Manual Excel

NIVEL BÁSICO

Luis Antonio Rivera

NEARSHORE CALL CENTER SERVICES NCCS SRL, S.R.L| 17/JULIO./2017
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1 - CONCEPTOS GENERALES
Excel es una hoja de cálculos compuesta por filas y columnas. En Excel un libro es el archivo
en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias
hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Características de la hoja de cálculo de Excel 2013.

 Máximo de 1,048,576 filas ordenadas por números.
 Las columnas están ordenadas por letras de la “A” hasta la “XFD” (16,384 columnas).
 Contiene 17,179,869,184 celdas
 Un mismo archivo (llamado "libro" en el contexto de Excel) puede contener una o más
hojas de cálculo, por defecto en Office 2007 se usan 3 hojas y en Office 20013 una sola.
 Una hoja de cálculo Excel permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez,
modelando o simulando situaciones, pudiendo analizarlas gráficamente. Las hojas de
cálculo Excel se guardan con la extensión .xlsx

Fila:Son las celdas que van en dirección horizontal y se encuentran organizadas por números.
Columna:Son las celdas que van en dirección vertical y que están organizadas por letras.
Celda:Es un lugar único donde se puede introducir un dato en una hoja de cálculos, podemos
decir que es la unión de una fila y una columna.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número de fila y
una letra de columna, pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna
B, fila 4).
Rango de datos: Es una colección de celdas definidas por dos celdas que marcan el área de
contenido, es decir, es la selección de dos o más celdas en dirección horizontal o vertical.

1.2 - DATOS DE EXCEL:

Los tipos de datos que acepta Excel son:
Numéricos:Son los datos que se componen por números, las celdas pueden aceptar Números
enteros (3; 86; 1386; etc.), Números reales (5.2, 87.3, etc.) Fechas (15-06-1999; 07/01/2008;
etc.), podrá observar que este tipo de datos se alinea automáticamente a la derecha de la
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celda.

Alfanuméricos: Las celdas pueden almacenar caracteres o textos que se ubican a la

izquierda, estos se componen por letras, signos o símbolos, letras y números o la combinación
entre ellos.

Datos de fórmulas: Se componen por fórmulas o funciones matemáticas, estos siempre deben
iniciar con el signo de suma (+) o el signo de igualdad (=).
Para entrar a Excel nos vamos a Inicio, Todos los programas, Microsoft Office y clic en
Microsoft office Excel 2013 (o la versión instalada)

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2 - ENTORNO DE EXCEL
Cintas de
Acceso rápido opciones
Botón
de
office

Grupos de
herramientas
Área de trabajo

Barra de opciones.
La barra de opciones contiene las opciones de Inicio, Insertar, Diseño de pagina, formulas,
Datos, Revisar y Vista.

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Inicio: contiene las opciones de Porta papeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y
Modificar.

Insertar: Encontramos las herramientas de Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto.

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Diseño de página: Están las opciones de Temas, Configurar pagina, Ajustar área de
impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

Fórmulas: Aquí están Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoria de formulas,

Cálculo y Soluciones.

Datos: Encontramos Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de

datos y Esquema.

Revisar: Tenemos Revisión, Comentarios y Cambios.

Vista: Aquí tenemos Vista de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros.

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Barra de fórmulas: En esta barra veremos la celda donde nos encontamos y el contenido de
la celda donde estamos, tambien tenemos el boton de insertar funcion representado por “fx”

Área de Trabajo: Es la parte de Excel que contiene la ventana, o ventanas de los archivos
abiertos y visibles, está limitada por los encabezados de las filas y columnas, barra de hojas y
barra de desplazamiento horizontal y vertical.

3- MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

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Ancho de Columnas
Por defecto el ancho de una columna es 10.71 (80 píxeles), para modificar el ancho podemos
realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Mediante Acción
El mouse Si situamos el puntero del mouse en la línea de separación de columna,
donde están situadas las letras, nos aparece una flecha de doble

horizontal , arrastre el borde derecho del encabezado de la columna

hasta conseguir el ancho de columna deseado.
Herramienta Para cambiar el ancho mediante las herramientas, seleccione la columna,
luego ir a Inicio, Celdas, clic a la pestaña de Formato, clic enAncho de
Columna, escribir el número de ancho de columna y luego aceptar.

Desde la cinta de opciones

inicio en el grupo “Celdas”
ejecutas la opción deseada.
Insertar celdas, filas y columnas
 Insertar columnas o celdas:Dar clic derecho sobre la
columna desde donde queremos insertar la nueva columna (o
sea, sobre la letra de la columna o en la celda, de ser una
celda lo que vamos a insertar) y en el menú que aparece
escogemos insertar.

 Insertar filas:Dar clic derecho en el numero de la fila desde donde queremos insertar la
nueva fila y en el menú que aparece escogemos insertar.

Eliminar celdas, filas o columnas

1. Clic derecho sobre la celda, filas o columnas que desea
eliminar.
2. De clic en la opción Eliminar. Desde la cinta de opciones
inicio en el grupo “Celdas”
ejecutas la opción deseada.
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4- MANEJO DE ARCHIVOS
Crear un nuevo libro
1. Damos clic en el Botón de Office.
2. Clic en nuevo.
3. Escogemos Libro en blanco.
4. Clic en Crear
Nota: también dándole clic a la herramienta “nuevo”, de la barra de herramientas de acceso
rápido, podemos crear un nuevo libro y por el teclado presionando las teclas CTRL + U.

Abrir un libro.

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1. De clic en el Botón de Office y luego haga clic en Abrir ó, también puede dar un clic
directamente en el botón Abrir de la barra de Herramientas de acceso rápido.
2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en la unidad o la carpeta que contenga
el libro que desea abrir, y de estar dentro de otra carpeta, abra la carpeta donde se encuentre.
3. Haga doble clic en el libro que desee abrir, o presione el botón “Abrir”

Guardar un libro.
1. Clic en el Botón de Office.
2. Clic en Guardar.
3. Escribir el nombre a dar al archivo.
4. Clic en el botón Guardar.

Desde la cinta de opciones

5- CREACIÓN DE TABLAS inicio en el grupo
“Fuente”busca la herramienta
Bordes de celdas borde.
Para aplicar bordes a las celdas podemos utilizar dos alternativas:
 Utilizando lasopciones de Inicio
1. Seleccione las celdas a las que desee agregar bordes.
2. Clic Inicio en la barra de Opciones.
3. En las herramientas de Fuente damos clic a la pestaña de la
herramienta de Borde
4. Escogemos el estilo de borde que vamos a utilizar.
A=Sin bordes, B=Borde doble inferior, C=Borde superior e inferior
grueso, D=Borde derecho, E=Borde superior e inferior doble, F=Borde
de cuadro grueso, G=Borde inferior grueso, H=Borde inferior, I=Borde
izquierdo, J=Borde superior e inferior, K=Todos los bordes, L=Bordes
externos.

Nota: Para dar color a las celdas ó bordes (líneas) nos vamos a las opciones de Inicio, nos
vamos a Fuente y desde ahí escogemos las herramientas “color de relleno” ó “color de fuente”
con las celdas seleccionadas.
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Aplicar Formato a un rango de celdas

1. Seleccione el rango al que desee dar formato.
2.En lasopciones de Inicio vamos a Estilos.
3.n estilos damos clic en “Dar formato como tabla”.
4. Escogemos el estilo y el resultado de la tabla aparece con los datos filtrados.
6- TABLA DE DATOS
Una tabla es una serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números de
teléfono de clientes. Una tabla puede utilizarse como una base de datos, en que las filas

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corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los
rótulos de columna o campos.
Ejemplo:

Ordenar una Tabla

Al ordenar una lista, Microsoft Excel organiza las filas en función del contenido de
la columna que elija. Podemos ordenar utilizando dos procedimientos:
 Desde las Opciones de Datos nos vamos a Ordenar y filtrar, luego
escogemos la herramienta Orden Ascendente u Orden Descendente de
acuerdo al criterio a aplicar.
También podemos filtrar los datos desde las opciones de inicio en las herramientas de
Modificar, luego Indicar el Orden (Ascendente o Descendente).

Justificar el texto dentro de la celda: Seleccionamos la celda o el rango de celdas a justificar,

después nos vamos a las opciones de Inicio y aquí buscamos Alineación, luego clic en ajustar
texto.

Combinar y central: para combinar varias celdas y centrar su contenido en el área seleccionada
realizamos los siguientes pasos; 1- marcar las celdas que están a ambos lados de la celda con
el contenido que vamos a combinar y central incluyendo la celda con el contenido a central, 2-
nos vamos a las opciones de Inicio y aquí buscamos Alineacion, 3- Clic en combinar y central.
Nota: Si seleccionamos más de una celda con contenido solo se
mantendrá el contenido de la primera celda el de las demás se
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desaparece.

Estilos: En Excel aplicamos varios estilos a los números 1

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que digitamos desde las Opciones de Inicio y luego
Número, como son: 1- Estilo moneda, 2- Estilo 2 3 4

porcentual, 3- Estilo millares, 4- Aumentar decimales, 5- Disminuir decimales

7- MANEJO DE FORMULAS
Las fórmulas son expresiones matemáticas que sirven para realizar cálculos simples o
complejos. En Excel todas las fórmulas comienzan por un signo igual (=). Tras este signo, se

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introduce la fórmula y luego se pulsa ENTER. Una vez introducida la fórmula, la celda mostrará
los resultados de los cálculos.

Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; que
combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.

EJEMPLO
(tomando en cuentaque cada
OPERADOR ARITMETICO SIGNIFICADO
celda este ocupada con algún
numero)

+ (signo más) Suma 5+5… También: =B6+C6

- (signo menos) Resta 5-1… También: =B9-D6

* (asterisco) Multiplicación 5*5… También: =F10*G7

/ (barra diagonal) División 5/5… También: =A4/C3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (circunflejo) Exponente 5^2...También: =E15^C6

Nota: en los ejemplos suponemos que los números están escritos en las celdas señaladas.
Al ingresar las fórmulas podemos usar constantes, Ejemplo: = 56 * 2 + 96 ó utilizar referencias
a celdas (variables), Ejemplo: = A5 + B5 / C5

Jerarquía de Operadores
La siguiente tabla resume la Jerarquía de los Operadores

Mayor jerarquía --> (),[]

*, / , ^
Menor jerarquía --> +,-
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8–MANEJO DE FUNCIONES BÁSICAS

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructural. Por ejemplo, la función
“SUMA”suma los valores deun rango de celdas.

Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO
o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se
designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también

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constantes, fórmulas u otras funciones. Para obtener más información sobre cómo utilizar una
función como un argumento para otra función, denominado también anidar funciones.

Estructura: La estructura de una función comienza por un signo igual (=), ó con el de suma
(+), a continuación el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los
argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Ejemplo1: =promedio(b5:f5)
Ejemplo2: +promedio(b5:f5)
Nota: La separación de los argumentos pueden ser coma (,) o punto y coma (;), esto depende
de la configuración del equipo.

FUNCIONES BÁSICAS
SUMA: Suma todos los números de un rango de datos.Sintaxis:SUMA(número1;número2; ...)
Donde Número1; número2; ... son los números que se van a sumar.
Ejemplo: =suma(c4:c9)
En el ejemplo se suman todos los números en el rango de celdas, desde c4 hasta c9.

PRODUCTO: Multiplica todos los números del rango de datos y devuelve el producto.Sintaxis:
PRODUCTO(número1;número2; ...)
Donde Número1; número2; ... son los números que se van a multiplicar.
Ejemplo: =producto(b3:b7)

MAX: Devuelve el valor máximo de un rango de datos numéricos.Sintaxis:

MAX(número1;número2; ...)
Donde Número1; número2; ...son los números a filtrar para buscar el máximo.
Ejemplo: =max(a3:f3)

MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.Sintaxis: MIN(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son los números a filtrar para buscar el numero mínimo del rango.
Ejemplo: =min(a3:f3)
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PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de un rango de datos.

Sintaxis: PROMEDIO(número1;número2; ...)
Número1;número2; ... son los números del rango que deseamos promediar.
Ejemplo: =promedio(b5:g5)

CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de
argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un
rango o de una matriz de números.
Sintaxis: CONTAR(ref1;ref2; ...)

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Ref1; ref2;... es el rango de datos que se tomara en cuenta para contar los datos numéricos
que queremos buscar. (sólo se cuentan los números)

Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se

cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números
se pasan por alto.

Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los números de esa matriz o
referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la
matriz o de la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o
valores de error.
Ejemplo: =contar(a1:c7)

CONTARA: Cuenta el número de celdas que contenga algún dato, si la celda está en blanco la
pasa por alto. Sintaxis: =contara(valor1,valor2…)
Ejemplo: =contara(a1:c7)

Función SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
fórmulas.
Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y
el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto
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"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento

valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero).
Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este
argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por

ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido".
Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de

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valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si

prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de
valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0
(cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Ejemplo1: =si(b4=>18,“mayor de edad”,“menor de edad”)
Donde lo que está entre comillas será el valor que va a aparecer en la celda como resultado.
Ejemplo2: =si(f5=500,f5+8,f5-10)

9- MANEJO DE GRÁFICOS EN EXCEL:

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de
comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Puede crear un gráfico en su propia hoja o
como objeto incrustado en una hoja de cálculo.

Tipos de Gráficos en Excel:

Excel proporciona diferentes tipos de gráficos para mostrar los valores de las celdas de la hoja
de cálculo. Así tenemos:
 Columnas
 Línea
 Circular
 Barras
 Áreas
 X Y (Dispersión)
 Cotizaciones
 Superficie
 Anillos
 Burbuja, etc.

Para insertar un grafico nos vamos a las opciones de Insertar, Gráficos, clic a la pestaña del
grafico deseado, escogemos el tipo de grafico deseado o damos clic a la opción Todos los tipos
de gráficos.
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10- CONFIGURACIÓN DE PÁGINA

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Microsoft Excel proporciona muchas configuraciones opcionales que permiten ajustar el

aspecto final de la página impresa para que satisfaga sus necesidades, entre otras opciones
encontraremos como modificar los márgenes, cambiar la orientación de la página, tamaño, etc.
Para lograr hacer estos cambios a la página nos vamos a las opciones de “Diseño de página”
luego a las herramientas de “Configurar
pagina” y después escogemos la herramienta
con la opción a modificar.

Vista Preliminar
Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic
en el Botón de Office, luego vamos a Imprimir y clic Vista preliminar.

También podemos ir a la vista preliminar desde la cinta de acceso rápido dando clic en la
herramienta “vista preliminar”

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12 - TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO

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Aquí tienes una lista de las principales teclas que puedes utilizar para abreviar tu trabajo. Estas
combinaciones funcionan para Excel xp y 2007
Presione Para
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada
en la intersección de la columna situada más a la derecha y la
fila ubicada más abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda
opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas horizontales hoja de cálculo
FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no
esté en blanco; esta tecla no estará disponible si se ha activado
la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para
transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando
Opciones)
BLOQ DESPL, INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
BLOQ DESPL, FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana
F2 Modificar la celda activa.
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO (backspace) Modificar la celda aczctiva y luego eliminarla; o bien eliminar el
carácter precedente en la celda activa mientras se modifica el
contenido de la misma
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección
CTRL+GUIÓN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la última acción
MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
CTRL+MAYÚS+tecla de Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de la
dirección misma columna que la celda activa
MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
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CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo

CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de
datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA Seleccionar toda la columna
ESPACIADORA
MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la fila
ESPACIADORA
CTRL+MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la hoja de cálculo
ESPACIADORA
MAYÚS+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas
varias celdas
MAYÚS+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo
MAYÚS+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba

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