Manual de Excel Avanzado PDF

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¿Qué es Excel?
Es un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier tipo de operación
matemática, proyectos, esquemas empresariales y una serie de cosas más. Excel no solo
trabaja con herramientas de cálculos, también incluye una serie de gráficos mejorados para
realizar estadísticas visuales.
A diario, mientras utilicemos una computadora, muchos de nosotros hemos utilizado Excel
alguna vez. Si eres un simple mortal, de seguro que has abierto Excel y has realizado un par
de cálculos; pero si eres todo un profesional, Excel ha sido tu compañero inseparable por
varios años.
En esta versión, Excel 2013 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo con datos si
antes creías que Excel era rápido, ahora te sorprenderás con las diversas cosas que puede
hacer con tan solo un clic o un toque, si un toque, pues Excel está preparado para trabajar de
manera táctil en PCs, Tablets o Smartphones.
Identificar los elementos de la interfaz

Inicie Excel 2013 siguiendo el método necesario para abrir el programa, por ejemplo si usa
Windows 8, simplemente haga clic o un toque en el mosaico Excel 2013, si usa Windows 7,
use la ruta ya conocida: Inicio | Todos los programas | Microsoft Office | Excel 2013. Una
vez iniciado Excel 2013 lo primero que podrá ver es la Pantalla Inicio. Esta nueva
característica ayuda a que usted pueda elegir rápidamente un archivo reciente o pueda
comenzar a crear uno en blanco o desde una plantilla.
Nota: La Pantalla Inicio en las aplicaciones de Office 2013 es una opción activa en toda la
suite. Prueba en desactivarla si aún desea trabajar como el modo Office 2010.
Dirección: Reparto Lomas de Guadalupe, de los semáforos de la UCA 1c. arriba, 1 ½ C. al sur,
mano izquierda, edificio verde 2do piso.
Email: mjfuentesp@gmail.com Telf. : 2270-2081. Móvil: 8768-2622.
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Una vez elegida una plantilla usted verá la ventana de la aplicación donde comenzará a trabajar con
los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versión de Excel. La gran diferencia
está en que ahora es más simple y contiene menos distracciones para que pueda comenzar a crear
sus datos.
La Barra de título:
Muestra el nombre de la aplicación además del nombre del archivo actual. Por defecto la
barra de título muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2013.
Botones de control:
A partir de esta versión, Excel posee tan solo un grupo de botones de operación Minimizar,
Maximizar y Cerrar. Con esta nueva forma de trabajo ahora Excel permite revisar dos
archivos diferentes en ventanas diferentes aumentando más su productividad si tiene dos
pantallas.
Barra de herramientas de acceso rápido:

La Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de
la ventana de Excel 2013. Esta Barra de herramientas presenta tres comandos comunes
(Guardar, Deshacer y Rehacer). Puedes señalar cada comando y se mostrará el nombre y su
método abreviado (si lo tuviese).
Entre las novedades de la Barra de herramientas de acceso rápido está el comando Modo
Mouse/Toque. Esta herramienta permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que pueda
usar los dedos en lugar del mouse o viceversa. Recuerde que su pantalla debe tener
característica multitoque para trabajar.
La Barra de herramientas de acceso rápido ayuda a organizar comandos que a menudo

utilizamos para trabajar con nuestros archivos. Si lo desea, puede personalizar esta barra de
herramientas agregando o quitando comandos.
La Cinta de Opciones:
Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2013, se encuentran en la Cinta de
opciones. En Excel 2013 la cinta de opciones aparece minimizada para que usted pueda
dedicarse a trabajar con sus datos y no a ver las herramientas. A la izquierda de los botones
de operación se encuentra el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones.
Desde este desplegable podrá cambiar la presentación de su interfaz, pues podrá mostrar la cinta
de opciones completa o solo sus fichas o también puede quitar por completo la cinta de opciones
para obtener más espacio de trabajo.
La Cinta de opciones posee una interfaz amigable e intuitiva, pues basta con pensar en colocar una
imagen o alguna tabla, y ya habrá pensado en la ficha Insertar, o posiblemente quiera corregir la
ortografía, y de seguro pensó en la ficha Revisar.
Lo principal en una Cinta de opciones son sus fichas. Excel 2013 cuenta con 7 fichas que
aparecen por defecto (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista),
además de contar con la ficha Programador (oculta por defecto), la ficha Complementos (solo
cuando instala un programa de terceros) y las fichas que usted puede crear para personalizar
la cinta de opciones. Y en esta versión se puede agregar fácilmente la ficha PowerPvot.
Cada ficha organiza sus comandos en grupos, por ejemplo, en la ficha Inicio los comandos
para aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado se encuentran organizados en el grupo Fuente.
Algunos grupos poseen un pequeño botón (al extremo derecho del nombre de grupo) que
permite activar o desactivar algunos cuadros de diálogo o paneles.
El cuadro de Nombres:
El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera rápida
de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. También el cuadro de nombres alberga los
nombres de rangos aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen muestra una lista de
nombres de rango desde el cuadro de nombres.
La Barra de fórmulas:
En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también puede
modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando necesita ver un dato sin ningún
formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en sí. La siguiente
imagen muestra la Barra de fórmulas con una función en modo Edición.
Vistas de libro:
Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es posible que necesite de
diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de
página) se encuentran en la esquina inferior derecha de la ventana de Excel (justo debajo de
la barra de desplazamiento horizontal) y permiten un fácil acceso a las mismas.
Herramientas Zoom:
A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A diferencia de las
vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar la vista del libro actual.
Filas, Columnas y Celdas

Como parte de la interfaz de Excel 2013, debemos conocer lo que hay en una hoja de trabajo
(celdas, columnas, filas y más). Pero no se preocupe, pues explicaremos con más detalles
sobre las hojas de trabajo.
Encabezado de columna:
Los encabezados de Columna están representados por letras, que van desde A hasta XFD.
Esto equivale a 16384 columnas.
Encabezados de fila:
Los encabezados de fila están representados por números. Puede encontrar la fila 1 hasta la
fila 1048576.
Celda y Celda Activa:
La celda activa es aquella celda al que usted ha dado clic. Se puede reconocer una celda
activa cuando el borde de la celda es grueso y de color verde bien pronunciado. Solo se puede
elegir una celda activa.
Las celdas son la intersección de una fila por una columna. Cada celda tiene un nombre, por
ejemplo A1, B5, o H345.
Etiquetas de Hoja:
Las etiquetas de hojas de cálculo muestran por defecto una o más hojas, los nombres para
ellas van desde Hoja1 hasta Hoja3. Puede cambiar el nombre de las hojas para identificar
mejor los diversos datos que agregue a su archivo de Excel.
Terminologías de Excel
Excel es una aplicación tan completa que presenta su propia terminología de trabajo. A
continuación podrá conocer los diversos nombres que posee las características de Excel y
pueda familiarizarse con lo que se explicará en esta y otras secciones de este libro.
Libro de trabajo
Un Libro de trabajo (o simplemente Libro) es un archivo en el cual usted almacena sus datos.
Piense en un libro como un cuaderno de anillado. Cada libro contiene al menos una hoja, y
un nuevo libro posee una o más hojas, nombradas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las personas
utilizan los libros para organizar, gestionar y consolidar datos.
Hoja de trabajo
Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas. Cada Libro
de Excel contiene 1,048576 filas y 16,384 columnas. Cada columna está etiquetada usando
una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la columna AA, seguida por AB y así
sucesivamente. La última columna en una hoja es XFD. Cada fila está etiquetada usando un
número, comenzando con la fila 1 y terminando con la fila 1,048576.
Celda
Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja tiene un único
nombre llamado dirección de celda. Una dirección de celda es la designación formada
combinando los nombres de la columna y fila en el orden Columna/Fila. Por ejemplo, la celda
en la intersección de la columna A y la fila 8 es llamado celda A8, y A8 es su dirección de
celda.
Puntero de celda
El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de trabajo. Usted
utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.
Celda Seleccionada Actualmente

Usted hace clic en una celda para seleccionarlo. Excel identifica la celda seleccionada actual,
también llamada la Celda Activa, rodeándola con un borde verde grueso que contiene un
pequeño cuadrado verde en la esquina inferior derecha. Ese pequeño cuadrado verde es
llamado Controlador de Relleno.
Rango
El termino rango refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier conjunto
rectangular de celdas. Para identificar un rango, usted utiliza una combinación de dos
direcciones de celdas: las direcciones de la celda en la esquina superior izquierda del rango.
Y la dirección de la celda en la esquina inferior derecha del rango. Un signo dos puntos (:)
separa las dos direcciones de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3,
A4, B2, B3, B4, C2, C3 y C4.
Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas está formada de tres partes. En el extremo izquierdo de la Barra de
fórmulas, el Cuadro de Nombres muestra la ubicación de la celda activa.
El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la

información almacenada en la celda activa. Si una celda contiene una fórmula aparece en el
área Contenido de Celda, mientras que el resultado de la fórmula aparece en la celda activa.
SI la celda activa contiene una entrada muy grande, puede usar en el extremo derecho del
área Contenido de celda para expandir el tamaño del área Contenido de Celda verticalmente.
Entre el Cuadro de Nombres y el Contenido de Celdas, aparecen botones que ayudan a
ingresar información. Antes que comience a escribir en una celda, solo aparece el botón
Insertar Función. Una vez que comience a escribir, dos botones más aparecen; clic en
Introducir (visto bueno) para aceptar la entrada que aparece en el área Contenido de Celdas,
o clic en Cancelar (una X) para abortar cualquier escritura y regresar a los contenidos de la
celda.
Creando un libro en blanco

Existen varias formas de comenzar a trabajar con Excel, y lo primero es crear un libro.
Cuando inicia Excel 2013 lo primero que aparecerá es la pantalla de inicio. Desde aquí se
muestran plantillas para crear un libro, y la plantilla con la cual debe trabajar se llama Libro
en blanco.
Si en caso la pantalla de inicio no se muestre, entonces usted estará en otra vista llamada
Backstage. Desde esta vista también puede crear un libro nuevo desde la opción Nuevo y
seleccionando Libro en blanco. Para acceder a la vista Backstage debe hacer clic en la ficha
Archivo.
Crear un libro a partir de una plantilla predefinida

Aunque un libro en blanco también es considerado una plantilla, existe en Excel plantillas
predefinidas con contenido para que usted simplemente pueda editarlo a sus necesidades. En
la parte superior de la lista de plantillas encontrará un cuadro de búsqueda y enlaces para más
plantillas.
Cuando hace clic en una plantilla por lo general se abre una ventana de diálogo donde
encontrará información descriptiva de la plantilla, así como su tamaño de descarga y
valorización. Deberá hacer clic en Crear para que la plantilla pueda ser utilizada en Excel
2013.
Desplazarse por Excel
El área donde debemos trabajar se le conoce como Hoja de trabajo (o comúnmente llamado
Hoja), dentro de esta hoja se encuentra una gran cantidad de celdas que son los almacenadores
de datos, tenga en cuenta que cada celda es totalmente independiente, así que puede ingresar
una gran cantidad de datos (Números, Textos o Fórmulas).
Utilice las teclas direccionales (Arriba, Abajo, Izquierda y Derecha) de su teclado para
dirigirse una a una por las diversas celdas que se encuentran en la hoja. Cada vez que se
dirige a alguna celda, esta se vuelve la Celda activa.
También puede utilizar la tecla Enter para desplazarse hacia abajo celda por celda, aunque
Enter funciona mejor cuando introducimos texto en ellas. Utilice Mayus + Enter para
desplazarse hacia arriba celda por celda. Cuando necesitas desplazarte hacia la derecha,
utilice la tecla Tab y Mayus + Tab para desplazarte a la izquierda.
Desplazarse por el contenido

Analicemos la siguiente imagen, en el ejemplo se ha creado una estructura de tablas
separadas. Cuando crea estructuras de tablas separadas, Excel actúa inteligentemente y trata
a cada estructura de forma independiente. Por ejemplo si tenemos como celda activa a A4 y
pulsamos Ctrl + Derecha, te vas a desplazar a la última celda de la misma fila de la estructura
de tabla actual, es decir en J4.
Si volvemos a pulsar Ctrl + Derecha, la celda activa sería la primera celda de la misma fila
de la siguiente estructura de tabla, L4, y repetimos la acción Ctrl + Derecha y obtenemos
como celda activa M4. Pueden repetir esto con todas las teclas direccionales.
Desplazarse a los extremos de la hoja

Cuando no existe contenido en una hoja, es más sencillo llegar a los extremos de la misma,
por ejemplo A1 es un extremo de la hoja, si pulsamos Ctrl + Derecha, la celda activa sería
XFD1. Haga lo mismo con Ctrl + Abajo para dirigirse a la última fila 1048576.
Insertar Hojas
Las Hojas o también llamadas Hojas de cálculo, es el área donde realizará todo tipo de
operaciones y acciones. Generalmente Excel 2013 y versiones anteriores, han presentado tres
o menos hojas; suponiendo que deben ser suficientes para trabajar, aunque para algunos
usuarios no lo es. Puedes agregar la cantidad de hojas que necesites. Estas se irán agregando
cronológicamente, pero quizá en desorden si utilizan métodos antiguos de agregación de
hojas de cálculo.
Nota: Tenga en cuenta que las hojas de cálculo son ilimitadas, puedes crear tantas como
desees, el único limitante es la menoría del equipo; mientras más hojas haya en un libro de
Excel, más recursos de memoria consumen.
Para insertar una hoja utilice el botón Hoja nueva ubicado a la derecha de las etiquetas de
hojas con un signo más. Este botó agregará una hoja nueva después de la hoja seleccionada.
También puede usar un método más tradicional siguiendo estos pasos:
1° Haga clic derecho en una hoja y seleccione Insertar.
2° En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en Hoja de cálculo y clic en Aceptar.
Este método de inserción de hojas hace que aparezca una nueva antes de la hoja seleccionada.
También puede usar un método desde la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Inicio, y en
el grupo Celdas, haga clic en Insertar y seleccione Insertar hoja.
Renombrar hojas
Los nombres predeterminados de las hojas de cálculo son hoja1, hoja2, etc. Pero puedes
cambiar los nombres para identificar más fácilmente el contenido de cada hoja. Siga estos
pasos para hacerlo:
1° Haga clic derecho en la hoja que desea cambiar el nombre.
2° Haga clic en Cambiar nombre.
3° Ahora escriba el nuevo nombre de la hoja y pulse Enter.
Si desea un método más rápido para tal fin, solo use dos veces clic o toque dos veces sobre
la hoja activa para que pueda cambiar el nombre de la misma. También puede usar el método
desde la cinta de opciones, haciendo clic en la ficha Inicio, y en el grupo Celdas, hacer clic
en Formato y clic en Cambiar el nombre de la hoja.
Eliminar hoja
En ocasiones es necesario eliminar algunas hojas que ya no necesitemos ya sea porque son
datos muy antiguos o simplemente los usó para unos cálculos sin importancia. Por cualquiera
de estas razones, puede seguir los siguientes pasos:
1° Haga clic derecho en una Hoja y clic en Eliminar.
2° En el mensaje de advertencia, haga clic en Eliminar para que la hoja y los datos se
eliminen, o haga clic en Cancelar si desea aún mantener su hoja.
Ocultar y mostrar hojas

Posiblemente en su libro de Excel existan diversas hojas confidenciales que no desean que
se muestre en pantalla, una solución es Ocultar las hojas, así mismo, cuando se necesita esas
hojas, puede mostrarlas nuevamente.
Para ocultar una hoja, siga estos pasos:
1° Pulse clic derecho en la hoja que desea ocultar.
2° Haga clic en Ocultar.
Otra manera de ocultar una hoja es usando los siguientes pasos:
1° Haga clic en la ficha Inicio.
2° En el grupo Celdas, haga clic en Formato.
3° En la sección Visibilidad, señale Ocultar y mostrar.
4° Haga clic en Ocultar hoja.
Para poder mostrar una hoja oculta, siga estos pasos:
1° Pulse clic derecho en cualquier hoja.
2° Haga clic en Mostrar.
3° En el cuadro de diálogo Mostrar, en el cuadro Mostrar hoja, haga clic en la hoja oculta
que desea mostrar.
4° Haga clic en Aceptar.
Otra manera de mostrar una hoja es desde la cinta de opciones, solo siga estos pasos:
1° Haga clic en la ficha Inicio.
2° En el grupo Celdas, haga clic en Formato.
3° En la sección Visibilidad, señale Ocultar y mostrar.
4° Haga clic en Mostrar hoja.
5° En el cuadro de diálogo Mostrar, en el cuadro Mostrar hoja, haga clic en la hoja oculta
que desea mostrar.
6° Haga clic en Aceptar.
Aplicar un color de etiqueta
Puedes aplicar colores a las etiquetas de hoja de cálculo, para poder reconocerlas y
ordenarlas. Para hacerlo, siga estos pasos:
1° Haga clic derecho en la hoja donde desea aplicar un color de hoja.
2° Señale Color de etiqueta.
3° Haga clic en el color que desee.
Guardar los libros de Excel
Cuando termina de trabajar en un archivo lo más razonable es que lo guarde, esto permite
tener el archivo permanentemente en su equipo. Al guardar el archivo, usted puede volver a
abrirlo para ajustarle algunas cosas, o simplemente para revisar su contenido. Los archivos
de Excel son llamados Libros. Por defecto, un Libro de Excel lleva la extensión XLSX.
Cuando guarda un archivo de Excel, se guardan los cambios en todas las hojas que usted
haya creado en su libro de trabajo.
Cuando es la primera vez que va a guardar un archivo en Excel, la vista Backstage se abre y
aparecen las opciones de Guardar como. Desde estas opciones usted podrá guardar su
archivo en un sitio de Office 365, en SkyDrive, o en su equipo local. Cuando elige una de las
opciones disponibles para guardar sus archivos, aparecerán algunos directorios recientes si
es que ha utilizado alguno, también estará ahí el botón Examinar, que permite el cuadro de
diálogo Guardar como tal como lo conocemos y donde podrá agregar un nombre para su
libro, elegir un tipo de archivo y elegir la ruta de almacenamiento.
Cuando ya ha guardado su archivo, usted puede continuar agregando datos y cambiando su
diseño en su contenido, cuando necesite guardar nuevamente, solo use el botón Guardar.
Este comando permite guardar los cambios realizados en su libro con el mismo nombre, la
misma ruta y el mismo tipo de archivos. El comando Guardar se encuentra en la Barra de
herramientas de acceso rápido y en la vista Backstage.
Para guardar su archivo en su equipo local siga estos pasos:
1° Haga clic en la ficha Archivo y seleccione Guardar como, si es la primera vez que
guarda, puede hacer clic en Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido o desde
la vista Bakcstage.
2° En la lista de opciones de almacenamiento, haga clic en Equipo.
3° A la derecha en la lista de Carpetas recientes, haga clic en Examinar.
4° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio.
5° En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para su libro.
6° Verifique que en Tipo esté seleccionado Libro de Excel y luego haga clic en Guardar.
Abrir Libros de trabajo
Una vez guardado los archivos usted puede volver a abrirlos y continuar con su trabajo. En
la pantalla de inicio a la izquierda encontrará una lista de archivos recientes y puede hacer
clic en uno de ellos para abrirlo. También puede usar la vista Backstage y el comando Abrir
para encontrar una lista de archivos recientes más completa, y las opciones de
almacenamiento disponibles de Office 365, SkyDrive o de su equipo local.
En la opción Libros recientes encontrará los archivos con los que ha trabajado
recientemente. Además podrá ver su ruta de almacenamiento y una chincheta a la derecha de
cada opción para poder anclar a la lista permanentemente.
Más debajo de la lista de Libros recientes encontrará el botón Recuperar libros no guardados.
Con este comando podrá ingresar al cuadro de diálogo Abrir dentro e la ruta C: | Usuarios |
(Nombre de usuario) | AppData | Local | Microsoft | Office | UnsavedFiles donde podrá
recuperar sus archivos que posiblemente no fueron guardados debido a una estabilidad del
sistema.
Este mismo cuadro de diálogo Abrir ayuda a que pueda abrir otros archivos almacenados en
cualquiera de sus directorios de almacenamiento.
Introducir Datos en Excel

Excel 2013 permite introducir diferentes tipos de datos, aunque su especialidad son los
números, puede insertar texto, fórmulas, fechas y horas y otros tipos de datos más. Todos los
datos que usted desee insertar lo deben hacer en las celdas. Si un dato es muy extenso puede
hacer que las celdas contengan más información de lo que parece. En la siguiente sección
aprenderá de los tipos de datos que puede insertar en sus hojas de cálculo.
Los valores numéricos

Al utilizar Excel o revisar algunos trabajos hechos en Excel encontrará gran variedad de datos
numéricos, como pueden ser edades, sueldos, descuentos, bonificaciones, etc.
Excel trata a los números con total flexibilidad ya que permiten realizar diferentes
operaciones y cálculos numéricos, cuando introduce un número, Excel lo alinea a la derecha
de la celda, de esta manera usted detectará que valores son números.
Los textos
Al diseñar una plantilla, recibos o cuadros estadísticos, siempre necesitará de los textos para
brindar una mejor presentación y que esta sea entendible. Los textos nos ayudan a que
sepamos donde ingresar el dato o porque lo ponemos en ese lugar, así que puede ingresar
texto en cualquier celda.
Cada celda es independiente y puede albergar gran cantidad de texto, cada texto que inserte
en una celda y no sobrepase el ancho de la misma, se alinea a la izquierda. Si el texto es
demasiado largo aparentará sobrepasar la celda de lado, pero solo es una vista, pues todo lo
escrito está en la celda donde comenzó a insertar el texto.
Insertar fórmulas
Excel se le llama hoja de cálculo gracias a las fórmulas que posee, ya que son muy potentes.
Incluso estas fórmulas pueden utilizar textos para realizar diferentes acciones.
Las fórmulas pueden ser simples expresiones matemáticas, o pueden ser fórmulas muy
potentes llegando a utilizar las diversas funciones que posee Excel 2013. Una fórmula debe
comenzar por el símbolo igual “=” seguidamente de la expresión por ejemplo: =20+50 que
es una expresión que permite sumar el número 20 con el número 50, por ejemplo esta otra:
=20-(5*2) que resta el número 20 a la multiplicación de 5 por 2.
Las fórmulas pueden utilizar valores o números fijos como los ejemplos anteriores, pero
incluso pueden utilizar los valores de las celdas, de esta manera las operaciones serán más
flexibles.
Cuando utiliza fórmulas, solo lo podrá ver en la barra de fórmulas, porque en la celda aparece
el resultado, ahora mostraré algunos ejemplos de fórmulas.
Ejemplo Descripción
=150*0.19 Esta multiplicación que pretende obtener el IGV es buena
pero no cumple las expectativas, pues siempre devolverá el
mismo valor, no es flexible.
=A1+A2 Este modo de suma es muy recomendable, porque si se
cambia el valor de las celdas a sumar, entonces el resultado
también cambiará.
=Ingresos-Egresos Resta la celda Ingresos con Egresos.
=SUMA(A1:A10) Suma los valores del rango A1 hasta A10.
=A1=A2 Compara el valor de A1 y A2, si son iguales devuelve
Verdadero caso contrario devuelve Falso.
Modificar el contenido de una celda

Los datos se agregan en las celdas, sabemos que cada celda es independiente y que pueden
aceptar números, textos y fórmulas. Cuando necesite cambiar el valor de la celda, entonces
pulse clic en la celda donde desea cambiar el valor y vuelva a escribir el dato y no se olvide
de pulsar Enter.
Cuando desea aumentar, pulse la tecla F2 y el punto de inserción estará al final del valor
introducido y puede aumentar el valor. Excel brinda todas estas facilidades para que el
usuario no tenga problemas a la hora de rediseñar el trabajo.
Aplicar formatos a las celdas
Como ya sabrá, Excel muestra una gran variedad de herramientas para poder aplicar formatos
a los cuadros que haya hecho. Una buena aplicación de formato a un trabajo hecho en Excel,
hablará muy bien de usted y hará saber que su trabajo es impecable y que tomo mucho esmero
en crearlo. En la siguiente tabla se muestran los diferentes botones que puede utilizar para
aplicar formatos a las celdas e incluso a los valores dentro de las celdas.
Botón Nombre Lugar Descripción

Fuente Inicio/Fuente Cambia la fuente.
Tamaño de fuente Inicio/Fuente Cambia el tamaño

de fuente.
Negrita Inicio/Fuente Aplica el formato
de negrita al texto
seleccionado
Cursiva Inicio/Fuente Aplica el formato
de cursiva al texto
seleccionado
Subrayado Inicio/Fuente Aplica el formato
de subrayado al
texto seleccionado
Color de fuente Inicio/Fuente Cambia el color del
texto.
Color de relleno Inicio/Fuente Colorea el fondo de
las celdas
seleccionadas.
Bordes Inicio/Fuente Aplica bordes a las
celdas
seleccionadas.
Introducir Fechas y Horas

Excel acepta fechas y horas en sus celdas, este tipo de dato es simplemente un tipo especial
de valores numéricos. Generalmente a estos valores se le aplica un formato para que
aparezcan como fechas y horas ya que de esa manera al usuario se le hace más entendible
manejar fechas y horas, en lugar de solo números.
Introducir fechas
Las fechas ingresadas en las celdas de Excel, son series de número empezando por el número
1 que en fecha equivale al 01 de Enero de 1900, el número 2 equivale a 02 de Enero de
1900. Quizá le parezca complicado ingresar una serie de números, pero puede ingresar fechas
utilizando un simple formato como por ejemplo: 01/01/2008.
Introducir horas
Cuando se está trabajando con horas, simplemente se debe aumentar los decimales a los
números de serie que utiliza para las fechas. Por ejemplo el número de serie del 01 de Junio
de 2010 es 39234. Si ingresa el número 39234.5, estará en el 01 de Junio de 2010 al
mediodía. Pero simplemente puede ingresar un valor de hora con un formato permitido como
por ejemplo: 13:05.
Aplicar formatos a los números

Excel puede aplicar diferentes formatos a los números introducidos en las celdas. Puede
aplicar estos formatos desde la ficha Inicio, grupo Número o utilizando el cuadro de diálogo
Formato de Celda.
Dentro del cuadro de diálogo Formato de celda, puede encontrar la ficha Número activa,
es ahí donde observará los diferentes formatos que posee un número y como puede aplicarlos.
Comenzando con las fórmulas y funciones
Elementos de una fórmula
Una fórmula ingresada en una celda consiste en cinco elementos:
* Operadores: Estos incluyen símbolos tales como + (para sumar) y * (para multiplicar).
* Referencia de celdas: Estos incluyen nombres de celdas y rangos que pueden referirse
a celdas en la hoja actual, celdas en otras hojas en el mismo libro, o incluso celdas en una
hoja de otro libro.
* Valores o cadenas de texto: Los ejemplos incluyen 7.5 (un valor) y “Resultado final”
(una cadena, encerrada en comillas).
* Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o

PROMEDIO y sus argumentos. Los argumentos de las funciones aparecen en paréntesis, y
proporcionan ingreso para los cálculos de las funciones.
* Paréntesis: Estos controlan el orden en el cual las expresiones dentro de una formula
son evaluadas.
Ingresar una fórmula

Cuando usted escribe un signo igual en una celda vacía, Excel asume que usted está
ingresando una fórmula porque una fórmula siempre comienza con un signo igual. Lo
flexible que es Excel también le permite a usted comenzar su fórmula con un signo menos o
un signo más. Sin embargo, Excel siempre inserta el signo igual adelante después de ingresar
la fórmula.
Como un regalo para los usuarios de Lotus 1-2-3, Excel también le permite a usted usar un
símbolo (@) para comenzar una fórmula que comienza con una función. Por ejemplo, Excel
acepta cualquiera de las siguientes fórmulas:
=SUMA(A1:A500)
@SUMA(A1:A500)
Usted puede ingresar una fórmula dentro de una celda de dos formas: Ingresándolo
manualmente, o ingresándolo al señalar las celdas que serán usadas en la fórmula.
Ingresar una Fórmula manualmente

Ingresar una fórmula manualmente involucra, bueno, ingresarlo manualmente. Usted
simplemente activa una celda y escribe un signo igual (=) y luego la fórmula. A medida que
escribe, los caracteres aparecen en la celda así como en la barra de fórmula. Después de
ingresar la formula, pulse Enter.
Nota: Cuando escribe una fórmula matricial, usted debe pulsar Ctrl + Mayus + Enter en
lugar de solo Enter. Una fórmula matricial es un tipo de formula especial para varios tipos
de datos anidados.
Después de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la fórmula. La fórmula

aparece por sí misma en la barra de fórmula cuando la celda es activada.
Ingresar una fórmula señalando celdas
El otro método de ingresar una fórmula aún involucra algo de la entrada manual, pero usted
puede simplemente señalar las celdas de referencia en lugar de escribirlos manualmente. Por
ejemplo, para ingresar la fórmula =A1+A2 en la celda A3, siga estos pasos:
1° Seleccione la celda A3.
2° Escribe un signo igual (=) para comenzar la fórmula.
Note que Excel muestra Introducir en el lado izquierdo de la barra de estado.
3° Pulse la tecla direccional arriba dos veces.
Al pulsar esta tecla, note que Excel muestra un borde en movimiento alrededor de la celda y
que la referencia de celda (A1) aparece en la celda A3 y en la barra de fórmula. También note
que Excel muestra el texto Señalar en la barra de estado.
Si lo desea, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A1.
4° Escribe un signo más (+).
El borde intermitente se convierte en un borde solido azul alrededor de A1, y vuelve a

aparecer Introducir en la barra de estado. El cursor en la celda también regresa a la celda
original (A3).
5° Pulse una vez más la tecla direccional arriba ( ). Se agrega A2 a la fórmula.
Si lo prefiere, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A2.
6° Pulse la tecla Enter para finalizar la fórmula.
Igual que con escribir una fórmula manualmente, la celda muestra el resultado de la fórmula,
y la fórmula aparece en la barra de Fórmula cuando la celda es activada.
Si lo prefiere, puede hacer clic en el icono Introducir junto a la barra de fórmula.
Este método podría sonar un poco tedioso, pero esto es realmente muy eficiente una vez que
consiga acostumbrarse a ella. Señalar para direccionar celdas en lugar de ingresarlos
manualmente es siempre más rápido y más efectivo.
Pegar nombres
Usted puede asignar un nombre a una celda o rango. Si su fórmula utiliza nombres de celda
o rangos, usted puede escribir el nombre en lugar de seleccionar cada celda o elegir el nombre
de una lista y que Excel inserte el nombre por usted automáticamente.
Para insertar un nombre en una fórmula, posicione su cursor en la fórmula donde quiere que
el nombre se ingrese y use alguno de estos dos métodos:
Pulse F3 para mostrar el cuadro de diálogo Pegar nombre. Seleccione el nombre y haga clic
en Aceptar.
Tome ventaja de la característica Autocompletar fórmula. Cuando usted escribe una letra
mientras construye una fórmula, Excel muestra una lista de diversas opciones. Estas opciones
incluyen funciones y nombres. Use la flecha direccional abajo para seleccionar el nombre y
a continuación pulse Tab para insertar el nombre en su fórmula.
Espacios y saltos de línea

Normalmente, usted ingresa una fórmula sin usar algún espacio. Sin embargo, usted puede
usar espacios (e incluso saltos de línea) dentro de sus fórmulas. Haciéndolo de esa manera
no afectará el resultado de la fórmula pero puede hacerla más fácil de leer y entender. Para
ingresar un salto de línea en una fórmula, pulse Alt + Enter. La siguiente imagen muestra una
fórmula que contiene espacios y saltos de línea.
Para que la barra de fórmulas muestre más que una sola línea, arrastre el borde inferior de la
barra de fórmula hacia abajo.
El límite de las fórmulas

Una fórmula puede consistir hasta casi 8000 caracteres. En el caso poco probable de que
necesite crear una fórmula que exceda este límite, usted debe separar la fórmula en varias
fórmulas. Usted también puede optar por crear una función personalizada usando Visual
Basic para aplicaciones (VBA).
Ejemplo de fórmulas
Si usted sigue las siguientes instrucciones para ingresar fórmulas, usted puede crear una
variedad de fórmulas. Esta sección le proporciona un vistazo a algunos ejemplos de fórmulas.
La siguiente fórmula multiplica 150 x .01, obteniendo 1.5. Esta fórmula utiliza solo valores
literales, de modo que no parece muy útil. Sin embargo, esto puede ser útil para mostrar su
trabajo cuando usted revise sus hojas más adelante.
=150*.01
Esta fórmula agrega los valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
La siguiente fórmula substrae el valor en la celda nombrada Gastos del valor en la celda
nombrada Ingresos.
=Ingresos-Gastos
La siguiente fórmula utiliza la función SUMA para agregar valores en el rango A1:A12.
=SUMA(A1:A12)
La siguiente fórmula compara la celda A1 con la celda C12 usando el operador (=). Si los
valores en las dos celdas son idénticos, la fórmula regresa VERDADERO; por lo contrario,
regresará FALSO.
=A1=C12
Esta última fórmula substrae el valor en la celda B3 del valor en la celda B2 y a continuación
multiplica el resultado por en valor en la B4.
=(B2-B3)*B4
Editar fórmulas
Si usted hace cambios a sus hojas, usted puede necesitar editar fórmulas. O, si una fórmula
regresa algún valor de error descritas más adelante en este capítulo, usted podría necesitar
editar la fórmula para corregir el error. Usted puede editar su fórmula al igual como usted
edita cualquier otra celda.
A continuación le mostraré varias formas para editar las celdas:
 Doble clic en la celda:
Esto le permite a usted editar el contenido de la celda directamente en la celda. Esta

técnica trabaja solo si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las
celdas está seleccionado, esta opción se encuentra en la ficha Avanzadas en el cuadro
de diálogo Opciones de Excel
 Pulse F2:
Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas directamente en la celda.

Si la casilla de verificación Permitir editar directamente en las celdas no está
seleccionado, la edición se producirá en la barra de fórmulas.
 Seleccione la celda de fórmula que quiera editar y haga clic en la barra de

fórmula:
Esto le permite a usted editar el contenido de las celdas en la barra de fórmula.
Cuando usted edita una fórmula, usted puede seleccionar varios caracteres arrastrando
el mouse sobre ellos o pulsando la tecla Mayus mientras usa las teclas direccionales.
Usted puede también pulsar las teclas Inicio o Fin para seleccionar al inicio o al final de
la línea actual de la fórmula.
Sugerencia: Suponga que tiene una fórmula extensa que contiene un error, y Excel no
le permite ingresar en ella debido al error. En este caso, usted puede convertir la
fórmula a texto e intentarlo nuevamente más tarde. Para convertir una fórmula a texto,
solo quite el signo igual inicial (=). Cuando usted está listo para regresar a editar la
fórmula, inserte el signo igual inicial para convertir el contenido de las celdas de nuevo
en una fórmula.
Usar la barra de fórmulas como una calculadora

Si usted simplemente necesita realizar un cálculo, usted puede usar la barra de fórmula como
una calculadora. Por ejemplo, ingrese la siguiente fórmula en cualquier celda:
=(145*1.05)/12
Debido a que esta fórmula siempre regresa el mismo resultado, usted puede preferir
almacenar el resultado de la fórmula en lugar de la fórmula. Para hacerlo, pulse F2 para editar
la celda. A continuación pulse F9, seguido de Enter.
Excel almacena el resultado de la fórmula (12.6875), en lugar de la formula. Esta técnica

también trabaja si la fórmula utiliza referencias de celda.
Esta técnica es más útil cuando usa funciones de hoja. Por ejemplo, para ingresar la raíz
cuadrada de 221 en una celda, escriba =RAIZ(221), pulse F9, y a continuación pulse Enter.
Excel ingresa el resultado: 14.8660687473185. Usted también puede usar esta técnica para
evaluar solo parte de una fórmula. Considere esta fórmula:
=(145*1.05)/A1
Si usted quiere convertir solo la expresión sin el paréntesis para una evaluación, ingrese al
modo de edición de celda y selecciona la parte que quiere evaluar. En este ejemplo,
seleccione 145*1.05. A continuación pulse F9 seguido de Enter. Excel convierte la fórmula
a lo siguiente:
=(152.25)/A1
Usar operadores en las fórmulas

Como se explicó anteriormente, un operador es el elemento básico de una fórmula. Un
operador es un símbolo que representa una operación. La siguiente tabla muestra los
operadores que Excel soporta.
Símbolo Operador
+ Adición
- Substracción
/ División
* Multiplicación
% Porcentaje
& Concatenación de texto
^ Exponenciación
= Comparación lógica (igual a)
> Comparación lógica (mayor que)
< Comparación lógica (menor que)
>= Comparación lógica (mayor o igual que)
<= Comparación lógica (menor o igual que)
<> Comparación lógica (no es igual a)
Nota: El porcentaje no es realmente un operador, pero este funciona casi igual. Ingrese un
signo de porcentaje después de un número para dividir el número entre 100. Si el valor no
es parte de una fórmula, Excel también aplica el formato porcentual a la celda.
Operadores de referencia
Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de referencia; vea la
siguiente tabla. Los operadores de referencia, descritas en la siguiente lista, trabaja con
referencias de celda.
Símbolo Operador
: (Dos puntos) Rango. Proporciona una referencia a todas las
celdas entre dos referencias.
, (coma) Unión. Combina varias celdas o referencias de
rango dentro de una referencia.
(espacio) Intersección. Proporciona una referencia a las
celdas comunes para dos referencias.
Ejemplo de fórmulas que usan operadores

Estos ejemplos de fórmulas usan varios operadores:
La siguiente fórmula junta (concatena) las dos cadenas de texto literal (cada una encerrada
en comillas) para proporcionar una nueva cadena de texto: “Handsofthelp-“&”Megabyte”.
=”Handsofthelp-”&”Megabyte”
La siguiente fórmula concatena los contenidos de la celda A1 y la celda A2:
=A1&A2
Generalmente, la concatenación es usada con texto, pero la concatenación trabaja con valores
también. Por ejemplo, si la celda A1 contiene 123 y la celda A2 contiene 456, el
procedimiento de la fórmula debería regresar el valor 123456. Note que, técnicamente, el
resultado es una cadena de texto. Sin embargo, si usted usa esta cadena en una fórmula
matemática, Excel los trata como un número. Muchas funciones de Excel ignoraran este
“número” debido a que ellos están diseñados para ignorar texto.
La siguiente fórmula usa el operador exponenciación (^) para elevar 6 a la potencia 3 para
obtener un resultado de 216:
=6^3
Una forma más útil de la fórmula anterior utiliza una referencia de celda en lugar del valor
literal. Note este ejemplo que eleva el valor en la celda A1 a la potencia 3:
=A1^3
Esta fórmula regresa la raíz cubica de 216 (lo cual es 6):
=216^(1/3)
La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor que el valor

en la celda A2. Por lo contrario, regresa FALSO:
=A1<A2
Los operadores de comparación lógica también trabajan con texto. Si A1 contiene Handz y
A2 contiene Leiner, la fórmula regresa VERDADERO porque Handz va antes que Leiner en
orden alfabético.
La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 es menor o igual que

el valor en la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<=A2
La siguiente fórmula regresa VERDADERO si el valor en la celda A1 no es igual al valor en

la celda A2. Por lo contrario, este regresa FALSO:
=A1<>A2
A diferencia de algunas otras hojas de calculo (tales como Lotus 1-2-3), Excel no tiene
operadores lógicos Y y O. En su lugar, usted utiliza funciones para especificar estos tipos de
operadores lógicos. Por ejemplo, esta fórmula regresa VERDADERO si la celda A1 contiene
100 o 1000:
=O(A1=100,A1=1000)
Esta última fórmula regresa VERDADERO solo si ambas celdas, A1 y A2 contienen valores
menores que 100:
=Y(A1<100,A2<100)
Prioridad de los operadores

Usted puede (y debería) usar paréntesis en sus fórmulas para controlar el orden en el cual los
cálculos se hacen. Como un ejemplo, considere la siguiente fórmula que utiliza referencias
para nombres de celdas:
=Ingresos-Gastos*TasaImpuesto
El objetivo es restar los gastos de los ingresos y a continuación multiplicarlo por el resultado
de la tasa de impuesto. Pero, si usted ingresa la fórmula anterior, usted descubrirá que Excel
calcula la respuesta equivocada. La fórmula multiplica los gastos por la tasa de impuesto y a
continuación resta el resultado con los ingresos. En otras palabras, Excel no necesariamente
realiza cálculos de izquierda a derecha (como podría esperar).
La manera correcta para escribir la fórmula sería:
=(Ingresos-Gastos)*TasaImpuesto
Para comprender como esto trabaja, usted necesita familiarizarse con la procedencia de los
operadores, el conjunto de reglas que Excel utiliza para realizar sus cálculos. La siguiente
tabla lista las prioridades de operadores de Excel.
Utilice paréntesis para anular el orden de prioridad de Excel. Regresando al ejemplo anterior,
la fórmula sin paréntesis es evaluada usando la prioridad de operadores estándar de Excel.
Debido a que la multiplicación tiene una prioridad más alta, la celda Gastos se multiplica por
la celda TasaImpuesto. A continuación, este resultado es restado a Ingresos, produciendo un
cálculo incorrecto.
La fórmula correcta usa paréntesis para controlar el orden de las operaciones. Las expresiones
dentro del paréntesis siempre son primeras en evaluarse. En este caso, Gastos es restado de
Ingresos y el resultado se multiplica por la TasaImpuesto.
Símbolo Operador
Dos puntos (:), coma (,), espacio ( ) Referencia
- Negación
% Porcentaje
^ Exponenciación
*Y/ Multiplicación y división
+y- Adición y Substracción
& Concatenar texto
=, <, >, <=, >= y <> Comparación
Paréntesis anidado
Usted puede también anidar paréntesis en sus fórmulas, que es, colocar paréntesis dentro de
los paréntesis. Cuando una fórmula contiene paréntesis, Excel evalúa la expresión anidad
más profunda en primer lugar y se abre camino hacia afuera. La siguiente fórmula de ejemplo,
utiliza paréntesis anidados:
=((B2*C2)+(B3*C3)+(B4*C4))*B6
Esta fórmula tiene cuatro conjuntos de paréntesis. Tres conjuntos están anidados dentro del
cuarto paréntesis. Excel evalúa cada conjunto anidado de paréntesis y a continuación suma
los tres resultados. Esta suma es a continuación multiplicada por el valor en B6.
Es una buena idea hacer un uso liberal de paréntesis en sus fórmulas incluso cuando ellas no
son necesarias. Usar paréntesis aclara el orden de las operaciones y hace a la fórmula más
fácil de leer. Por ejemplo, si usted quiere agregar 12 al producto de dos celdas, la siguiente
fórmula hace el trabajo:
=A1*A2+1
Debido a las reglas de prioridad de operadores en Excel, la multiplicación será realizada antes
que la suma. Por lo tanto, los paréntesis no son necesarios. Usted puede encontrarlo más
claro, sin embargo, usar la siguiente fórmula incluso aunque contenga paréntesis sobrantes.
=(A1*A2)+1
Cada paréntesis izquierdo, por supuesto, debe tener un paréntesis a la derecha. Si usted tiene
muchos niveles de paréntesis anidados, usted puede encontrarlo dificultoso mantenerlos en
orden. Afortunadamente Excel le da una mano en ayudarle a emparejar paréntesis. Cuando
edite una fórmula, los paréntesis emparejados son del mismo color, a pesar que los colores
pueden ser dificultosos de distinguir si usted tiene una gran cantidad de paréntesis. También,
cuando el cursor se mueve sobre un paréntesis, Excel momentáneamente muestra el
paréntesis y su paréntesis emparejado en negrita. Este último por lo menos un segundo, así
que mucho ojo.
En algunos casos, si su fórmula contiene paréntesis no coincidentes, Excel puede proponer

una corrección a su fórmula. La siguiente imagen le muestra un ejemplo de la característica
Autocorrección de Excel en acción.
No usar valores literales

Cuando usted crea una fórmula, piense dos veces antes de usar un valor literal en la fórmula.
Por ejemplo, si su fórmula calcula un 7.5 por ciento del impuesto de venta, usted puede estar
tentado a ingresar una fórmula tal como:
=A1*.075
Un mejor enfoque es insertar la tasa de impuesto de venta en una celda y usar la referencia
de celda en lugar del valor literal. Esto hace más fácil modificar y mantener su hoja. Por
ejemplo, si el rango del impuesto de venta cambia a 7.75 porciento, usted necesita modificar
cada fórmula que usa el antiguo valor. Si la tasa de impuesto está almacenada en una celda,
simplemente cambie una celda y todas las fórmulas se van a calcula nuevamente usando el
nuevo valor.
Calcular Fórmulas
Usted probablemente notará que las fórmulas en sus hojas consiguen calcularse
inmediatamente. Si usted cambia alguna celda que una fórmula utiliza, la fórmula muestra
un nuevo resultado sin ningún esfuerzo. Esto ocurre cuando el modo Calcular de Excel está
establecido a Automático. En este modo (el modo por defecto), Excel sigue ciertas reglas
cuando calcula en sus hojas:
* Cuando usted hace un cambio (ingresa o edita datos o fórmulas, por ejemplo), Excel
calcula inmediatamente estas fórmulas que dependen de los datos nuevos o editados.
* Si trabaja en un cálculo largo, Excel temporalmente suspende los cálculos cuando

usted necesita realizar otras tareas de hojas; se reanuda cuando haya terminado.
* Las fórmulas son evaluadas en una secuencia natural. Por ejemplo, si una fórmula en
la celda D12 depende del resultado de una fórmula en la celda D11, la celda D11 es calculada
antes que D12.
Algunas veces, sin embargo, usted puede querer tener el control cuando Excel calcula
fórmulas. Por ejemplo, si crea una hoja con miles de fórmulas complejas, es posible que las
cosas puedan ir lento a paso de tortuga mientras Excel hace estos cálculos. En este caso, usted
puede establecer el modo de Calcular de Excel a Manual. Hágalo desde la ficha Fórmulas,
grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y clic en Manual.
Cuando usted trabaja en el modo Cálculo manual, Excel muestra Calcular en la barra de
estado cuando usted tiene alguna fórmula sin calcular. La ficha Fórmulas, en el grupo Calculo
contiene dos controles que, cuando hace clic, realiza un cálculo: Calcular ahora y Calcular
hoja. Además a estos controles, usted puede usar las siguientes teclas de método abreviado
para calcular nuevamente las fórmulas:
F9: Calcula las fórmulas en todos los libros abiertos (al igual que el control Calcular ahora).
Mayus + F9: Calcula solo las fórmulas en la hoja activa. Este no calcula en otras hojas del
mismo libro (igual que el control Calcular hoja).
Ctrl + Alt + F9: Fuerza un cálculo nuevamente de todos los libros abiertos. Úselo si Excel
(por alguna razón) no regresa los cálculos correctos.
Ctrl + Mayus + Alt + F9: Verifica nuevamente todas las fórmulas dependientes y a
continuación fuerza un los cálculos nuevamente para todos los libros abiertos.
Referencias de celda y rangos
Generalmente las fórmulas se referencian a una o más celdas usando la dirección de celda o
rango (o el nombre si lo tuviese). Las referencias de celda van en cuatro estilos; el signo dólar
los diferencia:
Relativo: La referencia es totalmente relativa. Cuando usted copia la fórmula, la referencia

de celda se ajusta a su nueva ubicación.
Ejemplo: A1
Absoluta: La referencia es completamente absoluta. Cuando usted copia la fórmula, la

referencia de celda no cambia.
Ejemplo: $A$1
Fila Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la fórula, las
columnas se ajustan, pero la fila no cambia.
Ejemplo: A$1
Columna Absoluta: La referencia es parcialmente absoluta. Cuando usted copia la fórmula,

las filas se ajustan, pero las columnas no cambian.
Ejemplo: $A1
Creando una referencia absoluta o mixta

Cuando usted crea una fórmula seleccionando celdas, todas las referencias de celdas y rangos
son relativas. Para cambiar una referencia a una referencia absoluta o una referencia mixta,
usted debe hacerlo manualmente agregando signos de dólar. O cuando ingrese una dirección
de celda o rango, usted puede pulsar la tecla F4 para los diversos modos de referencias.
Si lo piensa bien, puede darse cuenta de que la única razón por cambiar una referencia es si
planea copiar la fórmula.
La siguiente imagen demuestra una referencia absoluta en una fórmula. La celda D2 contiene
una fórmula que multiplica la cantidad (celda B2) por el precio (celda C2) y a continuación
por los impuestos de ventas (celda B7).
=(B2*C2)*$B$7
La referencia para la celda B7 es una referencia absoluta. Cuando usted copia la fórmula en
la celda D2 a las celdas de abajo, la referencia $B$7 siempre señalan a la celda Impuesto de
venta. Usando una referencia relativa (B7) los resultados son incorrectos en las fórmulas
copiadas.
La siguiente imagen demuestra el uso de referencias mixtas. Note la fórmula en la celda C3.
=$B3*C$2
Esta fórmula calcula el área de varias longitudes (listado en la columna B) y anchos (listado
en la fila 2). Después de ingresar la fórmula, pueden ser copiadas hacia abajo y cruzadas.
Debido a que la fórmula utiliza referencias absolutas para la fila 2 y la columna B, cada
fórmula copiada produce el resultado correcto. Si la fórmula usa referencias relativas, copiar
la fórmula ocasiona que las referencias se ajusten y produce resultados incorrectos.
Notación A1 VS F1C1
Normalmente, Excel utiliza la notación A1. Cada dirección de celda consiste de una letra de
columna y un número de fila. Sin embargo, Excel también soporta la notación F1C1. En este
sistema, la celda A1 es referida como la celda F1C1, la celda A2 como F2C1 y así
sucesivamente.
Para cambiar a la notación F1C1, seleccione la ficha Archivo, y clic en Opciones para abrir
el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en la ficha Fórmulas, y marque la casilla
Estilo de referencia F1C1.
Ahora, note que todas las letras de columna han cambiado a números. Y todas las referencias
celda y rango en sus fórmulas también se ajustan.
Observe los siguientes ejemplos de fórmulas usando la notación estándar y la notación F1C1.
La fórmula es asumida para estar en la celda B1 (también conocido como R1C2).
Estándar R1C1
=A1+1 =F[-1]C+1
=$A$1+1 =F1C1+1
=A$1+1 =F1C+1
=$A1+1 =F[-1]C1+1
=SUMA(A1:A10) =SUMA(F[-10]C:F[-1]C)
=SUMA($A$1:$A$10) =SUMA(F1C1:F10C1)
Si usted encuentra la notación F1C1 un poco confusa (diría yo, bastante), usted no está solo.
La notación F1C1 no es tan mala cuando está tratando con referencias absolutas. Cuando las
referencias relativas están involucradas, los corchetes pueden volverlo loco.
Los números en corchetes refieren a la posición relativa de las referencias. Por ejemplo, F[-
5]C[-3] especifica la celda que aparece cinco filas encima y tres columnas a la derecha. Si
usted omite los corchetes (o los números), se especifica la misma fila o columna. Por ejemplo,
F[5]C se refiere a la celda cinco filas abajo en la misma columna.
Aunque usted probablemente no quiera usar la notación F1C1 como su sistema estándar, esta
tiene un último buen uso. La notación F1C1 hace muy fácil reconocer una fórmula errónea.
Cuando usted copia una fórmula, toda fórmula copiada es exactamente la misma notación
F1C1. Esto permanece igual sin tener en cuenta los tipos de referencias de celda que use
(relativo, absoluto o mixto). Por lo tanto, usted puede activar la notación F1C1 y verificar
sus fórmulas copiadas. Si una se ve diferente alrededor de sus fórmulas, pues probablemente
sea incorrecta.
Sin embargo, usted puede tomar ventaja de la característica de auditoría de fórmulas, el cual
puede marcar fórmulas potencialmente incorrectas.
Referencias a otras hojas o libros

Una fórmula puede usar referencias a celdas y rangos que están en una hoja diferente. Para
referir a una celda en una hoja diferente, anteponga la referencia de celda con el nombre de
la hoja seguido por un signo de exclamación. Vea el siguiente ejemplo de una fórmula que
usa una referencia de celda en una hoja diferente (Hoja2).
=Hoja2!A1+1
Usted puede también crear fórmulas vinculadas que refieren a una celda en un libro diferente.
Para hacerlo, anteponga la referencia de celda con el nombre del libro (en corchetes), el
nombre de la hoja y un signo de exclamación, al igual que el siguiente ejemplo:
=[Presupuesto.xlsx]Hoja1!A1+1
Si el nombre del libro o de hoja en la referencia incluye uno o más espacios, usted debe
encerrarlo (también el nombre de la hoja) en comillas simples. Por ejemplo:
=’[Análisis Presupuestario.xlsx]Hoja1’!A1+A1
Si el libro vinculado está cerrado, usted debe agregar la ruta completa para la referencia del
libro. Por ejemplo:
=’C:\MSOffice\Excel\[Análisis Presupuestario.xlsx]Hoja1’!A1+A1
Aunque usted puede ingresar fórmulas vinculadas directamente, usted también puede crear
la referencia usando el método común de seleccionar las celdas. Para hacerlo, asegúrese que
el archivo de origen está abierto.
Normalmente, usted puede crear una fórmula señalando los resultados en las referencias de
celda relativas. Pero, cuando usted crea una referencia a otro libro seleccionándolo, Excel
siempre crear referencias de celda absoluta. Si usted planea copiar la fórmula a otras celdas,
usted debe editar la fórmula para crear una referencia relativa.
Cuidado: Trabajar con vínculos puede ser difícil y puede causar algunos problemas
inesperados. Por ejemplo, si usted usa el comando Guardar como para crear una copia de
seguridad del libro de origen, usted automáticamente cambia las fórmulas vinculadas para
referirse al nuevo archivo (generalmente no es lo que queremos). Usted puede también
estropear sus vínculos cambiando de nombre el archivo del libro de origen.
Convertir fórmulas a valores

Si usted tiene un rango de fórmulas que siempre producen el mismo resultado, usted puede
querer convertirlos a valores. Usted puede usar la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles,
haga clic en la flecha de Pegar y clic en el comando Valores.
Supongamos que tenemos un tabla de multiplicar en los rangos B4:J12, estos números no
deberían variar, así que lo más lógico es que usted tenga valores únicos más que fórmulas.
Para convertir estas fórmulas a valores, siga estos pasos:
1° Seleccione B4:J12.
2° Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en Copiar (o pulse
Ctrl+C).
3° Haga clic en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles, haga clic en la flecha de
Pegar y en la sección Pegar valores, haga clic en Pegar.
4° Pulse la tecla Enter o Esc para cancelar el modo de pegado.
Usted puede también tomar ventaja de una etiqueta inteligente. En el paso 3 en la lista
anterior, pulse Ctrl + V para pegar. Una Etiqueta inteligente aparece en la esquina inferior
derecha del rango. Haga clic en la Etiqueta inteligente y seleccione uno de los iconos de
Pegar valores. (Observe la siguiente imagen para tener una idea más clara).
Cuando usar Autorelleno en lugar de Fórmulas
La característica de Autorelleno proporciona una rápida forma de copiar una celda a celdas
adyacentes. Autorelleno también tiene algunos otros usos que pueden incluso substituir por
fórmulas en algunos casos. Incluso, muchos usuarios con experiencia en Excel no toman
ventaja de la característica Autorelleno, el cual puede ahorrarle mucho tiempo.
Por ejemplo, si usted necesita una lista de valores de 1 al 100 que aparece en A1:A100, usted
puede hacerlo con fórmulas. Usted escriba 1 en la celda A1, escriba la fórmula =A1+1 en la
celda A2, y a continuación copiar la fórmula a las 98 celdas de abajo.
Usted puede también usar Autorelleno para crear las series para usted sin usar una fórmula.
Para hacerlo, escribe 1 en la celda A1 y 2 en la celda A2. Seleccione A1:A2 y arrastre el
controlador de relleno abajo hasta la celda A100. (El controlador de relleno es el pequeño
cuadradito en la esquina inferior derecha de la celda activa.)
Excel también reconoce nombres de series comunes tales como meses y días de la semana.
Si usted escribe Lunes en una celda y arrastra su controlador de relleno, Excel rellena los días
sucesivos de la semana.
Usted también puede crear una lista de Autorelleno personalizado usando el panel Listas
personalizadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Finalmente, si usted arrastra el controlador de relleno con el botón derecho del mouse, Excel
muestra un menú de acceso directo para permitirle a usted seleccionar una opción de
Autorelleno.
Errores en las fórmulas
No es raro ingresar una fórmula solo para encontrar que la fórmula regresa un error. La
siguiente tabla lista los tipos de valores de error que puede aparecer en una celda que tiene
una fórmula.
Las fórmulas pueden regresar un valor de error si una celda que es referida tiene un valor de
error. Esto es conocido como efecto dominó.
Valor de error Explicación

#DIV/0! Este error aparece cuando se intenta realizar alguna división entre cero
o quizá una celda vacía, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente
operación: =10/0. Entonces el resultado será #¡DIV/0! Pues no existe
una división entre 0.
Si tuviese una lista de valores que comprende C2:C6, en el cual tiene

que realizar una división con una celda en blanco momentáneamente,
ya que después añadirá algún valor, entonces el resultado sería error.
Ppuede utilizar la función SI para resolver esta duda.
Utilice la función: =SI(C2=0,” “,B2*C2), indica que si la celda C2 es

una celda en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un
espacio en blanco, caso contrario que se realice la multiplicación.
#N/A Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valor
deseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la función ND a propósito, para indicar que

faltan datos.
#NOMBRE? Este error también es muy común dentro de una hoja de Excel, indica
que está mal escrito el nombre de una fórmula, o quizá porque ha
incluido el nombre de un rango sin ser todavía creado.
Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo,

deberá revisar la fórmula detenidamente.
#¡NULO! Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza
correctamente los separadores de lista (,) o (;)
En la función: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningún símbolo de

separación de argumentos o listas y el resultado será #¡NULO!, la
fórmula correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)
#¡NUM! Este error en Excel, nos indica que existe un error en algún número
que funciona como argumento en nuestra fórmula.
Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el

resultado es error #¡NUM!, pues la función raíz no puede operar ante
un número negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente
fórmula: =RAIZ(ABS(B4))
#¡REF! Este error nos indica que la fórmula que se esté utilizando, presenta
una referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #¡REF! si de casualidad se eliminara la columna A o

la columna B.
#¡VALOR! La fórmula incluye un argumento u operando del tipo equivocado. Un
operando se refiere a una valor o referencia de celda que una fórmula
usa para calcular un resultado.
Nota: Si la celda entera se rellena con el marcador almohadilla (#######), esto usualmente
significa que la columna no tiene el ancho suficiente para mostrar el valor. Usted puede en
ampliar la columna o cambiar el formato de número de la celda. La celda también rellena con
un marcador almohadilla si este contiene una fórmula que regresa una fecha u hora inválida.
Dependiendo de su configuración, las fórmulas que regresan un error pueden mostrar una
Etiqueta inteligente. Usted puede hacer clic en esta Etiqueta inteligente para conseguir más
información sobre el error o para rastrear los pasos de cada cálculo que lo lleven al error.
Errores en las fórmulas
No es raro ingresar una fórmula solo para encontrar que la fórmula regresa un error. La
siguiente tabla lista los tipos de valores de error que puede aparecer en una celda que tiene
una fórmula.
Las fórmulas pueden regresar un valor de error si una celda que es referida tiene un valor de
error. Esto es conocido como efecto dominó.
Valor de error Explicación

#DIV/0! Este error aparece cuando se intenta realizar alguna división entre cero
o quizá una celda vacía, por ejemplo si usted desea realizar la siguiente
operación: =10/0. Entonces el resultado será #¡DIV/0! Pues no existe
una división entre 0.
Si tuviese una lista de valores que comprende C2:C6, en el cual tiene

que realizar una división con una celda en blanco momentáneamente,
ya que después añadirá algún valor, entonces el resultado sería error.
Ppuede utilizar la función SI para resolver esta duda.
Utilice la función: =SI(C2=0,” “,B2*C2), indica que si la celda C2 es

una celda en blanco o igual a cero, entonces aparezca la celda con un
espacio en blanco, caso contrario que se realice la multiplicación.
#N/A Este error es muy común, nos indica que no está disponible el valor
deseado y que la fórmula no podrá mostrar el resultado correcto.
Algunos usuarios utilizan la función ND a propósito, para indicar que

faltan datos.
#NOMBRE? Este error también es muy común dentro de una hoja de Excel, indica
que está mal escrito el nombre de una fórmula, o quizá porque ha
incluido el nombre de un rango sin ser todavía creado.
Generalmente este error es un error de sintaxis, para poder resolverlo,

deberá revisar la fórmula detenidamente.
#¡NULO! Este error puede aparecer cuando no existe o no se utiliza
correctamente los separadores de lista (,) o (;)
En la función: =SUMA(A2:A6 B2:B6), no aparece ningún símbolo de

separación de argumentos o listas y el resultado será #¡NULO!, la
fórmula correcta seria: =SUMA(A2:A6;B2:B6)
#¡NUM! Este error en Excel, nos indica que existe un error en algún número
que funciona como argumento en nuestra fórmula.
Si se utiliza =RCUAD(B4) y tenemos en B4 un valor negativo, el

resultado es error #¡NUM!, pues la función raíz no puede operar ante
un número negativo, para solucionarlo puede utilizar la siguiente
fórmula: =RAIZ(ABS(B4))
#¡REF! Este error nos indica que la fórmula que se esté utilizando, presenta
una referencia de celda no valida, por ejemplo: =A1*B1
Devuelve el error #¡REF! si de casualidad se eliminara la columna A o

la columna B.
#¡VALOR! La fórmula incluye un argumento u operando del tipo equivocado. Un
operando se refiere a una valor o referencia de celda que una fórmula
usa para calcular un resultado.
Nota: Si la celda entera se rellena con el marcador almohadilla (#######), esto usualmente
significa que la columna no tiene el ancho suficiente para mostrar el valor. Usted puede en
ampliar la columna o cambiar el formato de número de la celda. La celda también rellena con
un marcador almohadilla si este contiene una fórmula que regresa una fecha u hora inválida.
Dependiendo de su configuración, las fórmulas que regresan un error pueden mostrar una
Etiqueta inteligente. Usted puede hacer clic en esta Etiqueta inteligente para conseguir más
información sobre el error o para rastrear los pasos de cada cálculo que lo lleven al error.
Utilizar funciones en las fórmulas

Las funciones son muy útiles a la hora de crear fórmulas complejas, por ejemplo, si usted
utiliza una fórmula ordinaria como: >=A1+A2+A3+A4+A5+A6, el resultado será el correcto
pero tuvo que emplear algún tiempo para crear la fórmula, ahora imagínese que tenga 100
celdas a la cual usted tiene que sumar, ¿piensa crear la misma fórmula? Las funciones le
ayudarán a simplificar el trabajo, como por ejemplo: >=SUMA(A1:A100).
De esta manera ha ahorrado tiempo a la hora de operar esta suma de rangos. Excel posee
diferentes funciones entre ellas funciones de texto, de fecha y hora, lógicas, de referencias,
matemáticas y trigonométricas, etc.
Entre las funciones básicas tenemos:
* SUMA
* PROMEDIO
* MAX
* MIN
* CONTAR
La sintaxis
La sintaxis de una función se refiere a cómo debemos escribirla. Todas las funciones
comienzan con el signo "igual" (al igual que una fórmula), luego se escribe el nombre de la
función y finalmente, entre paréntesis se escriben sus argumentos. En la celda C14 hemos
escrito una función sencilla para estudiar su sintaxis.
Toda función comienza con el signo igual “=”, luego deberá escribir el nombre de la función
en mayúsculas, aunque también lo puede hacer en minúsculas, sin ningún inconveniente.
Dentro del paréntesis, deberá escribir los argumentos de la función.
Insertar una función

Existen varios métodos para comenzar a insertar una función. Lo primero que muchos
hacemos es la forma común; manualmente. Cuando inserta el signo igual “=” y comienza a
escribir la primera letra de la fórmula, automáticamente aparece una lista dinámica que va
cambiando en base a lo que vayas escribiendo.
Esta es la mejor opción, a la vez que vas recordando el nombre de la función y su modo de
trabajo.
Otras de las formas de ingresar una función es a través del comando Insertar función en la
barra de fórmulas.
Dentro del cuadro de diálogo Insertar función, puedes escribir lo que deseas hacer en el
cuadro Buscar una función, como por ejemplo, puedes escribir “Multiplicar” y al hacer clic
en Ir, la lista Seleccionar una función muestra las funciones recomendadas por Excel para
el propósito de multiplicar.
Seleccione una función y haga clic en Aceptar. En la siguiente imagen, se muestra la función
SUMA seleccionada.
Cuando hace clic en el botón Aceptar, aparece el cuadro de diálogo Argumentos de función.
En base a la función, aparecerán varios cuadros de argumentos. Una vez ingresado los
argumentos, haga clic en Aceptar.
También puede usar la ficha Fórmulas, dentro del grupo Fórmulas para insertar las funciones
que necesita. Estas funciones se encuentran categorizadas para que pueda acceder a ellas más
sencillas.
Las funciones matriciales

Las funciones matriciales son funciones algo especiales, pues estas no se insertan en una
única celda, en lugar de ello, estas se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite
a la función matricial devolver varios resultados juntos.
El siguiente ejemplo mostrará la función matricial FRECUENCIA. Para insertar una función
matricial debes seguir los siguientes pasos:
1° Seleccione el rango E2:E4 que es donde aparecerán los resultados.
2° Escribir la función matricial en nuestro caso =FRECUENCIA(B2:B11,D2:D4)
3° Pulse CTRL+MAYUSC+ENTER para crear la fórmula matricial.
Observe en la barra de fórmulas que la fórmula matricial posee símbolos de llave al principio
y final de la misma. No cometa el error de agregar las llaves manualmente.
La función matricial devuelve como resultado una MATRIZ. Si te fijas en el rango E2:E4 la
función matricial resultante es la misma pero los resultados son distintos en cada celda. La
función FRECUENCIA se explica en detalle más adelante, pero como podrás deducir calcula
la cantidad de casos o repeticiones de ciertos valores que se producen en una muestra o tabla.
Funciones Básicas
En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o datos. Una
función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o juntarlo con una fórmula
y obtener mayor capacidad de operación.
Existen funciones básicas en Excel para obtener resultados simples y sencillos y será un buen
punto de partida para comenzar a entrar al mundo de las funciones.
Función SUMA
Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se utiliza mejor
cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es la siguiente:
=SUMA(Número1,[Número2])
El argumento Número1 puede ser un valor de una celda o valores de un rango. EL argumento
[Número2] está encerrado en corchetes pues señala que es un argumento opcional que
también es un valor de celda o un rango de celdas.
Utilice la función SUMA cuando desea sumar una serie de valores en un rango, por ejemplo
usando: =SUMA(Rango).
La imagen muestra =SUMA(C4:C7), pues va a sumar los valores desde C4 hasta C7, es
como si utilizáramos esta fórmula: =C4+C5+C6+C7.
También puede utilizar un nombre de rango para utilizar la función SUMA, como por
ejemplo: =SUMA(Enero).
Si deseamos obtener el total de la suma de Enero y Febrero podemos utilizar la siguiente

fórmula: =SUMA(C4:C7,D4:D7). Esta fórmula obtiene la suma de C4 hasta C7 y luego la
suma de D4 hasta D7 y ambos resultados los vuelve a sumar; la coma (,) separa ambos
argumentos, pero quizá en su computadora no sea una coma (,) sino un punto y coma (;),
todo eso depende de la configuración del equipo.
Función Promedio
La función Promedio permite obtener la media aritmética. Lo que hace esta función es sumar
todos los valores de un rango y dividirlos entre el número de los mismos, por ejemplo, cuando
un alumno tiene 4 notas, se debe sumar sus cuatro notas y dividirlos entre el número de ellos
que es 4, la siguiente fórmula puede hacer lo que queremos:
=(Nota1+Nota2+Nota3+Nota4)/4.
La función Promedio puede ahorrar este trabajo, mejor aun cuando tiene una lista de alumnos
demasiado extensa. Puede utilizar lo siguiente: =PROMEDIO(Rango), vea la siguiente
imagen.
Si queremos obtener el promedio del mes de Enero, podemos utilizar la fórmula:
=PROMEDIO(A2:A5), lo que hace la función PROMEDIO es sumar cada dato de Enero y
los divide entre 4 para obtener el resultado.
Función Contar
La función Contar permite contar las celdas que contienen valores numéricos. Puede utilizar
la función Contar con un rango como argumento: =CONTAR(rango). Observe el siguiente
ejemplo.
En este caso se necesita obtener los Valores numéricos del rango A1:A6. Podemos utilizar:
=CONTAR(A1:A6) y automáticamente nos brinda el resultado 4. Esto se debe a que solo
existen 4 valores numéricos en todo el rango.
Función Max y Min
Estas dos funciones son muy sencillas de comprender, MAX permite obtener el valor más
alto de un rango de celdas y MIN el valor más bajo. Observe la siguiente imagen.
Si desea obtener el valor máximo de Enero, simplemente puede usar la siguiente fórmula:
=MAX(A2:A5). El resultado es 700, pues es el valor más alto.
Para obtener el valor Mínimo de febrero, basta con agregar la siguiente fórmula:
=MIN(B2:B5) o =MIN(Febrero) si existiese un nombre de rango. El resultado debe ser 300.
Unir textos con la función CONCATENAR

La función CONCATENAR sirve para unir los valores o celdas especificadas. La función
CONCATENAR une hasta 255 cadenas de texto en una sola. Los elementos que se unirán
pueden ser texto, números, referencias de celda o una combinación de estos elementos.
Veamos el siguiente ejemplo para entenderla mejor.
Ejemplo:
En la siguiente imagen tenemos una lista de empleados de una empresa. El problema con esta
lista es que se requiere tener en una sola columna tanto el nombre como el apellido, juntos.
La función CONCATENAR nos ayudará a completar esta tarea. Para ello siga estos pasos:
1° Sitúese en la celda C3 y escriba: =CONCATENAR(.
Como primer argumento de la función nos pedirá un texto, este texto puede ser un texto
agregado en comillas o una dirección de celda.
2° Haga clic en la celda A3 y luego use coma o punto y coma para separar este argumento
con el siguiente.
3° Seleccione la celda B3 y cierre el paréntesis.
4° Pulse la tecla Enter y vea el resultado de su función.
Como puede observar, el resultado de su función no es el adecuado, pues la función
CONCATENAR une los textos de ambas celdas, pero nos hace falta un espacio en blanco.
Vamos a modificar la fórmula a la siguiente expresión:
=CONCATENAR(A3;" ";B3)
Como la función CONCATENAR permite manejar hasta 255 argumentos, ahora mi segundo
argumento es un espacio en blanco. Como el espacio en blanco es considerado un texto, este
debe ir entre comillas. Ahora observe el resultado con la fórmula modificada.
Ahora ya puede utilizar el controlador de relleno para copiar la fórmula en las demás filas.
Otra manera de unir texto es usando un ampersand (&). La siguiente fórmula obtiene l mismo
resultado de concatenación: =A3&” “&B3.
Usando las funciones IZQUIERDA y DERECHA

Las funciones de texto IZQUIERDA y DERECHA permiten extraer una parte de una cadena
de texto empezando desde la izquierda o derecha según la función utilizada. Cuando usamos
alguna de estas funciones, el argumento es prácticamente el mismo; primero debemos elegir
la cadena de texto del cual queremos extraer algunos caracteres, luego debemos decirle a la
función cuantos caracteres va a extraer. Veamos el siguiente ejemplo, en la imagen se
muestra una lista de datos que incluye los códigos de un producto. El código de estos
productos están basados en las tres primeras letras de la categoría de un proveedor y 4 dígitos
que incluyen el número de seguimiento interno de los proveedores.
En la misma lista existen dos columnas que nos piden a los proveedores y el número de
seguimiento interno. Bien, podemos usar las funciones IZQUIERDA y DERECHA para
obtener los datos adecuados. Empecemos con la primera columna, Proveedor.
1° Sitúese en la celda B4.
2° Escriba: =IZQUIERDA(.
3° Como primer argumento haga clic en la celda A4.
4° Agregue coma o punto y coma según el caso, y como segundo argumento agregue el
número 3. Cierre paréntesis.
5° Pulse Enter y observe el resultado.
Trabajando con más funciones

Como puede notar, el resultado nos muestra las tres primeras letras de la cadena de texto que
está en A4 desde el lado izquierdo. Ahora puede usar el controlador de relleno para completar
los demás datos.
Ahora vamos a obtener los números de seguimiento interno a partir de la celda C4, para ello
utilizaremos la función DERECHA ya que los caracteres que queremos extraer se encuentran
al final de la cadena de texto.
1° En la celda C4 escriba: =DERECHA(.
2° Como primer argumento, haga clic en la celda A4.
3° Agregue coma o punto coma y como segundo argumento escriba 4.
4° Cierre paréntesis y pulse Enter.
El resultado son los 4 últimos dígitos de la cadena de texto.
Ahora ya puede copiar la fórmula en las demás filas para obtener el resultad deseado. Tal
como lo muestra la siguiente imagen.
Usando la función EXTRAE
La función EXTRAE es una poderosa herramienta de extracción de caracteres a partir de una
cadena de texto. A diferencia de la función IZQUIERDA y DERECHA que permite extraer
caracteres desde el inicio el final de la cadena de texto, con la función EXTRAE podrás
obtener la parte que necesitas especificando desde donde comenzar a extraer.
La función EXTRAE contiene tres argumentos, el primer argumento es elegir la cadena de

texto de donde extraerás algunos caracteres. El argumento 2 indica desde que posición (o
desde que carácter) comenzará a extraer de la cadena de texto. El último argumento nos indica
exactamente el número de caracteres a extraer. Observe los siguientes ejemplos:
Cada una de las funciones utiliza la función EXTRAE con diferente argumentos. En el primer
ejemplo se está extrayendo dos caracteres a partir de la posición cuatro, por lo tanto el
resultado es SA. El segundo ejemplo es parecido pero a diferencia de la anterior solo extrae
un carácter.
Ahora utilizaremos la función EXTRAE en un ejemplo real. La siguiente imagen muestra

una lista de datos de los códigos de un producto. En la columna D nos piden obtener los dos
primeros dígitos del número de seguimiento del código del producto. Comencemos.
1° Haga clic en la celda D4.
2° Escriba =EXTRAE(.
3° Como primer argumento seleccione la celda A4 que es la dirección de celda que

contiene la cadena de texto.
4° Use una coma o punto y coma y como segundo argumento agregaremos el número 4.
Se elige el número debido a que el primer número del código del producto comienza desde
la posición número 4 de la cadena de texto, ya que en A4 los tres primeros caracteres son
WES.
5° Use coma o punto y coma y como último argumento seleccione 2.
Le está pidiendo a la función que extraiga 2 caracteres a partir de la posición 4.
6° Cierre paréntesis y pulse Enter. Ahora observe el resultado.
Como puede ver, el resultado es 71, que son los 2 primeros caracteres numéricos del código
del producto. Ahora puede copiar la fórmula en todas las demás filas.
Crear un Código basado en las cadenas de texto
Hace unos instantes trabajamos con las funciones CONCATENAR, IZQUIERDA,
DERECHA y EXTRAE. Todas las funciones mencionadas trabajan con cadenas de texto y
que pueden ser útiles para poder crear otro tipo de cadenas.
Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una lista de datos de los empleados y su fecha de
ingreso a la empresa. En esta ocasión nos piden crear un código para cada empleado usando
los datos que ya están ingresados en sus respectivas columnas.
Una de las soluciones para comenzar a crear un código es extrayendo algunos caracteres de
los datos y concatenarlos para así formar la nueva cadena. Podemos usar las dos primeras
letras del nombre, luego unirlo al año de ingreso y luego juntarlo con las dos primeras letras
del nombre. Suena complicado, pero en realidad no lo es.
Comencemos con la primera parte del código de empleado. Nos piden obtener los dos
primeros caracteres del nombre en la cadena alojada en B3. Seguimos estos pasos:
1° Seleccione la celda A3 y escriba: =IZQUIERDA(B3;2).
Como puede ver, nuestra fórmula obtiene los dos primeros caracteres de la cadena de texto
ubicada en B3. Si desea copie la fórmula en las demás filas.
Ahora vamos a obtener el año y unirlo a los datos que acabamos de extraer. Sigue estos pasos:
1° Seleccione la celda A3 y pulse la tecla F2.
De esta manera podrá editar su fórmula.
2° Agregue al final de la fórmula el signo (&) para comenzar a concatenar.
3° Escriba: DERECHA(C3;4).
La siguiente imagen muestra la misma fórmula copiada a las demás filas. Bien, ¿Qué de raro
notamos en esta fórmula? En realidad no existe un error de datos sino más bien un error de
visualización.
Cuando trabajamos con fechas en las celdas, estas en realidad son números. Por lo tanto, si
usamos la función DERECHA para extraer 4 caracteres, entonces estamos extrayendo los
números que representan a esa fecha. Lo que debemos hacer es convertir ese dato en una
fecha, que es el año de ingreso del empleado. Así que continuamos con el trabajo.
5° Pulse F2 sobre A3 y modifique la fórmula como la siguiente:
=IZQUIERDA(B3;2)&DERECHA(AÑO(C3);4)
Lo único que ha cambiado en esta fórmula es que se ha agregado la función AÑO. Esta
función agregada como primer argumento a la función DERECHA permite convertir el
número extraído en fecha nuevamente.
Estamos a la mitad de la creación del código y viene la sección más interesante, obtener las
dos primeras letras del apellido. Para comenzar a trabajar primero debemos encontrar alguna
lógica a nuestros datos, por ejemplo ¿El apellido a partir de qué carácter comienza? Bien,
como podemos observar en la imagen, el apellido comienza después de un espacio en blanco,
de modo que tenemos que encontrar, mediante una función de Excel, el espacio en blanco.
La función HALLAR permite encontrar la posición de un texto buscado. Por ejemplo, si

tenemos la fórmula: =HALLAR(“E”;”FRESA”;1) el resultado es 3. Esto es debido a que le
estamos diciendo a la función que busque la letra E dentro del texto FRESA, comenzando
desde la primera letra.
Manejemos el siguiente ejemplo. En la columna D, a partir de D3 escribiré la siguiente

fórmula: =HALLAR(" ";B3;1). Pulsaré un Enter y copiaré a las demás celdas para observar
cada uno de los resultados.
Note que cada fila de la columna D presenta un número que indica la posición del espacio en
blanco que estoy buscando. En la celda D3 podemos saber que la posición del espacio en
blanco en el texto de B3 es 6.
Con la información de las posiciones en blanco ya puedo crear otra solución, y para ello
utilizaré nuevamente la función EXTRAE. En E3 escribiré =EXTRAE(B3;D3;2), pulsaré
Enter y copiaré la fórmulas en las demás filas.
Acabamos de decirle a la función EXTRAE que en el texto de B3, empezando desde la

posición en D3, extraiga 2 caracteres. Como resultado en E3 será “ V”; aparentemente se
muestra solo una letra, pero note también el espacio en blanco antes de la letra, y es que
EXTRAE comienza a extraer caracteres a partir de la posición misma. ¿Cómo hago para que
no aparezca el espacio y se muestra la segunda letra del apellido?
Vamos a darle respuesta a la pregunta, en D3 pulsaré la tecla F2 para editar y al final de la
fórmula agregaré +1, por lo tanto quedaría así: =HALLAR(" ";B3;1)+1. ¿Qué significa esto?
La función indica que una vez encontrado la posición del espacio en blanco, entonces le
sumaremos uno más, por lo tanto ahora en D3 ya no será posición 6, sino posición 7; Cuando
copiemos esta fórmula a las demás celdas, entonces ya podrá ver el resultado deseado.
Ya obtuvimos el resultado deseado, quizá hayas quedado exhausto después de editar a cada
momento la fórmula, pero lamento decirte que nos falta el paso más importante, ¿Cómo
obtener las dos primeras letras del apellido para el código del empleado? Si, ya obtuvimos
las dos primeras letras pero por separado, ahora falta unirlo. En A3, modifique su fórmula
para que quede como la siguiente expresión:
=IZQUIERDA(B3;2)&DERECHA(AÑO(C3);4)&EXTRAE(B3;HALLAR(" ";B3;1)+1;2)
Copie la fórmula en las demás filas y obtendrá el resultado que estábamos esperando. Incluso
ya puede eliminar los datos creados en D3:E14. La fórmula utiliza HALLAR que es forma
parte del argumento de EXTRAE.
Separar una cadena de texto
En este capítulo trabajamos con la función CONCATENAR que permite unir una cadena de
texto. También usamos las funciones IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE para poder
extraer caracteres de diversas posiciones. Por último usamos HALLAR que permite saber la
posición exacta de un carácter.
En el siguiente ejemplo nos piden separar los nombres y apellidos de la columna B y

colocarlos en las columnas D y E respectivamente. Vea la siguiente imagen.
Aunque podríamos utilizar fórmulas para obtener el resultado, desde la versión Excel 2013
puede separar sus datos de manera más sencilla.
Si usted aún desea usar código para demostrar su supremacía en Excel, puede manejar las
siguientes expresiones.
Para obtener solo los nombres de B3, utilice:
=IZQUIERDA(B3;HALLAR(" ";B3;1)-1)
Para obtener solo los apellidos de B3, utilice:
=EXTRAE(B3;HALLAR(" ";B3;1)+1;LARGO(B3))
La función LARGO permite saber cuántos caracteres tiene una cadena de texto. Por ello se
utiliza como tercer argumento en la función EXTRAE, ya que después de decirle desde que
posición extraer, la función LARGO contará cuantos caracteres existen desde esa posición.
Ahora hagámoslo de la manera más sencilla. Para ello siga estos pasos:
1° Seleccione el rango B3:B14.
2° En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, seleccione Texto en columnas.
3° En el cuadro de diálogo Asistente para convertir texto en columnas, seleccione

Delimitados y clic en Siguiente.
4° En el siguiente paso del asistente seleccione la opción adecuada, en esta caso elegiremos
la casilla Espacio puesto que los datos en la columna B están separados por un espacio. Haga
clic en Siguiente.
5° En el último paso, en la sección Destino, seleccione la celda D3. A partir de D3
aparecerán los resultados. Clic en Finalizar.
Ahora podrá observar sus resultados en las columnas correspondientes.
Función HOY y AHORA
La única diferencia entre las funciones HOY y AHORA es que la primera obtiene solo la
fecha actual, y la función AHORA muestra la fecha y hora actual. Ambas funciones carecen
de argumentos y se actualizan cada vez que abre el libro. Use las expresiones =HOY() o
=AHORA().
Función FECHA, DÍA, MES y AÑO

Más que unas funciones que permiten realizar un cálculo, todas estas funciones permiten
aplicar un formato o simplemente extraer el contenido de una fecha. En la siguiente sección
podrá conocer estas funciones de manera muy sencilla.
Observemos la siguiente imagen que nos muestra un ejemplo el cual vamos a resolver. Se ha
importado una lista de datos el cual incluyen el día, mes y año del ingreso de los empleados.
Se pide que en la columna F se pueda obtener la fecha completa del ingreso de los empleados,
para ello realizaré lo siguiente:
1° Haga clic en la celda F3.
2° Escriba: =FECHA(.
3° Como primer argumento nos piden el año, por lo tanto haré clic en E3 que es la celda que
contiene el año del empleado Handz Valentin.
4° Como siguiente argumento haré clic en D3 pues la función FECHA nos indica que
seleccionemos el número que representa al mes.
5° Como último argumento seleccionaremos el día ubicado en la celda C3.
6° Pulse Enter y observe el resultado. Realice una copia de la fórmula en las demás celdas si
es necesario.
Como puede observar, la función FECHA permite crear una fecha basado en los datos que
usted agregue en el argumento. Los datos de los argumentos para esta función deben ser
concretamente exactos, debido a que una alteración en los datos puede alterar el resultado
final, por ejemplo, si agrego esta expresión: =FECHA(2010;13;1) el resultado es 01/01/2011.
Este resultado es debido a que el mes 13 no existe, por lo tanto como son solo 12 meses, el
mes 13 para la función FECHA es ENERO.
Ahora puede aplicar un formato de fecha a la columna F para obtener un mejor resultado.
Para ello siga estos pasos:
1° Seleccione el rango F3:F14.
2° En la ficha Inicio, en el grupo Insertar, haga clic en el desplegable Formato de número.
3° De la lista desplegable, seleccione Fecha larga.
Ahora puede observar el resultado. Aunque en las celdas el resultado ha variado mucho, en
realidad la celda sigue manteniendo el dato original que es la fecha, usted puede verlo desde
la barra de fórmulas.
Vamos con otro ejemplo. En la siguiente imagen se muestra una lista muy parecida al
ejercicio anterior, la gran diferencia es que ahora vamos a separar cada uno de los datos que
pertenece a una fecha.
Vamos a comenzar con el día, así que realiza estos pasos:
1° Haga clic en la celda C2.
2° Ingrese la fórmula: =DIA(F2).
3° Pulse Enter. Copie la fórmula a las demás filas.
Como puedes observar, la función Día extrae el día de una fecha seleccionada.
Vamos a continuar trabajando con el Mes y el Año.
4° Seleccione la celda D2.
5° Escriba: =MES(F2).
6° Seleccione la celda E2.
7° Escriba: =AÑO(F2).
8° Copie las fórmulas correspondientes en sus respectivas filas y observe su resultado.
Contar los días que faltan para tu cumpleaños
Llega un momento en nuestra vida que ya nos emociona la idea de cumplir más años, pero si
aún te sientes con las ganas de celebrar el día de tu nacimiento, puedes usar Excel para contar
los días que faltan para el gran festejo.
En alguna celda de Excel utiliza la siguiente expresión: =FECHA(2013;10;9)-HOY(). EN

esta expresión estamos suponiendo que su próximo cumpleaños será el día 9 de Octubre del
2013, y luego estamos restándole la fecha actual mediante la función HOY. Tenga en cuenta
que si el resultado que aparece es una fecha, entonces deberá cambiarle el formato a General.
Es recomendable al 100% utilizar la función FECHA para agregar el año, mes y día de su
cumpleaños y luego restarle la fecha actual, el resultado que verá será el correcto. Si estuvo
pensando realizar una operación como esta: =09/10/2013-HOY(), el resultado será
totalmente diferente. Esto se debe a que los datos ingresados, en lugar de ser tomados como
fecha, son tomados como una operación matemática. Por ejemplo, en la expresión anterior
primero va a dividir 09/10 y el resultado será dividido entre 2013, y luego, restado a la fecha
de HOY.
Función DIASEM
Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve
como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado).
Sintaxis: DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Donde Núm_de_serie es un número secuencial que representa la fecha del día que intenta
buscar. Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de
otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo
de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.
* Donde Tipo es un número que determina el tipo de valor que debe devolverse.
* Si indica como argumento TIPO el número 1, entonces será el número 1 para el
Domingo, 2 para el Lunes y así sucesivamente.
* Si indica como argumento TIPO el número 2, entonces será el número 1 para el Lunes,
2 para el Martes y así sucesivamente.
* Si indica como argumento TIPO el número 3, entonces será el número 0 para el Lunes,
1 para el Martes y así sucesivamente.
Ejemplo:
Función DIAS.LAB
Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables
no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivo.
Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los
empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico.
Sintaxis: DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)
Donde Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial.
Donde Fecha_final es una fecha que representa la fecha final.
Donde Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del
calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango
de celdas que contengan las fechas o una constante matricial (matriz: utilizada para crear
fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de
argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula
común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento de
los números de serie que representen las fechas.
Ejemplo:
En este ejemplo se utiliza una fecha inicial desde el 15 de Enero de 2013 hasta el 15 de Enero
de 20014, también podemos observar los días festivos con sus respectivas fechas, al final no
da como resultado 259 días que vamos a trabajar.
=DIAS.LAB(A2,B2,D2:D5)
Funciones lógicas
Las funciones lógicas permiten obtener resultados generalmente en base a una prueba lógica
y devolverá los resultados Verdadero o Falso.
Función SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Donde Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, >A10=100 es una expresión lógica; si el valor de
la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se
evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
Donde Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO.
Donde Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

FALSO.
Ejemplo:
El rango B2:B4 muestra una serie de resultados usando

>=SI(A2>10,"Aprobado","Desaprobado"). La función indica que si el valor de la celda A2
es mayor a 10 entonces aparecerá la palabra “Aprobado” y si no es mayor a 10, aparecerá la
palabra “Desaprobado”. La celda A2 es mayor que 10, por lo que aparece “Aprobado”, al
igual que en la A4. En cambio, en la celda A3 el número es igual a 10, por lo que aparece la
palabra “Desaprobado”.
Función Y
Devuelve la palabra “Verdadero” si todos los argumentos son verdaderos y “Falso” si uno
o más argumentos son falsos.
Sintaxis: >Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar

y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
En la celda C2 el resultado es Verdadero utilizando >=Y(A2>19;B2<31), pues la función
indica que la celda A2 debe ser mayor a 19 y la B2 menor a 31.En los otros 2 casos no se
cumple la función.
Sumar el total si todos son mayores que 0

SI tuviésemos un informe de los Gastos realizados en el periodo 2012 y 2013, de seguro que
queremos obtener un total. Lamentablemente aún no se ha hecho la proyección de los Salarios
del año 2013, entonces aún no se puede sumar, por ello vamos a utilizar una fórmula matricial
para resolver este caso. Vea la siguiente tabla.
En la celda B8 vamos a utilizar la siguiente fórmula:
=SI(Y(B3:B7>0),SUMA(B3:B7)," ")
Pero si pulsas Enter, aparecerá un error de fórmula, y es porque estás utilizando resultados
de rango en la fórmula, y solo las matrices pueden aceptarla, por ello, debes pulsar Ctrl +
Mayus + Enter.
Es necesario utilizar Y para obligar a que se cumplan todas las condiciones del SI. Si no
hubieras puesto él Y, la fórmula lo tomaría como la función O y esta es relativa. La siguiente
fórmula en B16 devuelve una celda en blanco porque no se cumple al menos una condición.
=SI(Y(B11:B15>0),SUMA(B11:B15)," ")
Función O
Devolverá la palabra “Verdadero” si alguno de los argumentos son verdaderos y la palabra
“Falso” si todos los argumentos son falsos.
Sintaxis: >O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Donde Valor_lógico1, Valor_lógico2, son de 1 a 255 condiciones que se desean comprobar

y que pueden tener el resultado Verdadero o Falso.
Ejemplo:
En la celda C2 el resultado es Verdadero utilizando >=O(A2>19;B2<31), pues la función

indica que la celda A2 es mayor que 19 o que la celda B2 sea menor que 31. Si se cumple
alguna de las dos condiciones el resultado será Verdadero. En el caso de C3 no se cumple
ninguna de las condiciones.
Contar.si
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen los criterios
especificados.
Sintaxis: >=CONTAR.SI(rango;criterio)
Donde rango es la celda o las celdas que se van a contar y deben contener números, nombres,
matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se
tomarán en cuenta.
Donde criterio son las expresiones que deseamos contar, por ejemplo un criterio puede ser
contar Manzanas, contar numero mayores a 32, etc.
Observación: En los criterios se puede utilizar los caracteres signo de interrogación (?) y
asterisco (*). El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el
asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si deseas buscar un signo de
interrogación o un asterisco reales, escribe una tilde (~) delante del carácter que deseas
buscar.
Ejemplo:
En la celda B14 el resultado es 3 usando =CONTAR.SI(B2:B13;"Manzana"). El resultado

indica que en el rango B2:B13 hay 3 veces la palabra manzana.
En la celda B15 el resultado es 7 usando >=CONTAR.SI(C2:C13;”>55”). El resultado indica

que en el rango C2:C13 existen 7 números mayores a 55.
En la celda B16 el resultado es 5 usando >=CONTAR.SI(B2:B13;"?a*"). El resultado indica

que en el rango B2:B13 existen 5 palabras cuya segunda letra es “a” (manzanas y naranjas).
Sumar.si
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis: >=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Donde rango es el rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados.
Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que
contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tendrán en cuenta.
Donde criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las
celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32"
">32" o "manzanas".
Donde rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si las correspondientes celdas
incluidas en el rango cumplen los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las
celdas del rango se evaluarán según los criterios y se sumarán si cumplen los criterios.
Ejemplo:
Dentro de la celda B14 el resultado es 48 pues está

utilizando =SUMAR.SI(B2:B13;"manzana";C2:C13). La fórmula solicita que se sumen las
cantidades del rango C2:C13 si en las celdas B2:B13 está la palabra “Manzana”.
En la celda B15 el resultado es 75 usando >=SUMAR.SI(C2:C13,">55"). La fórmula indica

que del rango C2:C13 se sumen todos los valores mayores a 55.
Trabajando con Tablas y Gráficos

¿Qué es una Tabla?
Una tabla es sólo un rango rectangular de datos estructurados. Las tablas están formadas por
columnas al que llamamos Campos y por filas a lo que llamamos Registros. Si ha utilizado
Microsoft Access podrá adaptarse fácilmente a este concepto.
Los campos en las tablas presentan los nombres de los datos que se va a ingresar. Por ejemplo
puede tener los campos Nombres, Apellidos, DNI, etc., los campos se encuentran en la
primera fila de la tabla, cuando se crea una tabla, este le preguntará si tiene una fila de
encabezados o puede crear una si fuese necesario.
Los registros son las entidades dentro de una tabla. Cada registro puede contener información
valiosa de un empleado, por ejemplo.
En realidad este concepto no es nada nuevo sabiendo que Excel siempre usó la característica
de tablas aunque con un nombre diferente, Listas. Bueno, en realidad muchos aún usamos las
listas en Excel y le aplicamos formatos y demás, pero el verdadero detalle es cuando
conviertes un rango en una Tabla “oficial”.
La siguiente imagen muestra una lista de datos común. Cómo puede observar, esta lista está
diseñada como una tabla, posee encabezados en la primera fila que son los campos y luego,
a partir de la segunda fila, se muestran todos los registros.
A continuación muestro los mismos datos pero convertido en una Tabla oficial de Excel.
Como pueden notar, muy a parte de su diseño, los encabezados presentan una flecha
desplegable a la derecha; con este desplegable podrá ordenar y filtrar los datos. Además
aparece una nueva ficha contextual exclusiva para el trabajo con tablas.
Si usted ve estas dos imágenes y ha comprendido bien lo que acabo de explicar, usted seguro
dirá que no hay nada nuevo salvo por la ficha contextual, pero a continuación sabrá la
diferencia de cada uno de ellos.
* Cuando hace clic en una celda dentro de su tabla automáticamente aparece la ficha
contextual Diseño con su descripción Herramientas de tabla en la Cinta de opciones.
* Las celdas en la tabla contienen un diseño de colores, ya sea para el fondo o para el
texto. Usted puede aplicar un diseño si es necesario.
* Todos los encabezados de los campos poseen una flecha desplegable con la cual podrá
ordenar y filtrar sus datos.
* Si se desplaza por los registros de la tabla los encabezados de los campos reemplazan
los encabezados de columnas (A, B, C).
* Las Tablas tiene la característica de columnas calculadas, insertando una sola fórmula
en una columna, automáticamente se transmite la misma fórmula a los demás registros.
* Las Tablas admiten referencias estructuradas, en lugar de usar los famosos =A1+B1,
puede usar nombres de tablas o nombres de los campos (encabezados de columna) como por
ejemplo =[Precios]*[Día].
* En la esquina inferior izquierda de la tabla encontrará un pequeño control que permite

ampliar el tamaño de la tabla simplemente haciendo un clic y arrastrando.
* Excel rápidamente puede eliminar registros duplicados.
* Seleccionar filas y columnas en una tabla es muy sencillo simplemente haciendo clic
encima del nombre de campo o al extremo izquierdo del primer registro.
Creando una tabla

Generalmente cuando creamos tablas comenzamos con una lista de datos ya estructurada,
pero también puede crear tablas sin tener ningún dato y rellenarlo después. Puede usar el
archivo ListaInmobiliaria.xlsx para seguir estos pasos:
1° Antes que nada, vamos a asegurarnos que la lista de datos del libro ListaInmobiliria.xlsx
no contenga ninguna fila o columna vacía para que no ocasione errores al momento de crear
la tabla.
2° Haga clic en cualquier celda que se encuentre dentro de la lista.
3° Haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Tablas, haga clic en el comando Tabla.
Cuando hace clic aparece el cuadro de diálogo Crear tabla. Dentro del cuadro de diálogo
Crear tabla se encuentra seleccionado por defecto todo el rango de la lista de datos que será
convertido en tabla. Observe que aparecen líneas discontinuas cubriendo toda la lista de
datos.
4° En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro ¿Dónde están los datos de la tabla?
Se muestra el rango de datos seleccionado. Si el rango de datos no fuese el correcto, haga
clic en el botón ubicado a la derecha del cuadro y seleccione el rango manualmente.
5° Por defecto se encuentra activa la casilla La tabla tiene encabezados, si nuestra lista de
datos no posee encabezados, puede desactivar esta casilla y Excel creará automáticamente
encabezados para su tabla.
6° Una vez verificado el rango y activado o desactivado la casilla de encabezados, haga clic
en el botón Aceptar.
Ahora se acaba de crear una nueva tabla y posee un formato predefinido. También aparece
la ficha contextual Diseño en Herramientas de Tabla.
Cambiar el look de una tabla
Al crear una tabla, esta posee una apariencia por defecto. El estilo que Excel le da a una tabla
se basa en el tema predeterminado de Excel, que es Office. Puede cambiar el tema desde la
ficha Diseño de página y usando los comandos del grupo Temas.
Recuerde: Los temas no solo cambian el estilo visual de la tabla, también es posible que
algunos temas cambien en mayor medida el texto y los efectos visuales.
Si desea cambiar el aspecto en base a sus preferencias, puede hacerlo fácilmente desde la
ficha contextual Diseño de Herramientas de tabla. En el grupo Estilos de tabla, se encuentra
la galería del mismo nombre con una serie de estilos para sus tablas.
Nota: Para que se muestra la ficha contextual Diseño de Herramientas de tabla, haga clic en
una celda dentro de la tabla.
Puede hacer clic en las flechas Arriba o Abajo para desplazarse por los diversos estilos de
tabla de la galería. Haga clic en el botón de la parte inferior llamado Más para acceder a la
lista completa de los estilos de tabla de la galería.
Al expandirse la galería, se muestran diversos estilos de tabla organizados en tres categorías:

Claro, Medio y Oscuro. Señale con el puntero el mouse los diversos estilos de tabla para ver
un LivePreview del mismo, cuando esté contento con algún estilo, simplemente haga clic en
el que eligió. Si desea una lista diferente de colores en la galería estilos de tabla, simplemente
cambie de tema.
Es posible que cuando elige un estilo de tabla este no cambia, generalmente se debe a que el
rango de datos fue formateado antes de convertirse en una tabla. Para resolver este pequeño
inconveniente, en la ficha Inicio, grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de relleno y
haga clic en Sin relleno, también use la flecha de Color de fuente y seleccione Automático;
después los estilos de tabla volverán a funcionar correctamente.
También es posible que ninguno de los estilos de tabla de la galería sea de su completo
agrado, así que puede crear su propio estilo completamente personalizado. Cuando despliega
los estilos de tabla en el grupo Estilos de tabla de la ficha contextual Diseño, haga clic en
Nuevo estilo de tabla y se abre el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla.
Dentro del cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla, en la sección Elemento de tabla,
puede elegir una o todas las opciones y cambiar su formato desde el botón Formato.
Por ejemplo, dentro de la lista de Elemento de tabla, seleccione la opción Fila de encabezado
y haga clic en el botón Formato. Dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic
en la ficha Relleno para acceder las opciones de relleno.
Dentro de la ficha Relleno, seleccione un color de fondo. Si fuese necesario, seleccione un

color de trama y use un estilo de tramado para su fila de encabezados. Observe la sección
Muestra donde podrá ver una vista previa de sus formatos elegidos. Haga clic en Aceptar
para aplicar los cambios a la fila de encabezados.
Cuando elige alguna de las opciones que permita formatear filas o columnas en el cuadro de
diálogo Nuevo estilo rápido de tabla, aparecerá la sección Tamaño de las bandas. Esta opción
permite elegir entre 1 y 9 opciones; por ejemplo, puede elegir la opción Primera franja de
filas y aplicar un color de relleno, luego elegir 2 bandas para que cada dos bandas se
encuentren rellenadas de un color.
Puede activar la casilla Establecer como estilo rápido de tabla predeterminado para este
documento para que cuando cree una tabla se aplique automáticamente su nuevo estilo de
tabla.
Bueno, solo basta agregar un nombre para su estilo de tabla en el cuadro Nombre y hacer clic
en Aceptar. Su nuevo estilo de tabla ahora aparece en la galería de estilos de tabla de la ficha
contextual Diseño organizada en la categoría Personalizada.
Use clic derecho para acceder a diferentes opciones de un estilo de tabla. Si desea hacer
cambios a un estilo de tabla existente, haga clic derecho en un estilo de tabla y seleccione
Duplicar. El cuadro de diálogo Modificar estilo rápido de la tabla se abre y ya puede
realizar los cambios que desea. Al terminar los cambios y aceptar, el estilo duplicado se
muestra en la categoría Personalizada.
Puede eliminar un estilo de tabla personalizado haciendo clic derecho sobre el mismo y hacer
clic en Eliminar. Los estilos de tabla predeterminados no pueden eliminarse con esta opción
ya que pertenece activa.
Haga clic en Establecer como predeterminado para que un estilo de tabla sea el que se active
por defecto al crear una tabla.
Si ha cambiado algún formato en la tabla manualmente este no sufrirá cambios al seleccionar
otro estilo de tabla, pero puede acceder a la opción Aplicar y borrar formato si desea borrar
los formatos aplicados a su tabla.
Use el comando Borrar ubicado al final de la galería expandida de estilos de tabla para borrar
(no eliminar) un estilo.
Desplazarse por una tabla

Para seleccionar una celda dentro de una tabla, haga lo mismo como si fuera un rango normal.
Notará una gran diferencia cuando usa la tecla Tab. Al pulsar la tecla Tab seleccionará la
siguiente celda a la derecha; cuando esté en la última columna de la fila, al pulsar nuevamente
Tab este bajará para seleccionar la primera columna de la siguiente fila.
Seleccionando partes de una tabla

Al mover el ratón por diversas partes de la tabla este cambia de forma para poder seleccionar
ciertas partes de una tabla.
Seleccionar una columna entera de la tabla: Mueva el puntero del ratón justo encima del
nombre del encabezado de columna de la tabla hasta que el puntero cambie por una flecha
apuntando hacia abajo. Haga clic una vez para seleccionar toda la columna de datos y dos
veces para incluir el encabezado. También puede usar Ctrl + Barra Espaciadora una o dos
veces para cumplir el mismo ciclo.
Seleccionar una fila entera de la tabla: Mueva el puntero del ratón justo a la izquierda de
la primera columna de la tabla hasta que el puntero cambie por una flecha apuntando hacia
la derecha. Haga clic una vez para seleccionar toda la fila de datos. También puede usar
Mayús + Barra Espaciadora para realizar el mismo procedimiento.
Seleccionar toda la tabla: Mueva el puntero del ratón en la esquina superior izquierda de la
tabla hasta que cambie el puntero a una flecha en diagonal. Haga clic una vez para
seleccionar todos los datos de la tabla y dos veces para incluir los encabezados. Use Ctrl +
Mayús + Barra Espaciadora una o dos veces para cumplir el mismo ciclo, aunque también
funciona con Ctrl + E.
Usando el menú contextual: Haga clic derecho en la celda donde desea seleccionar una fila
o columna y se mostrará el menú Seleccionar. Dentro de este menú se encuentran las mismas
opciones para seleccionar columnas y filas de una tabla.
Agregar nuevas filas y columnas
Puede agregar más filas y columnas a su tabla. Haga clic en una celda a la derecha de la
última columna de su tabla e introduzca algún dato. Excel automáticamente expande
horizontalmente su tabla creando un nuevo encabezado de columna llamado Columna1.
Si desea agregar una nueva fila, haga clic en alguna celda inferior de la última fila e
introduzca más datos para expandir verticalmente la tabla.
Nota: Al encontrarse en la última celda de la tabla, pulse Tab para agregar una nueva fila de
datos en blanco.
Si introduce un dato debajo de la fila de Totales, entonces la tabla no se expandirá.
Si desea introducir filas y columnas dentro de su tabla (sin usar las opciones de expansión),
haga clic derecho sobre su tabla y señale Insertar y podrá elegir entre las opciones Columnas
de tabla a la izquierda, Columnas de tabla a la derecha, Filas de la tabla abajo o Filas
de la tabla arriba.
En la esquina inferior derecha de la tabla se encuentra el controlador de tamaño de la tabla,
señale el controlador de tamaño y el puntero cambiará por una flecha en diagonal. Expanda
hacia abajo para crear nuevas filas y a la derecha para crear nuevas columnas.
Eliminando filas y columnas

Para eliminar una fila o columna dentro de una tabla, simplemente seleccione una celda de
la fila o columna que desea eliminar. Si desea eliminar varias filas y columnas, seleccione
todas las celdas necesarias de las filas o columnas a eliminar. Luego, pulse clic derecho,
señale Eliminar y elija la opción Columnas de la tabla o Filas de tabla según corresponda.
Mover una tabla
Es posible que desee mover su tabla a otra ubicación dentro de su misma hoja. Señale los
bordes de su tabla hasta que el puntero cambie por una cruz con cuatro flechas, luego haga
clic sin soltar y realice un arrastre hacia la nueva ubicación.
Ahora, si desea llevar toda la tabla a una nueva hoja dentro del mismo libro o a un libro
nuevo, deberá usar el método de Cortar y Pegar. Por ejemplo, pulse Ctrl + E dos veces para
seleccionar toda la tabla, luego use Ctrl + X, active su nueva hoja o su nuevo libro y pulse
Ctrl + V.
Opciones de estilo de tabla

Dentro de la ficha contextual Diseño de Herramientas de tabla, se encuentra el grupo
Opciones de estilo de tabla. Dentro d este grupo, encontrará varias opciones que permiten
mostrar u ocultar diversos elementos de la tabla.
Fila de encabezado: Permite activar o desactivar la fila de encabezado. La siguiente imagen
muestra la tabla sin la fila de encabezado una vez que haya desactivado la casilla Fila de
encabezado.
Fila de totales: Permite activar o desactivar la fila de totales. La siguiente imagen muestra
la nueva fila de totales agregada al activar la casilla Fila de totales.
Filas con bandas: Activa o desactiva la visualización de las filas con bandas. En las tablas
de Excel las filas pares tienen un formato diferente al de las filas impares, unas se muestran
con bandas (con relleno de color) el cual facilita la lectura de los datos de la tabla.
Primera columna: Permite activar o desactivar el formato especial para la primera columna.
Última columna: Permite activar o desactivar el formato especial para la última columna.
Columnas con bandas: Activa o desactiva la visualización de las columnas con bandas. En
las tablas de Excel las columnas pares tienen un formato diferente al de las columnas impares,
unas se muestran con bandas (con relleno de color) el cual facilita la lectura de los datos de
la tabla.
Creando un gráfico
Antes de comenzar a crear un gráfico debe tener algunos números, a lo que generalmente
conocemos como datos. Los datos están almacenados en las celdas de una hoja, pero no
necesariamente puede ser en una sola hoja, estos datos pueden estar en otras hojas de su
mismo libro o en un libro diferente.
Los gráficos son objetos que se colocan en las hojas de Excel y están compuestas por diversas
series de datos que se muestran gráficamente. La forma en cómo se muestran las series de
datos se basa al tipo de gráfico seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un gráfico de líneas
que usa tres series, entonces el gráfico contendrá 3 líneas, cada una representando a una serie
de datos. Los datos para cada una de las series se encuentran almacenados en una fila o
columna separada.
Como puede ver en el gráfico, cada punto en la línea está creado por los valores de cada celda
y estos se pueden ver gracias a los marcadores. Para distinguir las líneas en el gráfico puede
verificar la leyenda a la derecha donde muestra el color de cada línea, además de los
marcadores que contienen diversas formas. Por ejemplo, para Febrero se ha usado una línea
roja con marcador cuadrado, y para Marzo una línea verde con marcador triángulo.
Para dar un vistazo al gráfico y entenderlo de manera rápida, podemos darnos cuenta que
existe una línea para cada mes de una lista de frutas. Por ejemplo, en Enero, la fruta más
vendida fueron los melocotones llegando casi a los S/. 5000.00; en Febrero vemos que fresas
fue la fruta más vendida.
Lo que debemos tener en mente es que los gráficos son dinámicos, significa que las series
están enlazadas con los datos en sus celdas. Si algún dato cambia en la celda, el gráfico
automáticamente se actualizará y mostrará los nuevos cambios.
Seleccionando datos para crear un gráfico

Cuando comenzamos a crear un gráfico primero debemos seleccionar los datos. Existen dos
técnicas para seleccionar datos: Contiguos y no contiguos.
Generalmente muchos usuarios utilizan el método de selección contigua. En un rango

rectangular se encuentran los datos a seleccionar. A la izquierda, muchas veces se encuentran
los datos que usaremos como series, en la parte superior encontraremos los datos que serán
usados como categorías en el eje horizontal del gráfico. La celda superior izquierda
generalmente está vacía. Las celdas contendrán los valores que darán forma al gráfico.
Si usamos los datos de la figura anterior, entonces seleccionaríamos A2:D5 para crear un
gráfico de columnas y obtener una idea del crecimiento de cada empresa en los últimos 3
años. El rango A3:A4 son usados como series individuales, mientras que B2:D2 son usados
como las categorías del eje horizontal.
En ocasiones los datos pueden encontrarse en un rango no contiguo. Si usamos los datos de
la figura anterior, vemos una última columna de nombre Ventas. Es posible que quiera crear
un gráfico que muestre las ventas de las empresas más representativas en el campo de la
Tecnología.
Seleccione primero sus celdas A2:A5 y luego pulsando la tecla Ctrl seleccione E2:E5. Luego
ya puede proceder a crear su gráfico.
La siguiente imagen muestra un gráfico Circular seccionado 3D mostrando partes
seccionadas de las ventas de cada empresa.
Crear un gráfico
Una vez seleccionado sus datos, haga clic en la ficha Insertar y en el grupo Gráfico, haga
clic en alguna de las galerías mostradas y elija un tipo de gráfico. Si tiene dudas sobre que
gráfico crear señale cada tipo de gráfico para acceder a una descripción del mismo. Esta
descripción es mucho más detallada que en el cuadro de diálogo Insertar gráfico.
Los gráficos creados en Excel son incrustados en algún lugar de la hoja. Por lo general, deberá
mover el gráfico y colocarlo en la posición adecuada. También puede redimensionar el
gráfico para hacer más visible los datos.
Use la tecla F11 si desea crear un gráfico por defecto en una nueva hoja tal como lo muestra
la siguiente imagen. Use Alt + F1 si desea crear un gráfico por defecto en la misma hoja
como objeto incrustado (embebido).
El gráfico por defecto al instalar Excel es Columna 2D. Es seguro que muchos usuarios no
usan ese tipo de gráfico.
Dejar que Excel decida por mí

En esta versión de Excel ahora existe el comando Gráficos recomendados, con esta opción
usted podrá ver los gráficos que Excel le sugiere en base a sus datos seleccionados. Para
activar las opciones de gráficos recomendados, en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos,
haga clic en Gráficos recomendados.
En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, se encuentra activa la ficha Gráficos recomendados.

Como puede observar, Excel está recomendando 3 tipos diferente de gráficos que son
basados a los datos seleccionados. Si cree que alguno cumple con lo que necesita mostrar,
haga clic en él y luego clic en Aceptar.
Personalizando el Diseño y Estilos de un gráfico
Si queremos personalizar rápidamente un gráfico, el método más común es usando la ficha
Diseño con sus grupos Diseños de gráfico y Estilos de diseño. Por ejemplo, con el grupo
Diseños de gráfico podrá variar los diversos elementos de gráficos que existen mientras que
en Estilos de gráfico podrá cambiar los esquemas de colores.
Seleccionando un Diseño de gráfico
El grupo Diseños de gráfico presenta una galería con diferentes combinaciones de los
elementos de un gráfico. Estos elementos van desde la un título hasta la posición de una
leyenda. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podrá elegir diversas combinaciones.
La siguiente imagen muestra un gráfico con el Diseño 5. Este diseño presenta un Título
principal para el gráfico y un título para el eje vertical. Además presenta una tabla de datos
con las series (como filas) y categorías (como columnas).
Seleccionando un estilo de diseño

En el grupo Estilos de diseño encontrará una variación de estilos predefinidos que puede
aplicar a su gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico esta galería podría variar en sus diseños.
Cuando selecciona su gráfico, a la derecha del mismo aparece un botón con el ícono de un
pincel, si hace clic en se botón aparecerá también la galería de estilos de diseño.

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Identificar los elementos de la interfaz

Barra de herramientas de acceso rápido:

La Barra de herramientas de acceso rápido ayuda a organizar comandos que a menudo

Filas, Columnas y Celdas

Celda y Celda Activa:

Celda Seleccionada Actualmente

El área Contenido de Celda aparece en el lado derecho de la Barra de fórmula y muestra la

Creando un libro en blanco

Crear un libro a partir de una plantilla predefinida

Desplazarse por el contenido

Desplazarse a los extremos de la hoja

1° Haga clic derecho en una hoja y seleccione Insertar.

2° En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en Hoja de cálculo y clic en Aceptar.

1° Haga clic derecho en la hoja que desea cambiar el nombre.

2° Haga clic en Cambiar nombre.

3° Ahora escriba el nuevo nombre de la hoja y pulse Enter.

Ocultar y mostrar hojas

Para ocultar una hoja, siga estos pasos:

1° Pulse clic derecho en la hoja que desea ocultar.

2° Haga clic en Ocultar.

1° Haga clic en la ficha Inicio.

2° En el grupo Celdas, haga clic en Formato.

3° En la sección Visibilidad, señale Ocultar y mostrar.

4° Haga clic en Ocultar hoja.

1° Pulse clic derecho en cualquier hoja.

2° Haga clic en Mostrar.

1° Haga clic en la ficha Inicio.

2° En el grupo Celdas, haga clic en Formato.

3° En la sección Visibilidad, señale Ocultar y mostrar.

4° Haga clic en Mostrar hoja.

6° Haga clic en Aceptar.

1° Haga clic derecho en la hoja donde desea aplicar un color de hoja.

2° Señale Color de etiqueta.

3° Haga clic en el color que desee.

Para guardar su archivo en su equipo local siga estos pasos:

2° En la lista de opciones de almacenamiento, haga clic en Equipo.

3° A la derecha en la lista de Carpetas recientes, haga clic en Examinar.

4° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio.

5° En el campo Nombre de archivo, escriba un nombre para su libro.

Introducir Datos en Excel

Los valores numéricos

Modificar el contenido de una celda

Aplicar formatos a las celdas

Botón Nombre Lugar Descripción

Tamaño de fuente Inicio/Fuente Cambia el tamaño

Introducir Fechas y Horas

Aplicar formatos a los números

* Funciones y sus argumentos: Estos incluyen funciones tales como SUMA o

Ingresar una fórmula

Ingresar una Fórmula manualmente

Después de pulsar la tecla Enter, la celda muestra el resultado de la fórmula. La fórmula

Ingresar una fórmula señalando celdas

1° Seleccione la celda A3.

2° Escribe un signo igual (=) para comenzar la fórmula.

Note que Excel muestra Introducir en el lado izquierdo de la barra de estado.

3° Pulse la tecla direccional arriba dos veces.

Si lo desea, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A1.

4° Escribe un signo más (+).

El borde intermitente se convierte en un borde solido azul alrededor de A1, y vuelve a

5° Pulse una vez más la tecla direccional arriba ( ). Se agrega A2 a la fórmula.

Si lo prefiere, puede usar su mouse y hacer clic en la celda A2.

6° Pulse la tecla Enter para finalizar la fórmula.