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Director
ZAMIR MATURANA CÓRDOBA
MAGISTER EN TRANSPORTE
Gracias a Dios todo poderoso por darme salud y la sapiencia para la realización
de este paso en el proyecto de mi vida.
A todas las personas que de algún modo tuvieron que ver y me acompañaron en
el transcurso de mis estudios profesionales.
3
En primer lugar agradezco a Dios por darme la sabiduría y fortaleza para culminar
con éxito esta etapa de mi vida.
A mi hija Laura Camila, quien ha sido durante estos tres últimos años mi apoyo
incondicional y quien me motiva a comenzar cada día con nuevos retos y
esperanzas.
A mis padres, de quienes estoy altamente orgullosa, porque siempre han sido un
gran ejemplo, quienes siempre han estado a mi lado brindándome su respaldo e
impulsándome para llegar a donde estoy hoy.
A mi núcleo familiar, por respaldarme en cada momento que los necesité, sin su
ayuda todo hubiera sido más difícil.
4
CONTENIDO
RESUMEN ............................................................................................................. 13
ABSTRACT ............................................................................................................ 14
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 15
OBJETIVOS ........................................................................................................... 16
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 16
OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 16
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 17
1.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA ................................................................ 17
1.2 JUSTIFICACIÓN ....................................................................................... 18
2. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 19
2.1 ANTECEDENTES ..................................................................................... 19
2.2 CARACTERÍSTICAS ................................................................................ 20
2.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD) .......................... 20
2.4 VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ................................................. 20
2.4.1 Control sobre la redundancia de datos............................................... 21
2.4.2 Consistencia de datos ........................................................................ 21
2.4.3 Compartir datos .................................................................................. 21
2.4.4 Mantenimiento de estándares ............................................................ 21
2.4.5 Mejora en la integridad de datos ........................................................ 22
2.4.6 Mejora en la seguridad ....................................................................... 22
2.4.7 Mejora en la accesibilidad a los datos ................................................ 22
2.4.8 Mejora en la productividad ................................................................. 22
2.4.9 Mejora en el mantenimiento ............................................................... 22
2.4.10 Aumento de la concurrencia ........................................................... 23
2.4.11 Mejora en los servicios de copias de seguridad .............................. 23
2.5 DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS .......................................... 23
5
2.5.1 Complejidad ....................................................................................... 23
2.5.2 Costo del equipamiento adicional....................................................... 24
2.5.3 Vulnerable a los fallos ........................................................................ 24
2.6 TIPOS DE CAMPOS................................................................................. 24
2.7 TIPOS DE BASE DE DATOS ................................................................... 24
2.8 MODELO ENTIDAD-RELACIÓN .............................................................. 25
2.9 CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES ................................................. 25
2.10 ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS .......................................... 25
2.11 MODELOS DE DATOS ......................................................................... 26
2.12 ACCESS ................................................................................................ 32
2.13 PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS .............................. 33
2.13.1 Tablas ............................................................................................. 33
2.13.2 Informes .......................................................................................... 33
2.13.3 Consultas ........................................................................................ 34
2.13.4 Macros ............................................................................................ 34
2.13.5 Módulos .......................................................................................... 35
3 MATERIALES Y MÉTODOS........................................................................... 36
3.1 MATERIALES ........................................................................................... 36
3.1.1 Archivo de Excel “Carrera” ................................................................. 36
3.1.2 Archivo de Excel “Datos” .................................................................... 36
3.1.3 Archivo de Excel “Seguimiento de Anteproyectos y Proyectos de
Grado - Ing Topo” ........................................................................................... 36
3.1.4 Archivo de Excel “Seguimiento a Estudiantes”, “Tutorías” y “Matrículas
de honor” ........................................................................................................ 36
3.1.5 Archivo de Excel “Egresados” ............................................................ 37
3.1.6 Archivo de Excel “Docentes” .............................................................. 37
3.1.7 Archivo de Excel “Correspondencia Recibida” ................................... 37
3.2 METODOLOGIA ....................................................................................... 37
3.2.1 Tipo de Investigación ......................................................................... 37
3.2.2 Diseño de Investigación ..................................................................... 38
6
3.2.3 Unidades de Análisis .......................................................................... 38
3.2.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos .............................. 39
3.2.5 Procedimiento de recolección de datos.............................................. 40
3.2.6 Análisis de la información ................................................................... 41
4 DESARROLLO DEL PROYECTO .................................................................. 43
4.1 CREACIÓN DE LAS BASES DE DATOS ................................................. 43
4.1.1 BASE DE DATOS DE ESTUDIANTES .............................................. 43
4.1.2 BASE DE DATOS DE DOCENTES.................................................... 58
4.2 FORMULARIOS ....................................................................................... 59
4.2.1 Formulario DATOS_BASICOS ........................................................... 60
4.2.2 Formulario FM_ECAES_OFICIALIZA_POR CODIGO ....................... 61
4.2.3 Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS......................... 63
4.2.4 Formulario CS_EGRESADOS ........................................................... 65
4.2.5 Formulario principal de la base de datos............................................ 67
4.2.6 Formulario OFICIALI_ECAES ............................................................ 68
4.2.7 Formulario matrícula de honor ........................................................... 69
4.2.8 Formulario de monitorias .................................................................... 71
4.2.9 Formulario Reingresos y Transferencias............................................ 72
4.2.10 Formulario Docentes ....................................................................... 76
4.2.11 Formulario correspondencia recibida .............................................. 77
4.2.12 Formulario seguimiento validaciones y tutorías .............................. 79
4.3 COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................ 81
4.4 SEGURIDAD DE BASE DE DATOS ......................................................... 83
4.4.1 Acceso a la base de datos ................................................................. 83
4.4.2 Bitácora de acceso ............................................................................. 84
4.4.3 Usuarios ............................................................................................. 86
4.5 CONEXIÓN DE LA BASE DE DATOS A UN SOFTWARE DE SISTEMAS
DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA ................................................................... 96
4.6 MAPA CONCEPTUAL ............................................................................ 106
CONCLUSIONES ................................................................................................ 107
7
RECOMENDACIONES ........................................................................................ 108
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 109
INFOGRAFÍA ....................................................................................................... 110
GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................ 111
LISTA DE CUADROS
8
Cuadro 17. Estructura tabla Monitorias .................................................................. 52
Cuadro 18. Tabla Monitorias .................................................................................. 53
Cuadro 19. Estructura tabla reingresos ................................................................. 53
Cuadro 20. Tabla reingresos ................................................................................. 54
Cuadro 21. Estructura tabla transferencias ............................................................ 54
Cuadro 22. Tabla Transferencias........................................................................... 55
Cuadro 23. Estructura tabla correspondencia recibida .......................................... 56
Cuadro 24. Tabla correspondencia recibida .......................................................... 56
Cuadro 25. Campos tabla Seguimiento Validaciones y Tutorías ........................... 56
Cuadro 26. Estructura tabla Validaciones_Tutorias ............................................... 57
Cuadro 27. Tabla Validaciones_Tutorias ............................................................... 58
Cuadro 28. Estructura tabla Datos Docentes ......................................................... 58
Cuadro 29. Tabla Datos_Docentes ........................................................................ 59
Cuadro 30. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 61
Cuadro 31. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 62
Cuadro 32. Consulta CS_ANTEPROYECTO......................................................... 64
Cuadro 33. Relación tablas Datos_Basicos y Egresados ...................................... 65
Cuadro 34. Consulta CS_EGRESADOS ............................................................... 66
Cuadro 35. Consulta CS_ECAES_SI ..................................................................... 68
Cuadro 36. Consulta matrícula de honor ............................................................... 70
Cuadro 37. Relación tablas Datos_ Básicos y Monitorias ...................................... 71
Cuadro 38. Consulta reingresos ............................................................................ 73
Cuadro 39. Consulta Transferencias ..................................................................... 75
Cuadro 40. Consulta CS_CORRES_RECIBIDA .................................................... 78
Cuadro 41. Consulta por fecha .............................................................................. 78
Cuadro 42. Consulta CS_VALIDACIONES_TURORIAS ....................................... 80
Cuadro 43. Búsqueda por código FM_CS_VALIDACIONES_TUTORIAS ............. 80
Cuadro 44. Estructura tabla Acceso ...................................................................... 84
9
Cuadro 45. Tabla Acceso ...................................................................................... 84
Cuadro 46. Actualización tabla Oficialización ........................................................ 85
Cuadro 47. Tabla Bitácora ..................................................................................... 85
Cuadro 48. Tabla Historia Bitácora ........................................................................ 85
Cuadro 49. Estructura tabla Usuarios .................................................................... 86
Cuadro 50. Tabla Usuarios .................................................................................... 86
Cuadro 51. Coordenadas recibidas por OneDrive ................................................. 97
Cuadro 52. Coordenadas recibidas por OneDrive ................................................. 97
Cuadro 53. Estructura tabla de coordenadas ........................................................ 97
Cuadro 54. Consulta por modalidad de ingreso ................................................... 101
Cuadro 55. Listado de admitidos ......................................................................... 102
Cuadro 56. Tabla de coordenadas....................................................................... 102
Cuadro 57. Tabla generada en el Join ................................................................. 104
LISTA DE ILUSTRACIONES
10
Ilustración 9. Formulario Oficiali_Ecaes ................................................................. 69
Ilustración 10. Formulario matrícula de honor ........................................................ 70
Ilustración 11. Formulario matrícula de honor por código ...................................... 71
Ilustración 12. Formulario FM_CS_MONITORIAS ................................................. 72
Ilustración 13. Subformulario CS_MONITORIAS ................................................... 72
Ilustración 14. Formulario Reingresos ................................................................... 73
Ilustración 15. Formulario Reingresos ................................................................... 74
Ilustración 16. Formulario Transferencias .............................................................. 75
Ilustración 17. Subformulario Transferencias ......................................................... 76
Ilustración 18. Formulario Docentes ...................................................................... 76
Ilustración 19. Formulario FM_CORRES_RECIBIDA ............................................ 77
Ilustración 20. Pestaña de acceso a Correspondencia Recibida ........................... 79
Ilustración 21. Formulario de la tabla Validaciones_Tutorias ................................. 79
Ilustración 22. Icono de ingreso a Validaciones_Tutorias ...................................... 81
Ilustración 23. Subrutina Backup ........................................................................... 82
Ilustración 24. Macro AutoExec ............................................................................. 82
Ilustración 25. Creación Backup ............................................................................ 83
Ilustración 26. Formulario Autenticación de Ingreso Usuarios ............................... 87
Ilustración 27. Menú principal de la base de datos ................................................ 87
Ilustración 28. Formulario módulo de acceso ........................................................ 88
Ilustración 29. Módulo de acceso a Usuarios ........................................................ 88
Ilustración 30. Formulario Control de Usuario ........................................................ 89
Ilustración 31. Acceso al formulario Control Usuarios ............................................ 89
Ilustración 32. Formulario FM_USUARIOS MODIFICACION ................................ 90
Ilustración 33. Acceso al formulario FM_USUARIOS MODIFICACION ................. 91
Ilustración 34. Formulario FM_USUARIOS ELIMINACIÓN ................................... 91
Ilustración 35. Formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS ............................... 92
Ilustración 36. Icono de acceso al formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS .. 93
11
Ilustración 37. Formulario FM_CONTROL REPORTE USUARIOS ....................... 93
Ilustración 38. Icono de ingreso a Reportes ........................................................... 94
Ilustración 39. Informe INF_REPORTE GENERAL USUARIOS ............................ 94
Ilustración 40. Formulario FM_REPORTE POR USUARIOS ................................. 95
Ilustración 41. Informe INF_REPORTE SELECCION USUARIOS POR ITEM ...... 96
Ilustración 42. Formulario coordenadas ................................................................. 98
Ilustración 43. Icono de acceso al formulario coordenadas ................................... 98
Ilustración 44. Microsoft Office 12.0 Acces Database OLE DB Provider ............... 99
Ilustración 45. Conexión en ArcCatalog a las tablas vinculadas .......................... 100
Ilustración 46. Mapa base .................................................................................... 101
Ilustración 47. Validación Join.............................................................................. 103
Ilustración 48. Mapa estudiantes con modalidad de ingreso “Admitido” .............. 104
Ilustración 49. Mapa Conceptual.......................................................................... 106
12
RESUMEN
13
ABSTRACT
In order to design the database, the information needed was collected from Excel
files, which was analyzed conscientiously by the teamwork, it allowed us to create
the logical sequence of the interface that is presented in it.
After the design step, we proceed to implement the database with the
topographical engineering coordination together, through information assessments
series. Because they are going to manipulate the base at the end. Due to this
process, errors and needs were detected, corrected and supplemented and finally
users and administrators were trained.
14
INTRODUCCIÓN
15
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diseñar la interfaz que utilizará el usuario final con el cuál se debe contar para
la toma de decisiones.
16
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
17
herramienta para que organicen su trabajo, planificándolo y estandarizándolo y así
lograr poco a poco una acumulación ordenada de información para futuros
análisis, es un primer paso importante para llegar a las metas deseadas.
Es clave en este asunto, concientizar al personal de apoyo que el cambio hay que
hacerlo pronto, para remediar las dificultades presentadas a la hora de realizar las
gestiones de datos. Este proceso de cambio aunque pareciera complicado, con el
paso del tiempo se podrán ver los frutos gracias a la optimización de la
información ya que actualmente no se tiene un control óptimo de datos e
información necesarios para que desempeñen sus funciones con alto estándar.
1.2 JUSTIFICACIÓN
18
2. MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES
En la década de los años 50´s se da origen a las cintas magnéticas las cuales
dieron los primeros indicios de poder complacer las necesidades de las nuevas
industrias. En la década de los 60´s al mismo tiempo que los ordenadores bajaban
de precio y se hacía fácil su adquisición, comenzaron a salir las primeras
generaciones de bases de datos de red y jerárquicas.
Silberschatz, Korth y Sudarshan (2002) explica que “un sistema gestor de bases
de datos (SGBD) consiste en una colección de datos inter-relacionados y un
conjunto de programas para acceder a dichos datos”. La base de datos como tal
contiene la información importante para él usuario, pero la SGBD permite
almacenar y recuperar dicha información de manera organizada y eficaz.
Date, C. J (2001), nos dice que hay tres tipos de usuarios; primero se encuentran
los programadores de aplicaciones responsables de escribir los programas de
aplicación en algún lenguaje de programación. La segunda clase son los usuarios
finales quienes interactúan con el sistema desde estaciones de trabajo pudiendo o
no emitir solicitudes explícitas a la base de datos; pueden operar con formularios
con lo cual no necesitan ser experimentados en el manejo, contrario a los que
deben trabajar con interfaces controladas por comandos lo cual los obliga a tener
algún conocimientos de IT (Tecnología de la Información). El tercer tipo de usuario
es el administrador de base de datos quien es la persona que proporciona el
apoyo técnico necesario para implementar las decisiones de estrategia y política
con respecto a los datos de la empresa.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos,
pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una
hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista
aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los
datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los
métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son
19
limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es
transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración
de bases de datos (DBMS).
2.2 CARACTERÍSTICAS
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés Data Base Management
System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz
entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone
de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y
de un lenguaje de consulta.
20
2.4.1 Control sobre la redundancia de datos
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo
que no se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una
base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos
estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de
actualización y también reglas de acceso.
21
2.4.5 Mejora en la integridad de datos
22
estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere
cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las
aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la
cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de
datos.
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las
medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las
aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se
produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
2.5.1 Complejidad
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con
una gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para
poder realizar un buen uso de ellos.
23
2.5.2 Costo del equipamiento adicional
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario
adquirir más espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones
deseadas, es posible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una
máquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación
de un sistema de bases de datos sea más cara.
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse
copias de seguridad (Backup).
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares
o diferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
24
MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se
caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes
volúmenes de datos.
PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos.
Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas
en intranets y sistemas de gran calibre.
Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de
datos, debe ser creada bajo el programa access, el cual crea un archivo
.mdb con la estructura ya explicada.
Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access
desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de
informaciones.
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la
siguiente:
25
Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de
contener los campos.
Tablas
Campos
Registros
Lenguaje SQL
Un modelo de datos es entonces una serie de conceptos que puede utilizarse para
describir un conjunto de datos y las operaciones para manipularlos. Hay dos tipos
de modelos de datos: los modelos conceptuales y los modelos lógicos. Los
modelos conceptuales se utilizan para representar la realidad a un alto nivel de
abstracción.
26
Mediante los modelos conceptuales se puede construir una descripción de la
realidad fácil de entender. En los modelos lógicos, las descripciones de los datos
tienen una correspondencia sencilla con la estructura física de la base de datos.
Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan sus datos en
una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma
similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de datos puede tener
varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no
tienen hijos se los conoce como hojas.
27
Base de datos de red
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una
solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad
que significa administrar los datos en una base de datos de red ha significado que
sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios
finales.
28
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le
conoce como normalización de una base de datos.
Símbolo Representa
Entidad
Relación
Atributos
___________ Ligas
29
Ilustración 2. Diagrama de relaciones entre datos representado en tablas
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como
creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases
de datos relacionales (una tabla en una base de datos multidimensional podría
serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien
a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o
atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de
la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.
Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos
los conceptos importantes del paradigma de objetos:
Encapsulación - Propiedad que permite ocultar los datos al resto de los objetos,
impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.
30
Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento
dentro de una jerarquía de clases.
31
Bases de datos distribuida
2.12 ACCESS
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que
cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla
rápidamente.
Esa aplicación es un sistema de gestión de base de datos que utiliza por defecto
el motor de base de datos Microsoft Jet. Esto quiero decir que Access en realidad
es una interfaz preparada para gestionar cualquier base de datos, no sólo una
base de datos Access. Los sistemas Windows disponen de ODBC, que es una
pasarela para poder acceder a cualquier base de datos. A través de ODBC se
puede conectar a cualquier base de datos utilizando un lenguaje de programación
o una aplicación como Access. Por ejemplo, se podría conectar con una base de
datos SQL Server o MySQL desde Access.
32
2.13 PARTES DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS
Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de
datos de Access típica.
2.13.1 Tablas
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si se
quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe
especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los
empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los
datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se
denomina normalización.
2.13.2 Informes
Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
lo general, un informe responde a una pregunta específica. A cada informe se le
puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de
la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos,
33
pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse
como datos adjuntos en un correo electrónico.
2.13.3 Consultas
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las
tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en
una consulta actualizable, es de tener en cuenta que los cambios se realizan en
realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los
datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar
datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
2.13.4 Macros
34
2.13.5 Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar
funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access
mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben
en el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es
una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan
juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo
estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo
general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el
informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos
generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar
aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de
clase no.
35
3 MATERIALES Y MÉTODOS
3.1 MATERIALES
Esta tabla contiene la información básica de cada uno de los estudiantes, como lo
es el código, nombre, tipo y número del documento de identidad, estrato, puntaje
ICFES, promedio, correo electrónico tanto personal como institucional, dirección,
teléfonos. Esta tabla cuenta con 2191 registros de estudiantes, estos datos se
tomaron del sistema Cóndor de la Universidad Distrital y serán la base para
realizar este proyecto.
36
3.1.5 Archivo de Excel “Egresados”
En esta hoja están contenidos los datos básicos de los docentes que prestan y
han prestado sus servicios en el proyecto curricular de Ingeniería Topográfica.
Dentro estos se encuentran el nombre, documento de identidad, profesión, títulos
académicos obtenidos, reconocimientos, entre otros.
3.2 METODOLOGIA
37
la información manejada por la oficina de coordinación del proyecto curricular de
Ingeniería Topográfica Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Población
38
En vista que la población se considera como de magnitud grande, se adopta una
muestra pequeña para realizar el modelo conceptual de la base de datos.
Muestra
Los datos de la muestra son reales y los suministró la oficina de coordinación del
proyecto curricular. El proceso de selección fue aleatorio, recogiendo 10 registros
de estudiantes y 5 de docentes. Para la georeferenciación de los estudiantes se
optó por escoger aleatoriamente 10 datos de coordenadas de ubicación, recogidos
directamente por medio de email o formulario enviado a ellos de manera
sistemática.
Observación directa
La entrevista
39
a la a la consecución de los objetivos propuestos. Como aseguran Bingham y
Moore (1961). “Se utiliza para recoger datos y opiniones (entrevista extensiva),
informar sobre la realidad y motivar o aconsejar influyendo en los sentimientos del
sujeto (entrevista intensiva)”.
Al utilizar esta técnico se reconoció en forma precisa las necesidades que tenía la
oficina de coordinación del proyecto curricular y se logró determinar las falencias
en cuanto a la organización y orden de la información procesada en formatos
Excel, por lo que se concluye la importancia urgente de implementar una base de
datos. También mediante esta técnica se logra obtener por parte del coordinador
de la carrera las características visuales y funcionales que son de suma
importancia en la etapa de diseño.
Revisión de la bibliografía
Elaboración de la entrevista
40
dadas por él para así copilar toda la información necesaria para estructurar el
diseño de la base de datos. La entrevista se aplica a las tres personas que están
encargadas del manejo y la administración de los datos en la oficina de
coordinación.
Recopilación y análisis
Análisis Cualitativo
En este análisis se parte de una realidad por descubrir y como premisa se tiene
que la realidad del fenómeno social es la mente. Los individuos construyen la
realidad dándole significados. En cuanto a los datos hay que buscar ampliarlos al
máximo basándose en el lenguaje natural, para finalmente entender el contexto o
punto de vista del actor. Para Fernández y Baptista (2003), el análisis cualitativo
41
se encuentra definido como: “un método que busca obtener información de
sujetos, comunidades, contextos, variables o situaciones en profundidad,
asumiendo una postura reflexiva y evitando a toda costa no involucrar sus
creencias o experiencia” (Pág. 52).
Análisis Cuantitativo
42
4 DESARROLLO DEL PROYECTO
Se organiza una tabla en Excel que tenga los campos de la anterior tabla y los
datos de la información entregada por la Coordinación de carrera
C:\BASE_ESTUD_ING_TOPOGRAFICA\2016-07 - 13Datos de Ingeniería
Topográfica/Datos.xlsx. El archivo donde queda la información organizada es:
C:\BASE_ESTUD_ING_TOPOGRAFICA\2016-07 - 13Datos de Ingeniería
Topográfica/DATOS BASE ORGANIZADOS.xlsx.
43
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: DATOS_BASICOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE
44
Tabla de oficialización y ECAES
Así mismo, fue necesario trasladar algunos datos que se encontraba en la tabla
Seguimiento a Estudiantes y que por su naturaleza correspondían a la de Datos
Básicos, de esta manera se obtuvo la tabla OFICIALI_ECAES, que contiene los
campos CODIGO, PERIODO, ECAES y OBSERVACIONES, con la estructura que
se muestra en el cuadro 6.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: OFICIALI_ECAES
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad. Como es
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL
Llave PRINCIPAL, es un campo obligatorio debido a que tendrá relaciones con otras tablas.
Se introduce el período al momento de el estudiante oficializar matrícula, refrendando el carnet u
obteniendo el nuevo carnet para los recien ingresados. Es un campo obligatorio de llenado; de no
PERIODO Texto 10 SECUNDARIA
hacerlo el programa no segirá avanzando. Es clave SECUNDARIA ya que se podrán repetir los códigos
en el campo CODIGO pero nunca habra repetición de ambos campos a la vez.
Lleva la observación que ingresa el usuario según el caso para cada estudiante en cada período; no es
OBSERVACIONES Texto 200 NO
un campo obligatorio.
45
Cuadro 7. Estructura tabla “Oficiali_Ecaes”
46
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: ANTEPROYECTOS_PROYECTOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Se lleva un consecutivo y se creo para poder ubicar el CODIGO como clave Secundaria ya que se repite
id Autonumérico PRINCIPAL varias veces cuando el estudiante tiene mas de dos anteproyectos o cambia de opinión con respecto
al inicial.
CODIGO Texto 20 SECUNDARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
Lleva el titulo del anteproyecto y futuro proyecto de grado de cada estudiante. Es llave secundaria ya
TITULO_PROYECTO MEMO NO que el campo CODIGO se va a repetir pero el campo TITULO_PROYECTO se repetirá también pero no
con el mismo CODIGO. Nunca deberá haber dos registros que tengasn estos dos campos iguales.
APROBACION_ANTEPROYECTO Texto 45 NO Se coloca el acta con la cual se aprueba el anteproyecto de cada estudiante.
Se designa el acta con la cual se aprueba la prórroga que solicita el estudiante para poder continuar
PRORROGA_ACTA_APROBACION Texto 100 NO
con el trabajo del proyecto.
Se ingresa el nombre del Jurado 1 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda
con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan automáticamente
JURADO_1 Texto 35 NO
relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama RELACION
INDETERMINADA.
Se ingresa el nombre del Jurado 2 del proyecto de cada estudiante. Se utiliza asisténte para búsqueda
con valores obtenidos desde la tabla de DATOS_DOCENTES. Estas dos tablas quedan automáticamente
JURADO_2 Texto 35 NO
relacionadas aunque no tengan un campo en común; esta clase de relación se llama RELACION
INDETERMINADA.
Número Doble
NOTA 5 NO Designa la nota final del proyecto de cada estudiante.
General
OBSERVACION_GRAL MEMO NO Se requiere a observaciones generales que hay en todo el proceso del proyecto.
47
Cuadro 10. Tabla Anteproyectos _Proyectos
Tabla egresados
48
egresados, además si han obtenido algún tipo de reconocimiento, por lo cual la
tabla denominada EGRESADOS tiene la estructura que se muestra en el cuadro
11.
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: EGRESADOS
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
49
Tabla matrículas de honor
CODIGO Texto 20 PRIMARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
Número Doble Designa el promedio del periodo cursado con el cual el estudiante se hizo acreedor a la Matrícula de
PROMEDIO 5 NO
General Honor.
Se ingresa la forma de pago del dinero que el estudiante escogió. Se utiliza asisténte para búsqueda
PAGO Texto 25 NO
con valores de: EFECTIVO y EXENCION DE MATRICULA.
50
Tabla monitorias
COD_ASIG Texto 10 PRINCIPAL Lleva el respectivo código de cada asignatura dada por la Universidad Distrital.
Lleva el nombre dado por la Universidad Distrital a cada asignatura correspondiente con el código
NOMBRE_ASIG Texto 100 NO
anterior.
Las asignaturas que ya no hacen parte del pensum académico no poseen código,
por lo que se generaron unos código arbitrarios, los que son distintos a los códigos
de las materias vigentes (11111, 11112, 11113, 11114, 11115), esto fue necesario
toda vez, que este campo es llave principal y por consiguiente no debe tener
campos en blanco. Quedó así, una tabla con 81 registros (cuadro 16).
51
podrían tener el mismo nombre de asignatura y docente, solo cambiando el grupo
de la asignatura.
52
Cuadro 18. Tabla Monitorias
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
PERIODO Texto 8 SECUNDARIA Se le asignan valores del periodo en el que el estudiante se reintegra o no a la universidad
PROMEDIO Número Doble fijo NO Lleva el promedio general del estudiante con dos (2) decimales.
Se coloca la respuesta dada por la universidad ante la solicitud de reintegro pedida por el estudiante.
RESPUESTA Texto 4 NO
Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: SI o NO limitando la lista a estos valores.
Se ingresa la cantidad de reintegros del estudiante. El número nunca lleva decimales. Se utiliza
N_REINTEGROS Número Entero NO asisténte para búsqueda con valores de: 1, 2 ,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10. No se limita lista de valores por si
existiera algun caso poco probable de que se reintegrara un estudiante mas de 10 ocasiones.
Se debe ingresar las observaciones pertinentes y necesarias del proceso de reingreso de cada
OBSERVACIONES MEMO NO
estudiante.
53
Al importar esta tabla al software Access, fue necesario colocar dos llaves, toda
vez que un alumno puede haber solicitado reintegro en distintos periodos
académicos; por lo tanto a los campos CÓDIGO y PERIODO se les asignó una
clave a cada uno, logrando así que un mismo campo se pueda repetir, pero nunca
ambos campos a la vez. La tabla quedo entonces con 270 registros.
Entero largo
Id Autonumeración PRINCIPAL Es un numero que el programa coloca au
incremental
54
Fue necesario colocar un campo ID debido a que todos los campos, a diferencia
de NOMBRE_TRANSFERENCIAS, tienen celdas en blanco, además algunos
nombres pueden llegar a repetirse. El campo Id queda entonces como llave
principal y NOMBRE_TRANSFERENCIAS como llave secundaria; el campo
NOMBRE_TRANSFERENCIAS debe ir en esta tabla porque algunos aspirantes
no se les aceptó en su solicitud de ingresar a la universidad y por consiguiente no
se encuentran registrados en la tabla DATOS_BASICOS. La tabla quedo entonces
con 414 registros.
55
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: CORRESPONDECIA_RECIBIDA
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
Se ingresa un número de radicado dado por el usuario o personal de la oficina. Este dato se pued
RADICADO Texto 6 PRINCIPAL
repetir ya que cada año vuelve a comenzar el número de radicación.
Lleva la fecha de radicación del documento. Es clave secundaria ya que permite que el RADICAD
FECHA FECHA 15 SECUNDARIA
repita al igual que este FECHA pero nunca repiten los dos datos a la vez. Muestra selector de fec
REMITENTE texto 60 NO Corresponde a la persona o personas que estan escribiendo o enviando el documento
RECIBIO texto 25 NO Se ingresa el nombre de la persona que recibe el documento para ser radicado
56
Teniendo en cuenta que ambas tienen la misma estructura, se unifican dejando
una nueva columna denominada TIPO_PRUEBA, donde se indicará si es
validación o tutoría. También se crea un campo de OBSERVACIONES donde van
todos los comentarios que están dispersos en columnas que no corresponden. El
campo de ACTA No., divide en dos: uno que lleva el número de acta y el otro la
fecha del acta; esto con el fin de darle más dinamismo a la búsqueda y consultas
en la tabla.
Entero largo Se le asigna un número incremental del 1 en adelante. Si se borra algun registro este número no se
Id Autonumeración PRINCIPAL
Incremental podrá volver a utilizar.
CODIGO Texto 20 SECUNDARIA Lleva el código del estudinate entregado por la oficina de sistematización de la Universidad.
Se le asigna el tipo de exámen o prueba que el estudiante presentará. Asisténte para búsqueda con
TIPO_PRUEBA Texto 15 NO
valores de VALIDACION y TUTORIA.
ASIGNATURA Texto 80 NO Asisténte para búsqueda con valores de la tabla ASIGNATURAS del campo NOMBRE_ASIG.
DOCENTE Texto 150 NO Se ingresan los nombres y apellidos de docentes que esten evaluando o apoyando al estudiante.
ACTA Número Entero NO Es el número de Acta con el que se dictaminó sobre el proceso del estudiante.
FECHA_ACTA Fecha/Hora Fecha corta NO Corresponde a la fecha de reunión donde se realizó el Acta.
Doble General
NOTA Número NO Se ingresa la nota final obtenida ya sea en la validación o en la Tutoria.
decimáles 1
OBSERVACIONES Texto 160 NO Se coloca cualquier observación necesaria en el proceso.
57
Cuadro 27. Tabla Validaciones_Tutorias
IDENTIFICACION Texto 15 NO Lleva el numero de identificación o cédula que tiene cada docente.
NOMBRE_APELLIDO Texto 40 NO Se introduce nombres y apellidos de cada docente del proyecto curricular de Ingeniería to
SEXO Texto 3 NO Se ingresa el sexo de cada docente. Se utiliza asisténte para búsqueda con valores de: M,
FECHA_VINCULACION fecha corta NO Lleva la fecha en la cual el docente fue vinculado al programa. Formato dia/mes/año
TELEFONOS Texto 50 NO Se ingresa los números de telefono y celular de que disponga el docente.
EST_POSGRADO Texto 200 NO Últimos o más altos estudios de posgrado realizados por el docente
OBSERVACIONES Texto 150 NO Campo donde se colocará cualquier observación referente al docente.
58
A la tabla Datos_Docentes no tiene llave principal, esto con base en que en el
archivo suministrado por Coordinación no posee ninguno de los registros
completamente diligenciados y por lo tanto no cumpliría con la regla de integridad
la cual dice que todo campo clave no puede ser nulo, queda así conformada la
tabla DATOS_DOCENTES con 127 registros.
Ya teniendo este vínculo los campos que requieran de esta tabla se verán
beneficiados en el asistente de búsqueda el cual se actualizará automáticamente
cada vez que se ingresen o se eliminen docentes de la lista; pudiendo, como ya se
dijo, realizarlo desde cualquiera de las dos Bases de Datos.
4.2 FORMULARIOS
59
4.2.1 Formulario DATOS_BASICOS
Para lograr esta operación, fue necesario crear una consulta de datos anexados,
con la cual se toman los códigos nuevos y se llevan a la otra tabla para rellenar
ese campo el CODIGO. A esta consulta se le dio el nombre de ANEXA CODIGO
DATOS A OFICIALIZACION.
60
Cuadro 30. Actualización tabla Oficialización
61
Cuadro 31. Actualización tabla Oficialización
62
4.2.3 Formulario FM_ANTEPROYECTOS_ PROYECTOS
63
Cuadro 32. Consulta CS_ANTEPROYECTO
DIAS_APROBACION_A_HOY: ifFecha("d",[FECHA_APROBACION],Fecha())
Calculado este valor se procedió a crear tres cuadros de texto donde se calculará
cuantos años, mese y días han transcurrido desde que se aprobó el anteproyecto
hasta el día en el que el usuario está realizando la consulta.
64
Ilustración 6. Formulario consulta Anteproyecto por código
65
Para poder construir el formulario de entrada de datos, se elabora una consulta de
datos con la misma relación anteriormente descrita, entre las tablas EGRESADOS
y DATOS_BASICOS, esto para tener la certeza que los datos que se van a
ingresar corresponden tanto en código como en nombre. Esta consulta es llamada
CS_EGRESADOS, con el fin de que el usuario pueda consultar con solo escribir el
código, toda la información empresarial o laboral del egresado.
Una vez realizada la consulta, se genera el formulario en el cual los usuarios van a
ingresar datos nuevos o a consultar algún dato requerido, dentro de este se crea
un Subformulario CS_EGRESADOS en el cual se podrán visualizar los datos
requeridos.
66
4.2.5 Formulario principal de la base de datos
En este panel de control se crean links para acceder a cada uno de los
formularios, consultas, informes, etc, que son a su vez necesarios para el buen
funcionamiento de la base de datos, mediante botones que tienen asignado
realizar acciones como macros o procedimientos, para abrir otras pantallas de
trabajo, aumentando la eficiencia del mismo sin que el usuario tenga la necesidad
de ingresar a la base original.
67
4.2.6 Formulario OFICIALI_ECAES
68
Continuado con el de la tabla de oficialización, se puede observar que apenas se
ingrese el código ya sea nuevo o buscando un antiguo para oficializar, el
subformulario presentará el dato si el estudiante ya presentó o no presentó el
examen ECAES.
Lo primero que se realiza es la consulta por código de estudiante que han ganado
matrícula de honor; esta quedó con el nombre de CS_MATR_HONOR. Para esto
se relacionan las tablas: DATOS_BASICO, de donde se obtiene el NOMBRE del
estudiante y MATR_HONOR, de donde se obtienen todos sus campos.
69
Cuadro 36. Consulta matrícula de honor
70
Ilustración 11. Formulario matrícula de honor por código
En primer lugar se realiza la consulta por código de estudiantes que han realizado
monitorias, esta quedó con el nombre de CS_MONITORIAS. Para esto se
relacionan por el campo CÓDIGO dos tablas: DATOS_BASICO, de donde se
obtiene el campo nombre del estudiante y la tabla MONITORIAS, de donde se
extraen todos sus campos.
71
Ilustración 12. Formulario FM_CS_MONITORIAS
72
Cuadro 38. Consulta reingresos
73
Es importante aclarar que en esta tabla existen unos estudiantes con código de
carrera 33, y no 32 como se encuentran todos los registros de la tabla
DATOS_BASICOS; por lo tanto estos códigos no van a estar en esta última, al
igual que otros códigos que por algún motivo no están en la tabla de
DATOS_BASICOS, por consiguiente se optó por realizar la relación entre estas
dos tablas con la opción 2, que dice que se incluyen todos los registros de
REINGRESOS y solo aquellos registros de DATOS_BASICOS donde los campos
combinados sean iguales; así pues, la consulta nos traerá todos los 270 registros
de REINGRESOS con el defecto que en el campo NOMBRE, no van a aparecer
los nombres y apellidos de los estudiantes porque no están en la tabla
DATOS_BASICOS y es pues así que cuando se ingrese el código de estos
estudiantes van a aparecer todo el historial de sus reintegros, pero no su nombre a
menos que se actualice la base de datos original con sus datos correspondientes.
74
Cuadro 39. Consulta Transferencias
75
Es importante aclarar que en esta tabla existen unos estudiantes con códigos
anteriores que no fueron aceptados por lo tanto en el formulario de búsqueda
Transferencias no van a aparecer, toda vez que la búsqueda se realiza por
códigos que se asignaron en la carrera de Ingeniería Topográfica. Si se quisiera
observar un listado de los alumnos que no fueron aceptados, se puede realizar
una consulta a la tabla original de TRANSFERENCIAS.
76
4.2.11 Formulario correspondencia recibida
En este formulario fue necesario adicionar un botón de comando con una macro,
la cual lleva al último registro ingresado por el usuario, ya que este requiere saber
el último registro para seguir el consecutivo, es preciso aclarar que no se puede
dejar Autonumérico ya que cada año vuelve a reiniciar la numeración.
77
Cuadro 40. Consulta CS_CORRES_RECIBIDA
78
Finalmente se crea una nueva pestaña en el módulo principal llamada
CORRESP_RECIBIDA con su correspondiente icono de entrada.
Se procede a realizar la consulta de tal forma que entregue todos los datos de la
tabla VALIADACIONES_TUTORIAS, donde el campo FECHA_ACTA y el campo
Id se ordenen de forma ascendente, de tal manera que cuando se seleccione el
botón último registro, aparezca el último registro según la fecha de acta y según
79
orden de ingreso. En esta consulta también aparecerá el nombre del estudiante
que se trae de la tabla DATOS_BASICOS, esto con el fin de corroborar que la
información sea correcta. El nombre de esta consulta es
CS_VALIDACIONES_TURORIAS.
80
Finalmente se inserta un icono nuevo de Validaciones y Tutorías en la pestaña de
ANTEPROYECTOS del formulario principal INICIA_ING_TOPOGRAFICA, desde
donde se podrá tener acceso a esta serie de formularios creados para modificar la
información o anexar la nueva.
81
Ilustración 23. Subrutina Backup
Luego de creado este módulo, se trabaja una macro que sea autoejecutable en la
cual se le dará la orden de ejecutar el código RunSub; para este trabajo la macro
se denomina AutoExec con lo cual se ejecutará al momento de abrir la base de
datos.
82
aclarar que la copia será únicamente de las tablas actualizadas al momento de
realizarla; esto para que los archivos copia no sean tan pesados como la base. Se
recomienda tener una copia de los formularios, subformularios, consultas,
informes, macros, módulos y demás objetos de la base, de tal manera que solo
sea copiar estos elementos a una nueva base de datos. Esta copia de elementos
antes mencionados, se puede realizar cada vez que se modifica alguno de estos
elementos y se puede obtener desde Windows como cualquier archivo de otro
software diferente a Access.
Para que la carpeta no se llene con las copias generadas, se recomienda realizar
una limpieza periódica de estos cuando se esté seguro de no necesitarlos.
83
Se realiza la normalización de datos; así cada tabla quedaría con pocos campos
para lograr que sean operables y manejables entre sí.
Entero largo
Id_ACCESO Autonumeración PRINCIPAL Es un numero que el programa coloca automáticamente y que se va incrementando de uno en un
incremental
Lleva tipo de acceso ya sea ADMINISTRADOR o USUARIO. El formato es > para que el sistema devu
ACCESO Texto 15 NO
todo lo ingresado en Mayúscula que actúa como COMODIN.
84
CAMPOS PARA LA CREACION DE TABLA BASE DE INFORMACION
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS: ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES.accdb
NOMBRE DE LA TABLA O RELACION: BITACORA
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO CAMPO CLAVE DESCRIPCION
FECHA_INGRESO Fecha/Hora Fecha corta NO Lleva la fecha de ingreso al sistema por parte del ususario o administrador
HORA_INGRESO Fecha/Hora Hora mediana NO Lleva la hora de ingreso al sistema por parte del ususario o administrador
Como se dijo anteriormente, esta tabla lleva el registro de las entradas a la base
de datos, realizada por el Administrador y Usuarios; siempre mostrará solo el
último registro de entrada ya que cuando un Usuario o el Administrador acceda a
la base, este acceso borrará el anterior para ubicarse en el primer registro.
85
4.4.3 Usuarios
Entero largo
Id_USUARIO Autonumeración SI Lleva el número asignado automática
incremental
Entero largo
Id_ACCESO Número NO Valor predeterminado es 0. Asistente
automático
86
Ilustración 26. Formulario Autenticación de Ingreso Usuarios
87
funcionamiento, en las propiedades de este se debe colocar: “Si” en entrada de
datos, “No” en permitir eliminar, “No” en permitir ediciones, “No” en permitir filtros;
así también, en formato del formulario: en Botones de navegación se selecciona
“No” Selectores de registro “No”.
Se incorpora este formulario al módulo principal, mediante una macro que abra el
anterior formulario en vista formulario, quedando la interfaz principal en el módulo
de USUARIOS con su icono correspondiente, el cual al momento de darle clic
abrirá el formulario de ingreso a usuarios creado anteriormente.
Se procede a trabajar una parte importante de la base de datos dentro del módulo
de USUARIOS, este es el control de usuarios, el cual cada vez que un usuario o
administrador entra, se carga este registro en BITACORA y para que este registro
no se pierda se almacena en HISTORIA_ BITACORA; para lograr este proceso se
88
debe crear otro sub-menú donde se trabaje estas tres acciones (actualización,
modificación y eliminación).
89
Se procede a determinar los parámetros del módulo ACTUALIZACION, al cual se
le incorpora una consulta de anexo y que se cargue cuando se da clic en el icono
denominado “haga clic aquí”. Para lograr esto se crea una consulta de datos
anexos llamada CS_ACTUALIZACION USUARIOS la cual utilizará la tabla
BITACORA y sus tres campos (ID_USUARIO, FECHA_INGRESO,
HORA_INGRESO) y se anexa a la tabla HISTORIA_ BITACORA. Esta consulta
se carga al formulario FM_CONTROLUS en el módulo de ACTUALIZACIÓN,
cargando la macro que realiza la consulta de datos anexos en el icono “haga clic
aquí”.
90
El siguiente paso es activar el botón o icono denominado “haga clic aquí” de
MODIFCACIÓN en Control de Usuarios, generándole una macro que abra el
formulario FM_USUARIOS MODIFICACION, de tal manera que cuando se dé clic
en él se abra este formulario.
91
Seleccionada la pestaña ELIMINACIÓN en Control de Usuarios, se activa el botón
o icono denominado “haga clic aquí”, corriendo la macro que abre el formulario
FM_USUARIOS ELIMINACION.
92
Teniendo este formulario se crea el icono de acceso a “Búsqueda de Ingreso
Usuarios” en el módulo USUARIOS, en el cual se genera la macro que abrirá el
formulario FM_CS_SELECCION USUARIOS que ya se había creado
anteriormente y el cual mostrará las entradas de cada persona al sistema.
93
Este formulario lo enlazamos al módulo usuario, icono de reportes (impresora) con
una macro que lo abra al dar clic sobre él.
94
llamará el informe general y el cual se podrá imprimir por medio de un botón
diseñado en el reporte. Se crea un formulario FM_REPORTE POR USUARIOS el
cual lleva un cuadro de texto (txtusuario), donde se digitará el número del usuario
del cual vamos a extraer el reporte y un icono de “haga clic aquí” que es el que
permitirá cargar el reporte.
95
Ilustración 41. Informe INF_REPORTE SELECCION USUARIOS POR ITEM
96
Cuadro 51. Coordenadas recibidas por OneDrive
Esta información se procesó para calcular los datos de tal forma que los reciba el
SIG sin ningún problema, o sea se calcularon las coordenadas en grados
decimales:
Se obtuvieron finalmente tres campos que son los que se utilizarán en la tabla de
coordenadas de estudiantes la cual tendrá la estructura que se muestra en el
cuadro 53.
CODIGO Texto 20 PRINCIPAL Lleva el respectivo código de cada asignatura dada por la Universidad Distrital.
LONGITUD Número Doble NO Lleva el dato de la longitud oeste o negativa que da ubicación a la residencia del estudiante
LATITUD Número Doble NO Lleva el dato de la latitud norte o positiva que da ubicación a la residencia del estudiante
Luego se creó un formulario con el cual los usuarios van a ingresar las
coordenadas de futuros estudiantes y así mantener esta tabla actualizada.
97
Ilustración 42. Formulario coordenadas
98
Antes de comenzar a realizar esta conexión, es importante aclarar que Access
presenta inconvenientes al momento de trabajar varios usuarios una misma base
de datos, para solucionar esto, se optó por separar las tablas de la base de datos
de los demás objetos (consultas y formularios), quedando estas en una sola base
compartida llamada ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES_be, esta base es
alimentada por los usuarios desde cada uno de sus computadores, por medio de
los formularios de la base principal, estos cambios se ven reflejados
automáticamente y de esta manera el resto de usuarios verán reflejado los
cambios. Es así que el manejo de la base por multiusuarios no tendrá problemas
de funcionamiento.
99
En la siguiente ventana en origen de los datos se colocó el nombre y la ruta del
archivo de la base de datos ITOPOGRAFICA_ESTUDIANTES_be, que es en la
que se encuentran vinculadas todas las tablas del proyecto, incluida la tabla que
tiene las coordenadas de los estudiantes.
Se crea la base del mapa mediante archivos shapes. Los archivos que se
utilizaron pertenecen a municipios, localidades y UPZ del departamento de
Cundinamarca; estos se exportaron a la plataforma de ArcGis 10.3, junto con el
archivo de puntos shape creado anteriormente, para obtener el mapa base con el
nombre de ESTUDIANTES_ING_TOPO.xmd (ilustración 46).
100
Ilustración 46. Mapa base
101
Al ejecutarlo entrega el listado completo de los ADMITIDOS.
102
A continuación, se incorpora la consulta realizada en Access COOR_ESTUD;
una forma de hacerlo es ubicando el cursor en la capa o layer
XYCOORDENADAS_ESTUDIANTES_2 y con el botón derecho del mouse se
da propiedades y en la pantalla desplegada se selecciona la pestaña Joins &
Relates; en la pestaña Add del sector Join se busca el archivo a agregar en el
cudro de Join Data. En el número 1 se marca el campo con el que vamos a
enlazar la información (CODIGO), en el punto 2 se da clic para buscar la tabla
o consulta a enlazar mediante la conexión creada anteriormente, se buscó la
conexión y se seleccionó la consulta COOR_ESTUD, en el punto 3 se colocó el
campo CODIGO que está en la consulta y que nos va a permitir enlazar esta
información con el archivo espacial.
El Join se puede validar con una opción donde el sistema va a revisar que los
nombres sean correctos y además, cuántos de estos registros tienen empalme
entre las tablas.
Luego de ejecutar el Join se observa como la tabla original que tenía pocas
columnas ahora contiene columnas adicionales.
103
Cuadro 57. Tabla generada en el Join
104
Este join se puede deshacer en cualquier momento según el gusto del usuario o
se puede dejar tal como está, dándole la oportunidad al proyecto de actualizarse
automáticamente; esto quiere decir que cada vez que se actualice la consulta
original de Access, automáticamente refrescando el mapa de ArcMap se
actualizará la información en él.
105
4.6 MAPA CONCEPTUAL
106
CONCLUSIONES
Si bien, Access no es el software más avanzado para crea una base de datos,
si es un programa muy dinámico, eficiente y amigable, para que cualquier
persona pueda trabajarlo, además de ser una aplicación de Microsoft Office lo
que garantiza calidad.
107
RECOMENDACIONES
Tener presente que esta base de datos tiene una capacidad de 2GB, por lo
tanto, es importante ir desechando información que no se necesite después de
realizarle su respectiva copia digital. Se puede también optimizar creando
nuevos proyectos y vincularlos a este.
Si por alguna razón el sistema presenta fallas, se recuerda que todas las tablas
se pueden convertir en archivos Excel o lo que es mejor; toda la información se
puede migrar a SQL fácilmente, sin tener la necesidad de dejar de trabajar
estos formularios.
108
BIBLIOGRAFÍA
109
INFOGRAFÍA
http://www.aiu.edu/cursos/base%20de%20datos/pdf%20leccion%202/lecci%C3%B
3n%202.pdf
http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-
de-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204
http://www.mariapinto.es/e-coms/bases-de-datos/
http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_15/recursos/01_gene
ral/09062014/n_icontec.pdf
110
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Índice: Identificador único de cada fila de una tabla, permitiendo un rápido acceso
a los registros de una base de datos.
Integridad de Datos: Son los valores reales que se almacenan y se utilizan en las
estructuras de datos de una aplicación. La aplicación debe ejercer un control
deliberado sobre todos los procesos que utilicen los datos para garantizar la
corrección permanente de la información.
111
Macros: Serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de
forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra
forma, un macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras
instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Tabla: Es el tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por
un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa
de hoja de cálculo. Se utiliza para organizar y presentar información.
Usuarios: Es aquel que interactúa con el sistema a través de las interfaces que
proveen las aplicaciones estructuradas.
112