5 pasos para automatizar tu negocio

¿Qué ventajas tiene automatizar los procesos de negocio?

Si necesitan razones para automatizar los procesos de negocio, a
continuación presentamos 5 factores que sin duda son cruciales y
determinantes:

1. Estar enfocado en procesos implica que la participación de las

personas se pueda definir con base a un modelo de roles, utilizando
flujos de trabajo y diagramas permitan la definición de las actividades.
Tener los procesos automatizados conlleva que la información
correspondiente se tenga documentado a disposición de todos los
implicados y no en la mente de algún empleado, que crea ser
indispensable.

2.Minimizar costos al diseñar procesos económicos dado que está

orientado a que las tareas se lleven a cabo en el momento esperado y
por personas específicas. De la misma forma se pueden hacer
cambios de manera ágil para que se puedan incorporar necesidades
que demande el negocio o los mercados.

3.Evitar tareas repetitivas, en la medida que se hacen de forma

automática las personas se concentran en las tareas productivas.
También evita que se presenten errores de operación que pueden ser
ocasionados por una definición poco clara de las responsabilidades y
reglas de negocio que permitan pasar de un estado a otro, sin duda
está orientado al cumplimento de cada una de las tareas que se han
establecido para que funcione de forma correcta y eficiente.

4.Uno de los importantes, se tiene información que permita tomar

decisiones de cara al comportamiento de los mismos, en cuanto a
tiempos, comparaciones que conduzca a un análisis de las causas del
problema o de la situación determinada y así ir alineados con uno de
los objetivos de mejora continua.

5.No desechar los sistemas actuales, todo lo contrario, garantizar la

integración de los procesos con los sistemas actuales.
De esta forma concluimos que estos factores apoyan a las PYMES a
la mejora de la competitividad, a buscar la calidad en sus productos y
servicios, a aumentar la productividad y ante todo la mejora continua.

¿Qué hay que analizar para automatizar los procesos de negocio?

Además de definirlos, también es muy importante tomar en cuenta que
todos los involucrados los conozcan, los entiendan y además los
lleven a cabo. Toda empresa que he conocido tiene cinco situaciones
de los procesos de negocio que hay que tomar siempre en cuenta en
cada implantación. Desglosemos entonces cada uno de ellos que,
aunque se explican por sí solos, debemos considerar ciertos puntos.

1.-Proceso de negocio actual. Todas las organizaciones en el mundo

funcionan de alguna manera u otra, tengan o no su proceso de
negocio formalizado, su funcionamiento se da. Esto nos da la pauta
para que se genere la mejora continua, dado lo cambiante del entorno
empresarial en la actualidad y el rápido movimiento de las tendencias
a nivel mundial, ya que siempre debemos de estar tanto generando
tendencias como adaptándonos a las que aparecen cada día en
nuestro entorno.

2.-Proceso de negocio documentado. Sí, siempre hay un desfase

entre el actual y el documentado, esto se debe a la velocidad con la
que se mueven las organizaciones ya que aunque se lleve el proceso
de negocio documentado de manera formal o bien no se lleve del todo,
siempre habrá desfases entre el actual y el documentado. Algo
importante es que todas las organizaciones tenemos nuestro proceso
de negocio documentado de alguna forma u otra, ya sea con un
documento formal o bien mediante correos electrónicos, memorandos,
minutas de junta, etc.

3.-Proceso de negocio óptimo. Toda organización tiene su proceso de

negocio óptimo que, debido a lo cambiante del ambiente empresarial
en el mundo, cambia vertiginosamente día a día.Este proceso de
negocio, garantiza la mejor forma de trabajo para la organización, así
como también maximiza el valor agregado que la empresa genera
para el beneficio de sus clientes; sin embargo, dada su característica
cambiante siempre es difícil de implementar en los proyectos de
automatizar procesos de negocio. Nunca hay que perderlo de vista y
debemos de actualizarlo constantemente, ya que esto nos hará
siempre competitivos y estar a la vanguardia en la preferencia de los
clientes.

4.-Proceso de negocio deseable. En la mayoría de los casos, el

personal involucrado en definir el proceso de negocio de cada área
dentro de la empresa, sabe qué es lo que quiere y lo que le gustaría
tener para mejorar su área; sin embargo, no necesariamente es
alguno de los otros procesos de negocio que aquí describo. En
diferentes ocasiones al estar diseñando el proceso de negocio para
una organización, me he topado con que la gente empieza a soñar con
su proceso con gran ilusión y creyendo en que esa es la mejor forma
para llegar a ser más eficientes y efectivos en su trabajo; sin embargo
en casi todas las veces, caen en redundancias innecesarias, controles
sin sentido, solicitudes de información irrelevante o actividades que
más que aportar valor a la empresa, agregan burocratismo o lentitud
en la operación del día a día. Más aún, llegan a realizar solicitudes de
gráficas o reportes que, días después no saben para qué lo pidieron.

5.-Proceso de negocio lograble. Dadas todas las circunstancias que

viven las organizaciones con respecto a sus fuerzas, debilidades,
carencias y situación de diversas índoles tales como físicas,
económicas, de recursos humanos, etc. se debe de tomar en cuenta
que el proceso de negocio óptimo no siempre se podrá implantar en la
empresa. No tendría sentido alguno el establecer que el proceso de
negocio óptimo se llevará a cabo, ya que por una razón u otra es
imposible, es por eso que el proceso de negocio lograble es de suma
importancia. Este es el proceso de negocio que sirve de base para
implementar todo proyecto de automatizar procesos de negocio.

En resumen, un proyecto de automatizar procesos de negocio es un

proyecto de negocio, después uno de tecnología y finalmente uno de
personas, ya que primeramente se definen los procesos de negocio a
seguir en cada área, para después automatizarlos con tecnología
basada en hardware, comunicaciones y software y, finalmente,
capacitar, entrenar y asesorar a las personas encargadas de cada uno
de los procesos dentro de la PYME.
Los sistemas esenciales para automatizar tu negocio y valorar tu
tiempo
El tiempo es uno de nuestros activos más valiosos. Es sorprendente
cómo se va sin darnos cuenta siquiera, sin tener consciencia plena
hasta que vemos que se nos escurre sin disfrutar de nuestras familias,
amigos, hobbies, etc.
Y lo más triste de esto, es que ni siquiera es necesario que pase así,
“malgastado y maltrado”.
Tan solo con un poco de organización, crear e implementar sistemas y
automatizar acciones, podés hacer la diferencia en tiempo y DINERO
que impulsen tu negocio.
Tan elemental, sabido… e ignorado conocimiento Porque no
podés negarme que ya sabés todo esto.
Las excusas que suelo escuchar en clientes, colegas, amigos y
familiares, es el temor a perder espontaneidad o creatividad.
Pero en mi experiencia, viendo los resultados míos y de clientes, la
realidad indica que esos temores son infundados, de hecho, pasa
exactamente lo contrario: el organizarte y poner los sistemas y
procesos correctos en orden, te garantizan más espacio y tiempo para
la creatividad, y además… ¡te permite aún mayor espontaneidad!
Y para tomar la mayor ventaja y obtener más tiempo aún, debés
organizarte con sistemas que puedas automatizar e integrar…
Integrar los diferentes pasos es clave, pues monitorear varios sistemas
desgasta, es extenuante y los resultados son opuestos a los
buscados.
¿Cuál sos vos?
1- NO te organizás nunca ni creás sistemas para salvaguardar tu
creatividad y lo que te hace único, tu diferencial.
2- Por el contrario, tenés tantos sistemas para organizarte que
terminaste creando una telaraña que te mantiene atrapado jugando
con la tecnología, aprendiendo a dominar cada paso… y gastando
más tiempo del que deberías.
3- Te encantaría ser organizado, pero no tenés ni idea de dónde ni
cómo comenzar.
Sea cual seas de estos 3, te puedo ayudar
Necesitás poner en orden tus sistemas y procesos, los cuales debés
integrar y automatizar para que funcionen apropiadamente aún en tu
ausencia.
Y sin dudas podrás crear estos sistemas que harán que tu negocio
vaya sobre ruedas, hacer dinero y ganar tiempo.
4 SISTEMAS ESENCIALES PARA AUTOMATIZAR TU NEGOCIO
Hay 4 sistemas esenciales que debes tener en orden para aprovechar
tu tiempo y lograr más haciendo menos, impulsando tu negocio. Decile
sí a tu tiempo creativo, decile sí a tus vacaciones despreocupadas y
decile sí a tus seres queridos con tiempo y dinero para disfrutar.
1- Automatizá el seguimiento de tus clientes y prospectos
Un dato que puede sorprenderte: las ventas se obtienen del quinto a
décimo contacto de seguimiento. Y a pesar de saberlo, la triste
realidad es que la mayoría de nosotros no da seguimiento a sus
prospectos, algunos ¡ni siquiera una vez!
¿Por qué?
Porque te consume tiempo, es aburrido… y la principal causa es que
muy probablemente lo encuentres un poquito intimidante
Entonces, pensá: Si automatizás el seguimiento, el sistema lo haría
por vos, en el momento correcto, sin necesidad de estresarte por el
asunto cada vez que alguien comienza el proceso.
Usá tu sistema de CRM para el envío de respuestas
automáticas(aconsejable).
Si no tenés,una forma es implementar un formulario integrado con tu
sistema de email marketing, en el que cada vez que alguien consulte,
actúe como un opt-in o suscripción, y se dispare una serie de
autoresponders, en el que le enviarás información valiosa mientras
evaluás al cliente. Información que además te mantendrá en su mente.
O podés tener un mail especial, por ejemplo, que sólo se use para
prospectos que entren por el formulario de la página de contacto de tu
web, y programar el envío del seguimiento de ese prospecto, en este
caso, por ejemplo, lo enviaría a un formulario más extendido en el que
puedas recabar información para ver si es tu cliente ideal.
También te aconsejo el uso de plantillas, de acuerdo a la consulta
recibida. Ideal: Gmail o Google apps con las canned responses o
respuestas almacenadas.
Como ya te he aconsejado en anteriores ocasiones, si nos referimos
estrictamente a suscriptores, podés tener planeado y programado el
contacto por 3 meses, 6 meses… o hasta un año! O mientras te tomas
vacaciones o estás enfermo o simplemente descansás.
2- Automatizá el proceso de agendar la primera sesión de consulta
Uno de los grandes ladrones de tiempo que veo en mis cliente es
agendar sesiones, no hablemos de la primera cuando no hay un
conocimiento de horarios y días de la otra parte.
Eso genera un ir y venir de mails o llamadas a pesar de las muchas
opciones que se den, siempre el prospecto pide otra opción que no
está en la lista. ¿Te suena familiar?
El tiempo pasa y se diluye y lo más probable es que ambos pierdan
interés, con el sabor amargo del tiempo perdido y ningún resultado
positivo. Desmoralizador.
NO sigas en este juego que tiene tan fácil solución:
Creá bloques de tiempo disponible en tu calendario, ya sea
Boomerang Calendar, vcita, TimeTrade o tu plataforma de CRM, luego
los prospectos y clientes ven tus horarios y días disponibles para
agendar su cita o sesión contigo sin idas y vueltas desgastantes.
Luego, si tu sistema no tiene confirmación automática, creá
unautoresponder diciéndoles que la fecha está acordada, y explicale si
debe esperar un link, con cuánta anticipación, o si será una sesión
telefónica, etc. Agregá un enlace a un formulario o documento con la
información estratégica que deben proporcionar o reunir o tener a
mano para que la sesión sea aprovechada al 100 por ciento por
ambas partes.
Todo esto lo tendrás oportunamente preparado en una plantilla a la
que solo debas cambiarle las fechas, horarios, enlace de reunión,
nombre. Muy fácil para vos o tu asistente virtual.
3- La Automatización es la clave para desconectarte en vacaciones
Nada peor que programar tus vacaciones, estar en un lugar
increíble…. Y no poder disfrutar a pleno, porque
pasás (malgastás) incontables horas respondiendo emails de trabajo.
Si sentís que si te desconectás, podrías perder un prospecto o peor,
un cliente. ¡NO, ya dejá esos pensamientos y actitudes de lado con la
automatización!
Programá sesiones personalizadas para tus clientes recurrentes.
Enviá un resumen mensual de todas las sesiones agendadas para ese
mes, de manera que nada escape a tu visión de sesiones y tareas por
hacer, ni de lugar a malos entendidos.
Recordales y enseñales a tus clientes a guardar los documentos y
audios de clases y sesiones en carpeta fáciles de acceder y localizar,
o sugeriles que ingresen con cierta frecuencia al área privada de tu
sitio para ver los documentos, de manera que mantenga su
concentración y aprendizaje frescos para el momento de tu regreso o
su próxima reunión programada.
4 – BASTA de correr tras el dinero
En general, la parte de decir tu honorario suele ser de las más
traumáticas, nos invade la vergüenza, las inseguridades…. Facilitate
esta parte automatizando el proceso de pago, dejá atrás los miedos y
dudas y obtené tu pago con estos pasos:
Creá las facturas con antelación (por supuesto esto depende de tu
negocio, estoy enfocándome en coaches con paquetes ya pre-fijados y
armados). Lo ideal es que tengas un sistema de facturación, yo
uso FreshBooks.
IMPORTANTE: Usá un formulario de autorización de cobros a tarjetas
de crédito para automatizar el proceso de pago.
Generá los recibos de esas facturas y enviáselas por email a tus
clientes (nuevamente, este paso está cubierto en Freshbooks de
manera automática).
Contratá a una asistente virtual para que gestione tu sistema de
pagos, ¡liberá tu tiempo!
Si querés vivir tu vida de una manera que merezca ser vivida,
organizá, automatizá e integrá los sistemas y procesos de tu
negocio: ahorrá dinero, ganá tiempo y cambiá tu vida ¡Se puede!
4 Maneras de automatizar tu negocio
Cuando tienes un negocio grande o tu negocio está
creciendo, empiezas a tener que hacer otras tareas, tanto en tu
computadora como en el mundo de afuera, para poder mantener toda
esa infraestructura, vas viendo que tu tiempo personal se empieza a
recortar drásticamente y tienes que ir pensando en automatizar
algunos procesos.
Además, una de las razones por las que muchas personas se
adentran en la idea de tener su propio negocio es
precisamente poseer más tiempo libre para poder disfrutarlo con la
familia o para lo que más les gusta, por lo que resulta ilógica la idea de
que te termines esclavizando a tu propio negocio.
Para evitar esto existe la posibilidad de que algunos procesos
comerciales y propios de tu negocio los puedas automatizar y sean
elaborados por programas y aplicaciones que permitirán que tu
negocio funcione de manera solitaria y tu solamente tengas que ir
chequeando unos pocos procesos.
Además del ahorro del tiempo, con la automatización puedes
aprovechar de mejor manera tu negocio y todo el marketing que
necesitas para que tu negocio llegue a buen puerto. Existen
programas que te ayudarán a crecer y poder mantener un mayor
número de clientes de los que tú de manera personal puedes soportar,
a menos que decidas no dormir más y estar todo el día frente a la
computadora, cosa que en lo personal no te lo recomiendo.
Muy bien, habiendo visto ya las ventajas que tiene el proceso de
automatización que puedas llevar a cabo en tu negocio, entraré a las
maneras concretas mediante las cuales puedes empezar con este
proceso poco a poco.
Consigue los correos electrónicos de tus clientes potenciales de
manera automática
Cuando cada usuario o cliente te brinda su correo electrónico tienes la
posibilidad de enviarles todo tu contenido; invitaciones, suscripciones,
boletines y toda la información que veas pertinente para el crecimiento
de tu negocio y para conseguir más clientes.
Para conseguir estos correos electrónicos puedes crear un “lead
magnet” (un ebook, video, test…) de valor para tus clientes
potenciales y pedirles su email para enviárselo. De esta forma podrás
obtener datos concretos de personas interesadas y por supuesto, sus
respectivos correos.
Para hacer esto puedes usar herramientas de email maraketing como
Mailchimp, Aweber o GetResponse, que son las que recomiendo a msi
clientes;) Luego con esta información que se va recopilando podrás
irla usando para ir expandiendo tu marketing de manera progresiva.
Automatizar tu proceso de ventas
Una vez que tienes los correos electrónicos (suscriptores), puedes
automatizar tu proceso de ventas. Como dice Jeff Walker: “tus
suscriptores son tus ventas futuras”. Puedes por
ejemplo enviar respuestas automáticas a nuevos suscriptores
ofreciéndoles algún producto a bajo precio. Esto es completamente
automático una vez lo has configurado. Alguien te da su email y
automáticamente estará recibiendo mails en serie;)
Segmentar automáticamente a tus clientes y por ende, dar una
comunicación aún más personalizada y conseguir más ventas
Hoy en día existen mucha herramientas que te permiten captar
información de los usuarios y clientes que interactúan con tus
comunicaciones, con tu web o tus productos dentro del mercado. Esta
información te puede permitir segmentar cada grupo según sus
intereses o gustos y así puedes enviarles información más detallada y
personalizada.
Las herramientas de email marketing son excelentes para
segmentar. Por ponerte un ejemplo práctico, eres nutricionista y tienes
clientes que quieren bajar de peso para mejorar su aspecto físico, y
otros que quieren bajar de peso por cuestiones de salud. Envías un
email sobre el primer tema (aspecto físico), con un enlace a un post en
tu blog sobre ese tema, y la gente que haga clic se convertirá en un
segmento de suscriptores. Ya está. Ya tienes una lista de clientes
potenciales interesados en su aspecto físico y puedes enviarles
información específica para este tema, enfocándote en la apariencia,
muy diferente del tema de salud;) Podrás llegar mejor a ellos, hacer
una comunicación más enfocada en lo que quieren, y así podrás cerrar
más ventas;)
También puedes formular unas cuantas preguntas a través de
programas de formularios que puedes automatizar y luego recopilar
toda esa información para empezar con campañas de marketing más
enfocadas en el cliente. Recuerda que mientras más información
poseas sobre el cliente y su opinión sobre los servicios o productos
que ofreces, mayores posibilidades tendrás de mejorar y de entregar
algo que de verdad se ajuste a sus necesidades y esto por supuesto te
traerá más ganancias económicas.
Fidelizar automáticamente tus clientes
Si tienes un negocio en marcha y tiempo en tu negocio, te habrás
dado cuenta que la mayor cantidad de ventas te la generan tus
clientes más leales (y si aún no lo has notado, es hora de que le des
una prioridad importante porque estás perdiendo ventas importantes).
Y el email marketing también te permite fidelizar a tus clientes
actuales.
Por ejemplo puedes automatizar en tu negocio el envío de emails en
fechas importantes. Entre otras, enviando un email de felicitaciones a
aquellos que acaban de comprarte algo, o a clientes estrella en el día
de su cumpleaños (incluso puedes incluir una oferta especial para esa
fecha:D) ¡Todo es posible!
También puedes automatizar una serie de emails para aquellos que se
hacen tus clientes, con información de valor enviada semanal o
quincenalmente, específica para ellos (bien segmentada). Esto hará
que te sientan cerca, que sientan que los estás ayudando, y te
comprarán de nuevo cuando menos lo esperes. (¡Esto también
funciona de maravilla!, te lo digo por experiencia propia :D)
Hoy en día existe la posibilidad de que construyas ciertas plantillas ya
estructuradas para responder preguntas básicas que pudieran efectuar
los clientes, lo que se logra es que el programa de automatización les
responda de manera automática, sin tener que si quiera abrir al correo,
¡un verdadero ahorro de tiempo! ¿no te parece?.
Lo que debes cuidar aquí es no perder el toque personal con los
clientes, para ello debes construir unas plantillas que hagan que el
cliente ni se dé cuenta que es una respuesta automática. Cuando los
clientes sienten que son tratados por un programa repetidor muchas
veces pierden el interés en tu producto o servicio y se van muy
decepcionados. Así que ya sabes, no caigas en esto por favor
No te compliques, la automatización de tu negocio es una ventaja
increíble que la tecnología te brinda para llegar más lejos, está ahí
para que la aproveches y tengas más tiempo disponible
Cómo Automatizar Procesos de Negocio
Si queremos mejorar la productividad de nuestra empresa, la solución
probablemente pase por automatizar procesos de negocio. Aunque
pueda parecer un cambio costoso, se trata simplemente de cambiar la
forma en que conducimos nuestra empresa y de implantar una
solución tecnológica sencilla para poder modelar, ejecutar y controlar
los procesos. Vamos a ver cuáles son los principales pasos que
debemos dar para automatizar procesos de negocio.
Pensar en procesos para aumentar la productividad.
Pensar en procesos permite dividir el flujo de trabajo en tareas y
adjudicar a los participantes un rol y responsabilidad. Al ser necesario
describir cada proceso, podemos definir qué documentos
necesitaremos en cada tarea, quién es el responsable, cuál será el
comportamiento del proceso en cada estado, etc.
Esta descripción del proceso también permitirá un aumento de la
calidad, ya que será necesario definirlos de acuerdo a un estándar.
Además, al estar automatizados, se aumenta la productividad -libera a
los empleados de tareas mecánicas- y permite que toda la
organización tenga una visión homogénea del proceso.
Los procesos de negocio deben ser fáciles y flexibles.
Ten en cuenta el presupuesto para diseñar procesos que se puedan
realizar en un tiempo reducido y con la menor inversión económica
posible. Hay que definir un método de trabajo para que toda la
organización sepa quién se va a ocupar de cada tarea y en qué orden.
Un proceso debe estar bien configurado, pero debe dejar margen al
cambio. Con AuraPortal (software BPMS para la automatización de
procesos de negocio), una vez ejecutado un proceso, existe la
posibilidad de ajustarlo de una manera fácil. Esto permite una mejora
continua, la aplicación de nuevas tácticas o un ajuste rápido según las
necesidades de la empresa.
Una solución tecnológica para la gestión por procesos debe ser fácil,
intuitiva y sencilla de utilizar. Por ello,AuraPortal BPMS define los
procesos utilizando diagramas, permitiendo que, de una manera muy
visual, toda la organización pueda consultarlos y modificarlos si se
tienen permisos.
Medir y controlar los procesos aumenta la efectividad.
Tras tomar la decisión de implantar una solución tecnológica para la
gestión por procesos de una empresa, uno de los dilema suele ser qué
procesos se deben automatizar y cuáles no. Por ello,
en EQMED asesoramos y supervisamos el proceso de implantación
de AuraPortal BPMS y sugerimos, trabajando junto a la dirección de la
empresa, qué procesos deben automatizarse, según su importancia
para los resultados de la empresa (metodología BPM).
Suelen ser tareas repetitivas y que quitan tiempo a la plantilla para la
realización del resto de actividades (comprobar una normativa, mandar
un aviso, etc.). Además, automatizar procesos reduce los errores
humanos, ya que cada miembro sabe qué tarea debe realizar y en qué
estado se encuentran los procesos.
Por otra parte, al estar definido cada proceso cuidadosamente, se
obliga a su cumplimiento, y es fácil comprobar quién ha realizado sus
tareas y quién no, mejorando la productividad y la competitividad.
Hacer seguimiento de los procesos favorece la mejora continua.
Es necesario recoger datos para medir tiempos en las tareas y así
poder focalizar el error y subsanarlo lo antes posible. Hay que crear
una rutina de recogida de datos, definir qué métricas vamos a realizar
y planificar la recogida de información sistematizada. Por ejemplo,
cuánto tarda en entregarse un pedido una vez solicitado.
La fase de análisis y seguimiento de los procesos es vital para
descubrir errores. La solución tecnológica AuraPortalestá diseñada
para poder realizar un seguimiento exhaustivo de los procesos y para
poder modificar cualquier dato con rapidez, sin interrumpir el proceso.
Para reducir riesgos, AuraPortal también permite realizar un simulacro
del proceso con datos reales; así comprobamos que el proceso
funciona y da resultados antes de lanzarlo. Esto ayudará a solucionar
los cuellos de botella, a actualizar el funcionamiento de la empresa
según las condiciones externas, etc. Así podremos adelantarnos a la
competencia y no incurriremos en gastos innecesarios.
Si necesita más información sobre la implantación de AuraPortal en su
empresa bajo la supervisión de EQMED, no dude en contactar con
nosotros.
Automatización de Procesos de Negocio
En la década de los noventas, el entonces naciente concepto de
“workflow” generó confusión en el mercado ya que la gente trataba de
definir lo que era y cómo debía usarse de la mejor manera sin mucho
éxito. En la actualidad, esta situación se replica en la industria del
BPM (Business process management) y TCM (Transactional content
management). Si preguntamos a 10 diferentes proveedores que
definan el concepto BPM o TCM, seguramente se obtendrán 10
versiones distintas, aunque en realidad todas utilizarán la misma
terminología básica para explicarlo.
Las organizaciones hoy día requieren apoyo para aclarar esta
confusión a fin de descubrir los beneficios que puede traer una
estrategia integral para la orquestación y optimización de los Procesos
de Negocio.
Los procesos de negocio constituyen la columna vertebral de la
operación crítica de todas las organizaciones.
La necesidad que tienen hoy día las áreas de Administración de
Negocios de maximizar su apalancamiento en las Tecnologías de la
Información, ha conducido al surgimiento de la disciplina de
Administración Automatizada de Procesos de Negocio (BPM) o en
Casos (TCM), cuyo propósito esencial es: Identificar, modelar,
estandarizar, analizar, diseñar, optimizar, automatizar, simular,
monitorear y mejorar continuamente los procesos sustantivos de
negocio de las organizaciones a través de un conjunto de
herramientas que facilitan el uso de cada una de las etapas antes
mencionadas.

ECM Solutions ofrece soluciones y servicios para automatizar los

procesos de negocio de su organización, esto nos permite articular de
manera conjunta con nuestros clientes una estrategia integral para
mejorar la calidad, incrementar la efectividad y la eficiencia de las
cadenas productivas de su organización, así como garantizar el apego
a políticas y el cumplimiento de los niveles de servicio de dichos
procesos.
Nuestro principal diferenciador radica en que no nos limitamos a cubrir
las necesidades actuales, sino que apoyamos a nuestros clientes en la
construcción de la visión global a corto, mediano y largo plazos para
implementar, adoptar y utilizar eficientemente estas soluciones y
herramientas.
Nuestra oferta alrededor de tecnologías de BPM y TCM nos permite
apoyar a nuestros clientes a incrementar el índice del desempeño en
procesos críticos de negocio, reducir tiempos de procesamiento e
incrementar la productividad, optimizando al mismo tiempo la toma
decisional al habilitar una práctica integral que facilita la creación,
administración y optimización de procesos definidos, los cuales en
caso de incluir documentación de soporte y haciendo uso de un TCM
integramos las ventajas y servicios de un plataforma de Administración
de Contenido.
Características
Beneficios
Nuestra herramientas para BPM y TCM ofrecen altas capacidades
para la administración procesos de negocio centrados en contenido.
– Cubren todos los módulos del BPM: Diseño del proceso, simulación,
manejo de formas electrónicas, ambientes de desarrollo rápido y de
integración de aplicaciones así como herramientas para el monitoreo
de procesos.
– Realiza un manejo automatizado de las excepciones al proceso
habilitando respuestas inmediatas a eventos tales como
eventos/acciones asociadas al contenido o bien, solicitudes de clientes
o proveedores.
– Provee soporte a estándares para el manejo de procesos
automatizados tales como BPMN para modelado de procesos y XPDL
para la definición y ejecución de los procesos.
– Permite ser integrado a soluciones para el manejo de formas
electrónicas en las etapas del proceso que requieren de interacción
con usuarios finales.
Nuestra herramientas para TCM ofrecen altas capacidades para la
administración procesos de negocio centrados en contenido.
– Provee soporte a escenarios de “Contenido Activo”, en donde el
contenido se hace accesible a los usuarios en el momento en que es
requerido y dentro del contexto del negocio sin la necesidad de
buscarlo.
– Permite ser integrado con herramientas de Administración de
Contenido y de Gestión Archivística de manera nativa.
Introducción a Business Process Management (BPM)
El presente artículo tiene como objetivo presentar de manera breve los
conceptos fundamentales de la disciplina de BPM, por qué ésta se
debera adoptar en las empresas y finalmente cómo la misma se
relaciona con las tecnologías de IT para dar soluciones de valor
agregado a los negocios de empresa. Está pensado para una
audiencia que no conoce de este tópico y con la necesidad de querer
aprenderlo de una forma rápida y sencilla.

Introducción a Business Process Management (BPM)

Introducción
El presente artículo tiene como objetivo presentar de manera breve los
conceptos fundamentales de la disciplina de BPM, por qué ésta se
debería adoptar en las empresas y finalmente cómo la misma se
relaciona con las tecnologías de IT para dar soluciones de valor
agregado a los negocios de empresa.
Está pensado para una audiencia que no conoce de este tópico y con
la necesidad de querer aprenderlo de una forma rápida y sencilla.
¿Qué es BPM?
Se puede definir a BPM como una disciplina o enfoque disciplinado
orientado a los procesos de negocio, pero realizando un enfoque
integral entre procesos, personas y tecnologías de la información.
BPM busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear,
controlar y medir los procesos de negocios que una organización
implementa. El enfoque contempla tanto procesos manuales como
automatizados y no se orienta a una implementación de software.
Algo importante a tener presente es que BPM no es una tecnología de
software, pero se apoya y hace uso de las mismas para su
implementación efectiva.
Dependiendo del uso del enfoque y su aplicación, BPM puede verse
como una metodología, como una herramienta estratégica o bien
como conjunto de herramientas tecnológicas, no existe definición
precisa, todo depende del prisma que utilicemos para ver la realidad.
No obstante, personalmente creo que la definición de “enfoque
disciplinado” es el mejor acercamiento para describirla.
¿Por qué una organización debería implementar esta nueva
disciplina?
Una organización podría hacer uso de este enfoque por muchas
razones, pero personalmente creo que el hecho que BPM traiga de la
mano a los procesos, las personas y la tecnología de la información de
manera conjunta es la razón principal para adoptarla.
Los enfoques previos trataban de manera separada a estos tres
elementos, produciendo una brecha a veces insalvable entre las
tecnologías de IT y negocio. Esta brecha al mediano/largo plazo
resulta en pérdidas (millonarias en muchos casos) que las empresas
deben afrontar.
La orientación al proceso es un enfoque más real para el modelado de
situaciones organizacionales. Una organización esta regulada por
procesos, y son estos lo que hacen que la organización tenga vida.
Dependiendo de cómo estos están implementados, esta vida podrá
ser mas corta o larga.
Si una empresa conoce de sus procesos, podrá entonces modelarlos,
estudiarlos, medirlos y finalmente optimizarlos para satisfacer los
objetivos del negocio.
Si en este modelado de procesos, además se integran las tecnologías
de IT de manera inteligente y los recursos humanos que forman parte
de los procesos, el producto final será más integral, consistente y con
menos grietas
¿Qué beneficios se obtendrían de implementar BPM?
BPM se basa en muchos principios o consideraciones que atacan a
problemas típicos del día a día en empresas y el desarrollo de
sistemas de información dentro de las mismas. Todas estas
consideraciones llevadas a la práctica efectiva mitigan estos
problemas diarios.
BPM considera fundamental el monitoreo del proceso para estar
midiendo su performance y detectar posibles falencias. Mediante el
monitoreo se puede determinar si el proceso genera los resultados
esperados en función de los objetivos del negocio. La creación y uso
de métricas y KPIs (Key Performance Indicators), es clave para
realizar un control detallado de cada proceso.
Dado el dinamismo externo al cual están expuestas las empresas, es
necesario tener una documentación detallada de cada actividad
organizacional. BPM impulsa el entendimiento y modelado de todos
los procesos por medio de la documentación. Apoyándose en
herramientas de software de modelado de procesos este punto puede
ser alcanzado eficientemente.
Otro aspecto importante es la automatización de los procesos. Esto es
algo que toda empresa quiere lograr para mejorar sus operaciones,
reducir costos y aumentar las ganancias. La cuestión clave que
muchos olvidan, es que antes de automatizar cualquier proceso
primero se lo tiene que entender y mejorar. Bien vale recordar las
palabras de Bill Gates respecto a este tema:
La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es
que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará
la eficiencia.
La segunda es que la automatización aplicada a una operación
ineficiente magnificará la ineficiencia.
De esta frase se desprenden muchas lecciones por aprender en todo
la disciplina IT (podría ser artículo completo respecto al asunto), pero
yendo a lo específico del modelado de procesos es el punto es que la
automatización no sirve de nada si no se arregla o mejora el proceso
desde el punto de vista del negocio. Mediante BPM es más fácil
comprender los procesos, por ende modelarlos, entenderlos y
optimizarlos, para luego una posterior automatización.
Como se menciono previamente, la visión conjunta de los procesos,
las personas y la tecnología, en orden para mejorar la performance de
los procesos es clave para el éxito de cualquier empresa.
Muchos estudios sobre empresas que han aplicado BPM han
demostrado los beneficios son mayores a los intentos tradicionales de
otras metodologías o enfoques. Personalmente creo que la clave del
éxito fue poner mismo canal el lenguaje de los negocios (procesos y
recursos humanos) y el lenguaje de IT, y conjuntamente definir un
enfoque para mejorar las ganancias y beneficios del negocio.
Herramientas de IBM para soluciones BPM
Como se mencionó previamente, BPM se basa en las últimas
herramientas tecnológicas de software para la implementación de
soluciones.
IBM proporciona una suite de productos para desarrollar de forma
exitosa todas las etapas que intervienen en el desarrollo de una
solución BPM. La siguiente tabla describe los principales productos.
Producto Descripción

WebSphere Esta herramienta es utilizada por

Business el analista de negocios para
Modeler modelar, documentar, visualizar y
entender los procesos del
negocio.
La misma permite ejecutar
Producto Descripción

simulaciones sobre los procesos

definidos para identificar
problemas o cuellos de botella.
También en esta etapa de
modelado se pueden definir
métricas y KPIs para luego ser
utilizados por WebSphere
Business Monitor.
Los modelos aquí generados
luego se pueden exportar para
tomarlos como entrada en
WebSphere Integration Developer
para el desarrollo de los
artefactos de software. Es
importante destacar que los
modelos se exportan a lenguaje
BPEL (Business Process
Execution Language), siendo éste
último un estándar de la industria.
WebSphere Con WebSphere Integration
Integration Developer se pueden desarrollar
Developer servicios o soluciones basadas en
SOA (Service Oriented
Architecture) utilizando
WebSphere Process Server,
WebSphere Enterprise Service
Bus y WebSphere Adapters.
Esta herramienta fomenta el uso
de SOA, creando activos de IT
como componentes de servicios y
fomentando la reutilización de
componentes.
Al momento de trabajar, el
desarrollo y conexión de
componentes es muy fácil dado
que los mismos se desarrollan
visualmente y con la tecnología
Producto Descripción

de drag and drop.

WebSphere Este producto es el motor donde
Process se instala y ejecuta la solución
Server BPM desarrollada en WebSphere
Integration Developer.
El mismo tiene en su base un
servidor IBM WebSphere
Application Server, trayendo
consigo la confiabilidad y
robustez ya característica de este
servidor líder en el mercado.
WebSphere Es un entorno que permite
Business monitorear de manera constante
Monitor e integral la solución BPM,
proporcionando visibilidad punto a
punto de toda la actividad del
negocio.
Mediante este producto los
analistas de negocio y ejecutivos
pueden ver de manera sencilla la
performance de sus procesos.
La siguiente Figura 1 muestra un ciclo básico de vida bajo el enfoque
BPM utilizando las herramientas que se describieron.
Figura 1.
Al utilizar una suite unificada de herramientas de alto nivel, todos los
artefactos que se generan en el proceso quedan interrelacionados y
conectados. Esto último permite reducir las brechas que casi siempre
se producen entre las fases de:
Análisis – Desarrollo
Desarrollo – Implementación
Implementación – Monitoreo/Mantenimiento
Recordar siempre que es vital nunca perder la interrelación de los
artefactos que se producen en las diferentes etapas, esto es clave
para la etapa de mantenimiento del sistema (le etapa que más tiempo
consume del ciclo de vida del sistema!!!).