MANUAL DE ORGANIZACIONES Y FUNCIONES (MOF) COLPEX

INTERNATIONAL S.A.C.

I.- UNIDADES FUNCIONALES:

UNIDAD FUNCIONAL GERENCIA GENERAL

SUB UNIDAD FUNCIONAL
DENOMINACION DEL PUESTO GERENTE GENERAL

LINEA DE AUTORIDAD
A QUIEN REPORTA DIRECTORIO
. Gerente de comercialización.
. Gerente de administración & finanzas.
QUIEN LE REPORTA
. Gerente de operaciones.
. Jefe de aseguramiento de calidad.

. La gerencia general tiene como propósito, organizar,

dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo de
OBJETIVO DEL PUESTO
Colpex Internacional SAC de acuerdo con la política
establecida por el Directorio.

FUNCIONES
1. proponer al Directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos, organización,
estrategias y objetivos empresariales.
2. evaluar el logro de objetivos y el desempeño de las Gerencias y Jefaturas a su cargo.
3. supervisar la administración de los recursos humanos, financieros, materiales y de
servicios concernientes a la gestión de la empresa.
4. representar legalmente a la Empresa en asuntos administrativos, legales y jurídicos.
5. dirigir, promover y aplicar las acciones y principios del Sistema de Gestión de la
Calidad así como el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
6. analizar resultados de desempeño de los procesos a su cargo para la toma de acciones
correspondientes (acciones correctivas, acciones preventivas)
7. es responsable del control de registros que evidencian la implementación y mejora
del sistema de gestión de calidad.
8. realizar las demás funciones que le asigne el Directorio de acuerdo al ámbito de su
competencia.
 UNIDAD FUNCIONAL COMERCIALIZACION
SUB UNIDAD FUNCIONAL AREA COMERCIAL
DENOMINACION DEL PUESTO GERENTE COMERCIAL

LINEA DE AUTORIDAD
A QUIEN REPORTA . Gerente General
. Jefe de Compras de Aceite de Pescado Lima.
QUIEN LE REPORTA . Jefe de Compras de Aceite de Pescado Chimbote.
. Jefe de Exportaciones.

. Promover la comercialización de los productos de

la empresa y su incremento en el tiempo.
OBJETIVO DEL PUESTO
. Procurar un abastecimiento controlado y seguro
de la materia prima: aceite crudo de pescado.

FUNCIONES
1. establecer y asegurar el cumplimiento de normas, directivas y políticas del área a su
cargo.
2. mantener e incrementar las relaciones con los proveedores principales de la materia
prima (aceite crudo de pescado).
3. aprobar las compras de materia prima (aceite crudo de pescado), basándose en los
precios, parámetros de calidad y demás condiciones.
4. aprobar las ventas de aceites crudos y refinados.
5. incrementar la cantidad de clientes y volumen de ventas de la empresa en el rubro de
los aceites refinados.
6. controlar el manejo de la relación comercial con los clientes.
7. asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el área y/o procesos a su
cargo que aseguren la operatividad.
8. asignar funciones y responsabilidades a cada una de las personas a su cargo.
9. evaluar el desempeño de las personas a su cargo e identificar las necesidades de
formación, definir promoción del personal
10. aprobar la documentación que se requiera en las áreas y/o procesos a su cargo
11. analizar resultados de desempeño de los procesos a su cargo para la toma de
acciones correspondientes (acciones correctivas, acciones preventivas)
12. participar en el comité de gerencia.
13. presentar informes y reportes de su gestión en forma oportuna, para la toma de
decisiones por la Gerencia General, Comité de Gerencia y Directorio.
14. representar a la empresa ante terceros. Firmar contratos, cheques y otros
documentos cambiarios de acuerdo al estatuto de la empresa.
15. asegurar el cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos para la
sección u área a su cargo.
16. es responsable del control de registros que evidencian la implementación y mejora
del sistema de gestión de calidad.
17 realizar las demás funciones que le asigne el Gerente General de acuerdo al ámbito
de su competencia.
 UNIDAD FUNCIONAL OPERACIONES
SUB UNIDAD FUNCIONAL AREA DE OPERACIONES
DENOMINACION DEL PUESTO GERENTE DE OPERACIONES

LINEA DE AUTORIDAD
A QUIEN REPORTA . Gerente General
. Jefe de Terminal de Supe.
QUIEN LE REPORTA . Jefe de Terminal Chimbote.
. Jefe de Operaciones de Embarque & OPIP Titular.
. Planificar, organizar y dirigir los procesos de control
de transporte, almacenamiento y embarque de aceite
crudo y refinado de pescado que se dan en Terminales
de Supe y Chimbote.
. Aprobar las mejoras correctivas y preventivas en la
OBJETIVO DEL PUESTO
infraestructura de los Terminales de Supe y Chimbote,
y posibles cambios en equipos e instalaciones
existentes.
. Supervisar la implementación y puesta en marcha de
nuevos equipos e instalaciones de su desempeño.

FUNCIONES
1. establecer y asegurar el cumplimiento de normas, directivas y políticas del área de su
cargo.
2. asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios de las áreas y/o procesos a su
cargo que aseguren su operatividad (gastos de inversión).
3. asignar funciones y responsabilidades a cada una de las personas a su cargo.
4. evaluar el desempeño de las personas a su cargo e identificar las necesidades de
formación, definir la promoción de personal.
5. aprobar la documentación que se requiera en las áreas y/o procesos a su cargo.
6. analizar resultados de desempeño de los procesos a su cargo para la toma de acciones
correspondientes (acciones correctivas, acciones preventivas).
7. presentar informes y reportes de su gestión en forma oportuna, para la toma de
decisiones por la Gerencia General, Comité de Gerencia y Directorio.
8. participar en el Comité de Gerencia.
9. presentación anual de los presupuestos de cada unidad para la aprobación de la
Gerencia General.
10. asegurar la aplicación de los sistemas de aseguramiento y gestión de calidad en el
marco de las normas internacionales adoptadas por la empresa (Cód. PBIP, GMP+B2,
ISO 9001, otros).
11. asegurar el cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos para la
sección u área de su cargo.
12. es responsable del control de registros que evidencian la implementación y mejora
del sistema de gestión de calidad.
13. Realizar las demás funciones que le asigne el Gerente General de acuerdo al ámbito
de su competencia.
 UNIDAD FUNCIONAL ADMINISTRACION & FINANZAS
AREA DE ADMINISTRACION Y
SUB UNIDAD FUNCIONAL
FINANZAS
GERENTE DE ADMINISTRACION &
DENOMINACION DEL PUESTO
FINANZAS

LINEA DE AUTORIDAD
A QUIEN REPORTA . Gerente General
. Jefe de Administración Chimbote y Supe.
. Jefe de Sistemas & TI.
QUIEN LE REPORTA . Jefe de Finanzas.
. Jefe de Compras.
. Jefe de Contabilidad.

. Supervisar y aprobar los procesos administrativos,

OBJETIVO DEL PUESTO
contables y/o financieros de la empresa para lograr una
formulación y manejo razonables de los estados
financieros, manejo controlado de los fondos y líneas
de crédito disponibles, y salvaguarda de los activos que
se mantienen.
. Controlar el desempeño administrativo de las tres
unidades (terminales Chimbote & Supe, Oficina Lima).
. Revisar y aprobar el desempeño y las posibles
mejoras y/o cambios propuestos para el SIC de la
empresa.

FUNCIONES
1. establecer y asegurar el cumplimiento de normas, directivas y políticas del área a su
cargo.
2. asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios de las áreas y/o procesos a su
cargo que aseguren su operatividad (gastos de inversión).
3. asignar funciones y responsabilidades a cada una de las personas a su cargo.
4. evaluar el desempeño de las personas a su cargo e identificar las necesidades de
formación, definir promoción de personal.
5. aprobar la documentación que se requiera en las áreas y/o procesos a su cargo.
6. analizar resultados de desempeño de los procesos a su cargo para la toma de acciones
correspondientes (acciones correctivas, acciones preventivas).
7. presentar informes y reportes de su gestión en forma oportuna, para la toma de
decisiones por la Gerencia General, Comité de Gerencia y Directorio (presupuestos,
estados financieros).
8. participar en el comité de gerencia.
9. supervisión y ejecución de los fondos y líneas de crédito aprobados por la Gerencia
General.
10. supervisión del desempeño del sistema SIC y aprobación de las posibles
modificaciones.
11. aprobación de presupuestos y requerimientos generales de cada unidad.
12. supervisión de los estados financieros y contables de la empresa.
13. asegurar el cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos para la
sección y área a su cargo.
14. aprobación de las contrataciones del personal.
15. evaluación de la política de remuneraciones del personal, para la aprobación de la
Gerencia General.
16. es responsable del control de registros que evidencian la implementación y mejora
del sistema de gestión de calidad.
17. otras actividades que le asigne la Gerencia General.

II.- UNIDADES OPERATIVAS:

a. TERMINAL PORTUARIO DE CHIMBOTE:

UNIDAD FUNCIONAL ADMINISTRACION & FINANZAS

SUB UNIDAD FUNCIONAL AREA DE ADMINISTRACION
DENOMINACION DEL PUESTO JEFE DE ADMINISTRACION

LINEA DE AUTORIDAD
. Gerencia de administración y finanzas, gerencia
A QUIEN LE REPORTA comercial, gerencia de operaciones, gerencia general,
jefe de compras de aceite de pescado Chimbote.
. Asistente Administrativo.
. Responsable de almacén.
QUIEN LE REPORTA
. Asistente de RRHH.
. Auxiliar de compras.

Dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la administración

del potencial humano, los recursos económicos-
OBJETIVO DEL PUESTO
financieros, materiales y de servicio interno y externo
de Colpex

FUNCIONES
1. establecer y asegurar el cumplimiento de normas, directivas y políticas del área a su
cargo.
2. asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios de las áreas y/o procesos a su
cargo que aseguren su operatividad.
3. asignar funciones y responsabilidades a cada una de las personas a su cargo.
4. evaluar el desempeño de las personas a su cargo e identificar las necesidades de
formación.
5. aprobar la documentación que se requiera en las áreas y/o procesos a su cargo.
6. analizar resultados de desempeño de los procesos a su cargo para la toma de acciones
correspondientes (acciones correctivas, acciones preventivas).
7. presentar informes y reportes de su gestión en forma oportuna, para la toma de
decisiones por la gerencia general, gerencia de administración & finanzas.
8. dirigir, coordinar y controlar los procedimientos de compras y servicios.
9. participar en la formulación de la política general de administración de Colpex SAC.
10. programar y dirigir las actividades propias de los sistemas administrativos de su
competencia.
11. formular directivas para la administración de recursos y supervisar su
cumplimiento.
12. asegurar el cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos para la
sección u área a su cargo.