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1. Generalidades
Realizar todos los cálculos necesarios para llevar a cabo un remate o una subasta.
Confeccionar la cuenta definitiva de gastos de bienes rematados y/o subastados.
Efectuar cotizaciones para la venta, alquiler y/o administración de propiedades.
Confeccionar una planilla para efectuar la venta de un fondo de comercio.
Realizar estadísticas propias de su futura profesión.
2. Está estructurada en columnas, filas y celdas como las tablas del procesador de textos.
I) Ingreso a la pantalla principal de Excel a través del icono INICIO de Windows (Figura 1)
Figura 1: Ingresar a Excel a través del menú TODOS LOS PROGRAMAS del icono INICIO
II) Ingreso directo a la pantalla principal de Excel a través del menú Inicio (Figura 2)
4. La Pantalla de Edición
Cuando iniciamos Excel, lo primero que se verá es la pantalla de edición o pantalla inicial.
A) Cada columna tiene por nombre una letra: A, B, C,…, AA, AB, entre otros.
C) La intersección de una columna con una fila es la celda. Cuyo nombre será la unión de
una letra con un número. En la imagen 3 la celda pintada de color rojo es la celda D14
porque es la intersección entre la columna D y la fila 14.
D) Cada planilla de cálculo puede contener hasta 65.536 filas y hasta 256 columnas. Si
multiplicamos ambos valores, cada planilla de cálculo puede contener un total de
16.777.216 celdas.
Figura 3: Componentes del área de trabajo de la planilla de cálculo de Excel
3. Todas estas barras se utilizan de la misma forma que en el procesador de textos. Por
ejemplo, si en su computadora no ve la barra de dibujo, puede incorporarla a la pantalla
de edición de Excel de la misma forma que en Word.
4. En la planilla de cálculo que se ve en la pantalla de edición, siempre hay una celda activa.
La misma aparece enmarcada con un borde negro. Como es la celda que se está editando,
es la única que puede recibir fórmulas, funciones o un texto breve. La celda se convierte en
activa haciendo un clic sobre ella.
Figura 4: Principales elementos de la pantalla de edición de Excel
c) Además de las barras citadas en el punto b), en la pantalla de edición de Excel puede
ver los siguientes elementos:
Elementos Descripción
Barra de fórmulas Esta barra permite ingresar fórmulas y/o funciones de
Excel.
Cuadro de nombre Es un cuadro que muestra el nombre de la celda activa,
está representado por la columna y la fila donde se
encuentra.
Etiquetas de hojas Son solapas que muestran cuantas planillas de cálculo u
hojas de cálculo contiene el libro de trabajo. En la figura
4 el libro contiene 3 hojas. Los nombres de cada una
son: Hoja1, Hoja2 y Hoja 3.
Nombres de filas y columnas En el margen superior está el nombre de las distintas
columnas. En el margen izquierdo está el nombre de
cada fila.
Puntero del mouse Al igual que en Word, indica el lugar donde está ubicado
el mouse. Está representado por un símbolo en forma de
cruz.
* A continuación, comienzan los primeros pasos en la planilla de cálculos de Excel. Antes
de introducirnos en las fórmulas y las funciones, lea el Anexo A a través del cual conocerá
trucos para trabajar sin inconvenientes en las celdas, filas, columnas y hojas de Excel.
2. Al escribir cualquiera de ellos, los mismos se ingresan en la celda que está activa en
ese momento.
1. Números
1c. Para escribir un número negativo, éste tiene que ir precedido por el signo -. Al escribir
un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo.
1e. Para escribir una fracción y evitar que Excel lo interprete como una fecha. Hay que
escribir primero el cero, dejar un espacio en blanco y luego escribir la fracción.
2. Fecha u Hora
2a. Al igual que los números, las fechas y las horas aparecen alineadas a la derecha de la
celda.
2b. Cuando se ingresa una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo debe
escribir los dos últimos dígitos.
2c. Para las fechas que no estén comprendidas en dicho rango, necesariamente debe
escribir las cuatro cifras del año.
3. Texto
3a. Al escribir un texto puede utilizar letras, dígitos y otros caracteres especiales que se
puedan reproducir en la impresora.
3b. Al igual que en Word, podemos configurar la alineación del texto a la derecha, a la
izquierda o centralizada.
3d. Si un texto no cabe en la celda, Excel utiliza todas las celdas adyacentes que están a
la derecha de la celda activa para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena
únicamente en la celda activa.
4. Fórmulas
4a.Es una secuencia formada por números, referencias a celdas, funciones de Excel,
operadores matemáticos, lógicos, entre otros.
4b. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas. Siempre debe comenzar con el signo =.
5. Funciones
5a. Una función es una fórmula especial escrita con anticipación por los diseñadores de
Excel.
5c. Todas las funciones tienen una sintaxis. Si ésta no se respeta, Excel muestra un
mensaje de error.
2. Esta tarea de dar formato a una celda facilita todas las operaciones matemáticas que
se realicen en la planilla de cálculos.
3. Anexo A de este módulo se vio como se seleccionan las celdas que están contiguas.
5. Usted puede aplicar el mismo formato para todas las celdas que forman parte del Rango
o utilizarlo en una función.
6. Antes de comenzar a dar formato a cada celda de la planilla de cálculo que vamos a
usar, debemos tener presente que información es la que ingresaremos en cada caso.
c) Ejemplo
1. Vamos a realizar en Excel una planilla como la ilustrada en la Figura 5. Esta planilla es
el resultado final que queremos lograr.
2. Teniendo claro que esta planilla queremos realizar, se debe observar lo siguiente:
2a. El primer paso es identificar las celdas donde escribiremos números…. ¿las encontró?
2b. Desde la celda B4 hasta la celda B9 los números están expresados en monedas. Lo
mismo ocurre desde la celda E4 hasta la celda E9 porque en dicho rango se ingresará el
importe de la cuota.
2c. Desde la celda C4 hasta la celda C9 los datos están expresados como fechas.
a. Seleccionar el rango de celdas a las cuáles le darán formato de moneda. Por ejemplo,
B4:B9.
d. Debajo de la opción SIMBOLO, hacer un Clic y seleccionar la moneda que utilizará. Por
ejemplo: $ (pesos), U$S (dólares), € (Euros), entre otros.
e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe
ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.
g. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
usted ingrese.
f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.
d. Si desea que los números tengan la separación de miles, debe hacer un Clic en la
opción USAR SEPARADOR DE MILES.
e. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, debe
ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.
f. Donde dice NÚMEROS NEGATIVOS, podrá ver una muestra de cómo quedarían los
números ingresados con las opciones que activó.
h. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.
d. También puede elegir si los números tendrán o no decimales. En caso afirmativo, sólo
debe ir a POSICIONES DECIMALES e indicar la cantidad de posiciones decimales. Por lo
general, los números se expresan con dos posiciones decimales después de la coma.
e. Por último, realiza un clic con el mouse en el icono ACEPTAR para efectivizar la
configuración.
f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.
f. De esta forma, este rango de celdas ya está preparada para recibir los números que
ingrese.
1. Antes de ingresar cualquier tipo de dato en una celda, debe activarla haciendo un clic
sobre ella
2. Además, según el tipo de dato que ingresará, debe darle formato a la celda de la
manera que se desarrolló en el apartado anterior.
a) Procedimiento:
7. Controlador de relleno
El controlador de relleno es una herramienta útil para ingresar una secuencia de datos en
Excel.
I. 1, 2, 3, 4, 5…
II. Enero, Febrero, Marzo…
III. Lunes, Martes, Miércoles, Jueves…
IV. 1º período, 2º período, 3º período,…
V. 9:00, 10:00, 11:00,….
1. Una referencia identifica a una celda o a un grupo de celdas en una hoja de cálculo.
2. Indica en qué celdas debe buscar Excel los valores que se necesitan utilizar en una
fórmula o en una función.
3. Con las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo
en una fórmula o utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
4. Es fundamental utilizarlas en todas las fórmulas o funciones que realicemos en Excel.
5. Las referencias están basadas en los nombres de la fila o columna de una hoja de cálculo.
Como lo muestra la Figura 7, si en una fórmula o función necesitamos utilizar el contenido
de la celda B4, en lugar de escribir el número 562, escribimos el nombre de la celda. Es
decir, B4.
a) Operadores de referencia
1a. Los dos puntos: Producen una referencia para todas las celdas contiguas que estén
incluidas entre dos referencias. Por ejemplo: en la Figura 8, C8:D12 es un rango que
hace referencia a todas las celdas comprendidas entre C8 y D12.
1b. La coma: Produce una referencia que incluye dos referencias que no están
contiguas. Por ejemplo: en la Figura 8, B6,D6 implica la unión de ambas celdas
Figura 8: Ejemplos de operadores de referencia
b) Tipos de referencias
9. Fórmulas y funciones
1. Las fórmulas junto con las funciones constituyen el núcleo de cualquier planilla u hoja
de cálculo, son aspectos fundamentales de Excel.
2. Las fórmulas son ecuaciones que generan cálculos utilizando los valores ingresados en
la hoja de cálculo.
3. Cada persona que utilice Excel puede crear sus propias fórmulas.
10. Siempre es mejor utilizar las funciones que tiene Excel antes que escribir las propias
fórmulas. Las funciones reducen la posibilidad de errores tipográficos.
11. Además los argumentos de las mismas pueden ser una celda o un rango de celdas.
12. En Excel, se pueden ingresar las fórmulas y funciones utilizando la barra de fórmulas.
b) Los pasos necesarios para ingresar manualmente una fórmula o una función son los
siguientes:
2. Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará
una fórmula y/o función.
c) Los pasos necesarios para ingresar una fórmula usando el asistente de fórmulas son
los siguientes:
2. Usando el teclado, escribe el signo =. De esa manera Excel sabrá que usted ingresará
una fórmula y/o función.
5a. En Buscar una función puede escribir una palabra que resuma la operación que
necesita hacer. Por ejemplo: suma, producto, resta.
5b. En Seleccionar una categoría hacer un Clic en el box contiguo y seleccionar alguna
de las categorías de funciones. Cuando elige una, por ejemplo en matemáticas, Excel le
mostrará las funciones que están es esa categoría.
5c. En Seleccionar una función, puede seleccionar alguna de las fórmulas del listado.
En el margen inferior de la ventana, Excel muestra una descripción de la fórmula elegida y
cuál es la forma en la cual tenemos que escribir la función.
7. Para seleccionar cada argumento (celda) de la función, hacer Clic sobre el icono
destacado en la imagen 11.
d) En Excel exista una cantidad grande de funciones y, según la utilidad, se clasifican en:
2. Funciones de búsqueda
3. Funciones de matemáticas
4. Funciones estadísticas
5. Funciones lógicas
* A continuación veremos las más importantes. Para conocer las demás funciones, dentro
de Excel, puede presionar la tecla F1 para ingresar a la ayuda y buscar la función que
necesite. Además en la sección Materiales de este módulo tiene sitios de Internet al
respecto.
10. Errores en los datos
2a. Las celdas tienen un formato que es incompatible con el tipo de datos que
ingresamos.
a) La tabla muestra los errores frecuentes al trabajar en Excel con fórmulas o funciones:
5. Vamos a suponer que ingresó una fórmula en la celda B3. Si dicha fórmula tiene un
error y Excel no le dio ningún aviso. En el margen superior izquierdo de la celda B3 verá
un símbolo similar al ilustrado en la próxima imagen.
6. Al hacer Clic sobre dicho símbolo, Excel le mostrará un icono similar a éste.
7. Si ingresa al mismo, podrá ver un cuadro donde se explica que la fórmula no es correcta
y tendrá varias opciones para solucionar el problema.
2. Además, Excel brinda una serie de opciones con las cuales podemos darle un aspecto
más profesional a nuestros trabajos y/o resaltar la información más relevante.
1. Por defecto, cuando se escribe un texto en una celda, Excel lo almacena en la celda
activa.
3. Si un texto no cabe en la celda, Excel puede utilizar todas las celdas adyacentes que
están a la derecha de la celda activa para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena
únicamente en la celda activa.
1a. En el primer caso, los iconos se utilizan igual que en el procesador de textos Word.
1b.En el segundo caso, usted puede: I) hacer Clic en FORMATO y luego en CELDAS. II)
Presionar en el teclado CTRL y 1. III) O hacer Clic en la celda activa con el botón derecho
del mouse y elegir la opción FORMATO DE CELDAS.
1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Trama y
Proteger.
4. Se puede modificar las opciones en cada solapa. Y presionar el icono ACEPTAR para
que Excel guarde los cambios que realizó.
5a. También puede cambiar la orientación del texto para que el mismo esté escrito a una
determinada cantidad de grados.
5b. Cuando la cantidad de texto es mayor al ancho de la celda, Excel utiliza las celdas
adyacentes que están a la derecha de la celda activa para visualizarlo. En ésta situación,
se puede activar la opción AJUSTAR TEXTO y podrá visualizar todo el texto dentro de la
celda activa.
1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y
Proteger.
3. Algunos efectos servirán para darle un aspecto más profesional a los textos de la
planilla de cálculos. Por ejemplo: el efecto tachado, el superíndice y el subíndice.
4. Esta solapa, al igual que la solapa NÚMERO, es similar a la que se estudió con el
procesador de textos Word.
2. En opción ESTILO verá una lista de estilos de línea que puede seleccionar.
3. En general, el color activo del borde en las celdas es automático. Pero haciendo Clic
sobre AUTOMÁTICO podrá elegir otros colores.
5. Podrá utilizar los iconos de la sección BORDE, cuando los bordes preestablecidos no le
sirvan. Con los referidos iconos podrá agregar o quitar un borde superior, inferior, izquierdo,
derecho, interno, entre otros.
1. Esta ventana tiene varias solapas: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Tramas y
Proteger.
Figura 14: Ventana Formato de celdas
15. Gráficos
a) Gráficos en Excel
1. Los gráficos deben ser representativos de los datos almacenados en una hoja de
cálculo.
2. Excel dispone de varias categorías de gráficos. Esto permite a cada persona conseguir
el tipo de gráfico que se adecue a sus necesidades.
3a. Si usted está trabajando con Excel 2010, lea el archivo: Tipos de gráficos – 2010.
3b. Si usted está trabajando con Excel 2007, lea el archivo: Tipos de gráficos –2007
3c. Si usted está trabajando con versiones anteriores a Excel 2007, lea el archivo: Tipos
de gráficos.
b) Asistente de Gráficos
2. Con el Asistente de Gráficos puede crear fácilmente varias clases de gráficos en base
a los datos de su hoja de cálculos.
3. Para conocer cómo utilizar el asistente de gráficos, mire los videos que se encuentran
en los siguientes accesos directos.
3a. Si está trabajando en Excel 2010, mire los dos videos siguientes: Excel 2010 – A,
disponible en www.youtube.com/watch?v=-_y7iHxp93w , y Excel 2010 – B, disponible
en www.youtube.com/watch?v=r-Qxh9-zIzg.
3b. Si está trabajando en Excel 2007, mire el video: Excel 2007 – A, disponible
en www.youtube.com/watch?v=seY-RruTveM
3c. Si está trabajando en versiones anteriores a Excel 2007, mire los dos videos siguientes
Excel 2003 – Parte 1, disponible en www.youtube.com/watch?v=2IbiGVZhC7E; y Excel
2003 – Parte 2, disponible en www.youtube.com/watch?v=KA7_V_wshH4.
16. Imprimir
a) Imprimir en Excel
2. Esto se debe a que los saltos de página y los márgenes no son tan visibles como en el
procesador de textos Word.
4. Para comenzar, debe hacer una vista previa de la impresión. Esto permite ver cómo
quedaría la hoja con su trabajo impreso. Puede realizar esta visualización de dos formas:
4c. Luego se abre la ventana Vista preliminar, la cual contiene el área de impresión
(Figura 15)
Figura 15: Vista preliminar
2. Si mueve el mouse por dicha área, el mismo se convierte en una lupa. Esto significa que
haciendo un Clic en dicha zona, Excel aplicará el zoom y la visualización aumentará o
disminuirá.
3. Esto puede hacerlo también usando el icono ZOOM ubicado en el margen superior de
la vista preliminar.
1. Si observa el margen superior de la vista preliminar, podrá ver una serie de iconos
como muestra la siguiente imagen: (Figura 16)
2. Los iconos SIGUIENTE y ATRÁS son útiles cuando la hoja de la planilla de cálculos que
deseamos imprimir ocupa varias páginas. Con éstos iconos podrá avanzar o retroceder por
cada una de ellas.
1. Esta ventana tiene varias solapas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página,
Hoja.
2. Al igual que en Word, puede modificar las opciones de cada solapa. Luego presionar el
icono ACEPTAR.
4. Lo primero que verá es una imagen reducida de la hoja y a su alrededor hay varias
opciones.
5a. La cantidad de centímetros que tendrán los márgenes, el encabezado y el pie de página.
5b. También puede configurar que el trabajo se imprima dentro de la hoja centralizada
verticalmente, centralizada horizontalmente o ambos.
3. El pie de página puede contener su dirección postal, su correo electrónico, entre otros.
4. Ambos son importantes para darle un aspecto profesional a sus trabajos en Excel.
6. Haciendo Clic en NINGUNO, se puede ver una lista predefinida de posibles encabezados
y pie de páginas listos para utilizar.
7. Hay un área en blanco que muestra cómo quedará el encabezado y pie de página con
los cambios realizados.
2. En sección IMPRIMIR TÍTULOS. Si estuviese haciendo en Excel una tabla con varias
columnas y filas, aquí define que al imprimir cada página se repitan los títulos de las filas
y/o de las columnas.