ENSAYO 3

PRESENTADO POR:
SARAY VANESSA FIGUEROA PALENCIA

PRESENTAR A:
KATHERINE MEZA GARCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA

2018
Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante
evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta
temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.

IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una

organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene.

Esta puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente
de información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos
relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar y
a las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican
según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar, actualizar,
archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente
controlados.

La información documentada es importante porque suponen una herramienta de

seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones, por
ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de
forma general.

Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento de
deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso
  Identificación y Codificación

En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que hacen
mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su realización.
Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que ser legibles
e indelebles.

 Almacenaje y protección

Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en

la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato
informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.

 Periodo de conservación

Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,

sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se procederá a su destrucción.

 Disponibilidad

Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el trabajo

se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

 Acceso a la información documentada

Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información

documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la
responsabilidad, uso y escritura de los mismos.