ACCESS

ACCESS es una aplicación perteneciente al paquete integrado de software de oficina MICROSOFT

OFFICE que permite crear, administrar y manipular bases de datos.

Denominamos base de datos a un conjunto

de datos ordenados. Una base de datos puede
estar compuesta de una o más tablas de datos
relacionadas entre sí. Cada tabla, a su vez,
está compuesta por campos (las columnas de
la tabla) y de registros (las filas). Además de
las tablas, que contienen los datos y son por
lo tanto el elemento más importante y valioso
de una base de datos, existen en una base de
datos otros componentes que permiten su
operación: formularios, informes, consultas,
macros, etc.

Uno de los primeros paquetes de software de

base de datos de escritorio fue Dbase. Luego
aparecieron otros, como Clipper, Foxpro,
Paradox, etc. Las planillas de cálculo, como
el Excel, también pueden utilizarse para este
fin, aunque con limitaciones. La necesidad de
proteger los datos y otras consideraciones
operativas, como la necesidad de acceso a
través de redes e Internet, hizo surgir ya hace
algún tiempo el modelo cliente servidor,
según el cual los datos son almacenados en un servidor seguro y los clientes acceden a ellos únicamente
mediante un software en una conexión también segura. Oracle, SQL Server, MySQL, etc., son paquetes de
software de base de datos que siguen este modelo.

Antes de ponernos a trabajar debemos tener en cuenta lo siguiente:

 Establecer el objetivo de la base de datos, es decir qué va a administrar y cuáles serán sus alcances.
 Definir con qué tablas va a trabajar la base de datos, teniendo en cuenta cuál es la información que
disponemos y a la que queremos llegar.
 Relacionar las tablas definidas anteriormente para poder obtener información cruzada, teniendo en cuenta
el campo que tengan en común.
 Definir las operaciones que darán lugar a las altas, bajas y modificaciones de las tablas, a las consultas por
pantalla y a los listados.
Al ingresar a la aplicación por primera vez, elegimos base de datos en blanco y definimos su nombre y su
ubicación. Si se selecciona modo exclusivo podremos luego definir una contraseña de acceso. (Herramientas /
Seguridad / Establecer contraseña...)

Contenido
1. Tablas 9. Consultas con totales
2. Propiedades de los campos 10. Menúes de Formulario
3. Listas desplegables 11. Generación de Fórmulas
4. Formularios 12. Consultas de Actualización
5. Relaciones entre tablas 13. Otras Consultas de Acción
6. Consultas de Selección 14. Objetos O.L.E.
7. Informes 15. Subformularios
8. Consultas parametrizadas 16. Macros

1. TABLAS

Todo archivo de datos toma el nombre de TABLA. Para crear una tabla en Access hay varias posibilidades:

1
 Definir todos los campos del registro. (VISTA DISEÑO)
 Ingresar directamente los datos a la tabla. (VISTA HOJA DE DATOS)
 Dejarnos guiar por un asistente (ASISTENTE PARA TABLAS)
 Importar o vincular una tabla ya existente
En nuestro caso, luego de elegir NUEVO en la solapa TABLAS, seleccionamos vista diseño.

En la vista diseño se coloca en cada fila el nombre de cada campo y para cada uno de ellos, el tipo de dato a
que hace referencia. El ingreso de datos en estas dos columnas es obligatorio. La columna descripción sirve
para anotar detalles de ese campo, no es obligatorio completarla.

Clave
principal
Este sector no es
obligatorio
completarlo, sirve de
ayuda memoria

Botón para alternar entre Aquí se definen detalles relacionados con el tipo de datos elegido
la vista diseño y la vista para el campo, por ejemplo: longitud del campo de tipo texto,
hoja de datos valores predeterminados, listas desplegables, etc.

Los tipos de datos admitidos son:

 Numérico, texto, fecha/hora: no requieren mayor explicación.
 Moneda: no es más que un tipo numérico con dos decimales.
 Autonumérico: es un tipo numérico de enteros que el programa completa automáticamente en forma
correlativa.
 Memo: un tipo texto sin ninguna limitación de tamaño.
 Si/no: un tipo texto (en realidad booleano: verdadero/falso) con sólo dos opciones.
 Hipervínculo: es un tipo texto con el agregado de un link Internet o URL en general.

2
 Objeto OLE: es un tipo abierto que permite incorporar a la base de datos objetos como imágenes, audios,
videos, etc.

Una vez definidos los campos, la tabla se guarda asignándole un nombre. Si no se ha creado una clave
principal, el sistema ofrece crear una (de tipo autonumérico). La clave principal es fundamental porque
identifica el registro dentro de la tabla y hace que éste sea único dentro del conjunto. Puede estar formada por
uno o más campos. Para definirla hay que seleccionar el campo y luego la opción correspondiente en el menú
contextual o el botón específico de la barra de herramientas.

Una vez creada la tabla, se ingresan los registros, mediante la vista hoja de datos.

Cada registro ingresado se guarda automáticamente. En esta instancia se pueden agregar datos, realizar
cambios en los datos ya ingresados, eliminar registros, ordenar, realizar búsquedas y alternar con la vista
diseño.

Actividades:
En computadora:
A. Crear en Access una base de datos para la administración de un Video Club, que estará compuesta por las
tablas Socios, Películas y Alquileres. Los campos serán los siguientes:
 En la tabla Socios: Numero de Socio, Nombre, Apellido, Teléfono, Localidad, Fecha de Nacimiento,
Fecha de Ingreso, Foto, AlqTotal, AlqActual. Mail.
 En la tabla Películas: Título, Director, Actor, Actriz, Duración, Género, Web, Imagen, Fecha de
estreno, Precio.
 En la tabla Alquileres: Título de Película, Número de Socio, Fecha, Importe, Devuelto (s/n)
B. Cargar algunos datos en las tablas de socios y películas.
En carpeta:
1. Diseñar una base de datos (tablas y campos) para la administración de una librería.
2. Diseñar una base de datos (tablas y campos) para administrar las calificaciones en una escuela.
3. Diseñar una base de datos para la administración de una actividad a elección
4. ¿Que uso puede darse al Access en un estudio de abogacía? ¿En una clínica? ¿En una fábrica de productos
químicos?

2. PROPIEDADES DE CAMPOS.

Al diseñar una tabla, es posible definir propiedades adicionales a cada campo, además del nombre y del tipo de
datos. Estas propiedades se configuran ajustando los parámetros de las solapas General y Búsqueda, en la
parte inferior de la pantalla:

 Tamaño del campo:

En un campo de texto: el sistema asigna 50 caracteres de longitud en forma predeterminada. Este valor
puede modificarse según las necesidades. La longitud máxima es 256.
En un campo numérico: el tamaño puede ser: byte (enteros entre 0 y 255), entero (entre –32768 y 32768),
entero largo (entre -2147483648 y 2147483647), o simple, doble o decimal (para decimales con distintos
valores de precisión).
3
  Formato: define el diseño de presentación de un campo.
En un campo texto: Se pueden utilizar, por ejemplo, el símbolo “<” para almacenar todos los datos en
minúsculas, o el símbolo “>” para almacenar los datos en mayúsculas.
En un campo numérico: número general, moneda, euro, fijo, estándar, porcentaje, científico.
En un campo Fecha/Hora: Fecha general (con fecha y hora), fecha larga (con el nombre del día), fecha
mediana (1-jun-80), fecha corta (1-06-80), hora larga, hora mediana, hora corta.
En un campo Si/No: Si/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado
 Máscara de entrada: se utiliza en los campos de texto para facilitar y controlar la entrada de datos. La
máscara de entrada es una expresión alfanumérica compuesta por caracteres especiales, cada uno de los
cuales especifica el tipo de datos que puede ingresarse en la posición que representa. Las tablas siguientes
describen los caracteres especiales posibles y algunos ejemplos.

Carácter Descripción
0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más y menos no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
# Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición,
pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
? Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dígito (entrada obligatoria).
A Letra o dígito (entrada opcional).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
! Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de
izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a
derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada.
\ Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo
como A).

Máscara de entrada Valores de ejemplo Máscara de entrada Valores de ejemplo

(000) 000-0000 (206) 555-0248 >L0L 0L0 T2F 8M4
(999) 999-9999 (206) 555-0248 00000-9999 98115-
( ) 555-0248 98115-3007
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE >L<?????????????? María
#999 -20 Brendan
2000 SSN 000-00-0000 SSN 555-55-5555
>L????L?000L0 GREENGR339M3 >LL00000-0000 DB51392-493
MAY R 452B7

 Título: es el texto que Access utilizará como etiqueta previa al campo en un formulario o en un informe.
 Valor predeterminado: es el valor que se carga automáticamente en el campo al agregarse un nuevo registro.
 Regla de validación: es una expresión lógica que limita los valores que se pueden introducir en un campo. Por
ejemplo:

Regla de Validación Descripción

<> 0 La entrada debe ser un valor distinto de cero.
> 1000 O Es Nulo La entrada debe estar en blanco o ser mayor que 1000.
Como "A????" La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la letra "A".
>= #1/1/96# Y <#1/1/97# La entrada debe ser una fecha de 1996.

 Texto de validación: es el mensaje de error que aparece cuando se introduce un valor prohibido según lo
establecido en la regla de validación.
 Requerido: se usa para especificar si es necesario que exista un valor en el campo.

4
 Permitir longitud cero: sólo se aplica a los campos texto, memo e hipervínculo, y permite definir el campo
admite datos nulos (una cadena de texto de longitud cero).
 Indexado: crea un índice de la tabla según el campo indicado. Los índices hacen que las consultas basadas en
los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Puede además permitirse o bloquearse los duplicados.
Nota: Para crear un índice utilizando varios campos se debe utilizar la opción Índices del menú Ver

Actividades:
En computadora:
C. En la base de datos Video Club:
 Ajustar el tamaño y el formato de los campos de acuerdo a lo descripto.
 Establecer en la fecha del día el valor predeterminado para todos los campos Fecha.
 Crear una máscara de entrada en el campo Teléfono en la tabla Socios
 Crear regla y texto de validación para que el importe deba ser mayor que 0
 Crear regla y texto de validación para que las fechas no puedan ser anteriores a la del día.
 Activar la propiedad Requerido en los campos fundamentales de cada tabla.
 Activar la propiedad Indexado en los campos que considere apropiado.
En carpeta:
5. ¿Qué propiedades definiría para los campos DNI y CUIL en una tabla Empleados?
6. ¿Y para un campo Patente en una tabla de automóviles?

3. LISTAS DESPLEGABLES

Una lista desplegable es una lista de opciones que se despliega en el ingreso de datos de una tabla para elegir
el dato a colocar. Esta lista de opciones puede ser definida por el usuario o puede tomar valores de otra
tabla.

En ambos casos, su configuración se realiza en la hoja de diseño de la tabla, seleccionado el campo

correspondiente, luego la solapa Búsqueda y finalmente seleccionando Cuadro de Lista o Cuadro
Combinado en la opción Mostrar Control.

Para definir una Lista desplegable con valores definidos por el usuario:
 En el campo Tipo de origen de la fila se selecciona “Lista de valores”.
 En el campo Origen de la fila se escriben las opciones separadas por punto y coma.

VISTA HOJA DE DATOS

VISTA DISEÑO

Para determinar si los datos serán

definidos por el usuario o
provienen de una tabla.

Se definen los valores, separados

por punto y coma (;)

Para definir una lista desplegable con valores de otra tabla:

 En el campo Tipo de origen de la fila se selecciona “Tabla/Consulta”.
 En el campo Origen de la fila se selecciona la tabla de la cual se extraerán los datos
 En el campo Columna dependiente indicar la columna que contiene el valor que se almacenará.
 En el campo Número de columnas indicar cuántas columnas de la tabla se verán al desplegar la lista.
 En el campo Encabezados de columna indicar si se visualizarán o no los encabezados.
5
 En el campo Ancho de columnas especificar el ancho de cada columna separados por puntos y coma.

VISTA HOJA DE DATOS

VISTA DISEÑO

O cuadro combinado

se indica que los valores provienen de otra

Cuando se quiere Se indica la tabla tabla
mostrar más de
una columnas
hay que colocar Se indican la cantidad En este caso código y
1. de columnas a mostrar nombre.

Si se coloca 0, no aparecerá la primera columna, pero sí la segunda, independientemente del tipo

El campo de campo;Control
Mostrar si no se coloca puede
también nada, lautilizarse
lista desplegable
en camposmostrará
de tiposólo la primera
Si/No columna.
para definir Si seen que se
el modo
hubiese elegido, nº columnas=3 y ancho columnas= 0;0, mostrará la tercera columna.
introducirá el valor elegido: Casilla de verificación, cuadro de lista o cuadro de texto.

Actividades:
En computadora:
D. En la base de datos Video Club:
 Crear una lista desplegable con valores predefinidos en los campos Localidad (tabla Socios) y Género
(tabla Películas).
 Crear listas desplegables en los campos Nº de socio y Película en la tabla Alquileres.
 Ajustar el modo de visualización del campo Devuelto (S/N) en la tabla Alquileres.
E. Cargar nuevos datos en las tablas Socios y Películas. Comparar con la carga anterior.
En carpeta:
7. Indicar tres ejemplos de listas desplegables usuales en formularios en Internet u otra aplicación.

4. FORMULARIOS

Un formulario es un objeto de la base de datos que permite visualizar el contenido de tablas y consultas ya
creadas, para agregar, eliminar y modificar datos. También pueden utilizarse formularios para otros
propósitos, como veremos más adelante.

6
 Elección del formato
del formulario

Elección del diseño de fondo

Al seleccionar NUEVO en la solapa FORMULARIOS, aparece la siguiente pantalla:

Muestra un
registro por
pantalla

Muestra varios
registros por
pantalla, al igual que
una consulta.

Para elegir la tabla o consulta en la

que se basará el formulario

La Vista Diseño muestra un formulario en blanco para crearlo sin ningún tipo de ayuda.
Autoformulario crea un formulario automáticamente, con todos los campos de la tabla seleccionada, y el
formato elegido. En el formato columnas cada campo aparece en una línea diferente con una etiqueta a su
izquierda. En el formato tabular se muestran las etiquetas en el encabezado y un registro por fila. El formato
hoja de datos simula el diseño de una tabla.
El Asistente para formularios guía al usuario en la construcción del formulario, permitiendo elegir los
campos a mostrar, el formato y el diseño de fondo mediante ventanas sucesivas.

Para seleccionar los

campos de a uno.

Para mandar al
formulario todos
los campos

Ejemplo de formulario tipo columnas. (Apto para altas, bajas y modificaciones)

7
Permite el desplazamiento de registros: ir al siguiente,
Indica el nº de registro ir al último, al primero e insertar uno nuevo.
Ejemplo de formulario tipo tabular. (Apto para consultas por pantalla)

Una vez creado el formulario con autoformulario o asistente, recurrimos a la vista diseño para:
 Cambiar el diseño general del formulario: menú Formato / Autoformato.
 Reacomodar los campos en el formulario: con un clic del mouse se selecciona el campo y su etiqueta, los
cuales luego pueden desplazarse en conjunto o separadamente, seleccionándolos desde los bordes de la
selección o desde el ángulo superior izquierdo del mismo, respectivamente.
 Modificar el tamaño del formulario (hacia derecha o izquierda)
 Modificar las propiedades de los campos, etiquetas y otros objetos: seleccionar Propiedades en el menú
contextual del objeto (que aparece haciendo clic derecho del mouse sobre el mismo). También puede
hacerse Ver – Propiedades. La ventana Propiedades nos permite visualizar y modificar todas las
propiedades del objeto. El formulario en sí y las secciones Detalle y Encabezado también son objetos y
pueden seleccionarse para ver y modificar sus propiedades. El formulario se selecciona haciendo clic
sobre el ángulo superior izquierdo del mismo (en la intersección de las reglas).
 Agregar campos: seleccionar Ver / lista de campos y arrastrar el campo deseado sobre el formulario.
 Incluir un encabezado: abrir la sección Encabezado del formulario, insertar texto, imágenes u otro objeto
independiente y darles formato con la barra de herramientas Formato y a la ventana de Propiedades.
 Convertir un cuadro de lista en cuadro combinado: Formato - Cambiar a - Cuadro combinado.

El Cuadro de Herramientas flota habitualmente sobre el formulario (se activa con Ver –
Cuadro de herramientas). Contiene distintos controles que permiten introducir:

Objetos dependientes de campos de tablas: Cuadros de Texto, Botón de opción, Casilla de

verificación, Cuadros de Lista o Cuadros Combinados

Objetos independientes: Etiquetas, Imágenes, Líneas, Rectángulos, Botones de comando.

Creación de botones de comando

Los dos botones superiores del cuadro de herramientas son la herramienta de selección de
objetos y la herramienta de activación de asistentes, que conviene activar para facilitar la
tarea del diseñador.

Por ejemplo, para insertar una imagen: En vista diseño, tomar la herramienta Imagen del
cuadro de herramientas, realizar un cuadrado sobre un espacio libre en el formulario y a
continuación realizar la búsqueda de la imagen. La misma se ubicará dentro del espacio
indicado. Si la imagen aparece recortada, asignar el valor Zoom en la propiedad Modo de
cambiar el tamaño.

8
Los botones de comando suelen colocarse en los formularios para proveer accesos rápidos a distintas
operaciones. Por ejemplo:
 Exploración de registros: Ir al primero, al último, al siguiente o al anterior registro. Buscar registros.
 Operaciones con registros: agregar, eliminar, duplicar, deshacer, guardar o imprimir.
 Operaciones con formularios o informes: Abrir, actualizar, imprimir, etc.
 Aplicaciones y otras: ejecutar una aplicación externa a Access, ejecutar una macro, etc.

Al insertar un botón de comando en un formulario se activa un asistente que nos guiará en el proceso de
definición de la tarea a realizar. Los botones sólo podrán ejecutarse al ejecutar el formulario.

Imagen

Botones de comando

Actividades:
En computadora:
F. En la base de datos Video Club:
 Crear formularios para el ingreso de datos en las tablas Socios, Películas y Alquileres.
 Personalizar los formularios generados
 Incluir botones de exploración y operación de registros.
G. Cargar datos de alquileres que abarquen tres o cuatro meses, con distintas películas, socios y estados de
devolución.
En carpeta:
8. ¿Para qué se utiliza el botón de la barra de herramientas identificado con el ícono ?
9. ¿Y el ícono ? (Relacionarlo con un campo Si/No y analizar su comportamiento)
10. ¿Qué diferencias existen entre un cuadro de lista y un cuadro combinado?

5. RELACIONES ENTRE TABLAS

En una base de datos, las tablas que las componen

deben estar relacionadas entre sí.

Dos tablas están relacionadas cuando poseen un

campo en común. Este campo común debe haber sido
definido en ambas tablas con igual tipo de dato y
longitud. De lo contrario Access no podrá realizar
comparaciones ni encontrar datos coincidentes.

La capacidad relacional de las tablas en una base de

datos permite realizar consultas complejas, combinado
datos existentes en varias tablas.
9
Para relacionar las tablas de una base de datos en Access realizamos lo siguiente:
 Seleccionamos en el menú HERRAMIENTAS/RELACIONES
 Agregar las tablas a relacionar y cerrar.
 Arrastrar uno sobre otro el campo en común de cada tabla
 En el cuadro de diálogo se podrá EXIGIR INTEGRIDAD REFERENCIAL, para impedir ingresar un
dato en una tabla que no exista en la otra.
 Cerrar el cuadro de relaciones y elegir Sí para guardar los cambios.

6. CONSULTAS DE SELECCIÓN

Existen en Access dos tipos de consultas:

 Consultas de selección: Muestran un subconjunto de registros o filtro de una o más tablas que cumplen
una condición determinada.
 Consultas de acción: No muestran datos sino que modifican el contenido y/o cantidad de registros de la
tabla.

Creación de una consulta de selección: luego de elegir NUEVO en la solapa CONSULTAS, seleccionamos
VISTA DISEÑO y agregamos la o las tablas sobre las cuales se quiere realizar la consulta. Luego se arrastran
a las columnas de la sección inferior de la ventana los campos que se quieren mostrar y se definen las
condiciones que deben cumplir dichos campos en la fila CRITERIOS. También puede indicarse el orden de
visualización de los registros.
Por ejemplo: Se quiere consultar los socios de la zona 1 (suponemos que zona es un campo
numérico):

Tabla sobre la cual se realiza la consulta

10
Campo sobre el cual se establece la condición y
Campos que se desean mostrar que en este caso no se muestra.
Para definir la condición en CRITERIOS, hay que tener en cuenta el tipo de dato para la sintaxis. Los valores
de los campos de tipo texto se encierran entre comillas y los de tipo fecha/hora entre numerales:

Campo Tipo de dato Expresión en la fila criterios Muestra registros con...

ZONA Numérico =1 Zona igual a 1
ZONA Texto =”norte” Zona igual a norte
FECHA Fecha/hora #01/01/02 Fecha igual a 01/01/02
Pagado Si/No Verdadero Campo Pagado seleccionado

Los operadores matemáticos, lógicos y de texto nos permiten construir criterios complejos:

Campo Tipo de dato Expresión en la fila criterios Muestra registros con...

SALDO Moneda >100 Saldo mayor que 100
SALDO Moneda <100 Saldo menor que 100
SALDO Moneda Entre 100 y 200 Saldo entre 100 y 200
SALDO Moneda 100 o 200 Saldo igual a 100 o a 200
SALDO Moneda En(100,150,200) Saldo igual a 100, a 150 o a 200
SALDO Moneda Negado 100 Saldo distinto de 100
ZONA Texto Como “n*” Zona que empieza con “n”
ZONA Texto Como “*n” Zona que termina con “n”
ZONA Texto Como “*n*” Zona que contiene “n”

También pueden establecerse condiciones sobre más de un campo, por ejemplo, consultar los clientes de la
zona 1 con saldo mayor a 100.

Actividades:
En computadora:
H. Construir en la base de datos de Video Club las siguientes consultas (sin criterios):
 Socios ordenados por apellido y nombre
 Socios ordenados por Fecha de asociados (primero los más antiguos)
 Películas ordenadas por título
 Películas ordenadas por género, duración y título.
 Alquileres por socio y fecha
I. Construir en la base de datos de Video Club las siguientes consultas (con criterios):
 Socios con películas alquiladas actualmente
 Películas estreno
 Alquileres del mes actual

11
7. INFORMES

Es un objeto de la base de datos que muestra información de tablas o consultas organizada según se indique y
lista para ser impresa. Al igual que en los formularios, la información puede seguir el formato columnas y
tabular.
Creación de un informe: Al elegir NUEVO en la solapa INFORMES aparece la siguiente pantalla:

Permite ver gráficos

estadísticos en base a
tablas o consultas.

Permite confeccionar
etiquetas para
mailing

Autoinforme crea un listado cuyo formato presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta
seleccionada automáticamente. Si se trata de un formato columnas, cada campo aparece en una línea
diferente con una etiqueta a su izquierda; un formato tabular muestra el nombre de campo en el encabezado y
un registro por fila.
El Asistente para informes permite que se puedan elegir los campos a mostrar en el informe o listado, el
formato y el diseño de fondo mediante ventanas sucesivas al igual que el formulario.

Además de la modalidad de diseño, se selecciona también la tabla o la consulta que proveerá los datos al
informe. En general se utilizarán consultas, ya que en ellas la información y se encuentra ordenada y filtrada.
En la mayoría de los casos, también habrá que reacomodar los campos en la vista diseño para lograr una
correcta alineación.

Partes de un informe
En la vista diseño se pueden distinguir 4 secciones:
 Encabezado del informe: Es la zona superior de la primera página. Generalmente se coloca el membrete
de la empresa, el título del informe o alguna imagen.
 Encabezado de página: Es la zona superior de cada página del informe. Ej: nombres de campos de un
informe tabular.
 Detalle: Aquí aparece el contenido de los campos seleccionados para cada uno de los registros.
 Pie de página: Es la zona inferior de cada página del informe.
 Pie del informe: Es la zona inferior de la última página del informe.
Para crear una imagen el procedimiento es igual al de formularios.

Vista diseño Vista preliminar

Actividades:
12
En computadora:
J. Construir en la base de datos de Video Club los siguientes informes (tomar como base las consultas
construídas en el punto anterior):
 Socios con películas alquiladas actualmente
 Películas estreno, para utilizar como cartel publicitario dentro del local.

8. CONSULTAS PARAMETRIZADAS

En las consultas parametrizadas, el criterio no se establece en el diseño de la consulta, sino que se programa
de modo que el usuario lo ingrese al momento de realizar la consulta. Para que la consulta funcione de
este modo debe colocarse en la fila Criterios un mensaje entre corchetes para que el usuario sepa lo que
debe hacer.

Ejemplos posibles de esta metodología son:

 una consulta de clientes de un vendedor en particular,
 una consulta de clientes con saldo mayor a un importe determinado,
 una consulta de préstamos efectuados en un rango de fechas a establecer.

Al ejecutar la consulta, aparecerá:

para que el usuario ingrese el valor correspondiente. Al
colocar Aceptar, se muestra por pantalla los
clientes del vendedor que haya ingresado el
usuario. De este modo logramos “parametrizar”
cualquier consulta a necesidad del usuario.

Actividades:
En computadora:
K. Construir en la base de datos de Video Club las siguientes consultas:
 Películas en las que participa un actor o actriz a indicar
 Películas dirigidas por un director a indicar
 Películas de un género determinado
 Socios de una zona determinada
 Alquileres no devueltos de un socio determinado

9. CONSULTAS CON TOTALES

Las consultas de selección dan también la posibilidad de totalizar determinados campos, utilizando otro u
otros campos como criterios de agrupación. Sobre el campo a totalizar es posible realizar estas operaciones:
cuenta, suma, promedio, máximo, mínimo, etc.

13
Para habilitar totales se debe seleccionar la opción Totales del menú Ver, o seleccionar el botón
correspondiente en la barra de herramientas. En la sección inferior de la ventana aparecerá una nueva fila
TOTAL. Esta fila puede adoptar para cada campo tres valores:
 Agrupar por: para definir que ese campo se utiliza para agrupar los registros.
 Una operación (Cuenta, Suma, Promedio, etc.): para definir que ese campo será totalizado, aplicando la
operación especificada.
 Dónde: para definir un criterio de restricción de resultados según ese campo. Ese campo, además, no
puede ser mostrado.

Actividades:
En computadora:
L. En la base de datos de Video Club construir las siguientes consultas:
 Total de alquileres por película
 Total de alquileres por socio
 Recaudación mes por mes

10. MENÚES DE FORMULARIO

Un menú de formulario es un formulario que se activa automáticamente al abrir la base de datos y contiene
accesos rápidos, mediante botones, a las operaciones más comunes.
Para diseñar un menú de formulario:
 Abrir un formulario en blanco en vista diseño.
 Incluir etiquetas e imágenes que representen claramente a la base de datos
 Incluir botones a las consultas, formularios e informes que se desee.
 Pueden incluirse cuadros combinados que trabajen en conjunto con un botón de comando. Por ejemplo, en
la base de datos Video Club, puede utilizarse un cuadro combinado para que el usuario seleccione una
película y un botón abra un formulario con todos los datos de la película seleccionada.
 Guardar el formulario asignándole un nombre representativo.
 Definir el formulario recién creado como la ventana inicial de la base de datos en Herramientas – Inicio.
Observar que en aquí pueden definirse otras configuraciones personalizadas para la base de datos.

Actividades:
En computadora:
M. Construir un menú de formulario para la base de datos Video Club

11. EL GENERADOR DE EXPRESIONES

A menudo se requiere realizar una consulta para visualizar una información que la tabla no posee pero que es
posible calcularla realizando un cálculo aritmético o aplicando una función matemática sobre uno o más
campos. FORMULA
Por ejemplo, se desea realizar una consulta de precios sobre la tabla MERCADERIAS. Sólo GENERADA
se dispone del
precio de costo, pero aplicando porcentajes pueden obtenerse el precio de venta, el precio mayorista, etc. Para
diseñar una consulta que muestre el precio de venta (suponiendo que precio de venta = precio costo + precio
costo * 30 / 100), se procede entonces del siguiente modo:
 Creamos una consulta nueva con la tabla MERCADERÍAS y se eligen los campos Se presiona
a mostrar
 En una columna en blanco, se selecciona el Generador de Expresiones, seleccionadode la laopción
luego
elección de la
Generar... del menú contextual, o haciendo clic sobre el ícono correspondiente en la barravariable
de herramientas.
en la
 En la ventana del generador de expresiones, con la ayuda de los asistentes, escribimos la fórmula:
sección que
aparece abajo

Operadores para generar la fórmula

Para la elección de las

variables a manejar en la Todo campo va precedido del nombre de 14
fórmula la tabla a la que pertenece, entre
corchetes y seguido de !
Este procedimiento es válido también para la generación de expresiones en informes, formularios y otras
consultas.

Actividades:
En computadora:
N. En la base de datos Video Club realizar una consulta que muestre los socios menores de 40 años (calcular
la edad a partir de la fecha de nacimiento)
En carpeta:
11. En una base de datos de un local de ventas de electrodomésticos, ¿cómo calcularía los precios en cuotas a
partir de los precios de contado?
12. En una base de datos de una escuela, ¿cómo seleccionaría los alumnos no aprobados al final del ciclo
lectivo?
13. En una base de datos de Sueldos, ¿cómo calcularía los aportes de obra social y jubilación a partir del
sueldo neto?.

12. CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN

Una consulta de actualización es una consulta de acción, que realiza cambios en uno o más campos de una
base de datos. El contenido de la tabla no se muestra, se realiza una actualización en el valor de los campos.
Por ejemplo: Se tiene una tabla MERCADERÍAS, con el campo PRECIO DE COSTO. Cada vez que
aumenta el precio, este valor debe ser modificado. Si el precio de todos los artículos aumentó un 10 %, se debe
realizar la consulta de la siguiente manera:
 Acceder a CONSULTAS/ Nuevo/ Vista Diseño.
 Agregar las tablas donde se encuentran los campos a actualizar
 Seleccionar el tipo de consulta.

Al seleccionar CONSULTA DE ACTUALIZACION, se modifica el cuadro inferior de la ventana, desaparecen

las filas Mostrar y Orden y se agrega la fila ACTUALIZAR. En este espacio, en el campo que corresponda,
se coloca el nuevo valor que debe tomar el campo (o la fórmula matemática que lo calcule). Si se trata de un
cálculo puede utilizarse el generador de expresiones.

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Toda fórmula o valor que se defina provocará un cambio del campo determinado en todos los registros del
archivo. Si el cambio sólo debe afectar a determinados registros, debe colocarse la condición necesaria en la
fila CRITERIOS.

Por ejemplo:
Si sólo aumentan las mercaderías del proveedor 2 Si las mercaderías del proveedor 1 aumentan $5.-
en un 10 %:

Las consultas de actualización se identifican con un ícono específico. Por ser una consulta de acción, al pedir
su ejecución el sistema avisará sobre los cambios de datos que se producirán. No se muestra ninguna pantalla
de datos.

Actividades:
En computadora:
O. En la base de datos Video Club realizar las siguientes consultas de actualización:
 Que modifique el precio de todos los alquileres asignando un nuevo valor.
 Que reduzca en 50% el valor de los alquileres de género infantil.
 Que aumente un 20% el valor de alquiler de los estrenos.

13. OTRAS CONSULTAS DE ACCION

Además de las consultas de Actualización de Datos, existen otros tres tipos de consultas de acción:
 Consulta de Eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar
una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con
las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros. Para borrar datos de determinados
campos, utiliza una consulta de actualización.
 Consulta de Datos Anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más
tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de datos anexados para:
 Pasar registros de una tabla a otra. Por ejemplo, transferir clientes de un vendedor a otro.
 Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, anexar sólo nombres y direcciones de clientes con
pedidos grandes.
 Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existe en la otra tabla.
 Consultas de Creación de Tabla: Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o
más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para:
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  Realizar una copia de seguridad de una tabla.
 Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que
almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.
 Crear una tabla para exportar a otras bases de datos.
 Crear páginas de acceso a datos que muestren datos de un determinado momento en el tiempo.
 Mejorar el rendimiento de las consultas.

Veamos el proceso para construir una Consulta de Datos Anexados:

 Acceder a CONSULTAS/ Nuevo/ Vista Diseño.
 Se elige la o las tablas que contienen los datos que irán a la nueva tabla.
 Elegir el tipo de consulta que se desea realizar.

Al seleccionar el tipo CONSULTA DE DATOS ANEXADOS, aparece un cuadro donde especificaremos la

tabla donde queremos agregar los registros (que deberá estar creada previamente).

Luego se modifica el cuadro inferior, y comenzamos a volcar los datos campo por campo desde la tabla de
partida a la tabla nueva.

La consulta de anexar datos creada quedará identificada por un ícono diferente.

Cuando se pida su ejecución, por se una consulta de acción, no mostrará ningún dato sino que avisará sobre el
cambio que se producirá.

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Otro tipo de consultas son las Consultas de Tabla de Referencias Cruzadas. Este tipo de consultas muestra
valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de
campos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de campos enumerados en la parte
superior de la hoja de datos.

Finalmente, Access incluye la posibilidad de realizar Consultas específicas de SQL, que son consultas
creadas mediante código escrito en un lenguaje de programación denominado SQL. La consulta de unión, la
consulta de paso a través, la consulta de definición de datos y la subconsulta son ejemplos de consultas
específicas de SQL.

Actividades:
En computadora:
P. En la base de datos Video Club construir las siguientes consultas
 Que elimine socios que no han alquilado en el último año
 Que cree una tabla nueva con los alquileres del año anterior
 Que cree una tabla de referencias cruzadas poniendo en las filas el socio, en las columnas el género, y
en el centro la cantidad de películas alquiladas.

14. OBJETOS O.L.E.

Los campos Objeto OLE se utilizan para almacenar datos, como documentos de Microsoft Word o Microsoft
Excel, imágenes, sonido y otros tipos de datos binarios creados en otros programas. Los Objetos OLE pueden
vincularse o incrustarse en un campo de una tabla de Microsoft Access. Debe utilizar un control de un
formulario o informe para visualizar el objeto OLE.
Cuando, por ejemplo, una imagen, se vincula, Access almacena no la imagen en sí sino una referencia a su
ubicación original. Si la imagen se actualiza, Access reflejará esos cambios. Si la imagen desaparece, Access
dejará de mostrarla.
En cambio, cuando una imagen se incrusta, Access almacena la imagen en sí. Si la imagen se actualiza, Access
no reflejará esos cambios. Si la imagen desaparece, Access seguirá mostrándola.

Actividades:
En computadora:
Q. Buscar imágenes en Internet o en otra fuente de información (real o imaginaria) y completar los campos
imagen (tabla Películas) y foto (tabla Socios).

15. SUBFORMULARIOS

Un subformulario es un formulario dentro de un formulario. El formulario primario se llama formulario

principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario. Los subformularios son muy eficaces
cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios.

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Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de una tabla Categorías y
de una tabla Productos. Los datos de la tabla Categorías es el lado "uno" de la relación. Los datos de la tabla
Productos constituyen el lado "varios" de la relación, ya que cada categoría tiene más de un producto. El
formulario principal y subformulario están vinculados de modo que el subformulario presenta sólo los
registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el
formulario principal presenta la categoría Bebidas, el subformulario muestra sólo los productos de la categoría
Bebidas.

Un subformulario se puede mostrar como una hoja de datos, como en la ilustración precedente o como un
formulario simple o continuo. Un formulario principal sólo se puede presentar como formulario simple.
Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios si coloca cada subformulario en el
formulario principal. Puede anidar hasta diez niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un
subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese
subformulario, y así sucesivamente. Por ejemplo, podría tener un formulario principal que mostrara los
clientes, un subformulario que presentara los pedidos y otro subformulario más que mostrara los detalles de
los pedidos.

Actividades:
En computadora:
R. En la base de datos Video Club construir un subformulario que muestre los alquileres de cada socio.

16. MACROS

Una macro es un conjunto de instrucciones que se ejecutan juntas, identificadas bajo un mismo nombre.
Para crear una macro:
 Hacer clic en la solapa MACROS de la ventana de base de datos, y luego en el botón NUEVO. Aparece
una ventana dividida en dos partes horizontalmente.
 En la parte superior se detalla línea por línea cada una de las instrucciones.
 En la parte inferior se especifican los parámetros correspondientes. Por ejemplo, si se seleccionó como
instrucción Abrir Consulta, como parámetro deberá especificase la consulta a abrir.
 Como última instrucción, colocamos siempre: DETENER MACRO.
 Puede utilizase un botón de comando en un formulario para ejecutar una macro.

La columna Comentarios
es optativa.

Desde aquí se elige cada instrucción del código de la macro

Actividades:
En computadora:
S. En la base de datos Video Club realizar una macro que abra una consulta sobre los alquileres pendientes
de un socio. Esta macro podrá ejecutarse desde el formulario de alquileres.
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