REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“SIMÓN RODRÍGUEZ”
NÚCLEO PALO VERDE
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS

INFORME DE PASANTÍA REALIZADO EN LA EMPRESA

“ZOOM INTERNATIONAL SERVICES, C.A.”
Informe de Pasantía Presentado ante la Ilustre Universidad Nacional
Experimental Simón Rodríguez, como requisito para optar al Título de
Licenciado en Administración de Recursos Materiales y Financieros

Autor: Alcega, Rosmery

C.I.: 22.494.671
Tutor(a) Académico: Lic. Jorge Betancourt
Tutor Empresarial: Lic. Alfredo Navas

Caracas, Mayo 2016

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“SIMÓN RODRÍGUEZ”
NÚCLEO PALO VERDE
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS

INFORME DE PASANTÍA REALIZADO EN LA EMPRESA

“ZOOM INTERNATIONAL SERVICES, C.A.”

Desde el 22 de febrero de 2016 hasta el 18 de mayo de 2016

Por: Rosmery Alcega

APROBACIÓN DEL JURADO

Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Nacional Experimental

Simón Rodríguez, como requisito para la aprobación de la asignatura PD-
32282 Pasantía.
Caracas, __________________

Obtuvo la calificación de __________ puntos por el Jurado conformado por:

________________________ ____________________
Tutor Académico Jurado

______________________
Tutor Profesional

ii
 OBSERVACIONES

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

iii
 DEDICATORIA

A Dios quien es el que me motiva todos los días para seguir adelante y
ser una persona de bien.
A mis padres por darme la vida y haberme inculcado buenos principios
para ser personas de bien.
A toda mi familia, que son piezas fundamentales en mi infancia,
crecimiento y madurez.
A mis profesores que me han apoyado…

Rosmery Alcega…

iv
 AGRADECIMIENTO

Primero que todo quisiera agradecerle a Dios por estar siempre a mi

lado acompañándome en los momentos felices de mi vida y en los momentos
duros que he tenido que pasar, por cuidarme y protegerme.
A mis padres por haberme traído a la vida y por brindarme el apoyo
necesario para lograr alcanzar todas las metas propuestas y brindarme su
ayuda en los momentos duros de la vida.
A mi familia que son personas de gran ayuda en mi vida, los cuales
aprecio mucho, ya que de una u otra forma me aconsejan y me cuidan
hablándome sobre todo las cosas buenas y malas de la vida. Siendo
actualmente guía de mi crecimiento personal y profesional, por su insistencia
en que lograra mis metas.
A todos mis compañeros de clase que me han ayudado en momentos
malos y buenos siempre brindándome su ayuda incondicional a lo largo de
mis estudios, creando una bonita amistad.
A mis profesores que me han escuchado y apoyado en todas mis
debilidades Gracias.

Rosmery Alcega…

v
 ÍNDICE GENERAL

pp.
Acta de Aprobación………………………………………………………………..ii
Dedicatoria………………………………………………………………………….iv
Agradecimiento…………………………………………………………………….v
Índice General……………………………………………………………………...vi
Lista de Cuadros………………………………………………………………….vii
Resumen………………………………………………………………………..........
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………...........1

CAPÍTULO I: FUNDAMENTACIÓN Y OBJETIVO DE LAS PASANTÍAS…..3

Fundamentación de las Pasantías………………………………………….3
Objetivos de las Pasantías…………………………………………………...5
Objetivo General…………………………………………………………….5
Objetivos Específicos……………………………………………………….5
Cronograma de Actividades……………………………………………….....6

CAPÍTULO II: ASPECTOS RELATIVOS A LA ORGANIZACIÓN……………8

Nombre de la Organización………………………………………………….8
Ubicación de la Organización………………………………………………..8
Reseña Histórica de la Organización……………………………………….8
Identificación de la Organización…………………………………………8
Antecedentes de la Organización…………………………………………9
Misión……………………………………………………………………….15
Visión………………………………………………………………………..15
Valores………………………………………………………………………16
Objetivos Estratégicos de la Organización……………………………..16
Propósito de la Organización…………………………………………….17
Políticas de Calidad……………………………………………………….17
Estructura Organizativa de la Organización……………………………18
Funciones………………………………………………………………….18

CAPÍTULO III: DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE

REALIZO LAS PASANTÍAS…………………………………………………….22

Estructura Organizativa del Departamento de Administración y

Finanzas…………………………………………………………………….22

vi
 Funciones…………………………………………………………………….22

CAPÍTULO IV: ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE EN

LA EMPRESA ZOOM INTERNATIONAL SERVICES, C.A………………….31

Reporte de las Actividades Realizadas…………………………………...31

Conocimientos y Experiencias Adquiridas por el Pasante……………...39
Logros y Aportes Realizados por el Pasante…………………………….40
Aplicación de los Conocimientos Teóricos……………………………….41

CAPITULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………..42

Conclusiones………………………………………………………………...42
Recomendaciones………………………………………………………......43

GLOSARIO………………………………………………………………………..44

REFERENCIAS.............................................................................................48

vii
 LISTA DE CUADROS

pp.
Diagrama de Gantt…………………………………………………………............7
Organigrama del Grupo Zoom International Services, C.A………………….21
Organigrama del Departamento de Administración y Finanzas…………….30

viii
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
“SIMÓN RODRÍGUEZ”
NÚCLEO PALO VERDE
DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS

INFORME DE PASANTÍA REALIZADO EN LA EMPRESA

“ZOOM INTERNATIONAL SERVICES, C.A.”
Informe de Pasantía Presentado ante la Ilustre Universidad Nacional
Experimental Simón Rodríguez, como requisito para optar al Título de
Licenciado en Administración de Recursos Materiales y Financieros

Autor: Alcega, Rosmery

C.I.: 22.494.671
Tutor(a) Académico: Lic. Jorge, Betancourt
Fecha: Mayo 2016

RESUMEN

El presente informe describe las actividades realizadas por el pasante

en Zoom International Services, C.A., en el área de Operaciones
Internacionales, durante un período de tres (3) meses o trece (13) semanas
académicas. La pasante realizó sus actividades en el Departamento de
Administración y Finanzas, realizando diversas tareas relacionadas con su
carrera, lo cual le permitió maximizar los conocimientos adquiridos en la
universidad. Entre las labores realizadas encontramos orden de compras y
orden de pago, control y reporte de ingresos y egreso, tesorería y
contabilidad, planificación y presupuesto, cobranza, archivo y manejo de
inventarios, los mismos son de gran relevancia debido a que Zoom es una
empresa Courier que ha logrado abarcar el mercado nacional e internacional.
Además, permitieron complementar y desarrollar nuevas herramientas
profesionales en el pasante, en cuanto a la dirección del Talento Humano,
manejo de clientes, organización de inventarios y, finalmente, gerencia en
general.

Palabras Claves: proceso, deficiencia, mejoras, competencia,

innovación.

ix
 INTRODUCCIÓN

La práctica profesional o pasantías son actividades pedagógicas

exigidas por la Institución de Educación Universitaria, a todo aquel estudiante
regular que haya cumplido con los requisitos mínimos exigidos por la
Universidad con la única intención de que el estudiante aplique los
conocimientos adquiridos durante sus estudios de pregrado y los ponga en
práctica, de igual manera que se relacione con el ambiente laboral y
desarrolle sus habilidades y destrezas adquiridas.
Este proceso de adiestramiento es una experiencia laboral y fueron
ejecutadas en la empresa privada Zoom International Services, C.A., la
misma se dedica a recibir y realizar envíos de documentos, paquetería y
carga a cualquier lugar del mundo, tiene como política la de atender
primordialmente la distribución expresa de todo los documentos y paquetes
desde sus oficinas de recepción a los clientes destinatarios u oficinas
cercanas a los mismo.
En tal sentido está en la obligación de planificar, evaluar, coordinar la
realización de cada una de sus actividades, como de administrar
efectivamente sus recursos, para de esta manera contribuir a los fines
armónicos y sociales y del ambiente saludable en que ha de vivir el hombre
en todo lo largo y ancho de nuestra geografía, a través de Zoom y su aliado
Internacional TNT, red líder en Distribución a nivel global y la principal
empresa de distribución expresa en Europa. Con un Servicio de alta Calidad
para más de 200 destinos en Latinoamérica, el Caribe, Estados Unidos,
Europa, Asia y África.
Básicamente el desarrollo de la pasantía fue en el Departamento de
Administración, específicamente en la Sede Principal Zona Industrial de la
Urbina Calle N° 7. Edificio Grupo Zoom, y tuvo como objetivo fundamental
conocer y desarrollar conocimientos en el área de registro, evaluación y
control de todas las operaciones administrativas y contables, así como la
gestión general de todos los materiales y equipos con que cuenta esta
empresa.
Es importante señalar que la experiencia como pasante obtenida en la
Empresa Zoom International Service, C.A., ha sido de gran ayuda para fijar
conocimientos y aún más el obtener una clara idea de cómo se puede
coordinan las tareas en una empresa, permitiendo así observar posibles
fortalezas y debilidades que me servirían de gran ayuda en el desempeño de
la profesión como futuro administrador. Por consiguiente, este informe final
de pasantías profesional está constituido por los siguientes capítulos:
Capítulo I: Está conformado por la fundamentación de las pasantías,
sus objetivos, tanto general como especifico y el cronograma de actividades
o Diagrama de Gantt.
Capítulo II: Se identifica los aspectos relativos a la organización, como
su nombre, ubicación, reseña histórica, donde se especifica la identificación
de la organización, sus antecedentes, misión, visión, objetivos estratégicos,
propósitos, valores, políticas de calidad, estructura organizativa, funciones y
organigrama de la empresa.
Capítulo III: Contiene la descripción del departamento donde se realizó
las pasantías, estructura organizativa, funciones y el organigrama del
Departamento de Administración y Finanzas.
Capítulo IV: Está compuesto por las actividades realizadas por el
pasante en la Empresa Zoom International Services, C.A., el reporte de las
actividades realizadas, conocimientos y experiencias adquiridas por el
pasante, logros y aportes y la aplicación de los conocimientos teóricos.
Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones, finalizando con el
glosario y las referencias bibliográficas.

2
 CAPÍTULO I

FUNDAMENTACIÓN Y OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS

Fundamentación de las Pasantías

En materia de las pasantías, en el caso especifico de la Universidad

Nacional Experimental “Simón Rodríguez”, más que tener un carácter
obligatorio dentro de los requerimientos exigidos en el pensum de estudio, es
el momento del contacto del estudiante de Administración en Recursos
Materiales y Financieros con la realidad laboral donde los retos y desafíos
son encontrados, brindando de esta forma la oportunidad de demostrar
capacidad de análisis crítico para comprender el comportamiento de la
ejecución o desarrollo de los procesos administrativos de la organización.
En lo que respecta a las pasantías realizadas por la pasante, se
realizaran en la Empresa Zoom International Services, C.A., en el
Departamento de Administración, con la particularidad que el diseño del
cronograma de actividades, se elaboro con una visión integral de la realidad
organizativa, no solo de permitir conocer los procesos para la elaboración de
las diferentes actividades a realizar durante el tiempo asignado, sino
también, conocer los procesos de ejecución de los mismos, así como la
relación y vinculación de los departamentos involucrados.
En el proceso de enseñanza-aprendizaje, esos pequeños o grandes
detalles que se encuentran en la práctica laboral, permitirán hacer reflexiones
sobre el cumplimiento fiel de los conocimientos adquiridos y el uso adecuado
de las normativas legales existentes en las empresas y de las características
que deben aplicarse al momento que existiese algún tipo de desviación o
incumplimiento de las leyes establecidas.

3
 La Empresa Zoom International Services, C.A., fue un espacio de
mucha enseñanza significativa, pues permitió el aprendizaje de mecanismos
que deben seguirse al establecerse los lineamientos empresariales para
comprender el valor real de las actividades que se realizan en el área
administrativa, la concordancia que debe existir en el cumplimiento de una
meta con las programaciones establecidas, la ejecución física de las
actividades con la ejecución financiera; es decir, que el resultado obtenido,
este enmarcado en la planificación, en el periodo y costo previsto.
Con relación a lo anteriormente planteado, la Universidad Nacional
Experimental Simón Rodríguez, contempla el cumplimiento de pasantías que
le permite al estudiante en Administración en Recursos Materiales y
Financieros, adquirir conocimientos necesarios para desenvolverse en el
correspondido mercado laboral; la cual tiene un valor académico de veinte
(20) unidades de créditos y una duración de cuatrocientas ochenta (480)
horas, equivalentes a tres (3) meses o sesenta (60) días hábiles de trabajo.
El artículo N° 45 del Reglamento de Régimen de Estudios las define
como: “Una técnica de aprendizaje de naturaleza Inter-disciplinaria destinada
a vincular los procesos de aprendizaje con las necesidades practicas del
trabajo, de acuerdo con el perfil profesional de la carrera”. Por tanto para
cumplir con las exigencias de la mención, la pasantía será realizada en el
Departamento de Administración de la Empresa Zoom International Services,
C.A.
Por lo antes mencionado, se le extiende un agradecimiento a la
Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez" y a la Empresa Zoom
International Services, C.A., específicamente al Departamento de
Administración, el permitir realizar las pasantías correspondientes a la
Licenciatura en Administración Mención Recursos Materiales y Financieros.
Por consiguiente, se iniciará y presentara el desarrollo del informe de
Pasantías.

4
Objetivos de las Pasantías

Objetivo General

Aplicar los conocimientos teóricos adquiridos en la carrera de

Administración, mención Recursos Materiales y Financieros, en el
desempeño de labores asignadas por el Departamento de Administración,
con el fin de adquirir experiencia como futuro profesional.

Objetivos Específicos

Aplicar en la práctica, los conocimientos adquiridos en la carrera de

Administración, mención Recursos Materiales y Financieros de la
Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez.
Finalizar con éxito la pasantía para dejar una imagen excelente de la
casa de estudio Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez.
Desempeñar las funciones asignadas por el Gerente Nacional de
Administración.
Asumir responsabilidades en las tareas a realizar durante el periodo de
la pasantía.
Obtener la mayor destreza posible en el desenvolvimiento del trabajo
asignado.
Conocer los procesos para la elaboración de la orden de compra y
orden de pago, control de reporte de ingresos y egresos, tesorería y
contabilidad, planificación y presupuesto, cobranza, archivo y manejo de
inventario.
Detallar las actividades que se llevaron a cabo diariamente en el
Departamento de Administración desde el 22 de febrero hasta 18 de mayo
de 2016.

5
Cronograma de Actividades o Diagrama de Gantt

A continuación se describen las actividades realizadas durante un

período de tres (3) meses o trece (13) semanas académicas en la Empresa
Zoom International Services, C.A., específicamente en el Departamento de
Administración, en las siguientes unidades y áreas:
1) Unidad de Contabilidad. General y Costo.
2) Unidad de Cuentas por Pagar. Compras.
3) Unidad Cuentas por Cobrar. Seguros y Facturación.
4) Unidad de Tesorería.
5) Unidad de Impuestos y Contribuciones.
6) Unidad de Presupuesto.

6
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES O DIAGRAMA DE GANTT

SEMANAS

ACTIVIDADES DESDE EL 22 DE FEBRERO AL 18 DE MAYO DE 2016

REALIZADAS 22-02-16 29-02-16 07-03-16 14-03-16 21-03-16 28-03-16 04-04-16 11-04-16 18-04-16 25-04-16 02-05-16 09-05-16 16-05-16
AL AL AL AL AL AL AL AL AL AL AL AL AL
26-02-16 04-03-16 11-03-16 18-03-16 25-03-16 01-04-16 08-04-16 15-04-16 22-04-16 29-04-16 06-05-16 13-05-16 18-05-16
Presentación del
Pasante

Contabilidad

General y costos

Cuentas por Pagar

Compras

Cuentas por Cobrar

Seguros y Facturación

Tesorería

Impuestos y
Contribuciones

Presupuesto

Fuente: Alcega, R. (2016)

7
 CAPÍTULO II

ASPECTOS RELATIVOS A LA ORGANIZACIÓN

Nombre de la Organización

Zoom International Services. C.A.

RIF: J-00102174-4

Ubicación de la Organización

Calle 7. Sector Sur. Edificio. Grupo ZOOM. Urbanización La Urbina.

Municipio Sucre, Estado Miranda.

Reseña Histórica de la Organización

Identificación de la Organización

La organización Zoom International Services, C.A., comenzó en los

años 76, gracias a la idea de su Fundador, Eddie Mc Peck, de formar una
compañía Courier para el traslado de documentos entre Venezuela y el
mundo. En la actualidad cuenta a nivel nacional con una Sede Principal, 79
sucursales y 200 aliados comerciales; y una nomina de 1970 empleados. La
Organización Zoom International Services, C.A., tiene la sede principal en el
Sector Sur de la Urbanización la Urbina, calle 7 y además cuenta con cuatro
edificios: Merano, Francis, el galpón y el estacionamiento.

8
 Antecedentes de la Organización

Zoom International Services, C.A., comenzó en el año 76, gracias a la

idea de su fundador, Eddie Mc Peck, de crear una compañía Courier para el
traslado de documentos entre Venezuela y el Mundo. Para la época en el
país no se conocía el concepto de Courier, para entonces, cuando una
persona o empresa tenía urgencia de enviar correspondencia a algún destino
internacional, se dirigía al aeropuerto para pedir el “favor” al capitán o a la
tripulación de turno.
Sólo una empresa transnacional ofrecía este servicio: World Courier,
pero a precios exorbitantes: 180$ y 200$ por envió. Zoom aprovechó esta
oportunidad para ingresar al mercado como una empresa que prestaría sólo
el servicio de envió internacional de sobres, a razón de 55$ por unidad
(época en que el cambio estaba en 4,30$ por Bs.). En 1976 cualquier tipo de
correspondencia urgente, circulaba por el correo venezolano en no menos de
ocho (8) días. Para los momentos, Zoom ofrecía 24 horas a Miami, 36 horas
a New York y 72 horas para el resto del mundo.
Desde sus primeros años Zoom se planteo la calidad como una filosofía
orientada al cliente, definiéndola como el reto de “sobrepasar las
necesidades y expectativas del cliente al utilizar nuestros servicios”. Para ello
se propuso desde sus comienzos, lograr el compromiso de mejoramiento
incesante hacia la calidad total de todos los servicios. Para esta década esta
exigencia se resumió en ofrecer Garantía de Servicio Eficiente.
En 1977 se crea Zoom International Services, Inc. Con sede en la
ciudad de Miami, se establece con la finalidad de ser un Centro de Acopio
Internacional, para la distribución de los envíos de entrada y salida de
Venezuela. Al comienzo todas las valijas viajaban por vía aérea, por lo que
las primeras Estaciones en Venezuela –a Sucursales- fueron constituidas en
ciudades con aeropuertos.

9
 A partir de estos códigos aéreos surgen las siglas que hasta la fecha
representan cada una de las ciudades en donde está presente Zoom. Para
1980 con una nómina de cinco (5) personas, ingresa la Sra. Zonia de Atencio
como Gerente General y junto a este equipo trabajaba en el sótano de “La
Quinta” en Bello Campo.
Dos años más tarde se alcanzó el mayor logro hasta entonces: la
mudanza a un local más amplio en el edificio Mene Grande, donde se
consolidó e independizó la operación internacional y se germinó la idea de
crear un servicio privado de correo que cubriera todo el ámbito nacional. A
comienzos de esta década aún se contaba con un solo camión que iba a
Maiquetía y regresaba.
En la medida en que Zoom se desarrollaba y crecía, surgió la necesidad
de apertura de nuevas oficinas, momento cuando nacen las Sucursales de
Maracay y Valencia. En 1983, un año importante para la empresa, se creó
Magazoom, Agencia de Suscripciones, con el fin de brindar al cliente un
servicio de suscripciones internacionales a publicaciones periódicas
especializadas, para su entrega puerta a puerta en Venezuela.
Surgió gracias al requerimiento –especialmente de empresas
petroleras– de adquirir este tipo de publicaciones. Este servicio fue
aprovechado por dos (2) importantes clientes: la empresa Mene Grande y el
Ministerio de Agricultura y Cría, posteriormente se unieron a la cartera varias
bibliotecas y universidades. En resumen, trabajo duro, crecimiento, más
servicios, aperturas y visión de futuro, fueron las principales características
de Zoom en su primera década. El comienzo de esta década fue muy
productivo para Zoom.
A medida que la organización crecía, al igual que otras empresas de
larga trayectoria como DHL, Domesa y Aerocav, Zoom se vio en la necesidad
de crear un servicio que lo distinguiera de la competencia, por lo que surgió
en 1985 Buzoom Apartados Privados, un sistema privado de correo con
cobertura nacional para empresas de consumo masivo en todas las ciudades

10
de Venezuela, servicio que se lanzó bajo el eslogan “Venezuela a sus
Casillas”.
Buzoom cubría una necesidad que tenía Magazoom, ya que ofrecía
apartados privados nacionales e internacionales mediante casilleros, en los
cuales se recibía el material, sin pagar la comisión por suscripción. Este
proyecto se llevó a cabo gracias al valioso trabajo en conjunto de Zonia de
Atencio, Eddie y Reyna Mc Peck y Rose Marie González, quien apenas se
incorporaba a la empresa.
La apertura de Buzoom, trajo estela de éxitos, ya ese mismo año, con
un trabajo incesante de todo el equipo, se logró en dos (2) meses registrar
sucursales a lo largo y ancho el país, alquilar locales y contratar 101
personas, para finalmente el 15 de abril de 1986, abrir de forma simultánea
operaciones en 18 ciudades de Venezuela. Este nuevo personal que
ingresaba en su mayoría eran mujeres sin ninguna experiencia. Estas
personas tenían cierto grado de estudio, pero eran amas de casa que nunca
habían ejercido y Zoom les brindó una gran oportunidad.
Fue una excelente experiencia, tanto que cuando la empresa fue
creciendo e ingresaba más personal, muchas de ellas continuaron. Este
mismo año fue la primera Convención de Gerentes de Grupo Zoom, evento
que reunió a todos los gerentes del país con motivo de comenzar un trabajo
en conjunto para la consolidación de Buzoom.
A partir de ese día hasta entonces, los representantes de cada sucursal
han tenido la oportunidad de congregarse cada año para trazar las directrices
que marcarían la historia de la empresa año tras año. Para la época ya
estaban conformadas tres compañías: Zoom, Buzoom, Magazoom,
combinación que logró siempre gran posicionamiento y recordatorio en el
mercado.
En 1987 una vez constituida la Red Nacional, las oportunidades se
incrementaron, se incorporaron nuevos servicios, como Zoompress –que hoy
en día funciona con el nombre de Receptoría de Avisos- se establece como

11
una nueva alternativa que enriquece la amplia gama de servicios que ofrece
Zoom a sus clientes, tiene como finalidad, de prestar el servicio de receptoría
de avisos desplegados y clasificados en periódicos y revistas en el ámbito
nacional.
En 1988 comenzó el sistema de distribución local, un año más tarde el
servicio nacional de tarjetas de crédito y en 1990 el servicio de compras en
USA. Ésta fue la época de la mudanza para Zoom. En 1991, la operación se
hacía en Maiquetía. A finales de junio del 93 se hizo el traslado al edificio
Kénica.
Para esa época existían tres sedes: edificio Xerox en donde se
estableció Presidencia, Vicepresidencia y Consultoría Jurídica, “La Quinta”
(Bello Campo) como sede para Operaciones y Tarjetas de Crédito y en el
Centro Comercial Libertador, lugar en que funcionaba la Sede Administrativa,
Cobranzas, Recursos Humanos y Compras. En 1993 se firmó el primer
acuerdo operativo en Venezuela, para representar el Servicio Western Unión.
Un año más tarde Zoom Aduanas, C.A. se estableció como Agente
Aduanal con la finalidad de tener una cadena de comercialización propia y
agilizar el proceso de importación y exportación de mercancía. Fue entonces
en 1995 cuando se Constituye Grupo Zoom, C.A. como el holding que
agrupo a las empresas filiales: Zoom International Services, C.A., Zoom
Aduanas, C.A. y Zoom International Courier, Inc.
En definitiva fue una década en la que continúo el crecimiento, la
expansión y el mejoramiento incesante, que sólo para 1992, ya se contaba
con 40 oficinas propias, un nuevo Centro de Acopio en la ciudad de Caracas
y el número de empleados había ascendido a 570. Sin duda, la empresa se
consolidaba como El Grupo que Manda. Varios cambios importantes que
marcaron la historia de la empresa, se vivían en esta década.
Uno de ellos fue en 1999 cuando Zoom –una empresa que para
entonces ya contaba con 936 empleados- comenzó a concebir la carga como
elemento integral y se empezó a pesar los envíos y a medir su costo según

12
la cantidad de kilogramos, porque hasta la fecha el servicio de envíos se
ofertaba por unidades, ya que el negocio era en su mayoría el transporte de
documentos y las entregas se hacían dentro de las ciudades en todo el país
con motorizados.
Progresivamente la cantidad de kilos movilizados ha ido aumentando,
hasta superar los 10 millones de kilos anuales. Se incursionó en este sector
transportando mini carga. Progresivamente fue creciendo este servicio de
transporte no sólo en el ámbito nacional, sino que la tendencia internacional
se inclinaba por el negocio de la carga, por lo que Zoom decidió seguir este
rumbo y comenzó a comprar camiones para cubrir el Área Metropolitana de
Caracas que anteriormente se cubría en su totalidad en moto.
Fue en este momento cuando se compró la primera flota de camiones,
eran seis unidades que comenzaron a hacer los enlaces entre diferentes
regiones. Posteriormente la cantidad, fue aumentando a 8, 10, 12
camiones… hasta alcanzar hoy en día un total de 312 unidades propias y
demás outsourcing con exclusividad para Zoom. A esta flota se suman las
motos, que se han mantenido en el tiempo por ser parte integral del servicio
de envíos de documentos.
También en el 1999, comenzó la concepción del Plan de Negocios
como la conformación de una mesa multidisciplinaria en donde se evaluaban
los resultados del año y se proyectaban y planificaban metas a cumplir en el
siguiente, reunión que se ha repetido año tras año hasta la actualidad. Para
1999 las metas de ventas eran de 11 millones de bolívares.
Para reforzar la presencia de Zoom en un mayor número de puntos,
hasta en los lugares más remotos del país, se firmó en el año 2002 un
acuerdo con la red de franquicias CDC (Centros de Comunicaciones de
CANTV) a fin de colocar 650 centros de atención al cliente bajo el sistema de
Agentes Autorizados. Otro paso importante que dio Zoom fue en el 2000
cuando se firmó un acuerdo operativo con TNT Global Express, Logistics &
Mail, para expandir los servicios internacionales dentro y fuera de Venezuela.

13
 Un año más tarde la Casa de Cambio Zoom, fue adquirida e
incorporada al Holding de Grupo Zoom para garantizar la representación del
servicio Western Unión en Venezuela y prestar los servicios tradicionales de
una Casa de Cambio. Ese mismo año se unió también al Grupo Zoom Travel
con los fines de prestar el servicio de agencia de viajes a la corporación.
En el 2005 nació el término Zoom Red para ofrecer un cambio en la
concepción de los puntos de venta de la empresa, adaptándose a los
terminología de los clientes, a quienes se les recordaba con más fuerza que
antes a través de Somos parte de tu equipo. Estas nuevas denominaciones
dejan atrás a las Estaciones para conformar Sucursales.
Estas sucursales agruparan a los Módulos, Taquillas y Sucursales en
Agencias, convierte ron a los Agentes Comerciales y Franquicias en Aliados
Comerciales, los Centros de Acopio pasaran a ser Centros de Distribución
Operativa y finalmente dejó de designarse Estación La Urbina para llamarse
Sede Principal. Para finales de 2006 la Zoom Red contaba con 281 puntos
en toda Venezuela, conformada por 34 Sucursales, 45 Agencias y 193
Aliados Comerciales.
La cantidad de Centros de Acopio ascendió a siete: Caracas, Valencia,
Barinas, Puerto La Cruz, Barquisimeto, El Tigre y el internacional en Miami.
En el 2008, la Zoom Red creció considerablemente, se encuentra integrada
por 79 sucursales y agencias propias, con más de 30.000 metros cuadrados
de planta física instalada y operativa y 200 aliados nacionales para un total
de 279 puntos de venta en Venezuela.
Esta Red estaba apoyada por 8 Centros de Distribución Operativa
nacionales: Caracas (La Urbina y Catia), Valencia, Barinas, Puerto La Cruz,
Barquisimeto y El Tigre y un Centro de Distribución Internacional con sede en
la Ciudad de Miami. En cuanto a la plataforma humana, Zoom contaba con
1900 empleados, llenos de calidad humana, experiencia y compromiso
empresarial.

14
 Misión

Consolidarnos como la RED MULTISERVICIOS DE PUNTOS DE

ATENCIÓN AL CLIENTE más efectiva, confiable y diversificada del país, con
productos especializados e innovadores de Logística, Distribución y Servicios
Financieros; que cumplen los estándares de calidad, cobertura, seguridad y
respaldados.
Contar con CAPITAL HUMANO CALIFICADO Y TECNOLOGÍA DE
VANGUARDIA. Superando las expectativas de nuestros clientes, empleados
y accionistas. Asimismo, ser reconocidos como la principal fuerza nacional en
el TRANSPORTE EXPRESO DE CARGA Y DOCUMENTOS EN 24 HORAS,
líder por la diversificación de sus servicios, la fluidez de su información con
CALIDAD Y RENTABILIDAD.

Visión

Expandir en el Mercado Latinoamericano, nuestro modelo de negocio

TRANSACCIONAL COMBINANDO SERVICIOS FINANCIEROS,
LOGÍSTICOS Y DE DISTRIBUCIÓN a través de redes de Puntos de Ventas
MULTISERVICIOS; con soluciones tecnológicas conservando los más altos
ESTÁNDARES DE CALIDAD Y SEGURIDAD, enmarcados en principios
ÉTICOS Y LEGALES, lo que garantiza la satisfacción de nuestros clientes,
empleados y accionistas.
Asimismo, consolidarnos como la empresa de TRANSPORTE
EXPRESO y de LOGÍSTICA OPERATIVA más segura y confiable del país al
exceder las expectativas de servicio a nuestros clientes, ABARCANDO
ALMACENAJE, CONTROL DE INVENTARIOS, MANEJO Y DISTRIBUCIÓN
DE MERCANCÍAS, con la mejor TECNOLOGÍA Y HERRAMIENTA.

15
 Valores

Brindar excelencia en la calidad: Brindar un servicio mundial puerta a

puerta al igual que soluciones integrales.
Hacer que sus clientes sean exitosos: La satisfacción del cliente
determina el éxito del Grupo Zoom. El éxito de sus clientes es el éxito del
Grupo zoom.
Fomentar una actividad abierta: Pensar globalmente, actuar localmente
y respetar los distintos valores culturales en los países donde opera.
Actuar de acuerdo con las prioridades claras: Las prioridades claras
determinan las acciones del Grupo Zoom.
Actuar con una aptitud emprendedora: La conducta emprendedora
constituye el espíritu del grupo Zoom. Exige y promueve la responsabilidad
individual.
Actuar con integridad tanto interna como externamente: la integridad
determina la forma en que se trabaja dentro del Grupo Zoom y la conducta
hacia sus socios comerciales, accionistas y público en general.
Aceptar la responsabilidad social: El Grupo Zoom está comprometido
con los objetivos que generan beneficios para las comunidades donde
trabaja.

Objetivos Estratégicos de la Organización

Es una compañía cuyo objetivo principal es manejar, el servicio de

transporte y de distribución de carga expresa nacional y documentos en
veinte cuatro (24) horas, dentro de los conceptos de un servicio integral que
aplica tecnología de punta e implementación de procesos logísticos en el
territorio nacional.

16
 Propósitos de la Organización

Estamos profundamente orgullosos con la contribución que podemos

brindar con nuestro trabajo diario. Todas las cosas que se trasladan de un
lugar a otro necesitan el apoyo de la logística, sin embargo, detrás de esta
simple verdad se esconden millones de historias. Como compañía logística
para el mundo, somos la columna vertebral del intercambio comercial,
asegurando que aquello que debe ser distribuido, es efectivamente
entregado.
Un envío que nos es confiado puede tratarse de medicinas que salvan
una vida, de un regalo de cumpleaños de un amigo, o de la responsabilidad
de transportar un prototipo de cuya entrega depende la existencia de toda
una empresa. No solo distribuimos paquetes y encomiendas, también nos
aseguramos que los contenedores arriben al puerto de destino: traemos
prosperidad, transportamos salud, promovemos el crecimiento y brindamos
alegría. Todos los días conectamos a las personas, mejorando sus vidas.

Políticas de Calidad

La Empresa Zoom International Services. C.A., en línea con el

cumplimiento de la Misión y la Visión está trabajando para:
Satisfacer las expectativas de los clientes y esforzar en superarlas.
El desarrollo del personal apoyando en capacitaciones permanentes
orientadas a mejorar sus competencias y enfocadas a la demanda del
mercado actual.
La mejora continua de la organización a fin de innovar constantemente
sus servicios de calidad que promuevan de forma integral el cuidado y
mantenimiento de los todos sus clientes.

17
 Estructura Organizativa de la Organización

La Empresa Zoom International Services. C.A., cuenta con una

estructura organizativa formal, donde se combinan las relaciones lineales de
autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los
Departamentos o Staff, mediante los Comité, donde predominan las
relaciones de Línea y Staff, cuyos Departamentos trabajan por objetivos en
función de los productos y zonas geográficas, con decisiones centralizadas y
con un organigrama Vertical-Estructural.

Funciones

Presidencia y Junta Directiva: Es la máxima autoridad de la Empresa,

siendo una figura organizativa que representa el cuerpo deliberante de la
Organización y en cuyo seno se toman las decisiones de más alto nivel y su
principal objetivo es: “Dirigir y Administrar el Grupo Zoom”.
Asesoría Financiera: Se ocupa de coordinar, controlar y evaluar la
formulación y ejecución del presupuesto, plan operativo anual, memoria y
cuenta de la Organización. Planificar, diseñar, coordinar y controlar todo lo
referente a la administración del presupuesto de ingresos y gastos.
Consultoría Jurídica: Es una unidad de asesoría jurídica de la Junta
Directiva, Gerencias y Unidades Administrativas de la Organización. Le
compete el asesoramiento legal y su actividad dependerá de las consultas
que le soliciten para su consideración y estudio, así como los planteamientos
que requieran tratamiento jurídico y judicial, además del apoyo jurídico de las
actividades realizadas por las diferentes unidades de la empresa.
Contraloría: Es una estructura organizativa de asesoría, cuyo objetivo
principal es velar por el cumplimiento de las disposiciones de la
Organización, que están contempladas en el documento constitutivo y
estatutos sociales de la Institución, los reglamentos, las normas y

18
resoluciones emanadas de la Junta Directiva, la evaluación del control
interno, control de gestión y recomendaciones para mejoras, a fin de
aumentar y determinar la eficacia y eficiencia de las operaciones y de la
gestión administrativa.
Vicepresidencia de Planificación Corporativa: Es la encargada de
suministrar y administrar toda la información documental en cuanto a las
actividades de planificación corporativa en Zoom.
Vicepresidencia Operaciones y Vicepresidencia de Distribución y
Logística: Operaciones es el área encargada del procesamiento de
documentos y mercancías (de entrada y de salida, Nacional e Internacional),
trabajando de la mano con Distribución, Logística y Seguridad.
Vicepresidencia Administración y Finanzas: Se ocupa de coordinar,
planificar, diseñar, supervisar, dirigir y controlar las actividades financieras,
contables y administrativas (administración, contabilidad, facturación, crédito
y cobranzas, tesorería y seguro) de la Organización.
Vicepresidencia Comercialización y Canales: Se encarga de todas
las negociaciones con los aliados comerciales brindando apoyo a Ventas.
Vicepresidencia Mercadeo y Ventas: Sus responsabilidades están
basadas en la negociación y administración, referente a los envíos
nacionales, casilleros, receptoría de avisos y base de datos.
Gerencia Corporativa Tecnología y Sistemas: Administra y desarrolla
los sistemas de soporte técnico, Información y documentación de interés
para esta área.
Gerencia Corporativa de Gestión de la Calidad: Sus actividades
están desarrollas en la atención al cliente personalizada y call center,
gestionando la calidad del servicio.
Gerencia Publicitaria: Sus funciones están basadas principalmente en
la imagen corporativa a través de campañas publicitarias, promociones,
material POP y boutique Zoom.

19
 Gerencia Corporativa de Comunicaciones y Procesos: Se encarga
de la Comunicación Corporativa, Carteleras Internas, Zoombador impresos, y
Comités Regionales.

20
 ORGANIGRAMA DEL GRUPO ZOOM INTERNATIONAL SERVICES, C.A.

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE DIRECTOR FINANCIERO

CONSULTOR JURÍDICO CONTRALOR

VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA

PLANIFICACIÓN DISTRIBUCIÓN Y PROCESAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN Y COMERCIALIZACIÓN MERCADEO Y
CORPORATIVA LOGÍSTICA CONTROL OPERATIVO FINANZAS Y CANALES VENTAS

GERENTE CORPORATIVO GERENTE CORPORATIVO

TECNOLOGÍA Y RECURSOS HUMANOS
SUCURSALES
SISTEMAS

GERENTE CORPORATIVO
GESTIÓN DE CALIDAD
GERENTE CORPORATIVO
COMUNICACIÓN Y AGENCIAS Y MÓDULOS
PROCESOS GERENTE DE PUBLICIDAD

GERENTE DE
INVESTIGACIÓN DE
MERCADO
Fuente: Zoom International Services, C.A.

21
 CAPÍTULO III

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO LAS

PASANTÍAS

Estructura Organizativa del Departamento de Administración y Finanzas

El Departamento de Administración de la Empresa Zoom International

Services. C.A., cuenta con una estructura organizativa formal, donde se
combinan las relaciones lineales de autoridad directa con las unidades del
Departamento en función de los objetivos establecidos en la Alta Gerencia,
logrando así el buen funcionamiento de la organización.

Funciones

Vicepresidencia de Administración y Finanzas: Es el área que le

corresponde gestionar, administrar y controlar los recursos financieros, de
personal, tecnológicos, de adquisiciones, infraestructura, logística y
bienestar, para lo cual debe velar por la correcta formulación y ejecución
presupuestaria; el diseño y aplicación de la política de recursos humanos.
Así como el diseño y aplicación de la política informática, la mantención
e implementación del hardware y de los software necesarios para la
institución; respetar las políticas de compras internas y externas, proveer y
mantener una adecuada infraestructura y logística de los servicios generales,
como también procurar el máximo de beneficios para el personal adscrito al
Servicio de Bienestar.
Departamento de Administración: El área de administración es de
vital importancia para el buen funcionamiento de las restantes áreas del

22
departamento. Además, será la responsable de funciones como la gestión
del efectivo, las relaciones con las administraciones públicas, facturación,
entre otros. La complejidad de esta área radica en la diversidad de sus
funciones, por lo tanto, es ineludible una excelente predisposición para que
las relaciones con el resto de las áreas del departamento se lleven a cabo de
la forma más fluida y efectiva.
Entre sus funciones tenemos:
1) Relaciones con las administraciones públicas.
2) Planificación y gestión de las obligaciones fiscales.
3) Gestión de los ingresos en metálico y su ingreso en bancos.
4) Facturación a clientes.
5) Estadísticas de producción, ventas,...
6) Valoración e inventarios.
7) Recepción y distribución de documentos.
8) Logística y aprovisionamiento del departamento financiero.
Departamento de Finanzas: Es una unidad autónoma vinculado
directamente al presidente de la empresa, a través de un administrador
financiero. La actividad de esta unidad es crucial en el funcionamiento de la
empresa, puesto que en él se toman decisiones de gran calado, en función
de los análisis de datos complejos y diversos: situación macroeconómica,
evolución de los mercados, apuntes contables, entre otros.
Entre sus funciones tenemos:
1) Formulación presupuestaria, su correcta ejecución y contabilización.
2) Reportes de gestión financiera, tanto internos como externos.
3) Administración y control de los contratos.
4) Gestionar la tesorería de la empresa.
Unidad de Contabilidad General y Costo: El área de contabilidad
será la responsable de la contabilización de documentos que no sean
facturas a cobrar o facturas a pagar, así como de sus cobros y pagos. El
dominio del Plan General Contable y su aplicación será fundamental, así

23
como la homogeneización de los criterios para la imputación de los gastos e
ingresos a sus respectivas cuentas contables.
Debe ser consciente de que será la responsable de la mayor y mejor
fuente de información que posee la empresa, para ello, pondrá todos los
medios y esfuerzos necesarios para facilitar esa información de una forma
rápida, eficaz y fiable. Asimismo, pondrá su máximo empeño y medios para
evitar cualquier error en su trabajo, pues de ello depende obtener una
información que sea fiel reflejo de la realidad y apoyo para decisiones
empresariales.
Entre sus funciones estarán:
1) Contabilización de documentos.
2) Verificación de los documentos contabilizados.
3) Archivo de documentos. •
4) Gestión del inmovilizado y su amortización.
5) Control de costes y su correcta imputación.
6) Planificación, análisis, control y seguimiento de las inversiones.
7) Confección de informes y sistemas de información para la dirección.
8) Registro contable generado por el movimiento diario de ingresos y
egresos
9) Elaborar los estados financieros respectivos.
10) Llevar los registros y controles correspondientes al ingreso y
movimiento de los bienes de la empresa.
11) Elaborar, mensualmente, las conciliaciones de las cuentas
bancarias, los balances de comprobación y los informes respectivos.
12) Elaborar el Balance General y Estado de Resultados con motivos
del cierre de cada ejercicio fiscal o antes de ser conveniente y necesario, a
objeto de rendir cuenta ante las autoridades competentes.
13) Preparar los demás informes que dentro del área de su
competencia le sean requeridos, con su correspondiente análisis e
interpretación.

24
 14) Velar por la correcta aplicación de las normas y procedimientos y
demás disposiciones emanadas de las autoridades y organismos
competentes en materia de contabilidad.
15) Custodiar los documentos que sirvan de soporte a los asientos
contables.
16) Analizar los estados financieros y demás informes administrativo-
financieros e interpretar sus resultados.
17) Velar por el registro y control del inventario y movimiento de bienes
de la empresa.
Unidad de Cuentas por Pagar y Compras: Esta área aportará a la
gestión financiera una mayor agilidad al centralizar los procesos de
tramitación de facturas y a la Tesorería previsiones de pagos con la
antelación suficiente. Aunque el área de Cuentas a Pagar y su responsable
están menos implantados que la del responsable de Cuentas a Cobrar, se
incluye últimamente en las grandes organizaciones por las numerosas
ventajas que aporta.
Asimismo el área de Compras: Es responsable principalmente de
conocer la oferta del mercado en su ámbito de actividad, recoger las
necesidades y demandas de los clientes internos, liderar el abastecimiento,
la selección de los proveedores, negociar precios y condiciones de compra.
Todo ello para hacer los pedidos de manera correcta e inteligente.
Aportará el máximo orden a su gestión y la mejor imagen de cara a los
acreedores, que dispondrán de un interlocutor específico dentro de la
empresa para tratar los problemas de cobros que puedan presentarse. La
organización del Departamento Financiero. Deberá estar muy coordinada
con el Jefe de Compras en orden a cumplir los plazos de pago acordados o
bloquear pagos por incumplimientos.
Entre sus funciones estarán:
1) Recepción de albaranes, su comprobación, archivo y contabilización.

25
 2) Recepción de facturas, su comprobación, conformidad y
contabilización.
3) Seguimiento y conciliación de las cuentas de acreedores.
4) Relación con los acreedores.
5) Cancelación de saldos mediante los sistemas de pago establecidos
por la empresa.
6) Conjuntamente con el Jefe de Compras establecerá la política de
aplazamiento de pago, cuyo cumplimiento vigilará.
7) Evaluar y seleccionar los proveedores.
8) revisar especificaciones.
9) Actuar como el contacto principal con los proveedores.
10) Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra.
Unidad de Cuentas por Cobrar Seguros y Facturación: Los créditos
a clientes generan muchos riesgos y problemas, por esta razón, deberemos
racionalizar los créditos que concedamos al mismo tiempo que mejoraremos
su cobro poniendo de nuestra parte todo el esfuerzo necesario y medios para
acortar los plazos de cobro y los riesgos de morosidad. En el área de
cuentas a cobrar serán analizados los riesgos con los clientes, utilizando las
herramientas necesarias y bases de datos disponibles o informes
comerciales.
Esta área deberá coordinar su labor con la Dirección Comercial,
teniendo en cuenta que por inercia, el comercial intenta vender en las
condiciones más óptimas y con las máximas facilidades, entre ellas el
aplazamiento del pago, así pues, éste área deberá controlar que las
condiciones de riesgo asumido respondan a unos parámetros
preestablecidos y asumidos por la Dirección General.
Entre sus obligaciones están:
1) Recibir y remitir las facturas de créditos.
2) Relaciones con los clientes.
3) Seguimiento y conciliación de las cuentas de clientes.

26
 4) Control de impagados y ejecución de procesos y protocolos
establecidos de recobro.
5) Mantenimiento y actualización de una base de datos de clientes.
6) Solicitar información financiera de clientes potenciales, evaluarla e
informar al Departamento Comercial.
Unidad de Tesorería: La gestión financiera se apoya principalmente en
el tesorero. El resto de los sistemas de gestión de tesorería (cash
management) estarán conectados con el resto de las áreas del
departamento, en particular con la contabilidad. Es fundamental disponer de
una información bancaria integrada con el fin de obtener la mejor y más
rápida información.
Por lo antes mencionado, se potenciara la conexión con la banca
electrónica o Internet con cada una de las entidades financieras con las que
trabajemos, realizando la captura de movimientos mediante la utilización de
productos informáticos de conexión multibancaria, logrando así manejar al
momento toda la información electrónica a nivel monetario de la empresa.
Será responsabilidad de la Tesorería:
1) Centralizar la información financiera.
2) Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
3) Recibir los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las áreas.
4) Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
5) Relaciones con las entidades bancarias.
6) Seguimiento y conciliación de las cuentas bancarias.
7) Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su
rentabilidad y no mantener saldos ociosos y onerosos.
8) Asegurar la liquidez.
Unidad de Impuestos y Contribuciones: Será la unidad encargada de
administrar los impuestos y contribuciones generadas por el servicio prestado
soportado por las diferentes facturas emitidas, la cual permite mantener
operativas las bases de datos y sistemas informáticos que se utilizan en la

27
empresa, proveer las comunicaciones de datos y mantener un servicio
permanente para resolver problemas propios del funcionamiento de los
impuestos y las contribuciones.
Sus Funciones son:
1) Inscripción en el Registro de Información Fiscal. (RIF).
2) Emiten y exigen comprobantes que se deriven de cualquier
operación que genere retención.
3) Llevan libros o registros contables o especiales.
4) Presentan las declaraciones y comunicaciones.
5) Permiten el control de la Administración Tributaria.
6) Informan y comparecen ante la Administración Tributaria.
7) Acatan las órdenes de la Administración Tributaria, dictadas en uso
de sus facultades legales.
8) Mantienen actualizado al personal encargado del proceso de
retención de ISLR, sobre resoluciones, providencias y otras disposiciones
legales emitidas por el SENIAT, con el objetivo de cumplir con dichas
directrices.
9) Actualizan oportunamente todos los datos en el sistema sobre
retenciones, registrando las variaciones de la unidad tributaria.
10) Realizan jornadas de capacitación y adiestramiento sobre registros,
actualizaciones tributarias y contables.
11) Elaboración de los asientos contables apegados a los principios de
contabilidad.
12) Se revisa el calendario de pago emitido por el SENIAT, a fin de
presentar oportunamente todas las declaraciones para así evitar sanción.
Unidad de Ejecución Presupuestaria: Es la encargada de llevar los
registros correspondientes a la ejecución del presupuesto de la empresa,
desde el punto de vista financiero.
Sus funciones son:

28
 1) Llevar registro y control de la ejecución del presupuesto de la
empresa.
2) Analizar la ejecución financiera del presupuesto de la empresa,
tomando en cuenta la programación establecida para cada año.
3) Registrar todas las modificaciones que afectan los créditos
presupuestarios.
4) Elaborar, con la periodicidad establecida, los informes de ejecución
presupuestaria para ser entregados a la Vicepresidencia de Administración y
Finanzas de la empresa.
5) Velar por la correcta aplicación de las normas, procedimientos y
demás disposiciones emanadas de la Vicepresidencia de Administración y
Finanzas de la empresa, en materia de ejecución presupuestaria.
6) Elaborar los informes de ejecución presupuestaria con la periodicidad
y formas establecidas en las normas legales, así como también los que sean
requeridos para uso interno de la empresa.
7) Comparar la ejecución presupuestaria con los resultados reales de
gastos, y elaborar el informe respectivo.

29
 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

VICEPRESIDENCIA DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN FINANZAS

UNIDAD DE UNIDAD DE
UNIDAD DE UNIDAD DE
CONTABILIDAD COMPRAS EJECUCIÓN TESORERÍA
PRESUPUESTARIA

UNIDAD DE
ÁREA DE ÁREA DE
INFORMÁTICA
CUENTAS POR CUENTAS POR
PAGAR COBRAR

Fuente: Zoom International Services, C.A.

30
 CAPÍTULO IV

ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE EN LA EMPRESA ZOOM

INTERNATIONAL SERVICES, C.A.

Reporte de las Actividades Realizadas

Las actividades realizadas en la Empresa Zoom International Services,

C.A., tuvieron como fecha de desarrollo desde el 22 de febrero al 18 de mayo
de 2016, respectivamente, abarcando trece (13) semanas de duración, en el
que se abarca las ocho (8) horas diarias de jornada laboral. Las actividades
ejecutadas se detallan a continuación.

Reporte de Actividades

Semana 1
Desde 22/02/2016 hasta 26/02/2016
Se da inicio a las pasantías en la Empresa Zoom International Services,
C.A., se realizó presentación del pasante con la finalidad de conocer la
población que labora dentro de la organización, realizándose un breve
recorrido a fin de conocer la ubicación física de los distintos departamentos y
gerencias que la conforman. Asimismo, se procedió a realizar la entrega de
todos los documentos personales requeridos por la organización.
Por su parte, la empresa emitió el carnet de identificación, asignación
del puesto (mobiliario, computadora, artículos y equipos de oficina), la
inducción y conocimiento de las actividades a realizar en el departamento
asignado, apoyo en las actividades administrativas estipuladas por el

31
Departamento de Administración, asimismo el tutor empresarial entrego al
pasante los manuales y normativas internas establecidas en el departamento
de Administración.
Esa misma semana, cada encargado de las unidades o áreas informo al
pasante en forma específica las actividades realizadas en sus unidades o
áreas, logrando así preparar el cronograma de actividades a realizar en cada
una de ellas, con la colaboración y opinión de cada encargado de las
unidades o áreas y aprobado por el Gerente del Departamento de
Administración.
Por su parte el tutor empresarial, asigno a la pasante realizar las
siguientes actividades monitoreando se desempeño, las cuales fueron
reportes de ventas, aquí es donde se cargan todo lo que se vendió, es deir,
pago de guías nacionales, pago de casilleros internacionales y cancelación
de devoluciones. Por otra parte los reportes de COD, el cual se refiere a todo
el cobro de los fletes en destino.
Luego que se hace el cuadre de estos dos reportes se hace el envío de
la información por individual a el sistema SAP, después que envía a SAP se
hace el traspaso de que lo que fue en efectivo a un sistema que se llama
Orinoco, que es como el comprobante de que es el dinero que debe haber en
la caja, logrando satisfactoriamente la actividad asignada.

Semana 2
Desde 29/02/2016 hasta 04/03/2016
La segunda semana de pasantía se realizó en la Unidad de
Contabilidad General y Costo, se procedió a realizar y revisar el archivo de
documentos, contabilización y verificación de los documentos contabilizados
con sus respectivos soportes. Se elaboraron informes contables para la
dirección y se resguardo en la base de datos, para ser revisados por el
encargado de la unidad, para luego ser enviados al Departamento de

32
Administración, para su respectiva revisión y en caso de modificaciones,
regresarlos a la unidad para su reelaboración.
Esa misma semana se trabajo con los registros contables generados
por los movimientos diarios de ingresos y egresos, con sus respectivos
soportes, se verificaron y al presentarse algunos de ellos sin soporte se
remite directamente al encardo de la unidad, con nota de investigar, al ser
aclarada la duda se registran en el sistema, se transfiere la información al
encargado de la unidad el cual al certificar la eficiente actividad es aprobado.
Se trabajo con el personal encargado de las conciliaciones de las
cuentas bancarias, el cual explico el funcionamiento del sistema para la
verificación de saldos, permitiendo al pasante realizar varias conciliaciones y
luego de ser revisadas y aclaradas algunas dudas, se verifico el trabajo
realizado por el mismo y al estos cumplir con las normativas establecidas fue
aprobado, pasando a la revisión de los balance de comprobación, se
aprobaron, imprimieron, para la entrega al encargado de la Unidad de
Contabilidad.

Semana 3
Desde 07/03/2016 hasta 11/03/2016
La tercera semana de pasantía se continuó en la Unidad de
Contabilidad General y Costo, con el personal encargado de analizar los
estados financieros y demás informes administrativo-financieros e interpretar
sus resultados. El personal de la unidad asesoro al pasante, en cuanto a las
cuentas que se le están realizando seguimiento administrativo, financiero y
contable para ser evaluados y entregar dicho análisis al encargo de la
unidad, se trabajo con la cuenta de caja y bancos, por tres años
consecutivos, se observo su evolución se midió las razones y se entrego
dichos cálculos al personal, el cual felicito por la buena labor realizada.
En relación a las actividades en el manejo de inventarios, se registro
una serie de movimientos de salida de almacén de los artículos de oficina

33
requeridos por los diferentes departamentos, unidades, áreas de la empresa,
así como la entrada de los suministros comprados por la empresa, a cada
artículo se le coloca su respectivo código y automáticamente el registra la
cantidad existente.
Se elaboraron varios documentos de estados y análisis financieros, se
observo el proceso de elaboración del corte del balance General y Estados
de Resultados requeridos por el encargado de la Unidad de Contabilidad,
antes de ser conveniente y necesario, a objeto de rendir cuenta ante las
autoridades competentes finalizando así las dos (2) semanas en esa Unidad.

Semana 4
Desde 14/03/2016 hasta 18/03/2016
La cuarta semana se inicio en la Unidad de Cuentas por Pagar y
Compras, el encargado de esta área explico detalladamente las actividades a
realizar a nivel del sistema para incorporar los recibos, constancias y facturas
de los diferentes proveedores de la empresa, para así poder ser
contabilizados y según su fecha de cancelación enviar al departamento de
tesorería para la elaboración del cheque respectivo para su cancelación
Luego se incorpora al archivo del área, que conjuntamente con la
Unidad de Compras establecerá la política de aplazamiento de pago, cuyo
cumplimiento vigilará. Se realizó la evaluación y selección de proveedores,
se verificaron y seleccionaron los expedientes de los mismos. Por otra parte
nos pusimos en contacto con los proveedores, para determinar el modo de
adjudicación de los contratos de compra.

Semana 5
Desde 21/03/2016 hasta 25/03/2016
En la quinta semana, se continuo en la Unidad de Cuentas por Pagar y
Compras, el encargado explico al pasante el proceso de seguimiento y
conciliación de las cuentas de acreedores, la relación vía telefónica que se

34
mantiene con los mismos, para el manejo y la relación adecuada que se
tiene con cada uno de ellos en el momento de la cancelación de saldos
mediante los sistemas de pago establecidos por la empresa, el pasante
realizó contacto con varios proveedores, cumpliendo con las metas del área.
Se continuó con la incorpora al archivo del área, que conjuntamente con
la Unidad de Compras establecerá la política de aplazamiento de pago, cuyo
cumplimiento vigilará. Se realizó la evaluación y selección de proveedores,
se verificaron y seleccionaron los expedientes de los mismos. Por otra parte
nos pusimos en contacto con los proveedores, para determinar el modo de
adjudicación de los contratos de compra.

Semana 6
Desde 28/03/2016 hasta 01/04/2016
En la sexta semana se inicio en el Unidad de Cuentas por Cobrar,
Seguro y Facturación el encargado del área explico las actividades a realizar,
iniciando con el mantenimiento y actualización de una base de datos de
clientes, así como el seguimiento y conciliación de las cuentas de clientes,
proceso realizado a través del sistema de la empresa, verificando cada uno
en las ficha manuales respectivas con la base de datos del sistema.
Luego se paso a recibir y remitir las facturas de créditos, así como el
seguimiento y conciliación de las cuentas de clientes, proceso realizado con
el encargado de las cuentas por cobrar, luego se realizaron varios
seguimientos, revisados por el encargado, aclaradas algunas dudas y
aprobado el trabajo.

Semana 7
Desde 04/04/2016 hasta 08/04/2016
En la séptima semana se continúo en el Unidad de Cuentas por Cobrar,
Seguro y Facturación, ya el pasante teniendo la información de los procesos
a realizar continuo sus operaciones, iniciando con el mantenimiento y

35
actualización de una base de datos de clientes, así como el seguimiento y
conciliación de las cuentas de clientes, proceso realizado a través del
sistema de la empresa, verificando cada uno en las ficha manuales
respectivas con la base de datos del sistema.
Sumando a las mismas el control de impagados y ejecución de
procesos y protocolos establecidos de recobro, realizando llamadas a los
diferentes clientes morosos con las pautas establecidas en el área,
entregadas en la primera semana de pasantías. La relación con los clientes
fue educada, acorde a las normas de cortesía y la educación, vocabulario y
léxico del pasante, logrando éxito en su actividad.
Para finalizar, la semana en al Área de Cuentas por Cobrar, el
encargado autorizo la solicitud al pasante de la información financiera de
clientes potenciales, evaluarla e informar al Departamento Comercial,
logrando un aprendizaje que en futuro se podrá aplicar en sus actividades
laborales y la satisfacción de realizar un buen trabajo.

Semana 8
Desde 11/04/2016 hasta 15/04/2016
En la octava semana se realizó las pasantías en la Unidad de
Tesorería, el encargado explico las actividades a realizar cuidadosamente
por ser una unidad muy delicada dentro de la organización, ya que el mismo
esta conectados con el resto de las áreas del departamento, en particular
con la contabilidad. Es fundamental disponer de una información bancaria
integrada con el fin de obtener la mejor y más rápida información.
El pasante inicio con el proceso de seguimiento y conciliación de las
cuentas bancarias, actividad muy parecida realizada anteriormente, en la
Unidad de Contabilidad, se manejo la información relacionada con las
entidades bancarias. Para finalizar centralizando la información financiera
con acompañamiento de la persona encargada de realizarla, adquiriendo
conocimientos valiosos para futuros empleos en el área administrativa.

36
Semana 9
Desde 18/04/2016 hasta 22/04/2016
En la novena semana se continúo con las actividades realizadas en la
semana anterior en la Unidad de Tesorería, realizando adicionalmente las
previsiones precisas para atender los pagos, según la normativa establecida
por en la empresa, por su puesto contando con la supervisión y explicación
del personal encargado de realizarlo. Se recibió los movimientos bancarios
para luego distribuirlos al resto de las áreas.
El pasante realizo una revisión de las normas, para ejecutar el control
y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas, para poder realizar el
trabajo asignado, logrando con apoyo del personal la meta establecida,
adquiriendo grandes conocimientos sobre dicha área, para finalizar sus
actividades en esta unidad, realizo cheque de traspasos entre cuentas
bancarias, con el fin explicado por el encargado de la unidad de lograr
mantener estable la rentabilidad y no mantener saldos ociosos y onerosos de
la empresa, asegurando día a día la liquidez de la misma.

Semana 10
Desde 25/04/2016 hasta 29/04/2016
En la decima semana se realizo las pasantías en la Unidad de
Impuestos y Contribuciones. El pasante realizo una revisión de las normas,
para ejecutar el control y seguimiento de los cálculos de los mismos. El
pasante luego de la explicación, procedió administrar los impuestos y
contribuciones generadas por el servicio prestado soportado por las
diferentes facturas emitidas, la cual permite mantener operativas las bases
de datos y sistemas informáticos que se utilizan en la empresa.
Proveer las comunicaciones de datos y mantener un servicio
permanente para resolver problemas propios del funcionamiento de los
impuestos y las contribuciones. Verifico la inscripción en el Registro Fiscal de
la Empresa Zoom International Services, C.A., Se registraron los

37
comprobantes de las diferentes operaciones y se verifico en el sistema, asi
mismo se llevaron los libros contables.

Semana 11
Desde 02/05/2016 hasta 06/05/2016
En la decima primera semana se continúo con las actividades
realizadas en la semana anterior en la Unidad de Unidad de Impuestos y
Contribuciones, presentándose las declaraciones y comunicaciones de los
impuestos, se mantiene el registro y control del Impuesto Sobre la Renta
(ISLR) e Impuesto al Valor Agregado (IVA), se trabajo en los archivos de la
retenciones, permitiendo conocer y manejar el control de la Administración
tributaria.
Se realizó un curso de actualización del personal encargado del
proceso de retención de ISLR, sobre resoluciones, providencias y otras
disposiciones legales emitidas por el SENIAT, con el objetivo de cumplir con
dichas directrices. Para finalizar se elaboraron los asientos contables
apegados a los principios de contabilidad, y se reviso el calendario de pago
emitido por el SENIAT, a fin de presentar oportunamente todas las
declaraciones para así evitar sanción.

Semana 12
Desde 09/05/2016 hasta 13/05/2016
En la decima segunda semana se inicio en la Unidad de Ejecución
Presupuestaria, se explico al pasante el procedimiento a realizar a través del
sistema, para llevar registro y control de la ejecución del presupuesto de la
empresa. El encargado solicito al pasante registrar todas las modificaciones
que afectan los créditos presupuestarios.
Se entrego formato para que el pasante transcribiera los informes de
ejecución presupuestaria con la periodicidad y formas establecidas en las
normas legales, así como también los que sean requeridos para uso interno

38
de la empresa, se reviso ortográficamente y transcribió el análisis de la
ejecución financiera del presupuesto de la empresa, tomando en cuenta la
programación establecida para cada año, para ser entregados a la
Vicepresidencia de Administración y Finanzas de la empresa.

Semana 13
Desde 16/05/2016 hasta 18/05/2016
En la decima tercera semana se continúo en la Unidad de Ejecución
Presupuestaria, culminando la transcripción del informe respectivo de la
comparación y la ejecución presupuestaria con los resultados reales de
gastos, con la correcta aplicación de las normas, procedimientos y demás
disposiciones emanadas de la Vicepresidencia de Administración y Finanzas
de la empresa, en materia de ejecución presupuestaria.

Conocimientos y Experiencias Adquiridas por el Pasante

Durante el periodo de las pasantías se adquirieron los siguientes

conocimientos y experiencias:
1) Clasificar las cuentas de los clientes y proveedores por los ingresos y
egresos (traspasos, transferencias, depósitos en cheques, depósitos en
efectivo, cheques pagados, notas de créditos, notas de debito entre otros).
2) Elaboración de documentos de Estados y Análisis financieros.
3) Proceso de seguimiento y conciliación de las cuentas de acreedores.
4) Control de impagados y ejecución de procesos y protocolos
establecidos de recobro, realizando llamadas a los diferentes clientes
morosos.
5) Seguimiento y conciliación de las cuentas bancarias y la realización
de cheque de traspasos entre cuentas bancarias
6) Manejo de los siguientes programas: emulador, workflow, Excel,
PowerPoint, sistema integral de control de gestión, correo Outlook.

39
 7) Proceso de revisión, evaluación y selecciono de los proveedores,
dependiendo de la requisición realizada por todas las unidades, áreas y
departamentos
8) La aplicación de las normas, procedimientos y demás disposiciones,
en materia de ejecución presupuestaria.
9) Uso de las conexiones de comunicación internas de la empresa.
10) Evaluar y seleccionar los proveedores.
12) Actuar como el contacto principal con los proveedores.
13) Determinar el modo de adjudicación de los contratos de compra.
14) Actualizan oportunamente todos los datos en el sistema sobre
retenciones, registrando las variaciones de la unidad tributaria.
15) Participar en las jornadas de capacitación y adiestramiento sobre
registros, actualizaciones tributarias y contables.
16) Elaboración de los asientos contables apegados a los principios de
contabilidad.
17) Se revisa el calendario de pago emitido por el SENIAT, a fin de
presentar oportunamente todas las declaraciones para así evitar sanción.

Logros y Aportes Realizados por el Pasante

1) Se logró una visión clara y estandarizada por parte de todas las

personas involucradas en el proceso de recepción y realización de
presupuestos, por ende, mayor control y facilidad en la realización del
servicio solicitado.
2) Realización de tareas y cumplimientos de servicios dentro del tiempo
establecido. Se cumplieron las expectativas de los clientes con el uso
adecuado de los recursos de la empresa, mejorando así la imagen
empresarial.
3) Organización de los archivos con la documentación de los reportes
de actividades desde el año 2012 hasta 2015.

40
 4) Menores errores en el proceso de facturación, menores pérdidas de
material, falta de repeticiones de facturación. Menor tiempo entre la solicitud
de la factura y pago de la misma.

Aplicación de los Conocimientos Teóricos

Durante el proceso de las pasantías se aplicaron los conocimientos

teóricos obtenidos durante los semestres de estudio en la Universidad
Nacional Experimental Simón Rodríguez, las actividades que realizó el
pasante fue el clasificación de los ingresos y egresos, proceso de
conciliación de las cuentas bancarias, lectura de los estados financieros,
manejo y selección de proveedores, reconocimiento de los clientes
adecuados según el estudio de sus finanzas
Se manejaron los conocimientos empleados por el uso de los
programas como Word, Excel y Power Point (Procesamiento de datos), y otro
conocimiento que se obtuvo fue a través de las gráficas de los clientes con
ingresos y egresos, y como se clasificaban por datos numéricos para obtener
a partir de ellos inferencias basadas en el cálculo de probabilidades
(Estadística), entre otros.

41
 CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Al término de la pasantía y, sobre todo, al término del presente informe

se puede concluir que se cumplieron de forma total y satisfactoria los
objetivos propuestos dentro del Departamento de Administración de la
Empresa Zoom International Services, C.A. Así, este entrenamiento
profesional fue una conjugación de la teoría y práctica, lo cual permitió
implementar soluciones a situaciones que restaban valor en las diferentes
Unidades y Áreas que conforman dicho Departamento.
Los procesos de inventarios, compras y almacenamiento adecuado de
insumos, generaron mejoras dentro de la organización, manteniendo
controlados los costos de la empresa y creando una conciencia de desarrollo
continuo en el área. Por otro lado, la implementación de formatos creados
por el pasante con apoyo de todo el personal para sistematizar el proceso y
mejorar considerablemente la organización dentro del área de presupuestos
y cuentas por cobrar.
El nuevo sistema asegura la rápida identificación y ubicación de
presupuestos, así como asegura que se tomen las medidas necesarias para
cubrir y atender las necesidades de los clientes internos y externos de la
empresa, cumpliendo con sus expectativas. Igualmente, el enfoque que se
trabajó en conjunto con el Gerente de Administración y la implementación de
nuevas ideas y procesos, le permitió al talento humano de la empresa
desarrollarse efectivamente en sus tareas, siendo más eficaces y,
especialmente, identificándose con la empresa que representan.

42
 Para finalizar, es importante señalar que el desarrollo en el
Departamento de Administración, así como en sus Unidades y áreas, fue
para la pasante una nueva experiencia de aprendizaje con lo cual se
fortalecen las competencias adquiridas a lo largo de la carrera. En mis más
humildes palabras Gracias…

Recomendaciones

Como recomendaciones se pueden enumerar las siguientes:

A la Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez:

1) Implementar un sistema de ayuda a los estudiantes aspirantes a

pasantías para la búsqueda de las mismas.
2) Reforzar y mejorar los planes de estudio en materia de
administración e informática.

A la Empresa Zoom Internacional Services, C.A.:

1) Seguir indagando sobre los procesos internos de la empresa, esta

vez en ambos campos: administrativos y operativos; para alcanzar mejoras y
la imagen empresarial que se desea.
2) La identificación de deficiencias debe ser tratada y corregida
inmediatamente para evitar la continuidad de la falla.
3) Dictar cursos de actualización al personal del Departamento, Unidad
y Áreas de la empresa, para mantener y estimular la eficiencia, efectividad y
eficacia de todo el personal de la empresa.

43
 Glosario

Abono: Anotación económica que se realiza en el Haber de una cuenta

Pago parcial.
Accionista: Propietario de una o varias acciones de alguna empresa.
Acreedor: Persona o institución que presta dinero o vende mercancía a
crédito.
Actividad/Tarea: Términos sinónimos, aunque se acostumbra tratar a
la tarea como una acción componente de la actividad. En general
son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a
lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque
pueden ser repetitivas.
Activos: Propiedades, bienes y derechos adquiridos o generados por
una empresa o una persona, sean tangibles o no.
Amortización: Cancelación gradual de una deuda.
Análisis: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como
sea posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre
éstas y obtener conclusiones objetivas del todo.
Asiento Contable: Asentar, anotar una transacción mercantil o
cualquier otra operación en los libros contables. En los asientos contables
participan como mínimo dos partidas o cuentas: una que va registrada en el
debe y otra en el haber.
Balance Consolidado: Balance de varias empresas presentados en
conjunto en un mismo ejemplar. Se presentan todos los activos, pasivos y
capital en conjunto.
Balance General: Estado financiero donde se presenta la situación
financiera de la empresa o de una persona en un momento dado. Lo
conforman las cuentas de activo, pasivo y capital. En todo balance debe
cumplirse la ecuación básica de la contabilidad: A=P+C.

44
 Capital: Aporte realizado por los socios de una empresa y que aumenta
o disminuye según sea la magnitud del éxito o fracaso de las operaciones de
la empresa. Se calcula así: C = A – P.
Costo: Egreso en que se incurre para producir un bien o prestar un
servicio.
Cuenta: Registro de dinero.
Depreciación: Disminución del valor de algo, generalmente un activo.
Se usa para designar la medida del gasto de un activo debido al paso del
tiempo.
Eficacia: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de
tiempo, respecto a lo planeado.
Eficiencia: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de
factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de
los resultados respecto al costo de producir esos resultados.
Estrategia: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que
aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo
general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y
la programación de acciones de un todo organizacional o individual.
Egreso: Salida de dinero, erogación efectuada para adquirir un bien o
ejecutar un gasto o un costo.
Evaluar: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un
momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo
momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e
introducir medidas correctivas oportunas.
Fianza: Promesa legal que garantiza el pago de lo que otra persona o
institución debe en caso de que quien debe no pueda cumplir su
compromiso.
Flujo de Caja: Movimiento de entradas y salidas de dinero en una
empresa en un período.

45
 Haber: Una de las columnas de los libros de contabilidad. Cuando se
anota una cifra en esta columna se dice que se está acreditando o
abonando.
Libros Contables: Conjunto de varios libros donde se registra la
contabilidad de una empresa. Lo constituyen los libros obligatorios y los
libros auxiliares según lo determine la ley de comercio de cada país.
Manual de Funciones: Documento similar al Manual de Organización.
Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos
departamentales de una organización. Su contenido es descripción
departamental, de funciones y de productos.
Manual de Organizaciones: Documento que contiene información
válida y fichada sobre la estructura, funciones y productos departamentales
de una organización. Su contenido son organigramas y descripción
departamental, de funciones y de productos.
Manual de Políticas: Documento que contiene información válida y
clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer
de corto, mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su
contenido son políticas, normas e instrucciones.
Manual de Procedimientos: Documento que contiene información
válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y
mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de
trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la
descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las
normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, fluxograma).
Manual de Puestos: Documento que contiene información válida y
clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de
trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de una
determinada organización. Su contenido son los puestos de trabajo, que
conllevan especificación de su naturaleza y alcances, valoración, la
descripción de sus funciones y el perfil de los productos de salida.

46
 Organizar: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los
recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operación.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura formal de
una organización, según división especializada del trabajo y niveles
jerárquicos de autoridad.
Presupuesto: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo
conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una
organización, presentándose en determinadas clasificaciones.
Puesto: Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por
una persona que posee determinados requisitos y a cambio de
remuneración.
Recibo: Documento que se otorga y que demuestra el recibimiento de
alguna mercancía, dinero, algún bien de valor o contraprestación de servicio.
Recursos: Son los medios que se emplean para realizar las
actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales,
mobiliario y equipo, planta física y tiempo.
Voucher: Comprobante. Se pronuncia: Vaucher.

47
 REFERENCIAS

Baptista, L. (2010) Metodología de la investigación, quinta edición. México:

Editorial McGraw Hill Interamericana.

Hernández y Otros (2010) Metodología de la Investigación. México, Editorial

Mac Graw-Hill.

IUTIRLA (2015) Taller de Inducción de pasantías.

48