SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION HSEQ

ETAPA 3 INICIO Y DESARROLLO

PRESENTADO POR:

MARIA FERNANDA APONTE PERAZA COD 52.926.930

JENNY ADRIANA CORREA COD 52.857.080

ADRIANA TAFUR COD 52.728.683

Grupo: 121006_16

Tutora:

ADRIANA LUCIA SANCHEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

FACULTAD: ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS

CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C. ABRIL DE 2018

 INTRODUCCIÓN

Los sistemas de gestión son un conjunto planeado y coordinado de acciones administrativas,

procedimientos operativos documentados, registros de las mejoras, competencias de los

involucrados, responsabilidad y recursos definidos, con el fin de definir un sistema de gestión de

calidad y gestión ambiental se estudio y analizo las normas ISO 9001-2015 y ISO 14001-2015, a

través de estas se definen las políticas de calidad y ambientales para la empresa Bienestar Vital.

Los objetivos de calidad y ambiental se plantean de manera general y posteriormente de

forma particular para los procesos a cargo de cada participante de este grupo colaborativo, así

mismo, se listaran los numerales de cada norma identificados que se aplican al procesos

escogido. Finalmente, se listaran los indicadores de calidad y los aspectos e impactos

ambientales a cada proceso para la empresa caso de estudio.

 ACTA 1 COMITÉ DIRECTIVO SISTEMA DE GESTIÓN
TEMA: FECHA: Páginas
Definición de Políticas, Objetivos e indicadores de calidad
17/04/2018
ORDEN DEL DÍA
1. Conformación y verificación del quorum
2. Lectura del orden del día
3. Lectura del acta anterior
4. Desarrollo del orden
- Política de calidad
- Objetivos de calidad
- Objetivo de los procesos
- Numerales de la norma aplicados
- Impacto ambiental

ASISTENTES:
Nombre Código Cargo
María Fernanda Aponte Peraza 52.926.930 Alta Dirección
Jenny Adriana Correa 52.857.080 Coordinador del sistema
Adriana Tafur 52.728.683 Director de Proceso 1
Director de Proceso 2
Director de Proceso 3

DESARROLLO DE LA REUNIÓN 1:

1. Se inicia la reunión verificando el quorum, al encontrarse los delegados con voto

se da por instalada la reunión.
2. Se da lectura al orden del día, se pregunta si hay adicionales o inquietudes, al no
haber, se continúa.
3. Se da lectura al acta anterior, se pregunta por alguna inquietud, al no haber
objeciones se continúa.
4. Se inicia el desarrollo de los puntos a deliberar pidiendo a los participantes su
aporte para el diseño y determinación de:
 a. Política de calidad:

Intervención de Maria Fernanda Aponte con el concepto de política de calidad: Dando

cumplimiento y de acuerdo a nuestra Misión, de posicionar nuestra marca y satisfacer a
nuestros clientes, haremos permanentemente las siguientes aptitudes distintivas para
satisfacer las expectativas de nuestros clientes internos y externos:1. Amabilidad en el
servicio y agilidad en los procesos, 2. Innovación en productos para el bienestar humano
3. Impulsar una cultura de calidad basada en los principios de honestidad, liderazgo y
desarrollo del recurso humano, solidaridad, compromiso de mejora y seguridad en nuestras
operaciones.

Intervención de Adriana Tafur: Para realizar la visión de la empresa en el año 2020 se debe
iniciar a corto plazo la evaluación actual de los procesos para establecer, diseñar e
implementar el Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, certificar la compañía en el
cumplimiento de las normas ISO9001 y ISO 14001 mediante las cuales el Departamento
de Ventas aporta respuesta a las siguientes preguntas:
• ¿Qué hacemos?
Somos una Empresa productora y distribuidora de productos para la salud y el bienestar.
• ¿Cuáles son nuestros productos o servicios?
Productos de salud alimentaria, farmacéuticos, cuidado personal.
• ¿Quién es nuestro cliente ideal?
Nos enfocamos en consumidores diversos interesados en su salud y en una cultura de
bienestar integral tanto de productos alimentarios (naturales) como farmacéuticos
(químicos)
• ¿Cuáles son las necesidades de los clientes podemos cubrir?
Brindamos productos de calidad e innovación que permiten mejorar la calidad de vida.
• ¿Qué nos diferencia de nuestra competencia?
La integración con proveedores, inversionistas y la identificación de las necesidades de los
clientes nos permite crear y mantener canales de distribución ante cadenas de
autoservicios, mayoristas y detallistas independientes, facilitando el camino del producto
a sus consumidores.
 • ¿Qué es lo que más nos ilusiona del futuro de la empresa?
El propósito fundamental es satisfacer las necesidades de los clientes con productos
acordes a sus expectativas y resultados, manteniéndonos a la vanguardia en las
tendencias del mercado para brindarles siempre productos de alta calidad e
innovadores.
Basándonos en estas respuestas la política de calidad propuesta seria:
El compromiso de Bienestar Vital es manufacturar y comercializar productos para
la el cuidado personal, la salud física y salud alimentaria, cumpliendo los
estándares de calidad ISO 9001, encaminados a satisfacer las necesidades de
nuestros clientes brindando un bienestar integral y aportando en su calidad de
vida. Para ello contamos con recurso humano capacitado y motivado, proveedores
competentes e igualmente certificados y comprometidos en la calidad y gestión
ambiental, infraestructura de punta, procesos enmarcados en un continuo
mejoramiento que interactúan de forma definida con los canales de distribución y
con el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

b. Objetivos de calidad:
o Buscar el mejoramiento continuo de cada proceso.
o Proteger y mantener la calidad de nuestro capital humano.
o Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de nuestro objeto.
o Producir y comercializar productos nuevos e innovadores que cumplen con
estándares de calidad y en cumplimiento de las leyes vigentes.

c. Objetivo de cada proceso en donde se evidencie el componente de calidad.

Procesos Estrategia Gerencial: Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios
para el correcto funcionamiento de las actividades de la organización, para a su vez
lograr la alineación y logro de las metas planteadas en los planes estratégicos
diseñados para todas las áreas de la empresa.

Proceso de Ventas se compromete con los objetivos de:

o Aumentar la percepción de los clientes respecto a la calidad de los productos a

través del certificado de calidad como sello ICONTEC u otro ente certificador.
o Medir la satisfacción de los clientes respecto a la calidad del producto.
o Ofrecer productos nuevos e innovadores elaborados dentro del círculo comercial de
empresas certificadas en calidad.
o Comunicar a los consumidores y proveedores las mejoras y resultados del proceso de
calidad aplicado a cada producto

Proceso Gerencia de Recursos Humanos: Administrar los procedimientos de

selección, contratación, bienestar, nómina y capacitación del personal contratado por
BIENESTAR VITAL, aportando a la satisfacción laboral de los asociados de la
empresa y al mejoramiento continuo del proceso.

Proceso Auditoría Externa e Interna: Supervisar las actividades y resultados de cada

proceso, comparándolos con los objetivos y metas establecidos en cada uno y tomar las
acciones correctivas necesarias para su correcto funcionamiento, basándose
adicionalmente en el seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que
se cumplen sus necesidades y expectativas.

d. Listado de los numerales que aplican a cada proceso que diseño cada estudiante.

Proceso Estrategia Gerencial: Iso 9001-2015 Numerales: 4 (del 4.1 al 4.4) ,5 (del
5.1 al 5.3), 6 (del 6.1 al 6.3), 7 (del 7.1 al 7.4), 8 (del 8.1, 8.2 y 8.4), 9 (el 9.3) y 10
(del 10.1 al 10.3)

Proceso Gerencia de Ventas: Iso 9001-2015 Numerales: 4 (el 4.2), 5 (el 5.1.2), 8
(del 8.2 al 8.7) y 9 (el 9.1 y 9.1.2)

Proceso Gerencia de Recursos Humanos: norma ISO 9001-2015 Numerales: 4 (del

4.1 al 4.4), 5 (del 5.1 al 5.3), 6 (del 6.1 al 6.3), 7 (del 7.1 al 7.5), 8 (del 8.1, al 8.7), 9
(el 9.1) y 10 (del 10.2 al 10.3)

Proceso Auditoria Externa e Interna: Iso 9001-2015 Numerales: 4 (del 4.1 al 4.4),
6 (el 6.1), 7 (el 7.5.3), 8 (del 8.6 a 8.7), 9 (del 9.1 a 9.2) y 10 (del 10.1 al 10.3)

e. Indicador de calidad de cada proceso

Proceso Estrategia Gerencial:

1. Identificación de opciones para aprovechar oportunidades de negocio con análisis
previo para reducir riesgos.
2. Seguimiento a calidad de productos y servicios
3. Evaluación de acciones e ideas para hacer mejora continua en todas las áreas
mediante las reuniones con los gerentes de cada departamento

Proceso ventas:

1. Cobertura: busca establecer la proporción entre el número de productos disponibles

en el mercado y los consumidores que demandan los productos que ofrecemos.
2. Eficacia: Establecer la relación entre un producto a ofrecer y la necesidad para la
que ha sido creado.
 3. Valoración de ventas: Establecer que el producto con mayor venta es a su vez el
de mayor calidad evitando desmejoras por estrategias de precio o promociones.
4. Satisfacción del cliente: Mantener un canal de CMR, tras la venta de un
producto la evaluación del grado de conformidad del cliente permite medir la
satisfacción y garantiza su evolución en el mercado.
5. Competitividad: La capacidad de la empresa para explotar aquellas cualidades
que hacen distintos a sus productos. Nivel de adaptación a las dinámicas del
mercado y a la capacidad de innovación, cambio y mejora.

Proceso Gerencia de Recursos Humanos:

1. Necesidad anual de vinculación del personal / contratación anual realizada

2. Trabajadores proyectados que participan en programas de bienestar /
Trabajadores que participaron en programas de bienestar.
3. # de trabajadores que participaron en programas de bienestar / # de trabajadores
satisfechos con los programas de bienestar.
4. Trabajadores proyectados que participan en programas de capacitación /
Trabajadores que participaron en programas de capacitación.
5. # de trabajadores que participaron en programas de capacitación / # de
trabajadores satisfechos con los programas de capacitación.

Proceso Auditoría Externa e Interna:

1. Porcentaje de cumplimiento de los indicadores de gestión

2. Eficiencia y eficacia de las acciones correctivas y preventiva
3. Porcentaje de acciones recomendadas implementadas de acuerdo a los Planes de
Acción presentados
4. Resultado de la encuesta de satisfacción de calidad del servicio
5. Opinión grupos de interés sobre normativa y procesos simples y actualizados

CONCLUSIONES
El Sistema Integrado de Gestión de calidad permiten a cualquier proceso u área de la empresa,
poder hacer sus actividades bajo estándares que buscan no solo el beneficio de la compañía si
no también dar a los clientes resultados y respuestas de forma asertiva, eficaz y eficiente, por
eso mismo vemos que la norma ISO 9001 están creadas para que cualquier proceso pueda
adoptarlas y ejecutarlas.

Para la empresa en estudio se destaca el compromiso con la calidad tanto en los productos que
fabrica como por velar por que se cumplan los mismos estándares en los que comercializa y
 ofrece a sus clientes a través de un sistema capaz de proveer productos y servicios centrado en
los procesos y la satisfacción al cliente.

En constancia de lo anterior, se firma a los diecisiete (17) días del mes de (abril) de 2018.

Maria Fernanda Aponte Jenny Adriana Correa

Maria Fernanda Aponte Jenny Adriana Correa
Alta Dirección Coordinador Sistema de Gestión

Adriana Tafur
Adriana Tafur
Director de proceso 1 director de proceso 2

Director de proceso 3
 ACTA 2 COMITÉ DIRECTIVO SISTEMA DE GESTIÓN
TEMA: FECHA: Páginas
Definición de Políticas y Objetivos ambientales
17/04/2018
ORDEN DEL DÍA
1. Conformación y verificación del quorum
2. Lectura del orden del día
3. Lectura del acta anterior
4. Desarrollo del orden
- Política ambiental
- Objetivos de medio ambiente
- Objetivos ambientales de los procesos
- Numerales de la norma aplicados
- Impacto ambiental de los procesos

ASISTENTES:
Nombre Código Cargo
María Fernanda Aponte Peraza 52.926.930 Alta Dirección
Jenny Adriana Correa 52.857.080 Coordinador del sistema
Adriana Tafur 52.728.683 Director de Proceso 1
Director de Proceso 2
Director de Proceso 3

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

1. Se inicia la reunión verificando el quorum, al encontrarse los delegados con voto se da

por instalada la reunión.
2. Se da lectura al orden del día, se pregunta si hay adicionales o inquietudes, al no haber,
se continúa.
3. Se da lectura al acta anterior, se pregunta por alguna inquietud, al no haber objeciones
se continúa.
4. Se inicia el desarrollo de los puntos a deliberar pidiendo a los participantes su aporte
para el diseño y determinación de:
a. Política de ambiental:

Intervención de Maria Fernanda Aponte sobre el concepto de política ambiental:

Bienestar Vital empresa dedicada al desarrollo y distribución de productos para la salud
alimentaria, farmacéuticos y del cuidado personal, consciente de su compromiso social
y de conservación del ambiente busca mediante la aplicación de las normas
medioambientales desarrollara procesos productivos eco amigables con mejoramiento
continuo y productos que desde su contenido hasta su empaque sean amigables con el
ambiente y cumplan con los estándares de calidad para la satisfacción del cliente y la
mejor protección del ambiente.

Intervención de Adriana Tafur: La empresa promueve el desarrollo sustentable y

sostenible de la sociedad, por medio de relaciones estables entre los productos que
elabora y los que comercializa, con el fin de transformar las debilidades ambientales
que se presenten en oportunidades que generen un bien común para todos.

Bienestar Vital está comprometida en integrar procesos de mejora continua enfocados

a la producción más limpia y reutilización de agregados, Así como comercializar
productos que cumplen con la misma certificación ISO 14001- 2015 y la legislación
ambiental vigente, para lo cual se hará una revisión periódica de la misma para su
actualización y aplicación a los procesos, dándola a conocer al personal relacionado
con la empresa y de igual forma para internos y externos.

b. Objetivos de medio ambiente:

o Desarrollar productos que fuera de brindar calidad, tengan empaques amigables

con el ambiente
o Racionalizar el uso de materias primas durante el proceso de producción, para
evitar contaminación por basuras
o Promover el manejo ecoeficiente de residuos en la empresa y con nuestros clientes
y proveedores
o Hacer manejo y/o reutilización de los residuos producidos
o Minimizar el volumen de vertimientos
c. Objetivo de cada proceso en donde se evidencie el componente de medio
ambiente.

Proceso Estrategia Gerencial:

- Generar directrices de protección medioambientales dentro de la empresa que se

constituyan en un proceso para definir las políticas de planificación estratégica en
materia de calidad ambiental.
- Implementar junto con los comités de medio ambiente que se organizaran en la
empresa, la evaluación a los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.
- Como Gerencia Implementar mejoras en el sistema de tratamiento de uso de
envases de productos, embalajes, materias primas y usos eficientes de energía y
agua
- Continuar la optimización en los procesos, propendiendo por la disminución en el
consumo de los recursos energéticos e hídricos usados, así como implementar
reuniones periódicas para tener lluvias de ideas de los empleados que permitan
mejorar dichos procesos.
- Fomenta el comportamiento ambiental entre los trabajadores

Proceso de Ventas

- Difundir campañas publicitarias digitales entre los clientes para fomentar prácticas
de gestión y estándares ambientales como el uso racional del papel, utilización de
productos reciclables, uso racional del agua.
- Establecer alianzas con otras organizaciones en soluciones de transporte y
conexión digital que aporten a la distribución de los productos acercándolos al
cliente y mejorando la movilidad de la cuidad.

Proceso de Auditoria Externa e Interna:

- Garantizar el seguimiento, medición y evaluación para que en cada proceso se esté

cumpliendo con la política ambiental que la empresa ha planteado.
- La Auditoria en unión a la alta gerencia, cuales son los criterios e indicadores
apropiados en cuanto a desempeño ambiental en cada proceso.
- Cumplir interna y externamente con la comunicación del desempeño ambiental, bajo
los requerimientos legales y mantener la información documentada para el
seguimiento y evaluación de los resultados y de las medidas de mejora ambiental
aplicadas.
- la organización debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos
involucrados, los cambios que afectan a la organización y los resultados de las
auditorías previas
d. Listado de los numerales que aplican a cada proceso que diseño cada
estudiante.

Proceso Estrategia Gerencial: Iso 14001-2015 Numerales: 3 (el 3.2.9), 4 (del 4.1 al
4.4), 5 (del 5.1 al 5.3), 6 (del 6.1 al 6.2), 7 (del 7.1 al 7.4), 8 (del 8.1 al 8.2) 9 (el 9.3)
y 10 (del 10.1 al 10.3)

Proceso Gerencia de Ventas: Iso 14001-2015 Numerales: 4 (del 4.2 al 4.3), 6 (el
6.1.2 y 6.1.3), 7 (el 7.4.3), 8 (del 8.1 al 8.2) y 9 (el 9.1 y 9.3)

Proceso de Auditoria Externa e Interna: Iso 14001-2015 Numerales: 4 (del 4.1 al

4.4), 6 (el 6.1), 7 (el 7.5.3), 8 (del 8.1 al 8.2), 9 (del 9.1al 9.2) y 10 (del 10.1 al 10.3)

e. Aspectos e Impactos Ambientales identificados en cada proceso:

Proceso Estrategia Gerencial:

Aspectos: Uso de recursos energéticos e hídricos, Consumo de materiales de oficina

que generen desperdicio (papel en especial), Criterios ambientales para la adquisición
de insumos y materiales

Impactos

1. Implementación del uso de materiales reciclables generados dentro de la empresa

para actividades internas
2. Ahorro y racionalización de recursos con el fin de evitar consumos innecesarios
de agua, energía y materias primas
3. Instalación de un sistema de recirculación de agua y ahorradores en los sistemas
sanitarios, lo que contribuye en la reducción del consumo de este recurso
4. Implementar actividades relacionadas con la capacitación al personal, sobre
prevención, minimización, separación, almacenamiento, transporte y,
aprovechamiento, de todos los residuos generados por la empresa

Proceso de Ventas:

Aspecto: Uso de recursos digitales, a través de los medios de contacto con el cliente,
correos electrónicos, redes sociales, pagina web, llamadas entre otras, se difunde un
mensaje y promueve información de cuidado ambiental que fortalece la política
ambiental de la empresa.

Impactos:
 1. Se crea conciencia colectiva y se siembran ideas sobre el uso adecuado de recursos
y del cuidado ambiental.
2. Se genera sentido de pertenecía con el entorno y la responsabilidad de mantenerlo.
3. Semillero de ideas e intercambio de información con los proveedores, socios,
clientes en pro de la participación en la gestión ambiental responsable.

Aspecto: Uso racional de las tecnologías, el avance acelerado de los canales de

información y las comunicaciones, como la masificación de usuarios que tienen acceso,
uso y apropiación de las TIC.

Impactos

1. Responsabilidad en el contenido y uso de la información a través de los canales de

las TICs

- Mensajes de correo electrónico: entre más correos se envíen y mayor sea su peso
mayor contaminación producen.
- Destinatarios: aumentar el número de destinatarios implica multiplicar el número de
correos que se envían diariamente.
- Impresión de correos electrónicos: el uso de papel aumenta la tala de árboles.
- Almacenamiento de información: la depuración de la información y del tiempo de
almacenamiento disminuye la generación de CO2 de los servidores.
- Vida útil de los equipos: extender la vida útil de los equipos disminuye la producción
de residuos electrónicos.

Aspecto: Emisiones Atmosféricas, medios de abastecimiento y distribución de

transportes ecológicos.
Impactos
1. Utilizar medios de transporte certificados en control de emisiones.
2. Innovar en medios de entregas bicicletas eléctricas, domiciliarios en bicicleta.
3. Reducir el uso del carro particular para acercarse a los puntos de atención.

Proceso de Auditoria Externa e Interna:

Aspectos: Uso de recursos energéticos e hídricos, Consumo de materiales de oficina que

generen desperdicio (papel en especial)

Impactos

1. Favorece la identificación de prácticas que resultan ineficaces, costosas y que no están

aplicando correctamente la política y objetivos medioambientales de la empresa,
como por ejemplo en áreas como la gestión comercial y de distribución, y corregir
esas prácticas ineficaces, lo que puede generar no solo un gran ahorro en los costos
de operación de la empresa, sino también el control ambiental de desperdicios,
manejo de productos y empaques eco amigables.
 2. Verificar si las medidas para prevenir, mitigar, controlar los riesgos ambientales
han sido implementadas adecuadamente, y si éstas cumplieron el efecto preventivo
deseado
3. Revisar que el proceso de control y evaluación identifique impactos o problemas
ambientales no considerados previamente y ajuste las acciones correctivas en
busca del mejoramiento continuo por lograr un adecuado manejo medio ambiental.

CONCLUSIONES
Cada vez más es más que necesario, obligatorio que la organización establezca y ejecute
procesos con fines y miras de cuidado medio ambiental para evitar que se continúe con el
deterioro del mismo; e igualmente podemos ver que independiente del proceso de la empresa
que se analice, todos pueden de alguna manera plantear objetivos que beneficien al medio
ambiente
La alta dirección tiene el deber de implementar procesos que protejan el medio ambiente
garantizando los recursos requeridos para ello, dentro de toda la organización.
El departamento de ventas contribuye en la política ambiental al ser el principal contacto directo
con los clientes y aprovechando los canales de comunicación, en su mayoría electrónico, se
puede difundir y promover las iniciativas y los planes en pro de un medio ambiente más
amigable para la sociedad, actualmente los clientes se buscan un proveedor con políticas
ambientales que contribuyan en la mejora del entorno y la comunidad.

En constancia de lo anterior, se firma a los diecisiete (17) días del mes de (abril) de 2018.

Maria Fernanda Aponte Jenny Adriana Correa

Maria Fernanda Aponte Jenny Adriana Correa
Alta Dirección Coordinador Sistema de Gestión

Adriana Tafur
Adriana Tafur
Director de proceso 1 director de proceso 2

Director de proceso 3
 CONCLUSIONES

- Es importante que toda empresa sea pequeña, mediana o grande que desea implementar en

su organización un sistema integrado de gestión tanto de calidad como ambiental, tenga

presente y claro los debe de ambas normas y sobre los cuales se establecerán las dinámicas

de los diferentes procesos de la compañía, de forma tal que se alineen a los estándares que

ambas normas exigen para la obtención de los certificados tanto de gestión de calidad como

ambiental

- Los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad deben integrarse con los procesos

esenciales de la organización, para este caso la empresa Bienestar Vital produce y

comercializa productos por ello es indispensable que se certifique Gestión de la Calidad

ISO 9001 y de Gestión Ambiental ISO 14001 que le permite interactuar con proveedores

y otros fabricantes igualmente certificados lo que genera un círculo de confianza donde las

garantías al consumidor permiten competir y generar una mayor aceptación y

posicionamiento en el mercado, para lograr el compromiso con la política de calidad y la

realización de sus objetivos estos deben ser parte de la planificación estratégica alineada e

intervenida por la alta dirección y su capacidad para implicar al resto del equipo de la

empresa Bienestar Vital.