Informe escrito:

Transformación de la
organización.
La organización horizontal.

Alexia Nohelí Burgos Ordóñez

Administración de Procesos
IV
05/10/2018

Prof. Chimbo Auquilla Patricio

SANTO DOMINGO, ECUADOR

 TRANSFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. LA ORGANIZACIÓN

HORIZONTAL.

Las empresas deben percibir que sus clientes tengan un valor agregado en el servicio o

producto que adquieren, para alcanzar esta meta, se han propuesto diferentes

alternativas que van de la mano con sus respectivas teorías. El Mejoramiento Continuo,

cuyo origen es la Calidad, propuesto por Deming y desarrollada por Jurán y Crosby,

tiene como punto clave la mejora Paso a Paso.[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Qué pretende la organización horizontal

La organización horizontal pretende reducir sus niveles de dirección buscando una

mayor productividad y eficiencia en los procesos, para con esto reducir costos

innecesarios de personal y operacional y así mismo alcanzar a consolidar una

organización o ente eficaz a través de la redistribución de trabajo y la

descentralización del poder en una sola persona. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Qué se requiere para una organización horizontal

Para una organización horizontal, primero se requiere deshabilitar las acciones

puntuales o de grupos especiales en la organización, es necesario comprometer a

todo el personal para redistribuir acciones, ya que anteriormente estas mismas

acciones eran ejercidas por una sola persona, como segundo punto el gerente general

debe eliminar os obstáculos que se encuentren en el proceso administrativo

operacional, es posible que en el proceso muchas personas abandonen la

organización porque no apoyen el proyecto, ya que estarían acostumbrados a uno

anterior. El liderazgo es el incipiente como requisito para establecer un cambio.

[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 1

Tabla 1
Diferencias de enfoque empresa tradicional versus por procesos
Empresa Tradicional Por procesos
Eje central Función (tarea) Proceso
Unidad de Trabajo Departamentos Equipos de trabajo
Descripción de tareas Limitada (sólo lo que a mí Amplia, todos ayudamos a

me corresponde) Manual hacer Manual de

de funciones competencias
Mediciones Puntuales, locales De resultado, globales

Incentivo individual Incentivo grupal

Enfocado Al eje Al cliente
Remuneración Basada en la actividad Basada en resultados

Papel del gerente Supervisor Instructor

Figura clave Ejecutivo Funcional Dueño del proceso
Cultura Conflictiva Buscar Participativa Ayuda a

culpable hacer
Fuente: Gestión por procesos
Elaborado por: Agudelo Tobón Luis

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] los requerimientos para una organización

horizontal son:

 Organizar los procesos relacionados a su funcionalidad.

 Fomentar la responsabilidad del proceso.
 Hacer equipos, no grupos de trabajo.
 Descentralización del poder.
 Integrar clientes y proveedores.
 Orientación a los trabajadores para la mejora continua de bienes y servicios.
 Aplicar las tecnologías de la información.
 Promover el desarrollo de habilidades en los trabajadores.
 Cultivar una cultura corporativa de apertura, cooperación y colaboración.

Se amplían estos pasos con las siguientes interpretaciones:

 Organizarse alrededor de procesos

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 2

Se debe de cambiar la mentalidad de las personas y establecer una nueva cultura

organizacional donde cada persona conozca su lugar en la empresa y los procesos que

desempeñe, la manera en la que se desempeñen estos procesos debe de ser disciplinada

para llegar al resultado esperado. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Instalar titulares: nombrar dueños de proceso

Para que funcionen los procesos, estos deben de tener a un responsable delante de ellos,

para conocer el interés del cliente y lograr resultados, cada proceso deberá estar definido

un único representante para remover obstáculos y asignar recursos, el dueño del proceso

debe de mostrar habilidades de liderazgo. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Administrar todo utilizando equipos de trabajo

El trabajo en equipo debe de desarrollarse en un ambiente armónico, de lo contrario las

relaciones se podrían tornar conflictivas, los objetivos de trabajo deben de ser

alcanzados por el equipo de trabajo en conjunto, además este debe de ser continuamente

capacitado y deberá de ser controlado. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Reducir la escuela jerárquica de la organización

La existencia de varios niveles jerárquicos dificulta la información o comunicación y su

posterior toma de decisiones para aplicar medidas preventivas oportunas, ya que el

poder centralizado no realiza un balance adecuado de responsabilidades y la atención se

desvía del cliente al jefe, al reducir la escala jerárquica la autonomía y responsabilidad

recae en un equipo, más no en una persona y la reducción de esta escala encamina a la

organización al mejoramiento. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Integrar a clientes y proveedores

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 3

El beneficio mutuo que tendrían estas partes, en una relación de gana-gana, para que

posteriormente los resultados arrojen una mayor satisfacción y eficacia, se tiene que

tomar en cuenta ambas partes para diseñar los procesos, porque al involucrarlos logra el

compromiso y la claridad de sus requisitos para tomar decisiones inmediatas.

[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Facultar y capacitar a todos los empleados

La mejora de ejecución no está ligada directamente a la práctica constante de

actividades generadoras de habilidades y velocidades, si se quiere lograr esto es

fundamental que exista una atmósfera de retroalimentación para corregir en lo que se

falla, no basta con que los empleados conozcan y se entrenen en sus puestos, si no

necesitan también ser capacitados y formados en competencias para mejorar sus

habilidades. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Establecer objetivos de desempeño

El cliente es la razón de todo el proceso, ya que es a esta persona quién recibe los

productos o servicios de acuerdo con sus necesidades o expectativas, se debe medir los

factores claves del éxito en el proceso para incrementar sus utilidades. [ CITATION

Agu08 \l 12298 ]

 Cultivar cultura de desempeño del equipo

Según[ CITATION Agu08 \l 12298 ] equipo al que se le reconoce verdaderamente sus

resultados positivos buscará la forma de mejorar su propio desempeño. De estos

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 4

principios se determinan características requeridas para una organización por procesos

bien diseñada:

 Tener alguien responsable del proceso (Dueño).

 Tener límites bien definidos de los procesos (Alcance).
 Tener definidas las interacciones y responsabilidades internas de los procesos.
 Tener controles de evaluación y retroalimentación para ejecutar las actividades

del proceso.
 Tener medidas de evaluación y objetivos que se relacionen con el cliente.

 Cómo se construye una organización horizontal

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] si se decide a hacer una organización

horizontal se tiene que tener en cuenta las siguientes fases o etapas y estableces el

tiempo que se debe dedicar a cada una de ellas sin pretender a realizar cambios a

corto plazo, ya que después pueden ser perjudiciales para la buena organización;

estas fases son:

 PLANEACIÓN PARA EL CAMBIO (FASE 1)

Es responsabilidad de la alta administración, entendiendo por dirección a un

gran grupo de accionistas, se requiere de un trabajo disciplinado y constante

para una clara definición del grupo y posterior cadena de valor requerida

para lograr la satisfacción del cliente. [ CITATION Agu08 \l 12298 ]

Figura 1
Actividades para implementar en la organización

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 5

Fuente: Gestión por procesos
Elaborado por: Agudelo Tobón Luis

 Direccionamiento Estratégico

Es el resultado de un trabajo amplio y concienzudo, por tanto, puede referirse a varias

técnicas que genere el direccionamiento a la hora de actuar, la organización debe de

conocer su entorno, en dónde está ubicada y quién interactúa en el ambiente interno y

externo, comprende tanto trabajador como competidorer y se deberá de saber además

cuales son el tipo de organización, recursos físicos y tecnologías que se requerirán.

[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Definición del producto como propuesta de valor

La propuesta de valor es un conjunto de beneficios que la empresa ofrece a sus clientes

teniendo en cuenta un precio atractivo, basado en el estudio de los deseos y necesidades

manifestadas antes por los clientes y que después se considerarán objetivos financieros

de la organización que permite satisfacer plenamente esos deseos y necesidades.

[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Construcción de la cadena de valor

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 6

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] la cadena de valor es la secuencia e interrelación

que presenta los diferentes procesos de la organización, en busca de la satisfacción del

cliente, expresando lo que quiere el cliente. Se debe de diferenciar la cadena de valor de

entre los procesos estratégicos relacionados directamente con el direccionamiento

misional, para lograr esto se debe establecer:

 Un buen direccionamiento
 Conformación de un grupo de dirección capacitado

Figura 2
La cadena de valor genérica de Porter

Fuente: Gestión por procesos

Elaborado por: Agudelo Tobón Luis

 Ejecución. Rediseño de la organización (Fase 2)

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] en esta fase se define cuál es el tipo de

organización, la estructura que le permitirá abordar el reto de satisfacer al

cliente de una manera eficaz, los límites que deben delimitar los procesos y

facilitarán el logro de objetivos son:

 Diseño de los procesos.
 Nombre a los dueños de los procesos.
 Conformación de equipos.
 Involucración de los clientes y proveedores en el diseño y ejecución

de los procesos.
Administración de Procesos/Transformación de la organización. 7
  Informe del cambio de la organización.

 Implante el cambio, genere compromiso (Fase 3)

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] este es el paso más complejo y difícil

de aplicar ya que busca la transformación de la organización y se debe de

suprimir la mayoría de las veces los métodos que se han aplicados porque

tienden al final a ser no seguros, porque han cambiado en el transcurso de los

años, aunque los métodos más aceptados son:

 Delegación de autoridad a la gente.

 Suministro de tecnología de información para el desempeño de los

procesos.
 Promoción de la adquisición de múltiples habilidades.
 Exigir trabajar en equipo para la ejecución de procesos.
 Establecer indicadores de gestión al final del proceso.
 Implantar el mejoramiento continuo.

 Qué beneficios trae la organización horizontal

La organización horizontal logrará un control y seguridad a los procesos establecidos en

la empresa, los equipos de trabajo serán más coordinados y alcanzarán mejores logros

por ende se sentirán satisfechos y querrán desempeñar sus actividades de una mejor

manera, y las necesidades del cliente serán resueltas de una manera oportuna.

[ CITATION Agu08 \l 12298 ]

 Ejemplo de cómo construir la organización horizontal

Figura 2
Ejemplo de una organización horizontal

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 8

Fuente: Gestión por procesos
Elaborado por: Agudelo Tobón Luis

Según [ CITATION Agu08 \l 12298 ] un ejemplo de cómo construir una organización

horizontal comprende pasos ya establecidos y estos son:

1) Elaborar la propuesta de valor.

2) Organizarse alrededor de los procesos.
3) Aplanar la jerarquía.
4) Conformar equipos de trabajo para la administración de todo.
5) Hacer que los clientes determinen el desempeño de los trabajadores,
6) Premiar el desempeño laboral.
7) Informar y capacitar al personal.

Administración de Procesos/Transformación de la organización. 9

ANÁLISIS

El capítulo tres enfocado a la transformación de la organización en una organización

horizontal supone que una organización comprendida bajo estos parámetros funcionará

mejor, ya que la descentralización del poder y la repartición de actividades mejorarán el

clima laborar y suprimirán obstáculos encontrados en el proceso para trabajar de una

forma eficaz y así alcanzar el mejoramiento de la empresa.

El liderazgo es uno de los puntos clave para la implementación de una organización

horizontal, ya que gracias a la conformación de equipos una persona estará delante de

estas y debe poseer liderazgo, es decir debe de llevar consigo al equipo, más no hacer

todo lo que le competa al equipo.

La funcionalidad interrelacionada es clave, ya que las tareas o funciones a desempeñar

deberán de realizarse con el titular de cada departamento, la disminución de jerarquía

arrojará como resultado que la empresa forme una cadena de valor en la que integrará

clientes y proveedores e instaurará métodos para ello. La cultivación del desempeño en

equipo juega un papel importante ya que si es equipo de trabajo es incentivado, este

trabajará de una mejor manera para corresponder tal incentivo y la capacitación e

inclusión de todos los empleados en la empresa facilitará su comunicación y disminuirá

procesos obsoletos.

Bibliografía

Agudelo, L. (2008). Gestión Por Procesos. Medellín: ICONTEC.

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