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MICROSOFT EXCEL
Contenido
Microsoft Excel 2016 .......................................................................................................... 2
Introducción .................................................................................................................... 2
Libro de trabajo ............................................................................................................... 2
Hoja de cálculo ............................................................................................................... 2
Celda .............................................................................................................................. 3
Punteros ......................................................................................................................... 4
Seleccionar celdas, columnas, filas, rangos de celdas .................................................... 4
Series (Utilizando el puntero para rellenar series) ........................................................... 5
Operadores ..................................................................................................................... 6
Fórmulas ......................................................................................................................... 6
Formato de celdas .......................................................................................................... 8
Funciones ..................................................................................................................... 10
Referencias relativas y absolutas .................................................................................. 16
Porcentajes ................................................................................................................... 20
Formato condicional ...................................................................................................... 21
Validación de datos ....................................................................................................... 22
Filtros en Excel ............................................................................................................. 25
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Microsoft Excel 2016
Introducción
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de
Excel: en la barra de título de la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 -
Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo,
el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1
hoja, aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior
de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de
ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.
Celda
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
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Antes de seguir avanzando con el aprendizaje de Excel es aconsejable ver los siguientes
videos que muestran brevemente – a modo de presentación - qué es una planilla de
cálculos, cómo hacer algunas operaciones básicas con respecto a introducir datos dentro
de ella, y cómo realizar un cálculo sencillo.
Video 1
Video 2
Punteros
Dependiendo de dónde ubiquemos el puntero del mouse, notaremos que éste cambia su
forma. Son siete y sus funciones son las siguientes:
Eliminar celdas, filas o columnas: seleccionar las celdas, filas o columnas a eliminar
Luego hacer clic con el botón derecho sobre las celdas seleccionadas y elegir la opción
“Eliminar”.
Un mes cualquiera, un día cualquiera, un texto combinado con un número o con una
secuencia de números. Este último caso difiere un poco de los anteriores ya que hay que
escribir más de un dato para que la computadora sepa cuál es el “salto” que debe hacer
entre número y número: en el ejemplo que sigue se ve que el salto es de 10 en 10. MUY
IMPORTANTE: Nótese que, para poder realizar la serie, primero hay que seleccionar
los números que muestran el salto (en este caso el 10 y el 20) y recién ahí arrastrar
con el puntero.
Ejercicio. Luego de haber visto esta pequeña introducción a Excel, y antes de continuar
con los cálculos, realizaremos este ejercicio en donde se aplica lo visto hasta ahora. El
objetivo es hacer un calendario… en realidad solo un mes. Vean el siguiente video e
intenten hacer lo mismo utilizando los diferentes punteros.
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Operadores
Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y lógicas.
Estos símbolos los usaremos para crear diferentes tipos de fórmulas y funciones que
veremos a más adelante.
Fórmulas
Excel está diseñado para trabajar con cálculos. Al momento de hacer uno hay que
considerar que para el programa es muy importante saber la ubicación del número
dentro de la planilla.
Noten que en el siguiente gráfico se han ingresado cinco números (10, 12, 18, 9 y 1)
Para saber cuál es la ubicación de los números dentro de la planilla hay que considerar
las coordenadas de las celdas que éstos ocupan.
Por ejemplo, el número 10 se encuentra en la columna A, y a su vez, en la fila 1; o sea
que su ubicación es la celda A1. El número 9 también se encuentra en la columna A, pero
la fila en la que está ubicado es la 4; podemos decir entonces que el 9 se encuentra en la
celda A4.
Al querer ingresar una fórmula en Excel debemos definir primero la celda en donde
deseamos ver el resultado de la misma; y luego, escribir la fórmula en esa misma celda.
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cualquier celda que esté vacía y en nuestro caso elegiremos la celda A6, por lo cual en la
celda A6 escribiremos lo siguiente:
=A1+A2+A3+A4+A5
Una vez escrita la fórmula pulsamos la tecla Intro o Enter.para ver la respuesta.
Habiendo visto el video anterior (Video 2), considerando las direcciones de celda y los
operadores estamos en condiciones de realizar nuestros primeros cálculos.
Ejercicio: Ingresar en la planilla los números 10, 12, 18, 9 y 1 tal como se ve en el gráfico
anterior y luego realizar los siguientes cálculos eligiendo libremente la celda donde
desean que aparezca la respuesta de cada una de ellas. Entre corchetes, la respuesta
que debería surgir como respuesta.
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Formato de celdas
Antes de continuar con los cálculos veamos un poco más acerca del formato de las
celdas.
En Excel no solo admite realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.
Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
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Podemos notar que la ventana de Formato de celdas posee seis pestañas. Ellas son:
Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger.
Pestaña Número. Desde esta pestaña se puede cambiar el tipo de dato que se desea
introducir en las celdas. Ejemplo: necesitamos que, al ingresar un número, el Excel lo
tome como dinero asignándole un símbolo monetario ($) y decimales (centavos). Ver
video
Pestaña Alineación. Cambia la orientación del texto dentro de las celdas. Ver Video
Pestaña Fuente. Modifica la fuente, tamaño, color, etc. de los contenidos de las celdas.
Ver Video
Pestaña Bordes. Configura los bordes de las celdas: tipo de línea, espesor, color, etc.
Ver video
Pestaña Relleno. Desde esta pestaña es posible modificar el color de fondo de las celdas
que por defecto es blanco. Ver video
Luego de proteger la hoja, las celdas bloqueadas no se podrán modificar mientras que las
desbloqueadas sí.
Ver video
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Funciones
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores
específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo
de trabajo.
Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:
=SUMA(A1:A5)
Los “:” en una función significa “hasta”. En el ejemplo anterior, la función suma, sumaría
todos los números comprendidos desde la celda A1 hasta la celda A5.
2. MAX (Nos dice cuál es el número más grande de todos los evaluados)
=MAX(B2:B6) Resultado: 18
3. MIN (Nos dice cuál es el número más chico de todos los evaluados)
=MIN(B2:B6) Resultado: 1
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Como se vio anteriormente, una función comienza con el signo “=”, continúa con el
nombre, y finalmente se pone entre paréntesis los argumentos necesarios.
Existen otras funciones en las cuales hay que ingresar más de un argumento para que la
función pueda trabajar adecuadamente.
Esta función evalúa una serie de números, los ordena de mayor a menor (de forma
interna, sin que el usuario pueda ver la lista ordenada), y finalmente extrae de esa lista el
número que se encuentre en la posición que nosotros le indiquemos.
Ejemplo: Necesitamos saber cuál es el segundo número mayor de una serie numérica
compuesta por los siguientes números: 5, 8, 1, 20 y 16.
Utilizando esta función, Excel ordena los números de mayor a menor (20, 16, 8, 5 y 1) y
extrae el segundo. La respuesta de la función sería 16.
=K.ESIMO.MAYOR(B2:B6;2)
El comienzo de esta función es igual a las que vimos anteriormente.
Lo diferente en esta función es que después de indicar las celdas con las que deseamos
trabajar, no cerramos la función con el paréntesis de cierre, sino que agregamos un
argumento más: la constante que le indica a la función que queremos el segundo número
de la lista. Para ello, tipiamos un “;”1 después del argumento anterior y escribimos “2” para
indicar que deseamos el segundo de la lista. Si necesitáramos el tercero, entonces el
número a tipiar no sería el dos sino el tres.
1
El “;” es un separador de argumentos. Dependiendo de la configuración de la computadora es posible que
el punto y coma sea cambiado por la coma (“,”).
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6. K.ESIMO.MENOR (Considera los números de menor a mayor y extrae el que le
pidamos)
=K.ESIMO.MENOR(B2:B6;3) Resultado: 10
7. CONTARA (Cuenta cuántas celdas de las evaluadas no están vacías o, dicho de
otra manera, cuántas celdas contienen datos ya sean números, textos, etc.).
=CONTARA(B2:B6) Resultado: 5
Video tutorial
10. SUMAR.SI (Suma del rango seleccionado, los números que cumplen con la
condición que le especificamos).
=SUMAR.SI(A2:A6;"=Juan"; B2:B6) El total aportado por Juan Rta: 32
Video tutorial
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=SUBTOTALES(9;B2:B6) Rta: 50
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Y(E3>=7;D3>=7) el Promedio es igual a 7 pero el 3º trim. es menor
Respuesta: Falso
=SI(O(C2>14;B2=10);"Si";"No") Respuesta: Si
15. Buscarv (Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una tabla y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla).
Ejemplo:
Se tiene una tabla con los códigos, nombres y
precios unitarios de los artículos que vende una
librería.
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Al tipiar en A7 el código de un artículo debe aparecer en la misma fila el nombre
(en B7) y el precio (en C7) correspondientes al código ingresado.
Video tutorial
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Referencias relativas y absolutas
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Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia
abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la
celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la
referencia también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la
fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula
que suma el total de las ventas para el mes de Enero:
Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como
referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he
mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias
absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda
local. Considera la siguiente tabla de datos:
Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de
cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de
modificar las fórmulas.
Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa
está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que
queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.
Video tutorial
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Porcentajes
=A1+A1*50% (15)
=A1*150% (15)
Diferentes formas de =A1*1.50 (15)
sumar o restar
porcentajes =A1 – A1*40% (6)
=A1*0.6 (6)
Video tutorial
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Formato condicional
Siempre tenemos la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tenemos una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea
de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Para aplicar esta herramienta se debe seleccionar las celdas a las que se les aplicará el
formato y luego, desde la ficha Inicio hacer clic en el comando Formato condicional que
aparece en el grupo Estilos.
Video tutorial
Video tutorial 2
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Validación de datos
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier
tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Es posible configurar
nuestra planilla de modo que no acepte cualquier tipo de dato sino solamente lo que
deseemos. De este modo, si alguien intentara ingresar un dato no permitido, surgiría un
mensaje de error como el siguiente
Para hacer uso de esta herramienta, primero seleccionamos las celdas en las que
deseamos controlar el ingreso de datos. Luego, en la ficha Datos y dentro del
grupo Herramientas de datos, buscaremos el comando Validación de datos.
Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer
que las celdas solo permitan el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una
fecha, una hora o una determinada longitud del texto.
Para analizar estos criterios podemos dividirlos en dos grupos basados en sus
características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:
Número entero
Decimal
Fecha
Hora
Longitud de texto
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Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para
acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor
que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor
mínimo, pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor.
Una vez que hayamos creado el criterio de validación en base a nuestras preferencias,
será suficiente con pulsar el botón Aceptar.
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En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno
por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por
ejemplo, en la siguiente imagen se ha introducido los días de la semana en el rango
G1:G7 y dicho rango se ha indicado como el origen de la lista.
Video tutorial
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Filtros en Excel
Video tutorial
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de
celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen
con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a
Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad
de crear filtros.
Al pulsar el botón
Filtro se colocarán
flechas en el extremo
derecho de cada uno
de los encabezados
de columna de
nuestros datos
indicando que
podemos hacer uso
de los filtros.
El comando Filtro también está disponible desde Inicio > Modificar > Ordenar y
filtrar > Filtro.
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Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha
de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros,
en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de
selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual
aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar
la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la
lista. En la imagen anterior se ha elegido el nombre Hugo de manera que el filtro
mostrará solamente las filas con dicho nombre.
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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio
de filtrado establecido. Se puede apreciar, que la flecha de filtro de la
columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro.
Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se
ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
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Cómo quitar un filtro
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del
filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el
nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una
sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la
cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista
de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se ha colocado la palabra “este” en el
cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
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Filtros de texto
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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”,
entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que
comiencen por la letra “a”.
Filtros de número
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de
número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o
simplemente aquellos que son superiores al promedio.
Filtros de fecha
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan,
tal como lo muestra la siguiente imagen:
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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o
ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses,
trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un
color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando
directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro
ejemplo se ha aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas
que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la
columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella
se podrá elegir alguno de los colores presentes en la columna.
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