Administración de compras e

inventarios
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Sesión No. 1

La función de las compras. Parte I

Objetivo:
En esta sesión el estudiante describirá la función del departamento de compras
en una empresa, indicando sus objetivos y la clasificación de los tipos de
compras con la finalidad de relacionar sus actividades propias con las de otros
departamentos.

Contextualización

¿Por qué hay que darle máxima importancia a la gestión de compras en

una empresa?

En épocas antiguas ya se desarrollaban los primeros modelos de “compras”

también conocido como el trueque, siendo un modelo de cambio y
abastecimiento y lo hemos ido perfeccionando con el paso de los años hasta
llegar a la actualidad con modelos comerciales.

El abastecimiento de una empresa es su principal alimento y soporte. Los

empresarios, dueños y directivos, siendo su principal función el dirigir y organizar
los recursos humanos, económicos y materiales de la empresa, deberán
controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos con la finalidad de
alcanzar los niveles de rentabilidad, productividad y resultados previstos; siendo
una importante función estratégica la gestión de las compras de la empresa.
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Introducción al Tema

¿Te ha pasado que requieres comprar un producto y está escaso en todos

los establecimientos a los que acudes?

Las compras son el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que

se convierten en la fuente de abastecimiento que finalmente alimenta y soporta
el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertarán
en el mercado, es por esto que cuando las unidades productivas fallan, lo más
común es que ocasione un cuello de botella de producción, situación que se
refleja en la carencia de productos para satisfacer la demanda. Hay otros casos
que son productos de temporada y no todo el año podemos disponer de ellos, es
por eso que la previsión de las compras es de suma importancia para el
incremento de las utilidades de la empresa o negocio.
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Explicación

La importancia de la función de compras

En los últimos años los comercios y negocios han sufrido cambios y

modernizaciones por el desarrollo de la tecnología en procesos operativos,
comunicaciones y la gran necesidad de actualizar y modernizar para lograr
mayor eficiencia en su empresa.

Las compras son la gestión de adquisiciones de productos y/o servicios en la

cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado buscando
la máxima rentabilidad para la empresa.

Las compras o adquisiciones, como son llamadas comúnmente en las

organizaciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo
productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento y por lo tanto en
los productos que más tarde se ofertarán en el
Mercado.

La actividad de comprar consiste en suministrar de

manera ininterrumpida, materiales, bienes y/o
servicios para incluirlos de manera directa o
indirecta a la cadena de producción. Imagen1, obtenida de www.gettyimages.com

La importancia de la función de las compras o adquisiciones en las empresas se

puede resumir en los siguientes puntos:

1. Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el

área productiva de las empresas.

2. Tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos

productivos de la organización, ya que maneja de manera directa tanto la
periodicidad como la cantidad de adquisiciones.
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3. Debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se

tornen en una carga económica para la fijación de precios del producto.

4. Define junto con los departamentos de Producción y Marketing la calidad

de los materiales adquiridos para los productos, según las características
de la demanda.

5. La cuantía del producto que el departamento de

Marketing oferta, está directamente afectada por la
previsión de cantidades de materiales adquiridos
para suministrar al departamento de Producción.

6. El departamento de compras influye directamente

en el incremento decremento de las utilidades de Imagen2, obtenida de
www.gettyimages.com
la organización, ya que sus adquisiciones
dependen de la calidad y el tipo de producto que se oferte en el Mercado.

7. También asegura el funcionamiento global de la empresa, por medio del

cumplimiento de las adquisiciones, tanto de soporte como de producción.

8. Se torna en el epicentro que centraliza solicitudes y distribuye elementos

a los diferentes departamentos o divisiones.

Consideraciones y tipos de compras

Los bienes y/o servicios que maneja la empresa deben proporcionarse en las
cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio acordado y en el
lugar requerido por el cliente, dentro de los tiempos estipulados previamente, es
decir, que ni antes ni después, ya que tanto una entrega anticipada no acordada
como un retraso no reduce costos ni ayuda con el cumplimiento de la misión de
la organización.
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La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas

como la innovación y prospección de nuevos mercados y participación en el
desarrollo de productos, necesitándose de una mayor tecnificación de los
compradores.

Sobre la nueva tendencia para el manejo y administración de compras en las

empresas, Harold Arabia Ríos comenta “El ERP (Enterprise Resource Planning)
es una aplicación de gestión empresarial diseñada para cubrir todas las áreas
funcionales de la empresa.” Los ERP son una forma de utilizar la información a
través de la organización de manera más proactiva en todas las unidades de
negocio que conforman una empresa como lo son: producción, compras,
inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, RH, logística y
distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores.

Este tipo de soluciones ERP les permite mantenerse a la vanguardia e

innovación para tener éxito en los mercados donde se desarrollan y poder estar
al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo.

Las compras y su proceso exigen una serie de etapas para que se lleve a
cabo con éxito, Nohora Ligia Heredia clasifica las compras en 3 modelos:

A) Tarea nueva o compra nueva:

Consiste en la realización de pedidos nuevos y se presenta cuando no ha

existido previo nexo comercial con el proveedor y se desean conocer nuevas
alternativas de suministros o cuando se incursiona en estrategias de desarrollo
de producto o de diversificación.

B) Recompra modificada

Se genera cuando ya se ha establecido una relación comercial previa con el

proveedor y simplemente se modifica o varía alguna de las condiciones
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iniciales de compra, como: volumen de pedido, referencias o características del

producto, fecha de entrega, lugar de la entrega y/o condiciones de pago.

C) Recompra Directa

Se presenta si se establecen relaciones comerciales con proveedores ya

conocidos y no se cambia o modifica ninguna de las circunstancias pactadas
anteriormente, en lo referente a características y referencias de los productos,
fecha y lugar de entrega y condiciones de pago. Se toma esta alternativa cuando
ya se conoce y se confía en el proveedor.

COMPRA EMPRESARIAL

COMPRA RECOMPRA RECOMPRA

CLASES DE COMPRA
NUEVA MODIFICADA DIRECTA

1. Anticipación o identificación
de un problema (una
Sí Quizás No
necesidad) y una solución
general.

2. Determinación de las
características y la cantidad Sí Quizás No
del objeto necesitado.

3. Descripción de las
características y cantidad del Sí Sí Sí
objeto necesitado.

4. Investigación y evaluación
Sí Quizás No
de las fuentes potenciales.

5. Adquisición y análisis de
Sí Quizás No
cotizaciones.

6. Evaluación de ofertas y
Sí Quizás No
selección de un proveedor.
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7. Selección de una rutina de

Sí Quizás No
pedido.

8. Retroalimentación y
Sí Sí Sí
evaluación.

Cuadro1: Tomado de Stanton William, 1995, Fundamentos de Mercadotecnia, pág. 175

En la tabla anterior se observa que deben tomar en cuenta las fases de la

compra empresarial que reflejan su acción en la clase de compra, donde
interactúan los pasos del procedimiento decisorio con los tipos de compras
empresariales, dejando entrever las circunstancias más relevantes del proceso.
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Conclusión

El departamento de compras realiza muchas funciones y actividades que se

pueden considerar como compartidas y otras de responsabilidad absoluta de
otras áreas de la empresa, el comprador debe estar atento para que las otras
áreas y personas procedan a efectuar y agilizar las operaciones que se deriven
de las decisiones de compras.

http://www.monografias.com/trabajos101/sistema-compras-como-factor-ahorro-empresas-perjudicar-calidad/image003.jpg

La interrupción del proceso en alguna de sus operaciones, sin conocimiento del

departamento de compras, puede ser causante de que se pierdan oportunidades
de mercado, se afecten las ventas e inventarios y las relaciones con los
proveedores sean desfavorables.
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Para aprender más

• Cortés Mayen, L. (2012) Control del ciclo de compras. Video de YouTube,

obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=4I8Ea9CD-wU

• Rosillo Miguel, A. (2013) La importancia de organizar el departamento de

compras en la Empresa. Artículo para el Grupo Medianzo, obtenido
de: http://www.puromarketing.com/53/16789/importancia-organizar-
departamento-compras-empresa.html

• S.a. (s.f.) Sistemas de información gerenciales, ERP. Obtenido

de: http://www.erp.com.mx/Modules/TrabajoERP/ERP.htm
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un mapa
conceptual expliques las funciones del departamento de compras.

Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en mapas conceptuales,

al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG para subirlo a la
plataforma de la asignatura.

Recuerda que un mapa conceptual constituye un eficaz medio para representar

gráficamente ideas o conceptos que están relacionados jerárquicamente.
Mediante este procedimiento aprovecharemos el poder conceptual de las
imágenes, facilitando el aprendizaje y el recuerdo de un tema.

1. Lee cuidadosamente el texto hasta entenderlo con claridad. En caso de

contener palabras de difícil significado, habrás de consultarlas en el
diccionario y comprobar qué función desempeñan en su contexto.
2. Localiza y subraya las ideas o términos más importantes (palabras clave)
con las que elaborarás el mapa.
3. Determina la jerarquización (subordinación) de esas palabras.
4. Establece las relaciones que existen entre ellas.
5. Utiliza correctamente una simbología gráfica (rectángulos, polígonos,
óvalos, etc.).

En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente:

• Tus datos generales

• Referencias bibliográficas
• Ortografía y redacción
• Título
• Resumen
• Representación gráfica
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Bibliografía

• IntelisisOfficial’s channel (2013) ¿Qué es un ERP? Video obtenido de

YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=-CF8Vz22QRQ

• Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones

Díaz de Santos. ProQuest ebrary. Web. 13 October 2014.

• Mora García, L.A. (2010) Gestión logística integral: las mejores prácticas
en la cadena de abastecimientos. Colombia: Ecoe Ediciones. ProQuest
ebrary. Web. 13 October 2014.

• Nohora Ligia, H.V. (s.f.) Gerencia de compras, la nueva estrategia

competitiva. Ecoe Ediciones.