MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
FERRETEROS Y CONSTRUCTORES DEL NORTE SAC

13 DE ABRIL DE 2019
FERCONOR
AV. LOS INCAS 1280 – LA VICTORIA – CHICLAYO – LAMBAYEQUE
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INDICE

PRESENTACIÓN
I. ASPECTOS GENERALES
I.1 Importancia
I.2 Objetivos
I.3 Finalidad
II. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
II.1 Estructura Orgánica
II.2 Organigrama Estructural
II.3 Organigrama Funcional
III. ASIGNACIÓN DE PUESTOS
A. ÓRGANO DIRECTIVO
 Junta General de Accionistas
B. ÓRGANOS EJECUTIVOS
 Directorio
 Gerencia General
C. ÓRGANO DE CONTROL Y ASESORÍA
 Asesoría Legal
 Secretaría
D. ÓRGANOS DE LÍNEA U OPERATIVOS
 Gerencia Administrativa
 Área de Contabilidad
 Área de Cobranzas
 Gerencia de Ventas
 Área de Ventas
 Gerencia Logística
 Área de Compras
 Área de Almacén
 Área de Transporte
IV. PERFIL DE PUESTOS Y FUNCIONES
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PRESENTACIÓN

El presente Manual de Organización y Funciones es un documento de

instrucción e información donde se expone en detalle la estructura orgánica, las
funciones y actividades, así como las funciones específicas de los cargos
correspondientes, las responsabilidades y líneas de autoridad para la
optimización y eficiencia de la gestión de la empresa Ferreteros y
Constructores del Norte SAC.

En tal sentido este manual contribuye a mejorar el conocimiento sobre las

funciones y responsabilidades del personal, orientando su desempeño bajo los
principios de calidad, productividad y confidencialidad.
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ASPECTOS GENERALES

I.1 Importancia
El Manual de Organización y Funciones es útil e importante porque:

a) Es un documento operativo que determina las funciones específicas,

responsabilidades, líneas de autoridad y requisitos mínimos de los
cargos dentro de la Estructura Orgánica de la Empresa.
b) Ayuda a la simplificación administrativa proporcionando información
sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal que
ocupa los cargos.
c) Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de
adiestramiento y orientación del personal en el servicio,
permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo a que han sido asignados, así como
aplicar programas de capacitación.

I.2 Objetivos
a) Describir las funciones principales que le competen desarrollar a
cada una de las áreas, como parte integrante de la Empresa;
delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de uno de los
trabajadores en sus respectivos cargos.
b) Determinar los cargos dentro de la Estructura Orgánica de la
Empresa Administrativa y funcional, y las funciones que le competen
desempeñar.
c) Precisar los niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas
de coordinación.

I.3 Finalidad del Manual

El presente Manual de Organización y Funciones, tiene por finalidad
proporcionar la información necesaria acerca de las funciones que
desarrollan cada una de las Áreas de la Empresa, y así como de las
actividades y/o tareas del personal a nivel de cargos.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
II.
II.
II.
ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

II.1 Estructura Orgánica

 Junta General de Accionistas

 Directorio

 Gerencia General

 Asesoría Legal

 Secretaría

 Gerencia Administrativa

 Área de Contabilidad

 Área de Cobranzas

 Gerencia de Ventas

 Área de Ventas

 Gerencia Logística

 Área de Compras

 Área de Almacén

 Área de Transporte
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II.2 Organigrama estructural

JUNTA
GENERAL DE
ACIONISTAS

DIRECTORIO

GERENCIA
GENERAL

ASESORIA
LEGAL
SECRETARÍA

GERENCIA GERENCIA DE GERENCIA

ADMINISTRATIVA VENTAS LOGISTICA

CONTABILIDAD COBRANZAS VENTAS COMPRAS ALMACEN TRANSPORTE

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II.3 Organigrama funcional

JUNTA
GENERAL DE
ACIONISTAS

DIRECTORIO

GERENTE
GENERAL

ASESOR
LEGAL
SECRETARIA

GERENTE GERENTE DE GERENTE DE

ADMINISTRATIVO VENTAS LOGISTICA

JEFE DE VENDEDORES JEFE DE JEFE DE

CONTADOR CHOFERES
COBRANZAS COMPRAS ALMACEN
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

III. ASIGNACIÓN DE PUESTOS

3.1 Estructura Funcional
 Accionistas
 Directores
 Gerente General

 Asesor Legal

 Secretaria

 Gerente Administrativo

 Contador

 Jefe de Cobranzas

 Gerente de Ventas

 Vendedores

 Gerente de Logística

 Jefe de compras

 Jefe de Almacén

 Choferes
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IV. PERFIL DE PUESTOS Y FUNCIONES

A. Órgano Directivo

ORGANO Junta General De Accionistas

DENOMINACION DEL PUESTO: Accionistas

REPORTA A: Ninguno

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Directorio

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
En cumplimiento al Estatuto, tiene las siguientes funciones:

a. Convocar a reuniones, en cumplimiento al Estatuto, para evaluar la buena

marcha de la Empresa y de sus negocios.
b. Aprobar y desaprobar las cuentas y el balance general de cada ejercicio
económico anterior y los demás actos y acciones que la Ley y el Estatuto le
confiere.
c. Disponer la aplicación de las utilidades después de cada ejercicio
económico.
d. Transferir sus particiones, a los otros participacionistas y/o a terceros de
acuerdo al Estatuto.
e. Modificar la estructura social, de acuerdo al Estatuto.
f. Disolver y liquidar la empresa, de acuerdo al Estatuto.
g. Aumentar o disminuir el capital y/o incorporación de nuevos
participacionistas a la sociedad.
h. Decidir sobre los demás asuntos que requiera la sociedad.
 B. Organos Ejecutivos

ORGANO Directorio

DENOMINACION DEL PUESTO: Directorio

REPORTA A: Junta General de Accionistas

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Gerente General

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Representar legalmente a la empresa en todo acto civil, penal, comercial,

tributario, administrativo y/o policial, con todas las facultades que le
confiere la ley, el estatuto de la empresa y el poder de su nombramiento.
b. Aprobar estados económicos y financieros de la empresa.
c. Proponer la fusión, disolución y liquidación de la empresa; o cualquier
modificación de la escritura publica, de ser el caso.
d. Procurar los intereses de la Junta de Participacionistas, así como de
concretizar los objetivos y planes de la misma.
e. Velar por el correcto uso de los activos de la empresa.
f. Comprometerse con el sistema de gestión de Calidad de la empresa a
entera satisfacción de los usuarios externos e internos de la misma.
ORGANO Gerencia General

DENOMINACION DEL PUESTO: Gerente General

REPORTA A: Directorio
Gerencia Administrativa, de Ventas y
TIENE AUTORIDAD SOBRE:
Logística

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Planificar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de la empresa,

cuidando que todo acto se realice dentro del marco de la ley.
b. Establecer una visión, políticas y objetivos estratégicos coherentes con el
propósito de la organización. Desarrollar estrategias acordes con la Misión,
Visión y Políticas de la Empresa.
c. Proveer la estructura y los recursos necesarios para apoyar los planes
estratégicos de la organización.
d. Dirigir y controlar el desarrollo de las actividades operativas y
administrativas orientadas a optimizar el manejo de los recursos humanos,
materiales y económicos financieros.
e. Aprobar los gastos operativos de la Empresa y evaluar su ejecución.
f. Rendir cuenta del Estado de las operaciones de la empresa, de los
ingresos y egresos y existencia de fondos.
g. Representar a la empresa ante instituciones públicas o privadas del país,
en apoyo a los objetivos, planes y programas y el buen nombre de la
empresa.
h. Decidir la apertura y cierre de las cuentas corrientes comerciales y
bancarias en el país, tanto en moneda nacional o extranjera.
i. Aprobar y suscribir contratos y / o convenios que requiera el
funcionamiento eficiente de la empresa.
j. Proponer los objetivos generales de la empresa y, cuidar que se formulen y
desarrollen objetivos coherentes en la empresa como en cada una de sus
áreas.
k. Desarrollar planes de acción compatibles con los objetivos generales y
 factibles dentro de las posibilidades y potencialidad del conjunto
empresarial.
l. Asegurar que los requisitos del cliente se determinen y cumplan con el
propósito de aumentar la satisfacción del cliente.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Título Profesional de Licenciado en Administración o en áreas afines.

 Tener experiencia, no menor de tres años en cargos similares.
 Experiencia en dirección de personal.
 Capacitación profesional especializada.
 Dominio de entorno Windows a nivel usuario.
 Excelentes habilidades en relaciones humanas.
 Persona proactiva y de excelente iniciativa.
 C. Órgano de Control y Asesoría

ORGANO Asesoría Legal

DENOMINACION DEL PUESTO: Asesor Legal

REPORTA A: Gerencia General

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Estudiar e informar expedientes de carácter técnico legal.

b. Formular y/o revisar anteproyectos de dispositivos legales, directivas y
otros documentos, concordándolos con la normatividad vigente.
c. Conducir las actividades jurídicas legales de la Organización con terceros.
d. Absolver consultas y orientar a los usuarios en aspectos jurídicos legales.
e. Interpretar y resumir dispositivos legales de carácter general.
f. Estudiar, informar y emitir opinión legal en Proyectos de Convenios,
Contratos y similares.
g. Participar en la elaboración de normatividad de carácter técnico legal.
h. Asesorar a la gerencia en aspectos de su especialidad.
i. Patrocinar las acciones judiciales en que intervenga la Organización en los
procedimientos judiciales y/o administrativos.
j. Efectuar el seguimiento de las acciones judiciales que se tramitan en los
juzgados cautelando que las notificaciones judiciales sean recepcionadas
oportunamente.
k. Participar en los comités de adquisiciones de la empresa y otras que le
sean asignados por la Alta Dirección.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Titulado en Derecho.
 Experiencia en actividades técnico legales.
 Experiencia laboral no menor a 3 años.
ORGANO Secretaría

DENOMINACION DEL PUESTO: Secretaria

REPORTA A: Gerencia General

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Apoyar a la gerencia general.

b. Recibir a los visitantes, con interés auténtico, sincero y cordial; para hacer
que cada persona se sienta importante.
c. Ejercer una buena imagen personal.
d. Recepción de expedientes y pasar al responsable para la evaluación
respectiva.
e. Brindar la información veraz sobre la empresa al personal que lo requiera.
f. Encargada de enviar y revisar emails afines a la empresa en el tiempo
oportuno.
g. Atender las llamadas telefónicas con voz agradable y sincera, que
identifique la educación y habilidad; desarrollando la aptitud de escuchar.
h. Mantener informado a sus jefes inmediatos sobre hechos e incidencias que
se susciten en el lugar de trabajo previa comunicación de los supervisores.
i. Formular la lista de materiales, y emitirlo al responsable de compras para
su respectiva adquisición.
j. Contar con iniciativa, madurez de juicio, discreción, actitud positiva, y ser
confidente, reservando la información de la empresa.
k. Tipear documentos internos y externos de la empresa. Clasificar, archivar y
registrar adecuadamente la documentación de la empresa, teniendo en
orden y al día los registros de correspondencia.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Profesional Técnico en Secretariado Ejecutivo

 Certificados en secretariado computarizado.
 Capacitación permanente.
 Experiencia laboral de un mínimo de 2 años.
 D. Organos de Linea u Operativos

ORGANO Gerencia Administrativa

DENOMINACION DEL PUESTO: Gerente Administrativo

REPORTA A: Gerencia General

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Área de Contabilidad y de Cobranzas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Administrar de manera óptima los recursos humanos, materiales y

financieros de la empresa.
b. Controlar el manejo del fondo de operación conforme alineamientos
establecidos.
c. Determinar y establecer en coordinación con los jefes de las diversas áreas
que integran la empresa los programas necesarios para el óptimo
aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros.
d. Coordinar la recopilación de información para integrar el presupuesto anual
de egresos e ingresos de la empresa.
e. Presentar los informes periódicos y extraordinarios que le sean solicitados
por sus superiores.
f. Controlar y verificar los depósitos de los ingresos por concepto de ventas
generadas en la Empresa, de acuerdo a la normatividad establecida por la
Gerencia General.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Titulo de Licenciatura en Administración.

 Tener como minimo dos años de experiencia en el cargo.
 Experiencia en manejo de archivos y trámite documentario.
 Persona proactiva, con iniciativa y habilidad en relaciones humanas.

ORGANO Contabilidad
DENOMINACION DEL PUESTO: Contador

REPORTA A: Gerencia Administrativa

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Mantener actualizados los registros contables y los obligados por ley, con
el fin de preparar y presentar oportunamente los estados financieros, las
declaraciones juradas y liquidaciones de impuestos.
b. Administrar eficientemente los inventarios de almacén y bienes de activo
fijo.
c. Dirigir la preparación de los registros y sistemas de información y control
que permitan proporcionar a la Gerencia los elementos precisos y datos
oportunos sobre análisis financiero de presupuestos, flujo de caja, costos,
seguros, impuestos, y otros aspectos requeridos para conseguir una buena
administración de los recursos.
d. Establecer y mantener los sistemas, métodos y procedimientos contables
para el registro de transacciones y operaciones económico-financieras de
la empresa, teniendo en cuenta las obligaciones a la que está afecta la
empresa.
e. Velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias y
contribuciones sociales a las que está afecta la empresa.
f. Mantener el control físico y contable de los bienes patrimoniales y del
inventario de productos.
g. Supervisar la ejecución de los inventarios físicos de activos fijos y de
existencias en el almacén.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Título Universitario de Contador Público.

 Especialización en Finanzas y Tributación.
 Conocimientos de Software Contables.
 Experiencia en el cargo por lo menos 2 años.
 Persona proactiva, con iniciativa y habilidad en relaciones humanas.
ORGANO Cobranzas

DENOMINACION DEL PUESTO: Jefe de Cobranzas

REPORTA A: Gerencia Administrativa

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Planificar, organizar, controlar y evaluar las diferentes gestiones y procesos

administrativos relacionados al cobro y otorgamiento de crédito de la
empresa.
b. Proponer y supervisar el cumplimiento de políticas de cobro, que permitan
una mejor recuperación de la mora activa e inactiva. de todos los servicios
que ofrece la empresa.
c. Velar la correcta implementación de procesos estandarizados y
debidamente legalizados, a fin de optimizar la recuperación de la mora.
d. Coordinar, establecer y supervisar controles y registros adecuados, para el
desarrollo de una eficiente conducción de las cobranzas de la empresa.
e. Conciliar y mantener actualizadas las cuentas por cobrar.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Tener estudios superiores.

 Habilidades y conocimientos en materia numérica y contable.
 Experiencia en el puesto de un año.
 Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en
relaciones humanas.
ORGANO Gerencia de ventas

DENOMINACION DEL PUESTO: Gerente de Ventas

REPORTA A: Gerencia General

TIENE AUTORIDAD SOBRE: Área de Ventas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar

sus acciones, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles
para llevar a cabo dichos planes.
b. Establecer metas a largo plazo.
c. Trazar objetivos a corto plazo y estándares de ventas.
d. Calcular la demanda y pronosticar las ventas.
e. Reclutar, seleccionar y capacitar a los vendedores.
f. Compensar, motivar y guiar las fuerzas de venta.
g. Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Ser titulado en Marketing.

 Experiencia no menor a un año en el cargo.
 Persona proactiva, con iniciativa y habilidades en relaciones humanas.

ORGANO Ventas

DENOMINACION DEL PUESTO: Vendedores

REPORTA A: Gerencia de Ventas

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Establecer un nexo entre el cliente y la empresa.

b. Comunicar adecuadamente a los clientes información acerca de los
productos y/o servicios que comercializa, como: precios de los productos
promociones, etc.
c. Asesorar a los clientes sobre el uso apropiado de los productos que ofrece
y que puede satisfacer sus necesidades.
d. Contribuir activamente en la solución de problemas relacionados con los
clientes.
e. Fidelizar al cliente.
f. Retroalimentar a la empresa informando a los canales adecuados sobre las
inquietudes de los clientes y las actividades de la competencia.
g. Brindar una buena atención al cliente.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Habilidades, conocimientos y experiencia en ventas.

 Experiencia mínima de dos años.
 Persona de gran iniciativa, respetuosa y honrada.
 Amable, paciente y buen trato al cliente.
ORGANO Gerencia Logística

DENOMINACION DEL PUESTO: Gerente de Logística

REPORTA A: Gerencia General

Área de Compras, de Almacén y de
TIENE AUTORIDAD SOBRE:
Transporte

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Atención oportuna con calidad y al menor costo posible, de los bienes y

servicios necesarios para el desarrollo de las actividades que realizan las
diferentes áreas de la organización.
b. Realizar los procesos de adquisición en un estricto cumplimiento de los
principios de transparencia, libre competencia e imparcialidad.
c. Formular y administrar el plan mensual de adquisición de materiales,
productos y herramientas de la mejor calidad y a precios competitivos.
d. Atender en forma eficiente y oportuna los requerimientos de las diferentes
áreas de la empresa.
e. Coordinar la programación y ejecución del inventario de productos de
almacén y de activos fijos en general, asegurando su cumplimiento
oportuno.
f. Mantener en funcionamiento un adecuado sistema de control de
inventarios que garantice la conservación de un stock mínimo de los
productos en almacén.
g. Llevar un kárdex mensual computarizado.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Titulado en Contabilidad o Administración.

 Conocimientos sobre cursos de Excel y manejo de inventarios.
 Experiencia minima de dos años.

ORGANO Compras
DENOMINACION DEL PUESTO: Jefe de Compras

REPORTA A: Gerencia Logística

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Búsqueda de proveedores y/o precios competitivos.

b. Cierre de negociaciones con proveedores con la asesoría del Jefe de
Administración.
c. Compra de productos y materiales al contado y/o al crédito.
d. Presentar informes de visitas a proveedores.
e. Realizar informes de compras mensuales realizadas por línea.
f. Cumplir con los objetivos trazados.
g. Cumplir con otras funciones que le sean asignadas.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Tener estudios superiores.

 Habilidades y conocimientos de compra y venta.
 Experiencia de 1 año.
 Persona proactiva, de excelente iniciativa y muy buenas habilidades en
relaciones humanas.
ORGANO Almacén

DENOMINACION DEL PUESTO: Jefe de Almacén

REPORTA A: Gerencia Logística

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Recepción de productos y materiales.

b. Registro de entradas y salidas de los productos del almacén.
c. Almacenamiento de productos y materiales.
d. Mantenimiento de almacén.
e. Verificar y llevar un control del despacho de productos por clientes.
f. Coordinación del almacén con el área de Contabilidad.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Habilidades, conocimientos y experiencia en almacén.

 Dominio del Entorno Windows a nivel usuario.
 Persona hábil y proactiva.
ORGANO Transporte

DENOMINACION DEL PUESTO: Choferes

REPORTA A: Gerencia Logística

TIENE AUTORIDAD SOBRE:

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

a. Manipular los equipos, mobiliario, herramientas y conducir las unidades

móviles, con profesionalismo y responsabilidad técnica.
b. Registrar la información detallada de la unidad móvil, datos técnicos, fecha
de recepción de la unidad y un historial del mantenimiento realizado.
c. Mantener actualizado el registro de combustible y de los servicios de
transporte realizados por la unidad móvil.
d. Conservar en buen estado de funcionamiento y de limpieza, las unidades
móviles a su cargo.
e. Proponer y participar en la ejecución del plan de mantenimiento de las
unidades móviles, de acuerdo a las recomendaciones técnicas de cuidado
y conservación.
f. Verificar los datos exigidos normativamente para la atención del servicio a
las empresas clientes.
g. Solicitar oportunamente el combustible y el dinero para peajes, si fuera
necesario, para el desarrollo normal del servicio.
h. Informar inmediatamente por escrito y en detalle los hechos y las
circunstancias en que ocurrieran accidentes y apoyar en dar parte a la
policía y a la empresa de seguro.
i. Atender a los usuarios del servicio con respeto, amabilidad y cortesía,
fomentando buenas relaciones a favor de la imagen institucional.

REQUISITOS Y COMPETENCIAS PARA EL PUESTO:

 Tener estudios superiores.
 Licencia de conducir de categoría profesional.
 Habilidades y conocimientos de mecánica automotriz.
 Experiencia no menor de tres años en conducir vehículos medianos,
grandes.
 Ser muy responsables.