Formularios y hojas de cálculo en Google Drive

Análisis de datos.
Informes

Contenidos
1 Introducción
2 Gráficos automáticos
3 Personaliza un gráfico
4 Otras formas de obtener informes
5 Tabla dinámica
6 AutoCrat
7 Yet Another Mail Merge
8 Awesome Table

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1 Introducción

Vamos a entrar en este tema en el análisis de datos e informes. En parte ya lo hemos

comenzado con el primer tema cuando hemos hablado del tema de la calidad de los datos y la
necesidad de validación y refinamiento de los mismos.

En este tema veremos la representación gráfica de datos, informes generados con tablas
dinámicas y algunos complementos que nos permiten generar informes en otras aplicaciones de
Google como Documentos de Drive, Gmail o Sites

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2 Gráficos automáticos
Una forma muy rápida de generar gráficos con datos de la tabla es utilizar el icono “Examinar”
que aparece en la parte inferior derecha de la Hoja de cálculo:

Este botón es relativamente reciente. Ha añadido nuevas funciones, entre ellas la posibilidad de
aplicar formatos sugeridos a nuestra hoja. Se trata en definitiva de una herramienta "inteligente"
que en función del contenido de nuestros documentos y el uso que le vayamos dando presenta
diferentes sugerencias. En nuestro caso se trata de cálculos y gráficos automáticos y sugerencias
de formato. En esta actividad vamos a ver cómo funciona.

Para esta práctica vamos a partir de las respuestas que dieron los participantes del curso
2015-16 a la encuesta que se os pedía en la primera actividad de presentación: “Tu experiencia
con Google Drive y Hojas de cálculo”

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Crear e insertar gráficos.automáticamente

Seleccionar datos de celdas adyacentes y no adyacentes y de hoja completa

Seleccionar y mover filas

Puedes consultar los siguientes documentos:

Explore in Google Sheets (Vídeo con subtítulos)

https://youtu.be/9TiXR5wwqPs
Obtener información de una hoja de cálculo al instante con la función Explorar
https://support.google.com/docs/answer/6280499
Tipos de gráfico https://support.google.com/docs/answer/190718

Actividad 3.1

Accede a la hoja de cálculo: https://goo.gl/aXZnJM. Es un documento que recoge las

respuestas que se recogieron el curso 2015-16 del cuestionario de la primera Tarea. Como
verás es de sólo lectura por lo que tendrás que trabajar sobre otra hoja de cálculo pero no
hagas una copia de la que te hemos compartido ya que obtiene sus datos de la hoja de
respuestas original y a esa no tienes acceso por lo que la copia no te va a funcionar. En este
caso vamos a hacer lo siguiente:

Abre la Hoja de cálculo “Cuaderno de prácticas 2”

Crea una hoja nueva que vas a llamar “Experiencia en Drive y HC”

Copia y pega todos los datos. Ten en cuenta que:

Puedes seleccionar todos los datos a la vez pulsando con el ratón sobre el
rectángulo vacío en el cruce de las cabeceras de los números de fila y de las letras
de columna (parte superior izquierda).

Tienes que pegar sólo los valores con Ctrl+Mayúsculas+V o utilizando el menú
“Pegado especial” o no funcionará al ser datos que provienen de un documento que
no está compartido.

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Selecciona todos los datos de la hoja y pulsa en el botón Explorar. Observa los gráficos que
aparecen. Google muestra por defecto gráficos que piensa que pueden ser de tu interés.

Prueba a realizar distintos tipos de selección y compara los gráficos que van apareciendo

Selecciona la columna C

Selecciona las 8 primeras celdas de la columna B.

Aumenta la selección anterior con celdas de la misma columna no adyacentes

(tienes que pulsar la tecla CTRL cada vez que pulses con el ratón en un nuevo
grupo de celdas para poder hacerlo)

Selecciona las columnas B y C

En “Cuaderno de prácticas 2” hay otra hoja que contiene datos numéricos. Observa la
diferencia si seleccionamos en la columna de Población pocas o muchas celdas.

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3 Personaliza un gráfico

En esta actividad vamos a crear un gráfico y a personalizarlo. Puedes partir del gráfico
de la actividad anterior, si no lo tienes en la hoja créalo primero.

Para realizar esta actividad tienes que saber

Crear y eliminar gráficos

Editar gráficos

Puedes consultar los siguientes documentos:

Cómo crear y editar gráficos

https://support.google.com/docs/topic/1361474?hl=es&ref_topic=2811806

Actividad 3.2

Practicamos con la “Edición rápida” Pulsa en el lápiz y prueba:

Cambia el color de las barras

Borra el título

Cambia la etiqueta de la barra horizontal por “Conocimiento de Google Drive” y dale

formato de letra azul, negrita y tamaño 20. Borra la leyenda y la etiqueta del eje vertical
izquierdo.
Crea una hoja con el gráfico que hemos obtenido.

Usa el menú para “Mover a hoja propia” Observa que el menú está ahora en la
parte superior. Las funciones siguen siendo las mismas.

Cambia el nombre de la hoja a otro más descriptivo “Gráfico Drive”

Practicamos con la “Edición avanzada”

Cambia el típo de gráfico de barras (barras horizontales) a columnas (verticales)

Como ha desaparecido el texto de abajo ponle de título “Conocimiento de Google Drive”
en negrita, tamaño 18 y color azul oscuro

Marca y desmarca para ver el resultado las funciones Apilar, Maximizar, Invertir, Modo
Comparar. Verás que con algunas funciones no pasa nada. Es por el tipo de dato.
Déjalas sin marcar era sólo un ejercicio para ver como cambia.

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4 Otras formas de obtener informes

En esta actividad vas a practicar libremente con otras operaciones que se pueden realizar con
gráficos (eliminar, copiar, descargar y publicar) y un cálculo rápido de una selección de celdas.

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Crear y eliminar gráficos

Editar y copiar gráficos
Descargar y publicar gráficos
Obtener un resumen rápido de operaciones numéricas básicas.

Puedes consultar los siguientes documentos:

Cómo crear y editar gráficos

https://support.google.com/docs/topic/1361474?hl=es&ref_topic=2811806

Hacer un cálculo rápido en una hoja de cálculo

https://support.google.com/docs/answer/66032?hl=es

Publicar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y dibujos

https://support.google.com/docs/answer/37579?hl=es

Actividad 3.3

Abre la hoja de cálculo “Pruebas” o crea una nueva para hacer prácticas libremente.

Si no tienes ya en alguna hoja, crea o copia datos de varios formatos “texto”,

“número”, “fecha”,...,

Crea gráficos de distintos tipos seleccionando diferentes tipos de datos y realiza las
siguientes operaciones:

Descargar un gráfico en forma de imagen

Copiar y pegar un gráfico en un documento

Publicar un gráfico como un PDF, descargarlo y detener la publicación

En celdas con valores numéricos comprueba los cálculos rápidos que aparecen en la
barra inferior al seleccionarlos

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5 Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas constituyen un tipo de informe muy útil ya que permiten analizar datos y
calcular totales de una manera muy sencilla y sin uso de fórmulas.
Para saber más (avanzado)

Más allá de los objetivos de este curso los usuarios avanzados pueden utilizar también “Fusion
Tables” (“Tablas dinámicas”), aplicación de Google de carácter experimental en inglés y que
puede conectarse a Google Drive.

Para conectar la aplicación en Google Drive se realiza como con cualquier otra aplicación desde
el botón CREAR de Google Drive → Conectar más aplicaciones. La aplicación aparece como
“Tablas dinámicas de Google”

La documentación en inglés de esta aplicación la puedes encontrar en:

https://support.google.com/fusiontables#topic=1652595

Para crear una tabla dinámica con Fusion Tables desde fuera de Google Drive (exige identificarse
con cuenta de Google): https://support.google.com/fusiontables/answer/2571232

Para realizar esta actividad tienes que saber

Crear y editar informes con tablas dinámicas de Google

Puedes consultar los siguientes documentos:

Cómo crear y editar informes de tablas dinámicas

https://support.google.com/docs/answer/1272898?hl=es&ref_topic=1258755&rd=1

Actividad 3.4

Abre la hoja de cálculo “Cuaderno de prácticas 2” y vete a la hoja “Merindad de

Pamplona” Selecciona las columnas “Nombre oficial”, “Municipio”, “Categoría” y
“Población20143”
Crea una Tabla dinámica: Datos → Tabla dinámica (IMPORTANTE: es mejor que esté hecha la
selección previamente)
Crea un primer informe con los datos de población de las localidades del Municipio Aranaz. En
el Editor de informes hay que marcar las filas, columnas y valores que formarán el informe.

Consejo: Empieza por el final con el Filtro ya que si empezamos sin el filtro son muchas
las columnas y da Error porque son demasiadas para el informe

En Filtro → Añadir campo → Muestra todos los elementos → Borrar para limpiar de datos
y marca a continuación el que nos interesa “Aranaz”

Marca en Filas “Municipio”, en Columnas “Nombre oficial” y en valores “Población”

El resultado final :

Aientsa Arantza Azkilarrea Bordalarrea Eguzkialdea Suma total

Aranaz 60 349 66 40 114 629

Suma total 60 349 66 40 114 629

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6 AutoCrat
Se trata de un complemento para la hoja de cálculo que permite combinar los datos de una tabla
con un documento de Google generando nuevos documentos con los datos de cada uno de los
registros (filas) de la tabla que contiene la hoja de cálculo.

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Copiar hoja de un documento de Hoja de cálculo a otro documento de hoja de cálculo.

Conectar complementos a una hoja de cálculo

Utilizar el complemento Autocrat

Puedes consultar los siguientes documentos:

Nueva versión de Autocrat (Video) https://youtu.be/mxMA81qNdiw

Actividad 3.5

Diseña un documento de Google con una actividad para realizar tus alumnos. Este
documento lo vas a utilizar de plantilla para enviar a todos los alumnos y debe tener un
contenido común para cada uno de ellos y contar con etiquetas para personalizar con datos
diferentes a cada uno de ellos. Por ejemplo puede tratarse de cumplimentar una ficha sobre
el libro que le ha tocado leer, un trabajo de investigación, una ficha de datos personales....

Crea una nueva hoja de cálculo que vas a llamar “Cuaderno de prácticas 3”.

Haz una copia de la hoja “alumnos” del “Cuaderno de prácticas 1” que creaste
en el primer tema. Recuerda que debe contener al menos 6 alumnos/as.

En ella vas a poner los datos que se van a combinar. (Recuerda que no pueden
faltar el Nombre y Apellidos de cada alumno/a y los correos electrónicos para que
les llegue la invitación para editar)
Cambia el nombre de la hoja y llámale “Autocrat”

Crea una plantilla para combinar los documentos y aplícala. Además:

Selecciona una carpeta creada anteriormente donde se vayan a almacenar los

documentos de cada alumno.

No deben poder añadir o eliminar colaboradores en el documento

Comprueba el resultado.

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7 Yet Another Mail Merge

En esta actividad vas a practicar con otro complemento (Yet Another Mail Merge) que utiliza los
datos de una tabla en una Hoja de Cálculo de Drive con un borrador creado en la aplicación de
correo Gmail para enviar correos personalizados a otras personas. En esta ocasión vas a enviar
un correo personalizado a tus alumnos.

El tema puede ser el que creas conveniente, (reparto de tareas, comunicación

personalizada,... ) si no se te ocurre ahora ningún ejemplo puedes seguir el del vídeo que
hemos puesto en la documentación.

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Crear correos con Gmail

Combinar correspondencia con el complemento Yet Another Mail Merge

Puedes consultar los siguientes documentos:

Video “Envíale las calificaciones a tus alumnos con GoogleDrive” (Princippia)

https://youtu.be/MxFgXa7tJKk

Documentación de Yet Mail Merge (en inglés)

https://sites.google.com/site/scriptsexamples/available-web-apps/mail-merge/documentation

Actividad 3.6

Te recomiendamos que veas primero el vídeo https://youtu.be/MxFgXa7tJKk

Abre la hoja de cálculo ““Cuaderno de prácticas 3”

Crea una nueva hoja y copia en ella los datos de los alumnos.

LLama a la hoja “Yet Another Mail Merge”

Añade en columnas los datos personalizados que se van a incluir en el correo
(notas, tareas, … )

Crea un borrador en GMail con el correo que vas a enviar. No olvides poner los nombres de
las columnas comenzando con el signo & y entre % ($%campo%)

Realiza el envío usando el complemento Yet Another Mail Merge.

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8 Awesome Table

Se trata de un gadget que permite crear informes atractivos en un Google Sites obtenidos de
una hoja de cálculo de Google

En esta práctica se requiere tener conocimientos de Google Sites. Si no tienes conocimientos

de esta aplicación puedes saltar la actividad.

Puedes consultar los siguientes documentos:

Video “Crear tablas interactivas en Google Sites” (Princippia)

https://youtu.be/vS03Ayi1_8w

Práctica libremente en función de tus intereses. Observa los resultados.

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