FASES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINSITRATIVO.

Antes de empezar a mencionar las fases y etapas de dicho proceso administrativo, tenemos
que comprender el significado de ello.

Se define como proceso al conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una

operación artificial, esto de acuerdo con la RAE. Y a su vez, se define administración, como
una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una
estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.

En base a las previas definiciones, se dice que el proceso administrativo es un conjunto de

fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. También se
dice que es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para obtener un fin común. Por lo cual es
una herramienta muy útil que se aplica en las organizaciones para lograr sus objetivos y
satisfacer necesidades lucrativas y sociales, y para ello, los gerentes o administradores
deben realizar su trabajo debidamente a través de una eficaz y eficiente gestión.

Fases del proceso administrativo.

Se compone por 2 fases: La mecánica y la dinámica.

 Mecánica: Es la parte teórica de la administración, busca establecer qué hacer y

prepara la estructura necesaria para hacerlo, y se divide en: Prevención, Planeación
y Organización. Actualmente, se consideran sólo 2 etapas: planeación de las
actividades y organización, y dentro de la planeación se incluye la prevención.
 Dinámica: Es la parte práctica, se refiere a cómo se maneja el organismo social que
se ha estructurado y se divide en: Control, Dirección e Integración. Actualmente,
también suelen considerarse 2 etapas solamente, la dirección y el control, debido a
que al momento de controlar, se integra a la vez.

Planeación.

Consiste en fijar el curso concreto de acción que hay que seguir, estableciendo los
principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinantes
de tiempo y números para su realización. Pero, ¿cuál es la importancia de la planeación?
Por lo menos 5 razones:

 Para la eficiencia, pues ella obra en orden, no se da de manera improvisada.

 Porque es la parte central de la mecánica, pues aquí se realizarán todos los planes
necesarios pare llevar a cabo el proceso administrativo.
 Facilita la realización de manera integrada y eficaz.
 Promueve la economía.
 Facilita el control, pues al no haber un plan previo, no habrá un control, y se trabajará
a ciegas.

Principios de la planeación.

Se destacan 5: Factibilidad, Objetividad y Cuantificación, Flexibilidad, Unidad y Del cambio

de estrategias.

o Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable, es inoperante elaborar planes

imposibles de lograrse. La planeación debe adoptarse a la realidad y a las
condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
o Objetividad y Cuantificación: Establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales
como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos
probabilísticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para que
ya no exista algún riesgo.
o Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas que proporcionen nuevos cursos de acción
que se ajusten fácilmente a las condiciones.
o Unidad: Todos los planes específicos deben estar integrados en un plan general y
dirigirse al logro de los propósitos naturales.
o Del cambio de estrategia: Comprende la modificación completa del plan por causa
de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.

Técnicas de planeación:
Se escogen de acuerdo a la situación específica del medio, y son:

Manuales
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.

Manuales de Objetivos y Políticas.

Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social,
contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo,
clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes
a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar
adecuadamente las políticas.

Diagrama de Proceso y de Flujo.

Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o
explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificación. Estos
diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente
cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos pasos.
Técnica del Diagrama de Proceso: Los símbolos empleados para formular el
diagrama de proceso son los ya señalados; pero existe otra forma, con la sola
variante de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O – T – I – D - A, que
equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Se usan
estos simb0los para ejemplificar otro modo distinto de representar, y, desde luego,
fácilmente recordable por la palabra "OTIDA".
Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos:

Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación

del proceso, tales como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia
y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.
El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una para los símbolos, otra para
descripción breve del trámite, otras dos para anotar las distancias de transporte y los
minutos de demora por almacenamiento y otra para observaciones.

Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende,
y se marcan puntos en las columnas de los símbolos Correspondientes, uniéndolos
con una línea perceptible.

Cuando se ha terminado de describir el proceso se obtienen los totales de

operaciones, transportes, inspecciones y demoras, así como de los metros
recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.

Estos torales indican ya en cierto modo el tipo de acción que conviene tomar. Así,
v.gr.. si se nota que los transportes y almacenamientos son exagerados sobre las
operaciones 0 inspecciones, tendrá que deducirse que ese proceso puede ser
mejorado.

Existe aún necesidad de hacer un análisis más profundo, para lo cual cabe
preguntarse.

Graficas de Gantt.
Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la
ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo
o en serie en un determinado período de tiempo.
Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se
realizan coordinadamente, resultan bastante eficaces para la planificación y la
evaluación del avance de los proyectos.
Cómo usar un gráfico de Gantt para planificación:
Para generar un calendario de proyecto utilizando gráficos Gantt, primero se tiene
que identificar las tareas que deben planificarse. A continuación, se determinara la
duración de cada tarea a través de técnicas y fórmulas para la estimación apropiada
de tiempos. Si ya se ha preparado un gráfico PERT ya se habrían identificado las
tareas y deberían al menos determinarse las dependencias mutuas entre tareas, ya
que los gráficos Gantt no muestran claramente estas dependencias, pero es
 imperativo que el calendario de planificación las reconozca. Entonces estamos
preparados para planificar tareas.
Primero, se escribe la lista de actividades en la columna de la izquierda del gráfico
Gantt. Las fechas correspondientes a la duración del proyecto se anotan en el eje
horizontal del gráfico. Habrán de determinarse fechas de inicio y fin de cada tarea,
fijándose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas.

PERT (Evaluación de Programa y Técnica de Revisión)

El PERT fue desarrollado por científicos de la oficina Naval de Proyectos Especiales.
Booz, Allen y Hamilton y la División de Sistemas de Armamentos de la Corporación
Lockheed Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad que ha ganado amplia
aceptación tanto en el gobierno como en el sector privado.
En los gráficos PERT, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y
tareas.

Organización.

Etimológicamente, proviene del griego “organon” que significa instrumento, por ello, se
define de la siguiente manera:

“Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización en una forma tal que pueda logra los objetivos de la
organización de manera eficiente, debe garantizar la asignación de todas las tareas
necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar estas tareas”

Los administradores deben adecuar la estructura de la organización con sus objetivos y

recursos, un proceso que se denomina DISEÑO ORGANIZACIONAL. Para ello, existen
unos principios de la organización que han de tomarse en cuenta, y estos son:

 Especialización: Mientras mejor se divida el trabajo, asignando a cada empleado una

labor específica, se obtiene el mayor grado de eficacia, precisión y destreza.
  Unidad de mando: Existe un solo jefe para una labor asignada, dando a entender
así, que el trabajador sólo recibirá ordenes de su jefe, y es éste, el único encargado
de supervisar y corregir al trabajador, y esto contribuye en gran manera al orden y la
eficacia que exige dicha organización.
 Del equilibrio de autoridad–responsabilidad: Es la asignación del grado debido de
autoridad al jefe en cada nivel jerárquico. La autoridad se ejerce de arriba hacia
abajo o de abajo hacia arriba, según sea la estructura organizacional que se posea.
 Del equilibrio de dirección-control: A cada grado de delegación de responsabilidad le
corresponde establecer los parámetros de control adecuados, esto, para asegurar la
unidad de mando.

Éstos entre otros más, algunos de los principios importantes de la organización.

Dinámica Administrativa.
Es la fase donde se realiza ejecución con eficiencia y eficacia de la misma empresa. Y
dentro de ésta etapa se destacan 3 importantes: Integración, Dirección y Organización, pero
actualmente sólo se ocupan la dirección y organización. Empezaremos a hablar acerca de
la dirección.

Dirección:
Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las
metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el
aspecto interpersonal de la administración, y el encargado de dirigir es el gerente.
La dirección se puede ejercer por:
 El liderazgo. El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos para que
trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes. Se entiende como la
capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y
evaluar a un grupo o equipo.
El liderazgo es algo innato: se nace líder.”
Los rasgos, la personalidad, las características físicas o intelectuales, distinguen a
los líderes de los que no lo son.
  La motivación: Es la disposición de emplear grandes niveles de esfuerzo para
alcanzar las metas de la organización a condición de que la capacidad del esfuerzo
satisfaga alguna necesidad individual. La motivación es la labor más importante de
la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución
del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares
o patrones esperados.
 La comunicación: es una herramienta que encierra un sin número de factores que
deben ser tomados en cuenta a la hora de seleccionar e implementar un sistema de
comunicación dentro de una organización, fortaleciendo las relaciones con los
colaboradores, de igual forma, los directivos deben ser un ente de comunicación
efectiva, practicando la escucha activa y la empatía para lograr un mayor y mejor
enfoque de las necesidades de los empleados y la organización en sí, haciendo uso
efectivo de esta información creando la sinergia adecuada para la consecución de
los objetivos de la empresa.

Principios de la dirección: Se destacan los siguientes:

 EL PRICIPIO DE LA COORDINACION DE INTERESES :

El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logren coordinar los
intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de
aquel.
La Dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los
subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales
e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización, y
si éstas no se contraponen a su autorrealización.

 IMPERSONALIDAD DE MANDO.
Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad
de la organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados
como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los
 dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad
personal.
 DE LA SUPERVISIÓN DIRECTA.
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen
con mayor facilidad.
 DE LA VÍA JERÁRQUICA.
Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos y
jamás emitirlos sin razón y en forma constante.
Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la
organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, sea transmitida a
través de los niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así
como pérdidas de tiempo.
 DE LA RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO.
Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo mas pronto que
sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina, produzcan el menor disgusto a
las partes.
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión
administrativa al momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en
relación con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que éste se
desarrolle y provoque problemas graves colaterales.

 APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO.

El conflicto es un problema, que se antepone al logro de las metas de la organización,
pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Control.
Control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se
ajusten a las actividades proyectadas. El control sirve a los administradores para monitorear
la eficacia de sus actividades de planeación, organización y dirección. El control puede
considerarse como la detección de las variaciones de importancia en los resultados
obtenidos por las actividades planeadas. Es importante tener presente que el propósito del
control es positivo, es hacer que sucedan las cosas por medio de las actividades planeadas.
El control nunca debe considerarse como negativo en carácter, como un obstáculo para
alcanzar los objetivos. El control es una necesidad administrativa y no un impedimento y
obstáculo.

Principios
 Principio del propósito de control.
La tarea del control es asegurar que los planes tengan éxito mediante la detección
de sus desviaciones y proporcionar una base para tomar la acción necesaria para
corregir las desviaciones indeseables como posibles reales.

 Principios de controles dirigidos al futuro.

Debido a las demoras en tiempo en el sistema total del control, cuanto más se base
un sistema de control en la información adelantada se tendrá la oportunidad de
percibir desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y llevar a cabo
acciones a tiempo para evitarlas.

Estos dos principios insisten en que el propósito del control es asegurar que se logren los
objetivos mediante la detección de desviaciones y llevando a cabo la acción correctiva,
tomada para alcanzarlos. El control al igual que la planeación, deben mirar hacia el futuro.

 Principio de la responsabilidad del control.

La responsabilidad principal de la ejecución del control recae sobre el jefe que tiene
a su cargo el desempeño de los planes de que se trate.
 Puesto que la delegación de la autoridad, la asignación de tareas y la responsabilidad
de ciertos objetivos recaen sobre jefes específicos, se desprende que el control de
este trabajo lo debe ejercer cada uno de esos jefes.

 Principio de la eficiencia de los controles.

Las técnicas y enfoques de control son eficientes si detectan y hacen resaltar la
naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un mínimo de costo o
de otras consecuencias indeseables.
 Principio de control preventivo.
Cuanto más alta es la calidad en un sistema será menor la necesidad de controles.
La mayor parte de los controles se basan en el hecho de que los seres humanos
cometen errores y que con frecuencia, no reaccionan frente a los problemas llevando
a cabo su corrección en forma adecuada y rápida.
 Principio del reflejo de los planes.
Cuanto más claros, completos e integrados sean los planes, cuando más se diseñen
los controles para que reflejen esos planes, los controles cumplirán de modo más
efectivo las necesidades.
No es posible crear un sistema de control sin planes, puesto que la tarea del control
es asegurar que funcionen en la forma deseada. No hay duda que en cuanto más
claros, completos e integrados sean estos planes se tendrá un control más efectivo.
 Principio del punto crítico de control.
El control eficaz requiere presentar cuidadosa atención a aquellos factores críticos
para evaluar el desempeño con respecto a los planes.