TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA AA3

FABIAN DE LA PUENTE ROYERO

AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - NTC ISO 9001

SENA

2019
Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a
continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Contraloría General de la Republica

Dirección: Cra. 69 ##44-35, Bogotá
De: Equipo Auditor Contraloría contraloriaat@gmail.com
Para: Armada Nacional de Colombia
José Ernesto Prudencio
Segundo comandante de la Armada Nacional.
Fecha: 10 de Junio de 2019
Objetivo: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de la Armada Nacional, en los
procedimientos de prestación de servicios en la diferentes unidades de la Armada
Nacional distribuidas en toda Colombia.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios hacia la población civil.

AUDITORIA

 Norma ISO 9001

 Manuales de procedimientos vigentes
 Directivas vigentes
 Otros que se consideren necesarios.

Reunión de Apertura: 15 de Junio 2019

Hora 08:00 am
Reunión de Cierre: 17 de Junio de 2019
Hora 5:00 pm

Cordial saludo,

Respetuosamente, me dirijo al señor Segundo Comandante de la Armada Nacional

encargado de las funciones administrativas, para informar que el equipo auditor de
la Contraloría realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se
hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios hacia la población civil colombiana, consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Director y subdirector Financiero de la Armada Nacional, el día 15 de Junio del
presente año, con una duración de 8 horas, en sus instalaciones principales del
CAN Bogotá. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarnos.

Cordialmente: CONTROLADOR GENERAL DE LA REPUBLICA

CARLOS FELIPE CORDOBA

Auditor Líder:
ALVARO HERNANDO AVILA
Correo electrónico Alvaro.hernando@gmail.com

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail archivo@contraloria.com,
Cualquier duda comunicarse al celular: 3108976378. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están
pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de procedimientos Versión V-08
Financieros
2 Directiva permanente D.P No. 20180428394938 Ene/18
asignación de recursos
3 Directiva Transitoria balances D-T No. 20180328393 Feb/18
generales

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
Reunión de conferencia, empleando medios y ayudas didácticas como
presentaciones.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).
Lista de Verificación:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
1. Manual de Procedimientos financieros (Documentación nivel I): Si, copias
controladas del manual de calidad
¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de los funcionarios en el
sector administrativo?: Sí, acuerdo manual de procedimientos financieros
¿Se encuentran documentadas las funciones de los cargos? Sí, acuerdo manual de
procedimientos financieros.

2. Procedimientos operativos (Documentación nivel II):

¿Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?: Si
¿Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,
instructivos y procedimientos?: Sí, se pueden evidenciar registros de planillas de
asistencias de capacitaciones.

3. Instrucciones de trabajo pasó a paso (Documentación nivel III): Si

¿Están identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del área de
control de calidad?: No, no se encuentra cronogramas ni planes de trabajo.

4. Formatos y registros (Documentación de nivel IV): Si.

¿Se lleva una bitácora de los procedimientos financieros con sus respectivos
registros?: Si.
¿Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los
documentos que evidencian los procedimientos financieros?: Si, documentación
completa.
¿Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?: Sí. Son
los vigentes.
¿Está debidamente almacenada, compilada y ordenada la información que se
maneja en los procedimientos financieros? No, no se lleva registro digital de la
información.
¿Se emplean técnicas estadísticas?: si, satisfacción del cliente.
¿Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestión de calidad?: No.
e- Generación de hallazgos de auditor.
Fecha: 12 Junio de 2019 Auditor (es): Contraloría General
Proceso Auditado: Auditado (s): Armada Nacional
Evidencias
Criterios de Hallazgos de
No. de C NCM NCm
Auditoría Auditoría
Auditoría
1 Manejo de M-P Ed No.3 Existe Manual de x
recursos procedimientos
financieros financieros pero
algunas unidades
no cuentan con
este manual pese
a pocas copias de
este
 2 Directiva de D.P No. Se lleva registro x
asignación 20180428394938 de bitácora, pero
de recursos Ene/18 no se llevan
registros digitales.
3 Directiva D-T No. Se dictan x
Balances 20180328393 capacitaciones,
generales Feb/18 pero se
evidencias
falencias en el
personal que
labora en los
cargos de
balances
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria:

Se deben dictar realizar más copias de los manuales y directivas vigentes y

distribuirlas a todas las unidades de su institución.

Se debe unificar el formato de registro de los procedimientos financieros de manera

estándar.

Se es indispensable realizar constantes capacitaciones al personal del sector

financiero.

Se debe llevar registros tantos escritos físicos como digitales por seguridad de la
información

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
La auditoría interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en
el SGC de una empresa y en cada uno de los procesos que la conforman en sus
diferentes sectores.
La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos, se debe tener un buen procedimiento para la
realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año
para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que
desempeña en el ámbito financiero.