Nombre del expositor: Walter Zubiaur Alejos

Trayectoria profesional: Instructor de informática aplicada y cursos de tecnología,

dicté clases de ofimática en el Congreso de la República para el área de Desarrollo de
Personal en los niveles básico, intermedio y avanzado; capacitación de profesores de
Casuarinas International College. Especialista en software y hardware. Certificado en
Microsoft Office Specialist 2013.
Propósito del curso: El propósito del curso es dejar en claro que la hoja de cálculo de
Excel no sirve solo para escribir fórmulas y crear gráficos, sino también para
salvaguardar nuestra información y evitar que la modifiquen sin nuestro consentimiento.
De este modo, los docentes aprovecharán su funcionalidad y transmitirán a sus alumnos
una actitud diferente y provechosa ante ella.
Dedicatoria: Este pequeño trabajo se lo dedico con mucho cariño a mis cuatro pilares,
mi esposa Rosa que siempre me apoya en los momentos más difíciles, mi madre
Esperanza que me enseño desde pequeño a enfrentar la vida y nunca retroceder, a mi
pequeña hija Andrea que con sus ocurrencias me alegra la vida y a mi pequeño hijo
Francisco que es un regalo de Dios.

Dirigido a docentes de primaria.

Si tienes una mente calma,

Serás una persona bella.

Si eres una persona bella,

Crearás un hogar armonioso.

Si tu hogar esta en armonía,

Tu Nación se hallará en orden.

Si en tu Nación hay orden,

Habrá paz en el Mundo.

LaoTse

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Conceptos preliminares 3

Guardar libro con contraseña 4

Proteger fórmula (Ocultarla) 6

Seguridad en el libro y la hoja 8

Control de cambios 10

Validación de datos 13

Auditoría de fórmulas 15

Configurar autoguardado 16

Colocar datos personales a su libro de trabajo 16

Configurar vista previa con salto de página 17

Ordenar listas 18

Filtros automáticos 19

Subtotales 20

Obtener datos externos 22

Guardar como pdf 23

2
 La suite de Microsoft office 2013, tiene como uno de sus productos a la hoja de
cálculo de Excel 2013. Un libro de Excel está formado por varias hojas y a su
vez cada hoja está compuesta de columnas y filas que dan forma a cada una de
las celdas. Cada hoja en Excel 2013 tiene la cantidad fija de 1 048,576 filas y
16,384 columnas.

 Una celda, la conforma la combinación de una fila y una columna, por ejemplo
A1.

 Todas las celdas en Excel son del tipo “Bloqueado”.

 Se debe diferenciar los dos tipos de celdas: Celdas Absolutas y Celdas

Relativas.

 En Excel el trabajo se realiza una sola vez, quiere decir que podemos copiar la
fórmula o dar 2 veces clic en el borde inferior derecho y se autocopiará para las
demás celdas.

 La primera versión de Excel se lanzó en 1985.

Algunas novedades:

 Guardar los archivos en OneDrive: es más fácil que nunca. Al guardar los
documentos en la nube podrás acceder a ellos desde prácticamente cualquier
dispositivo conectado a internet. Además es muy sencillo compartir
presentaciones en modo lectura o escritura.

 Excel Online, sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft

para acceder a una versión reducida de Excel de forma gratuita. Podrás crear y
modificar presentaciones de Excel desde el navegador de cualquier equipo
conectado a internet, sin necesidad de instalar la versión de escritorio de Excel.

 Office Mobile, desde Septiembre de 2013 está disponible la versión para

teléfonos móviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows
Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en
el móvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.

 La dirección para ingresar a Excel Online es:

https://office.live.com/start/Excel.aspx?omkt=es-ES

3
  La seguridad es muy importante en todo orden de cosas y más aún en una hoja
de cálculo en donde puede estar involucrado el pago de haberes de los
empleados de una empresa, o la lista de proveedores o socios de una
organización, para este fin y para proteger estos y otros datos, Excel nos enseña
como guardar un archivo con contraseña.

Contraseña de apertura:
Procedimiento:
 Clic en la cinta de opciones “Archivo”, clic en la opción “Información” (Fig.1),
clic en el botón “Proteger libro”, elegir la opción: Cifrar con contraseña, como
parece en la figura 1.

FIG.1

 Se deberá ingresar una contraseña y pedirá volver a repetirla.(Fig.2)

4
FIG.2

 Si se realizó correctamente el procedimiento, al cerrar la hoja de cálculo y al

volver a abrirla, pedirá que ingrese la clave, como se muestra en la figura 3.

FIG.3

Nota:
 Para quitar la contraseña al archivo, se debe ir a la ventana donde se le puso la
clave, borrarla y guardar los cambios en el archivo.

5
  La seguridad no solo es importante en la apertura de archivos, también hay que
tener en cuenta que la creación de una fórmula en la que interactúan una o más
celdas y en la que devuelve un resultado es muy importante.

 Imaginemos la planilla de una empresa, en la que figuran los salarios de sus

empleados, se debe proteger la fórmula que implica el promedio de sueldos, este
caso es bastante simple, sin embargo debemos tener la capacidad de poder
hacerlo frente a otros eventos.

Procedimiento:
 Seleccionar la o las celdas con las fórmulas a proteger, clic derecho, elegir
“Formato de celdas”, clic en la pestaña “Proteger”, desmarcar la casilla
Bloqueada y marcar Oculta, clic en aceptar.Fig.1

 Seguidamente ir a la pestaña “Revisar”, elegir “Proteger hoja”, colocar una

contraseña y volver a repetir la misma contraseña. Fig.2

Fig.1

6
Fig.2

 De esta manera cuando te ubicas en la celda o te desplazas por la columna,

verás que en la barra de fórmulas que no se observa nada.

7
Seguridad en libro
 Este tipo de seguridad en el libro de Excel evita que podamos cambiar el nombre
de las hojas de cálculo, tampoco permite agregar o eliminar hojas.

Procedimiento:
 Clic en la pestaña Revisar, elegir “Proteger libro”, mostrará una ventana con el
título “Proteger estructura y ventanas”, verificar que este marcado la casilla
“Estructura” y colocar una contraseña, seguidamente volver a repetirla y clic en
aceptar.

8
Seguridad en hoja

 Este tipo de seguridad evita que se puedan cambiar los valores de las celdas en
la hoja de cálculo.

Procedimiento:
 Clic en la pestaña Revisar, elegir “Proteger hoja”, saldrá una ventana con el
nombre “Proteger hoja”, se debe colocar una contraseña y repetir la misma en la
siguiente ventana llamada “Confirmar contraseña”, clic en aceptar.

9
  El control de cambios aplicado a una hoja de Excel, nos va a permitir poder
realizar auditoria de la hoja de cálculo, ya sea si se cambió, borro o agregó algún
texto, fórmula o valor de la o las celdas dentro de nuestra hoja.

Procedimiento:
 Para activar el control de cambios en una hoja de Excel, se debe ir a la pestaña
Revisar, seguidamente elegir “Control de cambios”, clic en “Resaltar cambios”.
Marcar la casilla:”Efectuar control de cambios al modificar. Esto también
comparte el libro”, desmarcar la casilla “Resaltar cambios en pantalla”, clic en
aceptar. Clic en aceptar para guardar el libro.

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 Realicemos cambios en los sueldos e insertemos una columna:

 Ahora imaginemos que se cerró el archivo y que es enviado por correo a otra
persona, esta persona sabe que se activó el control de cambios y desea ver los
cambios que se realizaron para aceptar o rechazar dichos cambios.
 Se debe ir a la pestaña Revisar, clic en control de cambios, clic en Resaltar
cambios y desmarcar la casilla “Cuando”

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 Se observará en nuestra hoja de Excel marcado de color azul, los cambios que
realizamos, si nos acercamos con el cursos del mouse veremos los cambios que
se realizaron.

 Si queremos aceptar o rechazar dichos cambios, hacemos clic en la pestaña

Revisar, elegimos control de cambios y seguidamente en la opción “Aceptar o
rechazar cambios”

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  Microsoft Excel, permite que podamos configurar que tipo de dato ingresemos
en la o las celdas que tengamos que escribir, puede ser un número entero, un
número decimal, fecha, hora longitud de texto, entre otras.

Procedimiento:
 Elegir la celda o celdas a validar, ir a la pestaña Datos, elegir “Validación de
Datos”.

 Para nuestro ejercicio elegiremos en la pestaña configuración: Permitir:”Número

entero”, Datos: entre, Mínimo: 0, Máximo: 10 000.

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 Seguidamente continuamos con la configuración de las otras pestañas, Clic en
la pestaña “Mensaje de entrada”, escribir un título que se mostrará al colocar el
cursor en la celda y escribir un mensaje de entrada por ejemplo: “Ingresar
número entero”. Clic en la siguiente pestaña con el nombre “Mensaje de error”,
escoger el estilo de botón y escribir un título y un contenido, que aparecerá
cuando se escriba un valor no contemplado en la configuración.

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 Nos va a permitir saber que celda o celdas están participando en una formula,
para así corregir errores en esta.
 Debemos considerar 02 conceptos importantes:
 Rastrear precedentes: Nos muestra quien dio origen al resultado
 Rastrear dependientes: Nos muestra las celdas afectadas por el valor de
la celda seleccionada actualmente.

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  Frente a un problema de fluido eléctrico, se apaga la computadora justo cuando
ya habíamos terminado nuestro inventario o planilla de salarios y al prender el
equipo nos damos con la sorpresa que ningún dato se guardó, es por eso que
podemos configurar la hoja de cálculo de Excel para que autorecupere o guarde
los cambios en el archivo cada “n” minutos.

Procedimiento:
Clic en la pestaña Archivo, elegimos opciones, sale una ventana con el nombre
“Opciones de Excel”, clic en “Guardar” y en el panel del lado derecho, ubicar la
opción: “Guardar información de autorecuperación cada”, aquí podemos definir el
tiempo en minutos, por defecto aparece 10 minutos.

 Resulta muy importante colocar los datos personales en nuestra hoja de cálculo,
esto nos servirá para identificar que es nuestro trabajo y no una copia de otro
lugar.

Procedimiento:
 Clic en la pestaña Archivo, clic en Información, ubicarse en el panel derecho clic
en Propiedades, elegir “Mostrar panel de documentos” y seguidamente llenar los
campos solicitados.

16
  La vista previa con salto de página, nos permite visualizar la hoja de cálculo de
una manera distinta, en donde podremos ver los límites de la hoja, nos será muy
útil al momento de imprimir un archivo.

Procedimiento:
Clic en la ficha Vista, elegir Ver salto de página.

17
  Cuando tenemos una lista y deseamos poder realizar estadísticas en ella,
debemos realizar un orden ya sea de forma ascendente o descendente, este
orden se puede realizar teniendo en cuenta diferentes criterios, por ejemplo: por
apellidos, por nombres, por estado civil, por sexo, por distrito, etc, para nuestro
caso particular del archivo de ejemplo que usaremos.

Procedimiento:
 Debemos seleccionar toda la lista a ordenar y clic en la pestaña Inicio, elegir
ordenar y filtrar, elegir Orden personalizado.

18
  La aplicación de filtros automáticos en una lista, nos permite agrupar de acuerdo
al criterio que elijamos.

Procedimiento:
 Seleccionar la lista a aplicar el autofiltro, clic en la pestaña Inicio, elegir ordenar
y filtrar, elegir filtro.

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  Se mostrará un botón al lado de cada encabezado de la lista, que nos permitirá
elegir un criterio, por ejemplo, los que viven en el distrito de Miraflores de sexo
femenino.

 La aplicación de subtotales, nos permite realizar nuestro trabajo con listas de la

mejor manera y con eficacia, ya que muestra resúmenes que permiten visualizar
mejor el trabajo.

Procedimiento:
 Para aplicar subtotales debemos realizar el ordenamiento de la lista por el criterio
que deseemos realizar el subtotal. Por ejemplo, se ordenará por distrito para
saber ¿cuántas son las personas que viven en los diferentes distritos? de la lista
que estamos usando.
 Se ordenó por distrito:

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 Clic en la pestaña Datos, seleccionar la lista y elegir Subtotales, saldrá una
ventana en la que colocaremos, para cada cambio en Distrito, Usar la función
Cuenta, Agregar subtotal a Distrito.

 Se mostrará la lista separada de acuerdo a cada distrito.

 Al lado superior izquierdo se muestran 3 botones con los números 1, 2 y 3, en el

que uno, muestra el total general de distritos, dos, muestra la cuenta por distritos
y tres, muestra la lista completa con los subtotales por distrito.

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  Muchos programas antiguos, exportan sus archivos en formato txt, es decir de
bloc de notas, generalmente son listas con un gran número de filas y columnas
la cual debe ser migrado a una hoja de cálculo.

Procedimiento:
Clic en la celda A1, Clic en la pestaña Datos, elegir Desde Texto e importar el archivo
de texto.

 Siga los 3 pasos del asistente y clic en finalizar.

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  No necesitamos ningún software adicional para guardar nuestras hojas de
cálculo como pdf (archivo de Acrobat), ya que si es posible hacerlo desde Excel.

Procedimiento:
Clic en la pestaña Archivo, Guardar como, elegir Examinar, ubicar donde queremos
guardarlo, elegir en Tipo: PDF y clic en guardar.

 Se abrirá nuestra hoja de cálculo con el visor de Acrobat

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