Actividad De Aprendizaje 2

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de

caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento)

1. ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestión.
 1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de
control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad

ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

• Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

• Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
• Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
• Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el
 detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

• Cambios en ortografía.
• Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
• Mejoramiento en la redacción de párrafos.
• Re direccionamiento de Hipervínculos.
• Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.

Desarrollo punto 1:
 2. INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe

luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación.

Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías,
registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el
adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la
revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos
los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento,
presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación

de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde
los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor
profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos
que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados
el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones,
para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3 REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital.
Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar.
Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o
tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y

creación o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
documento
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.
la la
la

la

la

el el

la
N ACTIVIDAD RESPONSABL OBSERVACIONE
o E S
2 Las correcciones de
ortografía y sintaxis se
hacen de manera directa
en documentación en los
Revisa la adecuación de la documentación casos donde mejora sea
evidente. Sin embargo, en
los casos problemáticos
para
interpretación del sentido
el corrector enviará
sugerencias y comentarios
Corrector de Estilo a líder del proceso para
que intervenga en el texto
antes de su envío como
versión final al Sistema de
Gestión de Calidad.

De cualquier manera el
corrector hará llegar al líder
del proceso
documentación revisada.
3
En caso de requerir ajustes
SI L a Modifica y envía en partes problemáticas
nuevamente al para la interpretación
entaci corrector líder del proceso hará las
quiere modificaciones en las
tes? Líder del proceso partes indicadas por el
docum corrector y le enviará
ón re nuevamente el documento
ajus modificado al corrector de
estilo.
NO
4

Enviar por correo al

Solicita y jus tifica creación, mejora o a nulación F-SO-OH-12 Coordinador de Salud,
de docu mento Seguridad e Higiene en el
trabajo con copia a la
Solicitud de Profesional de Apoyo del
creación, mejora
SG-QHSE el formato
o anulación de
Líder del proceso Solicitud de Creación,
documentos
Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12
junto con documento
sometido a consideración
(Resultado de la revisión
del corrector de estilo)

5 Profesional de Apoyo
1 SGQHSE
Revisa sol icitud y verifica ne cesidad Auxiliar del Revisar la
SG-QHSE solicitud y
evaluar
necesidad de crear,
modificar o anular el
documento.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
No ACTIVID AD RESPONSABLE OBSERVACIONES

7 El Coordinador de Gestion en Salud,

1 Seguridad e Higiene en el Trabajo
establece criterios de control sobre
los registros del SG-QHSE
Establecer criterios de Coordinador de Gestion
control de registros en
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

8 Actualizar Listado Maestro Control de

Listado Maest
ro
de Control de Documentos F-SO-OH-013
Actualización del listado Documentos
maestro
Coordinador de Gestion
en
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

9 Se comunica al líder que el

documento se encuentra liberado y se
Socializa con el líder del autoriza su uso.
proceso y/o funcionario
que realizó solicitud Coordinador de Gestion
en
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

13 Líder del proceso

1 Informar los cambios de la
documentación a los participantes del
proceso.
 Aplica documento en el Socializa el contenido de los
proceso correspondiente documentos a fin de garantizar su
debida aplicación.

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE

DILIGENCIARLO

F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en Intranet /Proceso Gestión en Salud,

CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

F-SO-OH-013 LISTADO MAESTRO Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

CONTROL DE Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
DOCUMENTOS Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad

y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como:
Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien
Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las
actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido
dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo,
informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser
aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.:
Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla
prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo

 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del
SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro
Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de
la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados
obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.:
Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a
revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en
términos de precisión o claridad en su redacción.
Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso que dice:
Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e
Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la plataforma.