQUIPOS
FUERTE ATENCION EN EL CLIENTE

flexibilidad y una LA CARRERA ES HORIZONTAL ENTRE

DISTINTAS FUNCIONES
planificación amplia del
trabajo.

Este tipo de descripción

se adecúa mejor a una
estructura plana o sin
fronteras, en la que los
limites entre funciones y
niveles de dirección están
difusos.
35
 Descripción del Cargo

Preguntas

1.- Qué hace el ocupante?

2.- Cuándo lo hace?
3.- Cómo lo hace?
4.- Por qué lo hace?

Básicamente, es hacer un inventario

de los aspectos significativos del
cargo y de los deberes y las
responsabilidades que
comprende.

36
 Descripción del Cargo

1.-Nombre del Cargo a.-Nivel del

Cargo
2.-Posición del cargo b.-Subordinación
Descripción en el organigrama c.-Supervisión
Aspectos
Del d.-Comunicaciones
Intrínsecos
Cargo Colaterales

Tareas Diarias
3.-Contenido
o Semanales
del Cargo Funciones Mensuales
Anuales
Esporádicas

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Descripción y Análisis de Cargos

Análisis de Cargos
Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos
intrínsecos) , se analiza el cargo en relación con los aspectos
extrínsecos, es decir, los requisitos y exigencias que el cargo
requiere del ocupante.

La idea es estudiar y determinar :

 Los requisitos de calificación

 Las responsabilidades implícitas y
 Las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de
manera adecuada.

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 Análisis de Cargos
a.-Instrucción Básica
1.-Requisitos b.-Experiencia Necesaria
Intelectuales c.-Iniciativa Necesaria
d.-Aptitudes Necesarias

a.-Esfuerzo Físico
2.-Requisitos b.-Concentración Necesaria
físicos c.-Constitución Física
Análisis Factores Necesaria
Aspectos
de = De
Extrínsecos a.-Por Supervisión
Cargo Especif. 3.-Responsa-
b.-Por Materiales y Equipos
bilidades c.-Por Métodos y Procesos
Implícitas d.-Por dinero, títulos, valores
o documentos
e.-Por Información Confidencial
f.-Por Seguridad de Terceros

4.-Condiciones a.-Ambiente de trabajo

de Trabajo b.-Riesgos Inherentes 39
GRACIAS POR SU ATENCIÓN