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COMPUTACIÓN APLICADA
UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo

Indice
Introducción 4
TEMA 1. PLANILLAS DE CÁLCULO 5

1.1 La ventana principal 5
1.2 El menú Archivo 6
1.3 Las barras 7
1.4 Personalizar el entorno de trabajo 8
1.5 Operaciones con archivos 8
1.6 Abrir y guardar un libro 8
1.7 Copias de seguridad y proteger documento con contraseña 10
1.8 Compatibilidad: convertir libros 10
1.9 Movimiento rápido en la hoja 10
1.10 Introducir y modificar datos 11
1.11 Tipos de datos (numéricos, texto, fechas) 11
1.12 Errores en los datos 12
1.13 Introducción a las fórmulas 13
TEMA 2. LAS HOJAS 14

2.1 Las hojas: insertar y eliminar 14
2.2 Las hojas: cambiar nombre, ocultar y mostrar hojas 15
TEMA 3. CELDAS 17
3.1 Manipulando celdas 17
3.2 Fuentes, alineación, bordes y relleno 18
3.3 Proteger las celdas 19
3.4 Formato condicional 19
3.5 Los temas 20
3.6 Estilos predefinidos 21
TEMA 4. FILAS Y COLUMNAS 22

4.1 Autoajustar filas y columnas 22
4.1 Autoajustar filas y columnas 23
4.3 Insertar celdas, filas y columnas en una hoja 23
4.4 Eliminar celdas, filas y columnas en una hoja 24
UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 2

TEMA 5. LOS DATOS 25

5.1 Eliminación de filas duplicadas 25
5.2 Validación de datos 26
5.3 Ordenamiento, búsqueda y reemplazo de datos 26
5.4 Esquemas y vistas 28
5.5 Impresión 33
RESUMEN 36
BIBLIOGRAFÍA 37

Introducción
Una de las labores que día a día un prevencionista de riesgos debe realizar es el constante trabajo con
controles estadísticos, cálculos matemáticos referentes a las cargas de combustibles y densidad/carga
combustible, cálculos de implementación de extintores, confecciones de tablas para la implementación
de protección auditiva (atenuación), cálculos en virtud a la normativa legal vigente referente a la medi-
ción de ruidos, cálculos de cotizaciones según la Ley 16.744, entre otros.
Todo lo anterior, hasta hace pocos años, se realizaba de forma manual, lo que llevaba a que existieran
grandes errores por diferencias en los cálculos reales, y los prevencionistas de riesgos, al entregar infor-
mación errada, perdían tiempo al tener que ingresar y calcular la información más de una vez. Hoy en
día, para lograr procesar datos y transformarlos en información, necesitamos sistemas informáticos co-
nocidos como software, que permiten realizar esta función a los usuarios, y para ellos están los conocidos
como planillas de cálculo.
En el mundo de los trabajos de análisis de números, la empresa Microsoft presenta en la línea de sistemas
para ofimática el software conocido como Excel. Este entrega a los usuarios un libro con hojas de cálculo
constituidas de tablas, las que se componen de filas, columnas y la intersección de estas, conocidas como
celdas, en las cuales se podrán ingresar los valores como datos, y luego, por medio de funciones según la
necesidad, se entregará la información en un sector de la hoja de cálculo.
En una hoja de cálculo se ofrece una gran cantidad de cálculos modernos por medio de funciones básicas,
funciones anidadas, gráficos, análisis estadísticos por medio de tablas dinámicas, etc. Lo anterior lleva
a que, hoy en día, Microsoft Excel sea fundamental en las oficinas actuales para llevar la contabilidad y
elaboración de informes para la ayuda en la toma de decisiones.

TEMA 1. PLANILLAS DE CÁLCULO
Las planillas de cálculo son documentos compuestos de datos numéricos y alfanuméricos que se
hallan dispuestos en tablas. Estos documentos pueden ser creados, editados y visualizados con
distintos programas, los cuales permiten realizar operaciones matemáticas, crear tablas dinámicas,
dibujar gráficos y muchas cosas más. Microsoft Excel es uno de los software que permiten manipu-
lar datos dentro de una planilla de cálculo.
A continuación veremos acciones y elementos básicos dentro de la planilla de cálculo de Excel.
1.1 La ventana principal
Microsoft Excel presenta a los usuarios un gran número de segmentos, los que durante esta unidad
se presentarán para comprender el uso de estas para entregar las soluciones a los usuarios. En este
caso podemos ver claramente los elementos que se nos presentan en la ventana principal.
Figura 1: ventana principal de Excel y sus elementos.

1.2 El menú Archivo
Este programa presenta a los usuarios herramientas a través de menús desplegables. En el caso
del menú Archivo, este entrega a los usuarios las opciones de “Guardar” el archivo con un nombre
dentro del sistema, “Abrir” un archivo con las características compatibles y, a la vez, permite “Ce-
rrar” el archivo, si no se desea utilizar, mediante el ícono con una X en el vértice superior derecho.
Dentro de las otras opciones que se nos presentan están la de “Información”, que muestra las ca-
racterísticas del archivo, como fecha de creación, fecha de modificación, autor, tipos de permisos,
entre otras opciones; “Recientes”, que presenta los documentos recientes de Excel con los cuales
se ha trabajado en el equipo, lo que permite realizar una búsqueda en caso de olvido del nombre
del archivo correspondiente; e “Imprimir”, que nos entrega diversas alternativas para imprimir y
realizar las correspondientes configuraciones para una buena impresión.
Figura 1: ventana principal de Excel y sus elementos.

1.3 Las barras
El sistema Excel presenta al usuario diferentes formas de entregar los componentes que tiene a
disposición y así permitir realizar las separaciones por medio de las herramientas que se pueden
utilizar. Dentro de las distintas barras que posee el programa podemos encontrar:
a) Barra de menú: corresponde a un resumen de los agrupamientos de funciones que

presenta Microsoft Excel, para que los usuarios, por medio de dichos nombres, se diri-
jan más rápido a los recursos que deseen ocupar para desarrollar las tareas que nece-
siten cubrir. La barra de menú presenta un grupo de pestañas identificadas, a través de
las cuales, al pulsar en ellas, se puede acceder a sus componentes.
Figura 3: barra de menú.
b) Barra de herramientas: es la composición detallada de los recursos que presenta

cada una de las opciones de la barra de menú. En este segmento los recursos se suba-
grupan por relación, presentándoles a los usuarios un nombre que los asocie e identi-
ficando cada recurso con imágenes que permitan tener un claro reconocimiento y, en
algunos casos, acompañados de textos que ayudan a su identificación de la imagen.
Figura 4: barra de herramientas.
c) Barra de fórmulas: presenta la identificación de la celda donde se va a aplicar una

modificación (en la imagen “A1”) y además permite, al presionar ____ con el cursor,
descubrir el grupo de funciones que presenta a los usuarios para que sean usadas con
una ventana de ayuda. En caso de que un usuario domine la estructura de la fórmula,
puede digitarla en el sector en blanco que se encuentra a la derecha del símbolo , ____
logrando así un ahorro de tiempo en la presentación de la fórmula a aplicar.
Figura 5: barra de fórmulas.

1.4 Personalizar el entorno de trabajo
Personalizar el entorno de trabajo en Microsoft Excel invita al usuario a realizar lo referente al fon-
do que quiera aplicar a la hoja de trabajo, la edición de los márgenes para impresión y el tamaño
de la hoja (recordando que una hoja tamaño Carta es de 21,7 cm x 27 cm y la hoja de Oficio es
de 21,7 cm x 33 cm); también permite definir la orientación de la página para su vista y posterior
impresión (vertical u horizontal). Lo anterior y más opciones se encuentra seleccionando la pestaña
Diseño de Página y luego las opciones de “Temas”, “Configurar página”, “Ajustar área de impre-
sión”, “Opciones de la hoja” y “Organizar”.
Figura 6: plantilla de cálculo personalizada con imagen de fondo y textos con estilo.
1.5 Operaciones con archivos
En el mundo de la ofimática, Microsoft Excel cumple con las funciones básicas que se pueden reali-
zar a un archivo, como la de asignarle un nombre y guardarlo en un dispositivo de almacenamiento
interno, externo o en Cloud (almacenamiento en la nube), como Office 365, OneDrive, Dropbox,
entre otros.
También permite, una vez abierto Microsoft Excel, buscar el archivo en el lugar almacenado para
abrirlo, leerlo o editarlo.
1.6 Abrir y guardar un libro
Para poder comenzar a trabajar en el programa de Microsoft Excel es necesario realizar tres accio-
nes básicas, con el fin de asegurarnos de que podamos, en primer lugar, abrir un libro, guardarlo
en caso de necesitar modificar datos posteriormente o tener la información respaldada, y cerrarlo
para finalizar el trabajo.

a) Abrir: una de las opciones básicas que se debe realizar en Microsoft Excel es la de abrir un
archivo. Para ello debes dirigirte al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir, teniendo la se-
guridad del nombre del archivo y la ubicación de este en el medio de almacenamiento donde
se debe realizar la búsqueda.
(1)
Figura 7: al presionar en la opción Abrir del menú de archivo, se desplegará la ventana que se muestra en la imagen .
b) Guardar: es aconsejable guardar el libro de Excel por primera vez antes de realizar
las primeras modificaciones, para no perder los cambios posteriores debido a un error
en el sistema. Cuando se guarda el archivo por primera vez, siempre se debe definir el
tipo de documento o extensión, para luego ser abierto con el sistema necesario.
Para lo anterior debes ir a la pestaña Archivo y luego seleccionar la opción “Guardar”.
Así, durante el trabajo en el archivo se seleccionará guardar sin tener la necesidad de
otorgarle un nombre y una ubicación exacta.
(1)
Figura 7: al presionar en la opción Abrir del menú de archivo, se desplegará la ventana que se muestra en la imagen .
1 - Los diferentes tipos se abordarán en el tema 1.8 Compatibilidad.

1.7 Copias de seguridad y proteger documento con contraseña
Microsoft Excel presenta a los usuarios medidas de seguridad al trabajar con un documento desde
que este se crea. Por ejemplo, proteger a través de una contraseña el archivo, la cual se solicitará a
la hora de abrirlo, y en caso de no ingresar la contraseña correcta, no se podrá abrir el documento
ni tampoco se podrá ver la hoja de trabajo.
Otra opción de seguridad es dejar protegidos algunos rangos del documento, para que los usuarios
no puedan realizar modificaciones, y en caso de que deseen efectuarlas, solo deberán ingresar los
caracteres de la contraseña asignada.
Figura 9: opciones de seguridad.
1.8 Compatibilidad: convertir libros
Además de todas las herramientas vistas anteriormente, el programa entrega a los usuarios varias
opciones de vistas del documento que uno crea (diferentes formatos). Esto se define cuando
guardamos el documento, donde no solo se debe asignar un nombre al archivo, sino que también
se debe definir el tipo de documento, ya que por defecto es Libro Excel. Esto implica que se debe
tener claro para qué se usará el documento en otras ocasiones y así se puedan realizar los cambios
que se desean.
1.9 Movimiento rápido en la hoja

Para profundizar sobre el
tema revise el siguiente
Debido a la gran cantidad de celdas con que cuenta una planilla de cálculo, se nos permite en Mi- enlace:
crosoft Excel realizar avances más rápidos a través de los siguientes comandos: Formatos de archivo que
Tecla Ctrl Dirección del cursor (flecha del teclado) Acción admite Excel:
https://support.office.com/
Ctrl Cursor a la derecha Última columna de la hoja es-ar/article/Formatos-de-
Ctrl Cursor a la izquierda Primera columna de la hoja archivo-que-admite-Excel-
Ctrl Cursor para abajo Última fila de la hoja 0943ff2c-6014-4e8d-aaea-
Ctrl Cursor para arriba Primera fila de la hoja b83d51d46247
Tabla 1: comando de avance rápido.

Ejemplo 1: movimiento a última celda
Al presionar Ctrl teniendo seleccionada la celda A1 y luego la tecla Flecha derecha, esta
combinación lleva inmediatamente a la última columna, denominada XFD.
Ctrl
Figura 10: ejemplo de avance rápido.
1.10 Introducir y modificar datos
En la planilla de cálculo siempre se podrá ingresar datos cuando se encuentre activa la celda en la
que se desea realizar dicho proceso, la cual estará identificada con la ubicación de la fila y columna
correspondientes. Por ejemplo, si se desea ingresar un dato o modificarlo en la celda B3 (columna
B, fila 3), la celda activa debe estar como la de la imagen, con un color anaranjado el carácter “B” y
el número “3”, como lo muestra la imagen.
Figura 11: ejemplo de celda seleccionada y activa.
Teniendo esto listo se podrá comenzar a trabajar en la celda y documento, ingresando o modifican-
do datos del archivo.
1.11 Tipos de datos (numéricos, texto, fechas)
En una planilla de cálculo Excel se debe definir bien los tipos de datos que se desean ingresar o
calcular, como por ejemplo: números, textos, fechas, horas, fórmulas y funciones. Así, en una celda
se puede lograr ingresar hasta 32.000 caracteres.

• Números: 10.290; 0,23; 4%

• Texto: prevención, INACAP, abril
• Fecha y hora: 24/05/2015; domingo 24 de mayo de 2015
• Fórmula: 24+65-14
• Función: SUMA(B3:B8)
Figura 12: ejemplo de tipos de datos para dar formato a las celdas.
1.12 Errores en los datos
En una planilla de cálculo Excel, durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas
en Excel, es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera errónea, de tal forma que
sea imposible realizar el cálculo. Para identificar dónde se encuentra el error, la aplicación Excel
es capaz de detectar la celda, así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de
detección y resolución de errores.
•#¿NOMBRE? •#¡DIV/0! •#N/A

•#¡VALOR! •#¡REF! •#####
•#¡NUM! •#¡NULO!
Tabla 2: tipos de errores identificados por Excel.

1.13 Introducción a las fórmulas
En la planilla de cálculo de Excel, las fórmulas son operaciones aritméticas que bajo la operación
asignada permiten entregar un resultado, en el caso de que estén bien ingresadas, y uno de los
principios básicos para obtener un resultado de una fórmula es anteponer el símbolo “=”. En caso
contrario, no se obtendrá un resultado, sino el texto ingresado.
Por ejemplo:
• Si se ingresa en una celda 2+5, lo que aparecerá en la celda es el TEXTO “2+5”.

• Si se ingresa en una celda =2+5, lo que aparecerá en la celda seleccionada es “7”,
pues es el valor de la operación matemática de la suma de 2 más 5.
Revisa los libros “Curso de

Excel” de Díaz, S. J. M. (2010),
“Paso a paso: Microsoft®
Office Excel® 2007” de Hart-
Davis, G. (2010) y “Office
2010: paso a paso con
actividades”, capítulo 3 de
Ferreyra, C. G., Lomelí, D. L.
Á., & Grillo, G. M. (2012).

TEMA 2. LAS HOJAS
A una planilla de cálculo en Microsoft Excel se le denomina libro, debido a que está constituida
por varias hojas, presentando por defecto, según la versión, tres hojas en Excel 2010 y una hoja
en Excel 2013. Lo fundamental de estas hojas es que en ellas se podrán realizar las operaciones
necesarias, como también las relaciones entre la cantidad de hojas que el libro disponga, pues uno
puede ir incluyendo más hojas, llegando a un máximo total de 256 hojas en un libro.
En la imagen se puede observar un libro Excel compuesto de tres hojas, y además se puede dedu-
cir que las operaciones se están realizando en la hoja 3, que está activa, debido a que su nombre
se encuentra destacado.
Figura 13: imagen de pestaña de hojas en Excel.
2.1 Las hojas: insertar y eliminar

En una planilla de cálculo Excel se pueden insertar o eliminar hojas, según la necesidad de distri-
bución que como usuario quiera de ellas. Para ver las opciones que uno puede realizar, se debe ir
al vértice inferior izquierdo de la hoja y, luego, presionar el botón derecho del mouse en el nombre
de una de las hojas. Se desplegara un menú con las opciones necesarias a aplicar en lo correspon-
diente a una hoja de cálculo, como se muestra en la imagen.
Figura 14: opciones desplegadas de las hojas.

a) Insertar: permite incluir una hoja más en el libro de cálculo en el cual se está trabajando.
Esto se logra utilizando el menú y presionando el botón derecho sobre el nombre de una de
las hojas. También se puede insertar otra hoja presionando el símbolo que está al final de la
última hoja, representado con un signo amarillo en el vértice de la imagen.
Figura 15: hojas en Excel.
b) Eliminar: permite eliminar una hoja del libro activo utilizando el menú de opciones, el
cual se activa al presionar el botón derecho del mouse sobre la hoja que se desea eliminar. Se
debe tener presente que, como mínimo, debe quedar una hoja en el libro Excel; es decir, no
se deben eliminar todas las hojas, pues cuando se desea realizar dicha acción, aparecerá un
mensaje como el de la imagen siguiente:
Figura 16: error al eliminar hojas en Excel.
2.2 Las hojas: cambiar nombre, ocultar y mostrar hojas

Cuando trabajamos con las distintas hojas de Excel existen ciertas acciones que podemos realizar
con ellas. Estas son las siguientes:
a) Cambiar nombre: es la acción de poder cambiar el nombre de defecto que trae una hoja,
por ejemplo “Hoja1”, al nombre que uno desee asignar, relacionado con el tema que conten-
ga. Para realizar dicha opción, se puede presionar el botón derecho del mouse y escoger la
opción de “Cambiar nombre”, o bien se puede realizar un doble clic con el botón izquierdo del
mouse, lo que permite que el nombre quede activo y así se pueda cambiar.
Figura 17: cambiar nombre de una hoja.

c) Mostrar hojas: es la opción que permite recuperar la vista de una hoja que está oculta, al
presionar el botón derecho del mouse sobre el nombre de una de las hojas activas, lo que per-
mitirá seleccionar el nombre de la hoja oculta que se quiere recuperar para trabajar en ella.
Por ejemplo, en la imagen se ve la opción de mostrar la hoja llamada Febrero.
Figura 18: ocultar una hoja.
c) Mostrar hojas: es la opción que permite recuperar la vista de una hoja que está oculta, al
presionar el botón derecho del mouse sobre el nombre de una de las hojas activas, lo que per-
mitirá seleccionar el nombre de la hoja oculta que se quiere recuperar para trabajar en ella.
Por ejemplo, en la imagen se ve la opción de mostrar la hoja llamada Febrero.
Figura 19: mostrar una hoja.

TEMA 3. CELDAS
En una planilla de cálculo Excel, la unidad básica que la constituye es la celda, que es cada uno de
los lugares donde se pueden ingresar datos. Cada una de ellas tiene una identificación, que está
dada por la columna y fila donde se encuentra. Es común en las planillas de cálculo que las colum-
nas estén asignadas con letras y las filas, con números.
Por lo anterior, cuando se desea nombrar una celda se realiza de la siguiente forma: A3, B5, C7,
etc., siendo para el caso A3 la columna A y la fila 3; para B5, la columna B y la fila 5; y para C7, la
columna C y la fila 7. En cada celda se pueden ingresar letras, por ejemplo, para el encabezado de
una columna; números, por ejemplo, datos o mediciones de un experimento; o también fórmulas
que involucren otras celdas, que el programa interpretará mostrando resultados numéricos en
dicha celda.
Figura 20: identificación de nombre de celda según fila y columna.
3.1 Manipulando celdas
En una planilla de cálculo Excel siempre se necesitará de un espacio de acción donde se realizarán
las funciones dentro de la planilla. Cada uno de estos espacios tiene un límite que permite recono-
cer si es la unidad mínima, que se conoce como “celda”, o un grupo de estas, que se conoce como
“rango”.
a) Las celdas y el rango de celdas: las celdas son un espacio originado a partir de la intersec-
ción de una fila y una columna, con una identificación propia dentro de la hoja de la planilla de
cálculo Excel.
A un grupo de celdas se le denomina rango, el cual puede ser continuo, cuyo inicio se indica
con una celda, se digita “:” y luego la celda que limita el fin, por ejemplo, A1:B3, la que contie-
ne las celdas A1, A2, A3, B1, B2 y B3. También se puede tener un rango de celdas no conti-
nuas, las que se separan con un “;”, por ejemplo, A1;B3, que contiene solo las celdas A1 y B3.
Por lo mismo, se debe tener sumo cuidado con el tipo de rango con el que se desea asignar.

b) Selección, copiado y borrado de valores sobre celdas: una planilla de cálculo Excel se pue-
de utilizar de la misma forma que un documento de Microsoft Office en cuanto a la selección
de una celda o un grupo de estas. El copiado se puede realizar una vez que se ha tomado la
decisión de seleccionar, asignar el copiado con una de las opciones del menú Inicio y luego la
opción de copia, para retenerla en el sistema y ocupar la tercera opción, que es ubicar dicha
copia en un nuevo lugar con la opción de pegado, que es simplemente ubicar lo deseado en
otro lugar de la hoja o del libro.
c) Pegado especial: son las diferentes opciones que se tiene de pegado en relación con un
grupo de características del pegado que se desea realizar en el libro de Excel. Aquí se puede
seleccionar, por ejemplo, solo la función que se tiene, el formato del sector de copiado, solo
los valores que se ven reflejados, entre otros.
Figura 21: diferentes opciones de pegado especial.
3.2 Fuentes, alineación, bordes y relleno
Como todo documento de Office, en una planilla de cálculo Excel se debe tener definidas las pro-
piedades de vista del documento para que sea heterogéneo y cumpla ciertas características, como
el uso de las fuentes, el tamaño de estas, su lugar dentro de la celda, etc.
a) Fuentes: es la definición del tipo de carácter que se utilizará desde la lista disponible den-
tro de las opciones que presenta Microsoft Excel.
b) Alineación: es la definición de la ubicación de los caracteres dentro de la celda, la cual

puede ser “Alinear texto a la izquierda”, “Centrar”, “Alinear texto a la derecha”, “Alinear texto
en la parte superior”, “Alinear en el medio” y “Alinear texto en la parte inferior”. Todas estas
opciones están disponibles para poder entregarle una ubicación al texto dentro de una celda
correspondiente.

Figura 22: ejemplo gráfico de tipos de alineación posibles en Excel.
c) Bordes: es la descripción de los modelos de líneas que se desea que sean vistos al momen-
to de imprimir un texto, a los cuales se puede ingresar a través del menú que se despliega al
presionar el botón derecho y luego seleccionar el menú Bordes y el tipo de borde.
d) Relleno: es la opción que se presenta para cubrir una celda o un grupo de celdas con un
color específico, para apoyar su diseño o definir un modelo de información.
3.3 Proteger las celdas
Es una opción que se presenta en las planillas de cálculo de Excel, la cual se pone a disposición de
los usuarios en el menú Revisar y, luego, la opción de “Proteger hoja” y las alternativas de configu-
ración, para que en un rango de celdas no se realicen cambios sin una contraseña.
3.4 Formato condicional
Es una herramienta que permite entregarle al usuario un formato ya planificado con anticipación a
una celda o rango de celdas, para cuando se cumpla una condición que se planifique en el cuadro
de diálogo que presenta a los usuarios. El formato condicional se encuentra en el menú Inicio,
representado por el siguiente ícono:

3.5 Los temas
Cambia el diseño general de todo el libro Excel, incluidos los colores, las fuentes y los efectos. Es
una opción de configuración disponible en la pestaña Diseño de Página y, luego, en el submenú
“Temas”, presentando a los usuarios una gran cantidad de temas configurados, como también la
opción de buscar en línea.
Figura 25: tipos de temas.

3.6 Estilos predefinidos
Esta herramienta permite entregar al usuario configuraciones para aplicar en las celdas, referentes
a fuentes, rellenos, tamaño de textos, énfasis del color del relleno, entre otros.
Figura 26: tipos de estilos predefinidos.

TEMA 4. FILAS Y COLUMNAS
La planilla de cálculo Excel está compuesta por una gran cantidad de celdas, las que se originan de
la relación entre columnas y filas presentes en el libro. Por lo anterior, cada celda tiene una direc-
ción única dentro de la hoja de trabajo activa, que está precisamente definida por las columnas y
las filas donde está ubicada.
Las hojas de un libro de Excel 2010 tienen un máximo de 16.384 columnas, identificadas por letras,
comenzando desde la “A” hasta la última columna, que se produce en la combinación de letras
conocida como “XFD”. En línea con lo anterior, cada hoja de un libro Excel tiene 1.048.576 filas, lo
cual entrega el espacio necesario para cubrir la mayoría de las actividades a realizar.
4.1 Autoajustar filas y columnas
Las dimensiones de las filas y las columnas vienen entregadas por defecto. Sin embargo, en casos
en que el espacio que se necesita es mayor al estándar, se puede lograr modificando el ancho de la
columna, el alto de la fila, o ambas acciones a la vez.
Lo anterior se puede efectuar al posicionar el cursor en el vértice de la posición que se desea modi-
ficar, y cuando el cursor tenga las flechas negras para ambos lados, se puede realizar un doble clic
con el botón derecho para llevar a cabo la modificación.
Figura 27: autoajuste de columna A.

4.1 Autoajustar filas y columnas
Cuando se desea que algún dato del libro Excel no esté visible por un momento para los usuarios,
es posible ocultarlo hasta que se pueda necesitar nuevamente y así, de la misma forma, se puede
traer a la vista. Cuando una fila o columna se ha ocultado, se puede notar cuando el nombre iden-
tificador de la fila o columna NO aparece a la vista.

En el caso del ejemplo de la imagen, se tiene una tabla con las columnas “A”, “B” y “C”, y se desea
ocultar esta última columna, que contiene los costos de una tabla. Al realizar el procedimiento
anteriormente descrito se oculta, y la tabla pasa a tener una hoja con las columnas “A”, “B” y “D”.
Figura 28: ocultar columna C.
4.3 Insertar celdas, filas y columnas en una hoja
Consiste en una opción para poder incluir nuevas filas y columnas al documento. Dependiendo de
dónde estén los datos, aparecerán las opciones “Desplazar las celdas hacia derecha”, insertar toda
una fila o columna, o “Desplazar las celdas hacia abajo”.
Figura 29: insertar columna.

4.4 Eliminar celdas, filas y columnas en una hoja
Es una opción que permite poder descartar filas y columnas del documento. Dependiendo de dón-
de estén los datos, aparecerán las opciones “Desplazar las celdas hacia la izquierda” si se elimina
una celda, o “Desplazar las celdas hacia arriba” si se elimina dicha celda.
Figura 30: eliminar columna con datos.
Revisa los libros “Curso de

Excel” de Díaz, S. J. M. (2010) y
“Tratamiento básico de datos
y hojas de cálculo (UF0511)”
de Bellido, Q. E. (2012).

TEMA 5. LOS DATOS
Dentro de las planillas de cálculo Excel, los datos cumplen una función relevante dentro de ellas,
pues un buen orden de estos lleva a una entrega adecuada de la información. Todas las opciones
de configuración de las características de los datos se encuentran en la pestaña Datos de un libro
Excel..
5.1 Eliminación de filas duplicadas
Esta opción se presenta cuando se desea limpiar una tabla que contenga pocos datos o, en muchas
ocasiones, una gran cantidad de estos, y se quiera identificar las celdas que tengan datos duplica-
dos para así, con un mínimo proceso, poder eliminarlos y limpiar la tabla de componentes repeti-
dos que puedan afectar el análisis que se desea realizar.
Figura 31: eliminar filas duplicadas.

5.2 Validación de datos
Esta herramienta permite al usuario configurar en una celda o en un rango de celdas instrucciones que,
en caso de que se cumplan, habilitarán el ingreso de valores en la celda. En caso contrario, aparecerá un
mensaje respecto de que, hasta que no se cumplan determinadas condiciones, no permitirá ingresar
valores distintos a los planificados.
Figura 32: validación de datos con formato fecha.
5.3 Ordenamiento, búsqueda y reemplazo de datos
Dentro de las diversas funciones que existen para trabajar con datos, Microsoft Office presenta a los
usuarios otro grupo de opciones para manipular los datos dentro de una planilla de cálculo Excel.
a) Ordenamiento: una de las opciones es lograr ordenar los datos, de acuerdo a instruccio-
nes que se manejan de los nombres de las columnas o de las filas de los datos.

Figura 33: ordenamiento de datos.
b) Búsqueda: es una opción que presenta el libro de cálculo Excel para encontrar un dato
dentro de la hoja de cálculo, para así realizar la búsqueda de forma más rápida y segura. Esta
opción se encuentra en la pestaña Inicio, opción “Modificar”, y presionando luego el ícono de
los binoculares de “Buscar y seleccionar”. Una opción para ahorrarse estos pasos es presio-
nando Ctrl y la tecla B; así también se llegará a la imagen de consulta que se representa en la
imagen
Figura 34: búsqueda de datos.
c) Reemplazo de datos: este proceso resulta útil cuando es necesario reemplazar uno o más
valores por un único valor dentro de la hoja de cálculo. Así, se indican tanto el valor buscado
como el valor por el cual hay que reemplazar.
Figura 35: reemplazo de datos.

5.4 Esquemas y vistas
Un esquema es un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia
del documento esquematizado. Esto se logra expandiendo o contrayendo la apariencia de una hoja de
cálculo, de forma que la información se pueda ver con más o menos detalle. En Excel, los datos que se
van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tiene un rótulo en la primera
fila, contiene información similar, y no incluye filas ni columnas en blanco.el.
Figura 36: opciones de configuración de esquemas.
Las opciones de configuración de esquema se ubican en el menú Datos, el cual está constituido por:
a) Agrupar: permite realizar la muestra de los resultados obtenidos por las instrucciones de
subtotal y ocultar los valores del rango de trabajo.
b) Desagrupar: permite realizar la muestra de los valores del rango de datos y los valores
correspondientes a los obtenidos a las instrucciones de subtotal.
c) Subtotal: permite seleccionar la columna que se utilizará como referencia, la selección de

la función que se ocupará, y la selección de las columnas en las cuales se aplicará la función
determinada.
Para que se pueda aplicar un esquema, las columnas sobre las que se desea trabajar deben estar organi-
zadas. En la imagen se observa que la columna B, que contiene las ciudades de la empresa, está ordena-
da alfabéticamente.
Cuando el rango de datos está escogido, se debe seleccionar Subtotales, y luego la celda del cambio a
aplicar, la función a usar y las columnas en las que esta se verá implementada.

Figura 37: activación de subtotales.
Una vez que se ha aplicado el subtotal que se seleccionó, se separará la tabla sobre la columna escogida
para tal efecto. En la imagen se observa que es por ciudad, con los totales correspondientes a la suma de
cada empresa en lo relativo al Trimestre 1, por cada ciudad y un total general. Además, al lado izquierdo
de la numeración de la fila aparecerán símbolos que permitirán agrupar o desagrupar.
Figura 38: subtotal “suma” por ciudad.

En la imagen siguiente aparecen tres símbolos de desagrupar (+) y dos símbolos de agrupar (-). Lo ante-
rior indica que se puede agrupar la ciudad de Ancud y además, a nivel general, se observa que se pueden
desagrupar las ciudades de Castro, Osorno y Puerto Montt.
Figura 39: símbolos de agrupar y desagrupar.
En la presente imagen se muestra el menú de Subtotales, en el cual se escoge por ciudad, se aplica la
función “Suma” y los subtotales se aplican a los cuatro trimestres. En la subsiguiente imagen se observa
cómo se utiliza la instrucción en el rango de datos.
Figura 40: uso menú Subtotales.

Figura 41: caso de modificación subtotal.
En el caso de la figura 42, se observa un caso en el que se agrupan todos los valores de la tabla de datos,
y se muestran solo los valores totales y los totales generales.
Figura 42: agrupamiento de los componentes de datos.

Para profundizar sobre el
tema revise el siguiente
enlace:
Esquematizar una lista de
datos en una hoja de cálculo:
https://support.office.com/
es-cl/article/Esquematizar-
una-lista-de-datos-en-una-
hoja-de-c%C3%A1lculo-
08ce98c4-0063-4d42-
8ac7-8278c49e9aff?ui=es-
ES&rs=es-CL&ad=CL

Las vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una única información contenida en una
hoja de cálculo. Estas se crean y se gestionan con el comando “Vistas personalizadas o vista previa”, en el
menú Ver. Para más información sobre las vistas, consultar en Ayuda.
a) División de hojas en paneles: es una opción que se presenta en la planilla de cálculo Excel,
a la cual se accede por la pestaña Vista, el submenú “Vistas de libro” y luego la opción “Diseño
de página”, la que permite mostrar el documento con la vista idéntica de cómo será impresa,
utilizando dichas vistas para ver dónde empiezan y terminan las páginas, y así ver los encabe-
zados y pies de página.
Figura 43: división de hojas en paneles.
b) Inmovilización de paneles: es una opción que se presenta en la planilla de cálculo Excel, a

la cual se accede por la pestaña Vista, el submenú “Ventana” y luego la opción “Inmovilizar”,
lo que permitirá mantener visible un lugar de la hoja durante el desplazamiento dentro de
esta.
Figura 44: inmovilización de paneles.

5.5 Impresión
En una planilla de cálculo Excel, cuando se tienen los datos ingresados y las correspondientes informa-
ciones generadas, con los formatos establecidos y configurados, eso se ve en la pantalla del computador,
logrando respaldarlo como archivo en el computador u otro medio de almacenamiento. Pero si se desea
respaldar de forma física se puede dejar en una hoja, denominándose a esta acción IMPRESIÓN.
a) Vista de diseño de página: esta opción agrega en la vista de la hoja un grupo de líneas
segmentadas, las que permiten reconocer los límites de la hoja para la correspondiente im-
presión, permitiendo que el usuario organice con anticipación los espacios de sus hojas para
cuando estas sean impresas.
A la opción de “Vista previa” se accede por medio del ícono que tiene una hoja con una
lupa, en el vértice superior izquierdo de la ventana del libro Excel, como se muestra en la
imagen.
Figura 45: vista preliminar de impresión.
b) Configuración de página: es la opción que presenta la planilla de cálculo Excel para selec-
cionar la orientación de la hoja de cálculo dentro de la página de impresión, la configuración
de los márgenes de impresión dentro de la hoja, los componentes que tendrán el encabezado
y el pie de página, como también características de impresión de la hoja. Se accede a esta
opción al seleccionar la pestaña Diseño de Página, luego el submenú “Configurar página”, y así
se logrará tener las opciones de desarrollo.

Figura 46: ventana desplegable con el menú para la configuración de página.
c) Encabezado: es una opción que se presenta en la configuración de página para incluir

logos de la empresa, imágenes o textos en la parte superior de la hoja, lo cual se ve cuando se
imprime dicho texto, no en la hoja de cálculo, que es la que se visualiza cuando se trabaja en
ella.
d) Pie de página: es una opción que se presenta en la configuración de página para incluir
números de páginas, fechas y/o autores del texto en la parte inferior de la hoja, lo cual se ve
cuando se imprime dicho texto, no en la hoja de cálculo, que es la que se visualiza cuando se
trabaja en ella.
e) Impresión: en este proceso, la planilla de cálculo Excel entrega al usuario un grupo de con-
figuraciones que le permite realizar antes de enviar la orden de impresión al equipo corres-
pondiente. Hay que tener presente que se debe contar con una impresora reconocida, el tipo
de hoja, instrucciones de impresión, entre otras opciones.

Figura 47: configuración de impresión en el menú Archivo.

RESUMEN
Las planillas de cálculo se pueden transformar en una herramienta de gran ayuda hoy en día, en
especial por el modo en que entregan sus herramientas y funciones a los usuarios para que se pue-
dan generar las configuraciones básicas dentro de una planilla de cálculo y así ayudar al usuario.
El manejo de estadísticas y datos está contemplado en normas (Ley 16.744, Decreto Supremo
40), las cuales invitan a trabajar con tasas o indicadores de accidentes y casos. Si se logra tener
una buena planilla de cálculo, ordenada y bien diseñada, con funciones claras para el usuario y su
virtual toma de decisiones, se podrán gestionar los datos para orientar los pasos a seguir según los
requerimientos que se deben cumplir.
El prevencionista de riesgos constantemente trabaja de forma preventiva, con el fin de bajar las ta-
sas de riesgos, lo que lleva a utilizar herramientas de gestión de matriz de identificación de peligro
y evaluaciones de riesgos. Esto no es más que un buen uso de las funciones dentro de la planilla de
cálculo, pero si no se les da un buen manejo a estas planillas de cálculo, la acción preventiva que
se debe tener sobre los riesgos se transformará en una acción reactiva ante estos, los cuales traen
consigo otros factores asociados.
Por lo anterior y lo visto en este Material Introductorio, es de suma importancia construir una bue-
na base en el uso de las planillas de cálculo, pues esto permitirá presentar un trabajo más ordena-
do y seguro con la información que este contiene para la toma de decisiones.

BIBLIOGRAFÍA
Obligatoria
Bellido, Q. E. (2012). Tratamiento básico de datos y hojas de cálculo (UF0511).

España: IC Editorial. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de
Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Díaz, S. J. M. (2010). Curso de Excel. México: Instituto Politécnico Nacional.

Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de Aprendizaje, Recurso
Digital Suscrito: e-libro.
Ferreyra, C. G., Lomelí, D. L. Á., & Grillo, G. M. (2012). Office 2010: paso a paso con
actividades. México: Alfaomega Grupo Editor. Disponible en la Red de Bibliotecas
INACAP, Recursos de Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Hart-Davis, G. (2010). Paso a paso: Microsoft® Office Excel® 2007. México:

McGraw-Hill Interamericana. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos
de Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro
Bibliografía complementaria
Ferreyra, C. G. (2011). Informática paso a paso (3a. ed.). México: Alfaomega Grupo
Editor. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de Aprendizaje,
Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Hojas de cálculo con OO-Calc. (2010). España: ECU. Disponible en la Red de

Bibliotecas INACAP, Recursos de Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Ibarra, S. J. I. (2013). Manual aplicaciones informáticas de hojas de cálculo.

España: Editorial CEP, S.L. Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de
Aprendizaje, Recurso Digital Suscrito: e-libro.
Vergara, S. J. C., & Quesada, I. V. M. (2011). Desarrollo de aplicaciones en

Microsoft Excel: 12 casos prácticos resueltos paso a paso. España: B - EUMED.
Disponible en la Red de Bibliotecas INACAP, Recursos de Aprendizaje, Recurso
Digital Suscrito: e-libro.

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COMPUTACIÓN APLICADA

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo

TEMA 1. PLANILLAS DE CÁLCULO 5

TEMA 2. LAS HOJAS 14

TEMA 4. FILAS Y COLUMNAS 22

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 2

TEMA 5. LOS DATOS 25

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 3

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 4

TEMA 1. PLANILLAS DE CÁLCULO

1.1 La ventana principal

Figura 1: ventana principal de Excel y sus elementos.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 5

1.2 El menú Archivo

Figura 1: ventana principal de Excel y sus elementos.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 6

1.3 Las barras

a) Barra de menú: corresponde a un resumen de los agrupamientos de funciones que

Figura 3: barra de menú.

b) Barra de herramientas: es la composición detallada de los recursos que presenta

Figura 4: barra de herramientas.

c) Barra de fórmulas: presenta la identificación de la celda donde se va a aplicar una

Figura 5: barra de fórmulas.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 7

1.4 Personalizar el entorno de trabajo

1.5 Operaciones con archivos

1.6 Abrir y guardar un libro

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 8

1 - Los diferentes tipos se abordarán en el tema 1.8 Compatibilidad.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 9

1.7 Copias de seguridad y proteger documento con contraseña

Figura 9: opciones de seguridad.

1.8 Compatibilidad: convertir libros

1.9 Movimiento rápido en la hoja

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 10

Ejemplo 1: movimiento a última celda

Figura 10: ejemplo de avance rápido.

1.10 Introducir y modificar datos

Figura 11: ejemplo de celda seleccionada y activa.

1.11 Tipos de datos (numéricos, texto, fechas)

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 11

• Números: 10.290; 0,23; 4%

1.12 Errores en los datos

•#¿NOMBRE? •#¡DIV/0! •#N/A

Tabla 2: tipos de errores identificados por Excel.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 12

1.13 Introducción a las fórmulas

• Si se ingresa en una celda 2+5, lo que aparecerá en la celda es el TEXTO “2+5”.

Revisa los libros “Curso de

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 13

TEMA 2. LAS HOJAS

Figura 13: imagen de pestaña de hojas en Excel.

2.1 Las hojas: insertar y eliminar

Figura 14: opciones desplegadas de las hojas.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 14

Figura 15: hojas en Excel.

Figura 16: error al eliminar hojas en Excel.

2.2 Las hojas: cambiar nombre, ocultar y mostrar hojas

Figura 17: cambiar nombre de una hoja.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 15

Figura 18: ocultar una hoja.

Figura 19: mostrar una hoja.

UNIDAD 1 – Introducción a las planillas de cálculo 16

TEMA 1. PLANILLAS DE CÁLCULO 5

TEMA 2. LAS HOJAS 14

TEMA 4. FILAS Y COLUMNAS 22

TEMA 5. LOS DATOS 25

Ejemplo 1: movimiento a última celda