La importancia del proceso contable en la preparación de la información financiera ÓSCAR DÍAZ

BECERRA (*) 1INTRODUCCIÓN Durante siglos la Contabilidad ha sido considerada como una fuente
importante de generación de información, no sólo por las organizaciones que la generan y hacen
uso de ella, sino también por una diversidad de usuarios internos y externos, o grupos de interés,
que utilizan esta información para el proceso de toma de decisiones empresariales. Para
contextualizar y entender mejor cómo es que se logra la generación de información, producto final
de la Contabilidad, es necesario conocer cómo se desarrolla el proceso contable que nos permite
lograr este objetivo. Para ello primero revisaremos brevemente algunos conceptos básicos, para
luego abordar el proceso contable en esencia, enfocando algunos elementos o herramientas
adicionales que se requieren para su correcto funcionamiento, incluyendo una breve descripción
del producto final que se obtiene de este proceso, los estados financieros. Finalmente se presenta
una relación de algunos problemas y deficiencias que se suelen presentar en algunas empresas en
la ejecución del proceso contable, los cuales son perjudiciales para el desarrollo del proceso en sí y
pueden afectar la calidad y la oportunidad en que se presenta la información. 2 LA CONTABILIDAD
COMO FUENTE DE INFORMACIÓN La Contabilidad es concebida como el medio con el cual se lleva
a cabo la medición y presentación de los resultados de una actividad económica. Es común
encontrar que algunos autores se refieren a la Contabilidad, denominándola el “lenguaje de los
negocios”, y esto se debe a que, desde su origen, ha sido utilizada en la descripción de todo tipo
de actividades del ámbito empresarial, sin distinguir si se trata de una entidad lucrativa o no
lucrativa o si es una entidad pública o privada. En cualquiera de estos casos, la Contabilidad
contribuye con su objetivo principal: proporcionar información útil y oportuna para el proceso de
toma de decisiones. Antes de analizar como se desarrolla el proceso contable, es importante
realizar un breve repaso sobre el origen de la Contabilidad y sobre el actual proceso de
Armonización Contable. 2.1 Origen y evolución: ¿De la partida doble a la Contabilidad virtual? La
Contabilidad ha evolucionado significativamente desde sus orígenes, si bien el principio
fundamental, el de la Partida Doble, se mantiene sin ningún cambio desde su inicio, que data de
hace poco más de 500 años, no se puede decir lo mismo del proceso contable y de la normatividad
requerida para el registro de las transacciones y preparación de la información financiera, los
cuales han pasado por cambios significativos en las últimas dé- cadas. Con el tiempo han surgido
estudios y propuestas para reemplazar el método de la Partida Doble por la “partida triple”(1), las
cuales no han prosperado y solo ratifican la vigencia del método contable difundido por Fray Luca
Pacioli. Algunos autores mencionan que en la actualidad hemos pasado de la aplicación de la
partida doble a la Contabilidad virtual, lo cual no es correcto; lo que podemos distinguir es que se
han producido cambios en la forma en que se realiza el proceso contable, ya que en muchos casos
se ha pasado de un proceso manual al uso del procesamiento electrónico de datos, que es el que
se estaría identificando como una Contabilidad virtual. Hay que tener bien claro que en ambos
casos está inmersa la aplicación de la Partida Doble. Es muy probable que el avance vertiginoso de
la tecnología nos lleve a un mayor perfeccionamiento del proceso contable, pero podemos
aventurarnos a asegurar que la Partida Doble seguirá siendo la base principal sobre la cual se
desarrolle dicho proceso. –––––– (*) Contador Público Colegiado por la Pontificia Universidad
Católica del Perú (PUCP). Jefe del Departamento Académico de Ciencias Administrativas de la
PUCP. Profesor en las Facultades de Administración y Contabilidad, y Derecho de esta universidad.
Asociado del Instituto Peruano de Investigación y Desarrollo Tributario (IPIDET). (1) ZAPATA,
Miguel. Contabilidad Pacioliana. México. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. México,
2006, pág. 36. En: Suplemento Enfoque Contable de la Revista Análisis Tributario (ISSN 2233-
3016), Nº 1, AELE, mayo de 2011, 22 a 25. FUNDAMENTOS mayo 2011 / 23 2.2 El proceso de
Armonización Contable En los últimos treinta años la economía mundial ha pasado por un mayor
proceso de evolución e integración, del cual la Contabilidad no ha sido ajena, ya que este proceso
ha impulsado y acelerado que se busque un lenguaje común para la preparación de la información
financiera de las empresas. Este tema es analizado por varios autores. Así encontramos, por
ejemplo, lo mencionado por Jorge Tua, quien indica que “en la medida que exista una actividad
mercantil internacional y comercio e inversión traspasen los límites nacionales, puede decirse que
aparece un usuario internacional de la contabilidad, que requiere prácticas similares para llevar a
cabo las funciones decisorias a las que sirven los estados financieros”(2). Si bien es cierto que no
hay consenso respecto a cuando se inicia la globalización tal como la conocemos en la actualidad,
sí es claro que en las últimas décadas la alta integración de la economía mundial nos ha forzado a
la búsqueda de estándares internacionales para ser aplicados al momento de preparar la
información financiera de las empresas, de tal forma que los inversionistas y cualquier usuario de
la información, pueda operar con total transparencia. Es así que con el afán de contar con una
armonización de la normatividad contable, de tal forma que la información sea elaborada bajo los
mismos parámetros, aparece en el año 1973 las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), las
mismas que fueron promulgadas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad -
IASC(3), y que han pasado por una serie de cambios, los que van desde la conversión del IASC por
el actual Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad - IASB(4) en el año 2001, hasta la
modificación y surgimiento de nuevas normas, conocidas hoy como Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), las cuales incluyen las anteriores NIC y sus respectivas
interpretaciones. Dentro de este proceso de armonización, las NIIF se han convertido en el modelo
contable de mayor aplicación a nivel mundial(5) y se espera que en los próximos años los países
que aún no las aplican adopten oficialmente este modelo. 3 EL PROCESO CONTABLE Si realizamos
una búsqueda en la bibliografía contable encontramos varias definiciones de lo que es la
Contabilidad y su objetivo, dentro de ellas podemos extraer algunos puntos en los que coinciden
los autores y mencionar que la Contabilidad tiene como propósito principal clasificar, registrar y
resumir, de manera significativa y en términos monetarios, las transacciones o hechos económicos
de índole financiera, de tal forma que se cuente con información que permita interpretar los
resultados obtenidos en un período de tiempo determinado. Para poder cumplir con este
propósito, se requiere contar con un proceso estructurado, el mismo que conocemos como
proceso contable y que para que funcione de manera eficiente requiere de la concepción
adecuada de algunos elementos adicionales, como el sistema contable y el plan de cuentas. 3.1 El
proceso contable y la Contabilidad El proceso contable y la Contabilidad son considerados como
un mé- todo de registro, así como un sistema de información y de control del fenó- meno
económico y financiero que tiene lugar en el proceso circulatorio y de creación de valores que
constituye el soporte para la toma de decisiones en la unidad económica(6). Al ser considerada la
Contabilidad como un sistema de información, se requiere que llegue a identificar hechos y
transacciones relacionadas a una actividad económica, para que luego de clasificarlos y
registrarlos, los presente en informes que permitan describir la situación financiera y los
resultados de las operaciones de una entidad económica específica(7). Estos informes se ven
reflejados en los estados financieros, pero para llegar a ellos se ha tenido que pasar por un
proceso contable. Es importante tener en consideración que toda la información generada en el
proceso contable debe ser útil tanto a quienes ven la empresa desde dentro como a aquellos otros
cuyo interés por la misma se ejercita desde fuera de ella por motivos diversos(8). Más importante
aún es entender que esta utilidad radica en la calidad del proceso y en los principios y normas que
se empleen para obtener el producto final, el cual se ve reflejado en la información financiera de
una organización. 3.2 Descripción del proceso contable En toda organización los datos que surgen
de las actividades o transacciones económicas que estas llevan a cabo, se convierten mediante un
proceso de registro, en información contable. Este único proceso de registro nos puede llevar a
obtener información bajo el modelo de la Contabilidad financiera o bajo el de la Contabilidad de
gestión. A continuación se describe de manera gráfica, la forma cómo se desarrolla el proceso
contable y cómo las transacciones son convertidas en información. El gráfico puede ser
comprendido de mejor manera si realizamos una comparación con el proceso de producción en
cualquier tipo de industria. Las transacciones o actividades económicas son como la materia pri- –
––––– (2) TUA, Jorge. Principios y Normas de Contabilidad. Instituto de Planificación Contable,
Ministerio de Economía y Hacienda, Madrid, 1983, pág. 1030. (3) International Accounting
Standards Committe. (4) International Accounting Standards Board. (5) En la actualidad más de
100 países han procedido con la adopción o convergencia hacia el modelo de las NIIF
(http://www.ifrsaccounts.com/). (6) SÁNCHEZ, José. Teoría y práctica de la contabilidad. Pirámide,
Madrid, 2005. (7) KIESO, Donald y WEYGANDT, Jerry. Contabilidad Intermedia. Segunda edición.
Limusa Wiley, México, 2008. (8) CAÑIBANO, Leandro. Teoría actual de la contabilidad. Segunda
edición, Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, Madrid, 1997. 24 / mayo 2011 ma para
la organización, las cuales van a ser transformadas, mediante la aplicación de un proceso contable,
para obtener un producto terminado. En nuestro caso, este producto terminado es la información
contable, la misma que al ser empleada en la toma de decisiones, tendrá incidencia en las nuevas
actividades económicas que se desarrollan en la empresa. Cuando se menciona que las
organizaciones transforman sus transacciones o actividades económicas para convertirlas en
información contable, a lo que se hace referencia es que esta transformación ha sido posible
gracias a la realización del proceso contable. Durante la ejecución del proceso contable se
presentan algunas etapas o ciclos, independientemente si el proceso es realizado de forma manual
o recurriendo al procesamiento electró- nico de datos. En la gráfica que se muestra a continuación
se puede observar cada una de las etapas de lo que se suele denominar ciclo contable, donde este
se inicia con el análisis de las transacciones o hechos económicos, para luego ser anotados en el
libro diario. El ciclo continúa con el proceso de mayorización, que es el que permite obtener el
balance de comprobación, base para la formulación de los estados financieros. Debemos tener en
cuenta que el proceso contable puede involucrar el registro de las transacciones en otros libros o
registros auxiliares y que antes de la formulación de los estados financieros se requiere realizar un
análisis que permita su preparación y presentación de acuerdo a la normatividad vigente en cada
país. 3.3 El sistema contable Un sistema contable se puede definir como un conjunto de elementos
o componentes que tienen como características comunes algunos atributos identificables, los
mismos que al interrelacionarse permiten lograr un objetivo común. Este objetivo es proporcionar
información relevante para la toma de decisiones dentro de la organización. Es importante
mencionar que un sistema contable involucra varios elementos, entre ellos tenemos los recursos
humanos, las políticas y procedimientos, así como los dispositivos y registros empleados por una
organización en el procesamiento de su información. Es importante indicar que para que un
sistema contable cumpla con sus objetivos, se debe implementar un adecuado sistema de control
interno dentro de la organización, el mismo que contemple políticas sanas y fáciles de ejecutar, de
tal forma que nos dé mayor seguridad y confiabilidad en la información. Las políticas incluidas en
este sistema deben ser de conocimiento de todos los involucrados, de tal forma que se
contemplen en todo lo que sea pertinente. En el siguiente gráfico, a modo de ejemplo, se muestra
la interrelación que se puede presentar entre algunos subsistemas al interior de una organización,
el cual se puede volver más complejo o más simple, dependiendo del tamaño de la misma y de la
forma en que se ha definido la estructura organizacional. Otro aspecto importante a resaltar es el
hecho que en la actualidad, en las medianas y grandes empresas, la mayor parte de las
transacciones económicas no se generan en el área contable, se generan en los otros subsistemas
relacionados y estos a su vez realizan la alimentación de las operaciones al área contable, la cual
es la encargada de centralizar todas las operaciones para efectos de poder preparar y presentar la
información financiera de la empresa. 3.4 El plan de cuentas El catálogo o plan de cuentas
requerido en cualquier proceso contable es un instrumento o herramienta imprescindible para
que las empresas puedan registrar de manera ordenada y uniforme sus operaciones contables. La
uniformidad a la que se hace referencia no es sólo al interior de la organización, sino también en
relación al resto de empresas que operan en el mismo entorno económico, de tal forma que estas
empleen el mismo lenguaje de registro de sus operaciones. Al momento de elaborar el plan de
cuentas a ser utilizado en la empresa, es preciso tener presente que este debe estar concebido en
función a las normas vigentes en cada país y sobre todo con incidencia de estándares
internacionales, de tal forma que contribuya con el objetivo de preparar y presentar información
que sea útil y confiable para el proceso de toma de decisiones(9). –––––– (9) DÍAZ BECERRA,
Óscar. “El Plan Contable, las NIIF y el país de las prórrogas”. EN: Revista Análisis Tributario, Nº 263,
diciembre de 2009, AELE, págs. 19 a 22. Fuente: Elaboración propia. SISTEMA CONTABLE ▼ ▼ ▼
▼ CRÉDITOS Y COBRANZAS LOGÍSTICA VENTAS PRODUCCIÓN TESORERÍA CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS ALMACÉN ACTIVO FIJO ▼ ▼ ▼ ▼ Fuente: Elaboración propia. EL PROCESO
CONTABLE 2 PROCESO CONTABLE 1 ACTIVIDADES ECONÓMICAS 3 INFORMACIÓN CONTABLE 4
TOMA DE DECISIONES ▼ ▼ ▼ ▼ CICLO CONTABLE ANÁLISIS DE LAS TRANSACCIONES REGISTRO
EN EL LIBRO DIARIO MAYORIZACIÓN BALANCE DE COMPROBACIÓN ESTADOS FINANCIEROS
Fuente: Elaboración propia. FUNDAMENTOS mayo 2011 / 25 Hay que resaltar que si bien en varios
países el plan de cuentas está regulado por alguna norma legal y es de uso obligatorio, este debe
ser estructurado y adecuado a las necesidades de cada empresa, sin afectar su estructura y
uniformidad original, ya que es la base para el correcto funcionamiento del sistema contable que
permita formular los estados financieros. 3.5 El producto final: La información financiera El
producto final y principal, luego de que las transacciones económicas de una empresa pasan por el
proceso contable, son los estados financieros y sus notas, adicionalmente a otro tipo de reportes
administrativos o financieros relevantes que son de vital importancia en el proceso de toma de
decisiones empresariales y que proporcionan información que no está contenida en estos estados.
La Asociación Americana de Contabilidad(10) define los estados financieros como la expresión, en
términos financieros, de la utilización de los recursos económicos de la empresa y los cambios
resultantes en ellos y en la posición en los mismos de los intereses de acreedores e inversores(11).
La información contenida en los estados financieros de las empresas proviene directamente de su
sistema contable, el mismo que suministra información relevante y detallada sobre la situación
financiera y resultados de las mismas, a ser utilizada por diversos usuarios. Esta es una definición
compartida por varios autores y en la que se evidencia la importancia de los estados financieros en
la toma de decisiones(12). Los estados financieros y sus notas, deben ser preparados con total
transparencia, tomando como base los principios contables, así como otros dispositivos legales
vigentes en cada país, de tal forma que sean útiles para todos los usuarios. Pero si estos principios
contables no están establecidos de acuerdo a estándares internacionales, poco o nada
contribuirán para lograr que la información sea realmente útil para los usuarios. Estos aspectos
nos llevan a resaltar la importancia de que las empresas deben actuar con transparencia al
preparar los estados financieros para ser entregados a los accionistas, así como a los usuarios en
general, de tal forma que se muestre la imagen fiel de la empresa y que la información cuente con
atributos de suficiencia, veracidad y oportunidad, contribuyendo en el proceso de toma de
decisiones empresariales. 4 PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS EN EL PROCESO CONTABLE Si bien el
principio de la Partida Doble ha resistido el paso de poco más de cinco siglos, encontramos que el
proceso contable no es perfecto y suele enfrentarse a ciertos problemas y deficiencias en su
ejecución. A continuación se menciona algunos de los problemas más comunes al respecto: a)
Algunos profesionales persisten en concebir al sistema contable como si este operara en forma
aislada de los otros sistemas operativos de la organización, lo cual no permite un flujo eficiente de
las operaciones dentro del proceso contable. b) Al momento de diseñar el plan de cuentas
(principalmente en lo que corresponde a la Contabilidad analítica), así como algunos reportes
administrativos y/o financieros, no se considera las necesidades de los usuarios, que serán quienes
utilicen directamente la información generada. c) Falta un adecuado entrenamiento a las personas
encargadas de ingresar los datos en el sistema contable, incluida la ausencia de una difusión clara
de las prácticas y políticas contables aprobadas por la gerencia y necesarias para realizar el
registro correcto de las operaciones. d) En algunos casos no se considera la proyección del
crecimiento de las operaciones de la empresa, al momento de optar por la implementación de un
sistema contable que utilice el procesamiento electrónico de datos y que incluya tanto el proceso
contable, como los procesos administrativos. e) Los profesionales contables deberían tener algún
tipo de especialización en informática, de tal forma que posean una mayor visión del sistema
contable bajo un entorno de procesamiento electrónico de datos, permitiendo una ejecución
eficiente del proceso contable. f) En algunos casos se observa que no existe una adecuada
integración con los otros subsistemas de la organización, lo cual origina que parte de la
información generada en estos subsistemas, tenga que ser digitada nuevamente en el sistema
contable para su centralización y formulación de la información financiera. g) Cuando las copias de
seguridad (back up) o los libros contables impresos no son almacenados de forma adecuada y con
la protección necesaria, se suele producir una pérdida de la información, la cual en algunos casos
es irrecuperable e implica que la empresa tenga que incurrir en costos adicionales para reponerla.
h) Se debe tener mucho cuidado al momento de definir o crear pará- metros en los sistemas
contables que utilizan el procesamiento electrónico de datos, de tal forma que algunos elementos
como el plan de cuentas y otros archivos maestros estén estructurados correctamente y permitan
formular información exacta y confiable. i) Demoras en la entrega de la información debido a una
mala ejecución del proceso contable y/o al desarrollo de procesos engorrosos, repetitivos y hasta
burocráticos. j) Pérdida de confianza en la información generada durante el proceso contable,
cuando la información no es exacta o es modificada en diversas oportunidades, incluso después de
haber sido entregada a la gerencia. –––––– (10) American Accounting Association. (