Contenido

INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………….…3

1.OBJETIVO ........................................................................................................... 3
2.ALCANCE ............................................................................................................ 3
3.DOCUMENTOS ASOCIADOS .......................................................................... 3-4
4.DEFINICIONES .................................................................................................... 4
5.ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS ............................................................ 5
6.CONTENIDO DE LOS DOCUMETOS.................................................................. 6
6.1.Contenido mínimo de los documentos………………………………………7-10
6.2.Documentación de procesos: ………………………………………………11-12
6.3.Documentación de instructivos: ………………………………………………...13
6.4.Documentación de Manuales y Guías:…………………………………………14
6.5.Documentación de formatos: ……………………………………………………15
7.CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ................................................... 16-18
8.ACTUALIZACION DE LOS DOCUMENTOS ...................................................... 18
9.CONTROL DE DOCUMENTOS …………………………………………………18-19
9.1.Accesibilidad de los documentos………………………………………………..20
9.2.Elaboración, revisión y aprobación de los documentos………………………20
10.PAUTAS GENERALES DE FORMATO DOCUMENTAL……………………20-21
INTRODUCCION
De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del
Sistema Integrado de Gestión de la organización COMAP, se estructuró el presente
documento que define la estructura y el formato de los documentos de la organización,
permitiendo cumplir con los requisitos mínimos de control de documentos establecidos en
las normas técnicas aplicables a los sistemas de gestión.

1. OBJETIVO
Establecer las directrices necesarias para la elaboración, actualización y/o modificación
de la documentación referente al sistema Integrado de gestión.

2. ALCANCE
Este documento aplica para toda la documentación de los tres sistemas de gestión:
Calidad, Ambiental y SST, ya sean de tipo proceso, procedimiento, instructivos, guías,
formatos, manuales.
Este documento presenta unas directrices relacionadas al formato, estructura, codificación
y disposición de los documentos de SGSST.

3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
El Sistema Integrado de Gestión de la empresa COMAP se evidencia bajo una
serie de documentos tipo:

 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto.
 Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

 Instructivo: Describen de manera clara y precisa la manera correcta de

realizar determinadas tareas.

 Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria

para realizar un procesos o actividad.
 Planes: Especificación de los procedimientos y recursos asociados a aplicar,
cuándo deben aplicarse y quién debe aplicarlos a un objeto específico.

 Programas: Proyecto o planificación ordenada de las distintas partes o

actividades que componen algo que se va a realizar.

 Manuales: Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una

organización.

COMAP CALDAS – ANTIOQUIA 2

  Guías: Documento que brinda lineamientos y orientaciones para la acción, en
relación con el desarrollo de una actividad.

 Caracterizaciones: Se refiere a la identificación, personalización y descripción

de las características más importantes de un proceso tales como: Proveedor/
Cliente/ Parte Interesada-Insumo-Actividades-Responsables-Productos-
Usuario/Partes Interesadas, y su interacción con los demás procesos que
conforman el SIG.

4. DEFINICIONES

Términos y definiciones que conforman el vocabulario propio en este documento.

 Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.
 Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte
puede ser físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se
denomina “Documentación”. Los documentos son producidos por una entidad o
dependencia en razón de sus funciones.

 Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado

sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la
versión 1.

5. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

COMAP CALDAS – ANTIOQUIA 3

I
M D
P E
O T
Que estamos dispuesto a Establece las directrices del
R hacer para que se haga A
Politica sistema de Gestión
T L
A L
N Define SGC y expresa la política E
Que debe hacerse. Manual
C y objetivos de la calidad
I D
A E
Como sucede. Secuencia de la transformación de L
Procesos los insumos en productos y servicios
D
E D
L O
Como debe Indica cómo se realizan las
Procedimientos, C
hacerse actividades y procesos ¿Qué se
D Instructivos hace? ¿Cómo se hace? ¿Quién es U
O el responsable? M
C E
Como se hizo Evidencia los resultados N
U Formatos, Guias y la forma de llevar a T
M cabo la evidencia.
E O
N
T
O

COMAP CALDAS – ANTIOQUIA 4

 6. CONTENIDO DE LOS DOCUMETOS

TIPO DE DOCUMENTO
CONTENIDO
DEL Procedi Man Instru Caracte Regis Plan Fichas Guía formato
DOCUMENT miento ual ctivo rización tros es técnicas s s
O
Hoja de N/A X N/A N/A N/A X N/A X N/A
presentación
Objetivo X X X X X X X X X

Alcance X X X X X X X X X

Actividades X N/A O X X O N/A N/A O

Flujo grama X N/A N/A N/A O N/A N/A N/A N/A

Definiciones X N/A X N/A N/A X O X N/A

Generalidades N/A O O O O O O O O

Encabezado- X X X X X X X X X
pie pág.
Responsable X O X X X X O O X

Anexos O O O O O O O O O

Documentos O O O O O O O O O
de referencia
Control de X X X X X X X X X
cambios
Control X X X X X X X X X
documental

X: Si tiene; 0: No tiene; N/A: No aplica.

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 6.1. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS DOCUMENTOS

En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el
documento y contiene la siguiente información:

1 3
2
4

1. Logo de la Organización
2. Título del documento: El cual debe escribirse con Arial 12, negrilla y mayúscula
sostenida.
3. La versión del documento
4. El código del documento
5. La fecha de realización del documento: en letra Arial 11, mayúscula inicial y
normal.

 Tipo de letra: Arial

 Color de letra: Negra.

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  Tamaño de letras, versión, fecha, código : Numero 11
 Tamaño del nombre del documento: Numero 12
 Tamaño de celdas, columnas y filas: Donde va el logo es de 4,55cm de
ancho y 3,3 cm de largo, Donde se escribe el título del documento es de
8,18 cm de ancho y 3,3 cm de largo, las columnas y filas van de 1,1 cm de
ancho y largo de 1,01cm.
 Imagen: Nuestro logo es de una excavadora, ya que es la maquina más
representativa.
COMAP: Significa comercializadora y mantenimiento de maquinaria
pesada
MAS QUE COMERCIALIZAR, SERVIMOS: No solo es realizar la
postventa de la maquinaria, Es llevar soluciones a nuestros clientes con un
mantenimiento eficiente y a tiempo.

El pie de página: A partir de la Segunda página del documento, Centrado y

contendrá información básica de la organización que es: Nombre de la
organización, municipio y departamento.

CONTROL DE CAMBIOS: En este espacio se establecen los cambios realizados o

actualizaciones de un documento en el Sistema Integrado de Gestión de COMAP
Las partes que lo conforman son las siguientes:
 CAMBIO REALIZADO: En esta casilla se registra el cambio o modificación
realizado al documento.
 VERSIÓN: Esta casilla incluye el respectivo número de la nueva versión del
documento modificado.

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  FECHA DE MODIFICACIÓN: corresponde a la fecha de la realización del cambio
o modificación del documento.
 RESPONSABLE: Aquí se registra la firma de la persona encargada de realizar el
cambio o modificación.
Con un color de fondo Gris.

CONTROL DE CAMBIOS

CAMBIOS REALIZADOS
VERSIÓN
FECHA DE MODIFICACIÓN
RESPONSABLE

CONTROL DOCUMENTAL: Contribuye con elaboración, revisión, aprobación, control y

administración de los documentos del SIG COMAP.
Está conformado por:

 ELABORADO POR: Aquí se establece la persona encargada de la elaboración

del documento.

 REVISADO POR: Aquí se estipula la persona encargada de revisar y realizar las

pertinentes correcciones al documento elaborado.

 APROBADO POR: Aquí se registra la firma de la persona encargada de aprobar

los documentos, registra el nombre del Líder del Proceso, quien es el responsable
de la verificación final del contenido de estos. Dado el valor técnico de los
Documentos, es necesario que aquellos que lo posean, se aprueben por el
Director de la dependencia respectiva.

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  TIPO DE LETRA: Arial
 COLOR DE LETRA: Negra
 TAMAÑO DE LETRAS: 12
 TAMAÑOS DE CELDAS, COLUMNAS Y FILAS: Está compuesto de 4
columnas de 48mm y 4 filas de 5.5mm el fondo es gris.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

CARGO
FECHA
FIRMA

6.2 DOCUMENTACION DE PROCESOS

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Tiene un encabezado: (logo, nombre del proceso, código, versión, fecha)
Nombre del proceso: Dependiendo del proceso que se esté realizando.
Tipo de procedimiento: (puede ser estratégico, misional o de apoyo que podemos
encontrar en el mapa de procesos de la empresa).
Objetivo: Es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar en este documento.
Alcance: (Es una parte vital del manual de calidad, ya que define el punto del Sistema de

COMAP CALDAS – ANTIOQUIA 10

Gestión de la Calidad que se extiende dentro de todas las operaciones de la compañía, y
además detalla).
Proveedores: Son aquellas empresas que abastecen a otras con bienes o servicios
necesarios para el correcto funcionamiento del negocio.
Entradas: Lo que el proveedor entrega para empezar el proceso
Actividades: Se hace por medio del ciclo PHVA y debe llevar un orden lógico después de
la entrega de entrega de la información
Salidas: Resultado que sale de la actividad.
Clientes: Persona que recibe la información o producto.
Riesgos del proceso: Dependiendo del proceso, se establecen los riesgos a los que
están expuestos en la organización.
Controles: evaluación de la conformidad mediante observación y juicio acompañados si
necesario de medidas, pruebas o calibración.
Indicadores: Permite medir y analizar el proceso en el que se está trabajando.
# De la norma: A que numerales de la norma ISO 9001 2015, hace referencia esta
caracterización.
Documentos: Documentos base para llevar a cabo dicha caracterización.
Recursos: Con que o cuales recursos cuenta la organización para llevar a cabo dicha
caracterización.

6.3 DOCUMENTACION DE INSTRUCTIVOS

Tiene un encabezado: (logo, nombre del instructivo, código, versión, fecha)

Nombre del proceso: Dependiendo del instructivo que se esté realizando.
Objetivo: Es el planteo de una meta o un propósito a alcanzar en este documento.
Enumeración de las actividades paso a paso: Indican el paso a paso a seguir para
cumplir con dicho objetivo.
Imágenes: Son imágenes relacionadas a dicho paso a paso, para que las personas
entiendan de manera más clara lo que se debe realizar.

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6.4 DOCUMENTACION DE MANUALES Y GUIAS

Documentos administrativos en el que de manera ordenada y sistemática se recoge la

información fundamental que favorece la estandarización y normalización de las formas
de trabajo convirtiéndose en un método de trabajo en sí mismo que aumenta la eficiencia
de cada uno de los procesos llevados a cabo en toda la organización.

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6.5 DOCUMENTACION DE FORMATOS

Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa

COMAP, se debe tener en cuenta:

 Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para

mejorar o fortalecer los controles del proceso
 Definir los campos necesarios para que la información registrada,
proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea.
Es importante aclarar que los formatos no se estandarizan debido a la estructura de cada
uno y dependiendo de la actividad a realizar.

7. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Para la identificación los documentos que hacen parte de la estructura documental de
COMAP, la organización ha establecido el siguiente esquema para su codificación:

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CÓDIGO:

TIPO DE TIPO DE CONSECUTIVO

SISTEMA DOCUMENTO

TIPO DE SISTEMA CONSECUTIVO

Ambiental A Del 00 hasta 999
Seguridad y Salud en el SST Del 00 hasta 999
Trabajo
Integrado I Del 00 hasta 999
Calidad C Del 00 hasta 999

A continuación se describen los tipos de documentos de COMAP, con su respectivo

carácter:

Se está codificando con las primeras letras del documento la cual la primera será en
mayúscula y la segunda normal.

TIPO DE DOCUMENTO:

Caracterización CA

Manuales MA
Procedimientos PR

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Guías GI

Instructivos IN

Formatos FO

Documento General DG

Normograma NG

Política PL

Objetivos OB

Alcance AL

Organigrama OR
Plan PN

Ficha Técnica FT

Matriz MT

Cuadro de Mando CM
Direccionamiento Estratégico DE
Mapa de Procesos MP

Flujogramas FL

CONSECUTIVO

El consecutivo corresponde al número que se le asigna de acuerdo con el tipo de

documento en forma ascendente del 01 en adelante.

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EJEMPLO:

Tipo de Sistema Tipo de Documento Consecutivo

A CA 01
Ambiental Caracterización # Consecutivo

8. ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Se crearán o se modificarán los documentos cuando se haga necesario es decir, cuando

haya modificación en algún proceso, o que el documento no cumpla con pautas o
condiciones requeridas. Esto para los tres sistemas de gestión.

9. CONTROL DE DOCUMENTOS

COMAP empleará un listado maestro como método para el control documental, desde el
cual se puede acceder a cada archivo haciendo clic en los hipervínculos y filtros.

El listado maestro contará con la siguiente información:

 Tipo de documento
 Sistema

 Codificación
 Nombre del documento
 Versión
 Fecha de aprobación
 Fecha de publicación
 Almacenamiento (físico-digital)
 Responsable
 Estado del documento (vigente-obsoleto)

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 9.1. ACCESIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

COMAP dispone de sus documentos en medio magnéticos, así mismo se aclara que con
la información confidencial se debe ingresar una clave para acceder a ella.

9.2. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos se realizará cuando sea

necesario y la persona encargada de realizar esto será el responsable del proceso que lo
amerite.

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 10. PAUTAS GENERALES DE FORMATO DOCUMENTAL

1.0.1.

11. Bordes: COMAP para tablas usa bordes sencillo color negro.
12. Tamaño letra: para los títulos se usa Arial 12 en negrita en mayúscula sostenida y
para texto en general se usara Arial tamaño 12 en letra minúscula.
13. Fondo: se usara color gris claro para el fondo de títulos y subtítulos, el contenido
en general llevara fondo blanco.
14. Tabla: se pondrá en color verde los títulos y subtítulos de los contenidos como se
muestra a continuación:

TIPO DE DOCUMENTO

Manejo de imágenes: Las imágenes se usaran generalmente en los instructivos y

documentos que las requieran, se insertaran de modo que sean claras para visualizar y
evitar editarlas, se pondrán en la parte izquierda del documento al lado del texto, nunca
de fondo.

CONTROL DE CAMBIOS
CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA
QUIEN DISEÑÓ
QUIEN REVISÓ
QUIEN AJUSTÓ
QUIEN APROBÓ

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COMAP CALDAS – ANTIOQUIA 20