DEPARTEMEN DALAM NEGERI

REPUBLIK INDONESIA

BAB VII

PETUNJUK MONITORING DAN EVALUASI

SERTA PELAPORAN PROYEK

JAKARTA, 1 NOVEMBER 2004

 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

DAFTAR ISI

I SISTEM MONITORING DAN EVALUASI PROYEK

1.1 Pertemuam-Pertemuan Monitoring Proyek 7.2
a Pertemuan Monitoring Proyek Dua Mingguan di CPMO 7.2
b Pertemuan Monitoring Proyek Mingguan di Resource Centre LAN 7.3
c Pertemuan Monitoring Proyek Mingguan di Pemerintah 7.4
Daerah/Kabupaten
d Pertemuan Pengkajian Dua Bulanan (Round Table Meeting)
7.4
1.2 Pertemuan Evaluasi Proyek
7.5
a Pertemuan Penkajian Tiap Kuartal di Tingkat Propinsi
7.5
b Pertemuan Evaluasi Semesteran di Tingkat Pusat (CPMO)
7.5
c Pertemuan Evaluasi Tahunan di Tingkat Nasional
7.6

II SISTEM PELAPORAN

2.1 Laporan Kemajuan Mingguan dari Penyusunan CBAP 7.8

2.2 Laporan Kemajuan Mingguan dari Proses Pelelangan 7.8
2.3 Laporan Kemajuan Kuartalan dari Tahap Pelaksanaan 7.8

LAMPIRAN
- Lampiran 1: Laporan Kemajuan Mingguan dari Penyusunan CB-AP
- Lampiran 2: Laporan Kemajuan Mingguan Pelelangan Paket-Paket
Proyek SCBD
- Lampiran 3: Laporan Kemajuan Paket ICT/Pengembangan Kurikulum
- Lampiran 4: Laporan Kuartal Kemajuan Pelaksanaan CB-AP
- Lampiran 5: Laporan Kemajuan Kuartal Pengembangan Badan
Petunjuk/Peraturan/Prosedur Tentang Peningkatan
Kapasitas
- Lampiran 6: Lembaran Evaluasi ”Project Covenants”
- Lampiran 7: Lembaran Evaluasi ”Project Assurances”

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.1
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI,

SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD

Pada dasarnya, dari keseluruhan proses pelaksanaan proyek SCBD terdapat 5 hal utama
yang harus dimonitor dan dievaluasi secara berkala, yaitu:
- Kesesuaian/ Ketaatan (compliaces) dari proses pelaksanaan proyek terhadap
kesepakatan-kesepakatan yang tercantum di dalam dokumen kontrak pinjaman serta
dokumen-dokumen pendukungnya (RRP, PAM, Jujklak/Juknis).
- Proses persiapan paket-paket proyek
- Proses tender pengadaan paket-paket proyek
- Proses pelaksanaan paket-paket proyek.
- Dampak dari Proyek SCBD terhadap kinerja Pemerintah Kota/ Kabupaten.

Untuk mendukung pelaksanaan hal-hal di atas, Tim Monitoring TA telah mengembangkan

suatu sistem monitoring dan evaluasi yan terdiri dari:
- Sistem monitoring proyek
- Sistem evaluasi proyek
- Sistem pelaporan

Bagian berikut akan mempapakan sistem-sistem tersebut secara lebih terinci.

I. SISTEM MONITORING DAN EVALUASI PROYEK

Sistem ini mengembangkan sesi-sesi lokakarya untuk memonitor pelaksanaan proyek
secara berjenjang. Lokakarya-lokakarya tersebut ditujukan untuk mendapatkan informasi
yang tepat serta keputusan-keputusan managerial terhadap beragam isu ang berkaitan
dengan pelaksanaan proyek.

Seri Pertemuan/ lokakarya tersebut dapat dibedakan menjadi dua kategori utama, yaitu
pertemuan monitoring proyek dan pertemuan evaluasi proyek.

1.1 PERTEMUAN-PERTEMUAN MONITORING PROYEK

Pertemuan-pertemuan monitoring proyek melibatkan unsur-unsur proyek di tiap

tingkatan pemerintahan beserta tim konsultan yang terkait. Pertemuan-pertemuan
ini dimaksudkan untuk memonitor perkembangan mingguan dari persiapan,
pelelangan dan pelaksanaan proyek, dan mendiskusikan serta menyelesaikan
permasalahan/ isu yang terkait. Pertemuan monitoring proyek mingguan ini akan
dilaksanakan baik di tingkat pusat maupun tingkat daerah.

a. Pertemuan Monitoring Proyek Dua Mingguan di CPMO

Secara prinsip, pertemuan monitoring proyek Dua mingguan di CPMO akan

melibatkan unsur utama proyek di tingkat pusat, dalam hal ini adalah
sebagai berikut:
- CPMO,
- Resource Centre LAN,
- Tim Konsultan Inti (Core Team TA),
- Tim Konsultan Monitoring (Monitoring Team TA), dan
DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.2
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

- Perwakilan Tim Konsultan Lapangan (Field Team TA).

Pertemuan ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi terkini dari

perkembangan pelaksanaan proyek, serta dapat secara proaktif
mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin timbul. Apabila terdapat
permasalahan yang harus dibicarakan lebih luas, maka dapat diundang
pihak-pihak lain di tingkat pusat, seperti Bappenas, Departemen Keuangan,
Badiklat, dan lain-lain.

Topik-topik yang akan dibahas dalam pertemuan ini meliputi butir-butir

berikut:
a. Perkembangan pelaksanaan paket C2 (CBAP) di tiap daerah, yang
menyangkut
- Perkembangan penyusunan CBAP di tiap daerah
- Perkembangan proses pelelangan paket-paket CBAP di tiap daerah
- Perkembangan pelaksanaan dan tingkat pencairan pembayaran
b. Perkembangan pelaksanaan paket A (ICT) yan meliputi:
- Perkembangan proses pelelangan paket A
- Perkembangan pelaksanaan paket A serta tingkat pencairan
pembayarannya.
c. Perkembangan pelaksanaan paket C1 (Pengembangan Kurikulum dan
sistem akreditasi), yang menyangkut masalah sebagai berikut:
- Perkembangan proses pelelangan paket C1.
- Perkembangan pelaksanaan paket pengembangan kurikulum.
- Perkembangan pelaksanaan paket pengembangan sistem
akreditasi.
- Perkembangan tingkat pencairan pembayaran paket C1.
d. Pembahasan masalah-masalah administrasi proyek.

Petemuan ini didasarkan kepada laporan mingguan yang dikonsolidasikan

oleh Monitoring Team TA atas masukan-masukan mingguan dari Core
Team TA dan Field Team TA.

Format-format laporan kemajuan mingguan dibuat sesederhana mungkin

berupa tabel-tabel matriks. Format-format tabel pelaporan dapat dilihat
pada bagian Lampiran.

b. Pertemuan Monitoring Proyek Mingguan di Resource Centre LAN

Pertemuan monitoring proyek mingguan di Recource Centre LAN akan

melibatkan unsur-unsur pelaksanan proyek di LAN, dalam hal ini adalah
sebagai berikut:
- Resource Centre LAN,
- Tim Konsultan Inti (Core Team TA),

Pertemuan ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi terkini dari

perkembangan pelaksanaan sub-sub proyek yang berkaitan dengan LAN,
serta dapat secara proaktif mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin
timbul, khususnya yang berkaitan dengan paket A, C1 dan masalah
akreditasi. Apabila terdapat permasalahan yang harus dibicarakan lebih
luas, maka dapat diundang pihak-pihak lain di tingkat pusat.

Topik-topik yang akan dibahas dalam pertemuan ini meliputi butir-butir

berikut:
- Perkembangan pelaksanaan paket A (ICT) yang meliputi:

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.3
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

- Perkembangan pelaksanaan paket C1 (Pengembangan Kurikulum dan

sistem akreditasi)
- Pembahasan masalah-masalah administrasi proyek.

- Petemuan ini didasarkan kepada laporan mingguan yang

dikonsolidasikan oleh Core Team TA. Adapun hasil dari pertemuan
ini akanmenjadi masukan bagi pertemuan monitoring proyek Dua
Mingguan di CPMO.

Format-format laporan kemajuan mingguan dibuat sesederhana mungkin

berupa tabel-tabel matriks. Format-format tabel pelaporan dapat dilihat
pada bagian Lampiran.

c. Pertemuan Monitoring Proyek Mingguan di Pemerintah Kota/

Kabupaten

Pertemuan mingguan di tingkat Kota/ Kabupaten melibatkan pihak-pihak

sebagai berikut:
- Tim PIU
- Tim Penyusun CBAP
- Konsultan Lapangan (Field Team)

Pertemuan ini didasarkan kepada laporan mingguan yang dikonsolidasikan

oleh Tim Konsultan Lapangan terhadap masukan dari PIU. Laporan
mingguan tersebut meliputi informasi berikut:
- Perkembangan persiapan/ penyusunan CBAP
- Perkembangan proses pelelangan paket-paket CBAP
- Perkembangan pelaksanaan CBAP dan pencairan pembayaran
- Perkembangan proses pelaksanaan paket A di daerah
- Isu-isu Administrasi

Format dari tabel-tabel laporan tersebut dapat dilihat pada bagian

Lampiran.

d. Pertemuan Pengkajian (Review) Bulanan (Round Table Meeting)

Sebagai rangkuman upaya memonitor proyek SCBD, maka secara bulanan

diadakan suatu petemuan kajian yang diadakan oleh Tim Konsultan
Monitoring. Pertemuan ini ditujukan untuk mendiskusikan dan memutuskan
isu-isu yang berkembang tiap bulannya di tingkat manajerial.

Pertemuan ini melibatkan para manajer kunci dari pengelolaan proyek,

yang terdiri dari:
- Direktur CPMO
- Ketua Tim Teknis dari NCBRB
- Pemimpin Proyek SCBD
- Ketua Resource Centre LAN
- Perwakilan ADB
- Team Leader Core Team TA
- Deputy Team Leader Core Team TA
- Koordinator Konsultan Lapangan
- Team Leader Monitoring Team TA
- Deputy Team Leader Monitoring Team TA

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.4
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

Dokumen hasil pertemuan ini akan merupakan kesepakatan tertulis dari

rencana tindak bulanan dari seluruh unsur yang terlibat dalam proyek ini.

1.2 PERTEMUAN EVALUASI PROYEK

Evaluasi proyek dilakukan secara bertahap, dimulai dengan pertemuan pengkajian

(Review) di tingkat Propinsi tiap kuartal, pertemuan evaluasi proyek di CPMO tiap
semester, dan pertemuan evaluasi proyek tahunan di tingkat Nasional.

a Pertemuan Pengkajian (Review) Tiap Kuartal di Tingkat Propinsi

Berdasarkan kepada laporan monitoring proyek mingguan di tiap Kota/

Kabupaten, maka pengkajian dilakukan di tingkat Propinsi. Pengkajian
dilakukan terhadap kinerja pelaksanaan CBAP di tiap Kota/ Kabupaten.

Kinerja tersebut diukur dari beberapa indikator sebagai berikut:

- Tingkat kesesuaian jadwal pelaksanaan proyek secara keseluruhan
(tahapan pernyusunan CBAP, proses pelelangan dan pelaksanaan
CBAP).
- Tingkat kesesuaian/ ketaatan (compliances) pelaksanaan tahapan
proyek sesuai dengan jadwal pelaksanaan kegiatan yang tercantum
dalam CBAP dan Kontrak kerja.
- Kualitas hasil pekerjaan di tiap paket pekerjaan (perbadingan hasil kerja
dengan TOR).
- Tingkat Pencairan pembiayaan kepada Penyedia Jasa.

Pertemuan pengkajian ini melibatkan pihak-pihak sebagai berikut:

- PPCO (Provincial Project Coordinating Office)
- PCBRB (Provincial Capacity Building Review Board)
- Provincial Core Team TA
- Provincial Service Providers
- PIU Kota/ Kabaten
- Field Team TA
- Kota/ Kabupaten Service Providers

Laporan pengkajian per kuartal ini akan menjadi masukan bagi pertemuan
evaluasi proyek di CPMO pada tiap semester.

b Pertemuan Evaluasi Semesteran di Tingkat Pusat (CPMO)

Pertemuan evaluasi per semester diadakan di tingkat pusat oleh CPMO.

Agenda utama dari pertemuan ini adalah evaluasi kemajuan proyek di
seluruh lokasi, diwakili oleh PPCO dari tiap Propinsi yang terlibat. Selain
itu, evaluasi juga akan dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan di pusat. Evaluasi akan dilakukan terhadap hal-hal sebagai
berikut:
- Tingkat pencapaian sasaran kegiatan (jadwal, target)
- Kualitas pekerjaan untuk tiap paket kegiatan di pusat dan di daerah
- Kinerja Penyedia Jasa
- Kenirja Tim Konsultan Pendukung (Monitoring Team TA, Core Team
TA, dan Field Team TA).
- Evaluasi masalah administrasi proyek.

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.5
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

Selain stake holder di tingkat Kota/ Kabupaten dan Propinsi, maka

pertemuan evaluasi ini juga melibatkan pihak-pihak berikut:

- CPMO (Central Project Management Office)

- Resource Centre of Lembaga Administrasi Negara (LAN)
- Core Team TA
- Monitoring Team TA
- Penyedia Jasa di Pusat dan di Daerah.

Laporan evaluasi semesteran ini akan menjadi bahan laporan CPMO

kepada Tim Pengarah Nasional dan ADB pada pertemuan evaluasi
tahunan.

c Pertemuan Evaluasi Tahunan di Tingkat Nasional

Petemuan evaluasi tahunan diselenggarana di tingkat Nasional oleh CPMO

dengan topik utama pelaporan kinerja pelaksanaan proyek dan dampak
proyek terhadap kinerja Pemerintah Kota/ Kabupaten.

Untuk itu, berdasarkan laporan evaluasi semesteran yang dilakukan CPMO

dan hasil dari “baseline information survey” yang dilakukan oleh Tim
Konsultan Monitoring dievaluasi hal-hal sebagai berikut:
- Tingkat pencapaian sasaran kegiatan (jadwal, target)
- Kualitas pekerjaan untuk tiap paket kegiatan di pusat dan di daerah
- Kinerja Penyedia Jasa
- Kenirja Tim Konsultan Pendukung (Monitoring Team TA, Core Team
TA, dan Field Team TA).
- Tingkat perkembangan kinerja Pemerintah Daerah.

Pertemuan ini akan melibatkan seluruh unsur proyek baik di pusat maupun
di daerah. Selain Stakeholder Kota/ Kabupaten, Propinsi, dan pusat, juga
dilibatkan pihak-pihak sebagai berikut:
- Tim Pengarah Nasional Proyek SCBD
- ADB
- Departemen-departemen terkait.

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.6
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

Diagram 7.1
Pertemuan Evaluasi Proyek

Ditjen
OTDA,

Stakeholder
Pusat ADB Pertemuan Evaluasi
Komite
pengarah Tahunan

Stakeholder Stakeholder
Propinsi Lokal

Laporan CPMO
Stakeholder
Pusat
Monitoring
Penyedia
Team TA
Jasa

Pertemuan Evaluasi
CPMO
Stakeholder
Resource Tengah Tahun
Centre LAN
Propinsi

Stakeholder Laporan PPCO

Core Team
Lokal
TA

Stakeholder
Propinsi

Provincial
BPPPKP Core Team Pertemuan Review
PPCO TA
Kuartalan

Stakeholder Penyedia
Lokal jasa
Propinsi

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.7
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

II. SISTEM PELAPORAN

Sietem pelaporan dirancang untuk membantu proses monitoring dengan menyediakan
suatu format pelaporan yang standar, serta alur pelaporan dari tiap pihak yang terlibat.
Format pelaporan ini berupa tabel-tabel sederhana yang merangkum kemajuan, masalah-
masalah, solusi, kerangka waktu dan pihak-pihak yang ditugaskan.

Tabel-7.1 memperlihatkan jenis-jenis format tabel dan pihak-pihak yang bertanggung

jawab untuk menyiapkan laporan serta pihak yang menerima laporan serta distribusi
lainnya. Selain itu, juga diperlihatkan frekuensi pelaporannya.

Secara ringkas, jenis dan mekanisme pelaporan tersebut dapat diuraikan sebagai berkiut:

2.1. LAPORAN KEMAJUAN MINGGUAN DARI PENYUSUNAN CBAP:

(Lihat Lampiran 7.1)

a Masukan dari Field Team TA setiap hari Kamis kepada Monitoring Team
(melalui e-mail atau fax)
b Dirangkum oleh Monitoring Team dan didistribusikan kepada CPMO, Core
Team dan Field Team pada hari Jumat untuk didiskusikan pada hari Senin
dalam pertemuan mingguan dengan Core team.

2.2 LAPORAN KEMAJUAN MINGGUAN DARI PROSES PELELANGAN:

(Lihat Lampiran 7.2)

Paket A and Paket C1:

a Masukan dari Panitia Lelang tiap hari Kamis kepada CPMO/Core Team
b Dirangkum oleh CPMO/Core Team dan didistribusikan kepada Resource
Centre LAN, Monitoring dan Field Team pada hari Jumat untuk didiskusikan
pada hari Senin pada pertemuan mingguan.

Paket C2 (CBAP)
a Masukan dari Panitia Lelang kepada PIU/ Field Team tiap hari Kamis
b Dirangkum oleh PIU/ Field Team dan didistribusikan kepada CPMO/Core
Team, Monitoring Team pada hari Jumat untuk didiskusikan pada hari Senin
dalam petemuan mingguan dengan Core Team.
c Komentar dan rekomendasi disampaikan oleh CPMO kepada PIU.

2.3. LAPORAN KEMAJUAN KUARTALAN DARI TAHAP PELAKSANAAN:

Paket A and C1:

- Masukan dari Penyedia Jasa kepada CPMO dan ringkasannya didistribusikan
kepada Resource Centre LAN, Core Team, Monitoring Team, Field Team dan
ADB.(lihat Lampiran 7.3)
- Mendiskusikan laporan dalam Petemuan Bulanan Monitoring Team
(Roundtable Meeting).
- CPMO secara formal mengirimkan komentar dan rekomendasinya kepada
Penyedia Jasa.

Paket C2:

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.8
 PEDOMAN MONITORING DAN EVALUASI, SERTA PELAPORAN PROYEK SCBD
(PROYEK PENINGKATAN KAPASITAS BERKELANJUTAN UNTUK DESENTRALISASI: ADB LOAN 1964-INO)

- Berdasarkan masukan dari Penyedia Jasa, PIU/Field Team memberikan

ringkasan laporan kemajuan kepada CPMO/Core Team, Monitoring Team
(Lihat Lampiran 7.4).
- Mendiskusikan laporan dalam Monitoring Team Roundtable Meeting.
- CPMO/Core Team dan Monitoring Team memberikan komentar-komentar dan
rekomendasi kepada PIU dalam satu minggu.

Tabel-7.1: Jenis dan Alur Pelaporan

Jenis Laporan Pembuat Penerima Distribusi lainnya

Laporan Kwartalan tentang hal Monitoring CPMO dan ADB Tim Teknis NCBRB
Project Covenants Team

Laporan Kwartalan tentang Project Monitoring CPMO dan ADB Tim Teknis NCBRB
Assurances Team

Laporan Kwartalan tentang Monitoring CPMO dan ADB Tim Teknis NCBRB
Indikator-Indikator Keberhasilan Team
Laporan Kwartalan tentang
Tim Teknis
Pengembangan/ Pembentukan
CPMO/Core BPPPKN/
lembaga-lembaga peningkatan
Team Monitoring Team
kapasitas/Peraturan/Prosedur/
dan ADB
Petunjuk
Tim Teknis
Laporan Bulanan tentang Proses CPMO/Core BPPPKN/
Tender ICT Team Monitoring Team
dan ADB

Laporan Kwartalan tentang CPMO/Core Tim Teknis BPPPKN/

Providers
Pelaksanaan ICT Team Monitoring Team dan ADB

Tim Teknis
Laporan Bulanan tentang proses
CPMO/Core BPPPKN/
tender paket pengembangan
Team Monitoring Team
kurikulum
dan ADB

Laporan Kwartalan tentang Tim Teknis NCBRB/

CPMO/Core
pelaksanaan paket pengembangan Providers Monitoring Team, LAN
Team
kurikulum Resource Centre, and ADB

LAN CPMO/Core Tim Teknis BPPPKN/

Laporan Kwartalan mengenai
Resource Team Monitoring Team dan ADB
pengembangan sistem Akreditasi
Centre

Laporan Bulanan tentang periapan PIU/ Field CPMO/Core Tim Teknis BPPPKN/
CBAP Team Team Monitoring Team dan ADB

Laporan Bulana tentang proses PIU/ Field CPMO/Core Tim Teknis BPPPKN/
tender CBAP Team Team Monitoring Team dan ADB

PIU/ Field Team CPMO/ Tim Teknis

Laporan Kwartalan tentang
Providers BPPPKN/ Monitoring Team
pelaksanaan CBAP
dan ADB

DEPARTEMEN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA – BANK PEMBANGUNAN ASIA (ADB) 7.9