Guía # 1.

Introducción al manejo de las hojas de cálculo:

Microsoft Excel 2010 – 2016
INSTRUCTOR: Andrés Felipe Palacio Giraldo

Microsoft Excel
Excel es un programa para manejar hojas de cálculo, que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Este programa es útil para realizar desde simples
sumas hasta cálculos avanzados.
Excel ayuda a analizar, administrar y compartir información, lo que sirve para tomar mejores
decisiones y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan
al usuario a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos.
En Excel incluso se pueden cargar archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras
personas en línea. Así se produzcan informes financieros o administren gastos personales,
Excel 2010 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr los objetivos.
Tema 1: Explorando Excel

• Ingresar a Microsoft Excel.

• Conocer el área de trabajo.
• Áreas del libro Excel.
• Ingresar datos a la hoja de cálculo.
• Formato a texto.
• Guardar libro.

• Ingresar a Microsoft Excel Pasos:

1. Dar clic en el botón de Inicio ubicado en la esquina izquierda de la pantalla.

2. Dar clic en Todos los programas.
3. Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office y dar clic en dicho paquete.
4. Allí se despliega un menú en el que debe escoger la opción Microsoft Excel 2010,
dando clic.

5. Después se abrirá el programa para empezar a trabajar en él.

Figura 1: Pantalla de inicio
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• Conocer el área de trabajo

Al iniciar Excel aparece una pantalla, a continuación, se describirán los componentes
fundamentales.

Figura 2: Pantalla inicial Microsoft Excel.

En el extremo superior derecho están los siguientes botones:

Minimizar: es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla para que la

ventana se sitúe en la barra de tareas inferior del computador.

Maximizar o ampliar: ventana vista al 100%.

 Cerrar el programa (recuerde guardar el trabajo primero).

• Áreas del libro Excel

Área menú

• Barra de título.

• Barra de acceso rápido.

• Menú cinta.

Área de trabajo

• Cuadro de nombres: sirve para viajar rápidamente al interior del documento ubicando
coordenadas, ejemplo: E22, celda ubicada en la columna E y la fila 22).

Cuadro de nombres Barra de fórmulas

• Barra de etiquetas.

Permite ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se pueden crear más
hojas. (Parte inferior izquierda de la pantalla).

• Barra de desplazamiento.
 Permite desplazarse hacia los lados del documento.

• Barra de estado.

Permite utilizar el zoom del documento y cambiar de vista.

Para entender la figura 3, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Columna (numerada con letras). Recuadro rojo

• Fila (numerada en forma descendente).
Recuadro azul
• Celda (intersección entre una columna y una fila). Recuadro negro

Figura 3: Componentes de una hoja de cálculo

• Ingresar datos a la hoja de cálculo

Para desarrollar una base de datos se deben seguir los siguientes pasos:
1. Con el cursor señalar la pestaña, hoja 1. Recuadro en rojo.
2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
 3. Dar clic sobre el área resaltada (donde se dio clic derecho) y digitar el nombre
deseado.

Figura 4: Cambio de nombre a la hoja de cálculo

1. Clic derecho

3. Digitar el nombre

Introducir datos
En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, números o fórmulas.
Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, el
cual se puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.
 Figura 5: Introducir datos
El dato también se observa
en la barra de fórmulas.
Poner el cursor sobre la
celda e introducir el dato.

Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic sobre la
celda) y borrando los datos ingresados.
Tener en cuenta:

Valores constantes: estos pueden ser números, fechas, hora y texto.

Fórmulas: es una secuencia formada por valores constantes, referencias, funciones,
entre otras.
Errores más comunes: cuando se ingresa una fórmula en una celda pueden haber
errores. En la siguiente lista se explican estos errores:
#####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza
una fecha o una hora negativa.
#¡NUM!: cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operación incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0!: cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF!: se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO!: cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Formato a texto
Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se
use para el título o nombre de la información.
Una vez los títulos de la información a consignar se han completado, se seleccionan las
celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:

Figura 6: Dar formato al texto

Clic sostenido
desde A1 hasta F1.

Pasos para cambiar el formato a texto, número, moneda, etc.:

1. Clic en la pestaña inicio.

2. Se ubica el grupo número.
3. Hacer clic sobre la flecha de formato.
4. Del menú visualizado, dar clic sobre texto.
5. Dar clic en Aceptar.
Figura 7: Dar formato de texto

Guardar Libro
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Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro.

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo:

1. Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez o se guarda una
copia de uno existente. En este caso el archivo se le da un nombre al momento
de guardarlo.
2. Guardar: cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo
sobrescribiéndolo. Es decir, que este archivo ya se había abierto previamente en
el computador.
Los pasos para guardar un libro por primera vez son:

1. Dar clic sobre la pestaña Archivo.

2. Del menú desplegado, seleccionar con clic la opción Guardar como.
3. Elegir la ubicación en la que se desea guardar el libro.
4. Colocar el nombre del libro.
5. Verificar que en el campo, Tipo archivo, diga Libro Excel.
6. Dar clic en Guardar.
Figura 8: Guardar archivo en Microsoft Excel

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Impresión
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente configurar la página para modificar
factores que afecten la presentación de las páginas impresas, como son la orientación,
encabezados, pie de página, tamaño del papel, etc.

Pasos para imprimir una página:

1. Clic en la pestaña Archivo.
2. Clic en Imprimir.
3. En las opciones de configuración se puede configurar la hoja a imprimir. Allí se
puede seleccionar que páginas se desean imprimir específicamente o el rango, la
orientación del papel, el tamaño de la hoja, las márgenes y el tamaño a escala.
4. Por último, dar clic en Imprimir.
 Figura 11: Imprimir página en Microsoft Excel

3
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Selección hojas a imprimir

Selección intercalar hojas

Orientación del papel

Tamaño de papel

Márgenes de impresión
Tamaño escalado

Tema 3: Trabajar con celdas Combinar celdas.

Bordes.

Formato personalizado.
• Combinar celdas
Cuando se combinan dos o más celdas verticales u horizontales adyacentes, se
convierten en una celda de gran tamaño que se muestra en varias columnas o filas. El
contenido de una de las celdas aparece en el centro de la celda combinada.
Para combinar las celdas se deben de seguir los siguientes pasos:

1. Clic en la pestaña Inicio.

2. Seleccionar las celdas que se desean combinar.
3. Seleccionar combinar y centrar.

Figura 13: Combinar celdas en Microsoft Excel

No se debe olvidar que para seleccionar un grupo de celdas, se hace clic sobre una
celda ejemplo: (B1) y se arrastra hasta la posición deseada (F1).

• Bordes
Con esta opción se pueden colocar todos los bordes de las celdas o los lados que se
desee poner de las celdas. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Clic en la pestaña Inicio.

2. Resaltar las celdas que se desean bordear.
3. Clic sobre la flecha de la opción Bordes.
4. Seleccionar Todos los bordes.
 Figura 14: Bordes en Microsoft Excel

Nota: cuando se escogen todos los bordes, los bordes de las celdas quedan como se
muestran en la siguiente figura.

Figura 15: Bordes realizados en Microsoft Excel

 • Formato personalizado
En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un estilo propio.
Ver figura 16, allí se personalizarán dos celdas para que todo número escrito en ellas
conserve el formato. Recuerde seguir los pasos:
1. Clic en la pestaña Inicio.
2. Seleccionar un conjunto de celdas a combinar.
3. Clic en Combinar y centrar.
4. Ubicar el grupo Número, dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior derecha.
5. En la ventana visualizada en la pestaña número, seleccionar Personalizada de la
lista categoría.
6. En la casilla tipo, borrar general y escribir 000.
7. Dar clic en aceptar.

Nota: en el recuadro de tipo se puede colocar el deseado o escribirlo como se explica

en los pasos anteriormente.

Figura 16: Dar formado personalizado a la celda

6. Borrar general y copiar 000

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Tema 4: Funciones básicas Sumar valores de
celdas.

Insertar funciones.

• Sumar valores de celdas

En Excel se pueden realizar operaciones básicas como lo son: sumar, multiplicar, dividir
y restar sin necesidad de utilizar una función.

Ejemplo: =A2+A3

Pasos para realizar la suma:

1. Se ingresa un número en una celda, en este caso A2.
2. Se ingresa otro número a sumar en otra celda, en este caso celda A3.
3. En otra celda se pone la fórmula =A2+A3 y se presiona Enter.
Figura 17: Función suma

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Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde se escribe la
fórmula. La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Reglas de las funciones:

Si la función va al comienzo de una fórmula se debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben separarse por un punto y coma.

Ejemplo:
=SUMA(A1:A5).
Esto quiere decir que se realizará una suma entre las celdas A1 hasta las celdas A5,
(A1+A2+A3+A4+A5).

Figura18: Suma de diferentes celdas

Nota: existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo
que realizan. Por ende, hay funciones matemáticas, trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda, de
referencia y de información.
Insertar funciones

Para insertar cualquier otra función, también se puede utilizar el asistente.

1. Ubicar la pestaña fórmulas.

 2. Clic en la opción insertar función.
Figura 19: Insertar funciones

Nota: aparece otra ventana donde se encuentran todas las funciones que se requieran.
Seguidamente aparecerá una ventana con unas opciones, dentro de las cuales se
deberá aplicar las que se indican en los pasos:
3. En esta ventana, se puede colocar la descripción de la función necesaria en
Buscar Función.
4. En Seleccionar una función aparecen las funciones que se están buscando en la
descripción.
5. Clic en Aceptar.

Figura 20: Búsqueda de función

Cuando se escoge la función, en este caso suma, al dar aceptar sale un recuadro para
ingresar los datos de la función.

Figura 21: Aplicar función suma

 Seleccionar rango
de celdas

En el recuadro número1 se debe indicar que el primer argumento que generalmente

será una celda o rango de celdas tipo A2:A4. Para ello, se debe dar clic sobre el botón
para que el cuadro se haga más pequeño y se pueda ver toda la hoja de cálculo, a
continuación debe seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, dar como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas hacer clic con el botón izquierdo del
mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla Enter para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro número 2 se debe indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso
de que existiera.

Actividad Nº1: Conociendo la interfaz de Microsoft Excel 2010

Usted ha ingresado a la empresa LPQ comercializadora de productos lácteos para apoyar el área de
ventas. La primera labor que le han encomendado es utilizar el programa Microsoft Excel para almacenar
información relacionada con las ventas de los productos y elaborar un formato de factura.
Para esto debe:

Crear un libro e ingresar como mínimo 30 registros en cada una de las hojas que contenga la siguiente
información:

Hoja 1(Clientes): cédula, nombre, apellido, teléfono, dirección, e-mail.

Hoja 2 (Producto): código, nombre producto, valor unitario.
Hoja 3 (Vendedores): cédula, nombre, apellidos, ventas.
Actividad 2: Ubíquese en la Hoja 4 nómbrela Prueba 2
Realice los siguientes Cuadros utilizando los operadores lógicos en Excel Ejemplo: en el operador
Lógico igual =

En la celda A3 ponemos 586 y el B3 472 y en la Celda C3 la Formula =A3=B3 para comparar si los
valores de estas dos celdas son iguales, Excel comparara y automáticamente si estos dos valores son
iguales, Excel pondrá VERDADERO, si no son Iguales, Excel Pondrá FALSO y así para cada Operador
lógico que utilicemos.

ACTIVIDAD 3:
1. Realizar la siguiente tabla en Excel en la hoja 3: como se muestra:
FECHA NOMBRES APELLIDOS GASTOS GASTOS
ENERO FEBRERO

2. Llenar la tabla con 20 datos diferentes

3. Seleccionar todos los títulos y colocarles letra azul, relleno negro, tamaño 20.
4. Seleccionar los datos de la celda A3 hasta A22 y colocarles color de letra blanco y relleno de rojo.
5. Seleccionar los datos de la celda B3 hasta B22 y colocarles color de letra azul y relleno de verde.
6. Seleccionar los datos de la celda C3 hasta C22 y colocarles color de letra blanco y relleno de rojo.
7. Seleccionar los datos de la celda D3 hasta D22 y colocarles color de letra negro y relleno de blanco
8. Seleccionar los datos de la celda E3 hasta E22 y colocarles color de letra Roja y relleno de Amarillo
9. Sumar todos los gastos del mes de enero.
10. Sumar todos los gastos del mes de febrero.
11. Sumar el total de gastos de enero más el total del mes de febrero.
12. Colocarle a los gastos de enero y febrero el símbolo pesos y 2 decimales.
13. Colocarle a la fecha el tipo de dato de fecha larga.
Actividad N° 4: Realizar el siguiente formulario en Excel, para ello deberá consultar el material respecto
a combinar celdas, bordes y sombreados y formato de celda para realizarlo adecuadamente.
Para enviar las actividades propuestas debe realizar lo siguiente:
Pasos para enviar la evidencia:
1. Resolver la evidencia.
2. Clic en el título de esta evidencia (LMS-menú actividades-Carpeta andres felipe palacio
giraldo competencia 2 – Link para envío de evidencias - Guía No 1- Inicio de Excel.
3. Clic en Examinar mi equipo y buscar el o los archivos previamente guardados.
4. Dejar un comentario al tutor (opcional).
5. Clic en Enviar.