2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN

    Getting Started Newsletters Store

Hi, Guest Log On Join Us Search the Community

Products Services & Support About SCN Downloads

Activity Communications Actions
Industries Training & Education Partnership Developer Center

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation Browse

Duplicate Invoice Check ­ Part 1 Version 8

created by G. Ajit Kumar on Jan 24, 2013 12:29 PM, last modified by G. Ajit Kumar on Feb 4, 2013 7:21 AM

Share 1 Tweet
Like 12

Introduction:
 
When I was sent on my first assignment on starting out my career as an apprentice with an Auditing firm, the first
instruction that was handed out was to cross check all the Invoices with their Purchase orders and the GR documents.
 
If all the documents were in place they had to be marked with a green tick. And if by any chance any instance was
noticed wherein all the documents were not in place, it was a probable duplicate invoice posted in the system and it
had to be marked with a red mark to be digged in further.
 
At that time, I used to wonder if there was any automated system to do this manual task or even better to prevent any of
this from happening, it would have been great.
 
SAP has an answer to address this issue.
 
Object of the document:
 
This document is an attempt to analyze the issue of duplicate invoice postings and ways to prevent them.
 
The document covers:
 
Brief introduction to Duplicate Invoices
Possible reasons for Duplicate Invoice Postings
Holistic approach to be adopted to prevent Duplicate Invoice Postings
Detailed overview of the processes available in SAP to prevent Duplicate Invoice Postings
Example illustrating the duplicate invoice check process in SAP
 
 
Duplicate Invoices:
 
 
Duplicate Invoice postings happen when a single invoice received from a vendor is posted in the system more than
once and consequently paid more than once.
 
 
Reasons for Duplicate Invoice Posting:
 
 
Duplicate Invoices might be posted in the SAP system because of various reasons such as:
 
 
Vendors sending invoices more than once because of delay in payments or misplacement of invoices
Invoices posted twice because of simple inefficiency of accounting staff
Duplicate Invoices posted by staff with an intention to defraud the organization
 
Duplicate Invoice Posting which can be prevented:
 
Duplicate invoice postings and consequent payments made as a result of AP staff colluding with vendors with an
intention to defraud the organization would require targeted efforts to detect and prevent.
 
In cases other than the above, duplicate invoice postings can be prevented by adopting the inbuilt features and
processes in SAP.
 
 
Holistic Approach to Prevent Duplicate Invoice Postings:
Implementing the inbuilt processes in SAP for checking Duplicate Invoice Postings will not eliminate the risk of
duplicate invoice posting arising because of collusion of AP staff to commit fraud.
 
But it will certainly help in making the system more robust and reduce the chances of duplicate entries because of
reasons other than fraud.
 
A holistic approach to mitigate the risk of duplicate invoice postings includes:
 
Restricting the access to create vendor masters to authorized people only and preferably staff from non­AP

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 1/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
functions
Putting in place framework for preventing creation of duplicate vendors
Creating a framework for identifying and blocking vendors that do not have any transactions in say, previous
three months
Making certain fields like Bank Account Number, Alternate Payee etc. in the vendor master as sensitive fields,
requiring approval by authorized persons, for making changes
Use the PO process for most, if not all procurements
Use the three way check (Purchase Order, Goods Receipt and Invoice Verification)
Limit the usage of Non­PO processes for procurement
Adopting the process of parking, posting and approving of invoices by different users, to record invoices.
Making the Header Reference Number field as a mandatory field for all the document types used for posting
vendor invoices
Making requisite configuration settings to achieve the duplicate invoice checks in case of Logistics Invoices.
Finally, creating programs for identifying duplicate payments which have passed through despite the best efforts
 
Processes to be adopted in SAP to carry out a check for Duplicate Invoice Posting:
 
In SAP there is an inbuilt check for ensuring that duplicate invoices are not posted.
 
The check can be achieved by a combination of the following:
 
Vendor Master data maintained with Indicator for duplicate invoices and credit memos checked
Message to be displayed on entering a duplicate invoice should be maintained as ­ Error Message Type
Additional parameters configured in SPRO to control the fields to be checked in case of Logistics Invoice
Verification
Making the Reference document number field as a mandatory field for all the document types used for posting
vendor invoices
Maintain the field ­ Check Flag for Double Invoices and Credit Memos (LFB1­REPRF), as mandatory, for the
account groups being used for vendors
 
 
Duplicate Invoice Check – Relationship with Invoice Type:
 
The Duplicate Invoice check carried out by the system will depend upon whether the invoice is a:
 
FI Document or
Logistics Invoice document
 

 
Process Flow of Duplicate Invoice Check depending upon Invoice Type:
 
 
Fields checked in case of Logistics Invoice Verifiaction:
 
In case of Logistics Invoice, the following six fields would be checked to identify duplicate invoices in standard SAP:
 
Company Code
Vendor
Currency
Gross Invoice Amount

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 2/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
Reference document number
Invoice Date
 
Out of the above fields, there is an option available to skip the checking of any of the following three fields while trying
to identify duplicate invoices:
 
Company Code
Reference document number
Invoice Date
 
This can be acheived by carrying out the requisite configuration in the transaction ­ OMRDC.
 
Whether the duplicate invoice checks would consider the fields Company Code, Reference Document Number and
Invoice Date would depend upon whether these fields are configured as activated or deactivated in OMRDC.
 
 
Description Transaction Code
Set Check for Duplicate Invoices OMRDC
 

 
Screenshot of Duplicate Invoice Check Configuration:
 
Fields checked in case of FI Invoices:
 
The fields to be checked to identify duplicate invoices in the case of FI invoices depend upon whether the reference
document number is filled or not.
 
Reference document number is NOT filled up:
 
In the cases where the reference document number field is not filled up, the following fields would be checked to
identify duplicate invoices:
 
Company Code
Vendor
Currency
Invoice Date
Amount in document currency
 
Reference document number is filled up:
 
In the cases where the reference document number field is filled up, the following fields would be checked to identify
duplicate invoices:
 
Company Code
Vendor
Currency
Invoice Date
Reference document number
 
Illustration of Duplicate Invoice Check:
 
SAP Configuration ­ Define the field Double invoice validation as mandatory field:
 
Maintaining the field status of the field ­ Double invoice validation as a required entry field will ensure that whenever a
vendor master is created the field Check Flag for Double Invoices or Credit Memos in the Payment Data tab of the
company code segment of the vendor master is always checked.
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 3/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
 
Description Transaction Code
Define Screen Layout per Company Code (Vendors) SPRO
 

 
Screenshot of Field Status of Double Invoice validation field marked as mandatory:
 
 
Master data ­ Maintain Vendor Master:
 
Description Transaction Code
Create/Change vendor master FK01/FK02/XK01/XK02
 
 

Screenshot of Vendor Master Data:
 
 
SAP Configuration ­ Change Message Control:
 
Maintain the message ­ Check whether document has already been entered under number & & & as an Error
message type.
 
This will put a hard stop to the process of duplicate invoice being posted in the system.
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 4/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
If the message is not maintained as an error message the system will display the message as a warning or information
and allow the user to go ahead and post the duplicate invoice.
 
 
Description Transaction Code
Check Message Control OBA5
 

 
Screenshot of Error Message maintained:
 
 
SAP Configuration ­ Maintain Document Type:
 
Maintain the field ­ Reference Document Number (XBLNR) in all the document types used for posting vendor invoices
as requiring an entry while posting invoices.
 
This will make the user mandatorily enter a Vendor Invoice number in the field. This will aid in the process of duplicate
invoice check in the system.
 
 
Description Transaction Code
Maintain/Change Document Types OBA7
 
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 5/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
Screenshot of Document Type with Reference document number field marked as mandatory:
 
Transactional data 1 ­ for illustrating Duplicate Invoice Check process:
 
 
Description Transaction Code
Enter Vendor Invoice FB60
 
Post an Invoice against a vendor.
 
In the example an invoice is posted against a vendor with the following parameters:
 
Company Code ­ 0001
Vendor ­ TESTVENDOR
Currency ­ EUR
Invoice Date ­ 19.12.2012
Reference document number ­ DUPL1
 

 
Screenshot of Document entered
 
A document is posted with number 1900000005 as displayed above.
 
Transactional data 2 ­ for illustrating Duplicate Invoice Check process:
 
 
Description Transaction Code
Enter Vendor Invoice FB60
 
Try to post a Duplicate Invoice against the same vendor with the same parameters as already mentioned above.
 
In this example an invoice is tried to be posted against the same vendor with the identical input parameters as already
entered for document ­ 1900000005:
 
Company Code ­ 0001
Vendor ­ TESTVENDOR
Currency ­ EUR
Invoice Date ­ 19.12.2012
Reference document number ­ DUPL1
 
After entering the input parameters when the save button is clicked an error message is displayed ­ Check whether
document has already been entered under number 0001 1900000005 2012
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 6/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN

 
Error Message Screen Shot:
 
For further details and illustrations please refer to the SCN document ­  http://scn.sap.com/docs/DOC­35424

33607 Views
Products: sap_erp_financials Topics: enterprise_resource_planning Tags: liv, duplicate_invoice_check, fi_invoice_posting,
double_invoice_verification

Average User Rating

(15 ratings)

Share 1 Tweet Like 12

19 Comments

Yoel Tovi Jan 6, 2014 7:46 AM

Thank you!
Very clear and informative.

Like (0)

Vij V Feb 19, 2014 8:57 AM

Hi Ajit,
 
A very good explanation. I have a question, would it be possible to do this check combining both
FI&MM incoices.?
 
I mean, if an invoice is entered through MIRO and if the same is also entered through FB60, will
system still checks?
 
I know it is more from the process side rather than system control, wanted to check if this is possible in
SAP.
 
Thanks
Vijay

Like (0)

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 7/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
Devendra F Feb 20, 2014 11:44 AM

Hi,
It is very helpful and detailed,
 
BR
 
Devendra

Like (0)

Supriya Kadam Feb 28, 2014 10:43 AM

Hi,
 
Great information with explanation.
I too have query like Vijay that would it be possible to do this check combining both FI (FB60)& MM
invoices(MIRO)?
 
Thanks
Supriya Kadam

Like (0)

Mehmet Ozgur Unal Mar 21, 2014 12:06 AM (in response to Supriya Kadam)

hi Ajit,
 
Nice presentation, thanks ..

Like (0)

Amith A Apr 23, 2014 5:11 AM

Dear Ajith very good document Yaar , keep it up

Like (0)

Sreeja Sreekumar Apr 23, 2014 6:08 AM

Hi Ajith
Its really a simple , but good document.
Thank you
Sreeja

Like (0)

Umamageshwaran Srinivasan May 17, 2014 3:22 PM

Hi Ajit,
 
Really a very good document.
 
Regards,
 
Umamageshwaran.S

Like (0)

Trinath Gujari May 29, 2014 9:07 AM

Hi Ajit,
 
Great Efforts thanks for sharing informative documents
 
thanks
 
Trinath

Like (0)

Shekhar Gaikwad Jun 3, 2014 10:53 AM

Hi,
In our case vendor issues same invoice number series in their new financial year, therefore we
receive same invoice number with different invoice date. We have done Message no. 117 as error
message, but MIRO is not allowing same invoice number with different Invoice date.
How we can avoid error message for same invoice number with different invoice date.
Please help.

Like (0)

Joyce Martins Jul 3, 2014 5:35 PM

Hello all,
 
Do you know how I can tell if invoices are already processed in Cockpit without me checking
FB03?
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 8/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 1 | SCN
Thanks for your help.

Like (0)

Atul Mahajan Sep 16, 2014 1:11 PM

Good, I like....

Like (0)

MADHU SUDHANAN Sep 23, 2014 11:02 PM

Hi All,
I have a problem in GL,regaring one entry posted Twice. So it leads to duplication in GL.
Please give solution to avoid sigle entry posted at twice in GL (SA & AC Entries ­ T­code for entry
FB50 and FBS1).
 
Thanks,
Madhusudhanan.

Like (0)

krish S Mar 19, 2015 7:28 AM

Hi Ajit,
 
Nice document you prepared.

Like (0)

abdul raheem mohammad Mar 19, 2015 8:16 AM

Very nice document

Like (0)

Kok Choon Ling Apr 24, 2015 6:07 AM

Thank you for sharing. This is a very nice document.

Like (0)

Irala Damodara reddy May 27, 2015 2:36 PM

Good and Elaborate document.

Like (0)

Malka Samarasinghe Oct 9, 2015 8:43 AM

Hi;
 
Nice document.. Thanks..
 
I have a quary on mainataining the "double invoice check" field mandatory. It is not working with the
same configuration. Cant we do the same through a screen varient.
 
Thanks;
Malka

Like (0)

Shekhar Gaikwad Oct 16, 2015 4:36 AM (in response to Malka Samarasinghe)

Dear Malka,
There are 2 mandatory steps.
1] Make double invoice check field mandatory for vendor master data.
2] In T­code OBA5 Area M8 Message 108 needs to maintained as Error message.
 
This is working at our end.
Thanks,
Shekhar Gaikwad.

Like (0)

Site Index Contact Us SAP Help Portal

Follow SCN
Privacy Terms of Use Legal Disclosure Copyright

http://scn.sap.com/docs/DOC­35459 9/9
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN

    Getting Started Newsletters Store

Hi, Guest Log On Join Us Search the Community

Products Services & Support About SCN Downloads

Activity Communications Actions
Industries Training & Education Partnership Developer Center

Lines of Business University Alliances Events & Webinars Innovation Browse

Duplicate Invoice Check ­ Part 2 Version 3

created by G. Ajit Kumar on Jan 28, 2013 9:22 AM, last modified by G. Ajit Kumar on Jan 28, 2013 12:07 PM

Share 0 Tweet
Like 0

Introduction:
 
As discussed in the document ­ Duplicate Invoice Check ­ Part 1 ( http://scn.sap.com/docs/DOC­35459), the
duplicate invoice check is performed on the basis of a combination of configuration settings and master data
maintained.
 
This document is an attempt to analyze the importance of checking the field ­ Check Flag for Double Invoices or
Credit Memos in the Vendor Master, in the entire process of Duplicate Invoice Checks.
 
 
The FI Invoice posting process has been used for illustrating the importance of checking the field ­ Check Flag for
Double Invoices or Credit Memos in the Vendor Master.
 
The fields to be checked to identify duplicate invoices in the case of FI invoices depend upon, whether the reference
document number is filled or not.
 
In the example taken, the reference document number is filled up.
 
When a document is tried to be posted in the SAP system, in the cases where the reference document number field is
filled up, the system would check the values entered in the following fields to identify duplicate invoices:
 
 
Company Code
Vendor
Currency
Invoice Date
Reference document number
 
Expected Results:
 
 
If identical input parameters are tried to be entered in the system:
 
If the duplicate invoice check settings are in place, then an error message will be displayed and the document
would not be posted in the system
If the duplicate invoice check settings are not in place, then the duplicate invoice would be posted in the system
 
 
Step 1: Master Data Maintained ­ for illustrating the Duplicate Invoice Check:
 
 
Description Transaction Code
Create/Change Vendor Master XK01/XK02/FK01/FK02
 
The field Check Flag for Double Invoices or Credit Memos in the Vendor Master taken in the example is Unchecked as
shown in the screen shot below:
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 1/6
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN

 
 
Step 2 ­ Transaction Data for illustrating the Duplicate Invoice Check:
 
 
 
Description Transaction Code
Enter Vendor Invoice FB60
 
 
An Invoice is entered in the system with the following input parameters:
 
 
Input Fields Input Values
Company Code 0001
Vendor TESTVENDOR
Currency EUR
Invoice Date 20.12.2012
Reference document number DUPTEST1
 
A document is posted in the system under the number ­ 1900000006
 
 

 
Step 3 ­ Transaction Data for illustrating the Duplicate Invoice Check:

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 2/6
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN
 
Description Transaction Code
Enter Vendor Invoice FB60
 
Another invoice is tried to be entered in the system with following input parameters which are identical to the input
parameters used in Step 2 above:
 
 
Input Fields Input Values
Company Code 0001
Vendor TESTVENDOR
Currency EUR
Invoice Date 20.12.2012
Reference document number DUPTEST1
 
When the Save button is clicked after entering the above mentioned input parameters, the document is saved with the
number ­ 1900000008 as shown in the screen shot below:
 

 
 
Reasons for Duplicate Invoice Check Failing to prevent duplicate invoice posting:
 
The system has allowed the duplicate invoice to be posted because the field ­ Check Flag for Double Invoices or
Credit Memos in the Vendor Master has not been checked.
 
Step 4 ­ Master Data maintenance for illustrating Duplicate Invoice Process:
 
The field ­ Check Flag for Double Invoices or Credit Memos in the Vendor Master has been checked as shown in the
screen shot below:
 
Description Transaction Code
Create/Change Vendor Master XK01/XK02/FK01/FK02
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 3/6
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN

 
 
Step 5 ­ Transaction Data for illustrating the Duplicate Invoice Check:
 
 
 
Description Transaction Code
Enter Vendor Invoice FB60
 
 
Another Invoice is tried to be entered in the system with the identical input parameters as used in Step 2 and 3 above
after the field ­ Check Flag for Double Invoices or Credit Memos in the Vendor Master has been checked:
 
 
Input Fields Input Values
Company Code 0001
Vendor TESTVENDOR
Currency EUR
Invoice Date 20.12.2012
Reference document number DUPTEST1
 

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 4/6
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN

 
Error Message:
 
An error message is displayed and the duplicate invoice is not allowed to be posted in the system as shown in the
screen shot below:
 

 
 
Conclusion:
 
The duplicate invoice check would identify a duplicate invoice only if the field ­ Check Flag for Double Invoices or
Credit Memos in the Vendor Master has been checked.
 
The best way to ensure that the field ­ Check Flag for Double Invoices or Credit Memos in the Vendor Master is
always checked is to make the field ­ Double invoice validation a mandatory field in the SPRO configuration as
discussed in the SCN document ­  http://scn.sap.com/docs/DOC­35459.

8124 Views
Products: sap_erp_financials Topics: enterprise_resource_planning Tags: fico, vendor_invoice, error_messages,
duplicate_invoice_check, fi_invoice, mm_invoice_posting

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 5/6
2/4/2016 Duplicate Invoice Check ­ Part 2 | SCN

Average User Rating

(7 ratings)

Share 0 Tweet Like 0

4 Comments

Devendra F Feb 20, 2014 11:48 AM

Hi,
very nice and helpful docuemnt,
 
Devendra

Like (0)

Karteek k Mar 12, 2014 3:02 PM

Hi,
 
Beautiful explanation. thanks for sharing your knowledge.
 
all the best !!
 
Regards
CA. Karteek

Like (0)

Mariks . Apr 9, 2014 1:40 PM

Good document....Thanks..

Like (0)

Ankur Chauhan Oct 20, 2015 2:25 PM

To activate this function you have to already made some changes in configuration through the path ­
SPRO>IMG>Material Management>Logistic Invoice Verification> Incoming Invoice>Set Checks for
Duplicate Invoices.
 
Here you have to active whether you want to check the duplicate invoice check company code ­
Check reference ­ Check Inv Date.
and save the setting.    

Like (0)

Site Index Contact Us SAP Help Portal

Follow SCN
Privacy Terms of Use Legal Disclosure Copyright

http://scn.sap.com/docs/DOC­35424 6/6