Hoja de Cálculo:

Una hoja de cálculo es una herramienta que nos permite organizar información en un esquema con
forma de tabla (columnas y filas), en donde puedes vaciar datos recabados para lograr distintos
objetivos. Se capturan datos numéricos o de texto, así como realizar cálculos complejos y
automatizar funciones.

En sí es un programa informático que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de
datos, fundamentalmente numéricos, siempre que éstos puedan organizarse en forma de tabla. Con
una hoja de cálculo no sólo podemos efectuar todas las operaciones que permite una potente
calculadora, sino que además podemos usarla para ordenar, analizar y representar nuestros datos.

Se combinan diferentes textos, valores numéricos y fórmulas que relacionan los valores. Este se
encarga de calcular todos los resultados de las fórmulas. Si se realiza algún cambio en los datos, se
recalculan las fórmulas para mostrar los resultados actualizados. Este tipo de trabajo es muy
habitual en muchos terrenos: finanzas, estadística, deportes, etc., por lo que estos programas son
ampliamente utilizados.

¿Para qué sirve realmente?

Sirve para trabajar con números de forma fácil e intuitiva. Permite realizar fácilmente tareas
financieras y administrativas con un ordenamiento jerarquizado de datos. Son utilizadas para
actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para
niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información
sintetizada.

§ Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo contrario
son exactos.

§ Presentan los datos de forma estética: puedes ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos
de letra.

§ Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos.

§ Utilizar las órdenes y herramientas de hoja de cálculo para ejecutar operaciones con sus datos.

§ Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando las prestaciones,
como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la consolidación, la representación gráfica y
las tablas dinámicas.

§ Se pueden sumar filas y columnas.

§ Se crean fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas, o tan
complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un conjunto de
valores.

§ La utilización de las casillas para realizar evaluaciones de una misma función con diferentes
valores.
§ Se pueden insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente,
ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una
columna.

§ Pueden crearse gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, algunos
programas disponen de un asistente que nos guían en la creación de éste. Puede crear gráficos de
dos formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de
trabajo.

Elementos y Entorno

A continuación se muestra un ejemplo de los elementos básicos que debe contener cualquier hoja
de cálculo. En veces, sus funcionalidades varían respecto al programa que se tiene en mano.

3.1.1 Cuadro de nombres. Permite el desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo,
seleccionar celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres definidos
en el libro de trabajo.

3.1.2 Barra de fórmulas. Permite el acceso al contenido de una celda para su edición. Considérese
muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y comentarios.
3.1.3 Columnas. Las hojas de cálculo están organizadas en columnas y filas. Las columnas se
identifican por medio de letras; una hoja de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).

3.1.4 Filas. Las filas son identificadas por medio de números y van de la fila 1 hasta la 1 048 576.

3.1.5 Celdas. Se le llama Celda a la intersección entre una fila y una columna. Cada celda tiene un
nombre que la identifica por la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección.
(A5, B10, F14)

3.1.6 Etiquetas de hoja de cálculo. Etiquetas o nombres de las hojas que componen el libro de Excel.

3.1.7 Botones de desplazamiento. Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las
hojas. Se activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que no alcanzan
a verse todas en el área de hojas.

3.1.8 Barra de estado. Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones realizadas,
por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq Num Cuando se desea copiar
información se apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR” entre
otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.

3.1.9 Área de autocalcular. Esta área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las
operaciones que efectúa con estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Recuento,
Recuento numérico, Máximo, Mínimo.
3.1.10 Botón Insertar Hoja de Cálculo. Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de
nuevas hojas en el documento.

Bibliografías

Byron, S. (23 de Febrero de 2013). La voz de Houston. Obtenido de http://pyme.lavoztx.com/las-

ventajas-y-desventajas-de-las-hojas-de-clculo-5597.html

CBTIS No. 65. (22 de Enero de 2010). CBTIS No. 65. Obtenido de
http://www.cbtis65.edu.mx/Excel_identificacion_elem_hoja_calculo.pdf

CCM. (Julio de 2015). CCM. Obtenido de http://es.ccm.net/contents/662-hoja-de-calculo

Trevinca. (23 de Marzo de 2008). Trevinca. Obtenido de

http://trevinca.ei.uvigo.es/~jvelasco/Curso_Excel.pdf

Microsoft Excel:

Microsoft Excel es la aplicación de hojas de cálculo más

popular. Hoy en día podemos usarla desde nuestro
escritorio Windows y Mac, desde el navegador web e
incluso desde smartphones y tablets Android o iOS
(iPhone, iPad).

Usar una hoja de cálculo es fácil. Lo difícil es aprovechar

las funciones, que permiten automatizar cálculos y que
permiten que filas, columnas y celdas interaccionen
entre sí ahorrándonos trabajo.

A continuación vamos a repasar cuales son las funciones

de Excel más populares según Microsoft. Conociéndolas
podrás aprovechar mucho más esta herramienta.

Nota previa: en función de la versión de Excel que utilices, es posible que debas usar coma o punto
y coma al separar valores.

SUMA

Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y
añadir el símbolo + en medio.

La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso,
sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.

Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el
ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5)para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez
sumarle 5.

Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar
(*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el
intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.
SI

Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto,
obtendrás la respuesta que hayas configurado.

El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”.
En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.

La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede
de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los
símbolos mayor que y menor que.

BUSCAR

La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la
misma posición en una segunda fila o columna.

Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación;

[vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia
(número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que
buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En el [vector_resultado] está lo que buscamos
realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.

Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y

muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV

Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.

La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el
número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o
Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).
Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)

D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda.B2:E11 es un rango o
intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3es el número de la columna donde se
encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor
concreto.

COINCIDIR

Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese

elemento en el rango que hemos indicado.

Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)

5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a
qué tipo de coincidencia buscamos.

Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado.
0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es
mayor o igual que el valor buscado.

Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en
número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.

ELEGIR

Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.

En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5.

Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA
Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes
y día, por ese orden.

Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la
celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.

El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo
desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.

DIAS

La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.

Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor
numérico.

Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este

caso, el resultado será 2342 días.

ENCONTRAR y ENCONTRARB

Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El
resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado; dentro_del_texto;

[núm_inicial]).

En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del
texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un
número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.

Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y
necesitas extraer una parte.

INDICE

Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o
rango.

Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre
dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en
la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor.
Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas
1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos
columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.

Bibliografía:

https://blogthinkbig.com/las-10-funciones-de-excel-mas-importantes-segun-microsoft