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A parte de las muchas ventajas que Excel ofrece, cuenta también con
herramientas (utilerías) que pueden reducir el tiempo en la organización,
operación, análisis y en general en la gestión de los datos contenidos en
una Hoja de cálculo.
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
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a. Abra el libro de Excel que contiene la base de datos.
b. Seleccione sólo una celda dentro de la base de datos, debe ser cualquier
celda que contenga datos; para el ejemplo se seleccionó la celda E14, como se
puede observar en la Figura 4.1.3.1
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d. Observe que, del lado izquierdo de la ventana del formulario, aparecen los
nombres de los campos de la base de datos (nombres de las columnas en la
hoja de cálculo), y a la derecha de éstos su valor respectivo. En principio se
despliega el primer registro (primera fila de la base). Para agregar un nuevo
registro oprima el botón Nuevo y capture los datos en los campos
correspondientes:
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Figura 4.1.3.4 Agregando otro campo a la base de datos (Total de casillas B).
NOTA: Los nuevos registros se agregan al final de la hoja de cálculo, esto es,
después del último renglón que contiene datos. Recuerde que en términos de
base de datos un registro de la base equivale a un renglón de la hoja de
cálculo.
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► Descripción completa de los componentes de la ventana del Formulario
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Tabla 1
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5 Permite borrar de la base de datos el registro cuyos
Botón Eliminar datos se visualizan en la ventana.
8 Botón Buscar
siguiente Permite visualizar el registro inmediato siguiente.
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Una vez que se ingresa(n) el(los) criterio(s) de búsqueda, se debe presionar el
botón Buscar anterior o bien Buscar siguiente. Note que cada campo de la base
puede ser un criterio de búsqueda. Para localizar un registro particular debe agregar
los criterios necesarios en cada campo. Observe el ejemplo de la figura anterior y
note que cuando ingresa los criterios de búsqueda, el botón Formulario ocupa el
lugar del de Criterios.
► Modificación de un registro
b. Una vez que localice el registro deseado, puede proceder a modificar los datos
de los campos del registro como lo desee.
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c. Si está seguro de que desea eliminar el registro, presione el botón Aceptar, en
caso contrario oprima el botón Cancelar para regresar a la ventana del
Formulario conservando intacto su registro.
Esta utilería sirve para verificar que la información a capturar en una celda o rango
de celdas, cumpla con algún tipo de dato o con ciertos valores preestablecidos. La
forma de utilizarla se describe a continuación.
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c. Dependiendo de la opción seleccionada, Excel habilitará ciertas opciones que le
permitirán delimitar la validación. Para el ejemplo, se seleccionó Número entero,
la opción que a su vez habilitó la opción Datos, donde se seleccionó el
operador entre, empleando un Mínimo y un Máximo; en este ejemplo se eligió
el rango entre 1 y 32; bajo estos criterios el campo solo aceptará valores
enteros de 1 como mínimo y de 32 como máximo.
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NOTA: El campo Título de los mensajes entrante y de error, solamente
permite una longitud de texto de hasta 32 caracteres.
En ocasiones es probable que se requiera agrupar y/o resumir datos para mostrar
cierta información en la hoja de cálculo de manera ágil, sin tener que recurrir al
filtrado de la información ni al ocultamiento o eliminación de columnas o renglones,
según sea el caso.
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Para atender este tipo de necesidades, puede utilizarse la herramienta Agrupar que
Excel pone a su disposición, y que le permite manejar los datos en tal forma que
selectivamente y con un solo clic, sea posible mostrar u ocultar el detalle de la
información a diferentes niveles. Excel permite agrupar hasta en 8 diferentes niveles
por cada grupo.
Figura 4.3.2.
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Figura 4.3.3
Observe que aparece una barra de botones (barra de esquema) por arriba de los
encabezados e las columnas seleccionadas, para indicar su agrupación:
Figura 4.3.4
Figura 4.3.5
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Para visualizar, en este caso, todas las columnas agrupadas y contraídas, puede
presionar el nivel 2 o bien el signo de “+” para observar un grupo de columnas en
particular.
El nivel 1 es el que muestra el nivel más alto de agrupación, por esta razón al
oprimir el “1” compacta toda la información agrupada. Y el nivel más interno (2 en
este caso, pero puede ser 3, 4 hasta el nivel 8) es el que muestra toda la
información de los grupos creados.
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c. Repita los pasos a y b pero en esta ocasión, seleccione las filas del grupo
siguiente.
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Figura 4.3.9 3er. Nivel de agrupamiento de filas y 1er. nivel de agrupamiento de
columnas.
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