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ISRAMCA, C.A.
Adiestramiento Gerencial,
Administrativo, Secretarial
Microsoft Excel es una aplicación para manejar grandes informaciones
en hojas de cálculo. A través de este Curso el usuario será capaz de
efectuar Funciones Financiera, de Auditoria, Herramientas de Análisis, Diseño y Diagramación:
Base de Datos, Tareas Avanzadas, Macros Automáticas y otras
Herramientas de Excel. Especialista Informática
Milady Arévalo
Actualización:
Enero 2017
A todas las personas que necesiten utilizar esta hoja de cálculo como herramienta
habitual diaria tanto para su trabajo como él hogar.
Para estudiantes de todo tipo, ya que podrán presentar sus trabajos finales de una
forma más profesional.
INDICE DE CONTENIDO
Pág
HERRAMIENTAS DE DATOS ..................................................................................................... 5
1. VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL .................................................................................... 5
VALIDACIÓN DE UN NÚMERO ENTERO:................................................................................................................................. 8
VALIDACIÓN DE UNA LISTA: ............................................................................................................................................... 9
VALIDACIÓN DE FECHA: .................................................................................................................................................... 9
VALIDACIÓN PERSONALIZADA POR MEDIO DE UNA FÓRMULA.................................................................................................. 10
28. TECLAS PARA UTILIZAR CON BASES DE DATOS Y LISTAS ................................................ 151
TECLAS PARA TRABAJAR CON UN FORMULARIO ................................................................................................................ 151
TECLAS PARA UTILIZAR AUTOFILTRO ................................................................................................................................ 152
TECLAS PARA ESQUEMATIZAR DATOS ............................................................................................................................... 152
29. TECLAS PARA UTILIZAR CON INFORMES DE TABLA DINÁMICA O GRAFICO DINÁMICO... 152
HERRAMIENTAS DE DATOS
Para prevenir y minimizar que los datos sean introducidos correctamente en una
hoja de cálculo, puede especificar qué tipo de datos serán válidos para
determinadas celdas o para rangos de celdas. Podemos especificar que sean sólo
texto, números, fechas, listas y otros.
¿Cómo aplicarlo?
Por ejemplo si queremos que los datos de entrada estén limitados a un rango de
fechas, “En una base de datos de un grupo de profesionales se requiere que el
campo donde se carga la “Fecha de ingreso a la compañía” no sea anterior al año
1995 y no sea superior al día en el cual se estén cargando los datos”; lo primero
que debemos hacer es seleccionar el rango de celdas donde vamos a limitar los
datos de entrada, para este ejemplo de F3 a F8.
En “Datos:” vas a dejar el campo por defecto que tiene la lista: “entre” que en
efecto es el que se ajusta a las limitantes que vamos a definir, para la Fecha
inicial vas a colocar la siguiente fecha: 01/01/1995 y para Fecha Final vas a
colocar la función HOY ya que la fecha de ingreso no debe ser superior a la
fecha en el momento en que se carguen los datos, por ultimo presionas el
botón Aceptar, veamos lo anteriormente explicado mediante la imagen anexa:
Listo! Una vez hayas configurado todo de esta manera ya delimitaste los datos
de entrada de ese rango de datos, si hacemos una prueba colocando una fecha
o un valor distinto al preconfigurado automáticamente Excel nos arrojara un
aviso indicándonos que los datos que estamos tratando de ingresar no son
válidos:
Esta forma de emplear el comando de Validación de datos es muy útil para los
casos en los cuales delimitamos los valores de entrada de una base de datos
por lo cual aprovechar este recurso te facilita en gran manera el manejo de
bases de datos.
Ejemplos:
Validación de fecha:
Representaciones ISRAMCA, C.A. isramca@gmail.com/isramca@cantv.net Twitter: @isramca Pág. 9 de 154
Curso Nivel Avanzado
Mensaje de Entrada
Mensaje de Salida
2. FUNCION DESREF
Algo muy importante que debo decir sobre la función DESREF en Excel es que si
el primer argumento de la función es una referencia a una sola celda entonces
la función nos devolverá de manera la referencia a una sola celda. Observa la
siguiente imagen:
Para actualizar los valores de la lista desplegable será suficiente con agregar un
nuevo elemento en la columna A para que sea incluido automáticamente
dentro de la lista desplegable.
3. Función SI.ERROR
La Función Si.Error que permite personalizar los errores de Excel que aparecen en
las diferentes fórmulas, se pueden tratar con la función Si.Error, ya que esta
función permite parametrizar el comportamiento en Excel en el caso que una
formula presente un error.
A veces uno necesita buscar un tipo de información en una tabla o lista, si esta
posee demasiado contenido se hace necesario tener una herramienta para tal fin.
EXCEL posee varias formas de búsqueda: Tenemos las funciones: BUSCARV,
BUSCARH, INDICE y COINCIDIR.
Busca un valor en una lista con rótulos de fila. Utilice BUSCARV cuando la lista
tenga rótulos de fila en la columna del extremo izquierdo y desee buscar un valor
de otra columna, basándose en el rótulo de la fila. Debe ordenar la lista antes de
usar BUSCARV.
Debemos recordar que el valor del primer argumento de la función será buscado
siempre en la primera columna de la tabla de datos. No es posible buscar en una
columna diferente que no sea la primera columna.
Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y
minúsculas del texto son equivalentes.
El segundo argumento de la función indica la totalidad del rango que contiene los
datos. En este rango es importante asegurase de incluir la columna que vamos a
necesitar como resultado.
Sila tabla tiene encabezados, lo más recomendable es excluirlos del rango para
evitar que la función considere a los títulos dentro de la búsqueda. El tercer
argumento indica la columna que deseamos obtener como resultado:
En esta imagen puedes ver que la función BUSCARV encuentra el valor “BR” en la
primera columna pero nos devolverá el valor de la tercera columna tal como lo
indicamos en los argumentos de la función. Si la función BUSCARV no encuentra el
valor en la columna uno, devolverá el error #N/A.
=BUSCARV(E3;$B$3:$C$12;2;FALSO)
La función BUSCARH: busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz
de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de
comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos
y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número
especificado de filas. Previamente se debe ordenar la lista antes de usar
BUSCARH.
Sintaxis
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Nota:
• Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser
texto, números o valores lógicos.
• Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del
argumento matriz_buscar_en deberán colocarse en orden ascendente: ...-2;
-1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que
BUSCARH no devuelva el valor correcto.
• El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Ordenado: es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por
la función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el
argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará
el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
=BUSCARH($D6;$D$16:$G$18;2;FALSO)
$D6 Represena el valor buscado que seria los años de antiguedad del empleado
$D$6:$D$16 Representa el rango de datos donde se buscaria la información de
manera Horizontal.
Numero 2: representa el numero de Filas donde se encuentra la información.
Falso: Para encontrar la coincidencia exacta.
Esta fórmula evaluará el valor de la celda B13 y en caso de ser igual a 24 regresará
el rango de la tabla de 24 meses, de lo contrario regresará el rango de la tabla de
36 meses. Ahora incluyamos esta fórmula como el segundo argumento de la
función BUSCARV:
8. Función INDICE
INDICE: devuelve una referencia a una celda en la intersección entre una fila y una
columna determinadas dentro de un rango.
La función INDICE():
Sintaxis 2
=INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área)
La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros
escenarios para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Por otro lado, la
función COINCIDIR combinada con la función BUSCARV es una excelente
alternativa cuando deseamos hacer una búsqueda sobre una tabla y elegir la
columna que necesitamos como resultado a partir de una lista desplegable.
9. Función COINCIDIR
Esta función tiene tres argumentos y solo dos de ellos son obligatorios.
Sintaxis
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Supongamos que tenemos como punto de inicio una tabla de datos organizada
como la de la figura adjunta, es decir una tabla no organizada como una base de
datos sino cómo un sumario de datos por categorías. La primera fila y la primera
columna describen el contenido de cada fila y columna respectivamente. Nuestro
objetivo será conocer cuál es el valor intersección entre dos variables, por
ejemplo, cuál es el valor de alcanzado en Julio en América, para esta forma buscar
a partir de dos variables en Excel.
=INDICE(Rango_donde_se_hará_la_búsqueda;
COINCIDIR(Valor_Columna_a_Buscar;Rango_Primera_Columna;0);
COINCIDIR(Valor_Fila_a_Buscar;Rango_Primera_Fila;0)
En esta fórmula:
=INDICE($B$2:$F$13;COINCIDIR(“Julio”;$A$2:$A$13;0);COINCIDIR(“América”;$B$
1:$F$1;0))
Donde:
Una vez aplicada esta fórmula podremos realizar búsquedas de dos variables en
Excel con tan solo cambiar los argumentos de los valores de fila y columna a
buscar.
11. CONSOLIDACIÓN
La Consolidación NO puede hacerse en la misma Hoja. Debe usar otra Hoja u otro
Libro para copiar los datos que va a Consolidar.
Análisis de Ventas
Solución
Lo primero es abrir el archivo donde se encuentra los datos a consolidar, a
continuación se muestran las tablas para cada línea de producto:
Nuestro objetivo: unir o consolidar los datos de las tres tablas presentadas arriba
en una única tabla
Consolidación de Datos
En una hoja nueva nos ubicamos en la celda activa donde queremos que aparezca
la tabla de consolidados, nos dirigimos a la pestaña Datos y en el grupo
Herramientas de Datos presionamos el botón Consolidar.
Y ahora agregamos uno a uno los rangos donde se encuentran las tablas, para ello
damos clic izquierdo en la caja de texto de Referencia y nos dirigimos a la primera
hoja, allí seleccionamos toda la tabla, incluyendo las etiquetas de columna.
Podemos apreciar que las tres tablas han sido agregadas exitosamente a la caja de
texto Todas las Referencias, ahora vamos a elegir con que función vamos a
consolidar los datos.
Funciones
SUMA: Suma los productos de las tres líneas por cada color.
CUENTA: Calcula el número de entradas para cada mes y por color
PROMEDIO: Calcula el promedio entre las tres líneas por cada color.
MAX: Arroja el valor máximo para cada color en cada mes.
MIN: Arroja el valor mínimo para cada color en cada mes.
PRODUCTO: Multiplica los valores entre sí, dependiendo el color y el mes.
CONTAR NÚMEROS: Cuenta las celdas con Números.
DESVEST: Desviación Estandar de una Muestra.
DESVESTP: Desviación Estandar Poblacional.
Nota: ¡IMPORTANTE!
Como podemos ver en las etiquetas de fila y columna aparecen botones para
revisar en detalle la consolidación de los datos, para mostrarnos como se calculó
la tabla.
Elaboración de subtotales
Los subtotales constituyen una manera fácil y rápida para resumir datos en una
lista de Excel.
Ejemplo: si tiene una lista de información de ventas que incluye fecha, número de
cuenta, producto, unidad, precio y ganancia. Puede especificar si desea ver
subtotales por cuenta, o subtotales por producto, etc. con el comando Subtotales
de Excel, no necesita crear las fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta la fila (o
filas) con el subtotal y esquematiza los datos de manera automática. Usted puede
formatear los datos resultantes, graficarlos e imprimirlos con facilidad.
Pasos:
1. Ordene la lista con relación al resumen que desea en los subtotales.
2. Sitúe el cursor dentro de la base de datos en cualquier celda que posea
datos.
3. En la cinta de opciones, seleccione la ficha Datos, en la herramienta
Esquema, seleccione el ícono Subtotal.
Si desea subtotales adicionales dentro de cada grupo (un subtotal anidado), usted
puede crear varios grupos de subtotales. Por ejemplo, puede totalizar todas las
cuentas e incluir también subtotales para cada producto dentro de una cuenta.
Pasos:
1. Ordene la lista por las dos o más columnas que desea que contengan
subtotales.
2. Proceda a entrar en Subtotal de la forma que se indicó en el paso anterior, en
la caja de diálogo en la lista desplegable Para cada cambio en: seleccione el
campo.
3. Clic en aceptar, para aceptar subtotales para su primera columna ordenada.
4. Proceda a entrar de nuevo.
5. En la lista desplegable Para cada cambio en, seleccione la columna para el
segundo grupo de subtotales. Después desmarque la casilla de verificación
Reemplazar subtotales actuales.
6. Clic en aceptar.
Además de la función SUMA (utilizada para crear subtotales en las listas de Excel),
otros tipos de funciones de Excel resultan útiles también. Por ejemplo: quizá
desee utilizar la función CONTAR para resumir el número de los elementos de la
lista, PROMEDIO para obtener un promedio de los valores de la lista y MAX para
conocer el valor más grande de una lista.
Pasos:
1. Proceda a entrar en Subtotal de la forma que se indicó en el paso anterior.
2. Seleccione otra función en la lista en Usar función: Suma, Cuenta, Promedio,
Máximo, Mínimo, entre otras.
14. ESCENARIOS
Crear un escenario:
Crear escenarios:
Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con
exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos
ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis.
Cambie los datos de la Columna Cantidad y guarde los nuevos datos en un Nuevo
Escenario. En el Administrador de escenarios haga clic en Agregar.
Seleccione Cantidad Original y haga clic en Mostrar, verá como las cantidades de
la columna Cantidad regresan a sus valores originales.
1. Cree todos los escenarios que necesitará para el informe, repitiendo los pasos
anteriores 3, 4 y 5.
2. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botón Resumen.
botón Aceptar para regresar al Administrador de escenarios donde podrás ver una
lista de todos los escenarios creados:
Ya con los escenarios creados será suficiente seleccionar alguno de ellos y oprimir
el botón Mostrar para aplicar los valores del escenario al resultado de la fórmula
PAGO. Observa cómo va cambiando el resultado de la celda B4 de acuerdo al
escenario elegido:
Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada
escenario, sin embargo se podrían crear escenarios donde cambie tanto el plazo
como la tasa de interés. Las combinaciones posibles son muchas y solamente
estarán restringidas a tus necesidades de análisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno
de ellos y podría llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras que
realizar un análisis de dos variables te recomiendo considerar la opción de Tablas
de datos ya que evitará la creación manual de escenarios.
diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo,
supongamos que tenemos el siguiente problema.
Tengo un número que multiplicado por otro número X me deberá dar el resultado
mostrado. Aunque este es un problema muy fácil de resolver matemáticamente
será de utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo. Empezaré por
definir una fórmula importante. En la celda C3 colocaré la fórmula que se deberá
cumplir para obtener el resultado deseado, es decir,
Por ahora el resultado en C3 será cero, porque no hay valor en la celda B2 sin
embargo, al momento de ir buscando el valor adecuado para B2, el valor de la
celda C3 llegará a ser el mismo que B3 cuando se haya encontrado el valor
correcto.
Para cambiar la celda: La celda que será modificada hasta tener el resultado
deseado.
Una vez que se han establecido los parámetros debes hacer clic en el botón
Aceptar y Excel comenzará a realzar los cálculos necesarios. Cuando haya
encontrado un resultado adecuado se mostrará el cuadro de dialogo Estado de la
búsqueda de objetivo.
Una Empresa tiene como meta en el 1er trimestre de llegar en ventas a Bs.
6.000.000, pero la meta no se cumplió.
Vamos a definir para el 2do. Trimestre que debemos llegar a la meta de 6.500.000
en ventas.
Vamos a sumir que las ventas del producto 1, 3, 4 y 5 están dentro del rango de
ventas y se mantienen, las que deben variar son las del producto 2, que son las
mínimas ventas del trimestre 1.
1) La celda que va a ser objetivo tiene que tener una formula, en este caso sería
la celda J11, debemos posicionarnos allí. =SUMA(J5:J9)
2) La celda con el valor, es el valor al que queremos llegar en la meta, debemos
escribirlo de forma manual: 6.500.000
3) Para cambiar la celda, es la celda que debe variar en este caso producto 2
seleccionamos la celda H6
Pulsamos Aceptar y veamos cómo nos calcula la cantidad de unidades que deben
ser vendidas para llegar a la meta.
Microsoft Excel 2010 incluye una nueva y mejorada versión de Solver, que nos
permitirá llevar a cabo análisis de hipótesis con funcionalidades de consulta de
soluciones de prueba reutilización de modelos de restricción. La nueva versión de
Solver también incorporó nuevas opciones de optimización global, nuevos
informes de linealidad y viabilidad.
Monitores: 7
Mouse: 15
Regletas: 25
Las unidades serían las que colocaría solver al encontrar una respuesta óptima al
planteamiento.
Total del Presupuesto debe darnos igual o cercano al presupuesto asignado, con la
suma total de cada artículo.
Los datos ya están listos para utilizar Solver, así que debes ir a la ficha Datos y
hacer clic en el comando Solver donde se mostrará el cuadro de diálogo
Parámetros de Solver.
Todo está listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botón Resolver y
Excel comenzará a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor máximo para la compra de unidades y el presupuesto asignado.
Al término del cálculo se mostrará el cuadro de diálogo Resultados de Solver.
Otra de las opciones que tenemos con solver es guardar el escenario del resultado
obtenido y tildar la opción de restaurar valores originales, para ver diferentes
escenarios que podemos plantear.
Otro Ejercicio y Ejemplo muy práctico para entender esta herramienta tan
poderosa como lo es Solver.
Observa que en los datos están representadas todas las reglas de negocio del
establecimiento. Para cada tipo de pizza he colocado el total de pizzas a vender
(por ahora en cero), el subtotal de cada una, así como el total de ventas que está
Algo muy importante es establecer las equivalencias para las restricciones. Por
ejemplo, una restricción es que el total de pizzas no puede exceder de 150, pero
Excel no necesariamente sabe lo que significa “Total de pizzas”, así que he
destinado una celda para especificar que el total de pizzas es la suma de las celdas
B2+B6+B10. Lo mismo sucede para explicar lo que significa Pizzas Tradicionales.
Los datos ya están listos para utilizar Solver, así que debes ir a la ficha Datos y
hacer clic en el comando Solver donde se mostrará el cuadro de diálogo
Parámetros de Solver.
En nuestro ejemplo lo que queremos maximizar son las ventas totales por lo que
en el cuadro de texto Establecer objetivo está especificada la celda $E$1 y por
supuesto seleccioné la opción Máx. El otro parámetro importante son las celdas
de variables que en nuestro ejemplo son las pizzas a vender para cada uno de los
diferentes tipos.
Todo está listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botón Resolver y
Excel comenzará a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor máximo para las ventas totales. Al término del cálculo se
mostrará el cuadro de diálogo Resultados de Solver.
Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja de Excel.
Excel ha hecho los cálculos para saber que, con las restricciones establecidas,
tendremos un valor máximo de venta total de $5,525. Ahora fácilmente podrías
cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el cálculo con Solver
para observar el comportamiento en las ventas.
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Análisis Y si que nos
permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cómo es afectado el
resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina
posibles resultados.
El ejemplo más sencillo de una tabla de datos es aquél que utiliza una variable
para realizar los cálculos. Supongamos el siguiente escenario:
En este ejemplo se está realizando una proyección de ventas para el año 2011
basándose en las ventas del año 2010 y esperando una tasa de crecimiento del
2.5%. Lo que desea saber es cuál sería la proyección de ventas para el 2011 si la
tasa de crecimiento fuera diferente. Para hacer este análisis colocaremos las tasas
de crecimiento que deseo utilizar de la siguiente manera:
Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se
muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo
Herramientas de datos pulsar el botón Análisis Y si para posteriormente
seleccionar la opción Tabla de datos.
Al hacer clic en el botón Aceptar se llenarán las celdas contiguas a las tasas de
crecimiento con el valor de la proyección de ventas correspondiente a cada una de
las tasas.
En el artículo anterior se mostró los beneficios de las tablas de datos como una
opción de Análisis Y si. En esta ocasión revisaremos un ejemplo clásico sobre el
uso de una tabla de datos para realizar un análisis de dos variables.
Las tablas de datos son una herramienta que nos ayuda en el análisis de nuestra
información, la única desventaja es que solamente se puede hacer el análisis de
dos variables como máximo. En caso de que te encuentres en una situación que
requiera de un análisis de tres o más variables recomiendamos utilizar los
Escenarios o también utilizar Excel Solver.
Una tabla dinámica está especialmente diseñada para los siguientes casos:
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y
sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar
tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la
información.
Etiquetas de fila: Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
Valores: Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y
que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez que hemos creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinámica y es una ficha contextual, por
lo que deberemos seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.
En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes
preguntas:
Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas que, como ya hemos
dicho, es la solución que emplean en muchas empresas, pero es muy complicada,
laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar complicadas
fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para el
caso concreto que estoy usando. Por contra, la solución mediante tablas
dinámicas, como su propio nombre indica, es eso dinámica, con apenas unos
cambios rápidos podremos responder a varias preguntas distintas.
Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho
utilizando tablas dinámicas.
En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango de
datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la
tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y
menús para generar nuestra tabla dinámica.
Elegiremos el campo región (la columna de las ciudades) y, para saber cuántas
conferencias ha habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función
que le asignemos, nosotros hemos elegido el campo ponente. Pare ello
Arrastramos el campo Delegación al área Etiqueta de la Fila y el campo Ponente al
área Valores
Una vez realizado este paso Excel abre una nueva hoja en el libro y en esta se
presenta un submenú del lado derecho de la hoja (Lista de campos de tabla
dinámica) en donde vas hacer clic en los campos que representan las columnas
(Seleccionar campos para agregar al informe) después de realizar este
procedimiento en el lado izquierdo de la hoja en efecto se va a reflejar la Tabla
Dinámica con el total que representa cada producto y un total general de todos
los productos.
Ahora queremos insertar una nueva columna que contendrá nuestro pronóstico
de ventas para el próximo año y el cual hemos estimado que tendrá un
crecimiento del 4%. Esta nueva columna la podemos agregar como un campo
calculado a la tabla dinámica de la siguiente manera.
Además del nombre del campo debemos especificar la Fórmula que Excel utilizará
para realizar el cálculo de la nueva columna. Puede observar un recuadro donde
aparecen enlistados todos los Campos de la tabla dinámica de manera que al
seleccionar alguno de ellos y presionar el botón Insertar campo se insertará su
nombre en la fórmula. Una vez que hayas terminado de configurar el nuevo
campo calculado pulsa el botón Aceptar y Excel insertará el campo.
En Excel 2010 vamos al menú Insertar y luego Tabla Dinámica. Siguiendo unos
sencillos pasos llegamos a crear una tabla dinámica como la que se muestra en la
siguiente imagen:
Disponemos de los costos del año 2010 y la previsión para 2011 por cada uno de
los departamentos. Los cuatro proyectos se han establecido como filtro de página
en la parte superior de la tabla dinámica.
Ahora deseamos disponer de una columna más que nos indique la variación
porcentual experimentada por los costos entre los años 2010 y 2011. Este objetivo
se podría lograr por varios métodos:
En Excel 2007 con el cursor sobre la tabla dinámica veremos arriba una nueva
opción denominada:
Al pulsar sobre ella se abren un nuevo menú sobre el que pulsaremos sobre
Formulas.
=’2011’/’2010′-1
En nuestro caso los costos del año 2010 son los valores iniciales y las previsiones
para 2011 son los valores finales.
Los campos calculados son muy útiles al trabajar con tablas dinámicas y tienen la
ventaja de que no perdemos el vínculo dinámico con la base de datos.
En esta paso sucedieron dos cosas. La primera es que todos los elementos
seleccionados se agruparon dentro de un solo grupo llamado Grupo1. La segunda
cosa que sucedió es que se creó un nuevo campo llamado Vendedor2 que puedes
dinámica donde tenemos la fecha y monto de las facturas que hemos cobrado
durante un año.
Necesito agrupar la información por mes, así que debo hacer clic derecho sobre
cualquier celda con una fecha y selección la opción Agrupar. Se mostrará el cuadro
de diálogo Agrupar permitiéndome seleccionar la opción deseada:
Es importante que consideres que para este ejemplo he supuesto que todos los
datos son del mismo año. En caso de que tu tabla dinámica tuviera información de
diversos años, sería necesario incluir también el año para que Excel haga la
diferencia los meses de los diferentes años.
Para agrupar por fechas una tabla dinámica debemos hacer clic derecho en
cualquier celda de la columna de fechas y seleccionar la opción de menú Agrupar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Agrupar.
En este cuadro de diálogo debes seleccionar las opciones Meses y Años de manera
que la tabla dinámica haga una clara distinción entre los meses de 2011 y 2012. Al
pulsar el botón Aceptar tendremos los datos agrupados por fecha.
A) En primer lugar debemos hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar hacer clic
sobre el comando Insertar Segmentación de datos
c) En este cuadro deberemos seleccionar los campos que deseamos utilizar como
filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo
seleccionado.
d) Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Con este tipo de gráfico se visualiza mejor los resultados de los datos
de una tabla dinámica.
Pasos:
Para crear un gráfico dinámico hacer clic sobre
cualquier celda de la tabla dinámica que
servirá como base del gráfico y
posteriormente hacer clic sobre el comando
Gráfico dinámico que se encuentra dentro del
CONDICIONES
Excel, usa una lista como una base de datos relacional, si se cumplen las siguientes
condiciones:
1. El rango de una lista deberá estar separado al menos por una fila y una columna
de otra información
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información
que está organizada como una base de datos, es decir, que se encuentra en un
rango de celdas donde la primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas
funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar los valores de una columna que
cumplen con los criterios especificados e inclusive podremos extraer un registro
que cumpla con ciertas condiciones.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan
la misma estructura: FUNCION(datos; campo; criterios).
Suma los valores de una columna de la base de datos que cumplen con las
condiciones especificadas.
Sintaxis
BDCONTAR en Excel
La función BDCONTAR contará los registros que tengan una cantidad igual a 2 e
igual a 5 que incluye a los registros en las filas 6, 7, y 8. Ahora observa el siguiente
ejemplo:
En este caso la función BDCONTAR contará los registros que tienen una cantidad
igual a 2 y además los registros que tienen una cantidad igual a 5 que además
tienen un costo unitario mayor a 5. En este ejemplo solo las filas 6 y 7 cumplen
con los criterios especificados. Así que ahora ya sabes que al trabajar con bases de
datos, la función BDCONTAR nos ayudará a contar aquellos registros que cumplan
con los criterios que especifiquemos.
Base conceptual
Por ejemplo: una lista de teléfonos de todos los proveedores de una empresa, la
cual va a contener el número de teléfono, nombre, dirección, etc. Otro ejemplo:
mantener un registro del inventario de insumos de una empresa.
Teniendo una base de datos es muy fácil recuperar cualquier información que se
necesite en la forma que se desee. Se puede imprimir una lista de todos los
vendedores, cuyas ventas sean mayores de un monto definido en Bolívares en el
mes de diciembre, o imprimir listas separadas de números telefónicos privados y
de negocios, entre otros.
La base de datos está compuesta por bloques de datos conocidos como Registros,
que están relacionados entre sí y éste a su vez está compuesto por campos. Cada
registro va estar en una fila y no puede contener más de una fila.
En cada fila, los elementos individuales son almacenados en campos, cada uno de
ellos constituye una columna en la hoja de cálculo.
Registro
Un registro es un objeto que está compuesto por un conjunto de campos que
están relacionados entre sí para formar una unidad. Estos campos que forman un
registro pueden contener información del mismo tipo o de diferente naturaleza.
Campo
Es la parte más pequeña de una tabla de datos, donde va estar la información de
los diferentes ítems.
Ejemplo:
CODIGO COSTO FECHA NOMBRE
1. Escriba los nombres de campo en una sola fila (Nombre, Dirección, Teléfono,
etc.) aparece como encabezados de columna en su base de datos.
5. Ya se puede comenzar a
escribir los registros de la base de
datos, una vez finalizado se
procede a cerrar.
Una vez finalizada la base de datos, para agregar más registros o eliminarlos o
restaurarlos se tiene que utilizar la ficha de Datos.
Pasos:
1. Se ubica el puntero del mouse
sobre la etiqueta a copiar, botón
derecho del mouse (menú
contextual), se elige la opción de
mover o copiar…
2. En la lista desplegable Al libro:
(dejarlo en el mismo).
3. En el cuadro de lista Antes de la
hoja: (seleccione hoja 2)
4. Clic en la casilla de verificación Crear una copia.
5. Clic en Aceptar.
Podemos realizar un formulario también con una Base de Datos existente, para
ello debemos colocarnos dentro de la tabla de la base de datos en cualquier sitio y
hacemos clic en el botón de formulario.
Botón Nuevo o Eliminar: Podemos agregar más registros haciendo clic en botón
nuevo o eliminar el que estamos editando.
Botón Criterios: Nos permite hacer una búsqueda en la base de datos cumpliendo
con una condición, pudiéramos buscar por producto y por zona.
Nos traería todos los registros que cumplen con esta condición, pulsaríamos
buscar siguiente o anterior para ver los registros.
Para hacer la búsqueda exacta debemos escribir el texto como esta en la base de
datos de lo contrario no arrojara ningún resultado, sin embargo podemos utilizar
el comodín del símbolo de interrogación ? para buscar un nombre sino sabemos
si tiene mayúscula o si tiene tilde.
De esta manera nos traerá el registro del nombre de Luis con tilde y sin tilde, el
otro comodín que podemos utilizar es el del asterisco * delante o detrás de la
palabra para buscar un nombre que no sabemos si es Daniel o Daniela, el traerá
todo los registros que comience con Daniel.
Para una base de datos grande resulta muy útil utilizar este formulario para hacer
búsquedas específicas o agregar nuevos elementos a la base de datos.
MS Excel ofrece varias alternativas para jerarquizar valores de una lista de datos,
una de ellas es mediante la función JERARQUIA no obstante esta función es
limitada cuando requieres un Ranking en Excel un poco más complejo. Mediante
el uso de fórmulas podemos lograr organizar los datos para proporcionar un
análisis mucho más profundo y significativo de los datos.
¡En Practica!
En una lista tenemos los puntos de un grupo de 10 nadadores, dichos puntos van
a ser necesarios para definir la clasificación a una segunda ronda de competición,
es necesario entonces emplear una forma que nos permita jerarquizar los
resultados, la lista con la que vamos a trabajar es la mostrada en la siguiente
imagen:
El resultado requerido es que se devuelva el nombre del nadador que tenga más
puntos así como también hay que tomar en cuenta que los valores deben estar en
orden descendente y deben ser resultados únicos.
En tal sentido vas a seguir los siguientes pasos para lograr realizar el ranking
solicitado:
Paso 1
Vas a necesitar crear una columna adicional donde vas a insertar la función
JERARQUIA y vas a agregarle el factor de corrección para evitar que los valores
repetidos afecten el ranking y esto conlleve a que solo haya valores únicos, el
resultado de aplicar la formula con los criterios antes mencionados es tal como lo
mostrado en la siguiente imagen:
=JERARQUIA(C3;$C$3:$C$12;0)+CONTAR.SI($C$3:C3;C3)-1
Paso 2
Insertas una columna adicional que vas a denominar “Nombre” y es donde vas a
insertar la fórmula que va a traer el nombre del nadador que tenga la mejor
posición de acuerdo a los puntos que posea.
La fórmula que vamos a emplear para lograr el resultado consta de las siguientes
funciones: DESREF, COINCIDIR, K.ESIMO.MENOR y FILA.
=DESREF(B$3;COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR(E$3:E$12;FILA()-
FILA(E$3)+1);E$3:E$12;0)-1;0)
Paso 3
Por ultimo para tener la tabla completa vamos a traer los puntos que tuvo cada
nadador y los vamos a cargar del lado de los nombres, para ello vamos a emplear
la función BUSCARV con los argumentos que habitualmente empleamos
quedando para este caso de la siguiente manera:
=BUSCARV(H3;$B$3:$C$12;2;FALSO)
Resultados
Para lograr que el ranking sea en orden ascendente primero insertamos una
columna adicional donde vamos a obtener los valores de la jerarquía, para luego
insertar la fórmula que vemos a continuación:
=CONTAR($C$16:$C$25)-
(JERARQUIA(C16;$C$16:$C$25;0)+CONTAR.SI($C$16:C16;C16))+2
El resultado que vamos a alcanzar con la formula anterior es que de acuerdo a los
puntos que tenga cada nadador se va a arrojar un valor en orden descendente, los
resultados de aplicar la formula los podemos apreciar mediante la siguiente
imagen:
Los valores del ranking tal como se ve en la imagen ahora han cambiado por
ejemplo para el caso del nadador “Fernando” la jerarquía da como valor 10 (Diez)
y para el nadador “David” la jerarquía da como resultado 4 (Cuatro).
Solo resta crear una columna donde vamos a tener los nombres de los nadadores
de acuerdo a su posición en el ranking, para ello vamos a emplear la fórmula que
utilizamos para el primer ejemplo:
=DESREF(B$16;COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR(E$16:E$25;FILA()-
FILA(E$16)+1);E$16:E$25;0)-1;0)
Tal como se ve el orden de los nombres de los nadadores cambio ya que el valor
del ranking para este caso es en orden ascendente y los nombres son ordenados
de acuerdo al que tenga menor puntos en adelante.
Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno
de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitirá tener una macro más
limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo
siguiente:
Pasos:
Clic ficha Programador, grupo Código,
comando Grabar macro.
En el cuadro de texto Grabar macro, en
Nombre de la macro, escriba el nombre
que le desea dar a la macro. Si desea
asignarle una tecla en Método abreviado:
escriba una letra (que no esté asignada a
un CTRL), en la lista desplegable Guardar
macro en: Este libro y en Descripción:
escriba lo que hace la macro. Clic en
Aceptar. En la barra de estado aparece un
G b d
Ejecutar la macro
NOTA: Puede cambiar la imagen del botón asignado a la macro y el nombre del
mismo, presionando el botón Modificar.
Seguridad de macros
Los errores son los mensajes que aparecen dentro de una celda antecedidos
del símbolo #. A continuación analizaremos cada uno de los errores en Excel
y la manera de solucionar el problema.
Error #¡NULO!
Este error es poco común, pero generalmente es consecuencia de haber
especificado incorrectamente un rango. Una fórmula que regresará este tipo
de error es la siguiente: =SUMA(A1:A5 B1:B5)
El error se produce porque olvidamos colocar el separador (,) entre los
rangos especificados.
Solución: Asegúrate de que has especificado correctamente los rangos
dentro de la fórmula.
Error #¡NUM!
Hay ocasiones en que los cálculos en Excel son muy exhaustivos y las
fórmulas llegan a calcular valores mucho más grandes que las capacidades de
Excel y es cuando obtienes un error de este tipo.
Solución: Verifica que no estás llamando repetitivamente a las funciones y
que generen un número demasiado grande.
Error #¡REF!
Este es uno de los errores más comunes de Excel y sucede cuando una celda
trata de referenciar otra celda que no puede ser encontrada porque se ha
eliminado. Por ejemplo, escribe la siguiente fórmula: =SUMA(D3:D5,
E3:E5,F3:F5)
Posteriormente elimina la columna E. Inmediatamente se mostrará este tipo
de error.
Solución: Verifica que los rangos a los que hace referencia la fórmula aún
existan o de lo contrario realiza los ajustes necesarios.
Error #¡VALOR!
Es generado por utilizar argumentos de tipo texto cuando en realidad la
función espera valores numéricos. Considera la siguiente función:
=SUMA("a", "b")
La función SUMA regresará este tipo de error porque los argumentos no nos
numéricos.
Solución: Verifica que los tipos de datos de los argumentos son los
adecuados, en especial los argumentos que esperan un valor numérico.
Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la
derecha
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado
• FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
• FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco;
esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclas de
desplazamiento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando
Opciones)
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada
• FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo
• FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia
la derecha
Presione Para
• ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo
Formato de celdas CTRL+E Aplicar el formato de número General
• CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos
aparecen en rojo)
• CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.
• para los valores negativos CTRL+MAYÚS+& Aplicar un borde CTRL+MAYÚS+_ Quitar los
contornos
• CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de
tachado CTRL+9 Ocultar filas
• FIN, MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en
blanco de la misma columna que la celda activa
• FIN, MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)
• FIN, MAYÚS+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla
no estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para
transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)
• CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa
• CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de
esa fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.
• CTRL+MAYÚS+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la
celda activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda
activa.
• CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia
directa en fórmulas de la selección
• CTRL+MAYÚS+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia
directa o indirecta en fórmulas de la selección
• CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia
directa a la celda activa
• CTRL+MAYÚS+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan
referencia directa o indirecta a la celda activa
• CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea
• CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de
gráficos que desea
• Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos de la barra
de herramientas Dibujo.
• Presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos
hasta que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.
• ALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comando
Seleccionar un campo o un botón de comando
• FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo
del anterior registro TAB Ir al siguiente campo modificable del registro MAYÚS+TAB Ir al
anterior campo modificable del registro ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro
MAYÚS+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior AV PÁG Ir al mismo campo 10
registros más adelante CTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registro
• RE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrás
• CTRL+RE PÁG Ir al primer registro
• INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo MAYÚS+FIN Ampliar una selección hasta
el final de un campo MAYÚS+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campo
• FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia la izquierda o hacia la
derecha dentro de un campo
• MAYÚS+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierda
• MAYÚS+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha
Teclas para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico