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Nadie que se precie de ser inteligente, racional y talentoso, buen padre de familia,
buen profesional, buen docente o buen ejecutivo podrá desconocer que el mundo
gira no por casualidad, ni por el azar, todo deviene de una causa y un efecto
inminente, nada está estático, la materia viva o muerta cambia, todo cambia todo el
tiempo. Estamos inmersos en un sistema holístico funcional universal. Es imperativo
el educador, docente de vanguardia, dejó de ser áulico y libresco para mostrarse
integrando a la nueva sociedad del conocimiento y asumir uno de los retos más
importantes que debe afrontar el hombre peruano para romper con la dependencia
económica y tecnológica, precisamente reflexionando y transformando el contexto a
través de la investigación, con la finalidad de escudriñar y aprovechar la cuantiosa
riqueza natural, derivadas en parte de la escasa o nula investigación científica.
Desinterés que deviene de inadecuados procesos de enseñanza aprendizaje desde
los niveles básicos hasta los superiores universitarios. Esta es y será la única forma
de trascender como personas, de desarrollar país, es adquiriendo el hábito de
cuestionar e investigar el entorno que nos rodea.
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contexto. Esto es lo que ahuyentará el fantasma de la pobreza. La pobreza no
existe, solo existe como respuesta lánguida en el débil cerebro del mediocre. Se
precisa comprender la ciencia administrativas como la aplicación estratégicamente
hábil de los procesos y procedimientos científicos en todas las actividades humanas
en el marco del desarrollo institucional. Es científica en cuanto que es el
“conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas”; y, es arte, en cuanto
que es la “virtud, disposición o habilidad para hacer alguna cosa”. Precisamente
esto permite aumentar la eficiencia, cristaliza la naturaleza de la administración,
permite la investigación para el logro de las metas sociales. La ciencia
administrativa no es de exclusiva aplicación para las instituciones industriales,
comerciales o de servicios, ella constituye l punto de partida para el desarrollo de la
institución familiar. Sin la luz de las ciencias administrativas y del comportamiento
organizacional, la técnica de racionalización poca o nada podría avanzar. Son
tiempos difíciles de cambios vertiginosos y nada contemplativos, somos parte
directa del teatro de la vida cotidiana, no queda otra, actuar con eficiencia y calidad
en y con el papel que nos corresponda actuar en el diario vivir.
Cualquier actividad formal personal y/o grupal, objetiva y racional que pudiera
realizarse deba planearse y planificarse sobre la base de los principios básicos de
la administración científica: Planeamiento, Organización, Ejecución y monitoreo,
Evaluación, contrastación, y políticas de acción correctiva. Durante el proceso el
investigador debe ajustar y/o rediseñar los procedimientos a efecto de lograr
resultados válidos y confiables. No se puede hacer lo que se quiere sino lo que se
debe. En las organizaciones industriales, comerciales y hasta en la de servicios
debe pesar el planeamiento, la formalidad, el raciocino, la normatividad, no la
subjetividad, las emociones, los sentimientos unipersonales. Es muy diferente dirigir
instituciones educativas a gestionarlas. Esa es la mayor dificultad de los docentes
cuando se insertan como profesionales, técnicos o funcionarios en las instituciones
industriales administrativas, les es difícil de desprenderse de estos viejos
paradigmas, etc. Esta filosofía está alejada de la direccionalidad de las instituciones
educativas. Las organizaciones lentas, mediocres y paquidérmicas, lo son, porque
cuentan en su interior con individuos con serios problemas de autoestima personal,
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incapaces de enfrentar el entorno sintiéndose replegadas, agredidas, violentadas, o
menospreciadas, buscan que las personas y la institución se rindan a sus interés
personalistas. Las organizaciones líderes no quieren individuos que se lamenten,
sufran, muestren pérdidas de autoestima, y/o se quejen por razones personalistas,
quieren gente que piense y sienta de acuerdo a la visión, misión y filosofía
organizacional.
Planear no es un lujo que solo las grandes empresas pueden darse, también
constituye una herramienta poderosa que distingue al hombre fuera del común, para
la mediana o pequeña empresa o la institución familiar. La suerte y el destino no
existe, solo existe la activación de los circuitos cerebrales en el contacto con la
realidad que nos impulsa a la acción, la voluntad y la mística en el desear y querer
trascender. La historia no hace al hombre, es el hombre quien finalmente escribe su
propia historia. Una organización que no controla su destino mediante la planeación
y formulación de estrategias adecuadas puede ser víctima indefensa de los cambios
del mercado, de la economía y de otros elementos del entorno así como de los
ataques de la competencia. Muchos directivos, ejecutivos, empresarios fracasaron
en su intento de implementar estrategias que fueron diseñadas en el departamento
de planeación sin la intervención, sin el involucramiento de todos los niveles de la
organización. En un mundo vertiginoso y competitivo como el actual, padre de
familia, el profesional, el docente, el director, ejecutivo o gerente improvisado es
candidato a ser huésped de Jurassic Park.
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requiere que las medidas a tomarse, sean aplicadas con mucho tino. La doctrina de
Racionalización es de vital importancia pues ella va a nutrir la labor de la función de
organización y métodos y servirá de derrotero teórico de las actividades que se van
a realizar en las Oficinas de Racionalización en la empresa. La política, es el
conjunto de principios fundados en la investigación científica (teoría, arte y
práctica), que asume manifestaciones de las organizaciones, empresas líderes,
respecto de las aspiraciones que exige el cambio en razón de las reglas de
procedimientos establecidos en relación a los métodos con que trabaja.
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La aplicación de la racionalización se efectúa esencialmente en las labores de
gestión, preguntándose, en primer lugar, cuál es la mejor manera de combinar estos
recursos (recursos económicos: finanzas; recursos humanos: talento personal;
administración del tiempo: Plazos; Comercialización: marketing; recursos
materiales: logística). Precisa de contar con personal técnico especializado que
coadyuven al establecimiento, fomento y aplicación de las normas técnicas y
científicas que permitan controlar y eliminar todas aquellas variables interferentes
generadoras de defectos, desaciertos, errores, omisiones y/o conflictos en la
empresa. La racionalización a cargo de personas inoperantes e incompetentes
puede degenerarse en conflicto personal e institucional.
Sin duda alguna, resulta ventajoso contar con una oficina de racionalización que
marca su accionar en los paradigmas del cambio Este procedimiento permite: a)
eliminar pérdidas de tiempo en faenas inútiles, sistemas de trabajo inadecuados,
materiales y recursos inapropiados; b) reduce al mínimo los recursos mal utilizados;
c) elimina la pérdida de tiempo; d) permite un mayor aprovechamiento de los
recursos y capitales.
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¿Qué se entiende por Racionalización Aplicada?
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h) No perder la cordialidad, el trato personal y las buenas maneras, asistencia y
horarios establecidos;
i) Prepárese y busque información base, asimismo considere los medios y
materiales de trabajo,
j) Para al acercarse a la oficina o área donde realizará su labor técnica lleve
consigo los documentos formales que le facultad a realizar dicha actividad;
k) No solicitar ni aceptar favores, lisonjas o sobornos con el propósito de alterar
y/o entorpecer el proceso, etc. Respecto del procedimiento de análisis a
realizarse, el especialista, en primera instancia deberá presentarse al jefe de
sección, oficina o área, seguidamente describir los objetivos que persigue,
solicitando todo el apoyo que pudiera necesitar. Asimismo tendrá que
adoptar una actitud interrogativa, formulando de manera sistemática una
serie de preguntas que resuman los aspectos principales del procedimiento.
Casi siempre la sucesión de preguntas que se emplean para el análisis son
las siguientes: ¿Qué se hace?, ¿Para quién o quiénes? ¿Quién?,
¿Cuándo?, ¿En dónde?, ¿Cómo?, ¿Cuánto?, ¿Con qué? ¿Para qué?, ¿Con
quiénes?, ¿En cuánto tiempo?, y ¿A quién debo informar?
a) Suprimir procedimientos.
d) Simplificar procedimientos.
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La Oficina de Racionalización: Líneas Prioritarias
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b) Participar en los diseños de nuevas formas organizacionales para
modernizar y fortalecer el funcionamiento de la sede institucional, así como
de los Centros y Programas Educativos del ámbito regional.
c) Participar en la formulación de la Estructura Orgánica, Funciones, cargos y
Cuadros de Asignación de Personal (Estructural).
Manual de Procedimientos
Simplificación Administrativa
Reglamento Interno.
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r) Realizar seguimiento sobre trámite documentario a nivel de la Sede de la Dirección
Regional de Educación del Callao.
Los “capitanes de la industria” que con visión y esfuerzo lograban poner un producto
o conquistar un mercado y con ello fundaban grandes organizaciones, son resabios
de un pasado de la preguerra. Las organizaciones modernas, comerciales,
industriales y/o de servicios son la consecuencia de un vasto trabajo en equipo, en
donde cada uno de sus integrantes debe cumplir funciones definidas, que se pautan
no solo en cuento a su enunciado, sino también al método y forma en que se
ejecutan. El éxito de una organización que se traduce en un funcionamiento
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económico superavitario es el que permite su crecimiento y su pervivencia en el
tiempo.
¿Qué es un Sistema?
Sistema Administrativo
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de operativos, de proyectos e investigación, cultura corporativa, planeamiento del
talento humano, informática, audiovisuales, comunicacional, administración de
sueldos y salarios, sistema de incentivos y compensaciones, programas preventivos
de salud, programas de refuerzo motivacional, mercadotecnia, marketing, etc.
a. Posibilita la ejecución de los actos y/o procesos dentro del plazo que
se considera óptimo para su concreción . Las empresas necesitan
aprovisionarse; es eficiente aquel que consigue que los elementos
comprados estén disponibles en le fecha en que se los necesita .
Tenerlos por anticipados implica un gasto indebido de inmovilización de
activos ; no tenerlos en el momento preciso implica paros de línea con
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prejuicios en costos y en el ritmo de producción. Similar situación se
presenta con la producción de informes y estados periódicos , un
balance producido con un desfasaje de 15 días puede resultar un
adecuado elemento informativo . Sin embargo el mismo estado
proporcionado con una demora de dos meses , puede transformarse en
letra muerta , careciendo de utilidad .
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misma , o terceros que se vinculen a ella. Un sistema no será eficiente
cuando permite filtraciones en el correcto uso de bienes de la
organización , o de tiempos , de personal por los que se pagan
servicios .
2 Idalberto Chiavenato, Introducción a la Teoría General de Administración, 6ta edición, Pg. 363.
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mantenerla para mantenerla controlado dentro de aquel estándar o criterio
seleccionado. La retroalimentación es importante para realizar ajustes y detectar
posibles errores, así, el administrador hace la evaluación de los resultados
obtenidos, si este es defectuoso, se hace la corrección de la acción, se analiza las
fallas y se da la solución. Cuando el jefe corrige la acción errónea se realiza una
característica de control en un sistema administrativo. Esta son las tres
características básicas de un sistema administrativo:
Al final del segundo día de acción, el jefe puede volver a revisar el proceso de
trabajo. La disminución en la velocidad de corte redujo el porcentaje de rechazos.
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Las funciones actuales de una organización se realizan cuando se compran,
venden, pagan, cobran, reportan, almacenan, envían, reciben y el personal hace
uso de varios sistemas para realizar el trabajo.
Ruta aprobada y comprobada para un mejor Sistema.
¿Qué hace un analista para crear un sistema nuevo que sea mejor el presente?
Hay diversas formas de lograrlo. Algunos analistas adoptan un enfoque de
ingeniería para el mejoramiento de sistemas pues esta es la ruta que siguen los
ingenieros industriales al hacer mejoras en los sistemas físicos de la fábrica.
Activador Nº 1.
Una ley nueva de dirección exige un cambio en el sistema actual, tal como una lista
de pago.
Activador Nº 2.
La queja de un cliente importante llega hasta un alto ejecutivo.
Activador Nº 3.
Un departamento pide un gran incremento de sus fondos de operación.
Activador Nº 4.
Un asesor administrativo externo recomienda una investigación interna.
Activador Nº 5.
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El reporte de un auditor descubre deficiencias en un sistema específico.
Activador Nº 6.
Un reporte sobre resultados llega hasta un ejecutivo. no le agrada lo que lee.
Activador Nº 7.
Se crea un “cuelo e botella” la gente se alarma y dice “hay que hacer algo”.
Activador Nº 8.
A un ejecutivo se le ocurre una idea por tuvo una conversación con un ejecutivo de
otra organización, leyó un artículo o escucho una charla sobre sistemas.
Activador Nº 9.
El personal de sistema, trabaja en un programa planeado de “superación constante”
y descubre que este sistema es el que se programara inmediatamente para su
estudio. Pero existen docenas de ellas que pueden activar un estudio.
Las circunstancias mencionadas son solamente unos cuantos ejemplos.
Tendrá como finalidad quien estudia un sistema elaborar uno que sea bueno y que
este planeado para reemplazar al menos eficaz. Esto debe eliminar la mayor parte
de las pérdidas que ocurren en un sistema no planeado.
La gente usa otras palabras para indicar el concepto estudio de sistemas. He aquí
algunas: Estudio de factibilidad, investigación, análisis del sistema, investigación y
análisis, desarrollo de sistema y diseño de sistemas.
Cuando alguien estudia un sistema debe asegurarse que la tarea originará uno
mejor y para lograrlo seguirá los indicadores del trayecto clásico.
Indicador número 2.- Se explora el área general. Se procura obtener una idea
clara del problema y se busca algunos hechos definitivos. A este punto los
trabajadores con el jefe entran en acción. Se hacen preguntas. Se expone el
problema y das la opinión de ellos. Luego se selecciona y se crean los sistemas.
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Indicador número 3.- Señalamiento del estudio. Después de sus investigaciones
preliminares. Se estudian y se eligen los síntomas y después se tratan de definir el
problema.
Indicador número 5.- La entrevista. es tal vez la forma más productiva de tener
información. . La entrevista requiere para su realización, ante todo, dos personas en
actividad de algún modo distinto.
Indicador número 7.- Meditación. Esta es la etapa del ”lobo solitario”. Se debe
actuar solo. Aquí se digiere mentalmente la información que se ha reunido y
analizado. Se recurre a la fuerza del subconsciente para que ayude a ver:
a) Lo que es el sistema.
b) Lo que debe ser.
Indicador número 8.- Sistema o rediseño. Las ideas para lograr un mejor sistema
empiezan a brotar. Junto con “el equipo de mejoramiento” se reconstruye
mentalmente lo que estaba dividido. Esta es una enorme tarea que supone la
elaboración de planes, descripciones generales y muchos detalles.
Indicador número 9.- Las “criticas” (para la comprobación). Permítase que quien
entiende o maneja el sistema actual opine sobre las ideas nuevas. ¿Funcionarán?
Se escucha y agradece a estas personas, ya que pueden sacar de dudas. Esas son
las críticas saludables que ayudan a asegurarse de que el nuevo plan es adecuado
en la mayoría de sus detalles. Aquí no convienen las susceptibilidades.
Indicador número 11.- Implantación del nuevo sistema. ¿Qué debe hacerse?
¿Retener a los trabajadores? ¿Escribir procedimientos y programas de computación
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o las formas de pedido y diseño? ¿Pedir máquinas, equipo o materiales? Se hacen
planes, se compran utilería, y se programan todos los detalles. ¿Quién
desempeñará los cargos? ¿Para cuándo? El administrador especializado en
proyectos debe desempeñarse y mantenerse en contacto con los miembros del
equipo de proyecto. A lo largo de toda esta planeación (muchos proyectos de
sistemas han fracasado en este punto porque carecieron de habilidades
administrativas para proyectar). Una palabra muy importante en esta etapa es
“complementación”.
Indicador número 12.- Reporte de los Resultados Reales. Después que le
sistema nuevo haya estado en funcionamiento durante 4 ó 5 meses, se pregunta
“¿Cuántos de los beneficios que proporciona el sistema nuevo no proporcionaba el
anterior?” ¿Se consiguieron los resultados específicos que se esperaban? Por lo
general un sistema nuevo a veces tarda hasta 6 meses antes de que rinda
beneficios completos.
El orden puede variar según el nivel del usuario (Institución) al cual la dirige,
pudiendo ceñirse a los criterios siguientes:
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BIBLIOGRAFIA BÁSICA
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