Chapter 6 Case Study.

Lego: Embracing change by combining business intelligence with a flexible information system.
The Lego Group, with headquarters located in Billund Denmark, is one of the largest toy
manufacturers in the world. Lego’s main products have been traditionally the bricks and figures
that children have played by generations. The Danish company experienced sustained expansion
since its creation in 1932 but had always kept its major manufacturing facilities in Denmark.
In 2003, Lego was facing tough competition from imitators and manufacturers of electronic toys.
In
an effort to reduce costs, the group decided to initiate a gradual restructuring process that still
continues today.
In 2006 the company announced that a large part of its production would be outsourced to the
electronics manufacturing service company Flextronics with plants in Mexico, Hungary and the
Czech Republic. The decision to outsource production came as a direct consequence of an
analysis
of Lego’s total supply-chain. To reduce labor costs, manually intensive processes were
outsourced
keeping only in Billund the highly skilled workers. Lego’s workforce was gradually reduced
from
8,300 employees in 2003 to approximately 4,200 in 2010. Additionally, production had to be
relocated to places closer to its natural markets. As a consequence of all these changes Lego was
transformed from being a firm mainly focused in manufacturing to a market oriented company
that
is now capable of reacting fast to the changing demands of the market.
Lego’s restructuring process, together with its recent double digit sales growth in the past few
years, led to the expansion of the company abroad and made its workforce more international.
All
these developments produced new challenges to the supply-chain and human resources
management of the company. The supply-chain had to be reengineered to simplify production
without reducing quality. Logistic planning improved the way the company had operated in the
past to work more closely with retailers, suppliers and the new outsourcing companies. At the
same time, the Human Resources (HR) department was required to play a more strategic role
inside the company. HR had to implement effective policies aimed at retaining and recruiting the
most qualified employees from a diversity of cultural backgrounds.
Adapting company’s operations to these transformations required of a flexible and robust IT
infrastructure with business intelligence capabilities that could help management to perform
better
forecasting and planning. As part of the solution, Lego choose to gradually put into operation the
SAP business suite software. SAP AG, a German company specialized in enterprise software
solutions, is one of the leading software companies in the world. SAP’s software products
include a
variety of applications designed to support efficiently all the essential functions and operations of
a
company. Among these applications, Lego choose to put in operation SAP Supply Chain
Management (SCM), SAP Product Lifecycle Management (PLM) and Enterprise Resources
Planning
(ERP) modules.
SAP SCM includes essential features such as supply-chain monitoring and analysis together with
forecasting, planning and inventory optimization. Using SAP PLM product development
processes
and systems can be optimized. SAP ERP includes among other applications the Human Capital
Management (HCM) module for personnel administration and development.
SAP’s business suite design is based on a flexible 3-tier client-server architecture that can be
easily
adapted to the new Service Oriented Architecture (SOA) available in the latest versions of the
software. In the first tier, a client interface -a browser-type SAP graphical user interface (GUI)
running on either a laptop, desktop or mobile device- submits user’s requests to the application
servers. The applications servers – the second tier in the system- receive and process multiple
clients’ requests. In turn, these application servers send the processed requests to the database
system -the third tier- consisting of one or more relational databases. SAP’s business suite
supports
databases from different vendors such as Oracle, Microsoft, and MySQL among others. The
relational databases contain the tables with data about LEGO’S products, its daily operation, the
supply-chain and the thousands of Lego’s employees. Managers can easily obtain reports from
databases with the SAP query tool since its use does not require any technical skill. Additionally,
the
distributed architecture enables authorized Lego’s personnel and employees, direct access to the
database system from other sites of the company in Europe, North America and Asia.
The ERP-HCM module includes advanced features such as “Talent Manager” as well as
employee
administration, reporting, travel and time management. These features allow Lego’s HR
personnel
to select the best candidates for a position, schedule his/her appropriate training, and create a
stimulus plan to retaining them. It is also possible to include performance measurements and get
real time insight into HR trends. Using these advanced features together with tools from other
software vendors, Lego’s managers keep track of employees’ potential as future leaders of a
group,
develop their careers, and forecast the recruiting of new employees with certain skills.
 Case 6 translate

Lego: Merangkul perubahan dengan menggabungkan intelijen bisnis dengan sistem informasi
yang fleksibel

Grup Lego, dengan kantor pusat berlokasi di Billund Denmark, adalah salah satu mainan
terbesarprodusen di dunia. Produk utama Lego secara tradisional adalah batu bata dan
gambarbahwa anak-anak telah bermain dari generasi ke generasi. Perusahaan Denmark
mengalami ekspansi berkelanjutansejak didirikan pada tahun 1932 tetapi selalu mempertahankan
fasilitas manufaktur utamanya di Denmark.Pada tahun 2003, Lego menghadapi persaingan ketat
dari peniru dan produsen mainan elektronik. Diupaya untuk mengurangi biaya, kelompok
memutuskan untuk memulai proses restrukturisasi bertahap yang masihberlanjut hari ini.

Pada tahun 2006 perusahaan mengumumkan bahwa sebagian besar produksinya akan diserahkan
kepada pihak perusahaanperusahaan jasa pembuatan elektronik Flextronics dengan pabrik di
Meksiko, Hongaria danRepublik Ceko. Keputusan untuk melakukan outsourcing produksi
datang sebagai konsekuensi langsung dari suatu analisisdari total rantai pasokan Lego. Untuk
mengurangi biaya tenaga kerja, proses intensif secara manual dilakukan oleh pihak luarhanya
menjaga di Billund pekerja yang sangat terampil. Tenaga kerja Lego secara bertahap dikurangi
dari8.300 karyawan pada tahun 2003 menjadi sekitar 4.200 pada tahun 2010. Selain itu, produksi
harusdipindahkan ke tempat-tempat yang lebih dekat dengan pasar alami. Sebagai konsekuensi
dari semua perubahan ini, Lego adalahberubah dari menjadi perusahaan yang terutama berfokus
di bidang manufaktur menjadi perusahaan yang berorientasi pasar itusekarang mampu bereaksi
cepat terhadap perubahan permintaan pasar

Proses restrukturisasi Lego, bersama dengan pertumbuhan penjualan dua digit baru-baru ini
dalam beberapa terakhirtahun, menyebabkan ekspansi perusahaan di luar negeri dan menjadikan
tenaga kerjanya lebih internasional. Semuaperkembangan ini menghasilkan tantangan baru pada
rantai pasokan dan sumber daya manusiamanajemen perusahaan. Rantai pasokan harus
direkayasa ulang untuk menyederhanakan produksitanpa mengurangi kualitas. Perencanaan
logistik meningkatkan cara perusahaan beroperasi dimasa lalu untuk bekerja lebih dekat dengan
pengecer, pemasok dan perusahaan outsourcing baru. Padasaat yang sama, departemen Sumber
Daya Manusia (SDM) diminta untuk memainkan peran yang lebih strategisdi dalam perusahaan.
SDM harus menerapkan kebijakan efektif yang bertujuan mempertahankan dan
merekrutsebagian besar karyawan yang berkualitas dari beragam latar belakang budaya.

Menyesuaikan operasi perusahaan dengan transformasi ini membutuhkan TI yang fleksibel dan
kuatinfrastruktur dengan kemampuan intelijen bisnis yang dapat membantu manajemen
berkinerja lebih baikperamalan dan perencanaan. Sebagai bagian dari solusi, Lego memilih
untuk secara bertahap dioperasikanPerangkat lunak SAP business suite. SAP AG, sebuah
perusahaan Jerman yang mengkhususkan diri dalam perangkat lunak perusahaansolusi, adalah
salah satu perusahaan perangkat lunak terkemuka di dunia. Produk perangkat lunak SAP
meliputi aberbagai aplikasi yang dirancang untuk mendukung secara efisien semua fungsi dan
operasi penting aperusahaan. Di antara aplikasi ini, Lego memilih untuk mengoperasikan SAP
Supply ChainManajemen (SCM), Manajemen Siklus Hidup Produk SAP (PLM) dan
Perencanaan Sumber Daya Perusahaan(ERP) modul

SAP SCM mencakup fitur-fitur penting seperti pemantauan dan analisis rantai pasokan
bersamaperkiraan, perencanaan, dan optimalisasi inventaris. Menggunakan proses
pengembangan produk SAP PLMdan sistem dapat dioptimalkan. SAP ERP mencakup antara lain
aplikasi Human CapitalModul Manajemen (HCM) untuk administrasi dan pengembangan
personel.Desain suite bisnis SAP didasarkan pada arsitektur klien-server 3 tingkat yang fleksibel
yang dapat dengan mudahdiadaptasi ke Arsitektur Berorientasi Layanan (SOA) baru yang
tersedia di versi terbaru perangkat lunak. Di tingkat pertama, antarmuka klien - jenis antarmuka
pengguna grafis SAP (GUI)berjalan pada laptop, desktop, atau perangkat seluler - mengirimkan
permintaan pengguna ke aplikasiserver. Server aplikasi - tingkat kedua dalam sistem- menerima
dan memproses banyakpermintaan klien. Pada gilirannya, server aplikasi ini mengirimkan
permintaan yang diproses ke databasesystem -thier tier- terdiri dari satu atau lebih database
relasional. Dukungan paket bisnis SAPdatabase dari vendor yang berbeda seperti Oracle,
Microsoft, dan MySQL antara lain. Itubasis data relasional berisi tabel dengan data tentang
produk LEGO, operasi hariannya, therantai pasokan dan ribuan karyawan Lego. Manajer dapat
dengan mudah mendapatkan laporan daridatabase dengan alat permintaan SAP karena
penggunaannya tidak memerlukan keterampilan teknis apa pun. Selain itu,arsitektur terdistribusi
memungkinkan personel dan karyawan resmi Lego, akses langsung kesistem basis data dari situs
lain perusahaan di Eropa, Amerika Utara dan Asia.
Modul ERP-HCM mencakup fitur-fitur canggih seperti "Manajer Bakat" serta
karyawanadministrasi, pelaporan, perjalanan dan manajemen waktu. Fitur-fitur ini
memungkinkan personel SDM Legountuk memilih kandidat terbaik untuk suatu posisi,
jadwalkan pelatihan yang sesuai, dan buat arencana stimulus untuk mempertahankan mereka.
Dimungkinkan juga untuk memasukkan pengukuran kinerja dan mendapatkanwawasan waktu
nyata ke dalam tren SDM. Menggunakan fitur-fitur canggih ini bersama-sama dengan alat-alat
dari yang lainvendor perangkat lunak, manajer Lego melacak potensi karyawan sebagai
pemimpin masa depan grup,mengembangkan karier mereka, dan memperkirakan perekrutan
karyawan baru dengan keterampilan tertentu.