TECNOLOGICO

SUPERIOR DE JEREZ NOMBRE DEL MAESTRO/A

PAULINA ULTRERAS CORREA

NOMBRE DE LAS ALUMNO/A

GABRIELA TRUJILLO PINEDO
VIRIDIANA JAZMIN BERUMEN BRISEÑO
CARLOS VELAZQUEZ BARRIOS
(A17070198)
UNIDAD 5
CORREO ELECTRONICO
GABRIELA_PINEDO10@HOTMAIL.COM
BERUMEN.VIRIDIANA@YAHOO.COM

CH
CARLYVB_
TECNOLOGICO SUPERIOR DE JEREZ 15/DICIEMBRE/2018

CARRERA
LIC. EN ADMNISTRACIÓN DE EMPRESAS
 1

INDICE

5.1 concepto e importancia de los organigramas

5.2 clasificación
5.2.1formas para representar los organigramas
5.3 análisis de puesto
5.3.1identificación, descripción y perfil del puesto
5.4 manuales de la organización
5.4.1concepto e importancia
5.4.2 tipos de manuales
5.4.2.1 de organización, de departamentos, de políticas, de procedimientos, de puesto, específicos
5.5 diagramas de procesos
5.5.1 simbologías
5.5.2 descripción de procedimiento 5.5.3diagramas de procedimiento y de lujo
1.organigrama
2.análisis de puestos
3.estrategias de motivación
4.diagrama de flujo de su proceso de producción.
 2

Introducción
 3

5.1 Concepto e importancia de los organigramas

Concepto de Organigrama:
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica
de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles
jerárquicos y canales formales de comunicación.

A continuación mencionamos otras definiciones:

Para Terri:

Un organigrama es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una

estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los
canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
función respectiva.

Melinkoff:

Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar

hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y
relaciones, además de sus estratos jerárquicos.

Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los
niveles jerárquicos superiores a los inferiores.

Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y

correlación.

Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro,
indican "mando sobre".

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo
(la cual está colocada al lado de la unidad principal).
Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para
4
expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de
la organización.

Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican
continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades
semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.

Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea

quebrada o con zigzagueos.

Benjamín Franklin:

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una

institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran
las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Guillermo Gómez Ceja:

Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal
de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones
que desarrollan.

Kast, Freemont y James E. Rosenzweig:

Una manera característica de describir la estructura es por medio del organigrama
impreso, en el que se especifican las redes de autoridad y comunicación formales
de la organización. A menudo, el organigrama es un modelo simplificado de la
estructura. No es una representación exacta de la realidad y por lo tanto tiene
limitaciones. Muestra sólo algunas relaciones aun en el nivel de la organización
formal, y ninguna en la organización informal.

Koontz, Harold:
Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en
forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los
departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.

Munch Galindo y García Martínez:

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Reyes Ponce, Agustín:

Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en
los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de
Organización.
Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes.
5
Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un
autor define el organigrama de la manera siguiente:

"Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos

importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones
y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su función respectiva."

Otro autor expone su concepto de esta forma:

"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura

de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas
partes componente."

Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la

esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación.
Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y
nos revelan:

"La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y

responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados,
trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de
la empresa en cada departamento o sección de la misma."

Según el concepto de organigrama, este muestra:

 Un elemento (figuras).
 La estructura de la organización.
 Los aspectos más importantes de la organización.
 Las funciones.
 Las relaciones entre las unidades estructurales.
 Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
 Las comunicaciones y sus vías.
 Las vías de supervisión.
 Los niveles y los estratos jerárquicos.
 Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
 Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para

relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la
organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos,
entre otros.

Objeto del Organigrama

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran gráficamente
6
las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo están
relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa.
Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas
unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los
canales oficiales de comunicación.

Finalidad del Organigrama

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los

aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema
general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los
elementos que lo componen.

En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura de

una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y
sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas:
- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que
integran una dependencia o entidad.
- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos
de supervisión y control.
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones:

Para la ciencia de la administración:

Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la

empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.

Para el área de organización y sistema:

Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
7
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través
de los manuales de organización.

Para el área de administración de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de

descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios
y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y
actualización de todos los sistemas de personal.

Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.

Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.

Ventajas de los Organigramas

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen
las Siguientes:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener, 1959)

 Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una
larga descripción (Leener op. Cit).
 Muestra quién depende de quién (Leener op. cit).
 Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles (Leener op. cit).
 Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía
(Leener op. cit).
 Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen
(Melinkoff, 1990).
 Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a
la
 organización (Melinkoff op. Cit).

Desventajas de los organigramas:

 No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al

usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

 Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por

fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de
información.
  No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
8
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta
forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de
relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría
tan complejo que perdería su utilidad.

 Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas
se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

Limitaciones de los Organigramas:

Si bien es cierto que uno de los elementos mas importantes de la organización lo

constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos
y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones,
dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos, de
aquí que una de las limitaciones de éstos es que expresan únicamente las
relaciones formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades.
Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo
y mucho menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos
órganos que componen la dependencia.

Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas

presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que resulta
conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis minucioso,
debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos complementarios.

Contenido:

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un autor,

estos son sus principales contenidos:

Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el

nombre de la compañía y la actividad que se defina.
Nombre del funcionario que formuló las cartas.
Fecha de formulación.
Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización,
etc.).
Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)

Requisitos:

Precisión.
En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben
9
aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando
las relaciones de dependencia entre ellos.

Vigencia.

Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente

actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha
de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su
elaboración.

Uniformidad.

Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia

o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y
figuras utilizadas en el diseño.

La Estructura Organizacional

Al organizar tenemos que señalar el tamaño, la forma y la función de la empresa.

“La estructura de la organización se define de forma muy amplia como los rasgos
de la organización que se utilizan para controlar o diferenciar las partes que la
forman”. ( Miles H. Robert. Macro Organizational Behavior . Santa Mónica, Calif.:
Goodyear, 1980, p.18. Citado por James L. Gibson, John M. Ivancevich, James H.
Donnelly. Las Organizaciones. Comportamiento, estructura, procesos. Colombia:
Mc Graw Hill, 1997 . p.530). Los puestos de trabajo son los rasgos más importantes
de cualquier organización.

La estructura organizacional es la configuración de actividades que son perdurables

y persistentes, por tanto la idea de estructura esta asociada a la regularidad.

La estructura de la organización señala las pautas que deben seguir los puestos de
trabajo y los departamentos de puestos de trabajo

La estructura organizacional y los organigramas

Generalmente el instrumento por antonomasia para estructurar es el organigrama.

Pero hay empresas pequeñas que aún cuando carecen de éstos no están
desorganizadas. Lo importante en estos casos, es que todas y cada una de las
personas conozcan perfectamente sus tareas y con quién deben desempeñarlas.

Los organigramas son “la representación gráfica de la estructura orgánica de una

institución o una de sus áreas y de las relaciones que guardan entre sí los órganos
que la integran”. ( Presidencia de la República, Coordinación General de Estudios
Administrativos. Organogramas (sic). Guía para su elaboración. México, 1977. p.9)
Ventajas de los organigramas
10
Elaborar organigramas es una tarea especializada; requiere un conocimiento de la
organización en su conjunto, de los departamentos, de los puestos, y de sus
interrelaciones formales, así como los distintos tipos de autoridad y la autoridad
específica en cada departamento. Se le han encontrado las siguientes ventajas:

 Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una

fuente autorizada de consulta con fines de información.
 Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales
órganos de una institución o de una de sus áreas.
 Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de
la estructura orgánica.
 Ayudan a descubrir posibles duplicaciones, dispersiones o algunas múltiples
relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos.
 En general auxilian en el análisis, conocimiento y diseño de la organización.
( Ibídem)

Desventajas de los organigramas

 No revelan todas las relaciones formales e informales que son necesarias

para desempeñar las funciones de la institución.
 No revelan la autoridad y la responsabilidad real dentro de la organización.
 Fomentan una visión limitada del trabajo de las personas.
 Al señalar clara y rígidamente las funciones, obstaculizan el trabajo creativo,
la innovación.
 La rigidez de los organigramas puede ser una desventaja mayor en
concepciones administrativas recientes, como en el Control de Calidad Total
(específicamente para el funcionamiento de los círculos de calidad) y la
Reingeniería. Recuérdese que en la primera concepción, la calidad total sólo
puede lograrse cuando todos participan en esa idea común y todos se
interrelacionan para lograrlo; en la segunda concepción, que tiene como
punto de partida la idea de proceso, implica el involucramiento de todo el
personal en el sistema de la organización; en consecuencia se opone a la
especialización. Los organigramas, aunque proporcionan una visión general
de la institución, en la práctica obstaculizan la multihabilidad.

Mitos y realidades de los organigramas

En este texto no es posible hacer un análisis exhaustivo de los organigramas, hay

demasiados trabajos muy completos (como el que citamos en el pie de página
anterior), que pueden emplearse para estudiar el tema; no obstante, es importante
anotar algunos mitos y realidades que normalmente son omitidos por los textos.

Organigramas
 También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son
11
representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que
muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las
obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Teoría de la organización y tipos

Tipología de la Organización

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que

se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la
empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

5.2 Clasificación

Por su objeto

Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la empresa

Funcionales. Indican en el cuerpo de la grafica, a demás de las unidades y sus

relaciones, las principales funciones de los departamentos.

Especiales. Se destaca alguna característica.

Por su área

Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras.

Departamentales. Representan la organización de un departamento o sección.

Por su contenido

Esquemático. Consiste sólo los órganos principales, se elaboran para el público,

no contiene detalles.
 12
Analíticos. Más detallado y técnico

5.2.1 formas de representar los organigramas

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia

abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Dónde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia
la periferia.

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Proceso de Elaboración del Organigrama:

Técnicas para la elaboración de los organigramas

1. El organigrama es el resultado de la creación de una organización, la cual hay

que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboración de un
organigrama:

I. Cuando se crea una nueva organización.

II. “Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y silo tiene, hay que organizar y
reajustar.

2. Ningún organigrama debe tener el carácter de final, puesto que su valor

verdadero depende de que se le mantenga al día y en condición con los cambios
que va experimentando la estructura.

3. El tipo de organigrama que ve a regir para la organización se selecciono de

mutuo acuerdo con la dirección, tomado como guía fundamental la adopción del
que resulte de mayor utilidad y provecho para la empresa, y no aquel destinado a
satisfacer el capricho de alguien.

4. En el sector público hay intención de reorganizar sus estructuras organizativas,

y aun más, su organización en general.

Clasificación de los Organigramas:

Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes
criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido y por su presentación.
Por su naturaleza 13

Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a
alguna de las unidades que la conforman.

Macroadministrativos
Involucran a más de una organización.

Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

Por su ámbito

Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico,
dependiendo de su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus
interrelaciones; se llaman también carta maestra.

Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización,
por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.

Por su contenido

Integrales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus
relaciones de jerarquía o dependencia.
 14

Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las
principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente gráfico:

De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de
plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan
las plazas.
 15
Por su presentación

Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior,
desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de
organización.

Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los
niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las
unidades por líneas se disponen horizontalmente.

Mixtos
La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las
posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.

De Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al
desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos
seleccionados para el gráfico
 16

5.3 Análisis de puesto

El Análisis del Puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar información

relativa a los puestos dentro de una organización. Dicha información se registra en
lo que comúnmente se denomina Descripciones y Especificaciones del Puesto.

Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en
claro qué significa tener un "puesto" o a los que algunos denominan también "cargo"
dentro de una organización. Un PUESTO es un conjunto de funciones con posición
definida dentro de la estructura organizacional.

Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos:

- nivel jerárquico

- área o departamento en que está localizado

- superior jerárquico y,

- los subordinados

La Descripción del Puesto se refiere a las tareas o funciones, los deberes y

responsabilidades del cargo, en tanto que la Especificación del Puesto se ocupa de
los requisitos que el aspirante debería cumplir para ocupar ese cargo. Mientras la
descripción del cargo presenta al contenido de manera impersonal, la especificación
suministra la percepción que tiene la organización respecto de las características
humanas que se requieren para ejecutar el trabajo.
 5.3.1Identificación, descripción y perfil del puesto
17
• Identificación del Puesto

En la identificación del puesto de trabajo se procede a determinar los atributos del

nuevo puesto de trabajo, como puedan ser nombre del puesto diseñado y / o escrito,
perfil del ocupante del puesto, de quien depende jerárquicamente el nuevo puesto
de trabajo y por último fecha de diseño y de descripción.

Tras la identificación podemos encontrarnos con la descripción del entorno

organizativo del puesto de trabajo. Bajo esta metodología se define el entorno
organizativo como una porción de la organización que será el ecosistema de ese
nuevo puesto de trabajo.

En dicha descripción del entorno organizativo del puesto de trabajo es necesario

identificar en que departamento se desarrollará el mismo, que valor económico va
a generar el nuevo puesto de trabajo dentro de su departamento y determinar la
posición del nuevo puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa y del
departamento. En esta última descripción también se establece que puestos
dependen de él y de quien depende el nuevo puesto de trabajo.

También es conveniente reunir cualquier otra información auxiliar que ayude a hacer
más nítida la descripción del entorno organizativo: número de personas que forman
parte de él, número de supervisores que tiene el puesto…

En lo que respecta a la misión, aquí lo que se intenta es obtener una instantánea

del puesto de trabajo. Normalmente se suele despachar con dos palabras o una
frase. Habitualmente los puestos de trabajo se crean para la dirección, supervisión
o realización de una parte de los cometidos del departamento.

Debido a ello la libertad de actuar del trabajador se encuentra constreñida por unas
pautas de actuación que son intrínsecas a cada puesto de trabajo. Además, en todo
puesto de trabajo, su actuar está orientado a la consecución de un determinado
resultado.

• LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

La descripción es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman

un cargo y que lo diferencian de los demás puestos que existen en la empresa; es
la enumeración detallada de las atribuciones del cargo, la periodicidad de la
18
ejecución, los métodos aplicados para la ejecución y los objetivos del mismo.

Estructura de la Descripción de un Puesto

El siguiente es un ejemplo de la estructura que podría tener una descripción de

puestos:

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

1 » Nombre de la Organización:

 Nombre del puesto:

 Departamento:
 Nivel Jerárquico del puesto:
 Subordinación:
 Comunicaciones colaterales:

DESCRIPCIÓN GENERAL

2 » ...

DESCRIPCIÓN DETALLADA

3 » ...

1 » Sección de identificación del puesto: mediante el título del puesto y otros datos
de identificación, ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la organización.

2 » Sección de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para

proporcionar una visión general que deberá ser suficiente para identificar y
diferenciar las obligaciones de ese puesto.

3 » Sección de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones breves,
en las que debe indicarse:
- Lo que hace el trabajador
19
- Cómo lo hace

- Por qué lo hace

- Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a

seguir.

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/sistemas-de-
analisis-de-puestos.htm

• Descripción Del Puesto

La descripción del cargo y/o puesto se refiere a las tareas, los deberes y
responsabilidades del cargo, en tanto que las especificaciones del cargo se ocupan
de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por tanto, los cargos se proveen
de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. (Chiavenato, 1999)

Mondy y Noe, (1997): “la descripción de puestos es un documento que proporciona

información acerca de las tareas, deberes y responsabilidades del puesto. Las
cualidades mínimas aceptables que debe poseer una persona con el fin de
desarrollar un puesto específico se contienen en la especificación del puesto”.

Chiavenato, (1999) añade: “La descripción del cargo es un proceso que consiste en
enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás
cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del
cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los
métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los
objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los
aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que
comprende”.

Mondy y Noe, (1997): “La especificación del puesto es un documento que contiene
las capacidades mínimas aceptables que debe tener una persona a fin de
desempeñar un puesto específico. Los aspectos que se suelen incluir en este
documento son los requerimientos educacionales, la experiencia, los rasgos de la
personalidad y las habilidades físicas.

En general, la descripción del cargo presenta el contenido de éste de manera

impersonal, y las especificaciones suministran la percepción que tiene la
organización respecto de las características humanas que se requieren para
ejecutar el trabajo, expresadas en términos de educación, experiencia, iniciativa,
etc. Es preciso señalar que en la descripción de puestos debe plasmarse no lo que
se hace; ya que lo que se esté haciendo puede que sea erróneo y requiera una
20
revisión; por eso, la descripción del puesto debe estar enfocada al puesto ideal y no
a lo que realiza el ocupante.

LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

La descripción es un proceso que consiste en enumerar las tareas que conforman

un cargo y que lo diferencian de los demás puestos que existen en la empresa; es
la enumeración detallada de las atribuciones del cargo, la periodicidad de la
ejecución, los métodos aplicados para la ejecución y los objetivos del mismo.

Estructura de la Descripción de un Puesto

El siguiente es un ejemplo de la estructura que podría tener una descripción de

puestos:

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Nombre de la Organización:
Nombre del puesto:
Departamento:
1»
Nivel Jerárquico del puesto:
Subordinación:
Comunicaciones colaterales:
DESCRIPCIÓN GENERAL

2» ...

DESCRIPCIÓN DETALLADA

3» ...

1 » Sección de identificación del puesto: mediante el título del puesto y otros

datos de identificación, ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la
organización.

2 » Sección de resumen del puesto o Establecimiento del puesto: sirve para

proporcionar una visión general que deberá ser suficiente para identificar y
diferenciar las obligaciones de ese puesto.

3 » Sección de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones

breves, en las que debe indicarse:

- Lo que hace el trabajador

- Cómo lo hace
 - Por qué lo hace
21
- Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a
seguir.

LA ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS

El análisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos,

responsabilidades comprendidas y condiciones que el cargo exige para poder
desempeñarlo de manera adecuada. Es una verificación comparativa de las
exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.

 Perfil del Puesto

Perfil de Exigencias del Puesto de Trabajo Fundamentalmente, un proceso de

selección pretende precisar qué personas y en qué medida, de entre una serie de
candidatos, reúnen ciertas características definidas previamente y que se
corresponden con los requerimientos de un puesto de trabajo. Así, tenemos, de un
lado, un puesto de trabajo con unas propiedades concretas de las que se desprende
un perfil de exigencias o profesiograma. Este profesiograma nos indica qué factores,
y competencias, y en qué grado, son importantes para desempeñar adecuadamente
las funciones y tareas propias de un puesto.

De otro lado, contaremos con un grupo de personas, candidatas a ese puesto, y en

las que se tendrá que evaluar hasta qué punto poseen las características y
competencias definidas en el profesiograma correspondiente. Una vez que se haya
definido el profesiograma, o perfil del puesto, y se hayan obtenido los datos relativos
a los candidatos, obteniendo el consiguiente perfil de cualidades para cada uno de
ellos, bastará establecer una comparación entre perfil del puesto y perfil de los
aspirantes para dilucidar cuál o cuáles de ellos presentan un mayor ajuste con el
profesiograma, es decir, cuáles responden mejor a las exigencias del puesto de
trabajo.

La elaboración de este profesiograma se basa en los datos aportados por el “análisis

y descripción del puesto”, documentación que la organización debe poseer para
todos los puestos de trabajo de la misma. Evidentemente, es fundamental
considerar las metas y objetivos que pretenden alcanzar en el puesto de trabajo
referido.
Un ejemplo de profesiograma, se ilustra a continuación. En este caso se trata de un 22
puesto relacionado con la Atención al Cliente, y se han consignado algunos de los
factores importantes. El profesiograma es susceptible de ser ampliado en función
del puesto y de la organización:

FACTORES 1 2 3 4 5 Razonamiento Abstracto Aptitud Verbal Disposición para la

Relación Social Empatía Capacidad de Comunicación Autocontrol.

Cada uno de los factores anteriores lleva asociado un peso o valor definido de 1 a
5, donde 1 significará que la presencia del factor no es importante, y 5 denotará una
importancia máxima. El significado de cada uno de los factores es el siguiente:

Inteligencia General Aptitud para descubrir la relación causal entre hechos e ideas.
Facilidad para deducir posibles consecuencias en una situación o decisión
determinadas Aptitud Verbal Capacidad para comprender conceptos expresados a
través de palabras y utilizarlos para abstraer, generalizar y pensar de modo
constructivo. Disposición para la relación social Atracción por las relaciones
sociales, por el trato con los demás. Capacidad de comunicación Habilidad y
competencia para llevar a efecto procesos de comunicación eficaces. Empatía
Capacidad para comprender los sentimientos y actitudes de los demás, de “ponerse
en el lugar del otro”. Autocontrol Capacidad para mantener el pensamiento, emoción
y comportamiento propios bajo control, reduciendo la probabilidad de conflicto con
los demás.

 Perfil del Puesto

Estructura de la Especificación de un Puesto

El siguiente es un ejemplo de la estructura que podría tener una especificación de

puestos:

REQUISITOS INTELECTUALES
Instrucción básica:
Experiencia:
1» Adaptabilidad al puesto:
Iniciativa necesaria:
Aptitudes necesarias:
REQUISITOS FÍSICOS
 Esfuerzo físico necesario: 23
2» Habilidades:
...
RESPONSABILIDADES IMPLÍCITAS

3» ...

CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente de trabajo:
4»
...

Factores de Especificación

Los factores de especificaciones son puntos de referencia que permiten analizar

una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son instrumentos de medición,
construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa.
El análisis de cargos se refiere a estos factores de especificaciones, que pueden
aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo.

1 » Requisitos intelectuales: incluye los siguientes factores de especificaciones

 Requerimientos educacionales: incluyen la educación formal mínima, cursos

especiales o el entrenamiento técnico considerado necesario.
 Experiencia: la mínima cantidad y tipo de experiencia requerida para que un
empleado ocupe un puesto, generalmente puede expresarse en términos
objetivos y cuantitativos.
 Requerimientos de conocimientos específicos: pueden incluir un
conocimiento sobre ciertos asuntos particulares, que no pueden cubrirse con
los requerimientos educacionales o la experiencia.
 Adaptabilidad al cargo: habilidad requerida en un individuo para encajar en
una situación particular y para trabajar armoniosamente con otros.
 Iniciativa necesaria.
 Aptitudes necesarias.

2 » Requisitos físicos:

 Esfuerzo físico necesario: incluye la cantidad de esfuerzo físico requerido

para desempeñar un puesto, el tipo de esfuerzo y la duración en tiempo en
que debe mantenerse tal esfuerzo.
 Capacidad visual.
 Destreza o habilidad: pueden tener que definirse en términos de cantidad,
calidad o naturaleza del trabajo que debe desempeñarse, o en términos de
la puntuación mínima que debe ser alcanzada en ciertas pruebas.
 Complexión física necesaria.
3 » Responsabilidades implícitas: es práctica común, sumarizar los diferentes
24
tipos de responsabilidades que el empleado puede requerir:

- Supervisión de personal
- Material, herramientas o equipos
- Dinero, título o documentos
- Contactos internos o externos
- Información confidencial

4 » Condiciones de trabajo:

 Ambiente de trabajo: se refiere al medio físico dentro del cual debe

desempeñarse el puesto.
 Riesgos: consiste en enumerar los riesgos que pudieran ocasionar daño
físico. La especificación de los riesgos puede ayudar a asegurar que las
personas asignadas a puestos peligrosos cuenten con las calificaciones
mentales y físicas necesarias para desempeñar el trabajo en forma segura.
 Beneficios: incluye:

* Capacitación
* Remuneración
* Carrera, etc.

MANTENIMIENTO DEL ANÁLISIS

Siempre es necesario tener en cuenta que los puestos son de naturaleza dinámica,
de manera que las descripciones y especificaciones de cargos deben revisarse
conforme ocurran cambios o ante la solicitud de empleados o supervisores.

Algunas empresas cuentan con la política de revisar anualmente todos los puestos,
lo que ayuda a asegurar que las descripciones y especificaciones permanezcan
actualizadas.

5.4 Manuales de la organización

5.4.1Concepto e importancia

Concepto

Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada

materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos
seleccionados y fácilmente localizables.

Existen los manuales que son elaborados en tomos de hojas intercambiables y los
que se consultan por pantalla. La elaboración cuidadosa de los manuales y su
adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes
25
actividades, independientemente de que su elaboración sea en hojas o visibles en
computadora.
Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo
deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema
deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades
en vigor.
El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo,
acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y
del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

Los manuales requieren de ciertas características que son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa;
• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación;
• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas;
• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad;
• Redacción simple corta y comprensible;
• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios;
• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones;
• Tener un proceso continuo de revisión y actualización;
• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización; y
• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

importancia

Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los mercados y la

competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben
que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas
de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son
actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de

las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos
considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la
organización.

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran

tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en
establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del
conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso
a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización
sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que
generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran
innecesario.

5.4.2 tipo de manuales

• Manual de bienvenida
26
• Manual de políticas

• Manual de descripción de puestos

• Manual de normas y procedimientos

• Manual de Calidad.

5.4.2.1 De Organización, de departamentos, De políticas, De procedimientos,

De puesto, Específicos

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura,

funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son
organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

Manual de Organización

DIRECTOR

• Ubicación Organizacional:

Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía

dentro de la organización.

• Coordinación:
Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama.
27
• Descripción Genérica del Puesto:

Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales,

humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

• Descripción Específica:

Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del "Plan General de Desarrollo
Anual" de la empresa.

o Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con

el encargado del departamento de Administración y Finanzas.
o Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión
con el departamento Académico.
o Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como:
Certificados, boletas y constancias de estudio.
o Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.
o Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los
alumnos de la institución.
o Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución,
junto con el departamento de Mercadotecnia.
o Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como
permisos a los alumnos.

• Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración

que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas

establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda
obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según
convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
28
Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos
claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa

• Manuales De Procedimientos

Un manual de procedimientos: es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ó más de ellas. El manual incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente.

Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el
análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de
todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en
forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de
auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de
los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la
coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el
análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
métodos.
• Manual de Bienvenida
29

Estos aspectos se complementan a menudo mediante un manual de bienvenida. En

éste se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas
relacionados.

A continuación, se muestran los temas comúnmente cubiertos en los programas de

inducción de nuevos empleados.

TEMAS DE LA ORGANIZACIÓN GLOBAL

o
• Historia de la compañía.
• Estructura de la compañía.
• Nombre y funciones de los ejecutivos principales.
• Estructura de edificios e instalaciones.
• Periodo de prueba.
• Normas de seguridad.
• Descripción del proceso de producción.
• Políticas y normas.

PRESTACIONES Y SERVICIOS AL PERSONAL

• Política salarial y de comprensión.

• Vacaciones y días feriados.
• Capacitación y desarrollo.
• Accesoria profesional.
• Seguros individuales y de grupos.
• Programas de jubilación.
• Servicios médicos especiales.
• Servicios de cafetería y restaurantes.
 30
PRESENTACIONES

• Al supervisor.
• A los capacitadores.
• A los compañeros de trabajo.
• A los subordinados.

FUNCIONES Y DEBERES ESPECÍFICOS

• Ubicación del puesto de trabajo.

• Labores a cargo del empleado.
• Normas específicas de seguridad.
• Descripción del puesto.
• Objetivo del puesto.
• Relación con otros puestos.

5.5 Diagramas de procesos

Definición

El Diagrama de Flujo es una representación gráfica de la secuencia de pasos que

se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un
servicio, o bien una combinación de ambos.

Características principales

A continuación, se comentan una serie de características que ayudan a

comprender la naturaleza de la herramienta.
 31

• Capacidad de Comunicación

Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un

proceso, y facilita la mejor comprensión global del mismo.

• Claridad

Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y

concisa.
 5.5.1Simbologías
32
Definición

Imagen o figura con la que se representa un concepto.

para la construcción de los Diagramas de Flujo se utilizarán los siguientes símbolos:

Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo

5.5.2 Descripción de procedimiento

Preparación de la construcción del diagrama

Paso 1: Establecer quiénes deben participar en su construcción.

El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los

organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.
Se invitará a un representante de dichos organismos a participar en la
33
construcción del Diagrama de Flujo.

El número de participantes en la sesión de construcción del Diagrama no será

superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.

Paso 2: Preparar la logística de la sesión de trabajo.

Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe
prever:

- Dar la información necesaria a los participantes en la reunión sobre el

objeto de la misma y sobre este procedimiento.
- Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista
continuamente el trabajo desarrollado.
Desarrollo de la construcción
Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que
se espera obtener de la sesión de trabajo.

a) En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construcción

del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los
participantes durante toda la sesión.

b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura

que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio.

La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso
es decidir cuáles son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo.

El primer paso es la respuesta a la pregunta:

¿Qué nos indica que empieza el proceso?
El último paso debe contestar a la pregunta:
34
¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?

Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos en la

superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la
misma y el último paso en el borde derecho o inferior).
Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de
actividades.
Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su
secuencia temporal.
Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar
el proceso de construcción del diagrama.

Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.

Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por
el último, no existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de
los dos enfoques. Sea cual sea la dirección en que se realice, si se considera útil,
realizar una revisión en la dirección contraria.

Ejemplo
 35

Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación.

Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación:

a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada

e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notación
adecuada.
En general, cuando se trata de una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo
36
una pregunta y la notación de las dos ramas posibles correspondientes se
identifican con la notación SI/NO.

b)Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y

desarrollarla, según lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.

c) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de

igual modo.

Paso 8: Revisar el diagrama completo.

Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso
tiene una secuencia lógica.

5.5.3 Diagramas de procedimiento y de flujo

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de
procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las
que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza
de cada una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas. En otras
palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma
tal que se comprenda fácilmente.
Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de
un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia
lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre los encargados
de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en
qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y
aportar ideas para su cambio o mejora.
Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe
tener en cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la
Estructura y la descripción narrativa del diagrama y que se deben respetar los
siguientes criterios:

1. En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la

siguiente información:
a. Nombre de la Institución.
b. Título (Diagrama de Procedimientos).
37
c. Denominación del proceso o procedimiento.
d. Denominación del sector responsable del procedimiento.
e. Fecha de elaboración.
f. Nombre del analista que realizó el trabajo.
g. Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
h. Simbología utilizada y su significado.

2. La estructura del Diagrama de procedimientos comprende de la siguiente

información:
a. Debe indicarse claramente donde inicia y donde termina el diagrama.
b. Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
c. No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer
usos excesivos de ellos.
d. No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
e. Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas
líneas de flujo a otras líneas.
f. Las líneas de flujo deben entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda
y salir de él por la parte inferior y/o derecha.
g. En caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los
conectores correspondientes.
h. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible y preciso, evitando el
uso de muchas palabras.
i. Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del
símbolo inicial y final.
j. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo
de salida.
k. Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha
actividad.
l. Cada flecha representa el flujo de una información.
3. En la descripción narrativa del diagrama deben considerarse los siguientes
38
aspectos:
a. Describir los pasos del procedimiento, especificando quién hace, cómo hace,
cuando hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para
el personal de ejecución de una organización o empresa, para recordar los pasos
de un procedimiento, leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver
a leer el manual de procedimientos completo.
b. Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
c. Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, controla, remite o archiva, entre
otros.
d. Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más
de una interpretación; usar en todos los casos términos sencillos y uniformes, que
el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el
significado de su contenido.
SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Los símbolos utilizados para elaborar los diagramas de procedimientos son
los símbolos Therbligs, diseñados por el doctor Frank Gilbreth, para analizar las
operaciones y varían desde figuras geométricas hasta complicados dibujos
simbólicos que diferencian a los numerosos tipos de operaciones que tienen lugar
en las empresas. La selección de los símbolos convencionales depende del
procedimiento que va a graficarse y del empleo que vaya a darse a los mismos, la
norma ASME es una de las más usadas y se puede resumir como sigue:

Ejemplo:
 39

ELABORACION EN EQUIPO
 40

Referencias

http://adminitracionyplaneaciondionicio.blogspot.com/2010/06/organizacion-
concepto-e-importancia.html

http://www.losrecursoshumanos.com/organizacion-formal-e-informal/

http://tutorial-administracion.blogspot.com/2009/02/32-proceso-de-
organizacion.html

http://funadminfinanciera2n.blogspot.com/2010/11/division-del-trabajo.html

http://antonio-administracin2.blogspot.com/2010/06/jerarquizacion.html

http://orgamin.blogspot.com/2013/04/tipos-de-autoridad.html

http://knoow.net/es/cieeconcom/gestion/departamentalizacion/

https://www.conocimientosweb.net/dcmt/ficha9583.html

https://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-
organigramas/

https://www.gestiopolis.com/tipos-de-estructura-organizacional/