Lect univ dr Eugen Gabriel GARAIS

Capitolul 2. Ms Access 2016 – Introducere și generalități

Microsoft Access se află la acest moment la versiunea a zecea prima varianta datând
din 1992. Ms Access a fost dezvoltat ca o alternativă la alte tipuri de SGBD-uri ale
acelei vremi care se bazau în marea majoritate pe cod programatic. Ms Access avea
o interfață grafică care permitea o ușurință deosebită dezvoltatorilor dar și a
utilizatorilor ne programatori să manipuleze structuri de tabele, cadre de formulare și
rapoarte și să creeze interogări fără a necesita scrierea vreunei linii de cod de
programare. În momentul de față Ms Access este un SGBD puternic ce poate
interacționa cu multe tipuri de date diferite de cele interne ale Access.
Access ca parte a pachetului Office Professional este de departe cel mai intimidant
între celelalte programe care definesc acest pachet datorită modului în care bazele de
date funcționează, bazele de date necesitând reguli stricte. De exemplu comparând
cu celelalte programe din pachetul Office precum Word, care imediat ce a fost pornit
poți începe imediat să scrii cea mai simplu text, sau Excel pe care imediat cum l-ai
pornit poți realiza simple calcule ce stau la baza uni analize financiare, Access nu
este deloc simplu pentru că înainte ca să poată fi adăugată cea mai simplă informație
trebuie să fie construită structura bazei de date. Iar după definirea structurii sunt
necesare crearea rutinelor de căutare și adăugare a datelor. Toți pașii premergători
prelucrării datelor necesită cunoștințe în proiectarea bazelor de date.
Access 2016 permite construirea a două tipuri distincte de baze de date. Primul tip
este reprezentat de baza de date locală (desktop) unde componentele sunt
încapsulate într-un singur fișier stocat pe un calculator local sau în rețea. Al doilea
tip este reprezentat de aplicațiile distribuite pe web denumite Web App ce constituie
o noutate introdusă în versiunea Access 2016 și presupune că baza de date este
stocată în Office 365 iar interfața pentru utilizatori este integrată în browser-ul Web.
2.1. Obiectele bazelor de date Access
În Ms Access fiecare bază de date este stocată într-un fișier dedicat ce va găzdui
întregul set de obiecte sub forma de componente ale bazei de date.
În Access, elementele principale sunt definite prin cele șase obiecte ale bazei de date:
- tabelele (Tables) constituie elementul central al bazei de date și poate fi creat
un număr nelimitat de tabele conform necesității stocării de informații
diverse. Datele din majoritatea tabelelor vor fi relaționate la date din alte

1
 tabele. Utilizând modelul relațional în proiectarea tabelelor se reduce
necesitatea dublării informațiilor în baza de date;
- interogările (Queries) contopesc date din una sau mai multe tabele și prezintă
datele fie printr-o fișă cu date (datasheet), formular / machetă de intrare
(form) sau machetă de ieșire / raport (report). De precizat este faptul că fișele
de date (datasheet) nu sunt reprezentate printr-un obiect separat ci o interfață
când se afișează datele pentru tabele sau interogări;
- formularele (Forms) oferă o mai mare flexibilitate în prezentarea datelor
decât prin fișele de date, fiind cea mai utilizată metodă de vizualizare și
prelucrare a datelor. Un element particular este constituit prin existența
formularelor și a sub-formularelor construite pe conceptul părinte/copil în
care sub-formularele afișează date relaționate din alte tabele;
- rapoartele (Reports) sunt componentele ce permit listarea datelor pe hârtie
sau ecran într-o formă structurată la dimensiunile unei pagini fizice de hârtie.
Un element unic în forma de prezentare a rapoartelor este constituit din
posibilitatea structurării pe mai multe niveluri și de grupare a informației;
- macrourile (Macros) reprezintă o facilitate de programare pentru
automatizarea operațiilor;
- modulele (Modules) sunt utilizate pentru programare avansată utilizând
limbajul de programare a Microsoft Basic for Applications (VBA) comun
celorlalte produse Office
Toate aceste elemente sunt denumite obiecte pentru că sunt gestionate într-un mod
comun.
2.2. Inițializare și interfața generală Ms Access 2016
Aplicația Access 2016 poate fi accesată de la butonul de start al Windows 8 / 10 sau
din meniul de start al Windows 7. Access 2016 poate fi pornit și prin deschiderea
unei baza de date desktop de pe Windows Desktop sau prin deschiderea unei aplicații
Web App de pe pagina web a Office 365.
Dacă se face trecerea de la Office 2003 către Office 2016 se va observa o mare
diferență în interfața cu utilizatorul prin faptul că odată cu Office 2007 a fost
introdusă panglica (engl. Ribbon) împărțită în file de opțiuni (engl. option tabs). În
funcție de operațiile ce sunt întreprinse panglica va afișa opțiuni adiționale separate
prin file.
Din fereastra inițială (figura 2.1) poate fi deschisă o bază de date ce a fost editată
recent sau poate fi creată o bază de date nouă prin selectarea fie a unei baze de date
goale sau bazate pe un șablon (engl. template) în care se pot adăuga, importa sau crea
noi tabele.
2
 Figura 2.1 – Fereastra inițială Access 2016
Access 2016 permite inițializarea a două tipuri de baze de date distincte. Primul tip
îl reprezintă baza de date de tip desktop care este stocată pe calculatorul personal. Iar
al doilea tip se numește Web App și este găzduit fie pe Office 365, fie pe un server
SharePoint 2016 pentru care sunt oferite permisiunile necesare de acces.
După ce a fost deschis orice tip de bază de date, utilizând fiu un șablon, fie prin
crearea obiectelor unei noi baze de date, interfața principală se prezintă ca în figura
2.2.
Elementele prezentate în figura 2.2 sunt descrise după cum urmează.
Panglica (Ribbon) este componenta principală a Access 2016 în care se regăsesc
comenzile uzuale de lucru cu conținutul bazei de date. Panglica este compusă din file
orientate către sarcina (task) și fiecare filă conține grupuri având comenzi relevante.
Tab-ul „File” este diferit de restul filelor și grupurilor de opțiuni prin faptul că oferă
o cale către opțiuni generale de lucru cu baza de date precum date legate de fișier,
utilizator, versiunea de Access, etc.
Bara pentru comenzi rapide deține cele mai uzuale comenzi. Prestabilite fiind
comenzile de Salvare, Anulare și Refacere. Comenzi adiționale pot fi adăugate pe
această bară cu ușurință.
Bara de titlu afișează în partea de sus a ferestrei titlul aplicației curente dacă acesta
a fost furnizat în prealabil.

3
Controale pentru fereastră ce funcționează respectând condițiile generale ale SO.
Bara de stare apare în partea de jos a ferestrei și afișează informații de stare precum
descrierea opțională atașată unui câmp din tabela activă.
Panoul de navigare permite identificarea și filtrarea obiectelor ce populează baza de
date.
Tipurile de vizualizări permit comutarea rapidă între tipurile de vizualizări aferente
componentelor: tabele, formulare, interogări, rapoarte.

Tab-ul „File” Filă de instrumente Controale

Bara pt. comenzi rapide Bara de titlu Panglică Grup de fereastră

Bara de stare Panoul de navigare Navigatorul de înregistrări Tipuri de vizualizări

Figura 2.2 – Interfața principală Access 2016

Noutăți exclusive ale Microsoft Access 2016 față de predecesorul Microsoft Access
2013 sunt:
- câmpul de text pentru căutare intitulat “Tell Me…” ce permite introducerea de
cuvinte sau fraze menite să anticipeze pasul următor. Permite accesarea rapidă de
facilități, acțiuni ce necesită apelare împreună cu asistență pentru îndeplinirea sarcinii
dorite. Pentru a primi asistență utilizând câmpul Tell Me se efectuează click în
câmpul respectiv și se tasteaza spre exemplu cuvântul Sort pentru primirea tuturor
indicațiilor referitoare la comanda căutată.
4
- șablonul pentru baze de date de tip desktop a primit un aspect modernizat ce permite
un management și o organizare mai facilă a datelor în Access oricând este necesară
asistența pentru structura și aspectul bazei de date. Pentru crearea ficărei componente
există asistență atât scrisă cât și video.
2.3 Crearea unei baze de date de tip desktop
Baza de date de tip desktop este compusă dintr-un singur fișier care se creează și se
stochează pe calculatorul local. Există două modalități de a crea o bază de date fie
prin utilizarea unui șablon predefinit, fie prin crearea unei baze de date goale.
În continuare se prezintă pașii necesari a fi parcurși în vederea creării unei baze de
date desktop.
a) Se selectează „Blank desktop database”;
b) Se adaugă titlul aplicației (Ex: „Gestiune studenți”);
c) Se apasă pe butonul „Create” (figura 2.3)

Figura 2.3 – Fereastra 1 pentru crearea unei noi baze de date desktop

La pornirea Access 2016 se observă o listă de șabloane precum “Asset tracking” care
este de tip Web App dar și șabloane prefixate de cuvântul “Desktop”, astfel putându-
se regăsi și aplicația “Desktop Asset tracking”. Este de indicat să fie deschise câteva
dintre șabloanele regăsite pentru a observa pachete de componente Access
implementate in diferitele contexte relevante pentru titlul șabloanelor.
5
 d) La crearea unei noi baze de date, Access va deschide o nouă tabelă denumită
“Table1” ce utilizează una din facilitățile Access de a crea tabele noi și goale

Figura 2.4 – Fereastra 2 pentru crearea unei noi baze de date

Tabela identificată în figura 2.4 nu este practic o tabelă ci o interfață pe baza căreia
se poate construi în mod interactiv structura unei noi tabele în paralel deja cu editarea
conținutului acesteia. Procesul de crearea a unei noi tabela este detaliat în capitolul
3.
2.4 Gestionarea locațiilor de încredere și macro securitatea
În exploatarea bazelor de date este necesară gestionarea atentă a securității astfel
încât mesajul identificat în figura 2.5 este ceva normal și trebuie tratat cu atenție.

Figura 2.4 – Mesaj de atenționare asupra riscurilor de deschidere a BD

Mediul nesigur în care operează bazele de date contemporane datorat de faptul că
fișierele Office pot fi deschise de pe orice sursă inclusiv scrisori email, a determinat
Microsoft să comută spre statutul de blocat anumite facilități, lăsând la nivelul
utilizatorului să decidă asupra reactivării acestora. Dacă se apasă pe butonul “Enable
6
Content”, evidențiat în figura 2.4, se deblochează facilitățile oprite prin regulile de
securitate ale Ms Office.
Există două aspecte legate de încrederea ce pot fi gestionate. Primul este legat de
locația fișierului ce permit definirea folderelor în care se pot plasa fișiere de
încredere. Al doilea aspect este legat de permiterea ca aplicația să poată rula anumite
macro comenzi sau cod programatic VBA.
Este important de reținut faptul că dacă se descarcă conținut de pe Internet iar
securitatea de macro este activată și setările legate de locațiile de încredere oprite,
atunci este posibil când se deschide o bază de date să fie rulat cod programatic
malițios fără nici un fel de avertisment.
Astfel responsabilitatea totală este plasată asupra utilizatorului iar în continuare se
prezintă modalitatea de activare macrourilor și cum se gestionează locațiile de
încredere:
a) din tab-ul File se selectează Options de la baza setului de opțiuni
b) se selectează opțiunea Trust Center (figura 2.5)

Figura 2.5 – Fereastra pentru definirea setărilor aferente centrului de încredere

c) se apasă pe butonul Trust Center Settings din figura 2.5
d) se selectează din setul de opțiuni Macro Settings > Enable all macros

7
 Figura 2.6 – setarea Enable all macros
e) se apasă Trust Locations
La acest pas se poate decide fie să fie adăugate foldere specifice pentru fișiere de
încredere sau se pot dezactiva locațiile de încredere prin setarea încrederii pentru
fișiere din orice locație.

Figura 2.7 – Activarea încrederii pentru fișiere din orice locație

f) setarea activării încrederii pentru toate fișierele indiferent de locație se
realizează prin bifarea opțiunii Disable all Trusted Locations (figura 2.7)

8
2.5 Importul și exportul de date
2.5.1 Importul dintr-o foaie de calcul Ms Excel
SGBD Access 2016 este dotat cu programe vrăjitor (wizard) care asistă utilizatorul
prin operații specifice utile în prezentul caz pentru importul și exportul datelor în și
din baza de date. Când sunt importate date se realizează o copie a datelor originale
în baza de date.
În continuare se prezintă pașii necesari pentru importul de date în baza de date. Pentru
realizarea acestui proces se presupune următorul exemplu. Presupunem existența
unei BD construite la punctul 2.3 cu titlul de Gestiune studenți. Se presupune și
existența unui tabel realizat în Excel salvat sub un fișier cu denumirea de
facultati.xlsx. Tabelul din Excel conține date ce sunt utile în aplicația aferentă bazei
de date de studenți. Tabelul cu date despre facultăți conține denumirea și o adresă
web (URL) cu detalii despre fiecare facultate (figura 2.8).

Figura 2.8 – Foaia de calcul Facultati.xlsx

a) se deschide baza de date Gestiune studenti
b) se apasă pe fila / tabul External Data
c) se apasă pe Excel din grupul Import & Link
d) în fereastra Get External Data – Excel Spreadsheet se caută fișierul
Facultati.xlsx (fig. 2.8) cu opțiunea Browse
e) se selectează prima opțiune, care este și cea implicită, Import the source data
into a new table in the current database (fig. 2.9)

9
 Figura 2.9 – Fereastra de import dintr-o foaie de calcul Excel ~ pas 1
f) se apasă OK fapt ce generează deschiderea ferestrei Import Spreadsheet
Wizard în care se bifează opțiunea First Row Contains Column Headings
observând cum se modifică previzualizarea datelor astfel încât să conțină și
capul de tabel, după care se apasă pe Next
g) se apasă pe a doua coloană, URL, iar din lista derulantă denumită Data Type
se modifică în tipul de dată Hyperlink; după care se apasă pe Next (fig 2.10)

Figura 2.10 – Setarea tipurilor de date la momentul importului

10
 h) la pasul următor (fig. 2.11), Access va adăuga un ID cu rol de cheie primară;
dacă se dorește o coloană separată ca și cheie primară atunci aceasta poate fi
selectată din lista derulantă Choose my own primary key; pentru acest
exemplu se acceptă varianta implicită cu ID autogenerat și se apasă pe Next

Figura 2.11 – Stabilirea cheii primare pentru noua tabelă ce este în curs de creare
i) fereastra următoare permite denumirea noii tabele; denumirea implicită
pentru aceasta va fi constituită din denumirea pe care o are foaia de calcul din
registrul fișierului Excel importat; în cazul de față Facultati; se decide numele
tabelei și se apasă pe Finish (fig. 2.12)

Figura 2.12 – Stabilirea numelui pentru noua tabelă importată

11
 j) ultima fereastră permite salvarea pașilor parcurși în cazul în care această
procedură este necesară frecvent; în cazul de față se finalizează procesul cu
Close
k) se efectuează dublu-click pe tabela nou creată a cărui nume apare în fereastra
din stânga, Navigation Pane; tabela nou creată prezintă datele în format
Datasheet (fig. 2.13)

Figura 2.13 – Afișarea tablei nou create

Exemplul curent s-a încheiat dar baza de date nou creată se va păstra pentru
implementarea următoarelor exerciții.

2.5.2 Importul dintr-o altă bază de date

Importul dintr-o altă bază de date oferă posibilitatea importului nu doar a datelor ci
și a obiectelor bazei de date. Astfel pot fi importate nu doar tabele ci și formulare,
interogări, rapoarte, macrouri sau module.
Pentru importul unor componente ce aparțin unei alte baze de date se parcurg
următorii pași:
a) se apasă pe fila / tabul EXTERNAL DATA
b) în grupul Import & Link se apasă pe Access
c) se localizează baza de date dorită
d) se lasă opțiunea implicită bifată (fig. 2.14): Import tables, queries, forms,
reports, macros, and modules into the current database și se apasă pe OK

12
 Figura 2.14 – Fereastra inițială de import dintr-o altă bază de date
e) din fereastra Import Objects ce permite selectarea diferitelor obiecte ce sunt
dorite pentru import (fig. 2.15) se efectuează selecțiile dorite și se apasă OK

Figura 2.15 – Selectarea obiectelor necesare pentru import

f) CLOSE
Importul a permis adăugarea unei noi tabele în baza de date curentă pe baza unui
proces de import dintr-o altă bază de date (fig 2.16)

Figura 2.16 – Tabela importată

13
2.5.3 Exportul de date dintr-o bază de date Access
Access oferă suport pentru export atât din cadrul tabelelor cât și din rezultatul
interogărilor. Pentru a exporta date se selectează tabela sau interogarea din
Navigation Pane și apoi fie se execută click-dreapta pe obiect > Export > și se
selectează formatul dorit, fie se apasă butonul aferent opțiunii dorite din grupul
Export (fig 2.17)

Figura 2.17 – Variante de export

Pentru exemplificare se vor urma pașii următori necesari în procesul de export de
date.
a) În Navigation Pane se apasă pe tabela Facultati
b) se apasă pe opțiunea Text File din grupul Export aferent tabului External
Data (fig 2.18)

Figura 2.18 – Opțiunea Export din tabul External Data

c) se completează numele fișierului și locația în care se dorește salvarea noului
fișier (fig 2.19); fără a se mai selecta și alte opțiuni se apasă pe OK

14
 Figura 2.19 – numirea noului fișier
d) pe următoarea fereastră se poate alege între modalitatea prin care textul
aferent fiecărui câmp va fi delimitat; astfel se poate alege între o delimitare
utilizând caractere, Delimited, sau o delimitare utilizând o lățime fixă sub
forma numărului de caractere permis, Fixed Width; Există posibilitatea setării
caracteristicilor celor două tipuri de delimitare prin apăsarea butonului
Advanced pentru Opțiuni avansate; se selectează Delimited și se apasă pe Next

Figura 2.20 – Selectarea tipului de delimitare între valorile câmpurilor

e) fereastra următoare oferă posibilitatea alegerii caracterului special ca și
delimitator între valorile câmpurilor; totodată se bifează și opțiunea ce va
genera adăugarea capului de tabel ca și prim rând al fișierului exportat (fig
2.21)

15
 Figura 2.21 – alegerea delimitatorului
f) se finalizează procesul de export cu Finish respectiv Close.
La finalul procesului de export probăm rezultatul prin deschiderea conținutului
noului fișier printr-un editor de text (fig 2.22).

Figura 2.22 – Fișierul *.txt rezultat în urma procesului de export

2.6 Interfața cu utilizatorul
Pentru navigarea în Access există două componente principale puse la dispoziție
utilizatorilor.
Prima componentă o reprezintă panoul de navigare (Navigation Pane) care afișează
o listă cu toate obiectele bazei de date active. Panoul de navigare ce conține și un
eficient formular de căutare poate fi personalizat astfel încât să afișeze toate obiectele
bazei de date sau doar pe cele selectate dintr-o anumită categorie.

16
Facilitățile oferite de panoul de navigare sunt următoarele:
a) Search reprezintă formularul de căutare ce facilitează regăsirea și filtrarea
rapidă a obiectelor pe baza unei căutări ce poate include și frânturi din numele
unui obiect
b) All Access Objects reprezintă lista derulantă cu opțiuni de sortare și ordonare

Figura 2.23 – lista derulantă All Access Objects

c) Shutter Bar reprezintă pictograma de expandare ce permite minimizarea
panoului de navigare sau expandarea acesteia
d) Navigation options reprezintă opțiunile de navigare ce permit un control
sporit al panoului de navigare; această opțiune este afișată la efectuarea unui
click – dreapta pe panoul de navigare

Figura 2.24 – Navigation Options aferent panoului de navigare

A doua componentă importantă în interfața Access este reprezentată de panglica de

opțiuni (Ribbon).
17
Access cuprinde cinci file (Tabs) pentru panglica de opțiuni (Ribbon) iar la
deschiderea diferitelor obiecte se vor activa și alte file personalizate pe acel tip de
obiect. Lista și detaliile celor cinci file este următoarea:
a) File oferă opțiuni generale și setări de funcționare a Access
b) Home este utilizată în principal pentru formatări, filtrări și selectarea datelor
c) Create este utilizată pentru a crea noi obiecte necesare în baza de date
d) External Data este utilizat pentru a importa, exporta și relaționa cu date
externe
e) Database Tools este atribuită opțiunilor generale în gestionarea și mentenanța
bazei de date
Fila File are atribuite următoarele funcționalități:
a) Info permite compactarea, repararea și criptarea cu o parolă a bazei de date;
b) New permitea crearea unei noi baze de date prin selectarea unui șablon sau a
unei baze de date goale
c) Open permite deschiderea unei baze de date existente, interfață ce permite
accesul rapid si la ultimele baze de date deschise;
d) Save permite salvarea modificărilor întreprinse asupra unui obiect ce se află
deschis în interfața de dezvoltare (design view)
e) Save As oferă două funcționalități prin care fie se pot salva modificările aduse
unui obiect și stabilirea unui nume, fie salvarea unui obiect sub un nume
alternativ creându-se astfel o copie identică sau modificată
f) Print permite imprimarea unui obiect ce este deschis și activ
g) Close închide baza de date
h) Accounts afișează informații ajutătoare pentru conectarea cu servicii online
i) Options este utilizat pentru configurarea instanței de Access instalată dar și
opțiuni specifice bazei de date.
Exemplul următor prezintă modul de utilizare al Navigation Pane pentru a deschide
un obiect și a modifica vizualizarea în cea de editare (Design View). Se efectuează
dublu-click pe tabela Facultati în Navigation Pane.
Acest lucru va activa în panglica de opțiuni (Ribbon) două noi file (tabs) identificate
prin denumirile de Fields (câmpuri) și Table (tabel). Fila de instrumente Fields
permite adăugarea sau modificarea structurii tabelei, iar fila de instrumente Table
permite programare avansată prin macro-uri a tabelelor. Este de remarcat butonul cu
opțiuni derulante View din partea stângă a filei Home sau Fields ce permite
interschimbarea rapidă între vizualizările de dezvoltare structurală (Design View) și
vizualizare a conținutului înregistrărilor sub formă tabelară (Datasheet View) (fig
2.25)
18
 Figura 2.25 – File dedicate de opțiuni pentru tabele
2.7 Lucrul cu datele în format tabelar (Datasheet)
Fiecare tabel cu date are într-o bază de date asociată câte o vizualizare tabelară a
înregistrărilor (Datasheet). Această vizualizare permite interacțiunea și prezentarea
datelor din tabelele bazei de date. Aceasta conține o serie de coloane în partea de sus
reprezentând câmpurile din structura tabelei și o serie de rânduri ce prezintă
înregistrările din tabelă. Această vizualizare poate fi gestionată prin facilități de
ascundere (hiding), înghețare (freezing), filtrare (filter) și ordonare (ordering) a
coloanelor fără a fi modificată structura de bază a tabelei. Formatul tabelar are
modalitatea de limitare a interacțiunii utilizatorului la date lipsită de prea mult control
când se compară cu facilitățile unui form ce permite și vizualizarea sub formă
tabelară dar și utilizarea unei serii de facilități complexe adiționale.
Următorul exercițiu prezintă modul de utilizare a vizualizării tabelare.
a) Se efectuează dublu-click pe tabela Facultati pentru a fi deschisă în
vizualizarea tabelară (Datasheet view)
b) În partea din stâng – jos se observă butoanele de navigare pentru parcurgerea
înregistrărilor
c) Pentru a fi adăugată o nouă înregistrare goale ce permite inserarea de noi date
se apasă pe New (blank) record în setul de butoane de navigare (simbolul
>*)

Figura 2.26 – Opțiunea de adăugare a unei noi înregistrări

d) Se adaugă o nouă înregistrare prin completarea câmpurilor goale; se observă
cum selectorul înregistrărilor se modifică din star (înregistrare nouă) într-
un creion (simbol de editare)
19
 e) Pentru salvare se trece la următoarea înregistrare fapt ce declanșează salvarea
datelor în mod automat sau se apasă consecutiv tastele Shift + Enter. După
aceasta simbolul creion dispare semn că informația a fost salvată
f) Se apasă pe selectorul de rând pentru selectarea întregii înregistrări respectiv
a întregului rând și se apasă pe tasta Delete. Access va declanșa afișarea unui
mesaj de confirmare pentru ștergerea înregistrării curente. Se apasă Yes
pentru confirmare

2.8 Sortarea datelor în format tabelar (Sort)

Sortarea permite ordonarea rapidă în vederea regăsirii rapide a unui subset de date
fără a necesita utilizarea facilităților oferite de conceperea unor interogări complexe.
Pentru a sorta după mai multe coloane sunt necesare operațiile de tragere și fixare
(drag and drop) pentru a stabili ordinea priorităților între coloane la momentul
inițierii sortării.
În exemplul următor se prezintă operația de sortare pe tabela studenți.
a) Se efectuează dublu-click pe tabela studenți din Navigation Pane pentru a fi
deschisă în modul de vizualizare tabelar
b) Se apasă pe antetul coloanei localitate și se trage această coloană spre stânga
în fața coloanei nume
c) Se apasă pe antetul coloanei localitate și ținând apăsată tasta Shift se apasă de
asemenea antetul coloanei nume pentru ca ambele coloane să fie selectate
d) În fila Home a panglicii se apasă pe butonul Ascending din grupul Sort &
Filter. Această comandă va sorta înregistrările după coloana/câmpul localitate
și sub-sorta după câmpul nume

Figura 2.27 – Sortarea datelor în Datasheet View

e) După analiza datelor se apasă pe X pentru închiderea vizualizării tabelare.
Închiderea va declanșa afișarea ferestrei de confirmare și salvare a
20
 modificărilor aduse ordinii coloanelor în vizualizarea tabelară a tabelei. Dacă
se apasă pe Yes data viitoare când se va deschide vizualizarea tabelară se va
păstra sortarea inițiată în acest exemplu.

2.9 Filtrarea datelor în format tabelar (Filter)

Ms Access oferă posibilități multiple de filtrare a datelor în format tabelar. Prin
filtrare se înțelege operația de limitare a datelor afișate la cele ale căror conținut
corespunde criteriilor de selecție.
La apăsarea antetului oricărei coloane sau click-dreapta pe un câmp se pot filtra
datele după o varietate de opțiuni.
Exemplul următor prezintă modalitatea și rezultatul filtrării.
a) Se efectuează dublu-click pe tabela studenti din Navigation Pane pentru a
deschide tabela studenti in format tabelar
b) Din antetul coloanei Localitate se efectuează click pe pictograma ce afișează
lista derulantă de opțiuni; se debifează opțiunea Select All astfel încât să nu
mai fie afișate toate valorile; se bifează doar valoarea „Bucuresti” și se apasă
pe OK. Astfel în figura 2.28 se filtrează și afișează doar înregistrările ce
corespund localității „București”

Figura 2.28 – Filtrare pe coloană

c) Se dorește o filtrare după valori compuse astfel încât să rămână afișate doar
înregistrările ce conțin în câmpul localitate valoarea București iar în câmpul
prenume valoarea Gabriel; se efectuează click-dreapta pe oricare celulă a

21
 coloanei prenume ce conține valoarea Gabriel și se selectează din fereastra
de opțiuni Equals “Gabriel”

Figura 2.29 – Filtrare adițională după valoarea altui câmp

Întreaga filtrare este prezentată în figura 2.30 și prezintă valori ce au rezultat din
aplicarea criteriilor de filtrare simultană cunoscută și prin aplicarea conceptului de
selecție condiționată.

Figura 2.30 – Rezultatul filtrării

2.10 Lucrul cu date în format sub-tabelar (Filter)
În mod predefinit fiecare tabelă conține o facilitate automată de expandare a
înregistrărilor dintr-o tabelă cu valori tabelare eferente unei alte tabele prin utilizarea
relaționării. Această facilitate oferă un minim de efort pentru posibilitatea vizualizării

22
valorilor relaționate cu cele curente. Exemplul următor prezintă modalitatea de
realizare a vizualizării rapide a înregistrărilor relaționate din formatul tabelar.
a) Presupunând că există tabela facultăți ce are în subordonare valori din tabela
specializări se efectuează dublu-click pe tabela părinte, facultăți
b) Se observă semnul de + din fața fiecărei înregistrări, semn că există
înregistrări eferente celor prezente prin relaționare cu o altă tabelă
c) Se apasă pe semnul + pentru expandarea valorilor și evidențierea celor din
tabela specializări cu care este relaționată tabela facultăți; este de precizat
faptul că între tabela facultăți și tabela specializări există o relație de tipul 1:n

Figura 2.31 – Expandarea tabelelor relaționate în formatul de vizualizare tabelar

2.11 Conectarea Access la date externe

Setul de facilități oferite de MsAccess pune la dispoziție și conectarea la seturi de
date ce sunt stocate pe alte sisteme. Când o bază de date este este conectată la date
externe, iar aceste date au fost modificate în afara bazei de date curente, modificările
vor aparea și în interiorul bazei de date Access. Prin conectare putem vedea datele
din alte sistem sau dintr-un fișier extern în mod dinamic.
Conectarea la date externe este evidențiată în panoul de navigare cu un simbol diferit
de cel al unei tabele locale Access. Modificarea detelor dintr-o tabela cu o conexiune
externă se efectuează în mod fizic direct pe sursa externă originală. Este util să fie

23
utilizată această funcție în diverse scopuri precum realizarea unor raportări
personalizate utilizând date ce sunt stocate într-un mediu extern de stocare a datelor.
În exemplul următor vom efectua o conectare la o sursă de date externă particulară
sub forma unui fișier de tip calcul tabelar - Excel. Prin exemplul curent se
evidențiază faptul ca sursa de date nu este obligatorie de tip baza de date ci un format
de date structurat la care sistemul Access să poată face referință. Prin contectarea
unei baze de date Access la un set de date stocat in Excel se obține puterea combinată
a celor două tipuri de aplicații pentru o analiză amănunțită și îmbunătățită a datelor.
Avem date în fișierul Excel care ne sunt necesare în bd Access dar în loc să importăm
în mod repetat câte o copie a datelor din Excel, vom conecta astfel încât Access să
lucreze cu o legătură dinamică în locul unor copii succesive a originalului astfel încât
la modificarea datelor din fișierul Excel, Access să beneficieze în mod dinamic de
ultimele actualizări disponibile.
Exemplificare pas cu pas pentru importul unui fișier ce conține cursul valutar BNR
actualizat (ce a fost in prealabil importat în fișierul Excel din sursa officială BNR:
http://www.bnr.ro/nbrfxrates.xml)
a) Se efectuează click pe tabul External Data
b) Click pe butonul Excel din grupul Import & Export
c) Se localizeaza fișierul Excel dorit în controlul de dialog File Name
d) Se modifică selecția predefinită pe Link to the data source și se efectuează
click pe OK.

Figura 2.32 – Conectarea cu un fișier de tip calcul tabelar – Excel

24
 e) Se declanșează activarea Link Spreadsheet Wizard, iar ca prim pas se apasă
pe First row contains headers urmat de click pe next, astfel încât primul rând
să fie interpretat ca identificator de câmpuri
f) Se efectuează click pe OK

Figura 2.33 – vizualizare sursă de date conectată

Prin tipul de conectare cu un fișier Excel este necesar să observăm faptul că baza de
date Access are disponibile în mod dinamic datele din fișierul de tip calcul tabelar
dar nu le poate modiifica ci doar accesa. Conectarea cu o alta baza de date ar fi făcut
posibilă și actulizarea bazei de date originale. Dar li cazul de față analizat are
beneficiile sale prin faptul că se obține acces la o sursă de date externă în mod
dinamic la date actualizate.

2.12 Compactarea bazei de date

După o perioadă îndelungată de timp de lucru intens cu o bază de date duce, fizic
vorbind la nivelul stocării pe HDD, se produce o așezare a datelor într-un mod
neoptimizat. Prin compactare baza de date se reorganizeaza în așa fel încât să
funcționeze mai eficient în lucrul cu datele stocate.
Dacă baza de date este partajată de mai mulți utilizatori trebuie asigurată întreruperea
lucrului înainte de compactare. Frecvența de aplicare a compactării este direct
25
influențată de gradul și complexitatea utilizării și aplicării de modificări asupra bazei
de date. Spre exemplu dacă baza de date este utilizată de un singur utilizator aceasta
poate fi compactată și odata pe an, dar daca baza de date este partajanta între cincizeci
de utilizatori este posibil sa fie necesară compactarea chiar și zilnic.
Funcția de compactare și reparare a bazei de date rezolvă instanțe care au dus la
inconsistențe în structura fișierelor. Luând în considerare ca Access este fișier de
baza de date partajat și că anumite părți ale bazei de date (în principal indecși) sunt
copiate pe unitatea de memorie locală a utilizatorului și că utilizatorii își pot opri
unitățile, pot apare inconsistențe în indecșii bazei de date. Operațiunea de reparare
rezolvă inconsistențele rezultate. Funcția de compactare și reparare este prezentată în
figura 2.34 și se află în File > Info > Compact & Repair Database

Figura 2.34 – Localizare funcție de compactare și reparare

În concluzie spunem că mediul bazelor de date create prin Ms Access 2016 este unul
flexibil ce oferă o multitudine de facilități necesare necesităților de date ale unei
companii de dimensiuni mici și mijlocii. Access poate crea două ipuri distincte de
baze de date reprezentate prin baze de date de tip desktop pentru care există și o
multitudine de șabloane prestabilite și tipul de baza de date de tip Web App ce oferă
o accesibilitate sporită utilizând tehnologia Web. Bazele de date pot fi exportate și
importate cu ușurință în și din Access. Navigarea prin interfata utilizator presupune
înțelegerea panoului de navigare dar și a Ribbon-ului. Există un pachet întreg de
setări configurabile. Access oferă posibilitatea conectării în mod dinamic la baze de
date sau fișiere de date externe găzduite pe unități la distanță.
26