Formularios y hojas de cálculo en Google Drive

Fórmulas
Contenidos

1 Las fórmulas
2 Cálculos básicos
3 Cálculos automáticos
4 Las funciones. La función "Suma"
5 Otras funciones de uso frecuente
6 Más funciones de interés

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1 Las fórmulas
Vamos a ver la estructura básica de una fórmula, como se referencian celdas e intervalos y cómo
los valores que intervengan en ellas
En la actividad 1.6 ya nos introdujimos en la referencias a celdas, filas, columnas e intervalos de
celdas contiguas. Esta vez vamos a profundizar en estas referencias y a practicar con algunas
operaciones matemáticas sencillas para ver cómo funcionan las fórmulas en nuestra Hoja de
Cálculo.

En el cuadro siguiente puedes ver un resumen de lo que vimos en el tema 1. En esta

actividad ampliaremos la notación de celdas e intervalos

Nombre (referencia) Ejemplo

Fila Serie numérica Fila 5

Columna Serie alfabética Columna B

Celda Cruce de columna y fila 5B

Intervalo celdas Celda superior izquierda y celda inferior derecha 2c:29c

adyacentes separados por dos puntos 5f:17h

Intervalo columnas Letras de las columnas separadas por dos puntos. G:G

Intervalo columnas a Referencia de la celda seguido de dos puntos y la A3:A

partir de una celda última columna del intervalo B7:D

Intervalo filas Número de las filas separadas por dos puntos 3:3

intervalo filas a partir Referencia de la celda seguido de dos puntos y la A3:3

de una celda última fila del intervalo B2:4

Hoja El nombre de la hoja entre apóstrofes terminado en ‘Hoja 1’!

cierre de exclamación

Celdas e intervalos El nombre de la hoja entre apóstrofes terminado en 'Hoja 3'!B2

de otra hoja cierre de exclamación seguido de la demominación de 'Hoja 1'!A2:A29
la celda o intervalo 'Hoja 1'!A:D

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2 Cálculos básicos
Para realizar esta actividad tienes que saber:

Realizar operaciones en una hoja de cálculo

Referenciar celdas

Puedes consultar los siguientes documentos:

Añadir fórmulas a una hoja de cálculo

https://support.google.com/docs/answer/46977?hl=es&ref_topic=1361471
Diferentes maneras de ver una hoja de cálculo
https://support.google.com/docs/answer/139561?hl=es

Añadir automáticamente los nombres de la celda: https://goo.gl/edv9jm

Actividad 4.1

Abre tu hoja de cálculo de “Pruebas” y en dos celdas haciendo doble clic en ellas escribe los
siguientes valores tal y como están escritos (sin igual y con igual delante) y pulsa la tecla
Intro. Observa el comportamiento de ambas celdas

3+8

=3+8

El signo = (igual) al principio de la celda indica a la Hoja de cálculo que lo que viene detrás es
una acción (una función) que tiene que realizar, en este caso una suma.

En una hoja vacía que llamarás “Kilometraje” escribe las siguientes tablas. Como ves hay
varias celdas sin datos en las que practicaremos con operaciones y fórmulas muy sencillas.

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Utiliza números y nombres de celda en las fórmulas:

En la segunda tabla hay una columna que pone Km (cálculo numérico). Seleccionala y
escribe en la barra de fórmulas la suma de los valores correspondientes de la distancia de
Estella a Sangüesa pasando por Pamplona (recuerda que tiene que ir precedido de un
signo =)

Haz lo mismo en la celda correspondiente a la columna (cálculo celdas) usando esta vez
los nombres de las celdas que tienen los valores (B3 y B6 respectivamente).

Observa el resultado en la barra de fórmulas y en la celda. Quedará algo parecido al

gráfico que encontrarás un poco más abajo.

Practica, una vez visto el video https://goo.gl/edv9jm a introducir automáticamente los

nombres de celda.

Las fórmulas son dinámicas. Si movemos una celda de sitio contenida en una fórmula se
modifica la fórmula con la nueva referencia de la celda de modo que el resultado no varía (en
el ejemplo lo hemos hecho insertando una fila, pero podríamos haber seleccionado y movido
las celdas con el mismo resultado)

Prueba otra forma de ver fórmulas. En el menú “Ver” marca “Todas las fórmulas”.
Ahora podemos ver todas las fórmulas de una hoja de cálculo.

No borres la hoja con la que has trabajado porque continuaremos con ella en la
siguiente actividad.

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3 Cálculos automáticos
Para realizar esta actividad tienes que saber:

Realizar operaciones en una hoja de cálculo

Referenciar celdas y bloquear referencias en una fórmula
Autocompletar intervalos de celdas
Buscar y sustituir

Puedes consultar los siguientes documentos:

Buscar y sustituir en una hoja de cálculo

https://support.google.com/docs/answer/62754?hl=es

Actividad 4.2

Abre tu hoja de cálculo de “Pruebas” y vete a la hoja “Kilometraje”. Vamos a calcular

cuanto nos supone cada trayecto hasta y desde Pamplona suponiendo que tiene un coste de
0,3 € por km en la columna que hemos llamado “Gastos Kilometraje”

Crea la fórmula para el trayecto Alsasua-Pamplona utilizando el nombre de

celda correspondiente. (=B2*0,3)

Arrastra la celda hasta abajo de la tabla para autocompletar como vimos en el

primer tema (Lo más fácil y rápido es doble clic en el cuadradito azul de la
selección)
Comprueba las fórmulas que se han generado.

Inmoviliza filas y columnas de nombre de celda en una fórmula, teniendo en cuenta que:

Si movemos y cambiamos de sitio una celda cambian los nombres en las fórmulas
que hacen relación a ella a la correspondiente a la nueva ubicación manteniendo los
valores obtenidos sin alterar

Pero si copiamos o autocompletamos una celda o una selección que contienen

fórmulas cambian las fórmulas de esas celdas en función del desplazamiento
producido y, por tanto, los valores obtenidos.

Si usamos el signo $ delante del nombre de fila o de columna en una fórmula éstas
no cambian cuando movemos o arrastramos la selección de las celdas que las
contienen. Por ejemplo:

$B4 - al mover la celda la referencia a la columna B permanece invariable, pero

varía la fila si se cambia a otra.

D$21 - al mover la celda varía la letra de columna si se cambia a otra pero se

mantiene invariable la fila 21

$E$4 - No importa dónde se mueva. Siempre se referirá a la celda E4

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4 Las funciones. La función "Suma"

Una función es un cálculo predefinido en una celda utilizando números, nombres de otras celdas
o intervalos para ayudar a analizar o a manejar datos en una hoja de cálculo. Las funciones en
una hoja de cálculo nos permiten realizar todo tipo de operaciones con números, textos, otras
hojas de cálculo, imágenes, enlaces,...

Son cientos las funciones de que dispone Google. Estas funciones están divididas en categorías.
En este tema nos vamos a introducir en su uso realizando algunas prácticas al respecto.

Lista de funciones de Hojas de cálculo de Google:

https://support.google.com/docs/table/25273?hl=es&ref_topic=136147

En esta actividad vamos a practicar con la suma de varias celdas. Ya hemos visto que podemos
ver rápidamente este valor, así como la media, el recuento de datos y el valor mínimo y máximo
con sólo seleccionarlos, pero este valor aparece en la barra de estado de la hoja y no podríamos
reutilizarlo en nuevos cálculos. En esta actividad vamos a practicar con la función que permite
realizar este cálculo y nos vamos a fijar cómo se escriben las funciones en la Hoja de cálculo.

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Introducir fórmulas en una hoja de cálculo

Referenciar celdas e intervalos

Puedes consultar los siguientes documentos:

Cómo asignar un nombre a un intervalo de celdas

https://support.google.com/docs/answer/63175?hl=es

Ver la suma de las celdas de una hoja de cálculo

https://support.google.com/docs/answer/66032?hl=es&ref_topic=1361471

Actividad 4.3

Abre tu hoja de cálculo de “Pruebas” y vete a la hoja “Kilometraje”. Vamos a calcular el

coste de varios viajes. Modifica la tabla tal y como aparece en la imagen:

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Crea la fórmula para calcular el valor de la celda D2

Autocompleta hasta abajo. Observa que da error en la celda C7. La nota que
aparece junto al error nos informa que está intentando hacer un cálculo numérico
con un valor tipo texto. Borra la celda 7 y crea una fórmula que calcule la suma
total: =SUM(D2;D3;.....

Lo puedes ver en el vídeo: https://goo.gl/EQLBL0

Toda fórmula empieza con el nombre de la función con los elementos que la forman
entre paréntesis: =SUM(.......)

Los elementos (argumentos) que toman parte de una fórmula se separan por
puntos y coma (;): =SUM(d2;d3;d4;d5;d6)

Utiliza un nombre de intervalo.

Vuelve a la tabla anterior y borra otra vez el resultado de la suma. Esta vez
vamos a practicar utilizando un nombre de intervalo.

Selecciona otra vez el intervalo de celdas y dale el nombre “kilometraje”

Usa ese nombre en una nueva fórmula. Si tienes dudas puedes consultar el vídeo:
https://goo.gl/wOhE1O

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5 Otras funciones de uso frecuente

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Utilizar fórmulas para unir valores de texto de celdas y calcular promedios (medias),

Utilizar operadores lógicos con fórmulas,

Utilizar funciones anidadas,

Utilizar funciones condicionales

Puedes consultar los siguientes documentos:

Fórmulas y funciones (Vídeo de Youtube)
https://www.youtube.com/watch?v=_X6LHmqNr4E

Referencias a otras hojas y cómo hacer que los datos de una hoja aparezcan en otra
https://support.google.com/docs/answer/75943?hl=es&ref_topic=1361471

Actividad 4.4

Visiona el vídeo que aparece en la consulta de documentos. Verás un ejemplo de aplicación

de varias funciones de uso habitual. Algunas operan sobre valores tipo texto.

Abre la hoja de cálculo “Cuaderno de prácticas 1”. Crea una nueva hoja que llamarás
“Anotaciones”. En esta hoja vamos a realizar anotaciones de puntuaciones que hemos
puesto a los alumnos en al menos dos pruebas. Sobre ella resaltaremos resultados y
calcularemos medias y calificaciones. También vamos a practicar en esta hoja una función
con valores de celdas de otra hoja. Vamos a vincular esta hoja con datos de la hoja
“alumnos” que creaste en la primera actividad.

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Crea en la hoja la estructura de tabla que se ve en la imagen anterior:

Las columnas numeradas se corresponden cada una con una prueba que han realizado
los alumnos. En tu tabla tiene que haber al menos dos columnas para dos pruebas. Las
filas son para los nombres de alumnos. Tienen que ser tantas filas de alumnos como las que
tienes en la hoja “alumnos”

Rellena la columna “Nombres Apellidos”. Vamos a practicar el referenciar celdas de otra

hoja y unir valores de texto de celdas distintas:

En la celda A2 crea una fórmula que una el nombre del primer alumno y sus apellidos
como se ve hacer en el vídeo que has visto. Ten en cuenta que en este caso las celdas
están en otra hoja. Recuerda también que el texto se pone siempre entre comillas
siempre aunque sea un simple espacio: “ “

Destaca esta columna con un fondo para diferenciarla de los valores que
pondremos después.

Las Fórmulas pueden referirse a celdas de otra hoja. En este caso se referencian con el
nombre de la hoja entre apóstrofes terminado con el signo de cierre de exclamación. Ej.
'Hoja 3'!B2. La función CONCATENATE es una función de texto que se utiliza para unir
valores tipo texto. Si añadimos texto no contenido en una celda tenemos que ponerlo
siempre entre comillas

Rellena los datos de las pruebas con las puntuaciones obtenidas (al ser un ejercicio
pueden ser inventadas). En algún caso rellena con “no presentado”, “ausente” o algo
similar.

Aplica al intervalo de puntuaciones un formato condicional para destacar los valores

menores de 5

Tiene que quedarte algo parecido a este vídeo: https://goo.gl/DUJJR3

Calcula la media de cada prueba en su fila correspondiente. En el vídeo de la consulta

de documentos que has visto antes nos muestra una función que utiliza sólo los
números del intervalo y es la que usarás en la fila “Media presentados”.
Haz lo mismo con la fila “Media todos”. En este caso tendrás que investigar que
fórmula utilizar.

Los resultados tienen un número de decimales demasiado elevado, cambia el formato de

número de las celdas con las medias obtenidas para que presente sólo dos decimales.

La Lista de funciones la podemos localizar a través del menú Ayuda.

Algunas fórmulas como AVERAGE para calcular las medias y otras como COUNT (para
contar celdas con valores numéricos) sólo tienen en cuenta valores numéricos. Si queremos
que tengan en cuenta los valores tipo texto tenemos que utilizar otra fórmula que
normalmente tiene el mismo nombre con una A añadida al final (AVERAGEA, COUNTA)

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Vamos ahora a utilizar una “función condicional”, es decir una fórmula que nos de un valor
si se cumple una condición y otro si no se cumple. La función condicional más utilizada es la
función IF. Las funciones condicionales utilizan como argumentos “expresiones lógicas”, es
decir expresiones cuyo resultado es del tipo se cumple, es verdadero (TRUE) o no se cumple,
es falso (FALSE). En este sentido la función IF es también una función lógica.

Su sintaxis es: =IF(expresión_lógica ; valor_si_verdadero ; valor_si_falso)

Puedes utilizar la función OR (O). Esta función devuelve el resultado `TRUE` (verdadero) si
alguno de los argumentos especificados es verdadero, y `FALSE` (falso) si todos los
argumentos son falsos. En nuestro caso si alguno de las puntuaciones es menor que 5
devolverá TRUE y si ninguno es menor de 5 devolverá FALSE.
En la columna “Calificación” vas a hacer que aparezca “APTO” si en todas las pruebas se
ha alcanzado al menos el 5 y “RECUPERAR” si en alguna no se ha llegado a ello.

Otra opción es que uses la función AND (Y). Esta función lo hace al revés si todos cumplen
los argumentos especificados es verdadero y devuelve TRUE, y si alguno no cumple
devuelve FALSE.

Cuando termines compara con el vídeo: https://goo.gl/rxOl9n

Cuando se utiliza una función dentro de otra se dice que son “funciones anidadas” y, muy
importante los argumentos de cada una función van entre paréntesis. Se ejecutan primero de
dentro de los paréntesis hacia afuera.

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6 Más funciones de interés

Como has visto hay muchas más funciones. Vamos a indicar ahora algunas otras que pueden
interesarte, pero tendrás que seguir investigando por tu cuenta cuando termine el curso.
Recuerda que aparte de las ayudas de Google se puede encontrar mucha información con
búsquedas en la Web y sobre todo ayuda en los foros de Google.

Para realizar esta actividad tienes que saber:

Insertar un enlace en una celda

Insertar imágenes en celdas

Conectar distintas hojas de cálculo

Utilizar funciones con matrices

Puedes consultar los siguientes documentos:

Añadir un enlace a una hoja de cálculo

https://support.google.com/docs/answer/44660?hl=es

Usar matrices en Hojas de cálculo de Google

https://support.google.com/docs/answer/6208276?hl=es&ref_topic=1361472

Actividad 4.5

Abre la hoja de cálculo “Pruebas” y crea una hoja nueva. Vamos a Insertar enlaces.

Escribe un enlace una una celda. Por ejemplo www.google.es

Como puedes ver se enlaza automáticamente. No hay que hacer nada más basta con
que sea un enlace válido.

Intenta desvincular la celda del enlace cambiando de formato de número.

Ahora vemos que no hay forma. Prueba con el menú contextual del botón derecho del
ratón y pulsa en Desvincular.

Borra la celda que has desvinculado. Escribe otro enlace. Como ves ahora no se
enlaza. Prueba otra vez con el botón derecho y pulsa ahora en “Convertir en enlace”

Funciones con matrices:

Una matriz la forma un conjunto de celdas contiguas a modo de tabla. Algunas Funciones
en vez de devolver los resultados en la celda de la función lo hacen en una matriz generada
a partir de esa celda (grupo de celdas a modo de tabla)

Matrices manuales. Consulta el documento “Usar matrices en Hojas de cálculo de

Google”. Ten en cuenta que en el caso de las filas en nuestra región no funcionan las
fórmulas con comas (,) como delimitador sino con la barra inclinada a la izquierda (\)

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Importar datos de otra hoja de cálculo.

Crea una nueva hoja de cálculo “Cuaderno de prácticas 4” y ponle el

nombre “Alumnos” a la primera hoja

Importa en esa hoja los datos de los campos (Apellidos, Nombre y Dirección de
correo electrónico) de la hoja “alumnos” del “Cuaderno de prácticas 1”. La
función que tienes que utilizar es IMPORTRANGE.

Traspasa los datos a otra hoja (AlumnosXnombre) de tu hoja de cálculo

reordenados en una matriz creada por la función SORT. Los datos tienen
que quedar ordenados por Nombre (no por Apellidos).

Insertar imágenes

Inserta una imagen en tu hoja de cálculo como lo harías con cualquier otro
documento. Observa el resultado. ¿Puedes introducirla en una celda?

Abre el enlace del curso en el que se recoge las presentaciones de los participantes.
Observa que las imágenes están dentro de las celdas y hay participantes sin imagen.

Abre ahora la hoja de cálculo “Cuaderno de prácticas 4”. Vete a la hoja

“Alumnos” y añade una columna “Avatar”.

Busca “Avatares” libres de derechos y añádele uno a cada uno de los alumnos

La fórmula Filter filtra datos de una hoja. Funciona de la siguiente manera: =filter(datos
a filtrar; filtro 1; filtro 2; cuantos filtros queramos). Ejemplo:

1 - Filtramos todo el alumnado que necesita recuperar ('Nombre de la pestaña'!A:G)

2 - Incluimos un filtro -podemos incluir más de un filtro- ('Nombre de la pestaña'!

G:G="Recuperar")

3 - Unimos las dos partes, creando la fórmula completa =filter('Nombre de la pestaña'!

A:G;'Nombre de la pestaña'!G:G="Recuperar")

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