Excel Intermedio: Técnicas para gestión

Microsoft Excel Intermedio 1 de 53
EXCEL INTERMEDIO
INTRODUCCIÓN
Como su título lo sugiere este curso se basa en el uso técnicas
intermedias de Excel, es decir, que no corresponden a un Excel básico ni a un
Excel avanzado, en general están dirigidas a la gestión. Estos apuntes se han
hecho pensando en usuarios con cierta experiencia en Excel, que ya han
superado el “primer grado” en manejo de planillas.
Se supone que quien estudia en estos apunte ya sabe como construir una
planilla simple, como escribir fórmulas y que pasa cuando se copian. Como se
imprime una planilla y como se graba.
En estos apuntes se seleccionaron las técnicas que se estima necesita un

ingeniero comercial o un ejecutivo para la gestión, es decir, estos apuntes
profundizan en todos aquellos comandos u opciones que son poco usados, no
porque no sean útiles sino porque casi nadie los conoce, pero que se estima
son necesarios para el ejecutivo moderno en la toma de decisiones o en el
control.
La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el

entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos
introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma
gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de
datos.
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de

trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros
elementos como gráficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16
hojas de cálculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de
nombre,...
Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que
tiene 65.536 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las
columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con
combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de

la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las
celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila.
La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las
celdas.
Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Cálculo, Bases
de Datos y Gráficos, de lo que se tratará en este manual, pero también Macros
(un documento similar a una hoja de cálculo que contiene grupos de
instrucciones para realizar tareas específicas), lo cual debe estar incluido en el
manual de Excel avanzado.
CAPITULO I
REPASO DE EXCEL BASICO
Hacer un nuevo documento
Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del menú Archivo la
opción Nuevo. También se puede crear un nuevo libro pulsando el botón de
página en blanco que esta dentro de la barra estándar . Con cualquiera de

estas dos opciones aparecerá un nuevo libro con una hoja en blanco. A través
del menú Insertar podrá introducir en su libro más hojas de cálculo, macros o
gráficos.
Guardar el documento
Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de

empezar.
Lo habitual en ordenadores de uso compartido es guardarlo en discos
flexibles. Este paso se debe hacer sólo una vez por documento. Cuando
haya guardado el documento en el lugar deseado (su disco) y con el nombre
que se haya querido darle bastará con guardar los cambios en el mismo
documento de forma más sencilla.
Guardar el documento por primera vez: Guardar como
Lo hará una vez por documento. Esta operación grabará no solo la hoja
de cálculo con la que se está trabajando sino el libro completo con todas sus
hojas. Excel dará automáticamente al nombre del documento una extensión
".xls".
Se elige del menú Archivo/Guardar como. Una vez elegido Guardar
como..., aparecerá en la pantalla lo que se denomina un cuadro de diálogo: en
él se dará nombre al documento y se elegirá el directorio donde se desea
guardar. Para guardarlo haga clic en el botón Guardar.
Guardar un documento ya creado: Guardar
La opción Archivo/Guardar, se utiliza para almacenar en el documento

los cambios realizados desde la última vez que se guardó.
Es importante guardar los cambios en su documento cada cierto tiempo,
pues si no se guardan y la máquina se apaga por cualquier razón se perderá
toda la información no guardada. Utilizando el ratón, se puede grabar
directamente el libro que tenga en pantalla haciendo clic en el botón que
representa el disquete dentro de la barra estándar .
Abrir un documento ya creado
Si en lugar de crear un nuevo documento se quiere abrir uno ya

guardado debe elegirse Archivo/Abrir y aparecerá un cuadro de diálogo donde
se puede localizar el documento, se selecciona y se pulsa Abrir. También puede
realizar esta operación haciendo clic sobre este botón .
Introducir Información en la hoja de Cálculo
Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la

información. Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de
información: datos y fórmulas. La información introducida será interpretada
como una fórmula siempre que el primer carácter introducido sea un signo igual
(=). En otro caso, será interpretada como dato, que puede ser numérico o de
texto.
La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que
se encuentre seleccionada a través de la barra editora de texto de la parte
superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición.
Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para
seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de edición se indica con un
clic en el icono correspondiente de la barra editora , pulsando la tecla retorno
de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numérico. A
continuación, se van a utilizar los siguientes datos como ejemplo para el resto
del manual.
Cortar, copiar y pegar
Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una
manera rápida y práctica.
Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar
Edición/Cortar. Al hacer esto arrancamos los datos de una casilla y tendremos
que señalarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para esto situamos el
cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos Edición/Pegar.
Copiar: esta función es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los
datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar
que se señale.
Todo esto también se puede realizar sin necesidad de desplegar el
menú, ya que en la barra de herramientas tenemos los botones de Cortar ,
Copiar y Pegar .
Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa
Para seleccionar una celda individual: : Hacer clic en la celda deseada.

Para seleccionar una fila o columna completa: Hacer clic en los
encabezados de la fila o columna.
Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón "seleccionar
todo" (cuadrado de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda
debajo de las barras de herramientas).
Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a

la última.
Para seleccionar celdas no adyacentes: Seleccionar la 1ª celda o rango que
se desee, y con la tecla CTRL pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente.
¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?
Variar el ancho de columna o el grosor de fila
Debido a que el título Población (miles) no cabe en la celda, es

necesario ajustar el ancho de columna B.
Para ello coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los
encabezados de las columna B y C, debe cambiar el puntero a esta forma ,
manteniendo pulsado el botón del ratón y se pude arrastrar la división hasta
donde se desea. También puede dimensionar la anchura de columnas
seleccionando la columna en concreto, eligiendo en el menú Formato el
comando Fila la opción Alto.
Insertar o eliminar una fila o una columna
Se selecciona la fila sobre la que desea que aparezca la nueva línea, es

decir si se quiere que la fila nueva sea la 2, seleccione la fila 2 actual. Una vez
hecha la selección elegir Insertar Fila, de forma automática aparece la nueva
fila, y se desplaza toda la información hacia abajo.
Cuando se desea insertar una columna la nueva desplaza a las
anteriores a la derecha.
Para eliminar una fila o una columna completa únicamente es necesario
seleccionarla y elegir Edición/Eliminar.
Dar formato a la información

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede
cambiar si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas
celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores
numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la
celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos
aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado según sean
de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.
A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la

opción Celdas o a través de la barra de Formato.
Barra de formato
La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de

esta barra.
Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los
datos, o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar
con el ratón.
El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le

quiera dar. La negrita, cursiva y subrayado ayudan a resaltar datos
significativos.
También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones
de la barra en forma de párrafo se puede alinear el texto o los números, a la
izquierda, en el centro y a la derecha.
Este botón sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que
sea la cabecera de distintas columnas.
El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté
definido.
El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por
uno, el ordenador multiplicará por cien el dato que se le introduzca.
Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir o
quitar decimales.
El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las

celdas, pinchando sobre este botón se despliega un menú donde aparecen
diferentes ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.
Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y
aplicarlo a la zona en la que se pinche. Y con la letra se selecciona el color de
la letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar la flecha de la
derecha para que se despliegue la paleta de colores.
Crear vínculos de hojas de cálculos y libros de trabajos antes

elaborados.
Para trabajar con los datos de las diferentes hojas de trabajo de un

mismo libro para una fórmula sólo tiene que buscar la celda en cada página.
Los datos aparecerán en la fórmula con referencia a la página de donde se
hayan obtenido.
Escriba el enunciado de la fórmula y vaya a la hoja de cálculo en la que
esté la celda con el dato que necesite.
Observando la barra de estado que muestra la función o las formulas

podrá conocer el vinculo entre celdas, hojas o libros de Excel.
Vinculo
Nota: Las fórmulas

En esta lección comenzaremos a estudiar la parte más importante de Excel, las
fórmulas con múltiples ejemplos prácticos.
La sintaxis de una fórmula.- Una fórmula es una expresión que introducimos en
una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un
resultado. Una fórmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede
contener textos, números, referencias de celdas, etc.
En la celda que contiene una fórmula se visualiza siempre el resultado de la
misma y la fórmula en sí se visualiza en la barra de fórmulas.
La fórmula combina diferentes operadores para realizar los cálculos. Estos
operadores son:
Artiméticos:
-Suma +
-Resta -
-Multiplicación *
-División /
-Porcentaje %
-Exponente ^
De comparación:
-Igual =
-Distinto <>
-Mayor >
-Menor <
-Mayor o igual >=
-Menor o igual <=
De texto:
-Contatenación & Este último operador sirve básicamente para unir cadenas de
texto y producir un nuevo valor a partir de esa unión. P.Ejemplo: Zorro&Rojo =
ZorroRojo
Ejemplos de fórmulas serían:
=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5
=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta
de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2
Prioridad en las fórmulas.- Es muy importante señalar que en una fórmula, la
introducción de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre
otros. Observa el orden de prioridad de los operadores.
1.Porcentaje
2.Exponente
3.Multiplicación y división
4.Suma y resta
5.Unión de texto
6.Comparación
Así, si introducimos la fórmula:
= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación
de multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.
= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá
en primer lugar la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su
resultado por el último 10.
Mensajes de error.- En algún momento puede producirse el hecho de que

nos equivoquemos en la realización de una fórmula y que ésta intente realizar
cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo
un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de

error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0
#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos
Primera práctica con fórmulas
En este parte del manual veremos la primera práctica con fórmulas.

1. Copia los siguientes datos:
2. Sitúa el cursor en la celda B7

3. Escribe la siguiente fórmula: =B3+B4+B5
4. Pulsa Intro
Automáticamente, aparecerá el resultado de la fórmula. Cuando

trabajamos con fórmulas, Excel calcula siempre el contenido de la fórmula que
estamos utilizando. En este caso, podríamos introducir la fórmula.
=100000+50000+25000 pero siempre daría el mismo resultado porque lo que
hacemos es calcular una suma con números fijos. Por eso utilizaremos los
nombres de las celdas. La ventaja será que si posteriormente cambiamos algún
dato de las celdas, la fórmula se recalcularía automáticamente y volvería a
darnos el resultado actualizado.
A continuación podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de los

números de los gastos, pero lo que haremos será utilizar la potente función de
copia de Excel.
5. Sitúa el cursor en la celda B7 y pulsa el botón Copiar de la barra de
herramientas (o bien la opción Edición - Copiar).
6. Sitúa el cursor en la celda E7 y pulsa el botón Pegar de la barra de
herramientas (o bien la opción Edición - Pegar).
La fórmula se ha copiado, pero Excel ha actualizado las celdas de la
fórmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.
7. Sitúa el cursor en la celda A9 y escribe el siguiente texto: BENEFICIOS:
8. Sitúa el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente fórmula: =B7-E7
9. Pulsa Intro y verás que el resultado es negativo, es decir, los gastos han
sido superiores a los ingresos.
10. Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees.
11. Accede a Archivo - Cerrar
12. Accede a Archivo - Nuevo y acepta el nuevo libro de trabajo
13. Copia la siguiente hoja
14. Sitúa el cursor en la celda B6 y escribe la fórmula: =B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar la fórmula)
15. Vuelve a situarte en B6
16. Sitúa el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda, de
forma que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas,
pulsa click y sin soltar el ratón, "arrastra" hacia la derecha hasta la celda
D6
Si ha funcionado correctamente, la fórmula de la celda inicial se habrá copiado
en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.
Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en

cualquier parte de la hoja.
Referencias.- Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos de ver,

el contenido de la fórmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o
en vertical. Si te sitúas en las celdas C6 y D6 y miras en la barra de fórmulas,
observarás que cada celda contiene la fórmula de su columna correcta. La
referencia indica la posición de la celda contenida en la fórmula. Observa la
siguiente hoja:
En este caso, en la primera fórmula de la celda B6 hemos sumado la

columna B, pero también hemos incluido en la fórmula la celda F1 de forma
que sume el contenido de esta celda en la suma de la columna. En la primera
celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la fórmula en las celdas de al
lado, observaremos en la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir,
Excel ha copiado la fórmula, pero también ha desplazado la referencia de la
celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta mencionar que en G2
no hay ningún dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como
posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no
nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos la fórmula.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta,

es decir, que aunque copiemos la fórmula en otras posiciones, la referencia a la
celda F2 no cambie nunca.
Celdas relativas: indican la posición de la celda como desplazamiento a partir
de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian
de ubicación, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.
Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte
en absoluta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo dólar
($). Por ejemplo: $B$6
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo:
$B6, A$7...
Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del
nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto añade automáticamente el
signo dólar a la columna y la convierte en absoluta.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la fórmula de la primera celda
como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha,
observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones
de las fórmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).
Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las fórmulas son de
color rojo. Deberás realizar las indicaciones que se adjuntan:
CAPITULO III
Funciones:
Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos

y simplificar el uso de fórmulas extensas. Las funciones tienen un nombre
propio y existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200
celdas con una fórmula del tipo =A1+A2+A3+A4...
Tipo de Funciones:
Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros,

estadísticos, matemáticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la
escritura de una fórmula.
Sintaxis de una función: Las funciones deben mantener unas reglas de
sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A200;100)
En el ejemplo, se sumará todo el rango A1:A200 y aparte el número
100. Es decir, que dentro de los paréntesis que forman el contenido de la
función, hay dos argumentos a sumar.
La función Autosuma: Es quizá la función más utilizada en una hoja de
cálculo. Por ello, Excel proporciona un botón exclusivo para la función
Autosuma en la barra de herramientas.
Para utilizar una función, podemos escribirla manualmente o bien utilizar
el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos irá guiando
paso a paso en la construcción de la función.
1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el

cursor bajo esa misma lista:
2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar:
Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos
suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien
seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar.
3. Pulsa Intro.
Otra forma de hacerlo es la siguiente:
4. Borra el contenido de la celda que contiene la fórmula.
5. Selecciona toda el área numérica, la última celda incluida:
6. Pulsa el botón Autosuma.

En este caso, marcamos directamente el rango que queremos sumar,
por lo que Excel lo suma directamente. Con el cursor situado en la celda que
contiene la fórmula, observa la barra de fórmulas.
La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la

celda final separadas por dos puntos. Desde aquí podemos modificar
manualmente el rango.
La función promedio: Otra interesante función es la llamada
=PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero no existe
ningún botón; por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando
introducimos una función mediante el teclado, podemos escribirla por completo
o hacer lo siguiente:
1. Borra el contenido de la última fórmula
2. Escribe lo siguiente: =PROMEDIO()

3. Selecciona con el mouse el rango de números. Fíjate como la fórmula va
tomando dicho rango y se va escribiendo sola.
4. Cierra el paréntesis escribiéndolo a mano.
5. El resultado obtenido es la media de los datos numéricos.
Asistente para funciones: Existen muchos tipos de funciones; matemáticas,

estadísticas, de fecha, científicas, etc, alguna de las cuales contiene una
sintaxis bastante más difícil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones
que realizan complejos cálculos y que tan sólo nos piden unos datos
específicos.
Si no recordamos la sintaxis de una función, podemos hacerlo con el
Asistente de funciones el cual, nos guiará paso a paso hasta obtener el
resultado buscado.
1. Borra el contenido de la última fórmula y sitúa el cursor en ella.
2. Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar

3. Pulsa a la izquierda la opción Estadísticas.
4. Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la función
PROMEDIO y pulsa un click sobre ella.
5. Observa la línea de estado de la ventana; nos explica para qué sirve esa
función. Acepta.
6. Ahora nos pide qué celdas o rango de celdas queremos utilizar para
saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las
celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango
de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta.
OTRAS FUNCIONES COMUNES: MAX, MIN

1. Haz una sencilla hoja de cálculo como la que sigue:
2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la fórmula: =B4*C4. Cópiala hacia abajo.

3. Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:
4. Escribe las fórmulas de las celdas:

Celda Fórmula
F3=SUMA(D4:D9)
F4=PROMEDIO(D4:D9)
F5=MAX(D4:D9)
F6=MIN(D4:D9)
F7=CONTAR(D4:D9)
5. Selecciona el rango de los resultados y conviértelo en formato moneda.
Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y

además hemos contado el número de elementos numéricos que aparecen en el
rango D4:D9.
Sugerir una función: En ocasiones, podemos conocer el cálculo que
queremos realizar, pero no si existe alguna función que Excel nos pueda
aportar para obtener el resultado.
En este caso, podemos hacer que sea el propio Excel el que nos sugiera
una función a utilizar. Cuando ocurra esto, podemos pulsar el botón Pegar
función y seguidamente pulsar el botón de ayuda que aparece en la parte
inferior del cuadro de diálogo. Aparecerá el asistente de Excel
Pulsando el botón Ayuda con esta característica podemos escribir una

descripción de lo que queremos hacer y posiblemente Excel nos ayude. Por
ejemplo:
1. Pulsa dicho botón y escribe en la casilla que aparece: Desviación
típica.
Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener

los resultados que buscamos.
Funciones anidadas: Se llaman así aquellas funciones que actúan como

argumento de otra función, es decir, que se encuentran dentro de otra función.
En el proceso de cálculo, Excel realiza primero el cálculo de la función interior y
después, el resultado de la función exterior teniendo ya en cuenta el resultado
que se ha obtenido con la función interior.
Por ejemplo, la función: =RAIZ(POTENCIA(20;3))
Primero calculará el resultado de la función interior, o sea, de la potencia, cuyo
resultado es 8.000 y luego se calculará el resultado de la exterior, teniendo en
cuenta ya este resultado.
La función =SI(): Una de las funciones más potentes que se utilizan en Excel
es la función =SI(). Esta función tiene la siguiente estructura:
=SI (condición;verdadero;falso).
Donde condición es una condición que se tiene que cumplir. Si ésta se cumple,
se ejecutará verdadero, o en caso contrario, se ejecutará falso. Por ejemplo:
=SI(A3>B12;"Correcto";"Incorrecto")
Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecerá la palabra Correcto. En
caso contrario, aparecerá la palabra Incorrecto.
=SI(A1="Bajo mínimos";"Quiebra";"Normal")
Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mínimos, en la celda actual aparecerá la
palabra Quiebra. En caso contrario, aparecerá la palabra Normal.
=SI(O(A1=B1;C1=D1);"Bien";"Mal")
Aquí ha de cumplirse una de las dos condiciones. Nótese la utilización del
operador O.
Funciones especiales de búsqueda.- Vamos a ver algunas funciones

interesantes que podemos aplicar a las listas de datos.
BUSCARV: compara el valor de la búsqueda con la primera columna de la lista

y nos devuelve un valor asociado en la misma fila.
BUSVARH: compara el valor de la búsqueda con la primera fila de la lista y nos

devuelve un valor asociado en la misma columna.
COINCIDIR: compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna

que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro de la lista.
INDICE: a partir del índice de la lista, nos proporciona el dato del campo o
columna que se le pasa como parámetro.
Veamos algunos ejemplos en la práctica:
1.Añade las siguientes celdas a la hoja y ordénalas por apellido.
2.Sitúa el cursor en A9 y escribe: Pérez Sánchez (puedes usar las opciones de

Copiar y Pegar).
3.Sitúa el cursor en la celda B9.
4.Escribe la siguiente fórmula:
=BUSCARV(A9;A2:D6;2)
5.Pulsa la tecla Intro.
Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los

apellidos escritos. Esta fórmula busca un valor (A9) en un rango de celdas
(A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posición a su derecha
(contándose ella), es decir, el nombre.
Es una función que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista
extensa y devolvernos un dato concreto de la misma fila.
Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobarás

que la fórmula funciona y se actualiza.
NOTA: si la lista no está ordenada alfabéticamente, hay que añadir el

parámetro FALSO en esta función. Por ejemplo:
=BUSCARV(A9;A2:D6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionaría
correctamente.
Funciones Matriciales: Las funciones de matrices se diferencian en que

empiezan con la letra M, salvo algunas excepciones. A continuación se darán
ejemplos de ellas:
Problema 1: Suma de dos matrices en una tercera.
Sumar dos matrices de 3 x 4 (tres filas por 4 columnas) cada una en otra
matriz.
Dado que las dos matrices son de 3 x 3, la matriz suma debe quedar en una
matriz de 3 x 4, por lo tanto se hace lo siguiente:
En una planilla de 3 x 4 se colocan los primeros datos, a esta planilla se le

coloca nombre. Para colocar nombre a un conjunto de celdas se hace lo
siguiente:
1) Se abre el Menú Insertar / Nombre,

2) Se abre el sub-menú de Nombre, tal como se muestra a continuación,
3) El Sub-menú de Nombre tiene las siguientes opciones: Definir, Pegar,

Crear, Aplicar y Rótulo. En este caso se da la opción Definir y aparece el
siguiente cuadro de diálogo:
4) Este cuadro de diálogo muestra los nombre existentes en el Libro de Excel

y pide un nuevo nombre para el conjunto de celdas.
En este caso se le da un nombre a los dos matrices primitivas (que van los
sumandos), y a continuación se selecciona otro grupo de celdas de 3 x 3, y en
la primera celda se coloca la operación que se desea: =Matriz1+ Matriz2, y a
continuación se oprimen las teclas: CRTL + MAYUSC + ENTER
La matriz suma queda tal como se muestra a continuación, con los paréntesis
{} :
Problema 2: Raíz Cuadrada de una matriz
Tal como se efectuó la suma, con el mismo método se puede efectuar cualquier
operación operando sobre una matriz de 5 x 4 (5 filas por 4 columnas) y
dejando el resultado en otra matriz similar. A modo de ejemplo se obtendrá la
raíz cuadrada de cada una de las celdas de una matriz en otra matriz. El primer
conjunto de celdas se llamará “Base” y la matriz resultante contendrá las raíces
cuadradas de “Base”. Se trabaja de la misma forma que el ejemplo anterior: se
llama base al conjunto de celdas que van desde A1 a D5. Se marca otro
conjunto de celdas de 5 x 4 y se coloca la operación matricial. El resultado es el
siguiente:
Problema 3. Calcular el valor de un Determinante.
Para calcular el valor de un determinantes se usa la función MDETERM. Se

hace en los siguientes pasos:
1) Se coloca el nombre a un Determinante, siguiendo los pasos que se vieron

antes, en este caso se llama “DETER”,
2) Se abre: Insertar/Función/Matemáticas y Trigonométricas/ Mdeterm.
3) La función presenta el siguiente cuadro de diálogo:
4) En nombre de la matriz se coloca en la caja de texto llamada Matriz,

5) Se da un clic en “Aceptar”.
Queda el siguiente resultado:

Problema 4: Calcular un producto de dos matrices.
Para calcular un producto de dos matrices (producto punto) se hace en los

siguientes pasos:
1) Se le coloca nombre a una de las matrices “MAT1” a la que esta en color

verde suave.
2) Se le coloca nombre a la otra matriz “MAT2” a la que está en color amarillo
suave.
3) Se abre: Insertar/Función/Matemáticas y Trigonométricas/ MMult
4) Se colocan como operandos: MAT1 y MAT2, según se muestra en el
cuadro sub-siguiente.
5) Se oprime el botón “Aceptar”
6) Entonces aparece el resultado.
FUNCIONES FINANCIERAS
¿Qué pasaría si ...?
La planilla que hay a continuación calcula la cuota de un préstamo mediante la

función Pago, cuya sintaxis es :
=PAGO(tasa;plazo;capital)
Esta planilla calcula el valor de la cuota de un préstamo de $ 3.000.000 que se

devuelve en 24 cuotas mensuales al 0.97% mensual.
donde :
 Tasa es la tasa de interés que el Banco cobra por el préstamo.

 Número de cuotas es el número de cuotas en las que se

devuelve el préstamo.
 Monto es la cantidad o monto prestado.
La tasa debe corresponder a la misma unidad de tiempo que el Número de

cuotas. Si las cuotas son mensuales la tasa debe ser interés mensual. Si la
tasa es anual, valor de la tasa debe dividirse por doce.
El valor devuelto por esta función representa dinero que se paga, mientras
que el capital representa dinero que se recibe. Por eso, ambos valores tienen
distinto signo.
Es posible preguntarse ¿Cuánto me saldría la cuota si el monto del

préstamo fuera de $ 3.200.000? y si se devolviera en 40 cuotas en lugar de 60.
La respuesta es fácil, se pueden cambiar los datos en la función y obtener
nuevos resultados.
Pero este trabajo de ir modificando los datos en la fórmula y tomar nota de

los resultados lo puede hacer Excel de forma mucho más rápida con el
comando Datos/Tabla.
Preparar una tabla
La Figura siguiente muestra una tabla que se pretende que Excel

complete. En la columna D aparecen los distintos valores para el importe del
préstamo. En la celda E1 hay una referencia a la fórmula que calcula la cuota.
El comando Datos/Tabla completará las celdas E2 a E7 con los valores de las
cuotas correspondientes a cada uno de los importes de la columna D.
Esta tabla deberá mostrar los valores de la cuota para cada uno de los
préstamos de la columna D.
1. Se comienza seleccionando la tabla. Se debe incluir la columna

con los valores del préstamo y la celda donde se encuentra la
fórmula. En el ejemplo es el rango D1:D7.
2. Se toma la opción Datos/Tabla. Aparece el cuadro de la Figura
siguiente.
El cuadro que aparece al tomar las opciones Datos/Tabla.
3. Donde dice Celda de entrada (columna) se indica B1, que es la

celda donde está el monto prestado.
4. Se hace clic en Aceptar.
A continuación, la tabla aparecerá completa como en la Figura

siguiente, por ejemplo la celda E6 dice que para un préstamo de $
5.000.000 corresponde una cuota de $ 125.341
La tabla de la Figura Anterior ya completa.
CAPITULO IV
Introducción a los gráficos en Excel.- Excel ofrece la posibilidad de trabajar con
gráficos en sus hojas de cálculo que nos proporcionarán una visión más clara y
gráfica del contenido de las tablas de datos.
Un gráfico en Excel es la representación gráfica de un conjunto de datos de

una hoja de cálculo. Podemos crear diferentes tipos de gráficos (barras,
columnas, líneas, etc) dependiendo de la información visual que queramos
conseguir. Los datos utilizados en su creación, pueden variar y el gráfico se
actualizará automáticamente.
Estas son las características de alguno de los gráficos más utilizados:

Gráfico de áreas
Representan la evolución de las series a lo largo del tiempo. Muestran el

volumen de cada serie y el total acumulado de las mismas.
Gráfico de barras
Comparan las series. El eje X se representa verticalmente y el eje Y

horizontalmente. Las barras apiladas (ejemplo) representan la relación de cada
punto con el total.
Gráfico de columnas
Representa las series en barras verticales y permite compararlas y analizar las

diferencias de valores entre los puntos a través del tiempo. Es un gráfico ideal
para observar los datos en un momento de tiempo dado.
Gráfico de líneas
Estudia las tendencias de los valores a lo largo de un período de tiempo,

resaltando la velocidad del cambio.
Gráfico bursátil
Especial para representar datos bursátiles. Si se desean representar los

valores bursátiles de apertura, máximo, mínimo y cierre, se tienen que
seleccionar 4 filas o columnas de datos correspondientes a dichos valores. Es
un gráfico ideal para estudiar las fluctuaciones que realizan.
Gráfico circular o de sectores
Representa una sola serie de datos que son analizados y cuyo valor se
expresa en porcentaje. Se utilizan también para resaltar algún valor concreto.
Gráfico de anillos
Similar al de sectores, no se limita a una sola serie sino que puede representar
tantas como deseemos. Las series son los anillos y, los colores, representan
cada categoría.
Gráfico de radar
Cada categoría forma un eje y cada eje sale del punto central. Si existen varias
series, todos sus puntos se unirán con una línea. No se podrán intercambiar los
valores del orden una vez creado.
Gráfico XY (gráfico de dispersión)
Trabajan con dos ejes de valores. Se selecciona la primera columna del rango
para los valores de eje X y la segunda para los del eje Y. Se usan para analizar
tendencias de los valores a través del tiempo, y sus posibles relaciones entre
series.
Gráfico de superficie (3-D)

Nos sirve para trabajar con grandes cantidades de datos y su combinación.

Inicia mediante colores, las zonas con valores más parecidos.
16. Crear y modificar un gráfico
Éste es el último capítulo de la primera parte del curso de Excel.
Nota importante: es necesario que mande esta práctica a los tutores para
que la puedan corregir y le den acceso a la segunda parte del curso. Si no
lo hace, nadie podrá verificar si ha asimilado los contenidos de la primera
parte y tampoco podrá continuar el curso. El archivo que debe
descargarse no contiene ningún tipo de virus.
En este e-mail te enseñamos a modificar las gráficas.
1. Crea una hoja como la que sigue a continuación. La celda A6 la hemos

dejado en blanco para que veas cómo trabaja Excel con valores vacíos.
2. Selecciona el rango A1:D6
3. Accede a Insertar - Gráfico
Aparece un asistente para la creación del gráfico. En este primer paso

podemos elegir el tipo de gráfico que queramos.
4. Pulsa el botón Siguiente
Aquí se nos muestra el rango de datos que hemos seleccionado

previamente. Podemos cambiarlo o dejar el que ya está seleccionado. Si
pulsas en las casillas Filas y Columnas los datos del gráfico se transponen
para mostrar, en el eje de las X, los rótulos de la primera fila o la primera
columna. Deja la opción Columnas activada.
La pestaña superior Serie nos muestra las series que están seleccionadas
en este momento y que corresponden a los meses. Las series nos muestran
los colores correspondientes a cada mes porque hemos seleccionado tres
columnas. La representación de las series se llama Leyenda.
5. Pulsa el botón Siguiente.
Aquí podemos modificar varias opciones como títulos, leyenda, etc.
6. Escribe en la casilla Título del gráfico el texto: VENTAS TOTALES. Si

esperas unos segundos, aparecerá la simulación en la ventana de la
derecha.
7. Escribe como título del eje de las X el texto: AGENTES.
8. Escribe como título del eje de las Y el texto: Ventas en miles.
La pestaña superior Ejes nos permite activar y desactivar la visualización de

los ejes. Puedes activar o desactivar las distintas opciones para comprobar el
resultado en la ventana de simulación.
La pestaña Líneas de división permite activar o desactivar las líneas

horizontales o verticales de división. Prueba también a activar o desactivar las
distintas opciones.
La pestaña Leyenda permite activar, desactivar y modificar la posición de la

leyenda.
La pestaña Rótulos de datos permite varios modelos de visualización de

los rótulos de datos.
La pestaña Tabla de datos, si está activada, nos muestra en miniatura la

tabla origen de los datos del gráfico.
9. Pulsa el botón Siguiente.
Finalmente, podemos optar por crear el gráfico en la misma hoja, el cual se

podrá modificar como si de un objeto cualquiera se tratara (mover, cambiar el
tamaño, modificar el contenido...) o bien, crear el gráfico en una hoja
completamente nueva, lo cual añadiría una hoja sólo para mostrar el gráfico.
10. Deja la opción Como objeto en... seleccionada y pulsa el botón

Terminar.
El gráfico aparece en la misma hoja de trabajo. Ahora podemos estirar su

tamaño desde uno de los nodos de control, moverlo arrastrando desde el
interior del gráfico, etc.
Si pulsamos un click fuera del gráfico en cualquier parte de la pantalla de

trabajo, se observa que la marca negra de selección desaparece. Si volvemos
a pulsar un click en el interior del gráfico, vuelve a aparecer.
Para modificar cualquier parte del gráfico podemos pulsar doble click. Por
ejemplo, si pulsamos doble click sobre el fondo gris del gráfico, aparecerá un
cuadro de diálogo desde el cual podemos cambiar los colores del mismo.
Puedes también pulsar un click sobre alguno de los tres títulos que hemos
colocado (título principal, eje X y eje Y) y observarás que puedes modificar
dicho título.
Si el gráfico está seleccionado (marcado en negro) puedes abrir algún menú

y observarás que algunas opciones han cambiado. Estas afectan al gráfico.
Si se desea borrar un gráfico, sólo hay que tenerlo seleccionado y pulsar la

tecla Supr del teclado. A veces, en vez de modificar los datos de un gráfico es
mejor y más rápido crearlo de nuevo.
11. Borra el gráfico actual y crea el siguiente:

Observa que hemos desactivado la opción Leyenda. Al ser un gráfico

tridimensional, se crea un nuevo eje llamado Eje Z que muestra las series en
dicho eje, por lo que la leyenda no es necesaria.
12. Añada a la hoja la siguiente columna, con fórmula incluida:
Ahora vamos a crear un gráfico con los nombres de los agentes y los
totales en forma de columnas. No es necesario, en este caso, seleccionar todo
el rango de datos porque sólo nos interesa la última columna como datos de la
serie.
13. Selecciona la primera columna.
14. Manteniendo la tecla Control pulsada y sin soltarla, selecciona la

columna de los totales.
15. Selecciona el modelo Columnas 3D y sigue los pasos del asistente

hasta la finalización de la creación del gráfico. Recuerda que has de
desactivar en este caso la Leyenda.
16. Cambia los colores del fondo y de las barras pulsando doble click sobre
ellos.
17. Con el gráfico seleccionado, abre el menú Gráfico
Las opciones de este menú son las siguientes:
-Tipo de gráfico: podemos cambiar al estilo del gráfico.

-Datos de origen: para cambiar el rango del origen de los datos.
-Opciones de gráfico: podemos modificar los títulos, leyenda, etc.
-Ubicación: para crearlo en una hoja nueva o dejarlo en la actual.
-Agregar datos/línea de tendencia: para añadir nuevos datos
pertenecientes a nuevas columnas o filas.
-Vista 3D: permite cambiar la visualización en tres dimensiones.
18. Accede a Vista 3D
Ahora podemos cambiar la elevación del gráfico, la rotación, perspectiva,

etc.
19. Prepáralo como ves en la imagen y acepta.

Dependiendo de los cambios introducidos en el cuadro de diálogo,

tendremos que modificar el tamaño del gráfico porque quizás no se vea
demasiado bien.
CAPITULO V
Bases de datos con Excel
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con
datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas.
En Excel también podemos trabajar con bases de datos.
Las bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las
columnas se corresponden con los campos de los registros.
Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho

más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación
diseñada específicamente para gestionar bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son

sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Si las posibilidades de
Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema
de gestión de bases de datos.
Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla

se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos
como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento
de la lista se denomina registro.
Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada

por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato
del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que
tiene definidos.
Ejemplo:
Trabajemos con una lista de ventas de consumibles informáticos
Esta base de datos es muy sencilla. Tan sólo contiene una tabla. Las
bases de datos a menudo contienen varias tablas, con la información
distribuida entre esas tablas.
La información de las tablas puede estar relacionada. Las bases de
datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten manejar
cómodamente grandes listas de registros.
Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Para
muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas,
complejas y profesionales no resultará adecuado.
La tabla de la base de datos de ejemplo establece seis campos: Fecha,
Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25
registros.
Operaciones sobre la base de datos

Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la
base de datos:
 Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado.
 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información

fácilmente.
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda
en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú
Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de
datos.
Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que
seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de

encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las
columnas por los nombres de los campos.
Ejercicio
Crea una base de datos de facturas para una tienda de

electrodomésticos. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico
comprado por un cliente un determinado día. Como un cliente puede comprar
varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden corresponder
varios registros.
Los campos serán los siguientes:
 Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero.
 Fecha.
 Cliente: nombre y apellidos del cliente. S Artículo.
 Precio.
 Unidades.
 Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).
Una vez creada la base de datos, ordénala de las siguientes formas:
 Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor
a mayor).
 Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo).
 Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo. s Por
total, por artículo y por fecha.
Filtrado de la base de datos
Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de

registros que en una interminable lista.
Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan
ciertas condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista
esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí,
aunque ocultos.)
Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que
cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato.
Autofiltro
Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el
botón correspondiente de la barra de herramientas).
Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada
campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el
contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se
vean los registros con ese valor.
El Filtro avanzado de Excel permite seleccionar registros por medio de

condiciones más complejas.
Las condiciones se colocan en otras celdas de la hoja de cálculo, de

forma que tenemos mucha más flexibilidad.
Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de

campos en otro lugar de la hoja:
En las filas siguientes se escribirán las condiciones. En cada fila una

condición alternativa (O). Dentro de la fila se pueden incluir varias
condiciones necesarias (Y); basta con poner algo en varios campos.
Crear Subtotales
Se pueden crear subtotales (sumas, cuentas, promedios, ..) para los

campos de la base de datos. Primero ordenamos por el campo sobre el que
queramos obtener los totales (la fecha aquí).
Cuando se aplica el subtotal el resultado es el siguiente:

Subtotales Anidados
Se desmarca
Formulario de Datos
Para añadir nuevos registros o modificar los existentes de forma más

cómoda. También para buscar registros fácilmente.
Datos -> Formulario

Registro
Anterior
Registro
Siguiente
CAPITULO VI
TABLAS DINAMICAS
Para analizar los datos de la base de datos por dos campos a la vez. La
tabla dinámica se construye con un campo para las filas y otro campo para
las columnas. En la intersección el valor de otro campo numérico, el
correspondiente a los otros dos.
Datos -> Informe de tablas y gráficos dinámicos

Arrastre los campos

hasta la pantalla en Excel.
Se puede complicar más la tabla, añadiendo más campos. Los

podemos encontrar en la barra de herramientas Tabla dinámica:
Si se arrastra un campo a una fila o una columna, se agrupan los datos

por el campo existente y el nuevo arrastrado:
El orden en el que se agrupen dependerá de cómo hayan quedado al

arrastrar (en el ejemplo, Io apellidos y luego unidades).
Si se arrastra el campo al centro, se mostrará el total, el promedio,

etcétera, de ese campo para los valores de fila y columna.
Gráficos Dinámicos
Igual que con la tabla dinámica, se pueden cambiar los campos que usa
el gráfico dinámico arrastrando hacia o desde la barra de herramientas Tabla
dinámica.
Y se pueden establecer todas las características del gráfico de la misma
forma que con cualquier otro gráfico. Al pulsar otra vez el botón del Asistente
para gráficos, aparece éste:
ANEXO
Ejemplos de fórmulas serían:
=12+5 Suma los valores numéricos 12 y 5
=C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3 Eleva al cubo el número 2
Prioridad en las fórmulas.- Es muy importante señalar que en una fórmula, la introducción de
algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad
de los operadores.
1.Porcentaje
2.Exponente
3.Multiplicación y división
4.Suma y resta
5.Unión de texto
6.Comparación
Así, si introducimos la fórmula:
= 10 + 2 * 10 producirá un resultado de 30, pues primero se realiza la operación de
multiplicación de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.
= (10 + 2) * 10 producirá un resultado de 120, pues en este caso se producirá en primer lugar
la multiplicación del interior del paréntesis multiplicando su resultado por el último 10.
Mensajes de error.- En algún momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en
la realización de una fórmula y que ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por
ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que
Excel devolverá un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa:
#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0
#N/A Valor no disponible
#¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce
#¿NULO! Intersección no válida de dos áreas
#¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta
#¡REF! Referencia no válida a una celda
#¡VALOR! Operando o argumento erróneo
####### Columna demasiado estrecha para ver los datos
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 1
CAPITULO I 4
REPASO DE EXCEL BASICO 4
Hacer un nuevo documento 4
Guardar el documento 4
Guardar el documento por primera vez: Guardar como 4
Guardar un documento ya creado: Guardar 5
Abrir un documento ya creado 5
Introducir Información en la hoja de Cálculo 5
Cortar, copiar y pegar 6
Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa 6
¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo? 7
Dar formato a la información 7
Barra de formato 8
Crear vínculos de hojas de cálculos y libros de trabajos antes elaborados. 9
Nota: Las fórmulas 10
Mensajes de error.- 11
Primera práctica con fórmulas 12
Referencias 14
CAPITULO III 16
Funciones: 16
Tipo de Funciones: 16
Sintaxis de una función 16
La función Autosuma 16
La función promedio: 17
Asistente para funciones: 18
OTRAS FUNCIONES COMUNES: MAX, MIN 18
Sugerir una función: 19
Funciones anidadas 20
La función =SI(): 20
Funciones especiales de búsqueda 21
Funciones Matriciales 22
FUNCIONES FINANCIERAS 27
¿Qué pasaría si ...? 27
CAPITULO IV 29
16. Crear y modificar un gráfico 34
CAPITULO V 39
BASES DE DATOS CON EXCEL 39
Operaciones sobre la base de datos 41
Filtrado de la base de datos 44
Autofiltro 44
Crear Subtotales 45
Subtotales Anidados 47
Formulario de Datos 47
CAPITULO VI 48
TABLAS DINAMICAS 48
Gráficos Dinámicos 51
ANEXO 52

Excel Intermedio: Técnicas para gestión

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Microsoft Excel Intermedio 1 de 53

En estos apuntes se seleccionaron las técnicas que se estima necesita un

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de

combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de

Hacer un nuevo documento

página en blanco que esta dentro de la barra estándar . Con cualquiera de

Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de

Guardar el documento por primera vez: Guardar como

Guardar un documento ya creado: Guardar

La opción Archivo/Guardar, se utiliza para almacenar en el documento

representa el disquete dentro de la barra estándar .

Abrir un documento ya creado

Si en lugar de crear un nuevo documento se quiere abrir uno ya

realizar esta operación haciendo clic sobre este botón .

Introducir Información en la hoja de Cálculo

Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la

Cortar, copiar y pegar

menú, ya que en la barra de herramientas tenemos los botones de Cortar ,

Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa

Para seleccionar una celda individual: : Hacer clic en la celda deseada.

Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a

¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?

Variar el ancho de columna o el grosor de fila

Debido a que el título Población (miles) no cabe en la celda, es

Insertar o eliminar una fila o una columna

Se selecciona la fila sobre la que desea que aparezca la nueva línea, es

Dar formato a la información

A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la

La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de

El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le

El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las

Crear vínculos de hojas de cálculos y libros de trabajos antes

Para trabajar con los datos de las diferentes hojas de trabajo de un

Observando la barra de estado que muestra la función o las formulas

Nota: Las fórmulas

Mensajes de error.- En algún momento puede producirse el hecho de que

un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de

Primera práctica con fórmulas

En este parte del manual veremos la primera práctica con fórmulas.

2. Sitúa el cursor en la celda B7

Automáticamente, aparecerá el resultado de la fórmula. Cuando

A continuación podríamos introducir la misma fórmula bajo la columna de los

14. Sitúa el cursor en la celda B6 y escribe la fórmula: =B2+B3+B4

Para quitar la selección de color negro, puedes pulsar un click en

Referencias.- Cuando copiamos fórmulas de la forma que acabamos de ver,

En este caso, en la primera fórmula de la celda B6 hemos sumado la

Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta,

Una función es una fórmula ya escrita y preparada para realizar cálculos

Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros,

1. Escribe en una hoja nueva unos cuantos números y después coloca el

2. Pulsa el botón Autosuma situado en la barra de herramientas estándar:

6. Pulsa el botón Autosuma.

La función tiene entre paréntesis la celda inicial del rango a sumar y la

2. Escribe lo siguiente: =PROMEDIO()

Asistente para funciones: Existen muchos tipos de funciones; matemáticas,

2. Pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas estándar

OTRAS FUNCIONES COMUNES: MAX, MIN

2. Sitúa el cursor en D4 y escribe la fórmula: =B4*C4. Cópiala hacia abajo.

4. Escribe las fórmulas de las celdas:

Como habrás imaginado, hemos obtenido el valor máximo, mínimo y

Pulsando el botón Ayuda con esta característica podemos escribir una

Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener