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UNIDAD 3 PLANILLA DE CÁLCULOS

MICROSOFT EXCEL
Contenido
Microsoft Excel 2016 .......................................................................................................... 2
Introducción .................................................................................................................... 2
Libro de trabajo ............................................................................................................... 2
Hoja de cálculo ............................................................................................................... 2
Celda .............................................................................................................................. 3
Punteros ......................................................................................................................... 4
Seleccionar celdas, columnas, filas, rangos de celdas .................................................... 4
Series (Utilizando el puntero para rellenar series) ........................................................... 5
Operadores ..................................................................................................................... 6
Fórmulas ......................................................................................................................... 6
Formato de celdas .......................................................................................................... 8
Funciones ..................................................................................................................... 10
Referencias relativas y absolutas .................................................................................. 16
Porcentajes ................................................................................................................... 20
Formato condicional ...................................................................................................... 21
Validación de datos ....................................................................................................... 22
Filtros en Excel ............................................................................................................. 25

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Microsoft Excel 2016
Introducción

Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.

Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de
Excel: en la barra de título de la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 -
Excel.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo,
el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Nótese que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1
hoja, aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior
de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de
ellas, según se vayan agregando, serán nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.

Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

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Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto
de celdas de una hoja de datos.

Celda
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1.

Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.


Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta,
dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que
las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna
activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales
en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango.

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Antes de seguir avanzando con el aprendizaje de Excel es aconsejable ver los siguientes
videos que muestran brevemente – a modo de presentación - qué es una planilla de
cálculos, cómo hacer algunas operaciones básicas con respecto a introducir datos dentro
de ella, y cómo realizar un cálculo sencillo.

Video 1
Video 2

Punteros
Dependiendo de dónde ubiquemos el puntero del mouse, notaremos que éste cambia su
forma. Son siete y sus funciones son las siguientes:

1. Para seleccionar celdas.


2. Para seleccionar filas.
3. Para seleccionar columnas.
4. Para mover celdas.
5. Para rellenar series o copiar funciones en varias celdas.
6. Para modificar el ancho de las columnas.
7. Para modificar la altura de las filas.

 

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Seleccionar celdas, columnas, filas, rangos de celdas


 Celdas: hacer clic sobre una celda y si es necesario, arrastrar para
seleccionar un grupo de celdas consecutivas (rango de celdas).
También se puede realizar lo mismo presionando la tecla Mayús +
flechas de dirección.

 Filas: hacer clic sobre el número de la fila deseada (y


arrastrar el mouse si se desea seleccionar varias filas
consecutivas).

 Columnas: hacer clic sobre la letra de la columna deseada (y arrastrar el


mouse si se desea seleccionar varias columnas consecutivas).

 Filas o columnas NO consecutivas: si después de hacer una selección (ya sea de


celdas, filas o columnas) queremos seguir agregando más, notaremos que al hacer clic
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para agregar otras celdas, el primer conjunto de celdas seleccionadas pierde la
condición de selección. Para evitar esto, hay que mantener presionada la tecla
CONTROL al mismo tiempo que se hacen las otras selecciones.

 Insertar filas o columnas: En la solapa Inicio, opción Insertar, encontraremos un


cuadro desplegable que permite la inserción de filas y columnas. La opción Fila agrega
una fila por encima de la que se encontraba posicionada el cursor. La opción Columna
agrega una columna a la izquierda de la que se encontraba posicionada el cursor.

 Eliminar celdas, filas o columnas: seleccionar las celdas, filas o columnas a eliminar
Luego hacer clic con el botón derecho sobre las celdas seleccionadas y elegir la opción
“Eliminar”.

Series (Utilizando el puntero para rellenar series)


Si nos ubicamos sobre una palabra veremos que la celda queda destacada con un marco
negro. En él hay un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha. Ubicando el
puntero del mouse en dicho cuadrado, el puntero cambiará su forma a una cruz. Haciendo
clic y arrastrando (hacia cualquier dirección) lograremos que el texto se repita en todas las
celdas que hayamos abarcado al arrastrar.

Otros ejemplos de la utilización de este puntero:

Un mes cualquiera, un día cualquiera, un texto combinado con un número o con una
secuencia de números. Este último caso difiere un poco de los anteriores ya que hay que
escribir más de un dato para que la computadora sepa cuál es el “salto” que debe hacer
entre número y número: en el ejemplo que sigue se ve que el salto es de 10 en 10. MUY
IMPORTANTE: Nótese que, para poder realizar la serie, primero hay que seleccionar
los números que muestran el salto (en este caso el 10 y el 20) y recién ahí arrastrar
con el puntero.

Ejercicio. Luego de haber visto esta pequeña introducción a Excel, y antes de continuar
con los cálculos, realizaremos este ejercicio en donde se aplica lo visto hasta ahora. El
objetivo es hacer un calendario… en realidad solo un mes. Vean el siguiente video e
intenten hacer lo mismo utilizando los diferentes punteros.
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Operadores
Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y lógicas.

SIGNO OPERACIÓN QUE REALIZA SIGNO OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA = Comparación IGUAL QUE

- RESTA > Comparación MAYOR QUE

* MULTIPLICA < Comparación MENOR QUE

/ DIVIDE >= Comparación MAYOR IGUAL QUE

^ EXPONENCIACIÓN <= Comparación MENOR IGUAL QUE

& UNIÓN / CONCATENAR <> Comparación DISTINTO

Estos símbolos los usaremos para crear diferentes tipos de fórmulas y funciones que
veremos a más adelante.

Fórmulas
Excel está diseñado para trabajar con cálculos. Al momento de hacer uno hay que
considerar que para el programa es muy importante saber la ubicación del número
dentro de la planilla.
Noten que en el siguiente gráfico se han ingresado cinco números (10, 12, 18, 9 y 1)

Para saber cuál es la ubicación de los números dentro de la planilla hay que considerar
las coordenadas de las celdas que éstos ocupan.
Por ejemplo, el número 10 se encuentra en la columna A, y a su vez, en la fila 1; o sea
que su ubicación es la celda A1. El número 9 también se encuentra en la columna A, pero
la fila en la que está ubicado es la 4; podemos decir entonces que el 9 se encuentra en la
celda A4.

Estas coordenadas es lo que en la planilla de cálculos se denomina dirección de celda.

Una vez que dominamos el concepto de dirección de celda estamos en condiciones de


aprender a crear nuestras fórmulas.

Al querer ingresar una fórmula en Excel debemos definir primero la celda en donde
deseamos ver el resultado de la misma; y luego, escribir la fórmula en esa misma celda.

Por ejemplo, si quisiéramos sumar los números ingresados anteriormente, deberíamos


decidir en cuál de las celdas queremos ver el resultado de la suma. Se podría elegir

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cualquier celda que esté vacía y en nuestro caso elegiremos la celda A6, por lo cual en la
celda A6 escribiremos lo siguiente:
=A1+A2+A3+A4+A5

Una vez escrita la fórmula pulsamos la tecla Intro o Enter.para ver la respuesta.

El signo “=” es el operador que indica a Excel que lo


que se va a ingresar es una fórmula. En este caso, la
fórmula que se ingresó suma el número que se encuentra
en A1, más el número que se encuentra en A2, y así
sucesivamente hasta sumar el número que está en A5.

Nota: para que aparezcan las direcciones de las celdas


dentro de la fórmula no es necesario escribirlas con el
teclado. Es más fácil tomar el mouse y cliquear sobre
ellos.
Es decir que para escribir nuestra fórmula podríamos tipiar
con el teclado el signo “=” y luego, en vez de escribir “A1”
pulsando la letra A y la tecla 1, se podría hacer un clic sobre el número 10, lo cual haría
que aparezca la dirección de la celda automáticamente.

Habiendo visto el video anterior (Video 2), considerando las direcciones de celda y los
operadores estamos en condiciones de realizar nuestros primeros cálculos.

Ejercicio: Ingresar en la planilla los números 10, 12, 18, 9 y 1 tal como se ve en el gráfico
anterior y luego realizar los siguientes cálculos eligiendo libremente la celda donde
desean que aparezca la respuesta de cada una de ellas. Entre corchetes, la respuesta
que debería surgir como respuesta.

=A1+A3 [28] =A3-A2 [6] =A1+A2-A3 [4]

=A1*A4 [90] =A3/A4 [2] =A1^2 [100]

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Formato de celdas
Antes de continuar con los cálculos veamos un poco más acerca del formato de las
celdas.

En Excel no solo admite realizar cuentas, sino que también nos permite darle una buena
presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar
conclusiones de forma rápida y eficiente.

Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación, veremos algunas de las diferentes opciones disponibles en Excel


2016 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo
manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados
y forma de visualizar números en la celda.

El primer paso para cambiar el formato a las celdas es


seleccionar las celdas deseadas. Luego haciendo un clic con
el botón secundario del mouse sobre ellas, surgirá un menú
contextual, del cual elegiremos la opción Formato de
celdas…

Otra manera de realizar lo mismo sin utilizar el mouse es


presionando en el teclado la combinación de teclas
CONTROL + 1 (no usar el 1 del teclado numérico sino el que
se encuentra encima de la letra Q).

La ventana que aparecerá es la siguiente:

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Podemos notar que la ventana de Formato de celdas posee seis pestañas. Ellas son:
Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger.

Cada una de ellas tiene una función diferente.

Pestaña Número. Desde esta pestaña se puede cambiar el tipo de dato que se desea
introducir en las celdas. Ejemplo: necesitamos que, al ingresar un número, el Excel lo
tome como dinero asignándole un símbolo monetario ($) y decimales (centavos). Ver
video

Pestaña Alineación. Cambia la orientación del texto dentro de las celdas. Ver Video

Pestaña Fuente. Modifica la fuente, tamaño, color, etc. de los contenidos de las celdas.
Ver Video

Pestaña Bordes. Configura los bordes de las celdas: tipo de línea, espesor, color, etc.
Ver video

Pestaña Relleno. Desde esta pestaña es posible modificar el color de fondo de las celdas
que por defecto es blanco. Ver video

Pestaña Proteger. La protección de las celdas la modificación de las celdas. Esto es


utilizado para protegerlas celdas ante modificaciones no deseadas.

Al abrir esta pestaña notaremos que la casilla de verificación “Bloqueada” se


encuentra tildada; ésto significa que cuando se proteja la hoja (Revisar 
Proteger hoja), la celda bloqueada no se podrá modificar.

Entonces si queremos proteger algunas celdas para que no sufran


modificaciones accidentales, dejamos bloqueadas estas celdas y
desbloqueamos el resto, seleccionándolas y quitándole la tilde en la casilla
“Bloqueada”.

Luego de proteger la hoja, las celdas bloqueadas no se podrán modificar mientras que las
desbloqueadas sí.

Ver video

9
Funciones

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores
específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo
de trabajo.

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

 Insertar un signo igual (=).


 Seleccionar una función o escribirla.
SUMA, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición.
 Introducir entre paréntesis los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se
usarán para hacer el cálculo.

=SUMA(A1:A5)

Los “:” en una función significa “hasta”. En el ejemplo anterior, la función suma, sumaría
todos los números comprendidos desde la celda A1 hasta la celda A5.

Tres amigos deciden ahorrar dinero en conjunto. Juan y Ana han


aportado dos veces cada uno y Ezequiel una vez.

En base a esta situación se presentan las siguientes funciones.

1. SUMA (Suma todos los números que le indiquemos)


=SUMA(B2:B6) Resultado: 50

2. MAX (Nos dice cuál es el número más grande de todos los evaluados)
=MAX(B2:B6) Resultado: 18

3. MIN (Nos dice cuál es el número más chico de todos los evaluados)
=MIN(B2:B6) Resultado: 1

4. PROMEDIO (Obtiene el promedio de todos los números evaluados)


=PROMEDIO(B2:B6) Resultado: 10

10
Como se vio anteriormente, una función comienza con el signo “=”, continúa con el
nombre, y finalmente se pone entre paréntesis los argumentos necesarios.

Muchas funciones son sencillas ya que sus respectivos argumentos consisten


simplemente en seleccionar las celdas con las que deseamos trabajar. Ejemplo de estas
funciones podrían ser las cuatro vistas anteriormente: SUMA, MAX, MIN y PROMEDIO.

Existen otras funciones en las cuales hay que ingresar más de un argumento para que la
función pueda trabajar adecuadamente.

Una de ellas es la función K.ESIMO.MAYOR.

Esta función evalúa una serie de números, los ordena de mayor a menor (de forma
interna, sin que el usuario pueda ver la lista ordenada), y finalmente extrae de esa lista el
número que se encuentre en la posición que nosotros le indiquemos.

Ejemplo: Necesitamos saber cuál es el segundo número mayor de una serie numérica
compuesta por los siguientes números: 5, 8, 1, 20 y 16.
Utilizando esta función, Excel ordena los números de mayor a menor (20, 16, 8, 5 y 1) y
extrae el segundo. La respuesta de la función sería 16.

Veamos cómo es la sintaxis de esta función.

=K.ESIMO.MAYOR(B2:B6;2)
El comienzo de esta función es igual a las que vimos anteriormente.

 Signo “=” para comenzar la función


 El nombre de la función. En este caso, K.ESIMO.MAYOR
 El paréntesis de apertura
 Las celdas con las que vamos a trabajar

Lo diferente en esta función es que después de indicar las celdas con las que deseamos
trabajar, no cerramos la función con el paréntesis de cierre, sino que agregamos un
argumento más: la constante que le indica a la función que queremos el segundo número
de la lista. Para ello, tipiamos un “;”1 después del argumento anterior y escribimos “2” para
indicar que deseamos el segundo de la lista. Si necesitáramos el tercero, entonces el
número a tipiar no sería el dos sino el tres.

Continuemos con las funciones

5. K.ESIMO.MAYOR (Considera los números de mayor a menor y extrae el que le


pidamos)
=K.ESIMO.MAYOR(B2:B6;2) Resultado: 12

1
El “;” es un separador de argumentos. Dependiendo de la configuración de la computadora es posible que
el punto y coma sea cambiado por la coma (“,”).
11
6. K.ESIMO.MENOR (Considera los números de menor a mayor y extrae el que le
pidamos)
=K.ESIMO.MENOR(B2:B6;3) Resultado: 10
7. CONTARA (Cuenta cuántas celdas de las evaluadas no están vacías o, dicho de
otra manera, cuántas celdas contienen datos ya sean números, textos, etc.).
=CONTARA(B2:B6) Resultado: 5

8. CONTAR (Cuenta cuántas celdas de las evaluadas contienen números)


=CONTAR(B2:B6) Resultado: 5
=CONTAR(A2:A6) Resultado: 0

9. CONTAR.SI (Cuenta la cantidad de celdas en las que el contenido cumple con la


condición que le especificamos).
=CONTAR.SI(B2:B6;">10") Cuántos aportes fueron mayores de 10 Rta: 2
=CONTAR.SI(A2:A6;"=Ana") Cuántas veces aportó Ana Rta: 2
=CONTAR.SI(B2:B6;"=Pedro") Cuántas veces aportó Pedro Rta: 0

Nota: el segundo argumento indica la condición y debe ir siempre entre comillas


dobles (“ “).
Las comillas se encuentran en el teclado, arriba del número 2. No usar dos veces
la comilla simple para reemplazar una comilla doble, ya que el Excel indicará la
existencia de un error.

Video tutorial

10. SUMAR.SI (Suma del rango seleccionado, los números que cumplen con la
condición que le especificamos).
=SUMAR.SI(A2:A6;"=Juan"; B2:B6) El total aportado por Juan Rta: 32

Video tutorial

11. SUBTOTALES (Ingresándole el código 9 sumará. Se diferencia de la función


SUMA, porque el resultado obtenido con SUBTOTALES es sensible a los cambios
producidos por los filtros.)

12
=SUBTOTALES(9;B2:B6) Rta: 50

12. SI (Comprueba si se cumple una condición y devuelve UN valor si la condición es


verdadera u OTRO valor si la condición es falsa)

=SI(Condición;Valor si la condición es verdadera;Valor si la condición es


falsa)

Ejemplo: En “CALIFICACIÓN” debe aparecer el texto “Aprobado” o el texto


“Desaprobado” dependiendo del promedio obtenido. (El promedio debe ser mayor
o igual que 7 para aprobar)

=SI(E2>=7;"Aprobado";"Desaprobado") Respuesta: Aprobado


=SI(E3>=7;"Aprobado";"Desaprobado") Respuesta:
Desaprobado
=SI(E4>=7;"Aprobado";"Desaprobado") Respuesta: Aprobado

Video tutorial 1 Video tutorial 2 (Función Si anidada)

13. Y (Analiza varias condiciones y devuelve el valor VERDADERO si se cumplen


TODAS las condiciones. Si alguna de ellas falla, el valor final será FALSO. Se
utiliza en conjunto con la función “SI”).

Y(E2>=7;D2>=7) el Promedio y el 3º Trim. son mayores o iguales a 7


Respuesta: Verdadero

13
Y(E3>=7;D3>=7) el Promedio es igual a 7 pero el 3º trim. es menor
Respuesta: Falso

Se puede utilizar esta función en conjunto con la función SI


Ejemplo: En “CALIFICACIÓN” debe aparecer el texto “Aprobado” o el texto
“Desaprobado” dependiendo de que el promedio obtenido sea mayor o igual que 7
y que el tercer trimestre no sea aplazo (nota menor a cuatro).
=SI(Y(E2>=7;D2>=7) ;"Aprobado";"Desaprobado") Respuesta: Aprobado
=SI(Y(E3>=7;D3>=7) ;"Aprobado";"Desaprobado") Respuesta:
Desaprobado

14. O (Analiza varias condiciones y devuelve el valor VERDADERO si se cumplen


ALGUNA de las condiciones. Deben fallar todas las condiciones para que el valor
final sea FALSO. Se utiliza en conjunto con la función “SI”).

Ejemplo: Una profesora de gimnasia tiene que seleccionar a alumnas para un


torneo. Decide para ello llevar alumnas que sean mayores a 14 años O alumnas
que tengan calificación 10 (aunque sean menores de 14 años)

=SI(O(C2>14;B2=10);"Si";"No") Respuesta: Si

Video tutorial. Función Y y Función O

15. Buscarv (Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una tabla y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla).

Ejemplo:
Se tiene una tabla con los códigos, nombres y
precios unitarios de los artículos que vende una
librería.

14
Al tipiar en A7 el código de un artículo debe aparecer en la misma fila el nombre
(en B7) y el precio (en C7) correspondientes al código ingresado.

=BUSCARV(qué valor se busca ; en dónde se lo busca ; qué columna tiene el


dato a recuperar)
=BUSCARV(A7;A1:C4;2) Se busca lo que hay en A7 (o sea el código 2) en la tabla
que va desde A1 hasta C4. Luego, una vez encontrado el código se le indica cuál
de las columnas tiene el dato que queremos. Si queremos recuperar el nombre del
artículo habrá que poner 2, ya que los nombres se encuentran en la segunda
columna de la tabla. Si quisiéramos obtener el precio la función sería:
=BUSCARV(A7;A1:C4;3)

IMPORTANTE: De acuerdo a un comunicado oficial de Microsoft la función


BUSCARV en Excel 2010 había cambiado su nombre a CONSULTAV. Este era
un cambio real, sin embargo, hubo tanta confusión y comentarios de parte de los
usuarios de Excel 2010 que se decidió regresar el nombre de la función
a BUSCARV.

Video tutorial

15
Referencias relativas y absolutas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en


Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo
en los cálculos.
Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las referencias
relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las diferencias entre
ambos tipos de referencias.

Referencias relativas en Excel


Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir
es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará
automáticamente su columna y su fila.
Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias
relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual
es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo
valor es multiplicado por 2.
=A1*2
Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una letra
y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen puedes
observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el resultado de dicha
fórmula es 20 ya que se obtiene el valor de la celda A1 es multiplicado por 2.

Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de copiarlas


hacia otra celda. Como lo he mencionado antes, este tipo de referencias guarda
una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al momento de
copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por Excel de manera
automática.
La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula
hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la
multiplicación de los valores de la columna A por 2. La fórmula de la celda B4
muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula
original.

16
Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula hacia
abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la fórmula de la
celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo tanto la fila de la
referencia también aumentará en uno.
Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino solamente la
fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde tengo una fórmula
que suma el total de las ventas para el mes de Enero:

Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B6 y al momento de


copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la formula
copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen muestra el
resultado de copiar la fórmula de la celda B7 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su


columna. Por esta razón, cada celda de la fila 7 sumará el rango superior de su
misma columna.
Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al momento
de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la cantidad de
columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.
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Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que


Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas
sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.
Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $ a
la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta
a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del primer ejemplo de la sección anterior. Así que la
colocaré también en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente imagen
muestra el resultado de dicha acción:

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la


columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de haber
copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias absolutas
permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras celdas.
Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula haga
referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos. Cuando
combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos una
combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.

Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas como
referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en que lo he
mostrado en los ejemplos anteriores.
Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las referencias
absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de productos en la moneda
local. Considera la siguiente tabla de datos:

Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de precios


en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda E2. El primer intento
que haremos por resolver este problema es utilizando la siguiente fórmula:
=B2*E2
18
Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el
siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de las


filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C6 nos damos
cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas referencias,
inclusive la que hacía referencia a la celda E2 que contiene el tipo de cambio y por
esta razón obtenemos el valor cero.
Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda E2 sin importar
que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha
referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:
=B2*$E$2
En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En el
momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos hacia
abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del tipo de
cambio y obtendrás los nuevos precios automáticamente sin la necesidad de
modificar las fórmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia relativa
está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a Excel que
queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.

Video tutorial

19
Porcentajes

Obtener el porcentaje =A2*50% (6)


de un número =A1*20% (2)

=A1+A1*50% (15)
=A1*150% (15)
Diferentes formas de =A1*1.50 (15)
sumar o restar
porcentajes =A1 – A1*40% (6)
=A1*0.6 (6)

¿Qué porcentaje representa 9 (A4) con


respecto a 18 (A3)?
=A4/A3 Luego presionar el botón %
Averiguar el % que
(50%)
representa un número
con respecto a otro.
¿Qué porcentaje representa 9 (A4) de 10 (A1)?
=A4/A1 Luego presionar el botón %
(90%)

Video tutorial

20
Formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un


formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo,
se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un
valor negativo.

Siempre tenemos la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tenemos una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea
de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional


Formato especial para todos los valores Resaltar los valores por debajo del
promedio (Para este ejemplo el promedio
entre 20 y 30:
es 22.2).

Para aplicar esta herramienta se debe seleccionar las celdas a las que se les aplicará el
formato y luego, desde la ficha Inicio hacer clic en el comando Formato condicional que
aparece en el grupo Estilos.

Video tutorial
Video tutorial 2

21
Validación de datos

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier
tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Es posible configurar
nuestra planilla de modo que no acepte cualquier tipo de dato sino solamente lo que
deseemos. De este modo, si alguien intentara ingresar un dato no permitido, surgiría un
mensaje de error como el siguiente

Para hacer uso de esta herramienta, primero seleccionamos las celdas en las que
deseamos controlar el ingreso de datos. Luego, en la ficha Datos y dentro del
grupo Herramientas de datos, buscaremos el comando Validación de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de


manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa
que está permitido ingresar cualquier valor en la celda.

Sin embargo, podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer
que las celdas solo permitan el ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una
fecha, una hora o una determinada longitud del texto.

Para analizar estos criterios podemos dividirlos en dos grupos basados en sus
características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto

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Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para
acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor
que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor
mínimo, pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor.

Una vez que hayamos creado el criterio de validación en base a nuestras preferencias,
será suficiente con pulsar el botón Aceptar.

Lista de validación de datos

A diferencia de los criterios de validación


mencionados anteriormente, la Lista es
diferente porque no necesita de un valor
máximo o mínimo, sino que es necesario
indicar la lista de valores que deseamos
permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la
siguiente imagen he creado un criterio de
validación basado en una lista que solamente
aceptará los valores sábado y domingo.

Podemos colocar tantos valores como sea


necesario separados por el carácter de
separación de listas configurado en tu
computadora. En este caso, dicho separador es la coma (,) pero dependiendo de cómo
esté configurada la computadora, es probable que el separador sea el punto y coma (;).

Finalmente, luego de hacer clic en el


botón Aceptar, podremos confirmar que la celda muestra una
flecha a la derecha donde se podrá hacer clic para visualizar
la lista de opciones disponibles.

Nota: Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en


la celda, la opción “Celda con lista desplegable” debe estar
seleccionada.

23
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno
por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por
ejemplo, en la siguiente imagen se ha introducido los días de la semana en el rango
G1:G7 y dicho rango se ha indicado como el origen de la lista.

Es posible también, personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de


tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para personalizarlo debemos ir a la
pestaña Mensaje de error y completar con un título y la redacción de un mensaje de error
que explique las razones por la cual no fue aceptado el dato ingresado.

“Estilo” posee tres opciones:

Detener, Advertencia, e Información.

Detener es la única que prohíbe el


ingreso de un dato que no cumpla con
lo configurado.

Las otras dos opciones, advierten o


informan que el dato que se está
intentando ingresar no cumple con la
regla, pero dan la posibilidad de
ingresarlo si es que el usuario así lo
desea.

Video tutorial

24
Filtros en Excel

Video tutorial

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de
celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen
con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a
Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad
de crear filtros.

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la


ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón
Filtro se colocarán
flechas en el extremo
derecho de cada uno
de los encabezados
de columna de
nuestros datos
indicando que
podemos hacer uso
de los filtros.

El comando Filtro también está disponible desde Inicio > Modificar > Ordenar y
filtrar > Filtro.

25
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha
de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros,
en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de
selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual
aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar
la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la
lista. En la imagen anterior se ha elegido el nombre Hugo de manera que el filtro
mostrará solamente las filas con dicho nombre.

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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio
de filtrado establecido. Se puede apreciar, que la flecha de filtro de la
columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro.
Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos


filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtramos las filas
pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la
región Norte y Sur, entonces debemos seleccionar dichas opciones dentro del
filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se
ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

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Cómo quitar un filtro

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del
filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el
nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una
sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la
cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista
de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se ha colocado la palabra “este” en el
cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

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Filtros de texto

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una


columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú
llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que


nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al
elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”,
entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que
comiencen por la letra “a”.

Filtros de número

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores


numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal
como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de
número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o
simplemente aquellos que son superiores al promedio.

Filtros de fecha

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan,
tal como lo muestra la siguiente imagen:

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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o
ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses,
trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color

Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un
color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando
directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro
ejemplo se ha aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas
que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la
columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella
se podrá elegir alguno de los colores presentes en la columna.

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