MANEJANDO EVENTOS CORPORATIVOS ESPECIALES

dAnualmente se invierten millones de des en reuniones internacionales, conferencias,

eventos especiales, viajes de incentivo, programas que brindan hospitalidad a los
clientes y exposiciones comerciales. Estas actividades tienen importancia para los
negocios pero al mismo tiempo imponen un riesgo considerable para la
iorganizac infitriona. Por lo tanto, la seguridad es un aspecto que debe integrarse al
iproceso de planeamiento para proteger a los asistentes y a la organizac i

Ya sea que el planeamiento de seguridad est 頡 cargo del personal propio de seguridad y
de administrac ie riesgos de la comp a o de un proveedor externo, el primer paso debe ser
ia
iuna evaluac iel lugar de destino--incluyendo consideraciones culturales y pol� cas,
lcondiciones meteoro las, riesgos para la salud, y el crimen--y de la seguridad y
iprotecciel hotel local.

El planeamiento debe abordar asuntos tales como el plan y los procedimientos de

iemergencia de la instalacinfitriona; la disponibilidad de sistemas operativos para salvar
ividas y sistemas de protecc iontra incendios, de seguridad y de emergencias; medidas de
iseguridad y protecc in las habitaciones de los hu 鳰 edes del hotel; personal y servicios
de seguridad; preocupaciones y riesgos actuales de la seguridad; instalaciones y
servicios m 餩 cos y de salud; control de acceso; planes y recursos de emergencia;
cuestiones de seguridad de ejecutivos; requisitos de la seguridad privada; el transporte y
seguridad delas actividades.

Ubicaciones. La mayor�de los eventos y reuniones especiales se realizan en destinos de

bajo riesgo, donde generalmente se pueden prevenir los incidentes dando consejos
isensatos y advertencias de seguridad y salud apropiadas para la situac i Habiendo dicho
esto, el ambiente de la seguridad internacional cambia constantemente. Lo que hoy
apuede ser un destino de bajo riesgo puede ser de alto riesgo ma

Tomemos, por ejemplo, un viaje de incentivo de ventas a Sudᦲica realizado por una
acompaque es cliente del autor. Los posibles lugares escogidos para el viaje fueron
Ciudad del Cabo o varias posadas en los cotos de caza en el Parque Nacional Kruger (en
Sun City)-dos destinos que se encuentran en extremos opuestos del pa� Como
preparac iel autor dirigia inspecc iel lugar y un viaje de planeamiento con los clientes y
ii
isu agencia de viajes. La inspecc incluyaluaciones de seguridad del hotel en Ciudad del
Cabo, de la posadas en el Parque Nacional Kruger y de otros locales a ser utilizados,
Scomo el conocido restaurante Planet Hollywood de Ciudad del Cabo. Suna semana
despu 鳠 de las inspecciones, una bomba estallalgunas cuadras del hotel, causando dos
muertos y veintis 驳 heridos.

Mientras continuaba el planeamiento, las condiciones en Ciudad del Cabo y los otros
rdestinos fueron vigiladas de cerca. Un patronsistente de incidentes y situaciones en
aCiudad del Cabo incrementnsiderablemente el nivel de riesgo de la compa

lAl cliente se le proporciona lista en orden cronolo de los incidentes, las preocupaciones
con respecto a la seguridad y los costos relacionados con intentar proteger de forma
efectiva a las personas asistentes durante su estad�en Ciudad del Cabo. A la luz de estos
factores, se le aconsej cliente que considerase escoger la localidad de Sun City, que
mtodavtenun
i m i perfil m� bajo de riesgo. (De manera similar, si la evaluaci�e riesgos revela que
 los secuestros y otros delitos de naturaleza mgrave se hacen frecuentes en una regin
mi
particular, los encargados de seguridad deben aconsejar en contra del uso de dicho
sitio.)

El delito callejero. En muchos pa�s, los carteristas profesionales y la gente agresiva de la

scalle no sroban anualmente dinero en efectivo y tarjetas de cr 餩 to, sino miles de
pasaportes. Los planificadores de seguridad deben investigar los hᢩtos de los carteristas
en las localidades que visitar � ilos asistentes. Por ejemplo, como preparaciara un viaje
de ventas a Tailandia, se aconsejlos 400 empleados de ventas internacionales de una
acompaque no colocasen sus pasaportes en mochilas cuando visitan templos y
atracciones tur�icas importantes. Este riesgo espec�co fue identificado durante la
iinspecciel lugar, cuando el personal de seguridad tuvo varias conversaciones con los
agentes de viajes quienes ten� conocimiento de primera mano sobre turistas cuyos
pasaportes hab� sido robados de sus mochilas.

Otro ejemplo del tipo de delito callejero sobre el que seguridad puede advertir es el
fraude con la tarifa del taxi. En este tipo de incidente, los conductores de taxi dan el
cambio en una moneda que ya no es aceptada o muestran billetes grandes cuando dan el
cambio, pero en realidad lo retienen en la palma de la mano y entregan un billete de
valor mucho menor.

Transporte. Puede que los servicios de transporte propuestos para el uso de los
asistentes no satisfagan los estᮤ�ares esperados o apropiados de seguridad, calidad o
servicio. Para cerciorarse si este es el caso, seguridad debe evaluar si el servicio tiene
licencia y seguro en la actualidad. Debe investigarse la reputacie la compacon clientes
ia
previos. Tambi 鮠 es importante investigar los antecedentes de todos los conductores,
incluyendo el estado de sus licencias, el tipo de entrenamiento para conductores que han
irecibido, su capacidad en el idioma, si existen sistemas de comunicacientro de los
avehlos,
a y si la compa�tiene a su cargo un centro de operaciones que funcione las
veinticuatro horas del d�

Instalaciones. La seguridad f�ca de la propiedad debe ser evaluada antes de

seleccionarla. Sorprendentemente, algunos prestigiosos hoteles de cinco estrellas
pueden carecer de detectores de humo, cerraduras con cerrojo, instrucciones escritas de
emergencia, mirillas en las puertas o rociadores contraincendio en las habitaciones para
hu 鳰 edes. Las salidas de emergencia pueden no estar bien identificadas o iluminadas y
ipuede no haber iluminac iedundante o sistemas de parlante p?o. Muchos hoteles a?an
llaves de metal con una placa que lleva el nombre del hotel y el n? de la habitacien lugar
rde los sistemas de acceso con tarjeta electra. Todos estos factores deben ser incluidos en
iel informe al personal directivo, junto con una recomendac iobre la conveniencia de las
instalaciones a la luz de los riesgos descubiertos.

Otros hu 鳰 edes. Es importante saber qui 鮥 s mest� utilizando los mismos

establecimientos o el mismo hotel para determinar si estos individuos o grupos
arepresentan riesgos para los asistentes, el evento o la compa Se debe poner sobre aviso
si las instalaciones ser � tambi 鮠 ocupadas por grupos involucrados en asuntos pol 魩
cos como investigaciones y pruebas relativas a animales, comercio y banca mundial, o
biotecnolog� Igualmente, seguridad debe tener cautela en ocupar instalaciones que
tambi 鮠 alojan eventos de una cargada naturaleza pol�ca o social.
 Controlando. Luego de una inspecciel lugar y de un viaje de evaluacie riesgos, los
ii
ipuntos de destino y la regieben ser evaluados continuamente. Entre los recursos
disponibles se encuentran los servicios de informac i como CNN; informac iel gobierno,
ii
iembajada
l y consulado; y alertas de viajes visuscripc ln l�a; servicios meteorol�os y
organismos de monitoreo de la salud.

Est 頰 reparado para los cambios, no se deje sorprender por ellos y est 頬 isto para
Senfrentarlos. Sunas pocas semanas antes del viaje a Sudᦲica que se mencionteriormente
-luego de haber sustituido a Ciudad del Cabo por Sun City-soldados rebeldes en un
remoto parque nacional en Uganda atacaron, secuestraron y asesinaron a miembros de
un grupo de turistas que inclu�varios estadounidenses. Hubo alarma inmediata entre
ialgunos de los asistentes, y pedidos de cancelaciel viaje.

En coordinacion el cliente, se envi mensaje electro a todos los asistentes informando de

ir
manera exacta sobre los hechos del incidente en Uganda, explicando la gran distancia
que hay entre Uganda y Sudᦲica y el hecho de que el coto de caza p?o de Uganda era un
�a conocida como de alto riesgo, mientras que los cotos de caza de Kruger no lo eran.
Luego hicimos un esquema de las medidas de seguridad adicionales que ser� puestas
en pr ᣴica
iS iS para la proteccie los asistentes. S unos cuantos cancelaron y el resto prosiguin
un viaje seguro y exitoso.

Luego de concluir la inspecciel lugar y la evaluacie riesgos, se le debe proporcionar al

ii
cliente un informe por escrito identificando todas las preocupaciones sobre seguridad y
protecc i haciendo recomendaciones apropiadas para la protecc ie los asistentes y de la
ii
invers iinanciera de la comp a
ia

Problemas m 餩 cos. Las empresas que realicen eventos deben estar preparadas para
tratar emergencias m 餩 cas. Seg? experiencia del autor, es probable que del 20 al 40 por
ciento de los viajeros experimenten alg?po de problema m 餩 co o de salud, aunque la
mayor�de ellos ser � de menor �ole, como problemas digestivos, torceduras o
quemaduras. Los problemas m 餩 cos magudos pueden incluir deshidrataci reacciones al
鲧 icas, huesos rotos, ataques, infartos, envenenamiento por comida y disenter�

iParte de la evaluacie riesgos previa al evento debe ser determinar los riesgos de salud
conocidos en el pa�y en las localidades espec�cas donde se desarrollar � las
actividades. Por ejemplo, en destinos con clima caluroso, seco o tropical, existe una
posibilidad muy real de serias quemaduras a causa del sol, deshidrataci insolaciLos
ii
iasistentes necesitan orientaciara cuidarse en un ambiente caluroso y soleado. Por
ejemplo, se les podr�aconsejar que vistan ropa ligera que sea ventilada, como la ropa
de tejido abierto y de colores claros, y que utilicen bloqueador solar. Tambi 鮠 se les
debe aconsejar que tomen muchos l�idos.

iLa evaluac iambi 鮠 ii

debe incluir una revisie cualquier inmunizacivacuna u otra
precauc iue se pueda requerir o recomendar. Se puede disponer de informac iobre las
ii
vacunas requeridas en las oficinas del consulado y los sitios Web. Sin embargo, el no de
seguridad debe ir mallᠤ e lo que sea requerido y descubrir otros riesgos de enfermedad.
Por ejemplo, en Europa Oriental el riesgo de contraer malaria existe en partes de
Armenia, Azerbaijᮤ� Georgia, Tayikist � y Turkmenist � Los Centros para Control y
iPrevencie Enfermedades de EE.UU. (CDC, por sus siglas en ingl 鳩 recomienda a los
viajeros que se dirigen a zonas de Europa Oriental llevar cloroquina para prevenir la
malaria.
i En el sur de Africa la schistosomiasis, una infecc ior par iᳩtos, se encuentra en el
iagua
s fresca. La CDC recomienda que en esta regios viajeros snaden en piscinas que
tengan cloro

Para cada destino por visitar, se deben identificar los recursos m 餩 cos y de salud
apropiados. La Sociedad Internacional de Medicina de Viajes, las embajadas y
consulados y los hoteles pueden ayudar a ubicar cl�cas, m 餩 cos, hospitales, cl�cas y
otros recursos m 餩 cos para el viajero internacional. Seguridad debe evaluar por
adelantado la clase y la calidad de los servicios m 餩 cos que estar � disponibles en el
local, as�omo los procedimientos de pago. Tambi 鮠 es importante fijarse por
anticipado si los proveedores de servicios m 餩 cos hablan los idiomas de los asistentes.
Si no es el caso, seguridad debe estar lista para proporcionar traductores.

En algunos pa�s, puede ser necesario visitar las instalaciones m 餩 cas para determinar
si cumplen los estᮤ�ares esperados o para evaluar a posibles m 餩 cos de la localidad.
En los lugares donde los servicios adecuados no est � disponibles, pueda que la
empresa que auspicia el evento quiera hacer los arreglos para contar con cierto nivel de
personal m 餩 co como parte de los servicios del evento.

Ese fue el caso para un cliente que realiz viaje de incentivo a Kenya para los mejores
vendedores. El cliente hab�arreglado para que un m 餩 co local, certificado en los
Estados Unidos, estuviese a la mano. Cuando varios asistentes se enfermaron de
iindisposiciigestiva y diarrea debido a los alimentos poco conocidos y agua de mala
calidad, un tratamiento confiable estuvo disponible sin demora y por tanto estos
incidentes no produjeron mayores problemas.

iSi los asistentes de la organizac io est � iasegurados para proteccinternacional para la

salud y el viaje, una parte del informe de evaluaci de riesgos debe incluir los costos de
obtener un seguro de salud de viaje de corto plazo para el evento.

Costumbres y culturas. Es importante que el no de seguridad comprenda la cultura,

historia, costumbres, religiprotocolos y leyes de los lugares que visitar � los asistentes
para ayudar a evitar posibles incidentes desconcertantes, incorrectos o ilegales. Existe
igran cantidad de informaciobre asuntos de cultura y costumbres en los sitios
profesionales de viajes que hay en la Web, para ayudar en la investigaciue haga
seguridad.

iLo ideal es que antes del viaje se les deba dar informaci los asistentes sobre los
protocolos sociales y comerciales correctos y el vestido apropiado. Se les debe avisar si
icualquier gesto corporal com?ene un significado cultural especial en la regiIgualmente
se les debe decir qu 頯 qui 鮠 puede ser fotografiado, qui 鮥 s pueden ingresar a ciertos
edificios religiosos y qu 頳 e considera pornograf�

Por ejemplo, en las naciones del Medio Oriente, es considerado imp? que las mujeres
eusen prendas ces al cuerpo o reveladoras. Se debe aconsejar a las asistentes a vestir
prendas sueltas que opaquen la forma del cuerpo. En muchas naciones musulmanes las
viajeras deben cubrir las cabezas con una bufanda

Tambi 鮠 existen diferencias culturales con respecto al “espacio personal.” Por ejemplo,
los estadounidenses requieren mucho mespacio personal que los europeos o los
 mexicanos. Se les debe advertir a los asistentes estadounidenses que, al hablarles, las
personas del pa�que est � visitando podr� pararse mucho m� cerca de lo que se
considera correcto en los Estados Unidos. En algunas culturas es aceptable que se aleje
de la persona a quien se dirige, pero en otras hacer eso se tomar ፊ ecomo una se de
desacato u hostilidad.

iPersonal. Como parte del estudio de evaluacie riesgos, el equipo de seguridad debe
determinar si alg?embro del personal que asistir ᠡ l evento tiene antecedentes de
problemas de conducta o si de alguna manera se considera de alto riesgo. El beber con
exceso
zii quizes la preocupacicom?oda organizaciebe establecer una pol�ca para evitar
problemas relacionados al consumo de alcohol durante eventos auspiciados por la
empresa.

Durante los eventos a los que asistir � aesposos(as) o compa s(as), tambi 鮠 puede existir
el riesgo de violencia dom 鳴 ica. Por ejemplo, durante un exclusivo crucero de
incentivo de ventas en el Caribe surgieron dos situaciones de violencia dom 鳴 ica. En el
primero, el esposo agredisicamente a su esposa. Seguridad lo reubic una cabina
separada en otra cubierta y se le advirtie si hubiese futuros incidentes con la esposa o
con cualquier otra persona del crucero, ser� retirado del barco en el siguiente puerto de
escala.

hEn el segundo incidente, la novia de un empleado se emborrachuego de que el empleado

la arrostrase por su problema con la bebida, ella trat suicidarse ingiriendo medicamentos
bajo receta. Inmediatamente fue llevada al departamento m 餩 co de la embarcaci
posteriormente fue transferida con un representante de seguridad a un hospital de una
isla local con el que se hab�hecho previamente los arreglos para tratamiento.

Aunque estos parezcan ser problemas personales, las organizaciones no pueden ignorar
una conducta inaceptable, particularmente cuando ella puede afectar el bienestar de los
asistentes. Cuando problemas como el abuso de drogas y la violencia dom 鳴 ica
ocurren en un evento, deben ser manejados en forma profesional y silenciosa. Tambi 鮠
se les debe recordar a los asistentes que ellos son hu 鳰 edes mientras est 鮍 visitando
otro pa�y est � sujetos a las leyes de ese pa�algunas de las cuales podr� ser
considerablemente mestrictas que las que rigen en los Estados Unidos.

Planes para situaciones imprevistas. Aunque la finalidad del planeamiento es anticipar y

evitar problemas, seguridad tambi 鮠 debe prepararse para el resultado mprobable: que
surgir � algunos problemas. Si ocurriese un incidente, estar preparado para manejar la
isituacin forma efectiva y r�ᮤda reducir ᠥ l efecto sobre la victima, asistentes, el evento
y la empresa.

Los elementos clave del plan para situaciones imprevistas incluyen contar con una
buena lista de contactos para recursos en el lugar de destino, asegurarse que el personal
del evento se encuentre adecuadamente instruido en sus funciones, tener un buen
sistema de comunicaci establecer un solo punto para el flujo de informaci
ii

Un evento corporativo especial puede aumentar el 鸩 to de la empresa al motivar al

personal y premiar a los clientes; igualmente, puede ser una manera de resaltar logros.
iPero con una mayor atenc iiene un mayor riesgo. Anteponiendo la seguridad a la
celebracila gerencia puede asegurar que las ?s sorpresas ser � las agradables.
 Richard P. Werth, CPP, es el presidente de Event and Meeting Security Services
(Servicios de Seguridad para Eventos y Reuniones), una firma consultora internacional
ide seguridad que se especializa en la administracie seguridad, salud, sistemas de
icomunicacie personal y planeamiento de emergencia para eventos, reuniones y viajes.
El Sr. Werth ha estado involucrado en seguridad para eventos, reuniones y viajes desde
1980 y tiene una vasta experiencia en viajes y eventos internacionales Es miembro de
ASIS y de Meeting Professionals International (Internacional de Profesionales en
Reuniones). @Para una lista de recursos para viajes en l�a, vaya a
http://www.securitymanagement.com/library/001194.html