SENA - Formación Complementaria

Administración Documental en el Entorno Laboral

Unidad N°1
Actividad: Ensayo “Importancia de los Archivos”
Aprendiz: Marly Viviana Polania Hernández

Desde épocas tan antiguas como la civilización de los egipcios, romanos, grecos, arcadios, sumerios,
bailonios, mayas e incas, existe la escritura como herramienta para llevar registros matemáticos,
históricos, arquitectónicos, geográficos, entre muchos otros; en consecuencia, desde esos tiempos
remotos también existe la administración documental, la cual se fue modernizando, organizando y
regulando con el transcurrir de las generaciones y el aparecimiento de nuevos métodos, herramientas
y marco normativo que permiten hacerlo de una manera más eficiente y controlada.

Al tener en cuenta que los archivos son un conjunto de documentos acumulados por personas
naturales o jurídicas, los cuales reflejan la gestión realizada en un lapso; estos deber ser conservados
con alto grado de responsabilidad, ya que basados en la información en ellos contenida se toman
decisiones que podrían resultar en el éxito o fracaso de quien las toma.

Es de anotar, que con el paso del tiempo y al robustecerse los archivos de la humanidad, se vio la
necesidad irrenunciable de clasificarlos de acuerdo a las características generales que presentaban,
es así como en Colombia se ha clasificado según la: organización, uso, naturaleza y ciclo vital. Lo
anterior con el fin de poder tener un mayor y mejor control sobre los mismos.

Por otra parte, el manejo correcto de los archivos brinda competitividad a las organizaciones, ya que
genera ahorro en tiempo y personal a la hora de buscar y/u organizar los documentos, conserva la
historia de la organización, brinda herramientas para la toma de decisiones y registra los responsables
de las mismas.

Entendiendo la gran relevancia de los archivos para las personas y organizaciones, es necesario que
el profesional encargado del mismo, sea una persona idónea para tal actividad, en cuyo caso, es
imprescindible que el archivista sea ordenado, responsable, actúe con prontitud, sea cordial con las
personas que solicitan y/o entregan documentos, guarde un alto nivel de concentración, sea sigiloso
en el manejo de los mismos y conozca el marco normativo que regula su profesión y las diferentes
funciones técnicas u operativas a realizar, entre otras la categorización de los archivos, los cuales
tiene un orden de acuerdo al orden territorial, es decir, que el archivo general de la nación, se clasifica
de acuerdo a la territorialidad y organización del Estado.

Aprendiz: Marly Viviana Polania Hernández

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Por otra parte, no menos importantes, el profesional archivista debe conocer y saber manipular los
elementos que componen y se usan en la administración de archivos, los cuales se componen de los
diferentes tipos de archivadores, las herramientas que permiten identificar tanto la autenticidad de los
documentos como las fechas de ingreso o egreso de los mismo, asi como las que permiten agruparlos
de manera ordenada y que les brinda protección.

Aprendiz: Marly Viviana Polania Hernández