Lista de Verificación

de Documentos Obligatorios
requeridos por ISO 14001:2015
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INFORME 1

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Tabla de contenido

RESÚMEN........................................................................................................................................ 4
¿Cuáles documentos y registrosse requieren?......................................................................................... 5
Documentos no obligatorios comúnmente usados .................................................................................... 6
Cómo estructurar documentos yregistros................................................................................................. 7
Recursos útiles .............................................................................................................................. 11

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RESÚMEN
Muchas compañías documentan de todo pensando que necesitan documentar cada proceso individual
en su organización, sin darse cuenta que ello no es necesario para cumplir los requerimientos de la norma
ISO 14001. La norma establece varios procesos obligatorios, pero no todos requieren que sean
procedimientos documentados. La norma también identifica muchos registros que deben ser
conservados, que son generados por los procesos del sistema de gestión ambiental. Más adelante se
discutirá acerca de cuáles documentos y registros son obligatorios, y cuáles son opcionales.

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¿Cuáles documentos y registros se
requieren?

Documentos Obligatorios Cláusula ISO 14001:2015

Alcance del Sistema de Gestión Ambiental 4.3

Política ambiental 5.2

Procedimiento para la Identificación y Evaluación de aspectos
6.1.2
Ambientales (incluyendo criterios para determinar su significancia)
Objetivos Ambientales y Planes para conseguirlos 6.2.1

Procedimientos de Control Operacional 8.1

Procedimiento para la Preparación y Respuesta ante Emergencias 8.2

Registros Obligatorios Cláusula ISO 14001:2015

Lista de las Partes Interesadas, Requisitos Legales y Otros Requisitos 4.2, 6.1.3

Riesgos y oportunidades a abordar 6.1.1

Registro de obligaciones de cumplimiento 6.1.3, 9.1.2

Registro de capacitación, habilidades, experiencia y cualificaciones 7.2

Evidencia de comunicación en el SGA 7.4

Información de resultados de monitorización 9.1.1

Registros de Calibración para equipos de Monitoreo y Medición 9.1.1

Registro de la Evaluación del Cumplimiento 9.1.2

Programa y Resultados de auditoría interna 9.2.2

Resultados de la revisión por dirección 9.3

No conformidades y acciones correctivas 10.2

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Estos son los documentos y registros que son requeridos para ser conservados por el sistema de gestión
ambiental ISO 14001, pero usted debe conservar también cualquier otro registro que identifique como
necesario para asegurar que su sistema de gestión pueda funcionar, ser mantenido, y mejorar en el
tiempo.

Documentos no obligatorios
comúnmente usados

Procedimientos no obligatorios Cláusula ISO 14001:2015

Procedimiento para Determinar el contexto de la organización y
4.1, 4.2
las partes interesadas

Procedimiento para la Competencia, capacitación y concienciación 7.2, 7.3

Evidencia de Comunicación en el SGA 7.4

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros 7.5

Procedimiento para la Monitorización y Medición 9.1

Procedimiento para la Evaluación de Cumplimiento (Legales &

9.1.2
Otros Requerimientos)

Procedimiento para Auditoría Interna 9.2

Procedimiento para No conformidades y Acciones Correctivas 10.2

ISO 14001 no requiere que se documenten todos los procedimientos, pero existen varios procesos que
son obligatorios de documentar para crear los registros correspondientes que están señalados en la
primera sección. Recuerde que estos procesos y procedimientos no requieren ser documentados; sin
embargo, muchas compañías lo hacen. Una buena manera de decidir si se documenta o no un proceso es
la siguiente: si su organización necesita un documento escrito para asegurar la consistencia entre los
empleados, entonces debería documentarlo. En muchos casos, es la mejor manera de asegurar que su
sistema de gestión ambiental está implementado confiablemente.

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Cómo estructurar documentos y registros
Determinar el Contexto de la Organización y Partes Interesadas

Este es un nuevo requerimiento de la norma y es una buena idea el documentar el proceso de determinar
el contexto e identificar las partes interesadas y sus expectativas, ya que sería la primera vez que se hace.
Este documento debería incluir todos los aspectos internos y externos a ser considerados, así como el
proceso y responsabilidades para la identificación de las partes interesadas así como sus necesidades y
expectativas. Procedimiento para Determinar el contexto de la organización y las partes interesadas
puede ser de gran ayuda en la implementación de estos nuevos requerimientos.

Para más información, vea: Determinar el contexto de la organización en ISO 14001 y Cómo determinar
las partes interesadas de acuerdo a la ISO 14001:2015.

Alcance SGA

Normalmente este documento es corto, y es escrito al iniciar la implementación ISO 14001.

Normalmente, es un documento individual llamado Alcance del Sistema de Gestión Ambiental, aunque
puede ser integrado y formar parte del Manual Ambiental, éste define los límites del sistema de gestión
ambiental dentro de la compañía, e identifica los elementos que incluye y cómo interactúan.

Aprenda más acerca del Alcance del SGA y cómo estructurar la documentación en nuestro Curso en Línea
Fundamentos ISO 14001:2015 gratuito.

Política Ambiental

La Política ambiental tiene la intención de ser el compromiso documentado de la compañía de cumplir

los requerimientos legales, prevenir la contaminación y mejorar continuamente. La Política es el enfoque
de la compañía para comunicar y cumplir sus objetivos. A menudo se documenta como parte del Manual
Ambiental y a veces es publicada a lo largo de toda la organización para comunicarla a todos los
empleados, ya que es importante que cada empleado entienda cómo esa Política se relaciona con su
trabajo. Para más información, vea How to Write an ISO 14001 Environmental Policy.

Riesgos y Oportunidades que necesitan ser abordados

De acuerdo a la revisión 2015 de ISO 14001, los riesgos y oportunidades concernientes al SGA deben ser
identificados y abordados, pero no existe un requerimiento de usar alguna metodología en particular o
de documentar el procedimiento. La norma sólo requiere que sean documentados los riesgos y
oportunidades que necesitan ser abordados. El proceso de abordar riesgos y oportunidades incluye la

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consideración de los aspectos internos y externos relevantes para el SGA, partes interesadas, alcance del
SGA así como también los aspectos ambientales y obligaciones de cumplimiento. La manera más fácil de
cumplir con este requerimiento es combinar el proceso para abordar riesgos y oportunidades con el
proceso de identificar y evaluar los aspectos ambientales.

Para mayor información lea: El rol de la gestión de riesgos en el estándar ISO 14001:2015 y Gestión de
riesgos en ISO 14001:2015 – ¿Qué, por qué y cómo?

Procedimiento para la Identificación y Evaluación de aspectos Ambientales (incluyendo criterios para

determinar su significancia)

ISO 14001:2015 requiere que las compañías documenten todos los aspectos ambientales de la compañía
y los asocien con los impactos ambientales y con aspectos ambientales significativos, al igual que los
criterios para determinar la significancia de dichos aspectos. La mejora manera de documentar estos
criterios es mediante el Procedimiento para la Identificación y evaluación de aspectos ambientales y
riesgos, y documentar los aspectos ambientales y sus impactos, junto con los aspectos ambientales
significativos se puede hacer mediante el Cuadro de riesgos del proceso. Para mayor información en los
aspectos ambientales, échele un vistazo a 4 pasos en la identificación y evaluación de aspectos
ambientales.

Registro de obligaciones de cumplimiento

Es importante para su compañía conocer y entender los requerimientos legales que aplican a sus prácticas
del negocio. Para hacer que funcione, usted necesita determinar una manera de asegurar que se conozcan
cuáles leyes aplicar, y cómo se mantendrán actualizados en los cambios legales. Aparte de las obligaciones
legales, se deben identificar las obligaciones hacia las otras partes interesadas. Es parte de la
identificación de las partes interesadas y de sus necesidades y expectativas y se debe hacer durante este
proceso. La norma requiere que las obligaciones de cumplimiento sean documentadas y evaluadas
periódicamente.

Para más información, vea Compliance requirements according to ISO 14001:2015 – What has changed?
y Demystification of legal requirements in ISO 14001.

Objetivos Ambientales y Planes para conseguirlos

Los objetivos se derivan del objetivo establecido en la Política Ambiental, y constituyen el principal
método usado por las compañías para enfocar dicho objetivo hacia los planes de mejoramiento. Los
objetivos deben trazarse de acuerdo a S.M.A.R.T. (por sus siglas en inglés specific – específico, measurable
–medible, achievable - alcanzable, realistic - realista, y time-based – con fecha de cumplimiento) y debería
tener relevancia en todos los niveles de la compañía, lo cual significa que todos los empleados deberían
entender cómo sus trabajos apoyan el alcanzar los objetivos y metas ambientales. Este artículo How to
use good environmental objectives ofrece más información acerca del proceso.

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Registros de Competencia, capacitación y concienciación

Introducir las prácticas ambientales en una organización a menudo requiere capacitación adicional a los
empleados relevantes. La mejor manera de definir este proceso es mediante un procedimiento que defina
la identificación de las necesidades de capacitación, planificación de la capacitación, conducción y
evaluación de la efectividad de la capacitación, así como la asignación de responsabilidades para todo
ello. A pesar que no es un requerimiento para la norma, las buenas prácticas demuestran que un
Procedimiento de competencias, capacitación y concienciación puede ser de gran ayuda para la
organización. La norma explícitamente requiere sólo la evidencia de la competencia y se puede registrar
mediante el Registro de formación.

Evidencia de comunicación en el SGA

Mano a mano con la concienciación es que usted podrá comunicarse con las partes internas y externas.
¿Cómo lo hará, y qué información necesita ser comunicada? La norma sólo requiere que la organización
conserve evidencia de su comunicación, pero se considera apropiado por la importancia del proceso de
comunicación en el SGA, documentar un Procedimiento de comunicación que lo describa.

Para mayor información, vea: How to perform communication related to the EMS.

Procedimiento para el Control de Documentos y Registros

¿Cómo aprueba, actualiza y vuelve a aprobar sus documentos? Cuando un documento es actualizado,
¿cómo identifica los cambios, y se asegura que las personas que necesitan el documento actual lo tengan
y dejen de usar las versiones obsoletas? ¿Cómo se asegura que los documentos pueden ser leídos, y cómo
controla los documentos externos usados por su organización?

¿Cómo mantiene los registros que demuestren que su SGA está implementado y mantenido, incluyendo
cómo identifica, almacena y protege los registros para que puedan ser consultados al ser necesario, por
el tiempo adecuado, y destruidos cuando ya no se necesiten pero no antes? Si necesita más información,
vea A new approach to documented information in ISO 14001:2015 y ISO 14001 Control of Records.

Procedimientos de Control Operacional

Cuando usted ha identificado que sus operaciones pueden tener un impacto negativo en el ambiente
(también llamado aspecto ambiental significativo), usted necesita establecer controles para asegurar que
ni el impacto ni el daño ambiental ocurran. Para tener una manera conocida y consistente de hacer lo que
hace falta para evitar la ocurrencia, usted necesitará crear procedimientos de control operacional. Si no
se presentan esas situaciones, usted necesita asegurar que no hay desviación de la política, objetivos y
metas, ni aspectos significativos, y que esos procedimientos no son necesarios.

Para mayor información, vea: Understanding relationship between environmental aspects and
operational procedures.

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Procedimiento para la Preparación y Respuesta ante Emergencias

Cuando existe el riesgo de ocurrir una emergencia (tal como un derrame químico), usted necesita tener
planes para responder y reaccionar ante la emergencia y contener el daño ambiental que se puede causar.
También es necesario asegurarse que el plan de emergencia será seguido por los empleados, y ello se
hace probando los planes de respuesta ante emergencia y periódicamente revisar los procesos y planes.
Aprenda más con ISO 14001 preparación y respuesta ante emergencias y 5 steps to set up an emergency
plan according to ISO 14001.

Monitoreando la información dedesempeño

Cuando identifica una característica clave del proceso, usted también necesita determinar si esta
característica puede tener un impacto ambiental significativo si no es controlada por la compañía. En ese
caso, la organización debe documentar qué información necesita ser monitoreada para que los
empleados puedan reaccionar a los cambios en el desempeño y evitar el impacto ambiental.

Para más información, vea: Environmental performance evaluation y 5 Tips to improve your
environmental management system performance.

Registros de Calibración

En sus procesos, usted puede necesitar monitorear y medir elementos críticos del SGA para asegurar el
cumplimiento de requerimientos legales. Por ejemplo, usted puede necesitar medir la concentración de
un componente químico en sus aguas de desecho. Cuando lo hace, necesita usar un equipo calibrado para
asegurar que sus mediciones sean precisas, y se deben conservar registros de esas calibraciones.

Auditoría Interna

¿Cómo audita su sistema de gestión ambiental para asegurarse que está funcionando de acuerdo a lo
planificado, y de manera efectiva? ¿Quién es responsable de planificar y ejecutar las auditorías? ¿Cómo
reporta los resultados y qué registros debe conservar? ¿Cómo hace el seguimiento de las acciones
correctivas identificadas en las auditorías? Aprenda más, en este artículo acerca de Internal Audits inthe
EMS: Five main steps. Conserve los registros de estas actividades para demostrar el funcionamiento y
mejoramiento del SGA.

También puede tomar el Curso en Línea para Auditor Interno ISO 14001:2015 para aprender a ejecutar
este procedimiento en su compañía.

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No conformidades yacciones correctivas

¿Qué controles se deben establecer, y quién es responsable de asegurarse que las no conformidades
ambientales sean resueltas? ¿Cómo se asegura que las correcciones se hagan, y qué registros se
conservan de dicho proceso? Lea más al respecto acá: Environmental Nonconformity Management: How
is ISO 14001 different from ISO 9001. Acciones Correctivas: ¿Cómo se revisan las no conformidades,
determinan las causas, y evalúan la necesidad de acciones para corregirlas? ¿Cómo se implementan las
acciones necesarias, revisan si las acciones fueron efectivas, y conservan los registros de las acciones
tomadas? Con el sistema de gestión ambiental usted encontrará que ocurrirán no conformidades en sus
procesos que deberá corregir; y cuando investigue las causas raíz de esos problemas usted podrá
establecer acciones correctivas y preventivas. Usted necesitará conservar registros de esas actividades
para demostrar el mejoramiento. Aprenda más acerca de cómo hacerlo con Corrective and Preventive
Actions to support Environmental Management.

Recursos útiles
Estos materiales en línea lo ayudarán en la implementación de la norma ISO 14001:2015:

 Aquí usted podrá descargar una vista previa gratuita del Paquete de Documentos sobre ISO
14001 – en esta vista previa gratuita usted podrá ver la Tabla de Contenidos de cada uno de los
procedimientos documentados ya mencionados, así como también algunas secciones de cada
documento.
 Conformio – es una solución de software en línea que puede utilizarse como un sistema de
manejo de documentos (DMS) y le brinda una lista detallada de los pasos de implementación
de ISO 14001.

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