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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

AREA TESORERIA

1. Elaborar egresos, ingresos, notas de contabilidad.


2. Relación de cuentas por pagar.
3. Registrar y causar los movimientos de la entidad
4. Legalizar gastos de viajes correspondientes
5. Facturación.
6. Nomina
7. Tener actualizados los archivos magnéticos de contabilidad
8. Archivar todos los documentos contables en las respectivas carpetas
9. Mantener actualizado el sistema contable.

PROCEDIMIENTO: FACTURACION
ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
1 Verifica Sap Asistente Operativo

Entrega soportes al asistente contable y tesorería


(subrogaciones,sentencias,cartera,bonificaciones,cupos por Asistente Operativo
parte de la asistente operativo
2
Registra factura de venta con el correspondiente
consecutivo el tipo de documento será FV 010 en el sistema Asistente Contable
3 contable Novasoft y Tesorería

Emisión de la factura de venta original con sus 2 copias Asistente Contable y


respectivas Tesorería
4
Anexa a la factura de venta certificación de parafiscales y se Auxiliar Contable y
5 entrega al Asistente Operativo Tesorería
Asistente Operativo entrega una copia de la factura de venta
Asistente Operativo
6 y soporte al asistente contable y tesorería
Auxiliar Contable y
ARCHIVA EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE
7 Tesorería
FBC
FBC ASISTENTE
CONTABLE Y TESORERIA ASISTENTE OPERATIVO ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA

INICIO VERIFICA SAP RECIBE SOPORTES


(SUBROGACIONES,SENTENCIAS,CAR
TERA,BONIFICACIONES,CUPOSPROC
ESOS DE COMERCIALIZACION

REGISTRA FACTURA DE VENTA


CON EL CORRESPONDIENTE
CONSECUTIVO EL TIPO DE
DOCUMENTO SERÁ FV 010 EN EL
SISTEMA CONTABLE NOVASOFT

EMISIÓN DE LA FACTURA DE
VENTA ORIGINAL CON SUS 2
COPIAS RESPECTIVAS

RECIBE FACTURA DE VENTA UNA ANEXA A LA FACTURA DE VENTA


COPIA DE LA FACTURA DE VENTA Y CERTIFICACIÓN DE PARAFISCALES
SOPORTE

RELACIONA EN LAS CUENTAS POR


PAGAR

ARCHIVA EN LA CARPETA
CORRESPONDIENTE
PROCEDIMIENTO: NOMINA

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE


Realiza liquidación de nómina quincenal teniendo en cuenta
1 Asistente Contable y
los descuentos de cada empleado y días laborados
Tesorería
Imprime 2 copias del soporte Asistente Contable y
2
Tesorería
Asistente Contable y
3 Recibe soportes para revisión
Tesorería

4 Entrega soportes Directora Administrativa


y Financiera
Asistente Contable y
5 Se relaciona en las cuentas por pagar
Tesorería

FBC
FBC ASISTENTE DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE Y TESORERIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA

INICIO REALIZA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA


QUINCENAL TENIENDO EN CUENTA
LOS DESCUENTOS DE CADA
EMPLEADO Y DÍAS LABORADOS

IMPRIME 2 COPIAS DEL SOPORTE RECIBE SOPORTES


PARA REVISIÓN

RECIBE SOPORTES

RELACIONA EN LAS CUENTAS POR


PAGAR
PROCEDIMIENTO: COMPROBANTES DE INGRESOS

ETAPAS DESCRPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE


1 Revisa en el portal empresarial Davivienda la fecha de pago Directora Administrativa
de recaudo de consignaciones y Financiera

2 Imprime el soporte Directora Administrativa


y Financiera
3 Recibe soporte y revisa el concepto del ingreso y fecha de Asistente Contable y
pago Tesorería

4 Realiza el comprobante de ingreso en el sistema contable Asistente Contable y


Novasoft con su consecutivo correspondiente y el tipo de Tesorería
documento será ING 040

5 Genera el comprobante de ingreso con el tipo de Asistente Contable y


documento Tesorería
CE 140
6 Archiva en el movimiento contable del mes Asistente Contable y
correspondiente Tesorería
FBC
FBC ASISTENTE
CONTABLE Y TESORERIA DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA

INICIO REVISA EN EL PORTAL


EMPRESARIAL DAVIVIENDA LA
FECHA DE PAGO DE RECAUDO DE
CONSIGNACIONES

RECIBE SOPORTE Y REVISA EL


IMPRIME EL SOPORTE CONCEPTO DEL INGRESO Y FECHA
DE PAGO

REALIZA EL COMPROBANTE DE
INGRESO EN EL SISTEMA CONTABLE
NOVASOFT CON SU CONSECUTIVO
CORRESPONDIENTE Y EL TIPO DE
DOCUMENTO SERÁ ING 040

GENERA EL COMPROBANTE DE
INGRESO CON EL TIPO DE
DOCUMENTO
CE 140

ARCHIVA EN EL MOVIMIENTO
CONTABLE DEL MES
CORRESPONDIENTE

PROCEDIMIENTO: RELACION DE CUENTAS POR PAGAR

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE


Relación de facturas y cuentas de cobro Asistente Contable y
1 Tesorería
Realiza los descuentos correspondiente a impuestos Asistente Contable y
2 Tesorería
Entrega la relación de cuentas por pagar y soportes para
revisión directora administrativa y financiera Asistente Contable y
3 Tesoreria
Entrega la relación de cuentas por pagar y soportes al Directora
asistente contable y tesorería Administrativa y
4 Financiera
Entrega relación de cuentas por pagar a gerencia para Auxiliar Contable y
5 aprobación de pagos Tesoreria
FBC ASISTENTE FBC
CONTABLE Y DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
TESORERIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA GERENCIA

INICIO RELACION DE FACTURAS Y


CUENTAS DE COBRO

REALIZA LOS DESCUENTOS RECIBE LA RELACIÓN DE CUENTAS


CORRESPONDIENTE A POR PAGAR Y SOPORTES PARA
IMPUESTOS REVISIÓN

RECIBE RELACIÓN DE CUENTAS


POR PAGAR Y SOPORTES

RECIBE RELACIÓN DE
CUENTAS POR PAGAR A
GERENCIA PARA
APROBACIÓN DE PAGOS

PROCEDIMIENTO: CAUSACION Y PAGO

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMEINTO RESPONSABLE


1 Realiza el registro de causación en el sistema contable Asistente contable y
Novasoft con su respectivo consecutivo y el tipo de Tesoreria
documento será FAC COMPRA 120
2 Realiza el pago a cada beneficiario por el portal empresarial Directora Administrativa
Davivienda o por medio de cheque. y Financiera/ Asistente
contable y Tesoreria
3 Genera comprobantes de egreso con el tipo de documento Asistente contable y
CE 140 Tesoreria
4 Archiva en el movimiento contable del mes correspondiente Asistente contable y
Tesoreria
FBC ASISTENTE FBC
CONTABLE Y DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
TESORERIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA

INICIO REALIZA EL REGISTRO DE


CAUSACIÓN EN EL SISTEMA
CONTABLE NOVASOFT CON SU
RESPECTIVO CONSECUTIVO Y
EL TIPO DE DOCUMENTO SERÁ
FAC COMPRA 120

RECIBE SOPORTES PARA REALIZAR


REALIZA EL PAGO CON
EL PAGO A CADA BENEFICIARIO
CHEQUE
POR EL PORTAL EMPRESARIAL
DAVIVIENDA

GENERA COMPROBANTES DE
EGRESO CON EL TIPO DE
DOCUMENTO CE 140

ARCHIVA EN EL MOVIMIENTO
CONTABLE DEL MES
CORRESPONDIENTE

PROCEDIMIENTO: LEGALIZACION DE GASTOS

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Realiza solicitud del anticipo de gastos de desplazamiento


1 Cartera,comercial,gerencia
Entrega la solicitud del anticipo gastos de desplazamiento
2 Cartera,comercial,gerencia
Se realiza la respectiva liquidación de acuerdo a los soportes Asistente contable y
5 recibidos y se verifica el valor a reintegrar Tesoreria
Se causa en el sistema contable Novaosft con su cosecutivo Asistente contable y
6 y el tipo de documento sera FAC COMPRA 120 Tesoreria

Relaciona en la cuentas por pagar si hay valor a reintegrar Asistente contable y


7 Tesoreria
Asistente contable y
Archiva en el movimiento contable del mes respectivo
8 Tesoreria
FBC ASISTENTE FBC
CONTABLE Y
TESORERIA FUNCIONARIOS FBC ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA

INICIO REALIZA SOLICITUD DEL


RECIBE LA SOLICITUD DEL
ANTICIPO DE GASTOS DE
ANTICIPO DE GASTOS DE
DESPLAZAMIENTO
DESPLAZAMIENTO

SE REALIZA LA RESPECTIVA
LIQUIDACIÓN DE ACUERDO A
LOS SOPORTES RECIBIDOS Y SE
VERIFICA EL VALOR A
REINTEGRAR

SE CAUSA EN EL SISTEMA
CONTABLE NOVAOSFT CON SU
COSECUTIVO Y EL TIPO DE
DOCUMENTO SERA FAC COMPRA
120

SE RELACIONA EN LAS
CUENTAS POR PAGAR SI HAY
VALOR A REINTEGRAR

ARCHIVA EN EL MOVIMIENTO
CONTABLE DEL MES
CORRESPONDIENTE
PROCEDIMIENTO: CAUSACION DE NOMINA

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE


Asistente contable y
1 Realiza el comprobante de causación de nómina mensual
tesorería
Imprime el soporte Asistente contable y
2
tesorería
Entrega soporte de causación de nómina para revisión a la Asistente contable y
3
directora administrativa tesorería
Directora
Entrega soporte comprobante de causación de nómina a la
4 Administrativa y
asistente contable y tesorería
Financiera
Se realiza el registro de causación en el sistema contable Asistente contable y
5 Novasoft con su consecutivo y el tipo de documento sera tesorería
NOM 800
Asistente contable y
6 Archiva el soporte de causación en la carpeta de nomina tesorería

FBC
FBC ASISTENTE DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE Y TESORERIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA

INICIO REALIZA EL COMPROBANTE DE


CAUSACIÓN DE NÓMINA
MENSUAL

IMPRIME EL SOPORTE RECIBE SOPORTE DE CAUSACIÓN


DE NÓMINA PARA REVISIÓN

RECIBE SOPORTE DE
CAUSACIÓN DE NÓMINA

SE REALIZA EL REGISTRO DE
CAUSACIÓN EN EL SISTEMA
CONTABLE NOVASOFT CON SU
CONSECUTIVO Y EL TIPO DE
DOCUMENTO SERA NOM 800

ARCHIVA EL SOPORTE DE
CAUSACIÓN EN LA CARPETA DE
NOMINA
PROCEDIMIENTO: LIBRO DE BANCOS

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Se revisa los movimientos del sistema contable Novasoft


1 tanto de ingresos como egresos, notas de contabilidad
(traslados de dineros a cuenta corriente a fiducia Davivienda Asistente Contable
y Tesorería
Se relacionan en el documento de Excel y se
2 especifica(fecha,beneficiario,numero del comprobante, el Asistente Contable
valor) y Tesorería
Directora
3 Revisa el archivo Administrativa y
Financiera

FBC
FBC ASISTENTE DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE Y TESORERIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA

INICIO SE REVISA LOS MOVIMIENTOS DEL


SISTEMA CONTABLE NOVASOFT TANTO
DE INGRESOS COMO EGRESOS, NOTAS DE
CONTABILIDAD (TRASLADOS DE DINEROS
A CUENTA CORRIENTE A FIDUCIA
DAVIVIENDA

SE RELACIONAN EN EL DOCUMENTO
DE EXCEL Y SE
ESPECIFICA(FECHA,BENEFICIARIO,NU REVISA EL ARCHIVO
MERO DEL COMPROBANTE, EL VALOR
PROCEDIMIENTO: TARJETA VISA

ETAPAS DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE


1 Relaciona facturas y soportes de pago Gerencia
2 Entrega facturas y soportes de pago Gerencia

Se causan en el sistema contable novasoft y el tipo de


3 Asistente Contable y
documento sera FAC COMPRA 120
Tesoreria
Entrega facturas y soportes de pago a la Directora Asistente Contable y
4
Administrativa y Financiera Tesoreria
Directora
Realiza el pago correspondiente por el portal empresarial
Administrativa y
Davivienda
financiera
General el comprobante de egreso con el tipo de documento Asistente Contable y
5
CE 140 Tesoreria

Asistente Contable y
6 Archiva en el movimiento contable del mes correspondiente
Tesoreria

FBC
FBC ASISTENTE DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE Y TESORERIA GERENCIA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA FINANCIERA

INICIO RELACIONA FACTURAS Y RECIBE FACTURAS Y SOPORTES


SOPORTE DE PAGO DE PAGO

REALIZA EL REGISTRO DE
CAUSACIÓN EN EL SISTEMA
CONTABLE NOVASOFT Y EL TIPO RECIBE FACTURAS Y SOPORTES
DE DOCUMENTO SERA FAC DE PAGO
COMPRA 120

GENERAL EL COMPROBANTE DE REALIZA EL PAGO


EGRESO CON EL TIPO DE CORRESPONDIENTE POR EL
DOCUMENTO CE 140 PORTAL EMPRESARIAL
DAVIVIENDA

ARCHIVA EN EL MOVIMIENTO
CONTABLE DEL MES
CORRESPONDIENTE

PROCEDIMIENTO: CAJA MENOR


ETAPAS DESCRIPCION DEL PORCEDIMIENTO RESPONSABLE
Directora Administrativa y
1 Relación de soportes de consumo de caja menor Financiera

2 Entrega de soportes de consumo de caja menor Asistente Contable y Financiera

3 Realiza la respectiva organización de soportes Asistente Contable y Financiera


Se realiza la respectiva causación en el sistema contable
con su respectivo consecutivo y el tipo de documento será
4 FAC COMPRA 120 Asistente Contable y Financiera

5 Relaciona en las cuentas por pagar Asistente Contable y Financiera

FBC
FBC ASISTENTE DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y
CONTABLE Y FINANCIERA FINANCIERA ASISTENTE CONTABLE Y TESORERIA

INICIO RELACION DE SOPORTES DE RECIBE DE SOPORTES DE CONSUMO


CONSUMO DE CAJA MENOR DE CAJA MENOR

REALIZA LA RESPECTIVA
ORGANIZACION DE SOPORTES
CONSUMO DE CAJA MENOR

REALIZA EL REGISTRO DE
CAUSACION EN EL SITEMA
CONTABLE CON SU
RESPECTIVO CONSECUTIVO Y
EL TIPO DE DOCUMENTO SERA

RELACIONA EN LAS CUENTAS


POR PAGAR

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